navodila za delo z aplikacijo spremnica - Spremnica - Pošta Slovenije

POŠTA SLOVENIJE d. o. o.
2500 MARIBOR
NAVODILA ZA DELO
Z APLIKACIJO SPREMNICA
Maribor, 26. november 2012

1. UVOD ..................................................................................................................................... 3
2. NAMESTITEV APLIKACIJE ............................................................................................. 3
2.1 Zahteve za strojno in programsko opremo ...................................................................................................... 3
2.2 Namestitev aplikacije ......................................................................................................................................... 3
3. NASTAVITEV APLIKACIJE ............................................................................................. 4
3.1 Namestitev tiskalnika......................................................................................................................................... 4
3.2 Urejanje uporabnikov ....................................................................................................................................... 5
3.3 Nalaganje naslovnikov ....................................................................................................................................... 6
3.3..1 Priprava baze naslovnikov .............................................................................................................................. 9
3.4 Ostale nastavitve aplikacije ............................................................................................................................. 10
4. DELO Z APLIKACIJO ...................................................................................................... 11
4.1 Osnovni napotki ............................................................................................................................................... 11
4.2 Prijava v aplikacijo .......................................................................................................................................... 11
4.3 Funkcionalnosti aplikacije .................................................................................................................................. 13
4.3.1 Stroškovna mesta ...................................................................................................................................... 14
4.3.2 Poročila .................................................................................................................................................... 15
4.3.3 Oddaja pošiljk .......................................................................................................................................... 16
4.3.4 Seznam ..................................................................................................................................................... 24
4.3..5 Zaključevanje oddajnih popisov ............................................................................................................. 25
4.3.6 Tiskanje popisov oddanih pošiljk ............................................................................................................. 25
5. SPREJEM POŠTNIH POŠILJK ..................................................................................... 266
5.1 Splošno ............................................................................................................................................................ 266
5.2 Sprejem po posameznih vrstah pošiljk ........................................................................................................ 277
5.2.1 Poslovni paket, poslovni paket večjih dimenzij, palete, tovor, paket dobavitelja .................................. 277
5.2.2 Poslovni paket – isti naslovnik ............................................................................................................... 299
5.2.2.1 Vplačnina po pogodbi, trajni nalog in čeki ............................................................................................ 32
5.2.3 Hitra pošta po Sloveniji in Hitra pošta znotraj mest ................................................................................. 33
5.2.4 Mednarodni poslovni paket ...................................................................................................................... 34
5.3 Sprejem pošiljk po stroškovnih mestih .......................................................................................................... 36
5.4 Storniranje sprejetih pošiljk ........................................................................................................................... 36
2

1. UVOD
Aplikacija Spremnica (v nadaljevanju: aplikacija) je namenjena opremljanju poslovnih paketov v
notranjem in mednarodnem prometu ter pošiljk Hitre pošte v notranjem prometu. V aplikaciji se
kreirajo in izpišejo spremnice in sprejemna dokumentacija. Uporabniku pa omogoča tudi vnos in
shranjevanje osnovnih podatkov o naslovniku ter iskanje pošiljk in naslovnikov glede na
postavljene kriterije. Možen je tudi izpis nekaterih dodatnih dokumentov, kot je izpis pošiljk po
stroškovnih mestih itd.
Pred pričetkom uporabe aplikacije vam svetujemo, da pazljivo preberete navodila.
2. NAMESTITEV APLIKACIJE
2.1 Zahteve za strojno in programsko opremo
Za normalno in nemoteno delovanje aplikacije mora vaš računalnik ustrezati minimalnim
zahtevam. Glede strojne opreme to pomeni:
• osebni računalnik (PC),
• dostop do interneta,
• laserski tiskalnik za izpis različnih dokumentov, kot so popis oddanih pošiljk,
spremnica itd.
2.2 Namestitev aplikacije
Postopek namestitve se sproži na spletnem naslovu http://spremnica.posta.si/, v zavihku
Namestitev. Podrobnejša navodila za namestitev se nahajajo na navedeni spletni strani v zavihku
Navodila.
Slika 1: Spletna stran za namestitev aplikacije
Pri tem sta omogočena dva načina namestitve in delovanja aplikacije, in sicer:
• namestitev in delo na enem računalniku: delo poteka na enem računalniku in prav tako
se nabor dodeljenih sprejemnih številk porablja samo na enem računalniku. Na
naveden način je neponovljivost sprejemnih številk v določenem obdobju
zagotovljena;
• namestitev in delo na več računalnikih: v tem primeru se način vključitve in dela
razlikuje glede na to, ali so računalniki povezani (mrežna povezava) ali ne. Če so
povezani, potem se bo na vseh delovnih mestih porabljal prvi dodeljen nabor
sprejemnih številk tako, da se sprejemne številke ne bodo ponovile (na DM št. 1 se bo
natisnila spremnica s prvo sprejemno številko, na DM št. 2 spremnica z drugo
sprejemno številko itd.). Torej je neponovljivost sprejemnih številk v določenem
obdobju zagotovljena.
3

Če mrežne povezave ni, potem se na vsakem delovnem mestu natisne spremnica z isto
sprejemno številko, kar ne omogoča kakovostnega sledenja pošiljk. V takšnem
primeru se obrnite na vašega skrbnika pogodbe, ki se bo z vami dogovoril za ustrezno
rešitev.
3. NASTAVITEV APLIKACIJE
V nadaljevanju so opisani postopki za nastavitev in prilagoditev aplikacije. Postopek nastavitve
aplikacije se sproži ob prvem zagonu oz. pri spremembah pri perifernih napravah (nova naprava,
nove nastavitve itd.). Prav tako se lahko namestitve tiskalnika in prenosi naslovnikov izvedejo
tudi kasneje, in sicer v zavihku Sistem / Nastavitve tiskalnika in v zavihku Naslovniki.
3.1 Namestitev tiskalnika
Za nemoteno delovanje aplikacije je potreben laserski tiskalnik, ki se nastavi za posamezno
delovno mesto.
Če se z istega delovnega mesta prijavljate pod različne komitente, pogodbe oz. podružnice, se
nastavitve tiskalnika določijo le enkrat.
Nastavitve laserskega tiskalnika se določijo v gradniku Sistem, kjer izberete zavihek Nastavitev
tiskalnika. Odpre se okno Nastavitve tiskalnika, v katerem določite nastavitve za laserski
tiskalnik za tiskanje spremnic, popisov oddanih pošiljk itd.
Tiskanje na tiskalnik se izvaja prek sistemskega gonilnika za izbrani tiskalnik. Za tiskanje se
lahko uporabijo tudi omrežni tiskalniki. Glede na tip tiskalnika se lahko nastavijo odmiki.
Aplikacija omogoča, da sami določite, ali želite, da se vam pri delu v aplikaciji prikazujejo
predogledi tiskanja spremnic, popisov oddanih pošiljk itd. Aplikacija deluje tako, da prikaže
predogled tiskanja. Če ne želite, da se vam predogledi tiskanja prikažejo, odkljukajte gradnik
Predogled pred tiskanjem. Prav tako lahko izbirate med gradnikoma Direktno tiskanje (sprožitev
tiskanja spremnic brez predhodnega odprtja predogleda tiskanja) ali Brez predogleda in tiskanja,
ki vam omogoča, da spremnice natisnete v eni potezi pred zaključkom oddaje v vnosnem oknu
Seznam spremnic.
V polju Odmiki za tiskanje UPN se nastavijo odmiki za tiskanje posameznega dela vplačilnega
dokumenta Univerzalni plačilni nalog (v nadaljevanju UPN). Odmiki se nastavijo za tiskanje na
talon in za tiskanje na Nalog za plačilo. Prav tako se v primeru, da je uporabnik registriran za
tiskanje OCR-zapisa, nastavijo odmiki za izpis OCR-vrstice. V polja se lahko vpišejo odmiki s
celimi števili, in sicer tako pozitivna kot negativna števila.
4

Slika 2: Okno Nastavitev tiskalnika
3.2 Urejanje uporabnikov
Uporabniki določite, kdo bo uporabljal aplikacijo. Nastavitve uporabnikov aplikacije se določijo
v gradniku Sistem, kjer izberete zavihek Urejanje uporabnikov. Odpre se okno Urejanje
uporabnikov programa, v katerem lahko dodate uporabnika, spremenite podatke o uporabniku
oz. določite, da uporabnik ni več aktiven.
Slika 3: Okno Urejanje uporabnikov programa
5

Uporabnik Administrator je omogočen samodejno in je namenjen uporabi Pošte Slovenije. Nov
uporabnik se doda s pomočjo gumba Dodaj, kjer se vnesejo podatki o posameznem uporabniku,
in sicer:
• aktivnost uporabnika,
• ime in priimek oz. naziv,
• geslo,
ter določijo nivoji uporabe.
Če želite podatke o določenem uporabniku spremeniti, ga označite in aktivirajte gumb Spremeni.
Tudi v tem primeru se vam bo odprlo okno za urejanje oz. dodajanje uporabnikov, v katerem
spremenite želene nastavitve.
Slika 4: Okno Doda j/ Spremeni uporabnika
3.3 Nalaganje naslovnikov
Pri sprejemu pošiljk se vnesejo oz. določijo podatki o naslovniku pošiljke, in sicer na dva načina:
• Podatke o naslovnikih lahko vnašate kar v aplikacijo, kjer imate možnost, da se podatki o
vnesenih naslovnikih shranjujejo. Pri sprejemu nadaljnjih pošiljk shranjenega naslovnika
izberete iz seznama. Vnos naslovnikov je opisan v poglavju 4.3..3 Oddaja pošiljk.
• Uporabniki, ki že imate svoje baze naslovnikov, lahko te prenesete v aplikacijo. Podatki o
naslovnikih se v aplikacijo prenesejo prvi dan uporabe aplikacije, po potrebi lahko tudi
kasneje. Podatke je treba pripraviti v csv-formatu. Navodilo za pripravo baze v csv-formatu se
nahaja na spletni strani http://spremnica.posta.si/, v zavihku Navodila. Omogočeno je tudi
avtomatsko dodajanje naslovnikov v preneseno podatkovno bazo.
Baza naslovnikov se v aplikacijo prenese v oknu, ki se odpre po aktivaciji gumba Naslovniki
v orodni vrstici, pri tem se aktivira možnost Uvoz naslovnikov.
Slika 5: Gumb za aktiviranje uvoza naslovnikov
6

Po aktivaciji gumba Uvoz naslovnikov se odpre vnosno okno, v katerem v polju Datoteka
(gumb za iskanje desno od vnosnega polja) izberete csv-datoteko z naslovniki, ki ste jo
predhodno pripravili po zgoraj navedenih navodilih. Po izbiri datoteke se bo ta naložila, pri
tem pa bo potekala tudi kontrola posameznega naslovnika: ali so pri naslovnikih navedeni vsi
obvezni podatki in ali so ti pravilni (pošta in poštna številka, ki obstajata, itd.)
Slika 6: Okno za uvoz naslovnikov iz csv-formata
Prav tako je omogočen izvoz baze naslovnikov v sistem uporabnika, ki se sproži z gumbom
Izvoz naslovnikov.
Avtomatsko dodajanje naslovnikov v sami aplikaciji poteka na dva načina:
I. V oknu za sprejem pošiljk Spremnica – Oddaja pošiljk se nov naslovnik doda tako, da se v
polja za vnos naslovnika vnesejo ustrezni podatki. Po potrditvi sprejema pošiljke se tako
vnesen naslovnik samodejno shrani v podatkovno bazo. Vnos naslovnikov na naveden način
je opisna v poglavju 4.3..3 Oddaja pošiljk.
7

Slika 7: Okno za sprejem pošiljk Spremnica – Oddaja pošiljk s polji za vnos podatkov o naslovniku
II. Po aktivaciji gumba Naslovniki, ki je dosegljiv v menijski vrstici oz. je omogočen z gumbom
Uredi v oknu za sprejem pošiljk, se odpre okno za urejanje seznama naslovnikov, v katerem
se lahko naslovniki dodajajo, izbrišejo, prav tako je omogočeno popravljanje vnosov.
V oknu se izpiše seznam vseh naslovnikov, ki so bili preneseni v aplikacijo, in prav tako
tistih, ki so bili k prenesenemu seznamu dodani naknadno v sami aplikaciji. V seznamu
naslovnikov lahko poiščete določenega naslovnika po različnih kriterijih: po delnem ali
celotnem nazivu, pošti oz. državi.
8

Slika 8: Okno Seznam naslovnikov
V oknu Urejanje naslovnikov so naslednji gumbi:
• Briši vse: z navedenim gumbom sprožite brisanje vseh naslovnikov. Pri tem bodo
izbrisani samo tisti naslovniki, za katere še ni bila kreirana spremnica. Navedeno pravilo
je nastavljeno zaradi zagotavljanja sledljivosti opravljenih transakcij.
• Briši: na seznamu izberete naslovnika, ki ga želite odstraniti s seznama. Aktivirate gumb
Briši in označen naslovnik bo odstranjen. Tudi v tem primeru velja pravilo, da bo izbrisan
samo tisti naslovnik, za katerega še ni bila kreirana spremnica.
• Spremeni: na seznamu izberete naslovnika, za katerega želite podatke dopolniti oz.
spremeniti. Aktivirate gumb Spremeni. Odpre se okno Dodaj / Spremeni, v katerem se
lahko dopolnijo oz. popravijo vnosi.
• Dodaj: po aktiviranju gumba Dodaj se odpre okno za vnos podatkov o naslovniku Dodaj /
Spremeni. V navedeno polje vnesite podatke o novem naslovniku. Pri tem so podatki o
nazivu in pošti naslovnika obvezni, ostali podatki pa so zaželeni.
• Prekliči: z navedenim gumbom zapustite vnosno okno.
9

Slika 9: Okno Dodaj/spremeni
3.3.1 Priprava baze naslovnikov
Navodila za pripravo datoteke v csv-formatu se nahajajo na spletni strani
www.spremnica.posta.si.
3.4 Ostale nastavitve aplikacije
Uporabniki lahko v aplikaciji določate različne nastavitve oz. posodobitve sistema, in sicer v
gradniku Sistem:
• Konec programa: z navedenim gumbom zapustite aplikacijo. Aplikacijo lahko
zapustite tudi s pomočjo gumba Konec v orodni vrstici ter z gumbom Izhod.
• Nastavitev tiskalnika: z navedenim gumbom aktivirate odprtje vnosnega okna, v
katerem določite nastavitve tiskalnika. Postopek nastavitve je opisan v poglavju 3.1
Namestitev tiskalnika.
• Posodobitev programskega modula: naveden gumb se aktivira takrat, ko vas bomo
obvestili, da je pripravljena nova verzija aplikacije, in sicer takrat, ko bo nova verzija
aplikacije nameščena med delovnim dnevom. Če bo aplikacija pripravljena pred prvim
zagonom aplikacije na določen dan, bo posodobitev potekala samodejno.
Posodobitev programskega modula je mogoča le takrat, ko je na delovnem mestu
omogočena povezava z internetom.
• Arhiviranje podatkov: v sistem uporabnika se shrani celotna baza (naslovniki,
pošiljke, nastavitve itd.). Aplikacija vas bo na redno arhiviranje opozorila z
obvestilom vsakih 10 dni.
10

Priporočamo, da si redno arhivirate podatke in si tako naredite varnostne kopije
podatkov o opremljenih pošiljkah.
• Sinhronizacija podatkov: z navedenim gumbom sprožite prenos vaših nastavitev v
aplikacijo. To pomeni, da se tako prenesejo v aplikacijo nastavitve, ki se nanašajo na
vašo pogodbo, storitve, ki jih lahko opravljate, podatke o storitvah itd. Tudi naveden
gumb sprožite le takrat, ko vas bomo obvestili, da je prišlo do sprememb pri
nastavitvah.
Sinhronizacija podatkov je mogoča le takrat, ko je na delovnem mestu omogočena
povezava z internetom.
• Obvestila: z navedenim gumbom sprožite aktiviranje vnosnega okna, v katerem so
prikazana vsa obvestila uporabnikom.
• Sistemske nastavitve: prikazani so osnovni podatki o vaših sistemskih nastavitvah, in
sicer podatki o komitentu, aktivaciji, aktivacijski kodi in o števcih, torej o stanju
dodeljenega nabora sprejemnih številk.
• Odjava uporabnika: z navedenim gumbom se prijavljen uporabnik odjavi in aplikacija
prikaže osnovno okno za prijavo, kjer se lahko nato prijavi drug uporabnik.
• Sprememba gesla: v navedenem vnosnem oknu prijavljen uporabnik spremeni geslo.
• Urejanje uporabnikov: v navedenem vnosnem oknu se urejajo lastnosti uporabnikov
aplikacije. Postopki so navedeni v poglavju 3.2 Urejanje uporabnikov.
Slika 10: Menijska vrstica Sistem
4. DELO Z APLIKACIJO
4.1 Osnovni napotki
Priporočamo, da pred pričetkom dela proučite navodila, saj vsebujejo opis vseh funkcionalnosti,
ki jih aplikacija omogoča. Prav tako je aplikacija zasnovana tako, da lahko določene aktivnosti
izvajate oz. dostopate do njih na različne načine. V aplikaciji smo opisali vse možne načine.
Izberite si način, ki je za vas najbolj primeren.
Prav tako se pred pričetkom uporabe aplikacije s skrbnikom pogodbe posvetujte o načinu izpisa
spremnic iz aplikacije, in sicer so omogočeni naslednji načini izpisa spremnic:
• izpis na bel A4-list: če boste spremnico izpisali na bel list, pritrdite spremnico na pošiljko
tako, da jo vložite v vrečko za prenos dokumentov – »plastificiran žepek« (obr. št. CP -
91),
11

• univerzalne samolepilne etikete v velikosti 210 x 148 mm: na navedene etikete se natisne
spremnica v primeru, če sočasno s spremnico ne boste natisnili univerzalnega plačilnega
naloga (v nadaljevanju UPN);
• obrazec UPN, in sicer obrazec, ki je s perforacijo ločen od belega lista (celoten obrazec je
v velikosti A 4): navedeni obrazec se uporabi v primeru, ko se sočasno s spremnico
natisne tudi obrazec UPN. Tudi tako natisnjena spremnica se na pošiljko pritrdi tako, da
se vloži v vrečko za prenos dokumentov;
• univerzalne samolepilne etikete v velikosti 105 x 74 mm: na navedene etikete se natisne
dodatna spremnica pri Hitri pošti znotraj mest. Prva spremnica v določeni seriji za istega
naslovnika se natisne na enega od zgoraj navedenih načinov. Na navedene etikete se
natisnejo le nadaljnje spremnice.
Aplikacija omogoča tudi tiskanje plačilnega dokumenta UPN, ki se pošiljki priloži v primeru, da
gre za odkupno pošiljko (dodatna storitev odkupnina). Plačilni dokument UPN brez OCR-vrstice
lahko izpiše vsak uporabnik. Izpis plačilnega dokumenta UPN z OCR-vrstico pa je možen samo
po predhodni registraciji. Podrobnejše informacije o registraciji in ostalih pravilih so dostopne na
spletni strani Združenja bank Slovenije:
http://www.zbs-giz.si/zdruzenje-bank.asp?StructureId=945.
4.2 Prijava v aplikacijo
Aplikacija se namesti na računalniku uporabnika. Do nje dostopate po ustaljenih postopkih (hitra
povezava na namizju, z gumbom Start itd.).
Ob prvem zagonu aplikacije je treba vnesti aktivacijo delovnega mesta, zato se odpre okno, v
katerega vnesete aktivacijsko kodo, ki jo prejmete skupaj s sporočilom o pričetku uporabe
aplikacije.
Slika 11: Okno Aktivacija delovnega mesta
Prav tako vas ob prvi prijavi aplikacija samodejno napoti na nastavitev tiskalnika (opis postopka
nastavitve opisan v poglavju 3.1. Namestitev tiskalnika) in na urejanje uporabnikov aplikacije
(opis postopka nastavitve opisan v poglavju 3.2. Urejanje uporabnikov).
12

Po zagonu aplikacije se odpre okno, v katerem se izbere uporabnik aplikacije, ki se trenutno
prijavlja v aplikacijo, ter pogodbenik, pod katerega dostopate v aplikacijo. Omogočen vam je
dostop do tistih komitentov – pogodbenikov, pogodb in podružnic, za katere je bila opravljena
aktivacija. Če želite dodati še kakšno pogodbo, podružnico oz. sprejemno pošto, se obrnite na
vašega skrbnika pogodbe.
Ob prijavi v aplikacijo izberite naziv komitenta, pogodbo in podružnico ter vnesite geslo, ki je
določeno za izbranega uporabnika.
OPOZORILO: Pazite na pravilno izbiro pogodbe in podružnice, saj ta lahko pomeni različno
sprejemno pošto oziroma vam zagotavlja ločen vnos podatkov za pripravo računa, ločenega po
stroškovnih mestih.
Slika 12: Prijava uporabnika in izbira komitenta, pogodbe ter podružnice
Po opravljeni prijavi aplikacija uporabniku ponudi osnovno okno, s katerega dostopa do različnih
vsebin.
4.3 Funkcionalnosti aplikacije
Po uspešni prijavi se odpre glavno okno, ki ga sestavljata dve menijski vrstici. V prvi se nahajajo
funkcionalnosti, ki omogočajo nastavitev aplikacije, uvoz oz. izvoz baze naslovnikov, določitev
stroškovnih mest in različne preglede oz. izpise podatkov o sprejetih pošiljkah. V drugi menijski
vrstici se nahajajo povezave do okna za sprejem pošiljk, okna za zaključevanje oddaj, tiskanje
sprejemne dokumentacije itd.
Slika 13: Menijski vrstici
V prvi menijski vrstici se nahajajo naslednji gradniki:
• Sistem: funkcionalnosti so opisane v poglavju 3.4 Ostale nastavitve aplikacije
13

• Spremnica:
o Oddaja pošiljk: dostop do vnosnega okna za opremo pošiljk;
o Zaključevanje oddaje pošiljk: dostop do vnosnega okna za zaključevanje oddaje;
o Tiskanje oddajnih popisov: dostop do vnosnega okna, v katerem se sproži tiskanje
oddajnih popisov za oddaje, ki so zaključene;
o Potrditev sprejema na pošti: uporabniki prejmete potrditev oddaje pošiljk v
papirnati obliki, torej prejmete ročno potrjen popis oddanih pošiljk. Če je
sprejemna pošta karkoli spremenila na ročnem obrazcu, te spremembe niso
zavedene v aplikaciji. V navedenem oknu lahko uporabnik sam označi, katere
pošiljke je sprejemna pošta tudi sprejela in katere ne;
o Seznam oddanih pošiljk: dostop do seznama kreiranih spremnic;
Slika 14: Menijska vrstica, ki se odpre po aktivaciji zavihka Spremnica
• Naslovniki: navodila za delo z naslovniki v navedenih vnosnih oknih so opisana v
poglavju 3.2 Urejanje naslovnikov:
o Urejanje naslovnikov: dostop do vnosnega okna za urejanje naslovnikov;
o Uvoz naslovnikov: dostop do vnosnega okna za uvoz naslovnikov;
o Izvoz naslovnikov: dostop do vnosnega okna za izvoz podatkov o naslovnikih;
• Stroškovna mesta;
• Poročila:
o Izpis pošiljk;
o Izpis pošiljk po naslovniku;
o Izpis pošiljk po opombi;
o Izpis pošiljk po številki oddajnega popisa;
o Izpis pošiljk po označeni odkupnini;
• Vizitka.
4.3.1 Stroškovna mesta
Označevanje stroškovnih mest je namenjeno tistim uporabnikom, ki želite razpolagati s
podatkom o tem, katera organizacijska enota, oddelek oziroma stroškovno mesto v podjetju je
opravilo sprejem določene pošiljke. Sprejete pošiljke ločujete po stroškovnih mestih, in sicer
lahko poljubno izberete ime stroškovnega mesta. Različni uporabniki stroškovna mesta ločijo po
delavcih, ki opravljajo vnos v aplikacijo, lahko ločijo po oddelkih, ki so pošiljke pripravljali, itd.
Stroškovna mesta se vnesejo v zavihku Stroškovna mesta, kjer se izbere gradnik Urejanje
stroškovnih mest.
V oknu Urejanje stroškovnih mest se novo stroškovno mesto doda v oknu, ki se aktivira po
zagonu gumba Dodaj. V polje Naziv se vpiše ime stroškovnega mesta.
14

Slika 15: Okno za vnos stroškovnega mesta
Gradnik Aktivnost stroškovnega mesta pomeni, da se pod to stroškovno mesto še lahko vnašajo
pošiljke. Ko navedeni gradnik »odznačimo«, se stroškovno mesto ne bo več prikazovalo na
seznamu v sprejemnem oknu.
Obstoječa stroškovna mesta se urejajo v oknu, ki se aktivira po zagonu gumba Spremeni, in sicer
lahko označite, ali je stroškovno mesto še aktivno ali neaktivno.
Podatek o stroškovnem mestu je viden samo v aplikaciji in na sprejem na sprejemni pošti ne
vpliva. Če potrebujete račun, ki je ločen po posameznih stroškovnih mestih, je treba to določiti v
pogodbi in nato sprejem za ta stroškovna mesta opravljate kot sprejem pod različne podružnice.
Prosimo, da se za podrobnejše informacije obrnete na vašega skrbnika pogodbe.
4.3.2 Poročila
Aplikacija omogoča iskanje sprejetih pošiljk, in sicer lahko iščete le podatke za tistega
uporabnika in podružnico, ki je bil izbran ob prijavi v aplikacijo. Sprejete pošiljke se lahko iščejo
po naslednjih kriterijih:
• po obdobju
• po naslovniku,
• po stroškovnem mestu,
• vrsti pošiljke,
• po številki oddajnega popisa,
• po opombi.
V zavihku Poročila je omogočen izvoz podatkov o oddanih pošiljkah iz aplikacije. Podatke
izvozite tako, da v izbranem izpisu vnesete ustrezne iskalne kriterije. Prikazali se vam bodo
najdeni podatki o pošiljkah, ki jih lahko izvozite v vaš sistem, in sicer z gumbom Izvoz. Odpre se
okno za shranjevanje, kjer izberete, na katero mesto na računalniku boste shranili csv-datoteko s
podatki o naslovnikih. Prav tako je omogočeno tiskanje izpisov.
V vnosnem oknu za izpis pošiljk je omogočeno izpisovanje podatkov o pošiljkah na podlagi
vnesenih kriterijev, kot so obdobje, naslovnik, stroškovno mesto in vrsta pošiljke. Prav tako so
omogočeni posamezni izpisi, kjer se podatki izpisujejo samo po določenem kriteriju, kot je
naslovnik, opomba itd.
15

V drugi menijski vrstici se nahajajo dostopi do vnosnih oken, ki jih uporabljate med samo
opremo pošiljk, in sicer:
• Naslovniki: funkcionalnosti so opredeljene v poglavju 3.3 Nalaganje naslovnikov,
• Oddaja pošiljk,
• Seznam,
• Zaključi,
• Tiskanje oddaje,
• Konec.
4.3.3 Oddaja pošiljk
Po aktivaciji gumba Oddaja pošiljk se pokaže glavno vnosno okno Spremnica – Oddaja pošiljk,
ki je namenjeno izbiri pošiljke, dodatnih storitev, vnosu podatkov o naslovniku, vpisu morebitne
opombe in/ali izbiri stroškovnega mesta ter za izpolnitev plačilnega dokumenta pri sprejemu
poslovnega paketa s storitvijo Odkupnina.
Slika 16: Okno Spremnica - Oddaja pošiljk
Sprejemate lahko naslednje pošiljke:
• poslovni paket (notranji promet),
• poslovni paket – isti naslovnik (notranji promet),
• poslovni paket večjih dimenzij (notranji promet),
• paleta (notranji promet),
• paket dobavitelja (notranji promet),
• tovor (notranji promet),
• paket dobavitelja (notranji promet),
• mednarodni poslovni paket (mednarodni promet),
• Hitra pošta po Sloveniji (notranji promet),
• Hitra pošta znotraj mest (notranji promet).
16

Polja in gumbi
• Stroškovno mesto: v polju se prikažejo vsa aktivna stroškovna mesta. Prednastavljena je
možnost brez stroškovnega mesta. Če želite pošiljke evidentirati po različnih stroškovnih
mestih, izberite ustrezno stroškovno mesto.
Slika 17: Polje Stroškovno mesto
• Obračunski datum: pošiljke lahko opremite za tekoči datum ali pa za prihodnje dni. Navedeno
lahko opravljate sočasno. Prav tako lahko za določen dan pripravite več oddaj.
OPOZORILO: Izbere se tisti dan, ko bodo pošiljke dejansko oddane na pošti. Izbrani datum
bo izpisan na pošiljkah in na popisu oddanih pošiljk, ki se posreduje sprejemni pošti. Če
pošiljk ne oddate tistega dne, kot je bil izbran obračunski datum, morate pošiljke stornirati in
jih ponovno vnesti.
V polju Obračunski datum aplikacija prednastavi tekoči datum. Če pripravljate pošiljke za
prihodnje dni, v polje vnesite datum oddaje pošiljk oziroma datum izberite v koledarčku, ki se
aktivira ob kliku v navedeno polje. Tako pripravljenih pošiljk ne smete oddati na pošti pred
ali po izbranem datumu. Če bi to vseeno želeli, jih morate stornirati in sprejeti ponovno tako,
da bo na pošiljkah naveden ustrezni datum. Postopek storniranja oziroma preklica je opisan v
poglavju 5.4 Storniranje sprejetih pošiljk.
Slika 18: Okno Izbira obračunskega datuma
• Oddajni popis: po opravljeni izbiri datuma v polju Popis oddanih pošiljk izberite številko
oddaje. Če za navedeni datum še ni bila pripravljena oddaja, aplikacija ponudi nov popis
oddanih pošiljk, ki ga le potrdite z gumbom Potrdi. Če je za določen datum že pripravljena
ena ali več oddaj, se številke teh izpišejo v polju in izberite tisto, kateri boste dodali še
nadaljnje pošiljke. Če ne želite dodati pošiljk k obstoječim popisom oddanih pošiljk, ki so
kreirani za določen datum, temveč želite pričeti s pripravo novega popisa oddanih pošiljk,
izberite možnost »Nov«.
• Gumbi za izbiro vrste pošiljke: desno od polj za izbiro stroškovnega mesta in datuma oddaje
se nahajajo gumbi, s katerimi določimo, za katero vrsto pošiljk pripravljamo sprejemno
dokumentacijo, in sicer:
o Poslovni paket: navedeni gumb se aktivira takrat, ko se opremljajo poslovni
paketi (notranji promet), poslovni paketi večjih dimenzij (notranji promet), palete
(notranji promet), tovor (notranji promet) oz. paketi dobavitelja (notranji promet);
o Poslovni paket – isti naslovnik: navedeni gumb se aktivira takrat, ko opremljate
poslovne pakete, ki so naslovljeni na enega naslovnika;
o Hitra pošta: navedeni gumb se aktivira takrat, ko opremljate pošiljke Hitre pošte v
notranjem prometu (Hitra pošta po Sloveniji in Hitra pošta znotraj mest);
o Mednarodni poslovni paket: navedeni gumb se aktivira takrat, ko opremljate
mednarodne poslovne pakete.
17

Slika 19: Gumbi za določitev vrste pošiljke
• Polja za vnos podatkov o naslovniku: v aplikacijo lahko prenesete svojo datoteko z
naslovniki. Postopek prenosa naslovnikov je opisan v poglavju 3.3 Nalaganje naslovnikov.
Prav tako lahko podatke o naslovniku dodajate v aplikacijo tako, da v vnosnem oknu za
sprejem pošiljk v za to predvidena polja vnesete podatke o naslovniku in po potrditvi
sprejema pošiljke se bodo podatki samodejno shranili v aplikaciji.
Vse že vnesene naslovnike (prenesene s csv. datoteko oz. vnesene v aplikacijo) poiščete in
izberete tako, da v polja Naziv, Naslov oz. Opomba vnesete iskalni niz, in sicer lahko kot
iskalni niz vnesete enega ali več znakov oz. črk. Aplikacija vam bo ponudila seznam
naslovnikov, ki ustrezajo vnesenim kriterijem. Iz seznama izberite želenega naslovnika.
V primeru, ko želite v sami aplikaciji dodati naslovnika, ga vnesete tako, da ustrezno vpišete
podatke v določena polja. Vnos v določeno polje je obvezen glede na vrsto pošiljke, ki se
sprejema, oz. glede na način sprejema:
o Naziv: vnos je obvezen.
o Dodaten naziv: vnos ni obvezen. V to polje se vnesejo dodatni podatki o nazivu. Primer: v
polje za naziv se vnese naziv podjetja, v polju Dodaten naziv pa ime in priimek naslovnika,
ki v tem podjetju prejme pošiljko.
o Naslov: vnos ni obvezen.
o Poštni predal: vnos ni obvezen.
o Država; vnos je obvezen. V navedenem polju se vnese država naslovnika. Državo izberete
iz spustnega seznama. Če izberete pošiljke v notranjem prometu, v polju Država vnos
države ni potreben, saj aplikacija ponudi Slovenijo.
o Poštna številka: vnos je obvezen. Glede na izbiro v tem polju se samodejno napolni tudi
polje pošta.
o Pošta: vnos je obvezen. Glede na izbiro v tem polju se samodejno napolni tudi polje Poštna
številka.
o Telefon: vnos je obvezen v primeru izpisa spremnice za pošiljko, ki smo ji dodali storitvi
Klic 1 oziroma Klic 2.
o Elektronski naslov: vnos ni obvezen.
o ID/DDV številka: vnos ni obvezen.
o Opomba: vnos ni obvezen.
Če boste naslovnika dodali tako, da ga boste poiskali po obstoječem seznamu, se vam bo ta
seznam prikazal različno glede na vrsto izbrane pošiljke. Torej bodo ob izbiri pošiljk v notranjem
prometu na seznamu samo naslovniki, ki imajo označeno državo Slovenija, ob izbiri
mednarodnega poslovnega paketa bodo na seznamu samo naslovniki, ki niso v Sloveniji.
18

Slika 20: Okno za vnos podatkov o naslovniku
• Storitve: v polju se izpišejo storitve, ki se lahko dodajo izbrani skupini pošiljk. Storitev se
pošiljki doda tako, da se odkljuka v okvirčku pred besedilom.
Pri določeni skupini pošiljk, kot je poslovni paket, so na seznamu omogočene vse storitve, ki
se lahko dodajo poslovnemu paketu, poslovnemu paketu večjih dimenzij, paketu, tovoru itd.,
vendar se lahko posamezna dodatna storitev doda samo pri določenih storitvah. V ta namen se
pod poljem za izbiro nahaja opomba, ki se izpiše, ko označimo posamezno dodatno storitev.
V opombi je navedeno, za katere pošiljke se lahko izbrana storitev označi, pa tudi ostale
posebnosti.
Slika 21: Polje Storitve
• Odkupnina: navedeno polje se omogoči, če uporabnik označi storitev Odkupnina. V polje se
vnese znesek odkupnine.
• Uporaba plačilnega dokumenta
Aplikacija omogoča ob sprejemu pošiljk v notranjem prometu s storitvijo Odkupnina izpis
univerzalnega plačilnega naloga z oz. brez OCR-vrstice. Izpis UPN z OCR-vrstico je mogoč
samo ob predhodni registraciji pri ustreznih institucijah. Izpis UPN brez OCR-vrstice je mogoč
brez registracije.
19

Če ob sprejemu pošiljke želite tudi izpis plačilnega dokumenta, označite gradnik Uporaba
plačilnega naloga. Odprlo se vam bo okno za izpis plačilnega dokumenta, kjer v vnosni polji
Namen in Sklic vnesite ustrezne podatke. V polje Namen lahko vpišete kratko besedilo v zvezi z
zahtevanim zneskom plačila (namen plačila, rok plačila itd.). V polje Sklic vnesite številko
sklica. Pri izpisu UPN lahko izbirate med dvema referencama:
o SI: je slovenska referenca in je označena s predpono SI, ki ji sledi niz številk;
o RF: navedena referenca je priporočena s pravili SEPA za kreditna in debetna
plačila in je označen s predpono RF, ki ji sledi niz številk in/ali črk.
Aplikacija vam ponudi prednastavljeno možnost za izbiro reference SI.
V polje Sklic se vnese številka sklica, ki lahko obsega največ dvanajst znakov. Kontrolna
številka, ki je kontrolirana po modulu 11, se pri izpisu UPN z OCR vrstico izračuna samodejno.
Pri UPN brez OCR vrstice se kontrolna številka vključi na osnovi pravil določenih za posamezen
model. V tem primeru vnos opravi uporabnik sam. Če sklic ne bo pravilen, bo UPN z OCRvrstico
izdan v nasprotju s standardi, kar pomeni, da bo naslovnik plačal večjo vplačnino ob
vročitvi pošiljke s storitvijo Odkupnina.
UPN z OCR vrstico se izpisuje le za zneske odkupnin do višine 1000,00 EUR. V primeru, da je
znesek odkupnine večji od 1000,00 EUR se uporabniku izpiše UPN brez OCR vrstice, prav tako
se prikaže naslednje opozorilo: Odkupnina presega največjo možno vrednost 1000,00 EUR, ki je
določena za UPN z OCR zapisom. Natisnil se vam bo UPN brez OCR zapisa. Navedeno pomeni,
da bo naslovniku ob vročitvi zaračunana vplačnina po ceniku za UPN brez OCR vrstice, ki je
praviloma nekoliko višja.
Slika 22: Okno Plačilni dokument za uporabnike
Po vnosu podatkov o pošiljki se v tiskalnik vstavi obrazec (Obrazec številka UPN), na katerem je
na zadnji tretjini A4-lista predtiskan prazen obrazec UPN.
20

Slika 23: Okno za izpis UPN brez OCR-vrstice
Polje za vnos sklica je sestavljeno iz dveh polj: v prvo polje vnesite dvomestno številko modela,
po katerem poteka izračun (primer: 00, 12 itd.). Pri uporabnikih, ki uporabljate UPN z OCRvrstico,
se v prvem polju samodejno prikaže številka 12, saj je pri navedeni obliki uporaba
modela 12 obvezna. V drugo polje pa vnesite vsebino modela, ki je sestavljena iz največ 22
znakov, od tega do 20 številk in največ dva vezaja.
Uporabnik sam izbere številko modela in število podatkov v vsebini modela, ki jih bo uporabljal
za številčno označevanje reference. Vsebina modela je lahko izpisana z enim, dvema ali s tremi
podatki. Dolžina enega podatka je omejena na 12 številčnih znakov, tako da vsi trije podatki
skupaj nimajo več kot 20 številčnih znakov, ne glede na število uporabljenih vezajev. Izjema je
model 12, kjer je dolžina podatka 13 znakov. Pri nekaterih modelih se zapiše tudi kontrolna
številka, ki se izračuna po modulu 11.
Vsa pravila za oblikovanje in uporabo referenc pri opravljanju plačilnih storitev najdete na
spletni strani Združenja bank Slovenije:
http://www.zbs-giz.si/zdruzenje-bank.asp?StructureId=945.
• Vrednost: navedeno polje se omogoči, če se označi storitev Vrednostno poslovanje oziroma
Označena vrednost. V polje se vnese označena vrednost pošiljke.
• Potrjevalni gumbi: s potrjevalnimi gumbi potrdimo sprejem pošiljke:
o Potrdi: z navedenim gumbom potrdite vnos podatkov in sprožite tiskanje spremnice.
o Začni več paketov: z gumbom sprožite začetek nove serije za storitev Poslovni paket – isti
naslovnik. Postopek sprejema je opisan v poglavju 5.2.2 Poslovni paket – isti naslovnik.
o Zadnji paket: z gumbom opravite sprejem zadnjega paketa v seriji sprejema storitve
Poslovni paket – isti naslovnik. Postopek sprejema je opisan v poglavju 5.2.2 Poslovni
paket – isti naslovnik.
o Odloži: z gumbom odložite trenutno serijo poslovnih paketov – isti naslovnik.
o Storno: z gumbom stornirate označeno pošiljko.
21

o Odloženi: v navedenem polju izberete odloženo serijo poslovnih paketov – isti naslovnik in
jo prikličete. Na takšen način lahko izbrani seriji dodate še več paketov oz. jo zaključite.
Polje se aktivira z gumbom za izbiro vrste pošiljke Poslovni paket – isti naslovnik.
o Zaključi: z navedenim gumbom sprožite zaključevanje oddaje.
Oddaja se lahko zaključi le, če so zaključene vse serije poslovnih paketov – isti naslovnik.
o Število pak: pri pošiljkah Poslovni paket – isti naslovnik se po sprejemu prvega paketa
aktivira navedeno polje, v katerega lahko vpišete število paketov, ki imajo enake lastnosti,
in tako naredite skupinski vnos.
Zadnji in prvi paket se sprejmeta posebej, zato ju ni mogoče sprejeti tako, da se vpišeta kot
več kosov v polje Število paketov.
o HP znotraj mest: po sprejetju in izpisu spremnice za Hitro pošto lahko v primeru, da ste
opremili Hitro pošto znotraj mest, izpišete tudi dodatne spremnice. To storite tako, da na
seznamu označite ustrezno pošiljko in aktivirate gumb HP znotraj mest. Odpre se okno, v
katerem določite v polju Število kopij potrdila število dodatno izpisanih spremnic. Prav
tako določite, na kateri poziciji oz. na katero nalepko želite pričeti s tiskanjem; to storite
tako, da kliknete na tisto nalepko v vnosnem oknu. Nalepke, na katere bodo natisnjeni
podatki, se obarvajo modro. Vrstni red tiskanja ustreza vrstnemu redu, kot so oštevilčene
prikazane nalepke. Navedena funkcionalnost vam omogoča, da do konca porabite liste z
nalepkami.
Slika 24: Okno za izpis dodatnih spremnic za storitev Hitra pošta znotraj mest
22

Slika 25: Potrjevalni gumbi
Za mednarodne poslovne pakete se po aktivaciji gumba Potrdi odpre dodatno vnosno okno,
kamor vnesite dodatne podatke, ki so potrebni za pripravo spremnice, in sicer:
- navodila pošiljatelja v primeru nevročitve pošiljke,
- označeno vrednost oz. znesek odkupnine;
- vsebino;
- carinsko vrednost vsebine;
- državo izvora vsebine;
- podatke o priloženi dokumentaciji;
- itd.
Vnosna polja se aktivirajo glede na to, ali je država naslovnica članica EU ali ne. Prav tako vas
aplikacija opozori na to, v katera polja je vnos podatkov obvezen in v katera ne.
Podatke je treba v navedeno okno vnesti v angleškem jeziku.
Slika 26: Vnosno okno za vnos podatkov za mednarodne poslovne pakete za pošiljke izven EU
23

4.3.4 Seznam
V oknu Seznam spremnic je omogočen pregled vseh pripravljenih spremnic, storniranje in
ponovni izpisi spremnic.
Ustrezen seznam pošiljk prikličete tako, da vnesete ustrezne iskalne kriterije, kot so obračunski
datum, delni oz. celotni podatki o naslovniku, tipu pošiljke, stroškovno mesto, številki oddajnega
popisa, lahko pa vnesete tudi sprejemno številko za določeno pošiljko.
Za izpisane pošiljke lahko opravite naslednje aktivnosti:
• gumb Vse spremnice: z navedenim gumbom sprožite tiskanje spremnic za vse pošiljke, ki so
na seznamu pošiljk. Seznam navedenih pošiljk se za potrebe izpisa določi na osnovi vnesenih
kriterijev;
• gumb Seznam vseh spremnic: z navedenim gumbom sprožite izpis seznama vseh spremnic.
Naveden izpis je le informativne narave in se ne prilaga pošiljkam ob oddaji. Ob oddaji se
pošiljkam priloži popis oddanih pošiljk;
• gumb Izvoz: z navedenim gumbom sprožite izvoz podatkov za izbrane pošiljke v vaš sistem.
Gradnik Tudi stornirane pošiljke vam omogoča, da si lahko izvozite tudi stornirane pošiljke.
Podatki se izvozijo v csv-datoteki;
• gumb Storno: z navedenim gumbom stornirate izbrano pošiljko. Gumb lahko uporabite samo
za pošiljke, katerih oddaja še ni bila zaključena;
• gumb HP-znotraj mest: z navedenim gumbom sprožite ponovni tisk dodatnih spremnic za
pošiljke Hitre pošte znotraj mest;
• gumb Spremnica: z navedenim gumbom sprožite ponovni tisk spremnic za izbrano pošiljko.
Slika 27: Okno Seznam spremnic
24

4.3.5 Zaključevanje oddajnih popisov
Z gumbom Zaključi se odpre vnosno okno, v katerem zaključite posamezen popis oddanih
pošiljk oz. oddajo.
Odprta oddaja se lahko zaključi le na dan, ki je označen kot obračunski datum, torej datum, ki je
bil predhodno označen kot dan oddaje pošiljk.
Pred oddajo, ki jo želite zaključiti, označite checkbox. Označene oddaje bodo zaključene, ostale
bodo ostale nezaključene. Oddaje ne boste mogli zaključiti, če ne boste zaključili vseh serij
poslovnih paketov – isti naslovnik (odložene serije). V tem primeru se vrnete v vnosno okno za
sprejem pošiljk in zaključite vse serije oddaj, nato lahko oddajo zaključite.
Zaključek posamezne oddaje lahko sprožite tudi v vnosnem oknu za sprejem pošiljk, kjer
aktivirate gumb Zaključi.
Slika 28: Okno Zaključevanje oddajnih popisov
4.3.6 Tiskanje popisov oddanih pošiljk
V oknu Izpis zaključenih oddajnih popisov sprožite tiskanje popisa oddanih pošiljk za oddajo, ki
je bila zaključena. Navedeno storite tako, da z nastavljanjem obdobja v vnosnem oknu prikličete
ustrezen seznam zaključenih oddaj. Prav tako lahko izberete način izpisa popisa oddanih pošiljk.
Samodejno je nastavljen način, ko se pošiljke izpišejo po vrstnem redu sprejema – po sprejemni
številki. V določenih primerih se lahko s skrbnikom pogodbe dogovorite za izpisovanje popisa
oddanih pošiljk, kjer so pošiljke razvrščene po naslovnikih.
Prilaganje popisa oddanih pošiljk, sortiranega po naslovnikih brez potrditve pošte, ni dovoljen.
Za začetek tiskanja označite oddajo na seznamu in aktivirajte gumb Tiskaj.
25

Slika 29: Okno Izpis zaključenih oddajnih popisov
5. SPREJEM POŠTNIH POŠILJK
5.1 Splošno
Sprejem pošiljk opravite v vnosnem oknu Spremnica – oddaja pošiljk. Po izbiri datuma oddaje,
številke popisa oddanih pošiljk in morebitnega stroškovnega mesta določite, katero vrsto pošiljk
boste opremili (poslovni paket, poslovni paket – isti naslovnik, Hitra pošta oz. mednarodni
poslovni paket).
Za vsako pošiljko vnesite oz. iz seznama izberite podatke o naslovniku, morebitne dodatne
storitve in potrdite sprejem pošiljke in tiskanje spremnice. Pri sprejemu mednarodnega
poslovnega paketa vnesite tudi dodatne podatke, ki so potrebni za prenos paketa v mednarodnem
prometu.
V nadaljevanju so naštete pošiljke – storitve, ki jih lahko opremite v aplikaciji Spremnica:
• Poslovni paket: če v aplikaciji označite prvi gumb (Poslovni paket), lahko pripravite
spremnico za poslovne pakete, poslovne pakete večjih dimenzij, paleto, tovor in paket
dobavitelja.
Pri tem pazite na pravilno izbiro dodatnih storitev, saj so storitve omogočene le pri
določenih vrstah pošiljk. V pomoč se v polju za obvestila za vsako dodatno storitev
izpiše, za katere pošiljke je omogočena.
• Poslovni paket – isti naslovnik: če označite drugi gumb, lahko pripravite spremnico
za poslovne pakete, ki so naslovljeni na istega naslovnika.
• Mednarodni poslovni paket: če označite gumb, boste pripravili spremnico za
mednarodne poslovne pakete.
• Hitra pošta v notranjem prometu: če označite gumb, lahko opremite pošiljke Hitre
pošte v notranjem prometu, in sicer Hitro pošto po Sloveniji in Hitro pošto znotraj
mest.
26

Pri tem pazite na pravilno izbiro dodatnih storitev, saj so storitve omogočene le pri
določenih vrstah pošiljk. V pomoč se v polju za obvestila za vsako dodatno storitev
izpiše, za katere pošiljke je omogočena.
Če želite priklicati naslovnika, ki ga že imate shranjenega v bazi, v polja Naziv, Naslov in
Opomba vpišite celoten ali del iskalnega niza in aplikacija vam bo ponudila izbor možnih
zadetkov. S klikom na želenega naslovnika boste izbrali želenega naslovnika.
V ustreznih poljih izberite oz. vnesite podatke o ostalih lastnostih vaše pošiljke. Nato pa sprejem
pošiljke potrdite tako, da aktivirate gumb Potrdi. Gumb aktivirate tako, da ga kliknete z miško
oz. sprejem potrdite z gumbom Enter.
V nadaljevanju so navedene posebnosti, na katere morate biti pozorni pri sprejemu posamezne
vrste pošiljk.
5.2 Sprejem po posameznih vrstah pošiljk
5.2.1 Poslovni paket, poslovni paket večjih dimenzij, palete, tovor, paket
dobavitelja
Poslovne pakete, poslovne pakete večjih dimenzij, palete, tovor oz. paket dobavitelja lahko
oddajo pravne osebe in tiste fizične osebe, ki imajo v skladu s predpisi registrirano izvajanje
dejavnosti in imajo s Pošto Slovenije sklenjeno ustrezno pogodbo. Paket dobavitelja lahko
oddajajo le pogodbeni uporabniki, ki imajo navedeno storitev določeno v pogodbi. V prenos se
oddajo skupaj s spremnico.
Poslovni paket mora ustrezati naslednjim velikostim in masi:
• najdaljša stranica: do 150 cm,
• seštevek dolžine in obsega, merjenega na najširšem mestu prečno: do 300 cm,
• najmanjša velikost naslovne strani: 16,5 x 23,5 cm,
• največja masa: do 50 kg.
Kot poslovni paket večjih dimenzij se šteje poslovni paket, ki izpolnjuje enega od navedenih
pogojev:
• najdaljša stranica: presega 150 cm (največ 200 cm),
• seštevek dolžine in obsega, merjenega na najširšem mestu prečno: presega 300 cm
(največ 550 cm),
• največja masa: do 100 kg.
Kot paleta se šteje pošiljka, ki ustreza naslednjim pogojem:
• največja dimenzija osnovne ploskve: 120 x 100 cm,
• največja višina: do 150 cm,
• največja masa: do 600 kg,
• blago, naloženo na paleto, ne sme presegati zunanjih dimenzij osnovne ploskve,
• blago na paleti mora biti ustrezno zaščiteno pred poškodbami in razsutjem.
Kot tovor se šteje pošiljka, ki ustreza naslednjim pogojem:
• pošiljka se šteje kot tovor, če poslovni paket večjih dimenzij in/ali paleta presega
predpisane velikosti in/ali maso ali pa je blago na paleto naloženo tako, da presega
zunanje dimenzije osnovne ploskve palete,
• seštevek dolžine in največjega obsega, ki ne sme biti merjen po dolžini: do 650 cm,
• največja masa: do 600 kg,
• najdaljša stranica: do 400 cm.
27

Posebnosti pri sprejemu poslovnega paketa
Poslovni paket se lahko odda z naslednjimi storitvami:
• dobavnica,
• dostava do 10. ure,
• dostava po 16. uri,
• prevzem na pošti,
• pazljivejše ravnanje,
• odkupnina poslovni paket,
• vplačnina po pogodbi,
• trajni nalog,
• čeki,
• poštnino plača naslovnik,
• označena vrednost,
• klic 1,
• klic 2,
• podpis dokumentov.
Odločitev za posamezno storitev lahko izključuje izbiro druge, in sicer:
• storitve dostava do 10. ure, dostava po 16. uri in prevzem na pošti se med seboj
izključujejo;
• storitve vplačnina po pogodbi, trajni nalog, čeki in poštnino plača naslovnik se med
seboj izključujejo;
• storitvi klic 1 in klic 2 se med seboj izključujeta.
Če npr. izberete storitev dostava do 10. ure, ne smete istočasno izbrati storitve dostava po 16.
uri. Aplikacija avtomatsko prilagaja nabor storitev glede na vašo izbiro.
Če ste izbrali storitev odkupnina poslovni paket in/ali označena vrednost, morate vnesti v
označena polja vrednost odkupnine in/ali označeno vrednost.
Sledi vnos podatkov o naslovniku, in sicer je vnos imena in priimka oziroma naziva naslovnika,
celotnega naslova (ulica/naselje in hišna številka oziroma številka poštnega predala) ter poštne
številke in naslovne pošte obvezen. Če ste izbrali storitev klic 1 ali klic 2, boste morali vnesti tudi
telefonsko številko naslovnika.
V primeru, da ste izbrali storitev odkupnina poslovni paket in imate nastavitev, da lahko
opravljate izpis plačilnih dokumentov, vam aplikacija omogoča izpis UPN z oz. brez OCRvrstice.
Po vnosu obveznih podatkov lahko izpišete spremnico za pošiljko, ki jo lahko vstavite v zato
pripravljeno vrečko na naslovni strani paketa (izpis na A4-list) oz. prilepite na paket (izpis na
etikete).
Sprejem poslovnega paketa večjih dimenzij in palete poteka podobno, le nabor storitev je
drugačen oziroma okrnjen. Poslovni paket večjih dimenzij se lahko odda z naslednjimi
storitvami:
• dobavnica,
• pazljivejše ravnanje,
• odkupnina poslovni paket (če izberete storitev odkupnina poslovni paket, se vam
opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev – vplačnina po pogodbi in trajni
nalog oziroma čeki,
• poštnino plača naslovnik,
28

• označena vrednost,
• klic 1,
• klic 2,
• podpis dokumentov.
Paleta se lahko odda z naslednjimi storitvami:
• dobavnica,
• poštnino plača naslovnik,
• označena vrednost,
• klic 1,
• klic 2,
• podpis dokumentov.
Tovor se lahko odda z naslednjimi storitvami:
• dobavnica,
• pazljivejše ravnanje,
• odkupnina tovor (če izberete storitev odkupnina tovor, se vam opcijsko ponudi
možnost dodatnega izbora storitev – vplačnina po pogodbi in trajni nalog oziroma
čeki,
• poštnino plača naslovnik,
• označena vrednost,
• klic 1,
• podpis dokumentov.
5.2.2 Poslovni paket – isti naslovnik
Storitev poslovni paket – isti naslovnik lahko uporabite takrat, ko želite v sklopu ene oddaje
poslati več poslovnih paketov istemu naslovniku. Masa posameznega poslovnega paketa ne sme
presegati 50 kg in pri tem skupna masa vseh poslovnih paketov za istega naslovnika ne sme
presegati 500 kg.
Sprejem poslovnih paketov – isti naslovnik poteka zaporedoma. Serijo paketov za določenega
naslovnika lahko tudi odložite in jo kasneje prikličete in tako naknadno dodate paket k določeni
seriji. Dodajanje paketov po zaključku oddaje ni mogoče.
Za pričetek sprejema serije označite gumb Po. paket – isti naslovnik ter vnesite podatke o
naslovniku. Po vnosu aktivirajte gumb Začni več paketov.
Po aktiviranju gumba Začni več paketov se odpre okno Vnos skupnih storitev. V navedenem
oknu se lahko označijo naslednje storitve:
o Dostava do 10. ure, Dostava po 16. uri in Prevzem na pošti: navedene storitve se
zaračunajo za vsak paket. Storitve se označijo na spremnici v polju Storitve na vsakem
paketu;
o Klic 1, Klic 2 in PPN: navedene storitve se zaračunajo samo enkrat. Storitve se
označijo na spremnici v polju Storitve na vsakem paketu. Storitev PPN pa se še
posebej označi na zadnjem paketu v polju PPN _ EUR, in sicer na način, kot je
predpisan za posamezno vrsto PPN;
o Odkupnina, Vplačnina po pogodbi, Trajni nalog, Čeki, Dobavnica in Podpis
dokumentov: pri storitvah Vplačnina po pogodbi, Trajni nalog in Čeki mora biti
29

pošiljka oddana s storitvijo Odkupnina. Navedene storitve se zaračunajo samo enkrat.
Storitev se označi samo na zadnjem paketu, in sicer v polju Storitve. K paketu pa
morajo biti priloženi ustrezni dokumenti (vplačilni dokument, specifikacija, dokumenti
itd.).
Storitve, ki jih boste izbrali v tem oknu, bodo veljale za vse poslovne pakete (celo serijo),
namenjene istemu naslovniku. Če izberete storitev Odkupnina poslovni paket, lahko dodatno
izberete tudi dodatne storitve, kot so Vplačnina po pogodbi in Trajni nalog oziroma Čeki.
Morebitne dodatne storitve za prvi in ostale poslovne pakete za istega naslovnika izberete
(dodate) kasneje.
Slika 30: Vnosno okno Skupne storitve za poslovne pakete za istega naslovnika
V vnosnem oknu se izbere morebitna dodatna storitev, ki velja za posamezen paket, in sicer
lahko izbirate med pazljivejšim ravnanjem, označeno vrednostjo in dodatkom na posebno
obliko. V primeru, da ste izbrali storitev Označena vrednost, se v polje Vrednost vnese tudi
vrednost pošiljke. Sprejem paketa se potrdi z gumbom Potrdi.
30

Slika 31: Vnosno okno za sprejem pošiljk z nastavitvijo za sprejem poslovnih paketov – isti naslovnik
Aplikacija bo ponudila predogled izpisa spremnice. V predogledu vam aplikacija ponudi
prednastavljen tiskalnik, vendar lahko v polju Tiskalnik izberete poljuben tiskalnik, ki je
nameščen na tem delovnem mestu oz. kot mrežni tiskalnik. Tiskanje se aktivira z gumbom Vse.
Slika 32: Predogled tiskanja za spremnico
Aplikacija vam ponuja tudi možnost, da se vam predogled tiskanja ne prikaže, temveč se
spremnica takoj natisne (gradnik Direktno tiskanje) oziroma, da spremnice natisnete v eni potezi
pred zaključkom oddaje (gradnik Brez predogleda in tiskanja). Kje in kako določite navedeno
nastavitev aplikacije, je opisano v poglavju 3.1 Namestitev tiskalnika.
Po istem postopku se opravi sprejem ostalih paketov. Prav tako vam aplikacija omogoča, da
pakete, ki imajo enake dodatne storitve, sprejmete v enem koraku, in sicer tako, da v polje
31

Število pak. vnesete ustrezno število paketov, ki jih želite opremiti. Navedeno ne velja za zadnji
paket, saj se ta sprejme posebej.
Slika 33: Polje Število pošiljk
Zadnji paket za določeno serijo se sprejme po posebnem postopku, in sicer:
o pred vnosom podatkov o zadnjem paketu se aktivira gumb Zadnji paket. Uporabniku
se odpre okno Predogled tiskanja s podatki o zadnji spremnici;
o če med skupnimi storitvami izberete storitev Odkupnina, se aktivira polje za vnos
zneska odkupnine, kamor vpišite znesek odkupnine. Če imate nastavljeno možnost
izpisa vplačilnega dokumenta (UPN z oz. brez OCR-vrstice), za izpis navedenega
dokumenta izberite gradnik Uporaba plačilnega naloga in na zadnji spremnici za
določeno serijo poslovnih paketov – isti naslovnik se bo izpisal tudi izbrani vplačilni
dokument;
OPOZORILO: v tiskalnik se pred tiskanjem zadnje spremnice vstavi predtiskan obrazec
za izpis vplačilnega dokumenta.
o v okviru ene serije poslovnega paketa – isti naslovnik je omogočeno tudi storniranje
paketov, in sicer se ti stornirajo tako, da se na seznamu označi ustrezna pošiljka in se
aktivira gumb Storno. Posamezen paket se lahko stornira do zaključka določene serije.
Po zaključku serije se lahko stornira le celotna serija. Navedeno se izvede tako zato,
ker je po zaključku serije na spremnicah zavedeno skupno število paketov v določeni
seriji.
5.2.2.1 Vplačnina po pogodbi, trajni nalog in čeki
Vplačnina po pogodbi (VPL PG) je storitev, s katero pošiljatelj določi, da bo vplačnino za
pošiljke s storitvijo Odkupnina plačal sam. To pomeni, da se od naslovnika izterja samo znesek
odkupnine. Navedeno storitev lahko uporabljate samo uporabniki, ki imate s Pošto Slovenije
sklenjeno posebno pogodbo o pogodbenem vplačevanju vplačnine.
Ob izbiri storitve Odkupnina se opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev.
Trajni nalog (TN) je storitev, s katero se naslovniku lahko omogoči plačilo odkupnine s trajnim
nalogom na osebnem računu. Navedeno storitev lahko uporabljajo samo uporabniki, ki imajo s
Pošto Slovenije sklenjeno posebno pogodbo.
Ob izbiri storitve Odkupnina se opcijsko ponudi možnost dodatnega izbora storitev. Če izberete
storitev Trajni nalog, se naslovniku ob vročitvi ne bo zaračunal znesek odkupnine, temveč ga bo
poravnal s trajnim nalogom. Spremnici se zato priloži pooblastilo za trajni nalog na osebnem
računu.
Čeki je storitev, s katero se naslovniku lahko omogoči plačilo odkupnine v več obrokih s čeki
osebnih računov.
V primeru plačila odkupnine s čeki mora biti pošiljka oddana s storitvijo Odkupnina. Prav tako
mora biti spremnici priložena specifikacija, s katero so določeni število obrokov, zneski in
datumi zapadlosti obrokov. Popisni list, ki je lahko del specifikacije oziroma je sam
specifikacija, bo pošiljatelju vrnjen skupaj s čeki naslovnika.
32

5.2.3 Hitra pošta po Sloveniji in Hitra pošta znotraj mest
Hitra pošta je pošiljka, za katero veljajo krajši roki prenosa. Hitro pošto v notranjem prometu
delimo na:
• Hitro pošto po Sloveniji,
• Hitro pošto znotraj mest.
Velikosti Hitre pošte v notranjem prometu morajo ustrezati velikostim paketa. Največja masa
Hitre pošte v notranjem prometu je 50 kg. Pri enem prevzemu za istega naslovnika Hitre pošte
znotraj mest je največja masa vseh kosov znotraj te pošiljke 105 kg, pri čemer je največja masa
posameznega kosa 50 kg.
Hitra pošta po Sloveniji, sprejeta do določene ure na pošti, vključeni v prometni križ Hitre pošte
(v nadaljevanju: prometni križ), se prenaša prek prometnega križa vsak dan, razen ob sobotah,
nedeljah in drugih dela prostih dnevih. Prometni križ je poseben način prevoza Hitre pošte po
Sloveniji, ki omogoča, da so pošiljke, sprejete do določene ure na določenih poštah, dostavljene
istega dne naslovnikom na območju določenih pošt v prometnem križu. Pošte v prometnem križu
so navedene v Seznamu pošt v prometnem križu Hitre pošte, ki ga lahko dobite na vpogled na
vsaki pošti.
Hitra pošta znotraj mest se izvaja:
• znotraj večjih mest (Celje, Koper, Kranj, Ljubljana, Maribor, Murska Sobota, Nova
Gorica in Novo mesto, v nadaljevanju: večja mesta), kjer se pošiljka dostavi naslovniku v
2 urah od prejema telefonskega naročila za prevzem pošiljke pri pošiljatelju. Če
pošiljatelj odda pošiljko na pošti, se pošiljka dostavi v 2 urah po sprejemu;
• na območju ostalih pošt, kjer se pošiljka dostavi v 4 urah od sprejema pošiljke na pošti
oziroma od prevzema pošiljke pri pošiljatelju.
V aplikaciji se pošiljke sprejmejo po enakem postopku kot poslovni paketi, pri tem se aktivira
gumb Hitra pošta. Posebnost je le možnost tiskanja dodatnih spremnic za pošiljke Hitre pošte
znotraj mest, in sicer se tiskanje dodatnih spremnic sproži tako, da po sprejetju in izpisu
spremnice za Hitro pošto na seznamu označite ustrezno pošiljko in aktivirate gumb HP znotraj
mest. Odpre se okno, v katerem določite v polju Število kopij potrdila število dodatno izpisanih
spremnic. Prav tako določite, na kateri poziciji oz. na katero nalepko želite pričeti s tiskanjem, to
storite tako, da kliknete na tisto nalepko v vnosnem oknu. Nalepke, na katere bodo natisnjeni
podatki, se obarvajo modro. Vrstni red tiskanja ustreza vrstnemu redu, kot so številčene
prikazane nalepke. Navedena funkcionalnost vam omogoča, da do konca porabite liste z
nalepkami.
33

Slika 34: Okno za izpis dodatnih spremnic za storitev Hitra pošta znotraj mest
5.2.4 Mednarodni poslovni paket
Mednarodni poslovni paket je pošiljka v mednarodnem prometu, ki jo lahko za določene države
v prenos oddajo pravne osebe in tiste fizične osebe, ki imajo v skladu s predpisi registrirano
izvajanje dejavnosti, in je naslovljena na pravno osebo ali fizično osebo. Velikosti in masa
paketa morajo ustrezati naslednjim pogojem:
• največja velikost: dolžina 150 cm, pri čemer seštevek dolžine in največjega obsega, ki
ne sme biti merjen po dolžini, ne sme presegati 300 cm,
• največja masa: 30 kg.
Mednarodni poslovni paket se lahko pripravi za naslednje naslovne države: Avstrija, Belgija,
Bolgarija, Češka, Črna gora, Danska, Estonija, Finska, Francija, Grčija, Hrvaška, Irska, Islandija,
Italija, Kanada, Litva, Latvija, Luksemburg, Madžarska, Nemčija, Nizozemska, Norveška,
Poljska, Portugalska, Romunija, Slovaška, Srbija, Španija, Švedska, Švica, Velika Britanija,
ZDA.
Mednarodni poslovni paket sprejmete tako, da aktivirate gumb Mednarodni pos. paket. V vnosno
okno vnesite potrebne podatke ter aktivirajte gumb Potrdi. Glede na to, ali je naslovnik v državi
članici EU ali nečlanici, se odpre ustrezno vnosno okno.
Podatki na spremnici morajo zapisani v angleškem jeziku, zato vnašajte podatke v polja v
navedenem jeziku.
Sprejem mednarodnih poslovnih paketov za države članice EU opravite v spodaj navedenem
vnosnem oknu, kjer izpolnite manjkajoče postavke.
Po vnosu podatkov se izpiše spremnica, ki je namenjena prometu med članicami EU, in sicer v
enem izvodu.
34

Slika 35: Okno za vnos dodatnih podatkov za izpis spremnice
Sprejem mednarodnih poslovnih paketov za ostale države opravite v spodaj navedenem oknu,
kjer izpolnite manjkajoče postavke.
Po vnosu podatkov se izpiše spremnica, ki je namenjena prometu med ostalimi državami in
vsebuje tudi izvode, ki so potrebni za opravo carinskega postopka. Torej se ta spremnica izpiše v
4 izvodih.
Slika 36: Okno za vnos dodatnih podatkov za izpis spremnice
5.3 Sprejem pošiljk po stroškovnih mestih
Označevanje stroškovnih mest je namenjeno tistim uporabnikom, ki želijo sprejemati pošiljke
ločeno za posamezne oddelke, enote oziroma stroškovna mesta. Stroškovno mesto vnesete v
gradniku Nastavitve, kjer izberete postavko Stroškovna mesta. Postopek vnosa stroškovnega
mesta je opisan v poglavju 4.3.1 Stroškovna mesta.
35

Pri sprejemu pošiljk pod različna stroškovna mesta vam aplikacija ponuja dve možnosti:
• Za posamezno stroškovno mesto lahko pripravite posebej oddajo oz. popis oddanih
pošiljk, in sicer takrat, ko potrebujete ločen popis oddanih pošiljk za vsako stroškovno
mesto. Za vsako stroškovno mesto se za določen dan pripravi posebna oddaja pošiljk,
in sicer tako, da pred pričetkom sprejema pošiljk v vnosnem oknu v polju Stroškovno
mesto izberete vaše stroškovno mesto. Pošiljke, ki bodo sprejete na naveden način,
bodo evidentirane pod navedeno stroškovno mesto.
• Pripravi se ena oddaja, v kateri pa so opredeljena različna stroškovna mesta. Če ne
potrebujete ločenega popisa oddanih pošiljk, vendar kljub temu želite evidentirati
sprejem pošiljk po posameznih stroškovnih mestih, lahko pripravite samo eno oddajo
pošiljk (en popis oddanih pošiljk), v kateri pred sprejemom pošiljk označite ustrezno
stroškovno mesto v polju Stroškovno mesto.
Podatek o stroškovnem mestu je viden samo v aplikaciji in na sprejem na sprejemni pošti ne
vpliva. Če potrebujete račun, ki je ločen po posameznih stroškovnih mestih, je treba to določiti v
pogodbi in nato sprejem za ta stroškovna mesta opravljate kot sprejem pod različne podružnice.
Prosimo, da se za podrobnejše informacije obrnete na vašega skrbnika pogodbe.
5.4 Storniranje sprejetih pošiljk
Možnost storniranja oziroma razveljavitve sprejema pošiljk uporabite:
• pri pošiljkah, ki jih iz kakršnegakoli vzroka ne boste mogli oddati na pošti tisti dan, ki
je označen na spremnici,
• za pošiljke, ki jim boste po izpisu spremnice spremenili storitve,
• za pošiljke, ki jim boste po izpisu spremnice spremenili vsebino,
• če po izpisu spremnice spremenite vrsto pošiljke,
• če se ugotovi, da je že opremljen poslovni paket – isti naslovnik sedaj zadnji v tej
seriji in ga je treba opremiti s posebno spremnico za zadnji paket.
Storno pošiljk opravite v vnosnem oknu za sprejem pošiljk ter v vnosnem oknu Seznam
spremnic. Storniranje pošiljk lahko opravite samo za oddaje, ki še niso bile zaključene.
Storniranje opravite tako, da označite pošiljko, ki jo želite stornirati, in aktivirate gumb Storno.
Aplikacija bo prikazala opozorilo z naslednjim besedilom: "Želite izvesti stornacijo postavke?"
Slika 37: Opozorilo, ki se izpiše ob storniranju
Z gumbom Potrdi stornirate označeno pošiljko. Z gumbom Prekliči pa se vrnete v osnovno
okno.
36

KORISTNE INFORMACIJE
Pomoč uporabnikom:
Pri težavah pri uporabi aplikacije oz. v primeru vprašanj glede samega dela se, prosimo, obrnite
na skrbnika pogodbe.
37

KAZALO SLIK:
Slika 1: Spletna stran, s katere poteka namesitev aplikacije
Slika 2: Okno Nastavitev tiskalnika
Slika 3: Okno Urejanje uporabnikov programa
Slika 4: Okno Dodaj / Spremeni uporabnika
Slika 5: Gumb za aktiviranje uvoza naslovnikov
Slika 6: Okno za uvoz naslovnikov iz csv-formata
Slika 7: Okno za sprejem pošiljk Spremnica – Oddaja pošiljk s polji za vnos podatkov o
naslovniku
Slika 8: Okno Seznam naslovnikov
Slika 9: Okno Dodaj / Spremeni
Slika 10: Menijska vrstica Sistem
Slika 11: Okno Aktiviranje delovnega mesta
Slika 12: Prijava uporabnika in izbira komitenta, pogodbe ter podružnice
Slika 13: Menijski vrstici
Slika 14: Menijska vrstica, ki se odpre po aktivaciji zavihka Spremnica
Slika 15: Okno za vnos stroškovnega mesta
Slika 16: Okno Spremnica – Oddaja pošiljk
Slika 17: Polje Stroškovno mesto
Slika 18: Okno Izbira obračunskega datuma
Slika 19: Gumbi za določitev vrste pošiljke
Slika 20: Polje za vnos podatkov o naslovniku
Slika 21: Polje Storitve
Slika 22: Okno Plačilni dokument za uporabnike
Slika 23: Okno za izpis UPN brez OCR-vrstice
Slika 24: Okno za izpis dodatnih spremnic za storitev Hitra pošta znotraj mest
Slika 25: Potrjevalni gumbi
Slika 26: Vnosno okno za vnos podatkov za mednarodne poslovne pakete za pošiljke izven EU
Slika 27: Okno Seznam spremnic
Slika 28: Okno Zaključevanje oddajnih popisov
Slika 29: Okno Izpisi zaključenih oddajnih popisov
Slika 30: Vnosno okno Skupne storitve za poslovne pakete za istega naslovnika
Slika 31: Vnosno okno za sprejem pošiljk z nastavitvijo za sprejem poslovnih paketov – isti
naslovnik
Slika 32: Predogled tiskanja za spremnico
Slika 33: Okno Stroškovno mesto
Slika 34: Okno za izpis dodatnih spremnic za storitev Hitra pošta znotraj mest
Slika 35: Okno za vnos dodatnih podatkov za izpis spremnice
Slika 36: Okno za vnos dodatnih podatkov za izpis spremnice
Slika 37: Opozorilo, ki se izpiše ob storniranju
38