Zasady finansowania PO KL - Strona Departamentu Europejskiego ...

defs.pomorskie.eu

Zasady finansowania PO KL - Strona Departamentu Europejskiego ...

Zmiany

w Zasadach Finansowania Programu

Operacyjnego Kapitał Ludzki

i Wytycznych w zakresie kwalifikowalności

wydatków w w ramach POKL

Gdańsk, 25-01-2011 r.


Z dniem 01.01.2011 weszły w Ŝycie

nowe dokumenty:

- Zasady finansowania PO KL

- Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków

w ramach PO KL

- Zasady przygotowania, realizacji i rozliczania

projektów systemowych OPS, PCPR i ROPS

- Zasady kontroli

- Zasady systemu sprawozdawczości


NajwaŜniejsze zmiany wprowadzone w zasadach

finansowania PO KL dotyczą następuj

pujących kwestii:

1. Uelastyczniono system wypłaty zaliczek beneficjentom

w celu zwiększenia płynności finansowej projektów PO

KL.

2. Wprowadzono podrozdział dotyczący projektów

partnerskich.

3. Zmieniono interpretację dotyczącą dnia złoŜenia

wniosku o płatność.

4. Wprowadzono zastosowanie przepisów ustawy

Ordynacja podatkowa.

5. Wprowadzono zmiany we wniosku o płatność.

6. Wprowadzono taryfikator korekt finansowych za

naruszenie zasady konkurencyjności i Prawa zamówień

publicznych dla wydatków współfinansowanych z EFS.


Koszty bezpośrednie

– zarządzanie projektem

Katalog wydatków dotyczących zadania zarządzanie

projektem:

• wynagrodzenie koordynatora/ kierownika projektu lub

innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub

zarządzanie projektem lub innego personelu bezpośrednio

zaangaŜowanego w zarządzanie projektem i jego

rozliczenie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne do

realizacji projektu,

• wydatki związane z utworzeniem i/lub prowadzeniem

wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku

bankowym lub odrębnego rachunku bankowego,

• zakup lub amortyzacja sprzętu lub wartości

niematerialnych i prawnych oraz zakup mebli niezbędnych

do zarządzenia projektem,


• działania informacyjno promocyjne związane

z realizacja projektu,

• koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu,

których nie wlicza się do limitów procentowych kosztów

zarządzania,

• inne – o ile są bezpośrednio związane z koordynacją

i zarządzaniem projektem

• ewaluacja i audyt, o ile ich realizacja jest wymagana

w projekcie, nie stanowią kosztów zarządzania projektem

lecz odrębne zadania w ramach kosztów bezpośrednich.


Łączna wartość kosztów zarządzania projektem nie

moŜe przekroczyć:

- 30% wartości projektu w przypadku projektów

o wartości do 500 tys. zł,

- 25% wartości projektu w przypadku projektów

o wartości powyŜej 500 tys. do 1 mln włącznie,

- 20% wartości projektu w przypadku projektów

o wartości powyŜej 1 mln do 2 mln włącznie,

- 15% wartości projektu w przypadku projektów

o wartości powyŜej 2 mln do 5 mln włącznie,

- 10% wartości projektu w przypadku projektów

o wartości powyŜej 5 mln.


Odstępstwa od limitów są moŜliwe jedynie

w przypadku projektów do 500 tys. zł wyłącznie

w przypadku gdy beneficjent jest w stanie

udowodnić, Ŝe projekt z kosztami zarządzania

przekraczającymi 30% jest projektem efektywnym

kosztowo.

W przypadku projektów realizowanych

w partnerstwie limity mogą ulec zwiększeniu

o 2 % dla kaŜdego partnera, jednak nie więcej niŜ

łącznie o 10% w ramach projektu (w zaleŜności od

zaangaŜowania partnera w realizację projektu).


Obowiązek przestrzegania limitu kosztów

zarządzania projektem dotyczy zarówno etapu

tworzenia budŜetu i jego oceny, ale równieŜ

rozliczenia końcowego projektu.

Podczas weryfikacji końcowego wniosku o płatność

naleŜy zweryfikować czy odpowiedni limit

procentowy nie został przekroczony.

W sytuacji, gdy Beneficjent przekroczy załoŜony we

wniosku o dofinansowanie procent kosztów

zarządzania projektem, nadwyŜkę naleŜy uznać za

wydatek niekwalifikowany podlegający zwrotowi.


KOSZTY ZWIĄZANE

ZANE

Z ZATRUDNIANIEM PERSONELU

W PROJEKCIE


UMOWA O PRACĘ ZAWIERANA W RAMACH PROJEKTU

Warunki zatrudniania personelu do projektu:

• zgodność z przepisami krajowymi (Kodeks pracy i Kodeks

cywilny),

• personelem projektu nie mogą być osoby zatrudnione

w instytucjach uczestniczących w realizacji PO KL, chyba Ŝe

nie zachodzi konflikt interesów /podwójne finansowanie/,

• przy zatrudnianiu jako personelu osób zaangaŜowanych

w realizację zadania w więcej niŜ jednym projekcie naleŜy

pamiętać, Ŝe wydatki są kwalifikowalne tylko i wyłącznie

wtedy, gdy obciąŜenie wynikające z pracy w kilku projektach

nie wyklucza moŜliwości prawidłowej i efektywnej realizacji

wszystkich zadań. Przed zaangaŜowaniem personelu do

projektu Beneficjent musi zweryfikować czy dana osoba jest

zaangaŜowana w realizację innych projektów i w takiej sytuacji

zobowiązać ją do ewidencji godzin pracy,


• zwiększenie łącznej kwoty na wynagrodzenie personelu

zarządzającego projektem wymaga zgody Instytucji

Pośredniczącej,

• koszty związane z wyposaŜeniem stanowiska pracy personelu

projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości wyłącznie

w przypadku wyposaŜenia stanowiska pracy personelu

zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co

najmniej 0,5 etatu (moŜliwość sumowania czasu pracy kilku

pracowników pracujących na tym samym stanowisku,

np. 2/3 etatu = 2 osoby zatrudnione na 1/3 etatu),

• w przypadku zatrudnienia personelu na podstawie stosunku

pracy w wymiarze mniejszym niŜ 0,5 etatu koszty związane

z wyposaŜeniem stanowiska pracy są kwalifikowalne

proporcjonalnie do czasu zaangaŜowania tego personelu

w projekcie (np. osoba zatrudniona na 1/3 etatu – koszt

kwalifikowalny = 1/3 kosztów wyposaŜenia stanowiska).


W przypadku zatrudniania personelu projektu na podstawie

stosunku pracy naleŜy pamiętać o następujących zasadach:

• zatrudnienie lub oddelegowanie pracownika powinno być

odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy

o pracę lub zakresem czynności słuŜbowych pracownika lub

opisem stanowiska pracy,

• wszystkie zadania, w których realizacje zaangaŜowany jest

pracownik beneficjenta powinny być uregulowane w ramach

umowy o pracę, co oznacza bezwzględny zakaz

zatrudniania własnych pracowników będących personelem

projektu do realizacji innych zadań na podstawie innych

umów w projekcie,

• wysokość wynagrodzenia osób pracujących dla projektu

powinna odpowiadać stawkom stosowanym u beneficjenta

dla innych pracowników,

• w ramach projektu nie są kwalifikowalne nagrody

jubileuszowe dla personelu projektu.


OSOBY SAMOZATRUDNIONE

• kwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby prowadzącej

działalność gospodarczą wykonującej osobiście zadanie

w ramach projektu,

• wysokość wynagrodzenia wynika ze szczegółowego budŜetu

projektu,

• wynagrodzenie dokumentowane jest dokumentem

księgowym np. notą obciąŜeniową,

• osoba samozatrudniona zaangaŜowana w realizację więcej

niŜ jednego zadania lub funkcji w ramach projektu prowadzi

ewidencję godzin oraz wykonanych czynności w ramach tych

zadań lub funkcji.

PowyŜsze przepisy nie mają zastosowania do osób

prowadzących działalność gospodarczą i wykonujących

zadania w ramach projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej.


STOSUNEK CYWILNOPRAWNY

W sytuacji zatrudniania personelu na podstawie umowy

cywilnoprawnej wprowadzono następujące ograniczenia:

brak moŜliwości zawierania umów cywilnoprawnych

z personelem projektu zatrudnionym na podstawie stosunku

pracy do dodatkowych zadań w projekcie (w takiej sytuacji

naleŜy zmienić dotychczasowy zakres obowiązków

personelowi projektu),

zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej osoby,

która jest pracownikiem zatrudnionym na podstawie

stosunku pracy, ale nie będącej personelem projektu jest

moŜliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach,

w szczególności gdy charakter zadań wyklucza moŜliwość

ich realizacji w ramach stosunku pracy,

zaangaŜowanie jednej osoby w ramach danego projektu na

podstawie więcej niŜ jednej umowy cywilnoprawnej jest

moŜliwe po spełnieniu następujących warunków:


• obciąŜenie wynikające z wykonywania wszystkich umów

nie wyklucza moŜliwości prawidłowej i efektywnej

realizacji zadań w ramach projektu (np. zadania te nie

nakładają się na siebie);

• osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangaŜowanych we

wszystkie zadania w ramach tego projektu, która moŜe

podlegać kontroli (beneficjent powinien zapewnić sobie

prawo wglądu tę ewidencję);

• rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na

podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy

zakres wykonywanych czynności oraz liczbę godzin

dotyczących realizacji danej umowy, przy czym warunek

ten nie dotyczy umów o dzieło.


ZLECANIE ZADAŃ MERYTORYCZNYCH

Zlecenie zadania merytorycznego jest moŜliwe tylko i wyłącznie

w odniesieniu do indywidualnego przypadku i konkretnych rozstrzygnięć

przyjętych w ramach danego projektu.

Niemniej jednak, co do zasady, ze zleceniem zadania merytorycznego

będziemy mieć do czynienia wówczas, gdy beneficjent przekazuje

wykonanie zadania, w tym przeprowadzenie wszystkich niezbędnych

czynności w ramach zadania, innemu podmiotowi, tzn. niejako

„wyprowadza” to zadanie na zewnątrz, poza swoją instytucję. W takiej

sytuacji beneficjent wyłącza swoje własne bezpośrednie zaangaŜowanie

w to zadanie i finansowanie kosztów administracyjnych związana

z realizacją zleconego zadania merytorycznego. Koszty te przerzucone są

na wykonawcę zleconego zadania.

Zatem w celu stwierdzenia, czy dane zadanie jest zadaniem merytorycznym

zleconym czy nie, naleŜy wziąć pod uwagę to, kto ponosi koszty

administracyjne związane z wykonaniem tego zadania. Jeśli te koszty

ponosi zewnętrzny wykonawca zadania, co do zasady będziemy mieć do

czynienia ze zleceniem zadania merytorycznego.


Koszty Pośrednie

- katalog kosztów

Koszty pośrednie stanowią następujące koszty

administracyjne, związane z funkcjonowaniem beneficjenta:

- koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych

do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie

są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik

jednostki),

- koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa,

finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria,

obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki,

- koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób

księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia

prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu)

- koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz,

najem, opłaty administracyjne) związane z obsługą

administracyjną projektu,


- opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty

przesyłowe, opłaty za odprowadzenie ścieków w zakresie

związanym z obsługa administracyjną,

- amortyzacja aktywów uŜywanych na potrzeby personelu,

- koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych,

teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą

administracyjną projektu,

- koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą

administracyjną projektu,

- koszty materiałów biurowych i artykułów

związanych z obsługą administracyjną projektu,

piśmienniczych

- koszty ubezpieczeń majątkowych,

- koszty ochrony,

- koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą

administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich

czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych

pomieszczeń.


Jednocześnie Ŝadna z w/w kategorii

wydatków nie moŜe zostać wykazana

w ramach kosztów bezpośrednich,

w szczególności w zadaniu Zarządzanie

projektem.


Beneficjent moŜe wnioskować o zmianę sposobu rozliczania

kosztów pośrednich z ryczałtu na koszty pośrednie

rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych

wydatków jedynie w szczególnie uzasadnionych

przypadkach i nie później niŜ w połowie okresu realizacji

projektu, a w przypadku projektów trwających co najmniej

6 miesięcy – w terminie nie przekraczającym 3 miesięcy

od rozpoczęcia realizacji projektu.

Wszystkie dotychczas poniesione i rozliczone we wnioskach

o płatność koszty pośrednie rozliczane ryczałtem zostają

uznane za niekwalifikowalne i beneficjent powinien

je wykazać we wniosku o płatność jako korekta finansowa.

Koszty te mogą być ponownie wykazane w kolejnym

wniosku o płatność, pod warunkiem, Ŝe zostaną

potwierdzone dokumentami księgowymi.


Koszty pośrednie rozliczane

ryczałtem

Zgodnie z Wytycznymi, wysokość ryczałtu w ramach danego

projektu wynosi:

- 9% kosztów bezpośrednich (z uwzględnieniem wydatków

dotyczących CF) – w przypadku projektów o wartości

nieprzekraczającej 500 tys.,

- 8% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów

o wartości powyŜej 500 tys. do 1 mln włącznie,

- 7% kosztów bezpośrednich - w przypadku projektów

o wartości powyŜej 1 do 2 mln włącznie,

- 5% kosztów bezpośrednich - w przypadku projektów

o wartości powyŜej 2 do 5 mln włącznie,

- 4% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów

o wartości przekraczającej 5 mln.


W sytuacji zlecania przez beneficjenta realizacji zadań

merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu

kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega

pomniejszeniu (przez pomniejszenie wartości kosztów

bezpośrednich) o wartość zleconych zadań. Dlatego teŜ

gdy całość wydatków bezpośrednich jest zlecana na

zewnątrz, beneficjentowi nie przysługują koszty

pośrednie rozliczane ryczałtem.


W składanym wniosku o płatność wartość kosztów

pośrednich powinna wynikać z ryczałtu kosztów

pośrednich określonego w umowie o dofinansowanie

w stosunku do wydatków bezpośrednich (pomniejszonych

o zadania zlecone) wykazywanych za dany okres

rozliczeniowy.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach istnieje

moŜliwość zatwierdzenia wniosku o płatność z kwotą

kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtowo inną niŜ

wynikająca z ryczałtu kosztów pośrednich określonego

w umowie o dofinansowanie oraz kumulatywnego

rozliczenia kosztów pośrednich, ale dotyczy to głównie

projektów, w których w trakcie realizacji zmianie ulegnie

kwota zadań merytorycznych zlecanych na zewnątrz.


W takiej sytuacji powinien zostać na nowo wyliczony

wskaźnik ryczałtowy kosztów pośrednich i - jeśli uległ on

zmianie - umowa powinna zostać aneksowana. PoniewaŜ

koszty pośrednie zostały dotychczas rozliczone

w wysokości innej niŜ wynikająca z nowego wskaźnika

kosztów pośrednich określonego w umowie

o dofinansowanie, zachodzi konieczność wyrównania

poziomu ujętych we wnioskach o płatność kosztów

pośrednich do kwoty wynikającej ze wskaźnika kosztów

pośrednich określonego w umowie.

Wyrównanie kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem

powinno nastąpić w kolejnym wniosku o płatność

składanym po aneksowaniu umowy o dofinansowanie.


Na wysokość kosztów pośrednich będą miały wpływ nie tylko

koszty bezpośrednie wykazane w dotychczas rozliczonych

wnioskach o płatność, lecz równieŜ wszelkiego rodzaju

pomniejszenia (np. związane z korektami finansowymi),

które dokonywane są na zakończenie realizacji projektu.

Beneficjentów, którzy podpisali umowę o dofinansowanie

w oparciu o Zasady finansowania i Wytyczne w zakresie

kwalifikowania wydatków obowiązujące w 2010 r.

obowiązuje dotychczasowy sposób liczenia kosztów

pośrednich zgodnie z którym % kosztów pośrednich

liczymy od kwoty kosztów bezpośrednich pomniejszonych

o cross-financing.


Koszty pośrednie na podstawie

rzeczywiście cie poniesionych wydatków

W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych

na podstawie poniesionych wydatków naleŜy wskazać

poszczególne koszty jednostkowe planowane

do rozliczenia w ramach kosztów pośrednich.


• Rozliczanie kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście

poniesionych wydatków jest moŜliwe w szczególności w przypadku,

gdy wyliczone koszty pośrednie beneficjenta są wyŜsze niŜ wskaźniki

kosztów pośrednich, które moŜna rozliczyć ryczałtem,

• Beneficjent jest zobowiązany przedstawić w załączonym do wniosku o

dofinansowanie projektu szczegółowym budŜecie projektu listę

kosztów pośrednich, które zamierza rozliczyć w projekcie na zasadach

analogicznych do kosztów bezpośrednich,

• Beneficjent rozlicza wydatki pośrednie na podstawie dokumentów

księgowych do kwoty określonej w zatwierdzonym budŜecie projektu,

• Wydatki, które beneficjent ponosi w trakcie realizacji projektu nie

muszą być całkowicie zgodne ze szczegółowym budŜetem projektu.

Istotne jest, aby nie przekroczyły one łącznej kwoty kosztów

pośrednich wskazanych we wniosku oraz spełniały ogólne warunki

kwalifikowania wydatków określone w Wytycznych.


Cross – financing

Zgodnie z przyjętą przez Instytucję Zarządzającą interpretacją jako

„sprzęt” w ramach cross-financingu naleŜy rozumieć środki

trwałe, których wartość początkowa jest wyŜsza od 350 zł. PoniŜej tej

kwoty zakup tak rozumianego sprzętu nie jest traktowany jako crossfinancing.

Meble i pojazdy bez względu na wartość (równieŜ poniŜej 350 PLN)

traktowane są jako cross-financing.

Regule cross-financingu podlega równieŜ sprzęt, którego wartość

początkowa jest wyŜsza od 350 zł i który jest kupowany przez

beneficjenta w celu przekazania uczestnikom projektu.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r.

o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się „rzeczowe aktywa

trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej

uŜyteczności dłuŜszym niŜ rok, kompletne, zdatne do uŜytku

i przeznaczone na potrzeby jednostki” (Dz. U. Nr 121, poz. 591,

z późn. zm.) z wyłączeniem w ramach PO KL kwalifikowalności

zakupów nieruchomości i gruntów.


UWAGA!

Wydatki ponoszone w ramach crossfinancingu

powinny zostać przeznaczone

przede wszystkim na zapewnieniu realizacji

zasady równości szans, w szczególności do

potrzeb osób niepełnosprawnych.


Beneficjent powinien uzasadnić we wniosku

o dofinansowanie projektu konieczność

poniesienia kosztów związanych z zakupem

i amortyzacją sprzętu w szczególności

uwzględnić okres realizacji projektu oraz

sprzęt będący w posiadaniu beneficjenta, jak

równieŜ sprzęt nabyty w ramach projektu,

na zakup którego IP/IW/IP2 udzieliła

beneficjentowi dofinansowania.


Przychód d i trwałość

projektu

Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów

(tj. wpływu środków finansowych w ramach projektu pochodzących ze

sprzedaŜy, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równowaŜnych

opłat nie będących wkładem własnym w projekcie), które powstaną

w związku z realizacją projektu PO KL.

Przychód stanowią równieŜ kary umowne z tytułu nieprawidłowej realizacji

umowy zawartej z wykonawcą lub innej umowy związanej z realizacją

projektu (np. umowy z uczestnikami projektu) w przypadku gdy są

zwracane na rachunek beneficjenta.

W przypadku gdy kara umowna pomniejsza kwotę do zapłaty za wykonaną

usługę, wydatkiem kwalifikowalnym jest faktyczna kwota zapłacona

wykonawcy, tj. pomniejszona o karę umowną.

Przychód podlega zwrotowi przez Beneficjenta na wskazany przez IP

rachunek bankowy, przy czy zwrot dokonywany jest w całości lub

proporcjonalnie w zaleŜności od tego, w jakim stopniu do osiągnięcia

przychodu przyczynił się projekt.


Trwałość projektu

Beneficjent jest zobowiązany do zachowania trwałości

projektu zgodnie z art. 57 rozporządzenia Rady (WE)

nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego

przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu

Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu

Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające

rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. z uwzględnieniem

rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE)

Nr 539/2010 z dnia 16 czerwca 2010 r. zmieniającego

rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006.

Zgodnie z ww. rozporządzeniem, zachowanie trwałości

projektu oznacza konieczność utrzymania inwestycji, o ile

przepisy dotyczące pomocy publicznej tak stanowią.

Z kolei utrzymanie inwestycji naleŜy rozumieć jako

kontynuowanie działalności produkcyjnej w terminie

określonym w przepisach dotyczących pomocy publicznej.


NiezaleŜnie od obowiązku zachowania

trwałości projektu w rozumieniu

rozporządzenia nr 1083/2006, beneficjenci

PO KL zobowiązani są do utrzymania

trwałości rezultatów projektu

na podstawie umowy o dofinansowanie

projektu.

Beneficjent kaŜdego projektu PO KL ma

obowiązek zachować rezultaty projektu

w zakresie i terminie, o których mowa we

wniosku o dofinansowanie projektu.


Amortyzacja

W ramach PO KL dopuszczona została moŜliwość

kwalifikowania tzw. jednorazowego odpisu amortyzacyjnego,

pod warunkiem, iŜ nie wynosi on więcej niŜ 3 500,00 zł.


Reguła a proporcjonalności

ci

Reguła proporcjonalności dotyczy rozliczenia projektu pod

względem finansowym w zaleŜności od stopnia

osiągnięcia załoŜeń merytorycznych określonych we

wniosku o dofinansowanie projektu. Nie jest bowiem

zasadne, aby w przypadku niezrealizowania załoŜeń

merytorycznych projektu, wydatki były akceptowane

w wysokości określonej we wniosku o dofinansowanie.

Dotyczy to zarówno pomniejszenia kosztów tego zadania

merytorycznego, które nie zostało zrealizowane zgodnie

z załoŜeniami, jak równieŜ odpowiedniej wysokości

kosztów zarządzania projektem oraz kosztów pośrednich.


Na etapie końcowego rozliczenia projektu, tj. przed

zatwierdzeniem końcowego wniosku o płatność,

IP/IW/IP2) weryfikuje, czy w ramach projektu:

- zostały spełnione kryteria dostępu warunkujące otrzymanie

przez beneficjenta dofinansowania,

- zostały spełnione kryteria strategiczne określone przez

beneficjenta dla projektu,

- został zrealizowany jego cel, wyraŜony wskaźnikami

produktu lub rezultatu wskazanymi w zatwierdzonym

wniosku o dofinansowanie projektu.


UWAGA!

Zasada ta dotyczy równieŜ

Beneficjentów, dla których nie

został zatwierdzony końcowy

Wniosek Beneficjenta o Płatność.


W przypadku niespełnienia kryterium

dostępu w ramach projektu – wszystkie

wydatki dotychczas rozliczone w ramach

projektu zostają uznane za

niekwalifikowalne, co wynika z faktu,

Ŝe gdyby beneficjent nie załoŜył, Ŝe spełni

to kryterium, projekt nie otrzymałby

dofinansowania.


W przypadku niespełnienia kryterium strategicznego lub

nieosiągnięcia celu projektu - wysokość wydatków

w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność moŜe

zostać proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie

oznacza odpowiednie obniŜenie kwoty dofinansowania

określonej w umowie o dofinansowanie projektu.

Wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada

procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały

zrealizowane.

Zmniejszenie dofinansowania dotyczy wydatków

związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami

merytorycznymi), którego załoŜenia nie zostały osiągnięte

oraz kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich.

Procent nieosiągnięcia załoŜeń projektu określany jest

przez właściwą IP/IW/IP2).


Reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wartości

wydatków faktycznie poniesionych i wykazanych we

wnioskach o płatność, a nie do określonych we wniosku

o dofinansowanie projektu.

Oznacza to, Ŝe spełnienie tej reguły weryfikowane jest na

etapie końcowego wniosku o płatność.

W przypadku stwierdzenia konieczności obniŜenia wydatków

kwalifikowalnych w związku z niespełnieniem reguły

proporcjonalności, w Informacji o weryfikacji wniosku

o płatność IP/IW/IP2 wskaŜe ogólną kwotę wydatków

niekwalifikowalnych, która wynika z zastosowania tej

reguły.


NaleŜy pamiętać, Ŝe reguła proporcjonalności nie ma

zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyŜszej.

Dotyczy to wszystkich trzech przypadków, w których

reguła proporcjonalności ma zastosowanie.

Zastosowanie reguły proporcjonalności ma bowiem miejsce

pod warunkiem, Ŝe niespełnienie załoŜeń projektu wynika

z przyczyn leŜących po stronie beneficjenta.

Podczas ustalania procentu nie osiągnięcia załoŜeń

merytorycznych projektu IP/IW/IP2 bierze pod uwagę

m.in.: stopień winy lub niedochowania naleŜytej

staranności przez beneficjenta skutkujące nie osiągnięciem

ww. załoŜeń, okoliczności zewnętrzne mające na to

wpływ, w szczególności opóźnienia ze strony IP/IW/IP2

w zawarciu umowy lub przekazywaniu środków

na finansowanie projektu.


W przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie przy

jednoczesnej pełnej realizacji załoŜeń merytorycznych

projektu reguła proporcjonalności nie ma zastosowania.

Niemniej jednak w takiej sytuacji zweryfikowany będzie

wyłącznie poziom kosztów zarządzania w końcowym

rozliczeniu.

IP/IW/IP2 moŜe odstąpić od rozliczenia projektu zgodnie

z regułą proporcjonalności lub obniŜyć wysokość środków

tej regule podlegających, jeśli beneficjent o to wnioskuje

i naleŜycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia załoŜeń,

w szczególności wykaŜe swoje starania zmierzające do

osiągnięcia załoŜeń projektu.


Zasada efektywnego zarządzania finansami

Jednym z podstawowych warunków uznania wydatków

za kwalifikowalne jest zapewnienie, Ŝe wydatki są

racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyŜone w stosunku do

cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi

efektywnego zarządzania finansami (w znaczeniu relacji

nakład/rezultat).

Zasada efektywnego zarządzania finansami nie dotyczy

wyłącznie pojedynczych wydatków ale odnosi się równieŜ

do usług realizowanych w ramach projektu jak równieŜ

całego projektu. Nie powinno bowiem dochodzić do

sytuacji, w której usługi realizowane w ramach danego

projektu (np. w przeliczeniu na koszt jednostkowy)

są znacznie droŜsze niŜ te oferowane przez danego

beneficjenta poza projektem.


Przejrzystość

i konkurencyjność

wydatków

Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków

w ramach POKL nakładają obowiązek

zapewnienia, aby wydatki były ponoszone

w sposób przejrzysty i konkurencyjny.

Beneficjent przygotowuje i przeprowadza

postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób

zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji

oraz równe traktowanie wykonawców.


Beneficjent zobowiązany do stosowania przepisów prawa

zamówień publicznych przed przeprowadzeniem

postępowań powinien opracować instrukcje (regulaminy,

zasady) dotyczące procedur udzielania zamówień

publicznych, w których naleŜy określić:

• najwaŜniejsze działania realizowane w trakcie procedury

udzielania zamówień publicznych,

• terminy dokonywania poszczególnych czynności,

• stanowiska odpowiedzialne za ich przeprowadzenie.

W przypadku naruszenia przepisów ustawy PZP IP moŜe

zastosować wobec beneficjenta sankcję w postaci korekty.


Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku

beneficjenta o płatnop

atność

Za dzień złoŜenia wniosku o płatność do właściwej IP / IW

(IP2) uznaje się termin nadania przedmiotowego

dokumentu w placówce pocztowej operatora publicznego,

przy czym jeŜeli termin złoŜenia wniosku o płatność

przypadałby w dzień wolny od pracy wówczas uznaje się,

Ŝe wniosek o płatność jest złoŜony terminowo, jeśli

zostanie nadany w pierwszym dniu roboczym,

przypadającym po dniu wolnym od pracy.


UWAGA !

Wypełniając we wniosku o płatność

tabelę w pkt. 5 Postęp rzeczowy

realizacji projektu - w opisie zadań

realizowanych w projekcie naleŜy

zamieścić informację na temat działań

podjętych w danym okresie

rozliczeniowym na rzecz równości szans

płci.


Beneficjent załą

łącza do wniosku:

1. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Zestawienie

moŜe mieć formę:

-wydruku z ewidencji księgowej (w formacie PDF),

-tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność.

2. Załącznik „Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia”.

3. Wyciągi bankowe/potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający

poniesienie wydatków (kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem)

z wyodrębnionego rachunku projektu oraz wyciągi bankowe/potwierdzenia

transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku z innych

rachunków bankowych potwierdzających poniesienie wydatków ujętych we

wniosku o płatność, a w przypadku płatności gotówkowych - poświadczone za

zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych lub podpisane przez

beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem

o płatność.

4. NaleŜy przekazać w formie elektronicznej informacje o wszystkich

uczestnikach projektu – Formularz PEFS.


Warunkiem przekazania drugiej transzy dotacji jest złoŜenie

wniosku o płatność rozliczającego pierwszą transzę, jego

zweryfikowanie przez właściwą IP/IW oraz spełnienie

następujących warunków:

- wykazanie w tym wniosku o płatność wydatków

kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej

kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień

odsyłania do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości

nie wymagają składania przez beneficjenta dalszych

wyjaśnień,

- nie stwierdzono przesłanek do rozwiązania umowy

z danym beneficjentem w trybie natychmiastowym.


Przekazanie kolejnej transzy dofinansowania

projektu moŜe nastąpić albo po

zatwierdzeniu wniosku o płatność albo po

odesłaniu beneficjentowi wniosku do

poprawy przy spełnieniu powyŜszych

warunków.


UWAGA !

Udostępniona została nowa

wersja Generatora Wniosków

Płatniczych (GWP 3.2.7), która

obowiązywać będzie od dnia

01.02.2011 r.


Wprowadzenie zmian do projektu

Dopuszczalne jest dokonywanie przez beneficjenta przesunięć

w budŜecie projektu określonym w zatwierdzonym wniosku

o dofinansowanie projektu, którego suma kontrolna została

zapisana w umowie o dofinansowanie projektu, do 10%

wartości środków alokowanych na zadanie, z którego

przesuwane są środki oraz na zadanie/zadania, na które

przesuwane są środki. Dokonywanie takich przesunięć nie

wymaga informowania IW (IP2) / IP lub IZ pod warunkiem, Ŝe

przesunięcia te:

• nie zwiększają łącznej wysokości wydatków dotyczących crossfinancingu

w ramach projektu;

• nie zwiększają łącznej wartości zadania „Zarządzanie

projektem”;

• nie wpływają na zmianę łącznej kwoty wydatków na

wynagrodzenie personelu w ramach zadania „Zarządzanie

projektem”.


Wszelkie inne odstępstwa od załoŜeń określonych

w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie traktowane

są jako zmiany w projekcie i wymagają zgłoszenia oraz

uzyskania pisemnej zgody podmiotu będącego stroną

umowy w terminie 15 dni roboczych od otrzymania

zgłoszenia zmiany, w szczególności:

• zwiększenie wartości projektu,

• zwiększenie łącznej kwoty wydatków przeznaczonych na

zadanie „Zarządzanie projektem”,

• zwiększenie łącznej kwoty wydatków przeznaczonych

na wynagrodzenie personelu zarządzającego projektem

(tj. ujętego w zadaniu „Zarządzanie projektem”),

• zwiększenie łącznej kwoty wydatków dotyczących crossfinancingu

w ramach projektu.


Dziękuj

kuję za uwagę

Departament Europejskiego Funduszu Społecznego

Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego

ul. Augustyńskiego 2, Gdańsk 80-819

tel. 058 326 81 90, fax 058 326 81 93

E-mail: defs@woj-pomorskie.pl

More magazines by this user
Similar magazines