13.07.2015 Views

Introduktion till att anvnda SAP - Åbo Akademi

Introduktion till att anvnda SAP - Åbo Akademi

Introduktion till att anvnda SAP - Åbo Akademi

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

“<strong>SAP</strong> R/3 in Baby Steps”Steg 0: <strong>Introduktion</strong> <strong>till</strong> <strong>SAP</strong>Version 1.0 / Våren 2006: Tekniska fakulteten vid Åbo <strong>Akademi</strong>Välkommen <strong>till</strong> <strong>SAP</strong> R/3-världen vid Åbo <strong>Akademi</strong>. Denna introduktion ger en översikt över deviktigaste funktionerna i användargränssnittet och berättar kort hur ”användningslogiken” i <strong>SAP</strong>fungerar. <strong>Introduktion</strong>en <strong>till</strong> <strong>SAP</strong> berättar också hur man ”söker” data i <strong>SAP</strong>, ger några tips <strong>till</strong>användningen av <strong>SAP</strong> och visar i hurdan form exempelföretagets (IDES AG)organisationsstruktur har implementerats <strong>till</strong> <strong>SAP</strong>s strukturer.Vid ÅA används <strong>SAP</strong>-versionerna <strong>SAP</strong> R/3 4.7 (IDES och INSTANT-servrarna) och <strong>SAP</strong> ECC 5.0(ECC-servern).1. In- och utloggningFör <strong>att</strong> logga in <strong>till</strong> <strong>SAP</strong>, öppna <strong>SAP</strong>logon genom <strong>att</strong> dubbelklicka på ikonen på din desktop oreller genom <strong>att</strong> välja All Programs – <strong>SAP</strong> Frontend – <strong>SAP</strong> logon i Windows Start-meny.I dialogrun <strong>SAP</strong> Logon, välj etiketten (tab) “Systems” för <strong>att</strong> se en lista över <strong>till</strong>gängliga <strong>SAP</strong>system.Välj det system som du vill logga in <strong>till</strong> och klicka på “Log on”.På <strong>SAP</strong> R/3 inloggningssida, ange Åas klientnummer (650) i fältet “Client”. Ange ocksåanvändarnamnet och lösenordet (lösenordsfältet innehåller alltid stjärnorna; du behöver inte tabort dem för <strong>att</strong> ange lösenordet). Om du vill <strong>att</strong> systemets användargränssnitt visas på svenska,ange “SV” i språkfältet (Language). Om du inte anger någonting i språkfältet, äranvändargränssnittet engelsk.Vid slutet av din session, logga ut från <strong>SAP</strong> genom <strong>att</strong> välja System i menyraden. Under Systemmenyn,välj Log off. Om du verkligen vill logga ut, välj Yes i den dialogruta som konstaterar <strong>att</strong>“Unsaved data will be lost…”.2. AnvändargränssnittetAnvändargränssnittet för <strong>SAP</strong> innehåller vanligen följande element:Title bar visar namnet på den applikation som används, såsom “<strong>SAP</strong> Easy Access” förhuvudmenyn.Application bar ändras beroende av applikationen. På denna verktygsrad hittar du “Execute”-knappen när den behövs (en klocka och en grön √).Status bar inkluderar allmän information, såsom den aktuella transaktionens kod ellerklientnumret (för ÅA alltså 650). På vänstra sidan av samma rad kan man också sesystemmeddelanden:- “röda meddelanden” (ett kryss i en röd boll) är felmeddelanden (äkta error messages)- “gröna meddelanden” (en bock (tecken) i en grön boll) betyder vanligen “OK”- “gula meddelanden” (ett utropstecken i en gul boll) vill <strong>att</strong> du noterar någonting eller <strong>att</strong> dukontrollerar din input. Du blir av med dessa meddelanden genom <strong>att</strong> trycka på enter.


<strong>SAP</strong> in Baby Steps – <strong>Introduktion</strong>Main menu (<strong>SAP</strong> Easy Access user menu) har en trädstruktur som visas som kataloger(folders). För <strong>att</strong>- Öppna och stänga kataloger (d.v.s. expandera och komprimera menyer), klicka på de smågråa pilarna <strong>till</strong> vänster om varje katalog- Öppna (starta) en applikation (såsom “create sales order”), dubbelklicka på applikationensnamnTitle barMenu barStandard toolbar / System function barApplication toolbarMain menuKlicka på listan för <strong>att</strong>välja vad som visasStatus barDe viktigaste funktionerna på standardverktygsraden (system function bar /standard toolbar) är:Enter: validerar data som har angetts. Om datasaknas (i den transaktion som man håller på <strong>att</strong>utföra) eller det finns fel, ett meddelande visas påStatus bar. I stället för <strong>att</strong> klicka på denna ikon kanman trycka på Enter på tangentbordet.Notera <strong>att</strong> du kan inte spara genom <strong>att</strong> trycka påEnter!Command field: möjlighet <strong>till</strong> “shortcuts”; för <strong>att</strong> visaeller gömma kommandofältet, klicka på den lilla gråapilen <strong>till</strong> vänster om Save-ikonen)Save: för <strong>att</strong> spara data; samma effekt som Edit –Save eller ctrl+S.Back: returnera <strong>till</strong> föregående skärm utan <strong>att</strong> sparadata (<strong>till</strong>åts inte om obligatoriska fält inte har ifyllts)Exit: gå bort från den synliga funktionen (currentfunction) utan <strong>att</strong> spara (på main menu leder <strong>till</strong> <strong>att</strong>man loggar ut)Cancel: gå bort från det synliga arbetsmomentet(current task) utan <strong>att</strong> sparaPrint: utskriftSearch: sök2


<strong>SAP</strong> in Baby Steps – <strong>Introduktion</strong>3. Stegen i en arbetsuppgiftGenomförandet av en arbetsuppgift (task) i <strong>SAP</strong> (<strong>till</strong> exempel <strong>att</strong> registrera en kundorder) bestårav flera ”steg”. Dessa steg syns som skärmar (screens). Typiska steg är:- Välj en arbetsuppgift: du kan antingen använda användarmenyn (katalogerna) ellerkommandofältet (om du vet transaktionskoden för den applikationen du ska använda).- Fyll i data på arbetsuppgiftens inledande skärm (initial screen); tryck på enter ellerexecute för <strong>att</strong> komma vidare <strong>till</strong> nästa skärm.- Ange data på nästa skärm; fortsätt <strong>till</strong>s alla skärmar (som behövs) har fyllts i.- Spara.Varje affärstransaktionsaktivitet (applikation) i <strong>SAP</strong> skapar en eller flera dokument. Dokumentenhar ett samband med varandra: med detta samband kan man visa processens utveckling överalla faser som ingår i den.4. Matchcodes och avgränsningarMatchcodes är ett sätt för <strong>att</strong> hitta dataposter (records) i <strong>SAP</strong>. I det enklaste fallet kanmatchcodes användas för <strong>att</strong> visa möjliga värden för ett fält eller leta efter <strong>till</strong>gängliga värden.Matchcodes består av söktermer som arrangeras i en specifik ordning (alltså sökning medmatchcodes fungerar inte exakt som med google...).Du kommer åt matchcodes genom matchcode-knapparna som blir synliga <strong>till</strong> höger om ettfält när kursorn finns i fältet.Scenario 1När du försöker se på möjliga värden för ett fält genom <strong>att</strong> klicka påmatchcode-bollen, får du ofta genast fram en lista på värden. I dettafall kan du antingen dubbelklicka på en rad eller välja en rad ochtrycka på enter (på tangentbordet eller på det gröna √) för <strong>att</strong>kopiera värdet <strong>till</strong> fältet. Om du inte vill välja ett värde ur listan,klicka på krysset i den blåa rektangeln.Scenario 2Det kan också hända, <strong>att</strong> viamatchcode-bollen kommer du inte direkt<strong>till</strong> en lista utan <strong>till</strong> en dialogruta där duska avgränsa sökningen. Beroende påvilken etikett (tab) du väljer i dialogrutan,har du möjlighet <strong>att</strong> avgränsa med olikakriterier. Men observera <strong>att</strong> dennasökning är beroende både på vilkavärden som logiskt uppfyller kriteriernaoch på hur matchcode-data harorganiserats i systemet (matchcodeskan konfigureras).Ange alltså de avgränsningskriteriersom du vill använda och tryck sedan påenter. Som resultat borde du seScenario 1....3


<strong>SAP</strong> in Baby Steps – <strong>Introduktion</strong>I vissa fall krävs det en avgränsning också när man startar en <strong>SAP</strong>-applikation. Till exempel omdu vill se försäljningsfordringsbalansen för en kund, måste du avgränsa första med kundenskontonummer (=kundens kod), företagsnumret (company code) och räkenskapsåret (fiscal year):Efter avgränsningen, Flera val“Exekvera“ medklockan eller F8 för<strong>att</strong> komma vidare5. ”Good to know”- Genom <strong>att</strong> trycka på F1 i ett datafält, du borde få fram information om hurdant innehållförväntas <strong>till</strong> fältet- Tryck inte på Enter ifall du inte vill processera data; för <strong>att</strong> flytta dig från ett fält <strong>till</strong> ett annat,vänster-klicka med musen eller tryck på tabulatorn på tangentbordet (mellan CapsLock och§).- Om du använder transaktionskoder och kommandofältet för <strong>att</strong> starta applikationer, notera <strong>att</strong>transaktionskoderna (t.ex. ”VA01”) fungerar som sådana enbart från huvudmenyn (EasyAccess). Om du har någon annan <strong>SAP</strong>-skärm framför dig, måste du <strong>till</strong>ägga ”/n” före självatransaktionskoden (t.ex. ”/NVA01”).- För <strong>att</strong> öppna ett nytt <strong>SAP</strong>-fönster (med samma användarnamn), välj System – Createsession.- Via menyradens Environment får man ofta <strong>till</strong>gång <strong>till</strong> <strong>till</strong>äggsinformation om det aktuellaobjektet (såsom dokumentflödet av en kundorder).6. OrganisationsstrukturEnligt <strong>SAP</strong> R/3, är fö retag (ofta) organiserade på följande sätt (och detta gäller ocksåexempelföretaget IDES AG):4

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!