Документирование управленческой деятельности

lib.sfu.kras.ru

Документирование управленческой деятельности

Документирование

управленческой деятельности

Красноярск

2011


Оглавление

Модуль 1. Документ и системы документа

Модуль 2. Управленческая документация. Требования к

составлению и оформлению. Технология работы с

документами

Модуль 3. Кадровая документация. Требования к

составлению и оформлению. Технология работы с

документами

Модуль 4. Организация работы с документами

Документирование управленческой деятельности 2


Модуль 1. Документ и системы

документа


История возникновения и развития

управленческой документации

Оглавление

Уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания

документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг.

Документирование управленческой деятельности

4


Оглавление

В этот период в основном документируются правовые отношения,

создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания и тд.

«Русская Правда»

Купчая грамота

Уставная грамота

Документирование управленческой деятельности

5


Основные понятия

Оглавление

Понятием «документ» определяется информация, записанная любым

способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее

идентифицировать.

Документирование – регламентированный процесс записи информации

на различных носителях по установленным правилам.

Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и

хранения информации.

Электронный документ – документ, в котором информация

представлена в электронно-цифровой форме.

Документирование управленческой деятельности

6


Оглавление

Основные функции документа:

1. Информационная;

2. Историческая;

3. Коммуникативная;

4. Культурная;

5. Правовая;

6. Социальная.

Документирование управленческой деятельности

7


Оглавление

Комплекс документов, создаваемых на

предприятии, определяется:

– кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;

– характером и объемом компетенции учреждения;

– порядком разрешения вопросов (единоначалие или

коллегиальность);

– объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.

Документирование управленческой деятельности

8


Оглавление

Документирование управленческой деятельности охватывает все

процессы, относящиеся к фиксации на различных носителях

информации, необходимой для осуществления управленческих

действий.

Документирование осуществляется на естественном языке

(рукописные, машинописные документы, в том числе

телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на

искусственных языках с использованием новых носителей

(перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и

др.)

Документирование управленческой деятельности

9


Оглавление

Единство правил документирования управленческих действий

на всех уровнях управления обеспечивается применением:

1.Государственной системы документационного обеспечения

управлением (ГСДОУ);

2.Унифицированных систем документации (УСД) – это

комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым

правилам и требованиям, содержащих информацию,

необходимую для управления в определенной сфере

деятельности.

УСД предназначены для использования как с помощью

средств вычислительной техники, так и при традиционных

методах обработки информации.

Документирование управленческой деятельности

10


Оглавление

Решения, постановления и приказы издают во всех

случаях, когда необходимо принять нормативный или

индивидуальный акт по основным вопросам компетенции

организации.

Распоряжения и указания издаются по оперативным

вопросам и для организации исполнения постановлений,

решений и приказов.

Документирование управленческой деятельности

11


Оглавление

Внутреннее согласование проекта документа

должно проводиться в следующей очередности:

• с отраслевыми, функциональными, территориальными

подразделениями, совещательными органами и при необходимости с

общественными организациями;

• с работниками, ответственными за разрешение функциональных

вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

• с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

• с юридической службой;

• со службой документационного обеспечения;

• с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем

руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в

проекте документа.

Документирование управленческой деятельности

12


Оглавление

Внешнее согласование в зависимости от содержания

документа осуществляют в следующей очередности:

• с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние

выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие

издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их

непосредственные интересы;

• с организациями и научно-производственными объединениями,

занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение

содержание документа;

• с общественными организациями – при необходимости или в случаях,

предусмотренных документами этих органов;

• с органами, осуществляющими государственный надведомтвенный контроль

(надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

• с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае,

когда законодательством предусматривается возможность совершения

управленческих действий только с разрешения этих органов.

Документирование управленческой деятельности

13


Оглавление

Подписание документов

• Управленческий документ подписывается руководителем

организации или замещающим его должностным лицом.

• Документы денежного, материального и кредитного характера,

служащие основанием для приема и выдачи денег, товарноматериальных

и других ценностей, а также изменяющие кредитные

и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают

руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер).

• Совместные документы нескольких организаций подписывают

руководители всех организаций.

• Документы, составленные комиссией, подписывают все члены

комиссии.

• Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются

председателем и секретарем.

Документирование управленческой деятельности

14


Оглавление

• Право подписи распорядительных документов в форме указаний

или распоряжений может предоставляться заместителю

руководителя, главному инженеру, руководителям структурных

подразделений.

• Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и

др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их

подготовку.

• Протокол подписывают председательствующий на заседании

коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания)

и секретарь.

• Доклады, докладные записки, справки и другие документы

информационного, справочного или аналитического характера

могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них

вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции,

установленных должностной инструкцией.

Документирование управленческой деятельности

15


Оглавление

Документы-приложения

Могут быть трех видов:

1.утверждаемые или вводимые в действие

соответствующим распорядительным документом

(приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное

значение);

2.поясняющие или дополняющие содержание другого

документа;

3.направляемые с письмом в другие организации.

Документирование управленческой деятельности

16


Оглавление

На приложениях к распорядительным документам и

приложениях, дополняющих или поясняющих содержание

другого документа, в правом верхнем углу печатают:

Приложение

к___________________

(указывается документ)

__________№________

Дата

Если приложений несколько, они нумеруются.

17


Порядок и правила документирования

управленческих действий обеспечивается

следующими нормативными материалами:

Оглавление

• государственной системой документационного обеспечения

управления (ГСДОУ), которая представляет собой

совокупность правил и принципов, устанавливающих единые

требования к документированию;

• унифицированной системой документации (УСД),

представляющая собой совокупность взаимоувязанных

документов, созданных по единым правилам и характерны для

определенной сферы деятельности;

• отраслевым классификатором технико-экономической

документации (ОКТЭД).

Документирование управленческой деятельности

18


Оглавление

Унификация управленческих документов

Унификация – приведение чего-либо к единой системе.

Унификация документов – установление единого комплекса

видов и разновидностей документов для аналогичных

управленческих ситуаций и единых правил работы с

документами.

Документирование управленческой деятельности

19


Оглавление

Работа по унификации документов включает:

• разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и

ведомствами, ответственными за соответствующие системы

документации;

• внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и

отраслевых УСД;

• внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности

информации и ее дальнейшего развития;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм

документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в

УСД, а также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов техникоэкономической

информации, отражающих специфику отрасли.

Документирование управленческой деятельности

20


Стандартизация управленческих

документов

Оглавление

Стандартизация – процесс установления и применения

стандартов, по которым определяется эталон или образец,

принимаемый за исходный для сопоставления с ним других

объектов.

Стандартизация документов – это форма юридического

закрепления проведенной унификации и уровня ее

обязательности.

Цель внедрения стандартов - достижение эффективности

документирования управленческой деятельности.

Документирование управленческой деятельности

21


Оглавление

Установленные категории стандартов

– государственные стандарты (ГОСТ);

– отраслевые стандарты (ОСТ);

– республиканские стандарты (РСТ).

Документирование управленческой деятельности

22


Оглавление

Виды документов

Документы по общим и

административным вопросам,

т.е. по вопросам общего

руководства предприятием

(организацией) и его

производственной

деятельностью. Эти документы

могут составлять работники

всех подразделений

предприятий.

Документы по функциям

управления. Такие документы

составляют работники

финансовых органов,

бухгалтерии, отделов

планирования, снабжения и

сбыта, других функциональных

подразделений.

Документирование управленческой деятельности

23


Классификация документов по

наименованию:

Оглавление

• служебные письма,

• приказы,

• протоколы,

• акты,

• докладные записки,

• договоры и т.д.

Документирование управленческой деятельности

24


Классификация документов по

содержанию:

Оглавление

• по месту составления: внутренние (документы, составляемые

работниками данного предприятия) и внешние (документы,

поступающие из других предприятий, организаций и от частных

лиц);

• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и

сложные (охватывающие несколько вопросов);

• по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа

имеет свои особенности (например, докладные записки),

трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть

заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы

однородных предприятий. Как правило, все типовые и

трафаретные документы печатаются типографским способом или

на множительных аппаратах;

Документирование управленческой деятельности

25


Оглавление

• по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в

определенный срок, и несрочные, для которых срок

исполнения не установлен;

• по происхождению: служебные, затрагивающие интересы

предприятия, организации, и личные, касающиеся

конкретного лица и являющиеся именными;

• по виду оформления: подлинные, копии, выписки,

дубликаты;

• по средствам фиксации: письменные, графические,

фотокинодокументы и т.д.

Документирование управленческой деятельности

26


Оглавление

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом

оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение

подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в

установленном порядке соответствующим должностным лицом.

На копиях служебных документов, требующих особого

удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись

руководителя и печать.

Документирование управленческой деятельности

27


Оглавление

Иногда для работы требуется не копия с подлинного

документа, а выписка из того или иного его раздела.

При оформлении выписки обязательно надо указать, из

какого документа она сделана. Правильность

составления выписки подтверждается подписями

должностных лиц и печатью.

Предприятиям и организациям предоставлено право в

случае утери владельцем подлинного документа выдавать

ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»),

имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Документирование управленческой деятельности

28


Оглавление

Правила оформления управленческих

(организационно-распорядительных)

документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято

называть реквизитами.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу

называют типовым формуляром.

Совокупность реквизитов, присущих всей системе и

спроецированная в определенной последовательности по

конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки,

называется формуляром-образцом.

Документирование управленческой деятельности

29


Оглавление

Состав реквизитов, требования к их оформлению и

порядок расположения реквизитов на стандартном

листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003

«Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационнораспорядительной

документации. Требования к

оформлению документов».

ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов.

Документирование управленческой деятельности

30


Оглавление

Обязательные реквизиты

• название организации;

• дата документа,

• регистрационный номер,

• текст,

• подпись.

Обязательные реквизиты указываются в каждом

документе и придают документу юридическую силу.

Документирование управленческой деятельности

31


Оглавление

Обязательные реквизиты

Вся управленческая документация подразделяется

на шесть больших групп:

1.Организационно-правовая

2.Распорядительная

3.Информационо-справочная

4.Справочно-аналитическая

5.Плановая

6.Отчетная

Документирование управленческой деятельности

32


Модуль 2. Управленческая

документация. Требования к

составлению и оформлению.

Технология работы с

документами


Оглавление

Организационно-правовая документация:

• устав организации;

• положение об организации,

• положения о структурном подразделении, коллегиальных

и совещательных органах организации;

• инструкции;

• регламенты работы коллегиальных и совещательных

органов аппарата управления или руководства;

• штатное расписание;

• правила;

• памятки и др.

Документирование управленческой деятельности

34


Оглавление

Оформление

Оформляются на общем бланке формата А4 с нанесением

следующих реквизитов:

•название организации и/или подразделения (если документ

утверждается руководителем подразделения);

•наименование вида документа;

•гриф утверждения;

•дата (датой является дата его утверждения);

•номер;

•заголовок к тексту;

•подпись.

Документирование управленческой деятельности

35


Оглавление

Устав

Устав- юридический акт, регулирующий деятельность

организаций и граждан, их взаимоотношения с другими

организациями и гражданами, права и обязанности в

определенной сфере государственного управления,

хозяйственной или иной деятельности.

Документирование управленческой деятельности

36


Оглавление

УСТАВ

Типовой

Индивидуальный

• для групп однотипных

организаций – школ,

госпредприятий и тд.

• для определенных

хозяйственных, кооперативных и

других организаций. Эти уставы

создаются путем конкретизации

типовых предприятий и т.п.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся

в части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Документирование управленческой деятельности

37


Положение

Оглавление

Положение – юридический акт, определяющий порядок образования,

правовое положение, права, обязанности, функции, компетенцию и

организацию работы:

•системы органов государства (Общее положение о Министерствах);

•одного органа (Положение о государственной транспортной

инспекции);

•структурного подразделения (Положение о бухгалтерии);

•должностного лица;

•в отдельную группу выделяются Положения, регулирующие

совокупность организационных, трудовых и других отношений по

конкретному вопросу (Положение о бухгалтерском учете и отчетности в

России).

Положение об организации – юридический акт, на основании которого

действуют государственные бюджетные организации.

Документирование управленческой деятельности

38


Оглавление

Виды положений

Положение о структурных

подразделениях

Положения о

структурных

подразделениях

Положения о

коллегиальных и

совещательных

органах как

руководящих (Совет

директоров) так и

специализированных

(Ученый совет)

Положения о

временных

органах

(совещаниях,

комиссиях)

Документирование управленческой деятельности

39


Оглавление

Инструкция

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в

целях установления правил, регулирующих организационные,

научно-технические, технологические, финансовые и иные

специальные стороны деятельности организаций, подразделений,

должностных лиц и граждан.

Должностная инструкция – документ, определяющий

организационно-правовое положение работника в структуре

организации, его функциональные обязанности, права,

ответственность и взаимоотношения с другими работниками и

подразделениями.

Документирование управленческой деятельности

40


Оглавление

Регламент

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок

деятельности руководства организации, коллегиального или

совещательного органа.

Документирование управленческой деятельности

41


Оглавление

Штатное расписание

Штатное расписание - правовой акт, определяющий

структуру, численность и должностной состав работников

организации с указанием должностных окладов (в

государственных учреждениях – с указанием разряда по

Единой тарифной сетке).

Документирование управленческой деятельности

42


Оглавление

Распорядительная документация

Основное назначение распорядительных документов –

регулирование деятельности, позволяющее органу

управления обеспечивать реализацию поставленных перед

ними задач.

К данной документации относятся: постановление,

решение, приказ, указание, распоряжение.

Документирование управленческой деятельности

43


Оглавление

Оформление

Оформляются на общем бланке, формат А4, с нанесением

следующих реквизитов:

•герб или эмблема;

•название организации;

•наименование вида документа;

•дата;

•номер;

•заголовок к тексту;

•подпись;

•отметка о согласовании.

Документирование управленческой деятельности

44


Оглавление

Постановление

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и

некоторыми центральными органами федеральной

исполнительной власти, действующими на основе

коллегиальности, а также представительными и

коллегиальными исполнительными органами субъектов

Российской Федерации в целях разрешения наиболее

важных и принципиальных задач, стоящих перед данными

органами, и установлению стабильных норм, правил.

Документирование управленческой деятельности

45


Оглавление

Решение

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и

совещательными органами организаций в целях

разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями также называются совместные

распорядительные документы, принимаемые двумя и

более неоднородными органами (действующими на основе

коллегиального и единоличного принятия решений).

Документирование управленческой деятельности

46


Оглавление

Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично

Президентом Российской Федерации, а также единолично

руководителем, главным образом, коллегиального органа

управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Как правило, имеет ограниченный срок действия и

касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Документирование управленческой деятельности

47


Оглавление

Указание

Указание – правовой акт, издаваемый единолично

руководителем организации или его заместителями

преимущественно по вопросам информационнометодического

характера, а также по вопросам,

связанными с организацией выполнения приказов,

инструкций и других актов данной или вышестоящей

организации.

Документирование управленческой деятельности

48


Оглавление

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем

организации, действующим на основе единоличного

принятия решений, в целях разрешения основных и

оперативных задач, стоящих перед организацией.

Приказы

По организационным

вопросам

По основной

деятельности

По личному составу

Документирование управленческой деятельности

49


Оглавление

• Приказы по основной деятельности

подписываются руководителем, а в

его отсутствие – замом.

• Приказы по административнохозяйственным

вопросам – замом

руководителя, курирующим эти

вопросы, в соответствии с его

компетенцией.

• Подписывается первый экземпляр,

отпечатанный на бланке.

Документирование управленческой деятельности

50


Оглавление

Плановая и отчетная документация

Плановая документация позволяет решить сложные

проблемы, требующие согласованных действий ряда

министерств, ведомств организаций, формулируют

основные направления и общее содержание работ,

выполнение которых рассчитано на достаточно длительный

срок.

К данной документации относятся: план, перспективный

план, программа, график, схема, генеральная схема.

Документирование управленческой деятельности

51


Оглавление

Уровни плановых документов

• Федеральные плановые документы разрабатываются по

решению Правительства Российской Федерации одним или

несколькими министерствами или ведомствами.

• Отраслевые - федеральным органом исполнительной власти.

• Территориальные – администрациями краев, областей,

районов, городов и других территориальных образований.

• Планирование деятельности отдельной организации

осуществляется в форме плана, программы или графика.

Документирование управленческой деятельности

52


Оглавление

Программа

Программа – плановый документ, содержащий обоснование

и основные направления развития той или иной отрасли

управления или деятельности.

Программы, как правило, имеют приложения, являющиеся

справочным и аналитическим материалом. Они

оформляются в виде графиков, таблиц, схем.

Документирование управленческой деятельности

53


Оглавление

План

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к

выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в

той или иной форме), сроки, ответственность, исполнителей.

Форма плана, как правило, табличная.

Графами таблицы являются:

•наименование (содержание) работы или мероприятия с

указанием номера;

•исполнитель;

•срок исполнения;

•примечание или отместка об исполнении.

Документирование управленческой деятельности

54


Оглавление

Отчет

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах

деятельности за определенный период времени, выполнении

мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю

структурного подразделения, организации или вышестоящего

органа.

Документирование управленческой деятельности

55


Оглавление

Справочно-информационная

документация

К данной группе относятся:

•протокол;

•докладная записка;

•доклад;

•объяснительная записка;

•деловое письмо;

•телеграмма;

•телефонограмма;

•телекс;

•электронное сообщение;

•предложение и т.д.

Документирование управленческой деятельности

56


Оглавление

Протокол

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов,

принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях,

конференциях, деловых встречах.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно

действующих и временных коллегиальных органов.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода

заседаний.

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре

коллегиального органа или секретаре руководителя.

Документирование управленческой деятельности

57


Оглавление

Виды протоколов

Протоколы

Полные Сокращенные Краткие

Решение о том, какую форму протокола вести на

заседании, принимает руководитель коллегиального органа

или руководитель организации.

Документирование управленческой деятельности

58


Оглавление

Доклад, докладная записка

Доклад, докладная записка – документ, адресованный

руководителю данной или вышестоящей организации,

содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса

с выводами и предложениями составителя.

Обычно доклады посвящены сложным и крупным вопросам.

Внутри организации, как правило, пользуются докладными

записками.

Документирование управленческой деятельности

59


Оглавление

Доклад, докладная записка

Доклады, докладные записки

Отчетные – связанные с

выполнением заданий

вышестоящих органов

Инициативные –

руководитель по своей

инициативе предлагает

решить вышестоящему

руководству какие-то вопросы

Документирование управленческой деятельности

60


Оглавление

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, объясняющий

причины какого-либо действия, факта, происшествия,

составляемый работником организации и представляемый

вышестоящему должностному лицу.

Документирование управленческой деятельности

61


Оглавление

Виды объяснительных записок

Объяснительная записка

Сопровождает основной

документ (план, отчет) и

поясняет содержание его

отдельных положений

Пишется по поводу

каких-либо

происшествий,

поступков, поведения

отдельных работников

Документирование управленческой деятельности

62


Оглавление

Предложение

Предложение – документ, представляющий собой

разновидность докладной записки, содержащий перечень

конкретных предложений по определенному вопросу.

Составляются аналогично докладным запискам, но по

заданию руководства.

Текст не содержит аналитической части, а только вводную

(обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Документирование управленческой деятельности

63


Оглавление

Телеграмма

Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название

различных по содержанию документов, выделяемых в связи

с особым способом передачи текста – по телеграфной мети

общего пользования.

Документирование управленческой деятельности

64


Оглавление

Категории и виды телеграмм:

• «Президент Российской Федерации»;

• «Высшая правительственная»;

• «Правительственная»

• «Срочная»;

• «Заверенная»;

• «С уведомлением» и др.

В большинстве организаций применяются простая (со

сроком прохождения до адресата до 6 часов) и срочная

(до 3 часов) телеграммы.

Документирование управленческой деятельности

65


Оглавление

Международная телеграмма – печатается русскими и

латинскими буквами. Требования к ней те же, что и к обычной

телеграмме. Текст ее подписывает руководитель организации.

Телекс – обобщенное название различных по содержанию

документов, выделяемых в связи с особым способом передачи –

по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это

телеграмма, посланная по телетайпу (телепринтеру) – аппарату,

применяемому для непосредственной телеграфной связи.

Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном

носителе копия документа, переданного по каналам

факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа.

Документирование управленческой деятельности

66


Оглавление

Телефонограмма (с греч. «запись сообщения,

переданного голосом») – передача информации по

телефону в одном направлении реализуется в виде

телефонограммы.

Телефонограммы используются для оперативной передачи

информационных сообщений служебного характера.

Электронное сообщение – документ, переданный

«электронной почтой» по системе связи между ЭВМ,

получаемый в виде видеограммы на экране монитора

(телетекста) или в виде бумажной копии, отпечатанной на

принтере (машинограмма).

Документирование управленческой деятельности

67


Оглавление

Служебное (деловое) письмо

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название

большой группы управленческих документов, которые

служат средством общения с организациями и частными

лицами.

Простые письма:

1.Вступление

2.Заключение

Сложные письма:

1.Вступление

2.Основная часть

3.Заключение

Документирование управленческой деятельности

68


Оглавление

Справочно-аналитическая документация

К этим документам относятся:

•акт;

•справка;

•сводка;

•заключение;

•отзыв;

•список;

•перечень.

Документирование управленческой деятельности

69


Оглавление

АКТ

Акт – документ, составленный, как правило, несколькими

лицами, и подтверждающий установленный факт, события,

действия.

Акты составляются комиссиями как постоянно

действующими, так и назначаемыми распорядительными

документами (обычно приказами).

В отдельных случаях акты могут составляться одним и

несколькими должностными лицами.

Документирование управленческой деятельности

70


Оглавление

Виды актов:

• сдачи-приемки;

• обследования;

• дегустации;

• приема объектов;

• проведения испытаний;

• списания;

• инвентаризации;

• аварий;

• ревизии и т.д.

Документирование управленческой деятельности

71


Оглавление

Справка, виды справок

Справка – документ, содержащий описание или

подтверждение тех или иных фактов или предложений.

Справки

С информацией о

фактах, событиях

служебного характера

Выдаваемые

заинтересованным

гражданам и

организациям,

удостоверяющие какойлибо

юридический факт

Документирование управленческой деятельности

72


Сводка. Заключение.

Оглавление

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по

какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источнико

по заранее установленным параметрам, связанных одной темой

(сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы

организации, комиссии или специалиста по какому-либо

документу или вопросу.

Заключения составляются ан проекты положений,

постановлений, инструкций, на научные работы, проекты

стандартов и т.д.

Документирование управленческой деятельности

73


Оглавление

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или

специалистов по поводу какой-либо поступившей на

рассмотрение работы.

Перечень – документ, содержащий систематизированное

перечисление предметов, лиц, объектов или работ,

составленный в целях распространения на них

определенных норм или требований.

Список – документ, содержащий перечисление лиц,

предметов, объектов в определенном порядке.

Документирование управленческой деятельности

74


Оглавление

Структура делового письма

Основной текст

Информационная часть

Служебная часть

Информационная часть - это текст делового письма. Текст

представляет собой центральный элемент структу­ры

послания, то, ради чего оно и пишется, и благодаря чему

составляет известную ценность для адресата.

Служебная часть включает в себя вспомогательные

элементы, которые предваряют и завершают информационную

составляющую делового письма.

Документирование управленческой деятельности

75


Элементы структуры делового письма

Оглавление

– Приветствие – обязательный элемент частного делового письма.

– Обращение к адресату. Специфической особенностью обращения

является использование в конце пунктуационного восклицатель­ного

знака, который указывает на то, что факту обраще­ния к данному лицу

придается особое значение.

– Лид-абзац - первый абзац делового письма, включа­ющий, как

правило, не более одного предложения. Функ­циональное значение

лид-абзаца заключается в выражении адресату формальной

благодарности, в пояснении мотивов и темы по­слания и в

обеспечении смысловой и стилис­тической подводки к основному

тексту послания.

– Текст делового письма

– Заключительная формула вежливости

– Подпись отправителя и постскриптум

Документирование управленческой деятельности

76


Оглавление

Общая классификация деловых писем

Все деловые письма делят на три основных

классификационных категории:

а) официальные деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки

(переписки, осуществляемой внутри организа­ции).

Документирование управленческой деятельности

77


Оглавление

Виды частных деловых писем:

• письма-поздравления;

• письма-приглашения;

• письма-извинения;

• письма для выражения сожаления и соболезно­вания;

• благодарственные письма;

• рекомендательные письма;

• письма-открытки;

• письма для выражения отказа от какого-либо пред­ложения;

• письма для обращения в различные инстанции в частном

порядке;

• письма-резюме.

Документирование управленческой деятельности

78


Модуль 3. Кадровая

документация. Требования к

составлению и оформлению.

Технология работы с

документами


Оглавление

Функции отдела кадров

Основная задача отдела кадров (ОК) – работа с сотрудниками.

Дополнительно ОК формирует отчетные формы для бухгалтерии

и внешних организаций.

Руководство

Пенсионный

фонд

Отдел кадров

Бухгалтерия

Органы

статистики

Основные исходящие документы ОК

Документирование управленческой деятельности

80


Оглавление

Руководство

(приказы,

распоряжения)

Отдел кадров

Сотрудники

(заявления, б/листы,

трудовые книжки)

Нормативные документы: ТК РФ,

коллективные договоры, законы,

классификаторы

Основные входящие документы ОК

Документирование управленческой деятельности

81


Оглавление

Обязательные документы кадровой

службы

Документы по личному составу – это документы,

создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих

обязанностей по документированию работы с персоналом.

Специалист кадровой службы совместно с руководством

определяет, какие виды документов, которые регламентируют

трудовые отношения в данной организации в соответствии с

законами, необходимы. Эти документы носят название

Локальные нормативные акты.

Документирование управленческой деятельности

82


Оглавление

Штатное расписание разрабатывается для предприятий на

основании использования комплекса нормативных документов:

нормативы численности, нормативы обслуживания, норма

численности.

Должностная инструкция – определяет организационноправовое

положение работника в структуре организации, его

функциональные обязанности, права, ответственность и

взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.

Документирование управленческой деятельности

83


Оглавление

Трудовой контракт

Разработка трудового контракта осуществляется в

соответствии с разделом III ТК РФ.

Трудовой контракт может заключаться:

•на неопределенный срок (если не оговаривается срок

действия);

•на определенный срок не более 5 лет (срочный);

•также для упрощения отношений с работником можно

заключить договор подряда, но юридически это очень

трудоемкая работа.

Документирование управленческой деятельности

84


Оглавление

Приказы (распоряжения) по личному

составу

Фиксируют сведения о кадрах: прием на работу,

увольнение, поощрения и т.д.

Являются основанием для внесения соответствующих

записей в другие документы (трудовые книжки,

финансовые документы и т. д).

Номер приказа имеет буквенно-цифровое обозначение,

например, № 56-к.

Документирование управленческой деятельности

85


Приказ применяется для оформления и учета работни­ков,

принимаемых на работу по трудовому договору. Фор­ма №Т-1

заполняется на одного работника, а форма №Т-1а - на группу

работников.

Оглавление

Приказ (распоряжение) о приеме работника на

работу

При оформлении приказа указываются наименование структурного

подразделения, должность (специальность, профессия), срок

испытания, если работнику устанавлива­ется испытательный срок, а

также условия приема на рабо­ту и характер предстоящей работы (по

совместительству, в порядке перевода из другой организации, для

замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной

работы и др.).

Документирование управленческой деятельности

86


Приказ применяется для оформления и учета работни­ков,

принимаемых на работу по трудовому договору. Фор­ма №Т-1

заполняется на одного работника, а форма №Т-1а - на группу

работников.

Оглавление

Приказ (распоряжение) о приеме работника на

работу

При оформлении приказа указываются наименование структурного

подразделения, должность (специальность, профессия), срок

испытания, если работнику устанавлива­ется испытательный срок, а

также условия приема на рабо­ту и характер предстоящей работы (по

совместительству, в порядке перевода из другой организации, для

замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной

работы и др.).

Документирование управленческой деятельности

87


Оглавление

Приказ (распоряжение) о прекращении

(расторжении) трудового договора с работником

(увольнении)

Заявление (при увольнении по инициативе работника)

за 2 недели до увольнения

Запись в

трудовой

книжке

Приказ об увольнении

Запись в

личном деле

Запись в

личной

карточке

Закрытие

лицевого счета

по заработной

плате

Документирование управленческой деятельности

88


Оглавление

Трудовая книжка

В Трудовую книжку вносятся

сведения о:

- работнике;

- выполняемой работе;

- переводе на другую постоянную

работу;

- награждениях;

- увольнении.

Документирование управленческой деятельности

89


Оглавление

Личная карточка и личное дело

Заполняется на работников всех категорий, принятых на

работу на основании приказа (распоряжения).

Является основным обязательным учетным документом,

относится к системе первичной учетной документации по

учету труда и его оплаты.

Документирование управленческой деятельности

90


Разделы личной карточки

Оглавление

• Название организации

• Табельный номер присваивается работнику и не меняется до

увольнения.

• В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии

работника.

• Фамилия

• Дата рождения пишется полностью, например, 15 мая 1980 года.

• Место рождения

• Гражданство

• Образование

• Состояние в браке

• Стаж

• Профессия и др.

Документирование управленческой деятельности

91


Оглавление

Личное дело

Это совокупность документов, содержащих

сведения о работнике и его трудовом стаже.

Ведется в 1 экземпляре.

Оформляется после издания приказа (распоряжения) о

приме на работу.

Каждое личное дело формируют в отдельную папку.

Личное дело учитывают в Журнале учета личных дел

Документирование управленческой деятельности

92


Модуль 4. Организация работы с

документами


Оглавление

Организационное построение службы

делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

•Централизованная (все операции по обработке документов

сосредоточиваются в едином для всего учреждения центре –

канцелярии);

•Децентрализованная (предполагает рассредоточение

делопроизводственных операций между структурными

подразделениями учреждения);

•Смешанная (операции выполняют централизованно (прием,

регистрация, контроль, размножение документов) и

децентрализовано (справочно-информационное обслуживание,

хранение документов, формирование дел).

Документирование управленческой деятельности

94


Оглавление

Организация документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с

момента их получения или создания до завершения исполнения

или отправки.

1.Документооборот в учреждении осуществляется в виде

потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки

информации.

2.При проектировании и рационализации документооборота

руководствуются положениями, выработанными практикой

делопроизводства и совершенствования организации

управленческого труда.

3.Схемы движения всех документов в организации

разрабатываются руководителем службы делопроизводства.

Документирование управленческой деятельности

95


Документы, отправляемые организацией, проходят

несколько этапов:

•составление проекта документа,

•его изготовление,

•согласование,

•визирование (в необходимых случаях),

•подписание (утверждение),

•регистрацию,

•отправку.

Оглавление

Подготовка и регистрация отправляемых

документов

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй –

с визами согласования остается в деле организации.

Документирование управленческой деятельности

96


Оглавление

Учет объема документооборота

Объем документооборота – это количество документов,

поступивших в организацию и созданных ею за определенный

период, обычно за год.

При определении объема документооборота учитывают все

документы, независимо от их содержания, авторства, объема,

копийности, факта регистрации, числа инстанций их

рассмотрения и пр.

Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают

раздельно.

Копии документов, изготовленные средствами оперативного

размножения, также учитываются отдельно.

Документирование управленческой деятельности

97


Оглавление

Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых

решений – неотъемлемая функция управления,

необходимый элемент организации управленческой

деятельности и важная составная часть

делопроизводственного процесса.

Цель контроля – содействие своевременному и

правильному исполнению решений, заданий и поручений

руководства, обеспечение получения информации,

необходимой для оценки деятельности подразделений и

исполнителей.

Документирование управленческой деятельности

98


Оглавление

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный

перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их

хранения в установленном порядке.

Основные положения по составлению номенклатуры дел

изложены в Единой государственной системе

делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой.

•Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного

учреждения или структурного подразделения.

•Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы

определенной категории учреждений с однотипным характером

деятельности и составом документации.

Документирование управленческой деятельности

99


Формирование дел

Оглавление

Формирование дел – это отнесение документов к

определенному делу и систематизация документов внутри него.

Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к

одному вопросу или участку деятельности и помещенных в

отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным

требованиям:

•оперативность обработки и поиска документов;

•надежность документационного обслуживания;

•сохранность документов.

Документирование управленческой деятельности

100


Оглавление

Подготовка документов к последующему

хранению и использованию

Завершающим этапом процесса делопроизводства является

подготовка исполненных документов к хранению и

использованию.

Основная цель упорядочения и хранения исполненных

документов – создание условий для их использования в

справочной работе учреждений и пополнение

Государственного архивного фонда РФ.

Документирование управленческой деятельности

101


Оглавление

Подготовка исполненных документов к

хранению и использованию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности

документов;

• оформление дел;

• описание документов постоянного и долговременного

хранения;

• обеспечение их сохранности;

• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный

архив.

Документирование управленческой деятельности

102


Оглавление

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету,

нумерации листов, составлению заверительной надписи,

внутренней описи документов.

Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве

и завершается в процессе подготовки его к передаче в

ведомственный архив.

В зависимости от сроков хранения производится полное или

частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат

дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат

частичному оформлению, их допускается хранить в

скоросшивателях, без нумерации листов, а также без

составления заверительной надписи.

Документирование управленческой деятельности

103

More magazines by this user
Similar magazines