Sprawozdanie z realizacji planu audytu wewnętrznego w ... - KRUS

SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI PLANU PRACY BIURA AUDYTU
WEWNĘTRZNEGO ZA 2009r.
I. Zadania organizacyjne
Realizowane przez biuro zadania o charakterze organizacyjnym obejmowały:
1. Opracowanie rocznego planu audytu wewnętrznego.
2. Sporządzenie sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu za 2008r.
3. Prowadzenie i archiwizowanie akt stałych i bieżących audytu.
4. Prowadzenie dziennika korespondencyjnego, rejestru upoważnień, rejestru audytów.
II. Realizacja zadań audytowych
W roku 2009 Biuro Audytu zrealizowało cztery zadania audytowe zapewniające wynikające z planu
audytu oraz poza planem jedno zadanie doradcze. Ponadto przeprowadzono ujęte w planie audytu czynności
sprawdzające dotyczące realizacji zaleceń wydanych w dwóch zadaniach audytowych.
1. „Prawidłowość zawierania i naliczania wynagrodzeń za umowy zlecenia i o dzieło w wybranych OR
Kasy”.
Zadanie przeprowadzono w okresie styczeń – marzec 2009r w wybranych Oddziałach Regionalnych:
Kraków, Bydgoszcz, Łódź.
Celem przeprowadzonego zadania audytowego było dokonanie oceny celowości i poprawności zawieranych
umów na prace zlecone i umów o dzieło, zgodności zawieranych umów z obowiązującymi przepisami, realizacji
warunków zawartych umów oraz efektywności działania mechanizmów kontrolnych w badanym obszarze.
Do obszarów ryzyka, które wymagały przeprowadzenia audytu zaliczono:
o zgodność z przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi,
o prawidłowość i celowość zawieranych umów, w tym przedmiot umowy oraz kalkulacja kosztów umowy,
o poprawność realizacji zawartej umowy,
o ewidencję księgowa kosztów zawartych umów,
o poprawność i terminowość rozliczeń z tytułu zawieranych umów,
o należyte dokumentowanie procesu,
o ocenę stosowanych mechanizmów kontroli (rejestrowanie i zatwierdzanie operacji finansowych, podział
obowiązków, nadzór).
1

W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości wydano stosowne zalecenia.
Rekomendacje zostały przyjęte i wdrożone przez audytowane Oddziały Regionalne KRUS.
2. „Prawidłowość gospodarowania środkami Funduszu Administracyjnego w wybranych OR”
Zadanie przeprowadzono w okresie kwiecień – czerwiec 2009r. w wybranych Oddziałach Regionalnych:
Białystok i Poznań oraz w Placówce Terenowej w Siedlcach.
Celem przeprowadzenia zadania audytowego było dokonanie oceny celowości, gospodarności i poprawności
ujęcia w księgach rachunkowych środków Funduszu Administracyjnego za rok 2008 oraz efektywności
działania mechanizmów kontrolnych w badanym obszarze.
Do obszarów ryzyka, które wymagały przeanalizowania zaliczono:
o zgodność z przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi,
o strukturę i dynamikę wydatków z FA,
o powiązanie wydatków z ewidencją księgową analityczną i syntetyczną,
o prawidłowość naliczeń funduszu w powiązaniu z wydatkami,
o poprawność dokonywania zapisów w księgach rachunkowych,
o należyte dokumentowanie procesu,
o prawidłowość zasad odbioru usług/dóbr finansowanych ze środków FA oraz terminowość rozliczeń z
kontrahentami,
o ocenę stosowanych mechanizmów kontroli (rejestrowanie i zatwierdzanie operacji finansowych, podział
obowiązków, nadzór).
W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości wydano stosowne zalecenia.
Rekomendacje zostały przyjęte i wdrożone przez audytowane jednostki KRUS.
3. „Ocena prawidłowości gospodarowania środkami transportu jednostki”.
Zadanie przeprowadzono w okresie czerwiec-lipiec 2009r. w Centrali KRUS oraz w lipcu b.r w OR w
Częstochowie.
Celem przeprowadzenia zadania audytowego w wybranym obszarze było zapewnienie, że zadania w ramach
gospodarowania środkami transportu realizowane są efektywnie, ekonomicznie, wydajnie, zgodnie z przepisami
prawa, wszelkie odstępstwa są raportowane a mechanizmy kontroli wewnętrznej funkcjonują prawidłowo.
Do obszarów ryzyka, które wymagały przeprowadzenia audytu zaliczono:
o zgodność z przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi,
o gospodarność i celowość wydatków związanych z posiadanymi środkami transportu, w szczególności:
dokumentacja przetargowa dot. zakupu paliwa; rozliczenia miesięczne zużycia paliwa; zaliczki stałe,
karty drogowe i eksploatacji pojazdu; aktualność badań lekarskich kierowców; ewidencja czasu pracy
kierowców; uprawnienia do prowadzenia pojazdów służbowych; pisemne potwierdzenie kierowców o
przyjętej odpowiedzialności za powierzone mienie; dokumentacja dotycząca likwidacji szkód
komunikacyjnych; umowy ubezpieczeniowe pojazdów; prawidłowość przyjęcia stawek
amortyzacyjnych; dokumentacja w zakresie likwidacji samochodów służbowych.
2

o prawidłowość klasyfikacji i ewidencji księgowej dokonywanych wydatków w ramach audytowanego
obszaru,
o ocenę stosowanych mechanizmów kontroli (rejestrowanie i zatwierdzanie operacji finansowych,
podział obowiązków, nadzór).
W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości wydano stosowne zalecenia.
Rekomendacje zostały przyjęte i wdrożone przez OR w Częstochowie oraz przyjęte w Centrali KRUS.
4. „Prawidłowość zawierania umów na usługi /dobra /roboty budowlane, których wartość nie przekracza
wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tyś .euro ”.
Zadanie audytowe zostało przeprowadzone w okresie wrzesień – grudzień br. w Oddziałach Regionalnych:
Wrocław, Gdańsk, Kielce, Koszalin.
Celem przeprowadzenia zadania audytowego w wybranym obszarze było racjonalne zapewnienie, że
zadania w ramach dokonywania zakupów poniżej 14 000 euro realizowane są efektywnie, ekonomicznie,
wydajnie, zgodnie z przepisami prawa i zarządzeniami wewnętrznymi, wszelkie odstępstwa są raportowane, a
mechanizmy kontroli wewnętrznej funkcjonują prawidłowo.
Do obszarów ryzyka, które wymagały przeanalizowania zaliczono:
o zgodność działania z przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi,
o gospodarność i celowość wydatków,
o należyte dokumentowanie procesu,
o ustalanie wartości zamówienia,
o umowy w sprawach zamówień publicznych poniżej 14 000 euro,
o prawidłowość klasyfikacji i ewidencji księgowej dokonywanych wydatków w ramach audytowanego
obszaru,
o ocenę stosowanych mechanizmów kontroli (rejestrowanie i zatwierdzanie operacji finansowych,
podział obowiązków, nadzór).
W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości wydano stosowne zalecenia.
Rekomendacje zostały przyjęte i wdrożone przez audytowane jednostki KRUS.
5. ” Realizacja Części A Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich”.
W miesiącu kwietniu, sierpniu i grudniu 2009r. w ramach czynności doradczych zostały sporządzone
raporty z realizacji Części A Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich.
Celem czynności doradczych było monitorowanie przebiegu poszczególnych etapów podkomponentów
realizowanych w ramach programu.
Do obszarów ryzyka, które wymagały przeprowadzenia audytu zaliczono:
o zgodność z instrukcją Banku Światowego przeprowadzonych postępowań przetargowych,
o ewidencję finansowo-księgową i dokumentację z zakresu gospodarki środkami z pożyczki Banku
Światowego,
o zasadność wydatkowania środków finansowych,
3

o prawidłowość mechanizmów kontrolnych stosowanych w audytowanym procesie,
o ocenę zaangażowania w realizacje pozostałych kluczowych przedsięwzięć projektowych planowanych
do realizacji w ramach programu PPWOW.
W wyniku przeprowadzonych czynności doradczych audytorzy wskazali na potrzebę podjęcia działań
naprawczych we wskazanych obszarach.
6. W dniach 23-23 lutego 2009r. w Oddziale Regionalnym w Łodzi przeprowadzono czynności sprawdzające z
wykonania rekomendacji z zadania audytowego nt.: „Prawidłowość rozliczeń z podmiotami zewnętrznymi
ZUS, NFZ, US” przeprowadzonego na przełomie lipca i sierpnia 2007r.
W wyniku przeprowadzonych czynności sprawdzających stwierdzono, że wszystkie wydane zalecenia
zostały zrealizowane.
7. W dniach 17 – 19 listopad 2009r. przeprowadzono czynności sprawdzające w sprawie wykonania
rekomendacji zawartych w notatce służbowej z czynności wyjaśniających, przeprowadzonych w 2008 roku
na zlecenie Prezesa KRUS, dotyczących prawidłowości zawierania przez Centralę KRUS umów zlecenia i o
dzieło na usługę tłumaczenia.
W wyniku przeprowadzonych czynności sprawdzających stwierdzono, że funkcjonujące mechanizmy
kontrolne w badanym obszarze pozwalają na wyeliminowanie większości szacowanych ryzyk.
III. Współpraca z biurami C/KRUS i OR Kasy
1. Opiniowanie projektów zarządzeń i innych wewnętrznych przepisów oraz procedur C/KRUS.
2. Zbieranie propozycji tematów do planu rocznego audytu.
3. Prowadzenie merytorycznych wyjaśnień dotyczących działalności operacyjnej w wybranych obszarach ryzyka.
IV. Współpraca z innymi instytucjami
1. W zakresie rocznego planu audytu wewnętrznego oraz sprawozdania z jego wykonania – z Ministerstwem
Finansów.
V. Szkolenia
1. Uczestniczenie w szkoleniach zewnętrznych podnoszących kwalifikacje zawodowe audytorów.
Opracowano w Biurze Audytu
Warszawa dnia 27 styczeń 2010r.
4