Elektronisk auktion

upphandlingsstodet.se

Elektronisk auktion

Publicerad2010-09-01Version2010:2.3 (reviderad 2013-02-20)


Vägledning elektronisk auktionKort om elektronisk auktionElektronisk auktion utgör inget fullständigt upphandlingsförfarande utan kananvändas som en avslutande fas i upphandlingar enligt de flesta förfaranden såvälöver som under EU:s tröskelvärden. Elektronisk auktion kan också användas vidavrop med förnyad konkurrensutsättning från ett ramavtal.En elektronisk auktion är inte tänkt att användas vid mer kompliceradeupphandlingar eftersom det krävs att förfrågningsunderlaget kan uttryckas med enhög grad av exakthet.En elektronisk auktion ska föregås av en fullständig utvärdering av anbuden ienlighet med de tilldelningskriterier som angivits i förfrågningsunderlaget.Nya bud i auktionen kan omfatta endast vissa delar av anbuden och då enbartsådana som kan uttryckas i siffror eller procenttal och därmed bli föremål för enautomatisk bedömning och rangordning.En elektronisk auktion kan användas såväl vid upphandlingar när kontraktet skatilldelas den leverantör som erbjudit det lägsta priset som det ekonomiskt mestfördelaktiga anbudet.Resultatet av auktionen blir helt avgörande för vilken eller vilka anbudsgivare somtilldelas kontrakt.Om den upphandlande myndigheten avser att avsluta en upphandling med enelektronisk auktion ska detta anges redan i annonsen.1


Vägledning elektronisk auktionOm vägledningenFunktion och syfteVägledningen ska fungera som ett stöd för upphandlande myndigheter och leverantörer somvill genomföra respektive delta i en elektronisk auktion. Syftet med vägledningen är attbeskriva processen och förutsättningarna för genomförandet av den elektroniska auktionenoch därmed bidra till ökad klarhet, rättssäkerhet och förutsebarhet kring regelverketstillämpning. Avsikten med vägledningen är inte att ge svar på oklara rättsfrågor.OmfattningFlera moment vid elektronisk auktion är likadana som vid andra förfaranden, exempelvisurval av sökanden, utvärdering av anbud, tilldelning av kontrakt, avbrytande av upphandlingsamt överprövning. Dessa delar utvecklas inte närmare i vägledningen. Iprocessbeskrivningarna fokuseras därför på de moment och aktiviteter som är särskiltrelevanta vid elektronisk auktion.Vägledningen omfattar upphandlingar som regleras i såväl lagen om offentlig upphandling(LOU) som lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster(LUF). När det i vägledningen talas om upphandlande myndighet avses även upphandlandeenhet om inget annat framgår av sammanhanget. Detta är av redaktionella skäl.Om informationenVägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unikaförutsättningarna i den enskilda upphandlingen. Vägledningen ersätter inte att upphandlandemyndigheter och leverantörer vid behov inhämtar kompetens för att genomföra respektivedelta i upphandlingar på ett rättssäkert och effektivt sätt.SamrådVägledningen har tagits fram i samråd med myndigheter och organisationer som har berörtsav elektroniska auktioner.2


Vägledning elektronisk auktionInnehållsförteckning1 Introduktion .................................................................................................................... 41.1 Vad är en elektronisk auktion? ................................................................................... 41.2 Varför infördes elektronisk auktion? .......................................................................... 42 Användningsområde ....................................................................................................... 52.1 När är det lämpligt att elektronisk auktion används? ................................................. 52.2 När får elektronisk auktion användas? ....................................................................... 52.2.1 Tillämpningsområde ........................................................................................... 52.2.2 Krav på tillräcklig grad av exakthet ................................................................... 62.3 Grundläggande EU-rättsliga principer på upphandlingsområdet ............................... 63 Processen vid upphandling som avslutas med elektronisk auktion ................................ 73.1 Förberedelser .............................................................................................................. 83.1.1 Marknadsundersökning ...................................................................................... 83.1.2 Utforma förfrågningsunderlag ............................................................................ 93.1.3 Tänk igenom möjliga scenarier ........................................................................ 103.1.4 Skapa tekniska förutsättningar ......................................................................... 113.2 Genomförande .......................................................................................................... 123.2.1 Annons ............................................................................................................. 123.2.2 Urval av godtagbara anbud .............................................................................. 123.2.3 Första utvärdering av anbud ............................................................................. 123.2.4 Inbjudan till auktionen ..................................................................................... 133.2.5 Auktion ............................................................................................................. 143.2.6 Avslutande av auktion ...................................................................................... 153.2.7 Tilldelning av kontrakt ..................................................................................... 153.3 Uppföljning .............................................................................................................. 164 System för elektroniska auktioner ................................................................................ 174.1 Krav på ett system för elektroniska auktioner .......................................................... 174.2 Marknaden för system för elektroniska auktioner .................................................... 185 Ytterligare information ................................................................................................. 195.1 Erfarenheter av elektroniska auktioner..................................................................... 195.2 Vägledningar och offentligt tryck m.m. ................................................................... 22Bilaga 1 Lagtext ....................................................................................................................... 23Bilaga 2 Processmodell över elektronisk auktion .................................................................... 29Bilaga 3 Exempel ..................................................................................................................... 30Enligt kvalitetsvärderingsmodellen .......................................................................................... 31Enligt poängvägningsmodellen ................................................................................................ 333


Vägledning elektronisk auktion1 IntroduktionEnligt EU:s klassiska direktiv och försörjningsdirektivet får medlemsstaterna tillåtaanvändning av elektroniska auktioner vid offentlig upphandling. Från och med den 15 juli2010 är denna möjlighet införlivad i svensk lag. I förslag till EU:s kommande klassiskadirektiv och försörjningsdirektivet föreslås nya regler vid användning av elektroniskaauktioner för implementering av medlemsstaterna. Dessa förslag kommer dock inte attberöras av vägledningen.1.1 Vad är en elektronisk auktion?Med elektronisk auktion avses en upprepad process med hjälp av elektroniska medel för attpresentera nya lägre priser eller nya värden för vissa delar av anbuden.”Elektronisk” i elektronisk auktion har två betydelser:De anbudsgivare som medverkar i auktionen kopplar upp sig mot en webbplats påInternet och kan, under fullständig sekretess gentemot andra deltagare, lämna nyaoch mer fördelaktiga anbud på de delar av det ursprungliga anbudet som ingår iauktionen.Auktionen genomförs elektroniskt, dvs. med fullständig automatik, utaningripanden från den upphandlande myndigheten. De nya buden utvärderas ochrangordnas enligt en i förväg fastställd matematisk formel och anbudsgivaren fårkontinuerligt information om sin plats i rangordningen. Auktionen avslutas medautomatik enligt de regler som fastställts och ”programmerats” innan auktionenpåbörjades. Resultatet av den elektroniska auktionen är helt avgörande för vilkeneller vilka anbudsgivare som ska tilldelas kontrakt.1.2 Varför infördes elektronisk auktion?Informations- och kommunikationstekniken har gjort det möjligt att med bibehållenupphandlingssekretess införliva auktioner i offentliga upphandlingar, som ett moment avytterligare konkurrens efter det att anbudsgivarna har lämnat sina anbud.Enligt de frivilliga delarna av såväl EU:s klassiska direktiv som försörjningsdirektivet från2004, fick medlemsstaterna tillåta användning av elektroniska auktioner vid upphandling. Ensådan möjlighet infördes också i flera medlemsländer med i huvudsak goda resultat.Elektroniska auktioner används vid upphandling inom den privata sektorn, och enlagreglering av möjligheten att använda elektroniska auktioner även i offentlig upphandlinghar efterfrågats av såväl företrädare för näringslivet som för offentlig sektor. Några lyckadeexempel på användning av elektroniska auktioner finns i Sverige. Enstaka exempel finnsockså på användning av elektroniska auktioner i offentliga upphandlingar även utanlagreglering före införlivandet den 15 juli 2010.4


Vägledning elektronisk auktion2 Användningsområde2.1 När är det lämpligt att elektronisk auktion används?Elektronisk auktion är ett upphandlingsmoment som är tänkt att användas vid mindrekomplicerade upphandlingar eftersom det kräver att förfrågningsunderlaget ochtilldelningskriterierna kan fastställas med en hög grad av exakthet. Under sådanaförutsättningar kan en elektronisk auktion vara ett mycket effektivt verktyg som kan medförastora kostnadsbesparingar. En elektronisk auktion kan också medföra fördelar för såvälköpare som säljare i form av minskade administrativa kostnader samt öppnare och mertransparenta upphandlingar. Alla leverantörer behandlas lika och det går att uppnå en tydligspårbarhet av händelseförloppet under auktionen.Några exempel på upphandlingsföremål som har upphandlats med hjälp av elektroniskaauktioner i Sverige eller annan medlemsstat är datorer, servrar, bildskärmar, kopiatorer,kontorsmateriel, trycksaker, energi, värme, möbler, fordon, livsmedel, byggmateriel,förbrukningsmateriel inom sjukvården, tjänster för telefoni och nättrafik och biluthyrning.Sannolikt kommer elektroniska auktioner till största delen att handla om möjligheten föranbudsgivarna att presentera nya och lägre priser. Att elektroniska auktioner enbart skulleavse lägre priser är emellertid en missuppfattning. Auktionen kan även avse andra parametrarsom t.ex. leveranstid, prestanda, elförbrukning, tillgänglighet, inställelsetid vid reparationeretc. Nya mer fördelaktiga bud kan därmed innebära såväl lägre som högre värden för dessaparametrar.En farhåga som uttalats är att användningen av elektroniska auktioner skulle leda till att prisetfår för stor betydelse i förhållande till kvalitetskraven. Det faktum att själva auktionen intekan omfatta bud som kräver mänskligt ingripande (subjektiva bedömningar) för att behandlas,är dock inte samma sak som att upphandlingen och förfrågningsunderlaget i sin helhet intekan omfatta sådana delar. De delar som kräver en subjektiv bedömning utvärderas före denelektroniska auktionen och tas in i den matematiska formeln för den elektroniska auktionensom konstanter.Även om man som upphandlande myndighet lyckas konstruera en matematisk formel, som påett korrekt och avsett sätt både hanterar värden som är föremål för ny budgivning och värdensom utgör konstanter från det ursprungliga anbudet, kan det vara värt att hålla i minnet attelektronisk auktion inte är tänkt att användas vid komplicerade upphandlingar. Formeln kandå bli svår att förstå och kräva att deltagarna har tillgång till ett avancerat beräkningsstöd föratt kunna lämna nya bud.2.2 När får elektronisk auktion användas?2.2.1 TillämpningsområdeElektronisk auktion kan användas inom LOU:s och LUF:s tillämpningsområde, dvs. vidupphandling av varor, tjänster samt byggentreprenader med kontraktsvärden både över ochunder tröskelvärdena.5


Vägledning elektronisk auktionEnligt LOU får elektronisk auktion användas vid öppet förfarande, selektivt förfarande,förenklat förfarande, urvalsförfarande, vid förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtaloch vid ett sådant förhandlat förfarande som har sin grund i att de anbud som lämnats vid ettöppet selektivt, förenklat eller urvals förfarande eller vid en konkurrenspräglad dialog ärogiltiga eller inte kan godtas. Enligt LUF får elektroniska auktioner användas vid öppetförfarande, selektivt förfarande, förenklat förfarande, urvalsförfarande och förhandlatförfarande med föregående annonsering.Av LOU framgår att elektronisk auktion får användas vid förnyad konkurrensutsättning inomett ramavtal. Någon motsvarande bestämmelse finns inte i LUF, eftersom förnyadkonkurrensutsättning inte är reglerad i den lagen. Av förarbetena till lagen framgår dock attingenting hindrar att förnyad konkurrensutsättning används även vid upphandlingar enligtLUF. Vidare framgår att det inte heller föreligger något hinder mot att använda elektroniskauktion när förnyad konkurrensutsättning används vid upphandling enligt LUF.Användningen av elektroniska auktioner vid upphandling av själva ramavtalen reglerasvarken i LOU eller LUF. Enligt förarbetena till lagen torde elektronisk auktion kunnaanvändas även vid upphandling av ramavtal i de fall det är fråga om ett ramavtal medsamtliga villkor fastställda. I de fall upphandlingen avser ett ramavtal där samtliga villkor inteär fastställda i ramavtalet, dvs. när en förnyad konkurrensutsättning ska ske, torde det enligtförarbetena till lagen inte vara möjligt att hålla en elektronisk auktion.Elektroniska auktioner får användas vid upphandlingar oavsett tilldelningsgrund, dvs. bådeom kontraktet ska tilldelas den leverantör som lämnat det lägsta priset och det ekonomisktmest fördelaktiga anbudet.2.2.2 Krav på tillräcklig grad av exakthetEtt grundläggande krav för att få använda elektronisk auktion är att förfrågningsunderlagetkan fastställas med tillräcklig grad av exakthet. Nya bud, som avser hela eller delar avanbudet, måste direkt kunna uttryckas i sådan form att de kan utvärderas och rangordnas medfullständig automatik under auktionen.Sådana delar som innebär någon form av intellektuell prestation och som kräver en mänskligbedömning för att värderas kan därmed inte bli föremål för nya bud under en elektroniskauktion.2.3 Grundläggande EU-rättsliga principer på upphandlingsområdetVid tillämpning av elektronisk auktion ska, i likhet med övrig upphandling, de grundläggandeEU-rättsliga principerna iakttas. Detta innebär att den upphandlande myndigheten skabehandla leverantörerna på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföraupphandlingen på ett öppet sätt. Vidare ska principerna om ömsesidigt erkännande ochproportionalitet iakttas.6


Vägledning elektronisk auktion3 Processen vid upphandling som avslutas medelektronisk auktionElektronisk auktion utgör inget fullständigt upphandlingsförfarande utan kan användas somen avslutande fas i upphandlingar enligt de flesta förfaranden. Om elektronisk auktion skaavsluta en upphandling ska detta anges i annonsen. Förfrågningsunderlaget ska även innehållauppgifter om vad auktionen ska avse och hur den ska genomföras. Den upphandlandemyndigheten måste därmed på ett tidigt stadium av förberedelserna före upphandlingen taställning inte enbart till om en elektronisk auktion ska ingå i upphandlingen utan också till hurden ska genomföras.7


Vägledning elektronisk auktion3.1 FörberedelserFör att en upphandling ska bli framgångsrik krävs alltid ett genomtänkt förberedande arbetetidigt i upphandlingsprocessen. Detta gäller i synnerhet vid användandet av elektroniskaauktioner. Det är viktigt att inte underskatta omfattningen av dessa förberedelser.Myndigheten måste redan under förberedelserna för upphandlingen ta ställning till omelektronisk auktion ska ingå.3.1.1 MarknadsundersökningVarje upphandling kräver att den upphandlade myndigheten har kunskap om den aktuellamarknaden. Vid elektroniska auktioner är det absolut nödvändigt att köparen har gjort ennoggrann marknadsundersökning och skaffat sig en mycket bra kunskap om marknaden.Den marknad som är lämpad för elektroniska auktioner bör t.ex. kännetecknas av att:det finns tillräckligt många leverantörer så att konkurrens kan uppstå och attleverantörerna både vill och kan delta i auktionen (enligt en brittisk studie krävsdet minst 3-4 leverantörer för att bra konkurrens ska uppnås),det finns tillräckligthöga marginaler för att ge utrymme för den ytterligare priskonkurrens som enelektronisk auktion innebär.Gör också en noggrann undersökning för att säkerställa att det är möjligt och lämpligt attavsluta upphandlingen med en elektronisk auktion med hänsyn till det objekt som skaupphandlas.Av avgörande betydelse för att en elektronisk auktion ska bli framgångsrik är att:upphandlingsföremålet är standardiserat och enkelt att specificera och kravställa,upphandlingsföremålet består av produkter eller tjänster i ett utförande som är heltjämförbart mellan olika leverantörer utan att det krävs någon manuell bedömningutanför den automatiska rangordningen,uppdraget är väl definierat och tydligt formulerat så att anbudsgivare kan kalkylerabåde ekonomiska förutsättningar och risker på ett enkelt sätt,anbudsgivare har fått relevant information och är bekväma med metoden,upphandlingen avser stora volymer eller stort värde så att leverantörerna harutrymme att justera sina initiala anbud.8


Vägledning elektronisk auktion3.1.2 Utforma förfrågningsunderlagRedan vid utformningen av förfrågningsunderlaget är det nödvändigt att skaffa sig engenomtänkt och detaljerad uppfattning om vad auktionen ska omfatta, hur den skagenomföras samt vilka olika situationer som kan tänkas uppstå under auktionen och hur deska hanteras.Av lagstiftningen framgår att förhållandevis detaljerad information om auktionen skapresenteras redan i förfrågningsunderlaget:Ange vilka delar som ska ingå i auktionen. De måste kunna uttryckas i siffror ellerprocenttal.Sätt upp eventuella gränser för värden och priser som kan presenteras underauktionen (dvs. max eller minimivärden).Definiera och ange vilken information som automatiskt ska presenteras föranbudsgivarna under auktionen och när det kommer att ske (t.ex. avseenderangordning, priser, värden, antal deltagare).Definiera och fastställ på vilka villkor anbudsgivarna kan lämna nya bud (t.ex. denminsta godtagbara skillnaden mellan lagt bud och det för tillfället bästa budet).Informera om den elektroniska utrustning som ska användas och om hur manregistrerar och ansluter sig till systemet för auktionen samt eventuella krav på PC,minsta bandbredd och browser etc.Presentera övriga relevanta upplysningar om auktionen.Ytterligare uppgifter ska framgå av inbjudan om deltagande i auktionen.Utvärderingsmodell och tilldelningskriterierTilldelningsgrund och tilldelningskriterier ska framgå av förfrågningsunderlaget.För upphandlingar utanför det direktivstyrda området, dvs. för upphandlingar som genomförsenligt 15 kap. LOU eller LUF har den upphandlande myndigheten möjlighet att angetilldelningskriterierna i fallande prioritetsordning. Om en elektronisk auktion ska användasmåste tilldelningskriterierna dock viktas även vid sådana upphandlingar.För en upphandling som ska avslutas med en elektronisk auktion är valet avutvärderingsmodell central. Modellen ska kunna tillämpas både vid den ordinarieutvärderingen av anbuden och vid den senare auktionen. Utvärderingsmodellen utgör basenför den matematiska formel som auktionssystemet använder vid den automatiskarangordningen av anbuden under auktionen. Även om man tänker genomföra en enklareauktion som enbart baseras på att anbudsgivarna får lämna nya priser måste man omhändertaresultatet från eventuella tidigare utvärderade kriterier. De ska behålla sin vikt/genomslagäven om de i sig inte är föremål för nya bud under auktionen.9


Vägledning elektronisk auktionDet är alltså viktigt att säkerställa att auktionssystemet kan hantera den matematiska formelninnan förfrågningsunderlaget fastställs. Det är lämpligt att göra en komplett simulering avvald utvärderingsmodell inklusive avslutande auktion i aktuellt system innan modellenfastställs i förfrågningsunderlaget. För att få ut bästa effekter av auktionen bör modellen varaså tydlig att anbudsgivarna kan förutse hur deras bud kommer att värderas.I bilaga 3 redovisas ett fiktivt exempel på en elektronisk auktion där anbudsgivare kan lämnabåde nya priser och nya värden under auktionen.3.1.3 Tänk igenom möjliga scenarierExempel på frågor och förhållanden som man bör ha tänkt igenom redan underförberedelsearbetet är:Hur hanterar man det om endast ett initialt anbud uppfyller kraven på att varagodtagbart eller om endast en anbudsgivare tackar ja till inbjudan att delta iauktionen? I sammanhanget bör man vara medveten om att priserna i de initialaanbuden kan ha satts högre jämfört med priserna i en motsvarande upphandlingutan auktion. Detta för att leverantörerna ska ha utrymme kvar för prissänkningarunder auktionen.I många elektroniska auktioner läggs hela eller stor del av fokus på priset. Tänkigenom om det finns en risk för att auktionsförfarandet driver anbudsgivarna attlämna anbud som inte är bärkraftiga och leder till att de inte klarar att fullfölja ochslutföra uppdraget enligt kontraktet, vilket riskerar att skada konkurrensen iframtiden. Det kan vara lämpligt att överväga att dela in auktionen i ett antaletapper med mellanliggande avbrott för att leverantörerna ska få möjligheter atttänka över sina bud.Man bör i samband med förberedelserna ta ställning till hur man ska hantera olikascenarier som kan inträffa under auktionen, t.ex. regler för ”sista sekunden-bud”dvs. bud som läggs precis innan avslut och som övriga deltagare inte får chans attreagera på. Detta kan hanteras genom att man lägger fast regler för förlängning,t.ex. att varje gång ett bud lämnas mindre än 10 minuter före aktuell sluttidförlängs automatiskt auktionen i ytterligare 10 minuter. Auktioner somobönhörligen slutar vid en exakt tidpunkt upplevs sannolikt som mer orättvisa änauktioner som automatiskt förlängs eftersom man kan vinna en budgivning genomatt ge ett ”sista sekunden-bud”. Enligt erfarenhet från flera elektroniska auktionerär det först när auktionen närmar sig sitt slut som de flesta buden kommer in.10


Vägledning elektronisk auktionHur hanterar man eventuella avbrott i auktionen p.g.a. tekniska problem, antingen iauktionssystemet eller anbudsgivarnas Internetanslutningar? Hur informerasanbudsgivarna om de inte går att nå över Internet? På vilket sätt ska sådanaofrivilliga avbrott tas om hand i förhållande till uppställda regler för när auktionenska avslutas? Man kan förtydliga vilken del av tekniken som respektive partansvarar för, t.ex. att anbudsgivaren svarar för sin PC, programvara ochnätförbindelse och den upphandlande myndigheten ansvarar för auktionsserver ochdess nätförbindelse.Vilken information bör lämnas till anbudsgivarna före auktionen utöver vad somanges i lagstiftningen? Instruktioner och regler som sätts upp förtillvägagångssättet och auktionens genomförande måste vara mycket tydliga ochlätta att förstå. Ju mer specificerad och detaljerad information som kan lämnas ut iförväg desto bättre resultat ger auktionen för både köpare och säljare. Det ärviktigt att säkerställa att leverantörerna förstår processen. Överväg behovet av attta fram särskilda presentationer eller videofilmer att göra tillgängliga påmyndighetens webbplats.3.1.4 Skapa tekniska förutsättningarAlla anbudsgivare som lämnat godtagbara anbud ska samtidigt via elektroniska medel bjudasin att delta i den elektroniska auktionen. Från det att den elektroniska auktionen inletts byggerden på ett helt elektroniskt och fullständigt automatiserat förfarande. Detta gäller såvälmottagande och registrering av leverantörernas nya bud, återföring av information om hurauktionen förlöper, som själva utvärderingen och rangordningen allt eftersom det kommer innya bud.Den upphandlande myndigheten bör säkerställa följande:Anskaffa ett system eller utrustning som är lämpligt att använda i auktionen. Ettgrundläggande krav är att systemstödet för auktionen säkerställer att korrekt ochuppdaterad information kan visas i realtid samt att fullständig sekretess finns vadgäller leverantörernas identitet.Tillhandahåll en helpdesk-funktion för anbudsgivarna under och inför auktionen.Testa systemet och genomför simuleringar av den utvärderingsmodell och dekriterier som auktionen ska baseras på.Det finns sannolikt önskemål om och behov av att anbudsgivarna får testa systemet i god tidföre auktionen samt att de har tillgång till stöd (helpdesk eller motsvarande) under auktionen.I samband med ett sådant test kan det vara rimligt att kontrollera att det inte föreliggerorimliga tidsfördröjningar i Internetanslutningen för någon av anbudsgivarna.Se närmare avsnitt 4, System för elektroniska auktioner.11


Vägledning elektronisk auktion3.2 GenomförandeUpphandlingens första fas3.2.1 AnnonsAtt upphandlingen ska avslutas med en elektronisk auktion ska anges redan i annonsen.3.2.2 Urval av godtagbara anbudEn kontroll görs av vilka anbudsgivare som lämnat godtagbara anbud. Vad som utgör ettgodtagbart anbud är inte definierat i lagstiftningen men bör motsvara de anbud som uppfyllersamtliga kvalificeringskrav och andra krav som ska vara uppfyllda enligtförfrågningsunderlaget.3.2.3 Första utvärdering av anbudEn fullständig utvärdering av de anbud som är godtagbara görs enligt den tilldelningsgrundsom fastställts för upphandlingen. Den första utvärderingen av anbuden görs för att fastställaanbudens initiala rangordning i auktionen.Utvärderingen ska ske i enlighet med de angivna tilldelningskriterierna och den fastställdaviktningen av dessa.Vid tilldelningsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbud kan utvärderingen innefatta ävendelar som inte kommer att vara föremål för ny budgivning i auktionen men väl ingå med sittursprungliga värde. Sådana värden måste omvandlas till en form som gör dem möjliga atthantera i den matematiska formeln och automatiska utvärderingen under auktionen.När den matematiska formeln som ska användas vid den elektroniska auktionen ska angesmåste eventuella tilldelningskriterier som har angivits med vikt i intervall fastställas till ettbestämt värde.AuktionsfasenI bilaga 2 återfinns en processmodell för genomförandet av den fas i upphandlingen somutgörs av den elektroniska auktionen. Modellen beskriver processen ur såväl denupphandlande myndighetens som de deltagande anbudsgivarnas perspektiv och visar också påhur ett elektroniskt system kan stödja processen i olika avseenden.12


Vägledning elektronisk auktion3.2.4 Inbjudan till auktionenAlla anbudsgivare som lämnat godtagbara anbud ska bjudas in till auktionen. Inbjudan skaske med elektroniska medel. EU-kommissionen har i ett förklarande arbetsdokument 1 omanvändningen av elektroniska medel vid elektronisk upphandling angivit att e-post medbegäran om läskvitto till varje enskild anbudsgivare uppfyller tillfredsställande krav påspårbarhet. I jämförelse anger EU-kommissionen att en inbjudan som enbart annonseras på enInternetsida inte är tillräckligt.Det får närmast anses höra till god ton att även meddela de anbudsgivare som inte inbjuds tillden elektroniska auktionen p.g.a. att deras anbud inte uppfyllde kraven på att få delta. Dettaöppnar också upp för att eventuella ansökningar om överprövning kan lämnas in redan i dettaskede.I lagstiftningen anges vilka uppgifter som ska framgå av inbjudan. Flertalet av dessa uppgiftermåste dock tas fram redan under förberedelserna för upphandlingen.Av inbjudan ska framgå följande:Resultatet av den fullständiga bedömningen av den berörde anbudsgivarens initialaanbud. För att resultatet ska kunna tjäna som underlag för auktionen är det troligeninte tillräckligt att anbudsgivaren får kännedom om den sammanlagdabedömningen av hans anbud. Istället måste information lämnas om det separataresultatet avseende varje del av anbudet som ska ingå i auktionsförfarandet.Den matematiska formel som ska användas för automatisk utvärdering underauktionen. Formeln ska bygga på samma kriterier och viktmodeller som angavs iförfrågningsunderlaget och som användes vid den första initiala utvärderingen avanbudet. Eventuella intervaller för kriterier ska fastställas till bestämda värden.Om alternativa anbud är tillåtna ska en formel anges för varje alternativ. Formelnmåste specificeras exakt. Även kriterier som användes vid utvärderingen avanbudet men inte blir föremål för nya bud (om de t.ex. inte kan presenteras i siffroreller procent) ska ingå i formeln, men som fasta, ej påverkbara komponenter ochmed bibehållen viktning.När auktionen kommer att inledas, genomföras och avslutas. Om auktionen skagenomföras i flera etapper ska detta anges med tidplan för varje etapp.Villkor för hur auktionen ska avslutas: vid fastställd tidpunkt, när inga nya budinkommer efter en viss angiven tidrymd, när antalet angivna etapper hargenomförts eller genom en kombination av dessa alternativ samt om automatisktidsförlängning ska tillämpas.Alla relevanta upplysningar om den individuella anslutningen till den elektroniskautrustning som används.1 Se http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/eprocurement/sec2005-959_en.pdf13


Vägledning elektronisk auktionInformation om ytterligare ställningstaganden och beslut från förberedelsearbetet, t.ex. attanbudsgivarna har möjlighet att testa systemet i förväg, lämnas också i inbjudan om det integjorts i förfrågningsunderlaget.Den elektroniska auktionen får inte inledas tidigare än två arbetsdagar efter den dag dåinbjudan har skickats ut. Detta då anbudsgivarna måste få tid att ta ställning till om inbjudanska accepteras, testa auktionssystemet och åtgärda eventuella problem etc. Två arbetsdagarmåste generellt anses som en alltför kort framförhållning, särskilt om de deltagandeleverantörerna är ovana vid elektroniska auktioner.3.2.5 AuktionAuktionen ska genomföras enligt beskrivningen i förfrågningsunderlag och i inbjudan tillauktionen.Information om rangordning, priser, värden, antal deltagare etc. enligt vad somframgår av förfrågningsunderlaget lämnas i realtid till alla deltagare underauktionen.Även om leverantören av auktionssystemet har en helpdesk-funktion bör denupphandlande myndigheten övervaka auktionen och ha det yttersta ansvaret för atteventuella tekniska eller andra problem omedelbart tas om hand.Innan auktionen startar kan det vara lämpligt att anbudsgivarna får möjlighet att inom en visstidsgräns validera sina startbud så att förutsättningarna vid auktionsstart inte är felaktiga. Detkan t.ex. vara aktuellt om de ursprungliga anbuden inte lämnades i elektronisk form och harregistrerats in manuellt i auktionssystemet eller om anbuden lämnats i ett annatupphandlingssystem från vilket de initiala buden har överförts till auktionssystemet. Om deinitiala buden utgörs av ett stort antal priser för t.ex. en hel varukorg kan denna kontroll varaavgörande för ett lyckat auktionsförlopp.Den upphandlande myndigheten har möjlighet att lämna information om priser, värden ochantal deltagare etc. till anbudsgivarna. Ett absolut minimum är dock att varje deltagare vidvarje tillfälle ska ha kännedom om sin plats i rangordningen.För att deltagarna ska få en bra lägesbild över sin position i auktionen och kunna läggakonkurrenskraftiga bud bör de rimligen också få tillgång till uppgifter om bästa pris ellervärde. Kunskap om det egna budet i jämförelse med det bästa krävs även om det ställts kravpå hur mycket bättre ett bud måste vara än bästa budet för att vara giltigt.Om uppgift om andra priser eller andra värden ska lämnas ska det framgå avförfrågningsunderlaget.14


Vägledning elektronisk auktion3.2.6 Avslutande av auktionAuktionen avslutas med automatik enligt det alternativ som angivits i inbjudan till auktionen.Följande alternativ att avsluta auktionen på framgår av lagstiftningen:Vid en i inbjudan angiven tidpunkt.När det inte inom en i förväg fastställd tidrymd inkommer några nya priser ellernya värden som motsvarar kraven på minsta skillnader.När det antal auktionsetapper som fastställts i inbjudan har genomförts.Vid en kombination av ovanstående alternativ.Resultatet av den elektroniska auktionen avgör vilken eller vilka anbudsgivare som skatilldelas kontraktet. Deltagarna kommer därmed omedelbart och med automatik informeras avsystemet om de har vunnit auktionen och kommer att tilldelas kontraktet eller inte. Dettaersätter naturligtvis inte att myndigheten fattar ett formellt tilldelningsbeslut. Det är också detformella tilldelningsbeslutet som avgör när avtalsspärren börjar löpa.I vart fall det sista anbudet från respektive anbudsgivare för varje del som ingick i auktionenutgör allmän handling som blir offentlig när upphandlingssekretessen hävts.Auktionssystemet måste erbjuda möjligheter att framställa dessa i ett format som gör demmöjliga att läsa. Anbuden måste också kunna arkiveras i ett format enligt Riksarkivetsföreskrift RA-FS 2009:2.Inga ytterligare bedömningar eller förhandlingar får genomföras efter auktionen. Lämnadebud vid den elektroniska auktionen är bindande och tar över det ursprungliga anbudet i dedelar auktionen har omfattat.3.2.7 Tilldelning av kontraktVid elektronisk auktion gäller samma regler avseende formerna för kontraktstilldelning somför övriga upphandlingsförfaranden.Underrättelse om tilldelningsbeslut och skälen för det ska skickas ut till alla de leverantörersom deltagit i upphandlingen. Avtalsspärren gäller sedan i 10 eller 15 dagar beroende på detsätt underrättelsen skickas (med elektroniska medel eller på annat sätt).15


Vägledning elektronisk auktion3.3 UppföljningEfter att auktionen och upphandlingen avslutats är det lämpligt att göra en uppföljning avresultatet av auktionen, t.ex. om önskvärd prisnivå erhållits, om auktionssystemet fungerattillfredsställande, om auktionens tidplan och etapper varit tillräckliga samt om anbudsgivarnatyckte sig få tillräckligt med information och upplevde systemet användarvänligt etc.Att elektronisk auktion utgör ett nytt upphandlingsmoment gör uppföljningen särskiltangelägen. Ett stort intresse för att få ta del av utvärdering och erfarenheter kan förväntas.16


Vägledning elektronisk auktion4 System för elektroniska auktioner4.1 Krav på ett system för elektroniska auktionerEtt system för elektronisk auktion måste vara förenlig med de obligatoriska krav som ställsupp i lagstiftningen. Listan nedan utgör en bruttolista över såväl obligatoriska krav som kravsom kan bli aktuella om myndigheten utnyttjar olika möjligheter som lagstiftningen ger. Denupphandlande myndigheten ska kunna välja vilken funktionalitet som ska användas vid enviss auktion.Systemet ska kunna stödja att auktionen genomförs i flera på varandra följandeetapper.Rangordningen mellan anbudsgivarna måste kunna fastställas under hela denelektroniska auktionen. De deltagande leverantörerna ska vid varje tidpunkt fåtillräcklig information för att ha kännedom om sin plats i rangordningen.Det kan bli aktuellt att också ge information om andra priser eller värden som harlämnats samt om antalet deltagare i den aktuella auktionsetappen. Detta kaninnebära att samtliga bud visas för samtliga deltagare. Kravet är att samtligadeltagare ges samma information vid samma tillfälle.Systemet får under inga omständigheter röja anbudsgivarnas identitet undergenomförandet av de olika etapperna i den elektroniska auktionen.Det kan bli aktuellt att formulera accepterade värden för bud som kan bestå avgränsvärden (max eller minimivärden och/eller minsta godtagbara skillnad mellanlämnat bud och bästa bud). Anbudsgivare vars bud inte ligger inom fastställdavärden ska uppmärksammas på detta och ges möjlighet att korrigera sitt bud.Det bör gå att lägga in rimlighetskontroller för att upptäcka orimligt höga eller lågabud (t.ex. pga. för många eller för få nollor), varna för sannolik felanvändning avpunkt, komma etc.Systemet bör kräva en bekräftelse av varje bud innan det registreras för att undvikamisstag.Systemet ska vara konstruerat så att det inte kan inträffa att två anbudsgivare utantidsskillnad hamnar på samma resultat.Systemet ska kunna stödja att auktionen kan avslutas via samtliga alternativ somfinns angivna i lagstiftningen. Utöver dessa alternativ ska systemet stödjaautomatisk förlängning med viss tidsrymd vid ”sista sekunden-bud”.Systemet ska kunna framställa allmänna handlingar i läsbar form (pdf).Säker dataöverföring, konfidentialitet i kommunikation, autentisering ochidentifiering av deltagare liksom spårbarhet i budgivning och kalkyleringar måstegaranteras. Om fel uppstår, vid försök att bryta mot uppsatt regelverk eller vidonormalt beteende ska spårbarheten göra det möjligt att återskapa förloppet.17


Vägledning elektronisk auktion4.2 Marknaden för system för elektroniska auktionerElektroniska auktioner har sedan länge förekommit inom näringslivet och de flestaleverantörer av upphandlingsverktyg kan också tillhandahålla moduler för elektroniskauktion. Även fristående auktionssystem finns. Med stor sannolikhet kan dessa utan störreproblem användas även vid offentlig upphandling.De system som finns på marknaden är så gott som uteslutande sådana där det tekniskasystemet finns installerat hos leverantören av auktionssystemet. Systemen är webbaserade ochkräver inte några installationer hos vare sig den upphandlande myndigheten elleranbudsgivarna. Allt som krävs är en anslutning till Internet och en förhållandevis modernwebbläsare. Tjänsten att vara administrativt ansvarig inklusive att hålla helpdesk brukar ocksåkunna erbjudas av leverantören av auktionssystemet.I teknisk mening bör därmed anbudsgivarnas anslutning till ”den elektroniska utrustning” somska användas inte innebära några problem. Däremot är det viktigt att anbudsgivarna gesmöjlighet att bekanta sig med hur auktionen kommer att förlöpa, hur de olika skärmbildernakommer att se ut, vart man vänder sig vid behov av hjälp eller stöd under auktionen etc.Möjligheten att erbjuda en ”övningsauktion” bör övervägas.Om den upphandlande myndigheten redan har infört ett elektroniskt verktyg förupphandlingsprocessen och om gränssnitten mellan dessa och auktionssystemet är sådana attuppgifter t.ex. om anbudsgivarna och resultatet av den inledande utvärderingen medautomatik kan överföras till auktionssystemet, utgör det naturligtvis goda förutsättningar fören effektiv process. Att ha tillgång till ett elektroniskt verktyg för den del av upphandlingensom föregår auktionen är dock inte nödvändigt. De uppgifter som behövs för auktionen kanregistreras in manuellt.18


Vägledning elektronisk auktion5 Ytterligare information5.1 Erfarenheter av elektroniska auktionerI Sverige kan märkas ett ökande intresse för offentliga elektroniska auktioner. En av de förstavar den upphandling av telefonitjänster för Göteborgs stad som år 2005 genomfördes avGöteborgs Stads Upphandlingsbolag, dvs. innan den reglering av elektronisk auktion somlagstiftats. Upphandlingen avsåg sexåriga avtal för såväl fast som mobil telefoni somtillsammans beräknades vara värda ca 89 miljoner kr per år. Leverantörerna gavs möjlighet attlämna anbud på antingen den fasta eller mobila telefonin eller ett kombinationsanbud somomfattade båda tjänsterna. Efter den inledande utvärderingen genomfördes auktionen undertiden maj till september med uppehåll för semester. Ett webbaserat verktyg utnyttjades, somUpphandlingsbolagets ordinarie leverantör av upphandlingsverktyg svarade för. Som ettkomplement och förtydligande till när auktionen skulle avslutas ställde Upphandlingsbolagetett aktivitetskrav. Den leverantör som inte någon gång under varje dag som auktionen pågick,hade presenterat ett ledande bud uteslöts från fortsatt deltagande i auktionen. Resultatet avauktionen blev att priset för fast telefoni sjönk med 41 % och priset för mobil telefoni medhela 49 % jämfört med bästa initialanbud. Vid tolkningen av resultaten bör man hålla i minnetatt priserna i de initiala anbuden kan ha satts högre än de skulle ha gjorts i en upphandlingutan elektronisk auktion för att anbudsgivarna skulle ha utrymme att sänka buden underauktionen.Göteborgs Stads Upphandlingsbolag har år 2011 genomfört en förnyad upphandling avtelefonitjänster med elektronisk auktion. Även denna andra upphandling resulterade i enmärkbar kostnadssänkning med 35 %. Utifrån erfarenheterna från den första upphandlingensatte man tiden för auktionen till endast en timme. Sammanlagt har Göteborgs StadsUpphandlingsbolag genomfört tre upphandlingar med tillämpning av elektronisk auktion föregen del och har vid två tillfällen varit behjälplig med genomförande av elektroniskaauktioner i andra verksamheter i staden. Upphandlingar där elektronisk auktion användesavsåg oljor och smörjmedel, låne-PC och bussdäck för värde från cirka 5 miljoner kronor tillcirka 100 miljoner kronor.Upphandlingsbyrån vid Umeå Kommun har använt sig av elektronisk auktion redan år 2006vid upphandling av PC för 3 miljoner kronor, år 2007 vid upphandling av PC-kanoner förcirka 700 miljoner kronor och år 2010 vid en ny upphandling av PC för 6,5 miljoner kronor.Vid upphandlingen med tillämpning av elektronisk auktion år 2006 gav resultatetkostnadssänkning med 31%.19


Vägledning elektronisk auktionRegion Skåne genomförde med hjälp av elektronisk auktion år 2008 en upphandling avlaboratorieanalyser till Kemiska laboratoriet vid Centralsjukhuset i Kristianstad respektiveHässleholms sjukhus. Efter den inledande utvärderingen av kvalitetskraven genomfördesauktionen med pris som den enda parametern som leverantörerna kunde ändra vid sina bud.Auktionen genomfördes under en eftermiddag med auktionstiden satt till en timme medförlängning, så att anbudsgivarna alltid skulle ha femton minuter på sig för att räkna fram ettnytt bud. Anbuden innehöll ca 70 olika analyser, vart och ett med ett unikt pris och antal.Inför auktionen fick varje deltagande leverantör ut varsin beräkningsmall för att förenkla sinaberäkningar inför varje nytt bud. Värdet av det lägsta anbudet före auktionen låg på ca 32miljoner kronor och auktionen sänkte priset till ca 24 miljoner kronor.Växjö kommun är en annan upphandlande myndighet som prövat att använda sig avelektronisk auktion. I maj 2011 genomfördes en större PC-upphandling som gav som resultatatt priserna pressades med 44 % jämfört med vad kommunens tidigare avtal låg på.Västerås stad har år 2012 genomfört upphandling av telekommunikation som tjänst därelektronisk auktion användes. Syftet med elektronisk auktion var att få lägre priser.Förberedelserna inför användning av elektronisk auktion var av strategisk karaktär, d.v.s.definiera hur auktionen ska sättas upp. Som parametern innehöll auktionen enbart nya värdenför pris. Förlängningstider och minsta skillnad mellan liggande bud och nytt var och ocksådefinierade under förberedelserna.I både Norge och Danmark har offentliga elektroniska auktioner varit möjliga ända sedan EUdirektiventrädde i kraft. I Finland har möjligheten att använda elektroniska auktioner införtsden 1 oktober 2011.I Norge har DIFI (Direktoratet for forvaltning och IKT) inte erfarit något större intresse föranvändning av elektroniska auktioner och därför valt att ännu inte utarbeta några vägledningareller annat stöd.I Danmark innehåller den vägledning som Konkurrensestyrelsen utarbetade i samband med attdirektiven trädde i kraft, ett förhållandevis omfattande avsnitt om elektroniska auktioner. Enuppföljning som genomfördes år 2008 visade dock att e-auktioner i praktiken inte kommit tillanvändning. Bristande teknisk insikt och avsaknad av verktyg menar man är troligaförklaringar.England genomförde sin första större elektroniska auktion i maj 2006 och har gjortomfattande satsningar för att elektroniska auktioner ska utnyttjas. Government ProcurementService som är en del av Home Office (ungefär motsvarigheten till Statens Inköpscentral iSverige) använder regelmässigt elektronisk auktion för upphandling av IT-utrustning,mobiltelefoni, fordon och tryckeritjänster. För hösten 2011 planerar man upphandling av ITutrustning,posttjänster, fordon och kontorsmaterial genom elektronisk auktion. Genomanvändningen av elektronisk auktion redovisar man för år 2010 en besparing på £ 33.6mfördelat på 160 organisationer. Centrets webbplats innehåller bl.a. information omelektroniska auktioner och ett antal fallstudier. Även Irland har sedan länge använtelektroniska auktioner med goda erfarenheter.20


Vägledning elektronisk auktionI Skottland har gjorts avsevärda satsningar för att elektroniska auktioner ska komma tillanvändning. Man har här valt att låta det skotska upphandlingsstödet, Procurement Scotland,svara för såväl det tekniska som administrativa stödet till leverantörer och upphandlandemyndigheter. Mellan år 2004 och 2010 har 28 elektroniska auktioner genomförts, mer änhälften för IT-utrustning. Kostnadssänkningarna från initialt anbud till slutligt pris ligger härpå i genomsnitt något mer än 20 % men även sänkningar på över 40 % har förekommit.21


Vägledning elektronisk auktion5.2 Vägledningar och offentligt tryck m.m.Vägledningar och fallstudier m.m.:England, Government Procurement Services, eAuction programmehttp://gps.cabinetoffice.gov.uk/i-am-buyer/run-further-competition/using-eauctionSkottland, Procurement ScotlandAuctions and the EU Directive: A Buyers Guidehttp://scotland.gov.uk/Resource/Doc/1069/0097432.docAn Overview of Electronic Auctionshttp://scotland.gov.uk/Resource/Doc/1069/0097431.docIrland, eProcurement NetworkThe Quick Guide to Using Electronic Auctionshttp://www.eprocnet.gov.ie/policy-guidance-documentshttp://etenders.gov.ie/Media/Default/SiteContent/LegislationGuides/15.%20Quick%20Guide%20to%20eAuctions.pdfDanmark, KonkurrencestyrelsenVejledning til udbudsdirektivernehttp://www.kfst.dk/en/udbudsomraadet/regler-og-vejledningermm/vejledninger/konkurrencestyrelsens-vejledning-til-udbudsdirektiverne-2006/Avsnitt 11.2EU-KommissionenCOMMISSION STAFF WORKING DOCUMENTRequirements for conducting public procurement using electronic means under the newpublic procurement Directives 2004/18/EC and 2004/17/EChttp://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/eprocurement/sec2005-959_en.pdfAvsnitt 5Offentligt tryck:SOU 2006:28, Nya upphandlingsregler 2Proposition 2009/10:180, Nya rättsmedel på upphandlingsområdetKonkurrensverkets rapport 2009:10 Att utvärdera anbud, Utvärderingsmodeller i teori ochpraktik – Mats Bergman och Sofia Lundberg22


Vägledning elektronisk auktionBilaga 1 LagtextAnvändningen av elektroniska auktioner regleras i kapitel 5 a i såväl lagen om offentligupphandling (SFS 2007:1091) som lagen om upphandling inom områdena vatten, energi,transporter och posttjänster (SFS 2007:1092).Regleringen är i det närmaste identisk i de båda lagarna. Hänvisningarna till paragrafernanedan avser därmed båda lagarna om inte annat framgår. Enda undantaget gäller vid vilkaupphandlingsförfaranden elektroniska auktioner kan användas, vilket kan ledas tillbaka till attupphandlingar enligt LOU och LUF kan ske enligt delvis olika förfaranden.Definition 2 kap. 6 a §Med elektronisk auktion avses en upprepadprocess med hjälp av elektroniska medel föratt presentera nya lägre priser eller nyavärden för vissa delar av anbuden.Grundläggande upphandlingsrättsligaprinciper1 kap. 9 § LOU, 1 kap. 24 § LUFUpphandlande myndigheter skall behandlaleverantörer på ett likvärdigt och ickediskriminerandesätt samt genomföraupphandlingar på ett öppet sätt. Vidupphandlingar skall vidare principerna omömsesidigt erkännande och proportionalitetiakttas.23


Vägledning elektronisk auktionTillämpningsområde5 a kap. 1 § LOUEn upphandlande myndighet får, omförfrågningsunderlaget kan fastställas medtillräcklig grad av exakthet, som enavslutande del av ett upphandlingsförfarandegenomföra en elektronisk auktion vid1. öppet förfarande,2. selektivt förfarande,3. ett sådant förhandlat förfarande som fåranvändas i det fall som avses i 4 kap. 2 § 1,4. förnyad konkurrensutsättning inom ettramavtal enligt 5 kap. 7 §,5. förenklat förfarande, och6. urvalsförfarande.5 a kap. 1 § LUFEn upphandlande enhet får, om förfrågningsunderlagetkan fastställas med tillräcklig gradav exakthet, som en avslutande del av ettupphandlingsförfarande genomföra enelektronisk auktion vid1. öppet förfarande,2. selektivt förfarande,3. förhandlat förfarande med föregåendeannonsering4. förenklat förfarande, och5. urvalsförfarande.5 a kap. 2 § LOU och LUFDen elektroniska auktionen ska möjliggöraen rangordning på grund av automatiskautvärderingsmetoder och ska grundas på1. priser, när kontraktet ska tilldelas denleverantör som erbjudit det lägsta priset, eller2. priser eller nya värden på de delar avanbuden som angetts iförfrågningsunderlaget, när kontraktet skatilldelas den leverantör som har lämnat detekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.Annonsering5 a kap. 3 § LOU och LUFOm elektronisk auktion kommer attanvändas, ska den upphandlandemyndigheten ange det i annonsen omupphandling.24


Vägledning elektronisk auktionFörfrågningsunderlag5 a kap. 4 § LOU och LUFAv förfrågningsunderlaget ska bl.a. framgå1. de delar av anbuden, vars värden kankvantifieras och uttryckas i siffror ellerprocenttal, som kommer att vara föremål förden elektroniska auktionen,2. de eventuella gränserna för de värden somkan presenteras, baserade på en bedömningav specifikationerna för föremålet förupphandlingen,3. vilka uppgifter som kommer att görastillgängliga för anbudsgivarna under denelektroniska auktionen och när detta kommeratt ske,4. relevanta uppgifter om genomförandet avden elektroniska auktionen,5. på vilka villkor anbudsgivarna kan lämnaanbud, däribland de minsta skillnader mellananbuden som kan ha bestämts, och6. relevanta uppgifter om den elektroniskautrustning som används och om anslutningentill denna utrustning.Första utvärdering av anbud5 a kap. 5 § LOU och LUFInnan en upphandlande myndighet inleder enelektronisk auktion, ska myndighetengenomföra en första fullständig utvärderingav anbuden i enlighet medtilldelningskriterierna och den fastställdaviktningen för dessa.25


Vägledning elektronisk auktionInbjudan5 a kap. 6 § LOU och LUFAlla anbudsgivare som har lämnatgodtagbara anbud ska bjudas in medelektroniska medel att lämna nya priser ellervärden.En inbjudan ska innehålla alla relevantaupplysningar för individuell anslutning tillden elektroniska utrustning som används ochuppgift om vid vilken tidpunkt denelektroniska auktionen kommer att inledas,genomföras och avslutas.5 a kap. 7 § LOU och LUFVid tilldelning av kontrakt på grundval avdet ekonomiskt mest fördelaktiga anbudetska inbjudan åtföljas av resultatet av enfullständig bedömning av den berördaanbudsgivarens anbud som gjorts i enlighetmed viktningen av tilldelningskriterierna.5 a kap. 8 § LOU och LUFI inbjudan ska anges den matematiska formelsom används för att vid den elektroniskaauktionen automatiskt bestämmarangordningen med hänsyn till de nya priseroch nya värden som lämnas under auktionen.Den matematiska formeln ska innefatta deni annonsen eller i förfrågningsunderlagetangivna viktningen av alla de kriterier somfastställts för att bestämma vilket anbud somär det ekonomiskt mest fördelaktiga. Omkriterieviktningen angetts som intervall skadessa i förväg fastställas till ett bestämtvärde.Om alternativa anbud är tillåtna skaseparata formler ges för varje anbud.5 a kap. 9 § LOU och LUFDen elektroniska auktionen får inte inledastidigare än två arbetsdagar efter den dag dåinbjudan har skickats ut.26


Vägledning elektronisk auktion5 a kap. 12 § LOU och LUFEn elektronisk auktion ska avslutas av denupphandlande myndigheten1. vid den tidpunkt då auktionen enligtinbjudan att delta i auktionen ska avslutas,2. när det inte längre lämnas några nya prisereller nya värden som motsvarar angivna kravpå minsta skillnader, eller3. då det antal auktionsetapper som fastställtsi inbjudan att delta i auktionen hargenomförts.I det fall som avses i första stycket 2 skaden upphandlande myndigheten i inbjudanatt delta i auktionen ange hur långt efter detatt den har tagit emot det sista budet som denkommer att avsluta auktionen.I det fall som avses i första stycket 3 skatidsplanen för varje etapp i auktionen anges iinbjudan att delta i auktionen.Genomförande av auktionen5 a kap. 10 § LOU och LUFDen elektroniska auktionen får genomföras iflera på varandra följande etapper.5 a kap. 11 § LOU och LUFUnder varje etapp i en elektronisk auktionska den upphandlande myndighetenomedelbart meddela varje anbudsgivaretillräckliga upplysningar för att de ska hakännedom om sin plats i rangordningen.Den upphandlande myndigheten får ocksålämna andra upplysningar om priser ellervärden, under förutsättning att detta harangetts i förfrågningsunderlaget.Den upphandlande myndigheten får lämnaupplysningar om antalet deltagare i denelektroniska auktionen.27


Vägledning elektronisk auktionAvslutande av auktionen5 a kap. 12 § LOU och LUFEn elektronisk auktion ska avslutas av denupphandlande myndigheten1. vid den tidpunkt då auktionen enligtinbjudan att delta i auktionen ska avslutas,2. när det inte längre lämnas några nya prisereller nya värden som motsvarar angivna kravpå minsta skillnader, eller3. då det antal auktionsetapper som fastställtsi inbjudan att delta i auktionen hargenomförts.I det fall som avses i första stycket 2 skaden upphandlande myndigheten i inbjudanatt delta i auktionen ange hur långt efter detatt den har tagit emot det sista budet som denkommer att avsluta auktionen.I det fall som avses i första stycket 3 skatidsplanen för varje etapp i auktionen anges iinbjudan att delta i auktionen.5 a kap. 13 § LOU och LUFNär den elektroniska auktionen har avslutats,ska den upphandlande myndigheten tilldelakontraktet på grundval av resultatet av denelektroniska auktionen.28


Vägledning elektronisk auktionBilaga 2 Processmodell över elektronisk auktionNot 1 Inbjudan till anbudsgivare som lämnat godtagbara anbud. Fullständig leverantörskvalificering måste vara genomförd.Not 2 Bestämd form för kommunikation mellan upphandlande part och anbudsgivare (hos myndigheten eller extern helpdesk).Not 3 Observera att kontraktet ska tilldelas på grundval av resultatet av den elektroniska auktionen.29


Vägledning elektronisk auktionBilaga 3 ExempelAtt genomföra en elektronisk auktion som enbart baseras på pris är relativt enkelt. Det blirmer komplicerat om fler parametrar i form av värden tillförs. Nedan följer ett exempelavseende upphandling av kopieringsmaskiner. Det är enbart ett illustrativt exempel som integör anspråk på att vara helt realistiskt till alla delar. Exemplet har applicerats på två olikaalternativa utvärderingsmodeller (kvalitetsvärderingsmodellen och poängvägningsmodellen)som bland annat beskrivs i en rapport från Konkurrensverket (Rapport: Att utvärdera anbud,Utvärderingsmodeller i teori och praktik – Mats Bergman och Sofia Lundberg ). Områdetutvärderingsmodeller i samband med upphandling är mycket omfattande och behandlas intevidare denna vägledning.I detta exempel är grund för tilldelning av kontrakt det ekonomiskt mest fördelaktiga medföljande utvärderingskriterier:PrisLeveranstid (antal dagar)Inställelsetid vid reparationer (antal timmar)Fem anbudsgivare (A, B, C, D, E) lämnar anbud. Efter en kvalificering, prövning och förstainitial utvärdering av anbuden utifrån definierade tilldelningskriterier har samtligaanbudsgivare ansetts uppfylla alla kvalificeringskrav och obligatoriska krav och bjuds in tillauktionen. Deras initiala anbud har följande värden:PrisAnbudsgivareLeveranstidInställelsetidförreparationA 44 000 20 6B 40 000 10 4C 42 000 12 3D 45 000 18 5E 43 000 15 3Kriteriet för leveranstid låses och kommer inte att ingå i auktionen. De delar som kan bliföremål för nya bud är alltså pris och inställelsetid vid reparationer. Auktionen skagenomföras i tre etapper.30


Vägledning elektronisk auktionEnligt kvalitetsvärderingsmodellenI denna modell värderas kriterierna i monetära belopp. Värderingen görs utifrån följandedefinierade förutsättningar:Leveranstid över 10 dagar ger ett prispåslag på 200 kr per dag som överstiger 10dagar, dvs. från och med dag 11.Inställelsetid över 2 timmar ger 2 500 kr i prispåslag per timme som överstiger 2timmar.Rangordning före auktionenInst.tidvidrep.TotaltjusteratprisAnbud Pris LevtidPrispåslaglev.tidPrispåslaginst.tidRangordningPrisjustering 200 2 500A 44 000 20 2 000 6 10 000 56 000 5B 40 000 10 0 4 5 000 45 000 2C 42 000 12 400 3 2 500 44 900 1D 45 000 18 1 600 5 7 500 54 100 4E 43 000 15 1 000 3 2 500 46 500 3Anbudsgivare C har lägst justerat pris och ligger högst i den initiala rangordningen.Etapp 1Inst.tidvidrep.TotaltjusteratprisAnbud Pris LevtidPrispåslaglev.tidPrispåslaginst.tidRangordningPrisjustering 200 2 500A 44 000 20 2 000 6 10 000 56 000 5B 39 000 10 0 4 5 000 44 000 1C 42 000 12 400 3 2 500 44 900 2D 45 000 18 1 600 5 7 500 54 100 4E 43 000 15 1 000 3 2 500 46 500 3Under första etappen av auktionen sänker B sitt pris till 39 000 och hamnar högst irangordningen.31


Vägledning elektronisk auktionEtapp 2Inst.tidvidrep.TotaltjusteratprisAnbud Pris LevtidPrispåslaglev.tidPrispåslaginst.tidRangordningPrisjustering 200 2 500A 44 000 20 2 000 6 10 000 56 000 5B 39 000 10 0 4 5 000 44 000 3C 41 000 12 400 3 2 500 43 900 2D 45 000 18 1 600 5 7 500 54 100 4E 39 000 15 1 000 3 2 500 42 500 1Under andra etappen sänker C sänker sitt pris till 41 000. E sänker sitt pris till 39 000 ochligger högst i rangordningen.Etapp 3Inst.tidvidrep.TotaltjusteratprisAnbud Pris LevtidPrispåslaglev.tidPrispåslaginst.tidRangordningPrisjustering 200 2 500A 44 000 20 2 000 6 10 000 56 000 5B 39 000 10 0 3 2 500 41 500 1C 40 000 12 400 3 2 500 42 900 3D 45 000 18 1 600 5 7 500 54 100 4E 39 000 15 1 000 3 2 500 42 500 2Under tredje och sista etappen sänker C sitt pris till 40 000. B sänker sin inställelsetid till 3timmar och går om E och vinner kontraktet.32


Vägledning elektronisk auktionEnligt poängvägningsmodellenI denna modell räknas anbudsgivarnas priser och värden om till absoluta poäng inom linjäraskalor på mellan 0 – 100 poäng enligt följande:PrisPoängprisPoänglev.tidLeveranstidInställelsetidPoänginst.tid70 000 0 50 0 11 065 000 10 45 10 10 1060 000 20 40 20 9 2055 000 30 35 30 8 3050 000 40 30 40 7 4045 000 50 25 50 6 5044 000 52 20 60 5 6043 000 54 19 62 4 7042 000 56 18 64 3 8041 000 58 17 66 2 9040 000 60 16 68 1 10039 000 62 15 7038 000 64 14 7237 000 66 13 7436 000 68 12 7635 000 70 11 7830 000 80 10 8025 000 90 5 9020 000 100 < 5 100Kriterierna har följande vikter:Pris 50 %Leveranstid 20 %Inställelsetid vid reparationer 30 %33


Vägledning elektronisk auktionRangordning före auktionenPrisInst.tidvidrep.TotalpoängVikt 50% 20% 30%A 52 60 50 53 5B 60 80 70 67 2C 56 76 80 67,2 1D 50 64 60 55,8 4E 54 70 80 65 3Anbudsgivare B har högst poäng i den initiala rangordningen.Etapp 1PrisInst.tidvidrep.TotalpoängVikt 50% 20% 30%A 52 60 50 53 5B 62 80 70 68 1C 56 76 80 67,2 2D 50 64 60 55,8 4E 54 70 80 65 3Under första etappen av auktionen sänker B sitt pris till 39 000 och hamnar högst irangordningen.Etapp 2PrisInst.tidvidrep.TotalpoängAnbudsgivareLevtidRangordningAnbudsgivareLevtidRangordningAnbudsgivareLevtidRangordningVikt 50% 20% 30%A 52 60 50 53 5B 62 80 70 68 3C 58 76 80 68,2 2D 50 64 60 55,8 4E 62 70 80 69 134


Vägledning elektronisk auktionUnder andra etappen sänker C sänker sitt pris till 41 000. E sänker sitt pris till 39 000 ochligger högst i rangordningen.Etapp 3PrisInst.tidvidrep.TotalpoängAnbudsgivareLevtidRangordningVikt 50% 20% 30%A 52 60 50 53 5B 62 80 80 71 1C 60 76 80 69,2 2D 50 64 60 55,8 4E 62 70 80 69 3Under tredje och sista etappen sänker C sitt pris till 40 000. B sänker sin inställelsetid till 3timmar och går om E och vinner kontraktet.35

More magazines by this user
Similar magazines