Soome Rotary LIIKMETE ANDMESÜSTEEMI Kirjeldus ja ...

rotary.ee

Soome Rotary LIIKMETE ANDMESÜSTEEMI Kirjeldus ja ...

1/30 Uuendatud 26.03.2012

Soome Rotary Andmesüsteemi kasutusjuhend versioon. 3.1

Soome Rotary

LIIKMETE ANDMESÜSTEEMI

Kirjeldus ja kasutusjuhend

Soome Rotary

Markku Kalliomäki


2/30

____________________________________________________________________________________

Sisukord

1 SISSEJUHATUS ........................................................................................................................ 3

2 ÜLDKIRJELDUS ........................................................................................................................ 3

2.1 TÖÖKESKKOND ...................................................................................................................... 3

2.2 SÜSTEEMI PEAMISED FUNKTSIOONID ...................................................................................... 4

3 KASUTUSÕIGUSTE TASANDID ............................................................................................ 5

3.1 KLUBITASANDI ÕIGUSED ........................................................................................................ 5

3.2 PIIRKONNATASANDI ÕIGUSED (KUBERNER) ........................................................................... 5

3.3 SÜSTEEMI PEAKASUTAJA (SOOME ROTARY-BÜROO) .............................................................. 6

3.4 KASUTAJATUNNUSED ............................................................................................................. 6

3.5 SALASÕNAD ........................................................................................................................... 6

4 SÜSTEEMI SISSELOGIMINE .................................................................................................. 7

5 VALIKUMENÜÜ STRUKTUUR ............................................................................................... 7

6 KLUBIANDMETE UUENDAMINE........................................................................................... 8

6.1 KLUBI PÕHIANDMED .............................................................................................................. 8

6.2 KLUBI ENDISTE PRESIDENTIDE LOETELU .............................................................................. 11

6.3 KLUBIAMETNIKUD ............................................................................................................... 12

6.4 KELLE ASUTAJAKLUBI .......................................................................................................... 12

7 LIIKMETE ANDMETE UUENDAMINE ................................................................................. 13

7.1 LISA UUS LIIGE ..................................................................................................................... 14

7.2 LIIKMETE ANDMETE UUENDAMINE ....................................................................................... 16

7.3 KLUBIAMETID: ..................................................................................................................... 19

8 IGAKUINE OSALEMISE JA LIIKMETE ARVU TEATIS ................................................... 21

9 SUVANDID / SALASÕNA VAHETAMINE........................................................................... 22

10 KLUBI VALIK ....................................................................................................................... 22

11 RAPORTID JA OTSINGUD ............................................................................................... 23

11.1 RAPORTID - OSALEMISRAPORT ......................................................................................... 25

11.2 RAPORTID (KLUBITASAND) - OMA KLUBI ......................................................................... 27

11.3 RAPORTID (PIIRKONNATASAND) - OTSINGUD (KLUBIDE KOOSOLEKUTE AJAD) ................. 27

11.4 RAPORTID (KLUBITASAND) - LIIKMETE REGISTER ............................................................ 28

11.5 ARUANDED (KLUBITASAND) - AADRESSILIPIKUD ............................................................. 28

11.6 RAPORTID (KLUBITASAND) - POSTILOENDID .................................................................... 28

11.7 RAPORTID (KLUBITASAND) – LIIKMESKONNA STATISTIKA ............................................... 29

12 ANDMEKAITSE ................................................................................................................... 30

13 KONTAKTID ......................................................................................................................... 30

13.1 SÜSTEEMI KASUTAMINE ....................................................................................................... 30

13.2 ARENDUSETTEPANEKUD ...................................................................................................... 30

NB! Sisukorra pealkirjad on aktiivsed hüperlingid vastava alajaotuse juurde


3/30

____________________________________________________________________________________

1 SISSEJUHATUS

Soome Rotary klubide ja klubiliikmete andmesüsteem võeti kasutusele aastatel

2005 - 2006. Pärast seda on andmesüsteemi lisatud mitmeid kasutajasõbralikkust

suurendavaid funktsionaalsusi.

Andmesüsteem on pidevalt ajakohane ning teenib Soome Rotaryt, piirkondi,

klubisid ja nende liikmeid.

Kõikide Soome rotary-piirkondadesse kuuluvate klubide ja nende liikmete andmeid

hoitakse ajakohasena ainult selle andmesüsteemi kaudu.

2012. a alguses viisime koos teiste Põhjamaadega lõpule ligikaudu aasta kestnud

mahuka koostööprojekti, millega ühendati riiklikud andmesüsteemid RI Member

Access süsteemiga. Selle tulemusel ei ole klubide ja klubiliikmete andmeid enam

vaja muuta kahes erinevas süsteemis eeldusel, et klubi on andnud selleks oma

nõusoleku.

Andmed (klubide, liikmete ja klubiametnike andmed) sisestatakse ja uuendatakse

ainult Soome Rotary andmesüsteemis, kust muutused kanduvad automaatselt üle

RI andmebaasi.

Süsteemide integreerimise ja sellest klubidele põhjustatud toimingute ja mõjude kohta

on antud välja eraldi juhis.

2 ÜLDKIRJELDUS

2.1 Töökeskkond

Soome Rotary uus liikmeskonna andmesüsteem põhineb veebilehitsejaga interneti

kaudu sirvitaval ja muudetaval tsentraliseeritud liikmete andmebaasil.

Liikmete andmebaas asub füüsiliselt Soome Rotary renditud nn veebihotellis.

Süsteemi kasutamine ei eelda arvutitelt (Mac keskkonnas ei ole süsteemi

katsetatud) mingit erilist valmisolekut riistvara, kasutussüsteemi, andmesideühenduste

või veebilehitseja suhtes. Süsteem töötab hästi ka väga vanade arvutite

ja aeglase modemiühenduse puhul.

Veebilehitseja võib olla Microsoft Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera, Safari

või mõni muu läbiproovitud brauser.

Juhul kui andmesüsteemi kasutatakse läbi ettevõtete või asutuste võrkude ja

andmesideühenduste, on võimalik, et nende tulemüürid ja viirusetõrjefiltrid on nii

tugevad, et näiteks mõne faili allalaadimine ei õnnestu.

Süsteemi sisselogimisel on võimalik valida kasutajaliidese ja raportite pealkirjade

keelt (soome, rootsi, inglise, eesti).

Süsteemi aruandeid saab valida vastavalt kasutajaõigustele ja salvestada oma

arvutisse kas pdf (portable document format) või rtf (rich text format) vormis või

laadida alla csv-failina (comma separated value file format), mida saab edasi

töödelda kas Exceli tai Accessiga.

Veebilehitseja kaudu printimine toimub vastavalt brauseri seadetele.


4/30

____________________________________________________________________________________

2.2 Süsteemi peamised funktsioonid

Et süsteem on üles ehitatud ajakohasuse põhimõttel, tuleb klubi või liikmete andmed

uuendada kohe, kui neis on toimunud mingid muutused.

Süsteem võimaldab nüüdsest sirvida ja töödelda nn online rotary-teatmikku, mis

tähendab seda, et meie iga-aastane rotary-teatmik põhineb liikmete andmebaasis

olevatel andmetel ja koostatakse selle kõrvalproduktina.

Süsteemi andmebaasi struktuur jaguneb kaheks: klubi andmed ja klubi liikmete andmed.

Liikmete andmed sisaldavad lisaks isikuandmetele ka liikme ametit klubis vastaval

Rotary-aastal ning erinevaid võimalikke ameteid piirkonna, Soome Rotary või RI

organisatsioonis. Klubiametite muutuste sisestamine on kohustuslik, teiste eelpool

mainitud ametite sisestamine on vabatahtlik, kuid siiski soovitatav.

Klubi- ja liikmete andmeid on võimalik vaadata ja töödelda vastavalt kasutajarühmadele

antud õigustele.

Süsteem võimaldab teha erinevaid otsinguid ja raporteid, mida saavad kasutada

klubid, piirkonnad ja Soome Rotary. Süsteemist on lihtne otsida näiteks erinevate

klubide koosolekukohti ja – aegu ning liikmete andmeid koos kontaktide ja

klubiametitega.

Peale klubi ja liikmete andmete töötlemise sisaldab süsteem ka igakuiseid

osalemisraporteid ja neil põhinevat statistikat.

2011.aastal ehitati RI ja Põhjamaade ühisprojektina liides RI MemberAccess

süsteemi ja riikide andmesüsteemide vahele, mis võimaldab klubi-, liikmete ja ametite

andmetes toimunud muutuste automaatse ülekandmise ka RI süsteemi.

Süsteemi struktuur

RI Member Access-süsteem (soome keeles)


5/30

____________________________________________________________________________________

3 KASUTUSÕIGUSTE TASANDID

Süsteemi struktuuriline ja sisuline haldamine põhineb hierarhilisel kasutusõiguste

struktuuril, millega määratakse erinevatele kasutajarühmadele antavad

kasutajaõigused, näiteks õigus muuta ja alla laadida andmeid, teha väljavõtteid

andmetest või ainult õigus andmeid sirvida.

3.1 Klubitasandi õigused

Klubitasandil on kolm erinevat kasutajarühma:

Klubitasandi peakasutaja (Club admin)

Klubitasandi peakasutajal on õigus muuta oma klubi liikmete andmeid,

printida välja ja laadida oma arvutisse oma klubi andmeid ning sirvida

kõikide teiste klubide andmeid.

Klubitasandi peakasutaja võib olla sekretär või mõni muu klubi poolt

määratud isik, kes vastutab klubi liikmete andmete ajakohasuse eest.

Klubitasandi peakasutajal on õigus vahetada nii peakasutaja kui klubi

liikmeskonna taseme salasõna.

Rotary-aasta vahetudes tuleb klubiandmete muutmisõiguste

kasutajatunnus ja salasõna anda üle järgmisele klubiandmete

muutjale.

Klubi liikmeskond (Club)

Igal klubil on klubitasandi kollektiivsed õigused ehk kasutajatunnus ja

salasõna, mida kasutavad kõik klubi liikmed.

Klubitasandi kasutajaõigus lubab liikmetel sirvida nii oma kui teiste

klubide liikmete andmeid.

Liikmetel ei ole õigust andmeid muuta.

Selles kasutajarühmas on piiratud ka õigused andmeid alla laadida ja

printida.

Klubi üksikliige (Member)

Süsteemis on võimalik siirduda ka üksikisiku tasandi kasutajaõigustele,

mille puhul liige saab ise muuta oma andmeid.

Seda võimalust me esialgu kasutusele ei võta.

3.2 Piirkonnatasandi õigused (Kuberner)

Iga piirkond saab piirkonnatasandi õigused, millega on võimalik:

- sirvida, välja printida ja alla laadida oma piirkonna klubide ja liikmete

andmeid

- sirvida kõikide teiste piirkondade klubide ja liikmete andmeid

Piirkonnatasandi õigused antakse igale kubernerile ja tulevasele kubernerile.

Ametist lahkuv kuberner peab andma piirkonna kasutajatunnused üle oma

järglastele.

Kuberner võib soovi korral (see on lausa soovitatav) anda piirkonnatasandi

õigused ka teistele piitkonna ametnikele nagu asekuberneridele, piirkonna

komiteede esimeestele, IT küsimuste eest vastutajatele jne, andes nende

kasutusse oma kasutajatunnuse ja salasõna.

NB.: Piirkonna tasandi salasõna tohib vahetada ainult kuberner!


6/30

____________________________________________________________________________________

3.3 Süsteemi peakasutaja (Soome Rotary-büroo)

Süsteemi täielikud kasutaja- ja haldamisõigused on ainult Soome Rotarybürool

(= System Administrator).

Süsteemi peakasutaja tegevused on:

- süsteemi kasutusõiguste haldamine

- süsteemi kontrollandmete haldamine

- uute klubide tekitamine ja klubide eemaldamine

- kõikide klubide ja liikmete andmete muutmine (vajaduse korral)

- teatmikku minevate andmete vahendamine trükikojale

Süsteemi peakasutaja juhend asub Rotary-büroos.

3.4 Kasutajatunnused

Piirkonna kasutajatunnus

Piirkonna number, näit. 1380

Klubi peakasutaja: adm99999

kus 99999=klubi ametlik RI number

näit. adm27853 (Tallinna RK peakasutaja)

Klubi liikmed: xxx99999

kus xxx=klubi nime esitähed

ja 99999=klubi ametlik RI number

näit. tal27853 (Tallinna RK liikmed)

3.5 Salasõnad

Kasutajate salasõnad on loodud programmeeritult juhumärkide generaatori abil.

Kasutajatunnused ja salasõnad saadab klubidele Soome Rotary-büroo ning

salasõnu võivad piirkonna ja klubitasandi peakasutajad ise vahetada.

Salasõnu tuleks andmeturvalisuse huvides aeg-ajalt vahetada.

Salasõnas peab olema vähemalt 6 tähemärki ja seda peab olema raske ära

arvata. Juhul, kui kasutajatunnus või salasõna on kadunud, saab abi Rotarybüroost.


7/30

____________________________________________________________________________________

4 SÜSTEEMI SISSELOGIMINE

Soome Rotary kodulehel (www.rotary.fi) rubriigis Suojatut jäsensivut SR:n

jäsentietojärjestelmä leiate lingi andmesüsteemile. Süsteemi saab siseneda ka otse

aadressil http://www.rotary.fi/rekisteri/

Sisesta aknasse oma kasutajatunnus ja salasõna, vali soovitud keel (soome, rootsi,

inglise, eesti) ja klõpsa ”Logi sisse” nuppu.

Soome Rotary-büroo on saatnud klubidele ja piirkondadele nende kasutajatunnused

ja salasõnad.

NB: suured ja väikesed tähed!

Sisselogimise järel avanevad sinu kasutajaõiguste rühmale mõeldud

süsteemitoimingud.

Kust saada abi, kui vajalik kasutajatunnus ja/või salasõna ei ole teada:

Juhul, kui klubi või piirkonna peakasutaja on unustanud või kaotanud oma

kasutajatunnuse ja/või salasõna, tuleb võtta ühendust peakasutaja ehk Soome

Rotary-bürooga. Klubi liikmetaseme kasutajatunnust ja salasõna võib küsida klubi

peakasutajalt või Rotary-büroolt.

5 Valikumenüü struktuur

Süsteemi valikutes navigeerimine on püütud teha võimalikult lihtsaks ja loogiliseks,

vältides pikki ja keerulisi valikuribasid.

Valikud on kõikidele kasutajarühmadele peaaegu samasugused.

Kasutajarühmade vahelised erinevused puudutavad andmete muutmisõigusi ja

väljavõtete käsitlemist nagu punktis 3 Kasutusõiguste tasandid on kirjeldatud.


8/30

____________________________________________________________________________________

6 Klubiandmete uuendamine

6.1 Klubi põhiandmed

Kui oled süsteemi sisse loginud, avaneb sinu klubi andmete aken.

Akna ülaservas leiate oma klubi liikmeskonna statistika, mis põhineb andmebaasi

andmetel ning mille alusel arvutatakse välja muuhulgas Soome Rotary

piirkonnamaksude suurus klubile. Juhul, kui nähtav liikmete arv teie meelest ei klapi,

kontrollige süsteemist oma klubi liikmete andmeid ehk kas mõni liige puudub või on

mõni liige jäänud märkimata auliikmena, klubist või meie seast lahkununa.

Klõpsates aknas tekstil ”Redigeeri andmed”, avaneb klubiandmete uuendamise aken,

milles muudatuste sisseviimise õigus on vaid klubi peakasutajal.


9/30

____________________________________________________________________________________

Klubiandmete uuendamine:

Andmed:

( (*) märgiga väljad on kohustuslikud)

Klubi põhiandmed:

Piirkonna number:

Klubi ei saa muuta

Klubi number:

Klubi ametlik RI number, klubi ei saa muuta

Paikkond:

Klubi asukoht (vald või linn), klubi ei saa muuta

Ametlik nimi:

Klubi ametlik nimi (ilma eesliiteta ”Rotary Club of”), klubi ei saa muuta.

Klubi nimes ei kasutata järelliidet ry, isegi kui klubi on registreeritud

Soome ühingute registris.

Klubi tüüp:

Rotary-klubi / Rotaract-klubi: klubi ei saa muuta

Teatmikus avaldatav nimi:


10/30

____________________________________________________________________________________

Klubi nimi, mis avaldatakse rotary-teatmikus, klubi ei saa muuta

Asutamise kuupäev:

Klubi asutamise kuupäev, klubi ei saa muuta

Keel:

Ripploendist valitakse klubis kasutatav keel.

Riik / territoorium:

Klubi asukohariik või territoorium (Soome, Ahvenamaa, Eesti).

Klubi ei saa muuta.

Asutajaklubi:

Klubi asutajaklubi, klubi ei saa muuta.

NÕUSOLEK / RI MAP automaatse siirdega:

Tegemist on uue olulise asjaga alates jaanuarist 2012 !

RI nõudmisel peab klubi andma loa andmete (klubi, liikmete ja ametnike

andmed) automaatseks muutmiseks RI Member Access süsteemis oma

riigi andmesüsteemi kaudu.

Luba tuleb anda nii oma riigi süsteemi poolel kui RI Member Access

süsteemi poolel.

Loa andmine ei ole kohustuslik, kuid sellest keeldumisel peab klubi

kaasajastama oma andmeid endisel viisil eraldi nii oma riigi süsteemis kui

RI süsteemis.

1. Loa andmine liidese kasutamiseks oma riigi andmesüsteemi poolel.

Kõikide klubide puhul on liidese kasutamise loa algväärtus vaikimisi

”Jah”. Klubidel on siiski võimalik loobuda liidese kasutamisest valides

valikust ”Ei”.

Vaid nende klubide andmed, kes on valinud väärtuseks ”Jah”,

saadetakse automaatselt RI süsteemi.

2. Loa andmine liidese kasutamiseks RI Member Access süsteemi poolel.

Automaatse süsteemide ühildumise lisatingimus on, et klubi

on RI Member Access süsteemis oma klubi andmete juures kohas

”Update Club” ”Add Partner Organization” andnud loa, et Member

Access süsteem tohib võtta vastu oma riigi süsteemi saadetud andmeid.

Ühildumine toimub, kui valite ülalmainitud kohas ripploendist ”Finlands

Rotary Service”.

Klubi , liikmete ja ametnike andmeid EI OLE SEEJÄREL VAJA ENAM

MUUTA RI süsteemis, vaid andmed siirduvad automaatselt Soome

andmetesüsteemist RI süsteemi.

Täpsem süsteemide ühendamist puudutav juhis on käesoleva juhendi lisas.


11/30

____________________________________________________________________________________

Klubi kontaktandmed:

E-post:

Klubi või selle kontaktisiku e-posti aadress

Kodulehe aadress:

Klubi kodulehe aadress

Asekuberner:

Selle asekuberneri nimi, kelle vastutusalas klubi asub

Koosoleku andmed:

Koosoleku päev:

Klubi korralise koosoleku päev, valitakse nupuvajutusega

Koosoleku aeg:

Klubi korralise koosoleku kellaaeg kujul hh.mm; näit. 17.30

Erandjuhtumeid puudutavad andmed:

Täidetakse juhul, kui koosoleku koht või aeg on erandkorras pikemaks ajaks

muutunud.

Näit. kui klubil on suveperioodil koosolek kell 17:00, siis märgitakse siia.

juuni-august kell 17:00

(NB. Siia ei tule kirjutada klubi nädalaprogrammi sisu!)

Koosoleku koht:

Iganädalase koosolekukoha nimi

Aadress:

Koosolekukoha tänav ja majanumber

Postiindeks;

Koosolekukoha postiindeks

Postiaadress:

Koosolekukoha postiaadress

Kodulehe aadress:

Koosolekukoha kodulehe aadress

Lõpuks klõpsa ”Salvesta” või ”Tühista”

NB. Muutes koosoleku aega ja kohta ning klubi kodulehe aadressi, uuenevad need

automaatselt ka Soome Rotary kodulehel, seega ei ole vaja muutusi eraldi teatada Soome

Rotary-büroole.

6.2 Klubi endiste presidentide loetelu

Rotary-büroo muudab jooksva aasta presidendid järgmisel aastal automaatselt

endisteks presidentideks pärast seda, kui klubid on sisestanud uued, järgmise

aasta ametnike andmed.

Klubid võivad aknas ”Endised presidendid” sirvida oma eelmiste presidentide

ajalugu.


12/30

____________________________________________________________________________________

6.3 Klubiametnikud

Klubiametnikke saab selles aknas muuta klubi peakasutaja õigustega, klõpsates

inimese nimel.

Uute klubiametnike lisamine toimub akna ”Liikmete andmed” kaudu.

Vaata klubiametnike lisamise kohta punktis 7.3 Klubiametid.

NB.: Süsteemis säilib klubiametnike ametite ajalugu, seepärast ei ole vaja

varasemate aastate ameteid kustutada!

6.4 Kelle asutajaklubi

Selles dialoogiaknas saab tuua ära nende klubide nimed, kelle asutajaklubi oma klubi

on.

Vaid klubi peakasutaja võib neid andmeid uuendada.


13/30

____________________________________________________________________________________

Asutatud klubid valitakse ripploendist.

7 LIIKMETE ANDMETE UUENDAMINE

Liikmete andmete muutmise õigus on ainult klubi peakasutajal.

Valides peamenüüst ”Liikmete andmed”, avaneb järgmine aken.

Uue liikme lisamiseks vali ”Lisa uus liige”

Liikme andmete uuendamiseks vali ”Klubi liikmed”

Ametnike andmete uuendamiseks vali ” Klubiametnikud”

”Klubi endised presidendid” muutub automaatselt rotary-aasta vahetudes


14/30

____________________________________________________________________________________

7.1 Lisa uus liige

Uue liikme loomise andmed:

NB: (*) märgiga väljad on kohustuslikud

Isikuandmed:

Eesnimi: isiku eesnimi (kohustuslik)

Perekonnanimi: isiku perekonnanimi (kohustuslik)

Sugu:

klõpsa nuppu (kohustuslik)

Sünniaeg (kohustuslik):

isiku sünniaeg pp.kk.aaaa, näit. 04.09.1950

Abikaasa (ei ole kohustuslik):

Abikaasa või elukaaslase nimi, näit. Maia end. Mikko

Liikmeandmed:


15/30

____________________________________________________________________________________

RI liikmenumbrit ei saa klubi muuta

Uutele liikmetele genereerib RI Member Access süsteem automaatselt

liikmenumbri.

Juhul, kui liikme hetkel süsteemis olev number erineb RI süsteemis olevast

numbrist, saadab RI süsteem õige numbri.

Liikme siirdumisel ühest klubist teise jääb tema liikmenumber samaks.

Rotaryga liitumise aasta (kohustuslik):

Kuupäev, millal liige liitus Rotaryga

Klubiga liitumise aasta (kohustuslik):

Kuupäev, millal liige liitus praeguse klubiga

Soovitaja (ei ole kohustuslik, kuid on soovitatav):

Liikme soovitaja ees- ja perekonnanimi

Soovitaja andmete põhjal saab luua klubi liikmeskonna ”sugupuu” ehk

kes on millise liikme soovitaja(d) ning teiselt poolt vaadatuna, milliste

liikmete soovitaja antud liige on.

Varasemad klubid ning RI ja SR ametid (ei ole kohustuslik):

Loetelu liikme varasematest klubidest, klubide nimed ja aastad ning RI

ja SR ametid, näit. Järvenpää-Kartano Rk 91–02, Naantali Rk 03-04,

DG D 1420 2001–02, SR juhatuse esimees 2002–03

Liikmelisuse liik (kohustuslik):

Tegevliige või auliige, vali suvandinuppu kasutades

NB! Liige võib olla oma klubis tegevliige ja mõnes teises auliige.

Kas on praeguse klubi asutajaliige (Charter-liige):

Jah / Ei, vali suvandinuppu kasutades (puudutab praegust klubi).

Mitu PHF-i (ei ole kohustuslik):

Mitmekordne PHF märgitakse numbriga; 0,1,2,3,4,jne

Abikaasa PHF-id (ei ole kohustuslik):

Sisestatakse nagu eelmine

Kontaktandmed:

Aadress (kohustuslik):

Liikme elukoht: tänav, maja nr

Postiindeks (kohustuslik):

Elukoha postiindeks

Linn/asula (kohustuslik):

Linna (asula) nimi

Riik:

Vali rippmenüüst, vaikimisi on antud Soome

Telefon (kodu) (ei ole kohustuslik):

Rahvusvaheliselt kasutatavas vormis, näit +372 6888 999

Telefon (mobiil) (ei ole kohustuslik):

Rahvusvaheliselt kasutatavas vormis, näit 372 51 83928

E-post (ei ole kohustuslik):


16/30

____________________________________________________________________________________

Liikme e-posti aadress, kuhu talle saab saata Rotaryga seotud

postitusi (soovitatavalt mitte tööl kasutatav, vaid isiklik)

Elukutse & Töökoht

Klassifikatsioon (kohustuslik):

Liikme klassifikatsioon

Amet/auaste (ei ole kohustuslik):

Liikme amet/auaste

Töökoht (ei ole kohustuslik):

Liikme töökoht

Telefon (töö) (ei ole kohustuslik):

Töökoha telefoninumber rahvusvahelises vormis

Faks (ei ole kohustuslik):

Töökoha või kodune faksinumber rahvusvahelises vormis

7.2 Liikmete andmete uuendamine

Valik ”Klubi liikmed” avab vormi, kus on kõikide klubi liikmete andmed.

Klõpsates liikme nime avaneb liikme andmete aken ja sealt valides ”Redigeeri liikme

andmed” avaneb uuendamise vorm.

Uuendamise alla kuuluvad muutused klubi liikme andmetes ning liikme märkimine

klubist lahkunuks või surnuks.

NB.: ”Märgi lahkunuks” toiming märgib liikme klubist lahkunuks/teise klubisse

siirdunuks. Lisaks lahkumiskuupäevale valitakse rippmenüüst lahkumise põhjus.

Kui valid selle toimingu lõpuks "Salvesta", eemaldatakse selle isiku andes kõikidest

tavapärastest loenditest ning neid ei saa tagasi ilma süsteemi peakasutaja abita.

Vali "Tühista", kui ei soovi seda liiget märkida lahkunuks/siirdunuks.

NB.: ”Märgi surnuks” toiming märgib isiku surnuks. Toiming küsib toimunu

kuupäeva. Kui valid selle toimingu lõpuks "Salvesta", eemaldatakse selle isiku

andes kõikidest tavapärastest loenditest ning neid ei saa tagasi ilma süsteemi

peakasutaja abita. Vali "Tühista", kui ei soovi seda liiget märkida surnuks.

Lahkunud/siirdunud ja surnud liikmed jäävad klubi ajaloo andmetesse, kuid neid ei

ole klubiteatmikku minevates andmetes.

Andmeväljade kirjeldust vaata punktist 7.1 Lisa uus liige.

Liikme / auliikme andmete muutmine

Andmete muutmine ja klubist lahkunuks/surnuks märkimine:


17/30

____________________________________________________________________________________


18/30

____________________________________________________________________________________

Märgi liige klubist lahkunuks/siirdunuks

- märgi lahkumise / siirdumise kuupäev

- vali rippmenüüst lahkumise põhjus

- klõpsa ”Salvesta”

Märgi liige/auliige surnuks

- anna surma kuupäev

- klõpsa ”Salvesta”


19/30

____________________________________________________________________________________

7.3 Klubiametid:

Aknas ”Liikmeandmed“ oleva valiku ”Klubiametid” kaudu lisatakse isikule

klubiametid, mida saab valida ripploendist ”Lisa uus amet”.

Klubiametite keel määratakse automaatselt vastavalt klubiandmetes valitud klubis

kasutatavale keelele.

Need andmed tuleb uuendada alati kohe pärast uute klubiametnike valimist

valimiskoosolekul, mis peab olema peetud enne 31.12.

Vali ripploendist soovitud amet ja märgi ametiperiood nagu alloleval pildil. Kinnita

klõpsates nupul ”Salvesta”, kui soovid tühistada, siis vali ”Tühista”.


20/30

____________________________________________________________________________________

Valides aknas ”Liikmete andmed” valiku ”Klubiametnikud” saad loetelu oma klubi

ametnikest läbi aegade.

Rotary-teatmikku loetletakse klubi juhatuse kohale järgmised klubiametnikud:

president, tulevane (järgmine) president, asepresident, endine president, 1.

sekretär, 2. sekretär, varahoidja, 1. klubimeister, noorsoovahetuse asjur, Rotary

Fondi asjur ja IT-küsimuste eest vastutaja.

Süsteemis on võimalik määrata liikmetele ka muid klubiameteid kui teatmikku

minevaid. Sellisteks klubiametiteks võivad olla näit. halduskomitee esimees,

liikmeskonnakomitee esimees, suhtekorralduskomitee esimees jne. See ametite

ajalugu jääb ainult klubisiseseks kasutuseks.

Piirkonna ametid:

Vabas vormis tekstiväli, ei ole kohustuslik (näit. NV komitee esim. 2005–2008).

Soome Rotary ametid:

Vabas vormis tekstiväli, ei ole kohustuslik (näit. SR juhatuse esim. 2006–2007)

RI ametid:

Vabas vormis tekstiväli, ei ole kohustuslik (näit. DG 2006–2007, COL esindaja

2010)

Ülaltoodud ametitest moodustub isiku ”Rotary CV” ehk karjäärilugu.


21/30

____________________________________________________________________________________

8 IGAKUINE OSALEMISE JA LIIKMETE ARVU TEATIS

Iga kuu 15. kuupäevaks tuleb teatada klubi osalemisarvud ja eelmise kuu liikmete

arv.

Osalemisteatise raporteerimisõigus ja -kohustus on klubi valitud süsteemi

peakasutajal.

Osalemisaruande valik “Lisa andmed” avab tegeliku kuuaruande vormi.

Aknas ”Klubiandmed” tuleb valida ”Osalemisaruanne” , millel klõpsates avanevas

aknas klõpsatakse valikul “Lisa andmed. See avab omakorda tegeliku igakuise

aruandevormi.

Aruandevormi sisestamisväljad:

- Aasta: kalendriaasta

- Kuu: aruandekuu (= kalendrikuule eelnev kuu, näit. veebruari alguses raporteeritakse

jaanuari andmeid, seega aruandekuu on 1)

Süsteem annab oletuslikuna õige kuu, kui aruandlus toimub reeglitekohaselt.

- Väljale ”Koosolekuid” märgitakse aruandekuus peetud klubikoosolekute arv.

- Tegevliikmete arv: klubi tegevliikmete koguarv arvestamata võimalikke

osalemisvabastusi. Auliikmeid ei võeta siin arvesse.

Liikmete arvu kohal annab lahter ”Kokku” programmi andmebaasist kokku liidetud

klubi tegevliikmete arvu. Juhul, kui kokku liidetud liikmete arv ja teie teatatud liikmete

arv (tegevliikmed) on erinevad, tuleb süsteemis klubi liikmete andmed üle

kontrollida.

- Osalemisprotsent: Koosolekutel osalenud osalemiskohustusega liikmed /

osalemiskohustusega liikmete koguarv x 100.

- Osalemisest vabastatud: RI ametnikud ja nn. 85-reegli põhjal vabastatud rotariaanid

Kui andmed on sisestatud, klõpsa ”Salvesta” nuppu.

Vigast aruannet saab parandada toiminguga ”Redigeeri”.

Allolevasse tabelisse koguneb klubi osalemis- ja liikmete arvu ajalugu. Saad selle

avada klõpsates valikul ”Osalemisaruanne” aknas ”Klubiandmed”.


22/30

____________________________________________________________________________________

Teatatud

liikmete

arv ei klapi

siin!

Klubid ja piirkonnad saavad luua oma osalemisaruandeid soovitud ajavahemikel, näit.

rotary-aasta algusest peale või viimati raporteeritud kuu.

Osalemisaruanne saadakse süsteemi menüüst, valides Aruanded

”Osalemisaruanne”. Vaata lisaks käesoleva juhendi punktist 11.1 Osalemisaruanne.

Kontrolli osalemiste arvutamise põhimõtted ja arvutamismeetodid kas Klubi

sekretäri manuaalist, Rotary käsikirjast või Soome Rotary kodulehe sisemiseks

kasutuseks mõeldud osast leiduvast arvutamisjuhisest!

9 SUVANDID / SALASÕNA VAHETAMINE

Selles aknas saab piirkonna ja klubitasandi peakasutaja vahetada salasõnu.

Kasutajatunnust saab vahetada ainult süsteemi peakasutaja (Rotary-büroo).

10 KLUBI VALIK

Korralduse ”Vali klubi” abil valitakse rippmenüüst klubi, mille andmeid tahetakse

uuendada, välja printida või sirvida.

Klubitaseme peakasutajatel on õigus uuendada, laadida alla ja välja printida oma klubi

andmeid. Piirikonna- ja liikmetasandi õigustega ei saa siin midagi muuta.

Piirkonnatasandi õigustega saab vabalt sirvida ning printida ja salvestada oma

arvutisse piirkonda kuuluvate klubide ja liikmete andmed vastavate käskluste kaudu.

Klubitasandi õigustega võib vaid sirvida kõikide klubide ja nende liikmete andmeid.


23/30

____________________________________________________________________________________

11 RAPORTID JA OTSINGUD

Raporteid printida ja oma arvutisse salvestada saab vaid piirkonna- ja klubitasandi

peakasutaja.

Raporteid saab printida kas otse või salvestada need oma arvutisse pdf või rtf

vormis raportina või csv vormis failina, mida saab edasi töödelda näiteks Exceliga.

Ka veebibrauseri kaudu saab raporteid otse printida, kuid neid ei saa salvestada

algupärases raportivormis. Veebibrauseriga on võimalik salvestada ainult txt- ja

html-vormis raporteid, mida ei ole võimalik edasi töödelda.

Otsingud

Süsteemi otsinguakna ülaosas on valik ”Otsing”.

Selle toiminguga saab liikmete andmebaasist otsida liikmete andmeid mitmete

erinevate otsingukriteeriumide alusel nagu perekonnanimi, eesnimi, sugu,

sünniaastate vahemik, liikmelisuse liik, paikkond, klubiamet, piirkonnaamet jne.

Otsingute tegemise õigused on piiritletud nii, et klubi võib otsida oma klubi liikmete

andmeid, piirkond (= kuberneri õigustega) võib otsida oma piirkonna klubide

liikmete andmeid ning Rotary-büroool on õigus kõikide klubide liikmete andmete

otsinguteks.

Väljal ”Klubiamet” avaneb ripploend, kust saab valida kõikide registrisse kantud

klubiametite hulgast. Väljadel, kus on võimalik valida ripploendist, on esimesena

valikuna antud „Ei piirata“.


24/30

____________________________________________________________________________________

Raportite valikumenüü:

Klubi peakasutaja saab valida järgmisi raporteid:

Kuberner saab valida järgmisi raporteid:


25/30

____________________________________________________________________________________

Süsteemi peakasutaja käsutuses on järgmised raportid:

11.1 RAPORTID - Osalemisraport

Osalemisraporteid saab luua ainult piirkonna- ja klubitasandi peakasutaja

õigustega. Klubi võib luua ainult oma klubi osalemisraporti.

Osalemisraporti saab luua vabalt valitud ajavahemike kohta, näit. Teatud kuu või

alates rotary-aasta algusest. Kiirvalikud annavad raporti kas jooksva rotary-aasta

või viimase kuu kohta.

Valida on võimalik ka mingi kindlaksmääratud ajavahemiku koondraport või eristus

kuude kaupa.

Piirkonna tasandil võib luua osalemisraporti, mis sisaldab piirkonna kõikide klubide

andmeid.

Piirkonnatasandi raportisse saab valida klubid kas tähestiku järjekorras või

osalemisprotsendi järgi alanevas järjekorras. Selliste raportite näiteid leiate

kuberneri kuukirjade lisast.

All on pilt menüüvalikust ”Osalemisraport”, millega valitakse aruande loomise

variandid:


26/30

____________________________________________________________________________________

Klubi osalemisraporti näidis, kus rühmitamiseks on valitud ”Eristus”.

Piirkonnatasandi osalemisraportite näidiseid:

Klubid tähestiku järjekorras/eristus


27/30

____________________________________________________________________________________

Klubid osalemisprotsendi järgi/kokkuvõtlikult

11.2 RAPORTID (klubitasand) - Oma klubi

Oma klubi raporteid võib koostada klõpsates loetelus soovitud raportitele, mis võivad

olla:

- klubi andmed

- endised presidendid

- klubiametnikud

- liikmed ja auliikmed

11.3 RAPORTID (piirkonnatasand) - Otsingud (klubide koosolekute ajad)

Koostamisvõimalused on:

- Kogunemisajad ja –kohad paikkonniti


28/30

____________________________________________________________________________________

- Koosolekud nädalapäevade ja paikkondade kaupa

Piirkonna tasandil saadakse raporteid piirkonna kõikide klubide kohta. Süsteemi

peakasutajal on õigus luua raporteid kogu riigi klubidest. Klubi peakasutaja saab

ainult oma klubi andmed.

11.4 RAPORTID (klubitasand) - Liikmete register

Liikmete registri raporteid saab luua klubi peakasutaja, valides (klõpsates) raportite

loetelust vajaliku aruande, mis võivad olla:

- Liikmete abikaasadele omistatud PHF tunnustused

- Klubi statistika (liikmete arv)

- klubiandmed

- auliikmed

- liikmed

Sellised on praegusel hetkel võimalikud raportid.

11.5 ARUANDED (klubitasand) - Aadressilipikud

Aadressilipikuid saab printida erinevate lipikupoognate ja printimisvalikutega.

Valikukriteeriumideks on kas kindlad klubiametnikud (saab valida tabelist) või kõik

klubiliikmed. Tulemus vastab valitud keeleversioonile ehk kui klubi on valinud keeleks

soome keele, saadakse ainult kõikide soomekeelsete klubide ametnikud. Kui tahad

olla kindel, et saad näiteks kõik oma piirkonna klubiametnikud, tuleb valida kindluse

mõttes kõik keeleversioonid (viis ameti kohta).

11.6 RAPORTID (klubitasand) - Postiloendid

Süsteemi erinevatele kasutusõigustasanditele (klubi, piirkond, Soome Rotary) on

lisatud võimalus toota süsteemist postiloendeid valitud vastuvõtjarühmadele.

Loendite sisuks võib olla klubi nimi, isiku nimi, aadressid, telefoninumbrid ja e-posti

aadressid.

Vastavalt kasutusõiguse tasandile (klubi oma liikmetest, piirkond piirkonda kuuluvate

klubide liikmetest ja Rotary-büroo kõikide klubide liikmetest) võib toota loendeid kas

kõikidest liikmetest või teha loend näiteks presidentidest, sekretäridest, noorsoovahetuse

asjuritest või Rotary Fondi asjuritest.


29/30

____________________________________________________________________________________

Nimetatud loendid saab salvestada oma arvutisse Exceli tabelitena, millest saab lihtsalt

luua adressaadirühmi kas kasutades copy-paste käsklust e-maili vastuvõtja väljas või

siirdades aadressid meiliprogrammi kontaktidesse.

Tulemus vastab valitud keeleversioonile ehk kui klubi on valinud keeleks soome keele,

saadakse ainult kõikide soomekeelsete klubide ametnikud. Kui tahad olla kindel, et

saad näiteks kõik oma piirkonna klubiametnikud, tuleb valida kindluse mõttes kõik

keeleversioonid (viis ameti kohta).

Isikuandmete kaitse seadus seab ranged piirangud isikuandmete (näit. kontaktandmed)

kasutamisele ja kolmandatele isikutele edastamisele.

Seega tuleb arvestada, et postiloendid on mõeldud ainult meie oma tegevuse

toeks ning neid ei tohi edastada kellelegi mingil muul otstarbel.

11.7 RAPORTID (klubitasand) – Liikmeskonna statistika

Valides "Liikmeskonna statistika" ja selle alt edasised valikud, on teie käsutuses

järgmised raportid:

- Klubide ja liikmete vanused (tegevliikmed)

- Liikmelisuse kestus (tegevliikmed)

- PHF tunnustuste statistika (tegevliikmed)

Võid raporteid alla laadida pdf, csv või rtf vormis. Kui salvestad faili csv vormis, saad

Exceli abil esitada neid statistikaandmeid graafiliselt.

Kuberner saab luua samad raportid piirkonna kõikide klubide kohta.

Süsteemi peakasutajal on võimalus luua samad raportid kogu riigi klubidest.


30/30

____________________________________________________________________________________

12 ANDMEKAITSE

Andmekaitse seaduse nõuded isikuandmete elektroonilisele töötlemisele ja

kasutamisele on eriti ranged.

Liikmeskonna andmete või neist võetud isikuandmete jagamine näit. e-posti

vahendusel on absoluutselt keelatud, v.a. organisatsioonisiseseks kasutamiseks.

Süsteemis olevate andmete kasutamise ja andmete kaitse kohta on koostatud

ülevaade soome andmekaitse volinikule.

Igale klubi või piirkonna aadressiraamatusse tuleb lisada märkus, et see ei ole

mõeldud mitterotariaanidele jagamiseks ega seda ei saa kasutada kaubanduslikel

eesmärkidel kasutatava postiloendina. (RCP 11.030.7.)

13 KONTAKTID

13.1 Süsteemi kasutamine

Süsteemi kasutamisega seotud küsimustes palume pöörduda eelkõige oma piirkonna

IT-küsimuste eest vastutaja poole. Vajaduse korral saab abi ka süsteemi peakasutajalt

ehk Soome Rotary-büroolt. Klubis peaks liikmete andmesüsteemi eest vastutaja (näit.

sekretär või IT-küsimuste eest vastutaja) tutvuma põhjalikult süsteemiga, et olla

tugiisikuks ka oma klubi liikmetele.

Piirkondade IT-vastutajate kontaktandmed leiate Rotary-teatmikust ja Soome Rotary

kodulehelt.

13.2 Arendusettepanekud

Süsteemi puudutavad võimalikud arendusettepanekud ja tagasiside vigadest

süsteemi toimimises palume saata e-posti aadressil rotarytoimisto@rotary.fi ja

kirjutada kirja teemaks ”Andmesüsteem /Jäsentietojärjestelmä”.