Zaman Yönetimi

bsal.k12.tr

Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimi

Mehmet Nuri ÇANKAYA

www.nuricankaya.com


Zaman Yönetimi Matriksi

• Krizler

• Son Günü Gelen İşler

• Müşteri Sorunları

önemli

acil acil değil

• Rutin İşler

• Kesintiler

• Çalan telefonlar

• E-Posta

• Randevusuz ziyaretçiler

önemsiz

• Planlama

• Hazırlanma

• Stratejik İşler

• Gereksiz İşler

• Gereksiz telefonlar

Zaman hırsızları

• Fazla TV

Kaynak : Franklin Covey


Zaman Kavramı

Zaman hareketin bir fonksiyonudur.

Zamana hakim olma – Hükmetme.

Amaçlar ve hedefler olmalıdır.

Zaman insanı mutlu – mutsuz kılan

araçtır.

Zamanı iyi kullanırsak sürekli

yeterli zaman bulabiliriz


Zaman Kavramı

Zaman kavramının ;

Nasıl idrak edildiği,

Nasıl kullanıldığı,

Bir toplumdaki fertlerin ve toplumun

Ġlim ve teknolojideki yerini

Hayat Mutluluğunu

Refah Seviyesini

belirleyen en önemli, etkin bir faktördür.


Zaman Nedir ?

Elle tutulamayan gözle

görülemeyen ama yaĢamımızın

merkezinde olan birĢeydir. Zaman,

zamanı kullanarak ne yaptığınızdır.

Zaman Yönetimi : Az zamanda çok

iĢ yapabilmenizi sağlayarak, sadece

iĢ yaĢamınızı değil tüm yaĢamınızı

olumlu etkileyen tekniktir.


Ġçimizdeki DüĢmanlar

Öncelik eksikliği

Yetki vermeme

Sürüncemede bırakma

Plansızlık

“DüĢmanla tanıĢtık, meğer düĢman

bizmiĢiz.”


Zaman Kavramı

Zaman Kavramının Özellikleri

1. Evrensel bir kaynaktır

2. Yeri doldurulamaz

3. GeniĢletilemez

4. Stoklanamaz


Yazılım Liderinin Rolü

Proje ekibinin SWOT analizini

yapabilmelidir.

Böylece güçlü yönlerden max.

faydalanırken, zayıf yönleri

düzeltmeye çalıĢır.


SWOT ANALĠZĠ

SWOT ANALİZİ

Strengths Kuvvetli Yönler

Weaknesses Zayıf Yönler

Opportunities Fırsatlar

Threats Tehditler

ĠÇ BÜNYE

ANALĠZĠ

ÇEVRE

ANALĠZĠ


Verimlilik Nedir?

Verimlilik = Çıktılar / Girdiler

Küçük

Orta

Büyüklükteki

İşletmeler

Büyük

İşletmeler


Neden Önemli?

Milli Prodüktivite Merkezi

İşçi başına üretim:

Türkiye – $20bin hasıla/yıl

Almanya – $52bin hasıla/yıl

Mart 2002


Zaman Tuzakları

Kötü Toplantılar

Delegasyon

Eksikliği

Hayır Diyememe

Randevusuz

Ziyaretçiler

Fazla Bürokrasi

E-Posta

Kararsızlık

Telefonlar

Öncelik

Belirleyememe

Zayıf ĠletiĢim

Fazla Sorumluluk

Alma

Fazla Okuma


Nereden BaĢlamalı?

Erken kalkma alıĢkanlığı edinin

AlıĢkanlıklarınızı belirleyin

AlıĢkanlık DeğiĢtirme Planı Uygulayın

Bekleme Zamanını En Aza Ġndirin


Erken kalkma alıĢkanlığı

edinin

AlıĢkanlıklar baĢarının anahtarıdır,

baĢarılı insanlar iyi alıĢkanlıklar

edinmekle kalmayıp baĢkalarının

edinmedikleri ya da edinmeyi akıl

bile edemedikleri alıĢkanlıklara

sahiptirler.


AlıĢkanlıklarınızı

belirleyin

AlıĢkanlıklar sizin zamanınızı

.çalabilirler. Tüm alıĢkanlıklar

değiĢebilir.

NASIL?


AlıĢkanlık DeğiĢtirme

Planı

DeğiĢtirmek istediğiniz alıĢkanlığı

belirleyin

Benimsemeyi planladığınız yeni

alıĢkanlığı tanımlayın

Kendinize küçük ödüller verin

Eski alıĢkanlığa ait tüm öğeleri

ortadan kaldırın, kaldıramıyorsanız

yanına notlar koyun.

Yeni alıĢkanlığınızı devam ettirmek

için etrafınızdaki kiĢilerden yardım

isteyin.


Bekleme Zamanını En Aza

Ġndirme Yolları

Randevunuzu bir gün önceden teyit

ettirin. Bu insanlara toplantıya vaktinde

geleceğinizi gösterir ve onları da dakik

olmaya yönlendirir.

Toplantı yerine 5 dakikadan erken

gitmeyin. Bu kaybedecek çok vaktiniz

olduğunu gösterir.

Toplantı saatini toleranslı verin

Beklerken mutlaka birĢeylerle meĢgul

olun

Eğer insanlar sizi 15 dakikadan fazla

bekletirlerse sizin üzerinizde hakimiyet

kurmayı istedikleri düĢünülebilir. Böyle

bir durumda beklediğinizi ama ayrılmak

zorunda olduğunuzu bildirin. Bu karĢı

tarafa gecikmenin sebebini mantıklı bir

Ģekilde açıklama Ģansı da verir.


Günlük ĠliĢkiler ve Zaman

Kayıpları

Sizi zamansız arayanlar: Uygun

zamanınızı söyleyin ve o saatlerde

kiĢilerin aramasını sağlayın. Yada

telefonlara siz bakmayın, baĢkası

baksın.

Telefonda lafı uzatacağına emin

olduğunuz biri var. NE

YAPACAKSINIZ?


Telefonda kısa görüĢme

teknikleri

Telefon edeceğiniz kiĢiye önceden eposta

atıp, konunun ana hatlarını

belirleyin

Telefonda planlanan konunun dıĢına

çıkmamaya özen gösterin

GörüĢmenin baĢında “çok değil sadece 5

dakika kadar sürecek” derseniz,

konuĢma için ayırdığınız süreyi de karĢı

tarafa bildirmiĢ olursunuz.

Nezaket kısmını çabuk geçin

KarĢı tarafın meĢgul olduğunu ima

ederek, çok uzadığını düĢündüğünüz

konuĢmayı sonlandırabilirsiniz.


Günlük ĠliĢkiler ve Zaman

Kayıpları

Beklenmeyen misafirlerden

kaçınmanın yolları

Öncelikle konuğunuz odaya

girdiğinde ayağa kalkın ve öyle

kalın. Konuğunuz gitmeden

yerinize oturmayın.

BirĢeyler ikram etmekten

kaçının.


Zaman kaybettiren

öğelerden kaçınma yolları

Sizi iĢinizden alıkoyan kiĢileri

belirleyin

Sorumluluğu baĢkasının

alabileceği proejelere hayır demeyi

öğrenin

Her zaman müsait olmayın.

Kimin sizin zamanınızı hakettiğini

iyi değerlendirin


Zaman Ustası

Kendine

ÇalıĢma Hayatına

Evine

Kültür ve ihtiyaçlarına ayırdığı

zamanlarda

Dengeyi Kuran


Zamanımızın Planlaması

Zamanın %20si ,ĠĢlerin %80 i

Acil iĢler despottur

Yangın Söndürmek

Etkili olmak

MeĢgul olmak için değil Etkili olmak

için maaĢ alıyorsunuz.


Pareto Analizi

80 / 20 Kuralı :

Pek çok ama

önemsiz Durumlar

veya sorunlar

Pek az ama önemli

Durumlar veya

sorunlar

Harcanan

zamanın

% 80’i

Harcanan

zamanın

% 20’si

Pareto zaman ilkesi

Sonuçların

% 20 si

Sonuçların

% 80’i


Ġyi Bir Yönetici

Yalnız BaĢına ÇalıĢmaya

GeliĢim projelerini tartıĢmaya

Zamanını nasıl harcadığını

düĢünmeye zamanı yoksa

GÜÇ DURUMDADIR


Değerlendirme ve Ayıklama

1. Bu iĢi yapmasaydım ne olurdu ?

2. Bu iĢi ben yapmasam ne olurdu?

3. Bu iĢi ne kadar zamanda

yapmalıyım?

4. Bu iĢ için baĢkalarının bu kadar

zamanını almam gerekir miydi ?

5. BaĢkalarının benim bu kadar

zamanımı alması gerekir miydi?


Günlük Plan

A-Grubu iĢler : Çok Önemli iĢler

B – Grubu iĢler : Önemli ama Acil

olmayan iĢler. Yapılmazsa kıyamet

kopmaz

C- Grubu iĢler : Ayrıntılar , zaman

kalırsa yapılacak iĢler


Zaman Çoğaltmak

A grubu iĢler bitmeden B grubuna

geçmeyin

Amaca götürmeyen istekleri kibarca

reddedin

Zor iĢleri sabahın erken saatlerinde yapın

Toplantılarda vakit kaybetmeyin

Masanızda iĢ programı için olan iĢler

olacaktır.


DEĞĠġĠK YÖNETĠM DÜZEYLERĠNDE YÖNETME VE UYGULAMA

FAALĠYETLERĠNĠN ORANI

Yönetim

Kurulu

Genel

Müdür

İlk amir

YÖNETMEK

( yetki devri )

% 90 % 10

% 10

% 90

% 30 % 70

UYGULAMAK

Bizzat yapmak


HAYDİ HEMEN ŞİMDİ

ZAMANI ; HAYATIMIZA MAL ETMEYE ve

EN ETKĠN KULLANMAYA,

HAYATTA ; KENDĠMĠZ ve ÇEVREMĠZLE

MUTLULULUĞU, BAġARIYI

YAKALAMAYA.

More magazines by this user
Similar magazines