2010-12-01-forsvarsmakten

Datum Diarienr
2010-11-26 1454-2010
Försvarsmakten Högkvarteret
Juridiska staben
Personuppgiftsombudet N.N
107 85 STOCKHOLM
Samråd om behandling av personuppgifter i verksam-
hetsledningssystemet PRIO.
Med anledning av er begäran om samråd angående fråga om behandlingen av
personuppgifter i systemet PRIO är tillåten enligt personuppgiftslagen, får
Datainspektionen lämna följande vägledning.
Sammanfattande bedömning
Sammantaget anser Datainspektionen att behandlingen av personuppgifter i
systemet PRIO inte är tillåten med stöd av en intresseavvägning enligt 10 §
punkten f, personuppgiftslagen.
Datainspektionen bedömer att Försvarsmakten har ett berättigat behov att
systematiskt sammanställa uppgifter angående personalens utbildning,
kompetens, prestationer och personliga egenskaper. För att Försvarsmakten
ska kunna behandla personuppgifter på beskrivet sätt i systemet (PRIO)
krävs att Försvarsmaktens behov väger tyngre än de registrerades intresse av
skydd mot kränkning av den personliga integriteten. Datainspektionen upp-
fattar att det här systemet innebär en mycket ingående kartläggning av de
anställda. Stora delar av innehållet i databasen utgör information av integri-
tetskänslig natur för de anställda. Det kan inte heller uteslutas att det blir
fråga om behandling av känsliga personuppgifter enligt personuppgiftslagen.
Informationen är dessutom inte skyddad av några sekretessbestämmelser,
utan kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen.
Behandling av personuppgifter i systemet
Av beskrivningen av de i ärendet ingivna handlingarna har vi i huvudsak upp-
fattat behandlingen av personuppgifter i systemet enligt följande.
Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se
Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: 08-657 61 00
Webbplats: www.datainspektionen.se Telefax: 08-652 86 52

Bakgrunden till den tänkta personuppgiftsbehandlingen är att Försvarsmak-
ten enligt ett riksdagsbeslut ska personalförsörjas med nya personalkategorier
istället för värnpliktiga. Ni anser att det är viktigt att kompetensutveckla nu-
varande och tillkommande personal mot kunskaps- och kompetensområden
som den förändrade Försvarsmakten och era nya uppgifter ställer krav på. Ni
måste också underlätta karriärväxling ut från Försvarsmakten. För att kunna
göra detta behövs ett verksamhetsledningsstöd (system PRIO). Ni har fram-
hållit att det är av stor betydelse för Försvarsmakten som arbetsgivare att
kunna behandla uppgifter om de anställdas kompetenser, intressen, reserva-
tioner och inte minst prestationer. Allt i syfte att utveckla medarbetarna i sina
yrkesroller, och för att kunna bemanna organisationen med rätt individer på
rätta befattningar i rätt tid med rätta kompetenser till rätt kostnader. För-
svarsmakten förfogar över ett unikt våldsmandat och det är därför av yttersta
vikt att personalen har för uppgiften adekvata egenskaper i form av utbildning
och kompetens, värdegrund och personliga egenskaper.
Försvarsmakten bedömer, med hänsyn till ovanstående beskrivning, att be-
tydelsen av att kunna behandla dessa personuppgifter i det interna verksam-
hetsledningssystemet överstiger den eventuella kränkning av den personliga
integriteten som möjligtvis vissa medarbetare kan uppleva av detta. Ni åbero-
par 10 § punkten f, personuppgiftslagen som grund för behandlingen av per-
sonuppgifter i systemet PRIO.
Försvarsmakten inför för närvarande ett stort verksamhetsledningssystem
kallat PRIO. Systemet ersätter ett flertal äldre system och innehåller fyra
moduler, ett system för ledning och styrning av verksamheten, en ekonomi-
modul, en logistikmodul och en HR-modul.
HR-modulen består av en del traditionell personaladministrativ verksamhet
och en del som kallas gemensam personal- och kompetenshantering. I denna
senare del ingår beskrivningar av medarbetarnas utbildning, arbetsområde,
kunskaper och erfarenheter inom olika områden som är av intresse för För-
svarsmakten (kvalifikationsprofil). Medarbetarna ska själva skatta sina kvalifi-
kationer på en skala A-D. Vidare behandlas uppgifter om medarbetarnas
intressen, reservationer, potential och individuell utveckling (personprofil). I
personal- och kompetensdelen ingår också det utvecklande bedömnings-
systemet, UBS, där medarbetaren skattar sig själv avseende beteenden och
personliga egenskaper (UBS-profil).
UBS är en personalbedömningsmodell som är utformad för att användas på all
tjänstgörande personal inom Försvarsmakten. UBS består av nio olika om-
råden med totalt 35 olika beteenden som ska självskattas/bedömas på en nio-
gradig skala. De nio områdena som bedöms är; föredöme, inspiration och
Sida 2 av 7

motivation, personlig omtanke, social kompetens, fackkompetens,
resultatleverans, framsyn, planera och strukturera arbetet och icke önskvärda
beteenden.
Det huvudsakliga syftet är att UBS ska utgöra underlag för personlig utveck-
ling. Det kan även användas för att utgöra en del av helhetsbedömningen för
befordran, karriärutveckling och lönesättning. UBS innefattar en s.k. 180-
graders bedömning där alla arbetstagare i Försvarsmakten bedöms av såväl
underlydande som överordnade.
UBS är tänkt att ersätta vitsordssystemet inom Försvarsmakten. Grunden för
detta system lades i ”Befordringsförfarandet inom krigsmakten” (SOU 1974).
Vitsordssystemet bedömde åtta faktorer; kunnighet, arbetskapacitet, intellek-
tuell rörlighet, omdömesförmåga, psykisk stabilitet, samarbets- och kontakt-
förmåga, fysisk kondition och ledarskap. De sammanfattas i ”Tjänstduglighet
i befattningen”.
Försvarsmakten har beslutat att samtliga medarbetare, såväl civila som mili-
tära, årligen ska genomföra obligatoriska utvecklingssamtal med sin närmaste
chef. Till viss del kommer förberedelserna inför samtalen att genomföras i
system PRIO med hjälp av självbetjäningsportalen ESS (Employee Self Ser-
vice). Som avslutande del i utvecklingssamtalet använder chefen formuläret i
MSS (Management Self Service) summering av utvecklingssamtal. I detta
registrerar chefen vad som framkommit under utvecklingssamtalet och de
överenskommelser som träffats med medarbetaren. I vägledningen för fritext-
fältet anges bland annat att man ska observera att inte notera sådan informa-
tion som kan vara integritetskränkande. Efter utvecklingssamtalet har med-
arbetaren möjlighet att inom sju dagar lämna kommentarer eller reservatio-
ner på sammanfattningen och UBS-bedömningen varefter utvecklingssamta-
let avslutas. Bedömningen av underställda ersätter det gamla vitsordet och
tjänstgöringsomdömet och är den viktigaste bedömningen i UBS. Det ska
utgöra underlag för personlig utveckling och kan även användas för beford-
ran, karriärutveckling och lönesättning.
Försvarsmakten arbetar med roller och behörigheter och har en plan för hur
dessa ska fördelas. De personer som har tillgång till uppgifterna i PRIO är
chefen, i vissa fall chefens chef, HR-centrum, lokala HR-funktioner, interna
nomineringsnämnder och eventuella arbetstagarorganisationer. Ett logghan-
teringssystem, TCIM, är i första hand införskaffat för PRIO behov. Loggarna
ger svar på vem, när, vad och var något gjordes samt vilken åtgärd som gjor-
des, varifrån händelsen startade och var den slutade. ”Slagningar och tittande”
loggas inte. I stället förutsätter man att den som fått behörighet att ta sig in i
de olika delarna i systemet även har behörighet att ta del av uppgifterna. PRIO
Sida 3 av 7

har ca 13 000 användare. Någon gallringsutredning har inte genomförts och
kommer enligt uppgift inte att genomföras inom överskådlig tid.
Av begäran om samråd framgår att systemet för närvarande bedöms som
”övrig sekretess” d.v.s. det är inte placerat i s.k. informationssäkerhetsklass.
Enligt uppgift kommer systemet på sikt att klassas om och placeras i en infor-
mationssäkerhetsklass vilket höjer de interna säkerhetskraven på systemet.
Utåt är systemet helt öppet med anledning av offentlighetsprincipen och det
är inte särskilt många uppgifter eller sammanställningar i systemet som kom-
mer att omfattas av sekretess i offentlighets- och sekretesslagens (2009:400)
mening. Följaktligen kan i princip alla uppgifter, bedömningar och samman-
ställningar om den enskilde komma att lämnas ut till den som begär att få ta
del av informationen. Försvarsmakten överväger att söka lagstöd för sekretess
av uppgifterna i systemet.
Datainspektionens bedömning
Bestämmelser att ta hänsyn till
Att registrera uppgifter om anställda i ett datasystem på sätt som beskrivs
innebär en behandling av personuppgifter. Arbetsgivaren måste därför följa
personuppgiftslagens regler. En första förutsättning är att de grundläggande
kraven i 9 § personuppgiftslagen, som ställs på all personuppgiftsbehandling,
är uppfyllda. Det innebär bland annat att ändamålen med behandlingen
måste vara tydligt beskrivna i förväg och sakligt grundade i verksamheten och
att de personuppgifter som behandlas ska ha betydelse för arbetsförhållandet.
Vidare ska uppgifterna vara adekvata och relevanta i förhållande till ända-
målen med behandlingen och det är inte tillåtet att behandla fler uppgifter än
nödvändigt med hänsyn till de angivna ändamålen. Behandlingen ska vara
förenlig med god sed. På arbetsmarknaden innebär det bland annat att
personuppgiftsbehandlingen inte får vara onödigt närgången eller omfat-
tande. Det har också betydelse vad det är för verksamhet som bedrivs, om det
finns eventuella överenskommelser i kollektivavtal och vad det finns för
branschpraxis.
I 10 § personuppgiftslagen finns en uttömmande uppräkning av i vilka fall
behandling av personuppgifter är tillåten. Enligt huvudregeln får personupp-
gifter enbart behandlas om den registrerade har lämnat sitt samtycke till be-
handlingen. Personuppgiftsbehandlingen i systemet PRIO kommer att vara
obligatorisk varför denna punkt inte är aktuell här.
Det finns en rad undantag från huvudregeln om samtycke. Enligt 10 § punk-
ten a, personuppgiftslagen får till exempel personuppgifter behandlas om det
är nödvändigt för att anställningsavtalet eller något annat avtal mellan arbets-
Sida 4 av 7

givaren och arbetstagaren ska kunna uppfyllas. Med stöd av denna bestäm-
melse kan uppgifter om kompetens, omdömen eller andra värderande upplys-
ningar t.ex. från utvecklingssamtal med den anställde, registreras om det
behövs för anställningsförhållandet. Det är av betydelse hur anställnings-
avtalet är utformat i det enskilda fallet. Enligt Datainspektionens bedömning
torde det sällan kunna anses vara nödvändigt för anställningsavtalet att
arbetsgivaren behandlar värderande omdömen om de anställda. Om det i en
lag eller annan författning finns särskilda kompetenskrav för en viss anställ-
ning kan det också vara nödvändigt för en arbetsgivare att behandla uppgifter
om anställda, i en kompetensdatabas. Behandlingen är då tillåten med stöd av
10 § punkten b, personuppgiftslagen.
Behandling av personuppgifter i en kompetensdatabas kan vara tillåten med
stöd av en intresseavvägning enligt 10 § punkten f, personuppgiftslagen. En
intresseavvägning kan ofta ge stöd för att i enlighet med god sed på arbets-
marknaden registrera faktauppgifter om anställda i kompetensdatabaser.
Exempel på sådana faktauppgifter är uppgifter om genomförda utbildningar,
arbetslivserfarenhet, uppdrag, poäng från sakkunskapstester och liknande.
Däremot kan en intresseavvägning normalt inte ge stöd för registrering av
omdömen eller andra värderande uppgifter från exempelvis utvecklingssam-
tal, eller uppgifter om resultat från personlighetstester, personlighetsprofiler
och liknande. Detta gäller dock inte helt undantagslöst. I vissa fall kan arbets-
givaren ha ett berättigat behov av att registrera även denna typ av uppgifter,
som får anses väga tyngre än arbetstagarnas intressen av skydd för den
personliga integriteten. En samlad bedömning måste göras där hänsyn tas till
samtliga relevanta omständigheter. I grunden handlar det om att avgöra om
behandlingen är proportionerlig i förhållande till ändamålen med behand-
lingen och det integritetsintrång som behandlingen innebär.
Kan behandlingen anses tillåten med stöd av en intresseavvägning?
I det nu aktuella fallet är det fråga om att göra en intresseavvägning enligt 10 §
punkten f, personuppgiftslagen mellan Försvarsmaktens behov av att be-
handla personuppgifterna på angivet sätt och de anställdas intresse av integri-
tetsskydd. I samband härmed får man göra en helhetsbedömning av samtliga
omständigheter i det enskilda fallet.
Har Försvarsmakten ett berättigat behov av att sammanställa personuppgifter
i systemet PRIO?
Försvarsmakten har framhållit att de förfogar över ett unikt våldsmandat och
att det därför är av yttersta vikt att personalen har för uppgiften adekvata
egenskaper i form av utbildning och kompetens, värdegrund och personliga
egenskaper. Datainspektionen bedömer att Försvarsmakten har ett berättigat
behov av att systematiskt sammanställa uppgifter angående personalens ut-
Sida 5 av 7

ildning, kompetens, prestationer och personliga egenskaper. Det är fråga om
en speciell verksamhet som ställer särskilda krav på de anställda. Detta behov
får anses vara betydligt starkare beträffande militär personal än för civil perso-
nal.
Kan Försvarsmaktens berättigade behov anses väga tyngre än de anställdas
intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten?
För att Försvarsmakten ska kunna behandla personuppgifter på beskrivet sätt
i systemet (PRIO) krävs att Försvarsmaktens behov väger tyngre än de
registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten.
Följande omständigheter får bland annat vägas in i bedömningen.
� Försvarsmakten använder sedan gammalt ett vitsordsystem med ingå-
ende bedömningar av de militära medarbetarna inom försvaret för att
bedöma tjänsteduglighet. Att avge värderande omdömen om dessa
medarbetare skulle möjligen kunna anses vara praxis i ”branschen”.
� Det nya bedömningssystemet är utvecklat i samarbete med forskare.
Det är alltid närmaste chef som gör bedömningen, både över- som
underordnad bedöms och de anställda har möjlighet att komma med
kommentarer om de inte delar chefens uppfattning efter utvecklings-
samtalet i personalens bedömningsmodell UBS. Det finns också ruti-
ner och begränsningar till skydd för kränkande skrivningar i fritext-
fältet.
� Åtkomsten till uppgifterna är begränsad internt genom roller och till-
delade behörigheter. Enligt Datainspektionens allmänna råd om
säkerhet för personuppgifter bör en behandlingshistorik (logg) nor-
malt vara så detaljerad att den kan användas för att utreda felaktig
eller obehörig användning av personuppgifter. I systemet PRIO loggas
inte läsning (slagningar) varför det inte går att utläsa vem som har
tagit del av vilken information. Vid behandling av integritetskänsliga
personuppgifter såsom i detta personalsystem bör sådan loggning och
kontroll ske.
� Personuppgifter får enligt personuppgiftslagen inte behandlas längre
än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behand-
lingen. När det som här gäller uppgifter om anställda i personalsystem
innebär detta att uppgifterna ska tas bort när anställningen avslutas.
Vissa uppgifter kan av administrativa skäl behöva bevaras längre t.ex.
uppgifter om själva anställningen, utbetald lön och slutbetyg. Det sak-
nas en åtgärdsplan för gallring av uppgifter i systemet PRIO.
Sida 6 av 7

� De anställda får tydlig information om behandlingen av personuppgif-
ter i systemet både muntligen och skriftligen.
� De personuppgifter som kommer att behandlas i systemet är för när-
varande inte placerade i någon särskild informationssäkerhetsklass in-
ternt. Utåt är systemet helt öppet med anledning av offentlighets-
principen och enligt uppgift är det inte särskilt många uppgifter eller
sammanställningar i systemet som kommer att omfattas av sekretess i
offentlighets- och sekretesslagens (2009:400) mening.
Datainspektionen uppfattar att det här systemet innebär en mycket ingående
kartläggning av de anställda. Stora delar av innehållet i databasen utgör infor-
mation av integritetskänslig natur för de anställda. Det kan inte heller ute-
slutas att det blir fråga om behandling av känsliga personuppgifter enligt
personuppgiftslagen. Informationen är dessutom inte skyddad av några sek-
retessbestämmelser, utan kan komma att lämnas ut enligt offentlighets-
principen.
Sammantaget anser Datainspektionen att behandlingen av personuppgifter i
systemet PRIO inte är tillåten med stöd av en intresseavvägning enligt 10 §
punkten f, personuppgiftslagen.
För det fall Försvarsmakten ser behov av att, vid utförandet av sitt speciella
uppdrag, behandla personuppgifter om sina anställda på tänkt sätt anser
Datainspektionen att det kan vara lämpligt med särskild lagstiftning på om-
rådet för att tillgodose detta behov och samtidigt skydda de anställdas integri-
tet.
Detta samråd har beslutats av generaldirektören Göran Gräslund i närvaro av
chefsjuristen Hans-Olof Lindblom, teamledaren Britt Marie Wester och data-
rådet Agneta Runmarker, föredragande.
Göran Gräslund
Agneta Runmarker
Sida 7 av 7