Uppgift 2: SAP R/3

Integrerade affärssystem och affärsprocesserUPPGIFT 2: SAP R/3YEP, HÄR FINNS MYCKET TEXT, MEN ANDAS DJUPT OCH LÄS ALLT!Företaget IDES AG utvidgar sitt produktsortiment med en handelsvara som levererasav en ny leverantör. Det bättre utbudet leder till att det också bildas en nykundrelation. Din första uppgift är att föra in uppgifterna om den nya produkten ochom de nya intressentrelationerna till IDES ERP-system, SAP R/3. Din andra uppgiftär att ta emot en kundbeställning och registrera den i SAP. Därefter ska du se till attdet händelseförloppet som en försäljningsorder inleder (order-leveranskedjan),slutförs enligt IDES motsvarande affärsprocess (som beskrivs i uppgiften).Uppgiftsbeskrivningen är ganska lång, men ta tid på dig för att läsa den ordentligt.Skapa först en helhetsbild över vad som ska göras och fundera på det ett tag. Medandu utför olika uppgiftsmoment, reservera några stunder för att tänka efter vad du göroch speciellt hur det är beroende av / relaterat till andra delar av uppgiften.Tiden som uppgiften tar räknas i timmar så reservera tid så att du orkar också tänkaoch tappa inte tålamodet genast – motgångar ger ofta de bästa insikterna om SAP(ERP). Uppgiften kan göras i mindre bitar, men notera att uppgiften bordegenomföras i den ordningen som uppgiftsbeskrivningen anger (först del A...).Uppgiften består av fyra delar:- Del A innehåller uppgifter som ska göras före allt annat. Dessa uppgifter finns föratt ge dig en uppfattning om de ”verkliga” händelser som du kommer attregistrera in i systemet i delarna B och C. Med andra ord, del A påminner om attingenting görs för systemets skull, utan systemet finns till för att ”hjälpa” oss atthandskas med affärshändelser.- I del B ska du definiera nya basdata till systemet (basdata om den nya produkten,kunden och leverantören). Efter varje uppgiftsmoment finns också några frågorsom du borde besvara (notera att skärmdump ≠ svar).- I del C ska du registrera händelserna i order-leveranskedjan till företagetsaffärssystem. Efter varje uppgiftsmoment finns också några frågor som du bordebesvara (skärmdump ≠ svar).- Del D innehåller frågor som ska besvaras efter att de andra delarna har slutförts(men läs frågorna i del D också först för att kunna behålla dem i tankarna medandu jobbar med de andra delarna).Uppgiften görs individuellt eller i par (par = max två personer: trior, kvartetter osv. fårautomatiskt underkänt i uppgiften) och den skall returneras via Moodle som .pdf, .rtf,.doc osv..Eventuella bilder och ritningar skall ingå i samma fil (eller returneras påpapper)!!Om du vill ha kommentarer på del A, returnera den senast på onsdagen den 14mars.Deadline för hela uppgiften är fredagen den 23 mars 2007.Uppgiftens mål: (1) introduktion till att använda SAP R/3, (2)inblick i innebörden av ordet ”integration”, (b) inblick i betydelsenav ”parametrisering” och process: företagets affärsprocess bordemotsvara det processflöde som exempelvis SAP ger eller någontingmåste anpassas.

SAP R/3-uppgift: Integrerade affärssystem och affärsprocesser / ÅA period 3 2006-07DEL A. INTRODUKTION• Läs uppgiftens del C. Rita sedan hela den processen (order-leveranskedjan medMRP) som beskrivs i uppgiftens del C som ett EPC-diagram.Ritningen skall ingå i din rapport. Diagrammet ger dig en översikt av vad det ärsom du egentligen håller på att göra; håll den alltså framme sedan när du senarebörjar genomföra del C. Du får själv välja vilket verktyg du använder när du ritardiagrammet (ARIS, Word, PowerPoint, papper+skanner...).• Läs uppgiftens del B. Anteckna på ditt EPC-diagram vilka basdata (av de basdatadu skapar i del B) som du tror behövs i var och en av processfaserna i del C.Kontrollera din ”gissning” när du utför del C.• Se var i SAP du hittar de transaktioner som behövs när du utför uppgiftens delarB och C. Jämför alltså uppgiftsbeskrivninges process (eller ditt EPC-diagram) ochleta fram motsvarande steg i ”baby steps”-guiderna. På samma gång ser du att ivilken modul utförs transaktionerna: du (företaget) ”tänker” i processer och EPC,SAP R/3 ”tänker” i moduler.• Anteckna i diagrammet i vilken ”funktion” faserna kunde utföras (i allmänhet,såsom ”inköpsreskontra” eller ”produktionslinje”). Det kan också ge dig en idé omvilka av de följande organisationsstrukturer du kommer att behöva när du utförtransaktionerna med SAP (i organisationen enligt SAPs modell).EXEMPELFÖRETAGETS STRUKTUR I SAPI uppgiften antas att du arbetar för IDES AG, ett tyskt (multinationellt) företag.Aktiviteterna i uppgiften antas äga rum i följande enheter som har definierats iföretagets ERP-system:Company code: 1000Plant: 1200Shipping point: 1200Storage location: 0002Warehouse: (behövs ej)Purchasing organization: 1000Purchasing group: 007Sales organization: 1000Distribution channel: 10Division: 00Sales office: (behövs ej)Sales group: (behövs ej)2

SAP R/3-uppgift: Integrerade affärssystem och affärsprocesser / ÅA period 3 2006-07DEL B. BASDATAFöretaget IDES AG lever en kraftig expansionstid. Därefter måste man skapa fleranya poster till företagets basdataregister:- basdata för inköpsprocessen: leverantör, material, infopost- basdata för försäljningsprocessen: kund, material, prisvillkor- basdata för MRP: materialB1. MaterialbasdataFöretaget utvidgar sitt produktsortiment och du borde föra in uppgifterna om den nyaprodukten till företagets integrerade affärssystem (=skapa materialbasdata, materialmaster data). Produkten (materialet) är en handelsvara (trading good) och denbehövs i 12 funktionsområden (se följande tabell för att se vilka de är).Tips: I företaget används ordet ”Funktionsområde” fördet som i SAP blir ”Views” i materialets basdata.Alltså, kontrollera att du skapar produkten för 12Views.Tips2: Medan du fyller i uppgifterna i SAP, ”satsagärna lite extra”: tryck på F1 i de fält vars betydelseär ett mysterium för att få fram en förklaring omfältet.Utöver detta kan det också hjälpa att du tittar vilkavärden som är möjliga i fälten: i stället för att baramata in de angivna värden, kan du klicka på matchcodebolleni fälten för att se listan på möjliga värden.Produktens materialkod ska bli GAD-xxx (där xxx = de tre sista siffrorna av dittmatrikelnummer) och produkten hör till industrisektorn ”Mechanical engineering”.Ange org.uppgifterna enligt listan på s. 2.Utöver detta ger produktutvecklingsavdelningen dig följande tabell som innehåller detdata som systemet behöver och för vilka funktionsområden (andra fält behöver inteändras):Funktionsområde Fält VärdeBasic data 1 Material Gadget –xxxBase unit of measure PCMaterial group 002Division 00GenItemCatGroup NORMGross weight1,2 (weight unit KG)Net weight 1Sales: sales org. 1 Delivering plant 1200Tax classification 1Sales: general/plant Availability check 02Trans.grp 0001LoadingGrp 0003Purchasing Purchasing group 007MRP 1 MRP-type PDReorder point 03

SAP R/3-uppgift: Integrerade affärssystem och affärsprocesser / ÅA period 3 2006-07MRP controller 001Lot sizeEXMRP 2 Plnd delivery time 2GR Processing time 1SchedMargin key 001MRP 3 Period indicator MMRP 4Inga ändringarPlant data / stor. 1 Inga ändringarWarehouse mgmt 1 Inga ändringarWarehouse mgmt 2 Inga ändringarAccounting 1 Valuation class 3100Price controlSStandard price 10Kom ihåg att spara till slut!Frågor gällande B1:• Vad är materialkoden av din nya produkt?• Vad betyder det att Lot size = EX? Ange ett annat alternativ.• Varför tror du att man skapar material skilt för olika ”material views”?B2. PrissättningFör att kunna erbjuda den nya produkten för kunderna, definierar företaget också ettpris för produkten. Du ska skapa standardprisvillkoret (villkortypen PR00) för din nyaprodukt. Försäljningspriset ska vara 18 EUR.Frågor gällande B2:• Du definierade just priset. Vem alla ska betala detta pris för produkten?B3. KundbasdataIntresset för de nya produkterna är stort och företaget får också nya kunder. Du skaföra in kunduppgifterna till systemet. Kunden ska skapas som en ”normal kund”,alltså dess kontogrupp (account group) är “sold-to-party”.Kundnumret (Customer) ska bli 87xxx (där xxx=de tre sista siffrorna av dittmatrikelnummer). Fyll i även org.uppgifterna (company code, sales org.,distr.channel, division).Följande uppgifter ska sparas som kundbasdata om denna kund:Del Tab Fältnamn VärdeGeneral data Address Title CompanyNameGet Gadgets xxxSearch term ½ gadgetStreet/house number SAP Strasse 8Postal code/City 12345 HamburgCountryDETransportation zone 0000000001LanguageEnglishControl data VAT reg.no. DE1234567894

SAP R/3-uppgift: Integrerade affärssystem och affärsprocesser / ÅA period 3 2006-07C3. Konvertera inköpsanmodan till inköpsorderDina ”arbetsuppgifter” inkluderar också anskaffningen av ”ditt” material enligt MRPplaneringen.Ta fram lager/behovlistan och beställ mera av ditt material frånleverantören ifall det finns behov för det. Du kan skapa beställningen på basis av deninköpsanmodan (purchase requisition) som eventuellt skapades som resultat av attdu uförde MRP.Du ska alltså beställa exakt lika många st. av ”ditt” material som det finns behov förjust nu och varorna ska beställas av ”din” leverantör.Kom ihåg att spara inköpsorderdokumentet till slut.Frågor gällande C3:• Vilket dokumentnummer fick inköpsordern?• Vad visar lager/behovlistan nu? På vilket sätt har den ändrats?Tips: Efter du har sparat inköpsordern, blir lager/behovlistan antaligensynlig på nytt: kom ihåg att trycka på Refresh-knappen eller F6 på lagerbehovlistanför att aktualisera listan.C4. GodsmottagningTransportföretaget Schenker Cargos lastbil anländer och avlastar en leverans fråndin leverantör vid produktionsenheten 1200. Kontrollera leveransen, ta emot varornaoch för dem till lagerplatsen (storage location) 0002. Anteckna godsmottagningen tillsystemet.Frågor gällande C4:• Vilket dokumentnummer fick materialdokumentet (godsmottagningen blir ettmaterialdokument när den sparas)?• Vad visar lager/behovlistan nu? På vilket sätt har den ändrats? (Kom ihåg attaktualisera listan)• Inspektera de nya dokumenten, t.ex. genom att gå via försäljningensdokumentflöde. Utöver materialdokumentet, se speciellt påbokföringsdokumentet: vilka bokningar har gjorts automatiskt (konto, debet/kredit,summa)?• Vad händer alltså som följd av en godsmottagning (goods receipt)? (tre viktigastesaker; du inspekterade precis två av dem; se också http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/en/a5/63342c43a211d189410000e829fbbd/content.htm)C5. Fakturakontroll (inköpsreskontra)Leverantörens faktura kommer med posten. Mata in fakturan till systemet ochkontrollera den på samma gång mot beställningen.Frågor gällande C5:• Vilket dokumentnummer fick leverantörens faktura?• Vilka bokningar har gjorts (konto, debet/kredit, summa)?8

SAP R/3-uppgift: Integrerade affärssystem och affärsprocesser / ÅA period 3 2006-07C6. UtbetalningGlöm bort allt som skulle vara bra för företagets kassahantering och betala fakturanmed detsamma. Mata in betalningen till systemet. Betalningen görs frånbokföringskontot 110000 till leverantörens bokföringskonto.(Om du vill beakta kassarabatten eller inte, får du själv bestämma.)Frågor gällande C6:• Vilka bokningar har gjorts (konto, debet/kredit, summa)? Förklara bokningarna iC5-C6 med ”T-konto-logik”.C7. UtleveransDin kund ringer på nytt och frågar om det skulle vara möjligt att leverera varornagenast i stället för att leverera dem om en vecka (såsom först antecknades tillbeställningen). Du ser din chans till ypperlig kundbetjäning och lovar att transportenåker iväg redan idag.Ändra leveransdatumet (Required delivery date) på försäljningsorderdokumentet.Skapa sedan utleveransen på leveranspunkt 1200, utför plockning från lagerplats0002 och boka godsuttaget när varorna har förts till lastbilen.Frågor gällande C7:• Vilket dokumentnummer fick leveransdokumentet (materialdokumentet)?• Vad visar lager/behovlistan nu? På vilket sätt har den ändrats?(När du har sparat inköpsordern, kom ihåg att trycka på Refresh-knappepå lager-behovlistan för att aktualisera listan.)eller F6• Vilka faser ingår i systemets dokumentflöde under hela försäljningsprocessen?• Vad är skillnaderna mellan dokumentflödet (som du just tittade på) ochstatusöversiktet av en kundorder (status overview)? (i stället för ”Displaydocument flow” välj ” Status overview”)Dokumentflöde: se http://help.sap.com/saphelp_47x200/helpdata/en/93/744f86546011d1a7020000e829fd11/frameset.htmC8. FaktureringMed eurotecken i ögonen får du skicka räkningen till kunden. Registrerafakturadokumentet till systemet (på basis av leveransdokumentnumret).Frågor gällande C8:• Vilket dokumentnummer fick räkningen?• Vilka bokningar har gjorts (konto, debet/kredit, summa)? Förklara med ”T-konto-logik”.C9. Inkommande betalningGlorious! Kunden har betalat räkningen. Anteckna försäljningsfordran som betald tillsystemet. (”Ta emot betalningen.”) Betalningen bokas på kontot 110000.9

SAP R/3-uppgift: Integrerade affärssystem och affärsprocesser / ÅA period 3 2006-07DEL D. AVSLUTANDE FRÅGOR• SAP R/3 är ett integrerat affärssystem. Var och hur framstår ”integration” i dennaövningsuppgift? (Notera att ditt svar sannolikt reflekterar åtminstone tre ord:data, process, funktion; du kan förstås komma fram till flera integrationsmoment.)• O’Leary konstaterar att ERP-system skapar mervärde på följande sätt (boken”Enterprise Resource Planning Systems”, 2000, s. 7-9):o integrerar företagets aktiviteter över funktionsgränsero använder sig av såkallade best practiceso möjliggör organisatorisk standardisering; samma image utåtoberoende av geografino eliminerar informationsassymmetriero ger åtkomst till online information i realtido möjliggör tillgång till samma data för planering och kontrollo underlättar organisationsintern kommunikation och kollaborationo underlättar kommunikation och kollaboration mellan organisationerVilka av dessa har du kunnat se under övningens lopp? Hur (ge exempel)? Hardu kunnat identifiera några andra fördelar med ERP (SAP) under övningenslopp?• Enligt din korta erfarenhet med SAP, vad anser du vara den största utmaningenmed (a) den dagliga rutinanvändningen av SAP och (b) en SAPimplementeringsprojekt?• Kan du se något (konceptuellt) samband mellan denna övning och övning 1 medARIS? (Ja/nej; motivering uppskattas...)Äntligen,Tio sidor avklarade! Om du vid detta skede har någonting att tillägga, feel free...10