Proje-Izleme-Neden-Gerekli

GÖSTEGELER• Proje’nin amacına ulaşmak için takipedilen yoldaki ilerlemenin (uygulamanın)doğru yönde olduğunu gösterenkilometre taşları.www.rec.org.tr

İzleme ve Değerlendirme GöstergeleriDeğerlendirme Göstergeleriİzleme GöstergeleriKaynak/Girdi GöstergeleriMali/İK/teknikÇıktı GöstergeleriGirdilerle sağlananfiziksel veya parasal çıktılarİlgililik GöstergeleriKarşılanan ihtiyaçlarla proje amaçlarınınilgisiVerimlilik GöstergeleriKullanılan kaynaklarla eldeEdilenlerin ilişkisiEtkililik GöstergeleriBeklenen/planlanan ile elde edilenlerinilişkisiSonuç GöstergeleriProje amacı kapsamındayaralanıcılar düzeyindeelde edilen sonuçlarEtki GöstergeleriYaratılan etkilerin genel amaca katkısıSürdürülebilirlik GöstergeleriYaralanıcılar için elde edilen sonuçlarınuygulama sonrası sürdürülmesiwww.rec.org.tr

İZLEME FAALİYETLERİ PLANI• İzleme Faaliyetlerinin Hedefleri• İzleme Göstergeleri• İzleme Araçları• Zamanlama (Gant Şemaları, vb)• İzleme Ekibiwww.rec.org.tr

İZLEME ARAÇLARIRAPORLAR• İzleme Raporları: Projenin ilerlemesine ilişkinfaaliyetlerin ve ilgili verilerin dönemsel özetleri –Mantıksal çerçeve matrisi, faaliyet planı ve diğerplanlara göre belirlenmiş çeşitli göstergeleri içerenanahtar bilginin yer aldığı bir dönemsel rapor.• İlerleme Raporları: Aylık, 3 aylık, yarı yıllık ve yıllıkizleme ve ilerleme raporları.• İzleme Ziyareti Raporları: Ziyaretler, faydalanıcılarınihtiyaçlarını, projenin gerçek performansını ve projeplan ve hedefleri ile uyumunu yerinde değerlendirmekiçin gerçekleştirilir.• Tüm izleme raporları, değerlendirmede kullanılacaktır.www.rec.org.tr

İZLEME ARAÇLARI• İzleme Toplantıları : Dönemsel ve düzenli toplantılarınyanısıra kriz dönemlerinde yapılan toplantılar da izlemearaçlarıdır.• İzleme Bilgi Sistemi (İBS/MIS), proje uygulama kurallarınave hedeflerine uygunluğunu kontrol etmek amacıyla; satınalma, harcamaların uygunluğu, faaliyetlerin uygunluğu,görünürlük, dokümantasyon, kayıt tutma ve raporlama gibikonularda odaklanır.• İBS, tüm projeleri veya bir projenin tüm proje konularınıkapsayacak, kolay ulaşılabilir ve analiz edilebilir verileritoplayacak bir şekilde kurulmalıdır.• İBS ile toplanan veriler işlenerek, sonuçların eldeedilmesine yönelik bulgular sağlar.www.rec.org.tr

İzleme Ziyaretlerinin Planıİzleme ziyaretleri belirli bir izleme planıçerçevesinde yapılmalıdır.‣İlk İzleme Ziyareti‣Düzenli İzleme Ziyareti‣Anlık/ani İzleme Ziyaretiwww.rec.org.tr

İzleme Raporlarının Planı•Haftalık ve/vaya aylık ilerleme raporları•Yıllık ve/veya yarı yıllık izleme raporları•Ara dönem ve nihai raporlar•Kriz dönemi raporları(olağanüstü durumlar,usulsüzlükvb.)Raporlama planında bu raporların hedefi, göstergeleri,formatı, zamanlaması, revize edilmesi/güncellenmesi,kimin tarafından hazırlanacağı, kime sunulacağı veyönetimin karar vermesine nasıl destek sağlayacağıbelirlenir.www.rec.org.tr

İzleme bilgi sistemi:projenin uygulama kurallarına, yükümlülüklerine vehedeflerine uygunluğunu kontrol etmek amacıyla;paylaşımcıların iletişimini kolaylaştıracak, gerekli bilgiyezamanında ulaşmasını sağlayacak, kullanımı kolay,erişimi yüksek ve güvenli bir sistem olmalıdır.Ancak unutulmamalıdır ki;sisteme doğru veri girişi, veriler üzerinden yorum yapmakve karar vermek ilgili paylaşımcılarınsorumluluğundadır...www.rec.org.tr

İzleme Sistemindeki Aktörlerin Sorumlulukları ve Yetkileri• İzleme Ekibinin Sorumluk ve yetkileri• İBS Ekibinin sorumluluk ve Yetkileri• İzleme Ekibi ve Proje Ekibi arasındaki ilişki• İBS Ekibi ve Proje Ekibi arasındaki ilişki• Proje paydaşları ve uygulayıcılarını rolleriwww.rec.org.tr

İZLEME EKİBİ• İzleme faaliyetlerini yerine getiren bağımsızveya kurum için personelden oluşan bir ekiptir.• Ekip lideri ekibin faaliyetlerinden ve izlemeraporlarından sorumludur.• İzleme ekibini araştırma metotları ve projebilgisine sahip uzmanlar olmaları gerekir.• İzleme ekibinin projedeki uygulayıcıları ileilişkileri ve güvenirliği/kredibilitesi önemlidir.www.rec.org.tr

İZLEME KOMİTESİ• İzleme Sistemi Verilerine karar verir – referansveriler, karşılaştırma noktaları ve izlemegöstergeleri• Yıllık izleme planı, organizasyonu ve yönetiminekarar verir. Üretilen izleme bilgilerinin çıktılarve sonuçlara yönelik yönetimi• İzleme raporlarına göre geri bildirim ile programveya projenin revize edilmesi ve iyileştirilmesinekarar verir.www.rec.org.tr

İzleme Rehberi• Yapılan İzleme Planına uygun olarakhazırlanır.• İzleme Komitesi, İzleme Ekibiningörevleri, proje uygulayıcılarının izlemeaşamasındaki katılım ve katkılarıRehberde belirlenmiş olmalıdır.www.rec.org.tr

İzleme SonuçlarıUlusal politikalarve planlarBakanlıkdüzeyinde politikaoluşturma veplanlamaProje İzlemeKomitesikararlarıProje yönetimiÖzet bilgiBilgiakışıSahadauygulayıcılarDetaylı bilgiwww.rec.org.tr

İZLEMENİN ÇEŞİTLERİ• Performans İzlemesi: Program, proje, stratejiveya politikaların hedef ve planlarına göreuygulamalarına ilişkin ilerlemelerin ölçülerektakip edilmesi• Durum İzlemesi: Proje kapsamında veya dahageniş kapsamda bir durum veya bir dizi durumlarile ilgili olarak değişimin veya eksikliğininizlenmesiwww.rec.org.tr

İZLEMEDE YAPILMAMASI GEREKENLER (1)• Yeterli bilgi ve deneyimi olmayan personel ile izlemeyapmak• Aşırı iddialı izleme sistemlerini uygulamak – çokkarmaşık bir sistem ve çok fazla ve dağınık bilgi yönetimi• İzlemeyi dışarıdan empoze edilmiş bir görev olarak kabuletmek• İzleme Raporunun çok fazla bilgi içermesini teminederken bu görevin maliyetini ve harcanan zamanıdikkate almamak (Maliyet Etkinliği)• Verilerin anlamlarını tam anlamadan izleme raporlarınıhazırlamaya çalışmakwww.rec.org.tr

İZLEMEDE YAPILMAMASI GEREKENLER (2)• İzleme raporunda, ilerleme sağlanamayan faaliyetlereilişkin planları uzun uzun tarif etmek.• İzleme raporunda, yapılacak ihaleler ile ilgili detaylı birliste vermek.• Program ve projenin çıktı ve sonuçlarını, projenin etkive etkililiği ile karıştırmak.• Faaliyetler yerine toplantıları anlatmak (toplantı biraraçtır)• İzleme ve Değerlendirme arasındaki farkı ve/veyatamamlayıcılıklarını anlamayarak, birbirine karıştırmakve/veya aralarında ilgi kuramamak.www.rec.org.tr

Riskler•İzleme yapılan grubun yanlış bilgilendirmesi• izleme yapılan grubun eksik bilgilendirmesi•Gereksiz bilgi – kaynak kaybı•Yanlış zamanlama•Hatalı iletişim•Hatalı görevlendirme•İzleyenin geri bildirim eksikliği•İzleyenin kararsızlığıwww.rec.org.tr

Sıkça karşılaşılan sorunlar• Eksik hazırlık• Sorumluların ilgisizliği• Hedef grubun ilgisizliği• İletişim eksikliğiwww.rec.org.tr

Teşekkür ederim.www.rec.org.tr