7/12 Internkontroll av ekonomiska transaktioner 2011 på vård

VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGENVård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2012REDOVISNING INTERNKONTROLL 1 (4)DatumVår beteckning2012-01-03 VON/2012:8-049Vår handläggare Ert datum Er beteckningMaria MartiniEkonomVård- och omsorgsnämndenRedovisning av genomförd internkontroll av ekonomiskatransaktioner år 2011Internkontroll av ekonomiska transaktioner skall enligt beslut av vård- ochomsorgsnämnden under 2011 genomföras enligt fastställd plan.Internkontrollplanen anger vad som skall kontrolleras, ansvarsfördelning samtfrekvens/metod för granskningen.Under året har följande kontroller gjortsKontroll av representation, att momsregler följs, att syfte framgår tillsammansmed deltagarförteckning och att deltagare ej attesterat fakturan39 stycken verifikationer av totalt 63 verifikationer har granskats. Kontrollen hargenomförts på fyra månader, en månad per kvartal.Under mars, juni, september och november månad gjordes kontrollen, det gjordesockså en jämförelse med samma månader föregående år för att jämföra skillnader.Av de granskade visade:• 3 stycken (7 %) verifikationer är konterade på fel konto.(2010 - 6 %, 2009 – 12 %, 2008 – 21 % av de granskade).• 5 stycken (13 %) saknar syftet med representationen.(2010 - 17%, 2009 -17%, 2008 - 28% av de granskade).• 11 stycken (21 %) verifikationer saknar deltagarförteckning.2010 - 26%, 2009 – 9 %, 2008 – 28 % av de granskade).• 100 % följer momsreglerna(2010 - 100% , 2009 - 6%, 2008 - 8% av de granskade).7-12 Internkontroll Redovisning.docxVÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Besöksadress: Upplandsgatan 2Postadress:Telefon: 0150-570 00 vx641 80 KATRINEHOLM Telefax: 0150-48 81 95 Org.nummer 212000-0340www.katrineholm.sevard.omsorg@katrineholm.se

Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2012REDOVISNING INTERNKONTROLL 2 (4)DatumVår beteckning2012-01-033 VON/2012:8-049%3025201510502008 2009 2010 2011FelkonteringSaknas syfteSaknardeltagarförteckningFöljer inte momsreglerKontroll av leverantörsfakturor, att attestering och utanordning sker enligtantaget reglementeUnder 2011 har internkontroll utförts vid fyra tillfällen. Kontrollen gjordes påfebruari, juni, septembers och novembers fakturor. Vid varje tillfälle granskades 55stycken slumpvis utvalda fakturor.Av de totalt 220 fakturor som granskades var 219 helt godkända. En av fakturorna varattesterad av fel person.Kontroll av privata medelInom vård- och omsorgsförvaltningen har internkontroll genomförts på 297 styckenkassor under 2011.Av de 297 kassorna var 206 (69 %) stycken utan anmärkning (2010 - 38%,2009 - 76%).23 stycken (8 %) av alla kassor, visar på brister vid hanteringen med bokföringen.Kontrollen visade på felaktig hantering med kvitton, kassablad och verifikationer.(2010 - 24%, 2009 -21 %).En kassa (0,3 %) saknade pengar. (2010 - 1,5%, 2009 - 0,2%).101 stycken (34 %) av alla kassor, följde inte de interna riktlinjer och regler som harsatts upp. Det saknades giltiga överenskommelser, det var inte signerade uttag samtuttag av endast en personal istället för två. (2010 - 61%, 2009 - 3%).%Internkontroll 2011

Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2012REDOVISNING INTERNKONTROLL 3 (4)DatumVår beteckning2012-01-033 VON/2012:8-0498060402002009 2010 2011Ingen anmärkningBokföringsbristSaknas pengarInterna riktlinjer följs ejHandkassorInternkontroll har genomförts på handkassor kontinuerligt vid påfyllning och avslutav kassa. Respektive område får åtgärda sina brister och skicka in redovisning pånytt.• Totalt 165 kassor kontrollerade vid påfyllning och avslut.• 15 stycken (9 %) var felkonterade (2010 -17 %, 2009 - 44%).• 27 stycken (16 %) saknade fullständiga uppgifter (2010 - 16%, 2009 - 55.%).• 10 stycken (6 %) fyllde ej i kassabladet på ett korrekt sätt (2010 - 1%, 2009 -83%).%90807060504030201002009 2010 2011FelkonteradeFullständigauppgifter saknasKassabladet ejkorrektSammanfattning• Ekonom har påbörjat träffar med handikappomsorgens områdeschefer för attanpassa verksamhet och riktlinjer av privata medel.• Områdesassisterna och ekonomiassistenterna har gått på en ekonomiskinformationsträff för assistenter. Informationens innehåll är: Kontering,representation, hantering av kontanter, allmänna redovisningslagar, internkontrolloch hantering/kontering av investeringar.• Ekonomiassistent har jobbat aktivt med hantering av handkassa.• Fortsatta individuella träffar med äldreomsorgens områdeschefer och en ny”rond” med handikappomsorgens områdeschefer påbörjad, med genomgång avhanteringen av privata medel.• Ekonomassistenter informerar och lär ut till assistenter och områdesassistenter hurbaskontoplanen ska användas.Internkontroll 2011

Vård- och omsorgsnämndens handling nr 7/2012REDOVISNING INTERNKONTROLL 4 (4)DatumVår beteckning2012-01-033 VON/2012:8-049• Förvaltningen har arbetat aktivt med inköp och upphandling.• Ekonom och avgiftshandläggare har påbörjat ett arbete med att strukturera uppoch kartlägga hanteringen med avgiftshantering.Förvaltningen ser en stor förbättring av de ekonomiska transaktionerna jämfört medföregående år. En klar förbättring märks sedan ett aktivt och medvetengörande avhanteringen kring de ekonomiska transaktionerna har gjorts.Det finns fortfarande en stor kunskapsbrist när det gäller de ekonomiskatransaktionerna. Hanteringen av representation och förståelsen för de ekonomiskariktlinjerna behöver förvaltningen jobba mer aktivt med.Hanteringen av privata medel har blivit mycket bättre. Fortsatt arbete med att anpassaverksamhet, riktlinjer och ekonomi till varandra. I de flesta fall där brister harförekommit har kontakt tagits av områdeschef med ekonom och åtgärder samtgenomgång av rutiner gåtts igenom.Förslag till åtgärder• Alla assistenter föreslås fortsättningsvis gå på ekonomikontoretsinformationsträffar två gånger om året.• Ekonomiassistent med hjälp av ekonom fortsätter med att hjälpa och vägledaassistenter med hanteringen av de ekonomiska transaktionerna, lagar ochriktlinjer.• Fortsatta individuella träffar med områdeschefer angående hanteringen av privatamedel samt uppföljning till att de nya riktlinjerna tagits i bruk på etttillfredsställande sätt. Stöd, hjälp, information och uppföljning om hur riktlinjernaoch internkontrollerna följs och skall följas.• Ekonom tillsammans med avgiftshandläggare jobbar tillsammans med HO ochÄO myndighet och områdeschefer för att tillsammans lyfter upp de brister somfinns.• Fortsatt kartläggning av avgiftshanteringen och med hjälp av den upprättainternkontrollen 2013.Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till beslutFörvaltningen föreslår att vård- och omsorgsnämnden beslutar att godkännaredovisningen av genomförd internkontroll och förslag till åtgärder.Lena AndreassonFörvaltningschefMaria MartiniEkonomGodkänd av vård- och omsorgsnämnden 2012-02-24, § 33Internkontroll 2011