15.03.2015 Views

30/2005 - Žilinský samosprávny kraj

30/2005 - Žilinský samosprávny kraj

30/2005 - Žilinský samosprávny kraj

SHOW MORE
SHOW LESS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 1<br />

REGISTRATÚRNY PORIADOK A REGISTRATÚRNY PLÁN<br />

ÚRADU ŽILINSKÉHO SAMOSPRÁVNÉHO KRAJA<br />

Smernica<br />

Úradu Žilinského samosprávneho <strong>kraj</strong>a číslo <strong>30</strong>/<strong>2005</strong> o zabezpečovaní evidovania, tvorby,<br />

ukladania, ochrany, prístupu k registratúrnym záznamom, hodnotenia a vyraďovania<br />

registratúrnych záznamov v súlade zo zákonom NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch<br />

a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov i naň nadväzujúca vyhláška MV SR č.<br />

628/2002 Z. z..<br />

Registratúrny poriadok pre správu registratúry a registratúrny plán sa vzťahujú na organizačné<br />

útvary Úradu Žilinského samosprávneho <strong>kraj</strong>a so sídlom v Žiline ( príloha č.1).<br />

PRVÁ ČASŤ<br />

Úvodné ustanovenia a základné pojmy<br />

Čl. 1<br />

Úvodné ustanovenia<br />

(1) Registratúrny poriadok Úradu ŽSK(ďalej len “úrad”) so sídlom v Žiline upravuje postup<br />

organizačných útvarov úradu pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie so<br />

záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov.<br />

(2) Riaditeľ úradu dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry<br />

ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam.<br />

(3) Tento registratúrny poriadok je určený iba pre vnútornú potrebu úradu. Opis, pracovné<br />

postupy automatizovaného systému, vzory dokumentov a tlačív obsahuje používateľská príručka<br />

použitého Informačného systému pre administratívu (ďalej len “ ISAD“).<br />

(4) Správu registratúry zabezpečujú podateľňa, ktorá plní i funkciu výpravne, (ďalej len<br />

“podateľňa”), registratúrny pracovník odboru, organizačné útvary a zamestnanec registratúrneho<br />

strediska (ďalej len “správca registratúry”).<br />

Správu registratúry úradu zabezpečujú poverení zamestnanci príslušných organizačných<br />

útvarov v rozsahu ustanovenom registratúrnym poriadkom v spolupráci s tvorcom ISAD Fabasoft Data<br />

Group.<br />

Organizačný odbor ŽSK:<br />

-usmerňuje činnosť podateľne úradu,<br />

-organizačne zabezpečuje činnosť podateľne,<br />

-zabezpečuje funkciu správcu registratúry úradu,<br />

-spravuje registratúrne stredisko úradu.<br />

(5) Úrad spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo<br />

neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo<br />

strate, správca registratúry vyhotoví zápisnicu o výsledku šetrenia a možných dôsledkoch porušenia<br />

celistvosti registratúry. Zápisnicu, v ktorej sa súčasne určí spôsob nahradenia záznamu alebo spisu,<br />

prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje vedúci organizačného útvaru. Ak je dôvodné podozrenie, že<br />

poškodením, zničením alebo stratou bol spáchaný trestný čin alebo priestupok, predloží zápisnicu<br />

riaditeľovi úradu.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 2<br />

(6) Úrad zabezpečí ochranu údajov automatizovaného systému správy registratúry pred<br />

poškodením, nežiaducou zmenou alebo neoprávneným použitím.<br />

(7) Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia<br />

protokolárne odovzdá vedúcemu príslušného organizačného útvaru alebo ním poverenému<br />

zamestnancovi (ďalej len “zástupca”) nevybavené spisy.<br />

(8) Evidenciu a manipuláciu so záznamami obsahujúcimi utajované skutočnosti, evidenciu<br />

sťažností, ako aj účtovných záznamov a registratúrnych záznamov agendy ľudských zdrojov (ďalej<br />

len “špeciálne druhy registratúrnych záznamov”) upravujú osobitné predpisy. 1<br />

(9) Dozor nad vyraďovaním spisov, vrátane špeciálnych druhov registratúrnych záznamov<br />

úradu vykonáva Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom Štátneho archívu v Bytči<br />

(ďalej len “archív”) 2 .<br />

(10) Úrad a zariadenia vedú záznamy a ich evidenciu v štátnom jazyku 3<br />

Čl. 2<br />

Základné pojmy<br />

(1) Správa registratúry je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie,<br />

triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a<br />

vyraďovanie spisov (registratúrnych záznamov), ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a<br />

materiálno-technické zabezpečenie registratúry úradu. Súčasťou správy registratúry je aj príprava<br />

registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.<br />

(2) Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá<br />

pochádza z činnosti úradu alebo bola úradu doručená.<br />

(3) Registratúrny záznam je informácia, ktorú úrad zaevidoval v registratúrnom denníku.<br />

(4) Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a úrad ich<br />

zaevidoval v registratúrnom denníku.<br />

(5) Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne<br />

záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.<br />

(6) Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti úradu a<br />

všetkých záznamov úradu doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im<br />

pridelené evidenčné číslo. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník záznamov, registratúrny<br />

denník spisov a registre.<br />

(7) Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o<br />

prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov a uložení a vyradení spisov.<br />

(8) Podanie je každý podnet, ktorý úrad prijal na úradné vybavenie.<br />

1 Vyhláška NBÚ č. 455/2001 Z. z. o administratívnej bezpečnosti,<br />

zákon NR SR č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve,<br />

zákon NR SR č. 152/1998 Z. z. o sťažnostiach,<br />

zákon NR SR č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov.<br />

2 § 18 ods. 1 a § 24 ods. 3 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov<br />

3 § 3 ods. 3 písm. c) zákona NR SR č. 270/1995 Z. z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 3<br />

(9) Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania.<br />

(10) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov.<br />

Pridelením registratúrnej značky člení registratúru do vecných skupín a určuje spisom miesto v<br />

registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.<br />

(11) Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo<br />

skupinu spisov. Registratúrna značka sa skladá z alfanumerického označenia skupiny registratúrnych<br />

záznamov.<br />

(12) Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy úradu do<br />

uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.<br />

(13) Zásielka je záznam pri doprave a doručení adresátovi.<br />

(14) Správca registratúry je zamestnanec úradu, ktorý metodicky usmerňuje zamestnancov<br />

úradu na úseku správy registratúry, zodpovedá za všetky odborné činnosti súvisiace so správou<br />

registratúry v úrade, vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania.<br />

(15) ISAD zabezpečuje automatizovanú správu registratúry a tvorí základ pre postupnú<br />

elektronizáciu administratívnych činnosti organizácie.<br />

DRUHÁ ČASŤ<br />

Zásielky<br />

Čl. 3<br />

Prijímanie zásielok<br />

(1) Podateľňa prijíma zásielky, ktoré boli úradu doručené alebo ich prevzal zamestnanec úradu<br />

osobne a sú adresované úradu; podateľňa na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom<br />

prezentačnej pečiatky červenej farby (vzor č. 1) na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku s dátumom<br />

prevzatia. Telegramy, telefaxy a iné elektronicky prijaté záznamy (ďalej len “súrne záznamy”) sa<br />

označia odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom. Ústne podania môže prijímať každý<br />

zamestnanec úradu. Vyhotoví o každom z nich úradný záznam, ktorý odovzdá na zaevidovanie<br />

v registratúrnom denníku záznamov.<br />

(2) Príjem, odovzdávanie, obeh, evidovanie a odosielanie elektronických záznamov prebieha<br />

automatizovane.<br />

(3) Podateľňa skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske<br />

pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi,<br />

prípadne ich vráti priamo adresátovi; prípadné iné nedostatky reklamuje na pošte. Podávanie a<br />

dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravuje osobitný predpis. 4<br />

Čl. 4<br />

Triedenie zásielok a odovzdávanie záznamov<br />

4 .Poštové podmienky k poštovým službám, ktoré podľa zákona č. 507/2001 Z. z. o poštových službách poskytuje Slovenská pošta,<br />

š. p. (ORLBL 4497/2002).


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 4<br />

(1) Podateľňa triedi zásielky na zásielky, ktoré sa:<br />

a) otvoria a následne zaevidujú v denníku pod evidenčným číslom záznamu,<br />

b) odovzdávajú adresátom neotvorené,<br />

c) noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu<br />

listu.<br />

(2) Zásielky, ktoré sú uvedené v odseku 1 písm. a) zamestnanec podateľne otvorí a záznam<br />

označí odtlačkom prezentačnej pečiatky červenej farby. Prezentačná pečiatka sa odtláča spravidla v<br />

hornej časti ľavej strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné. V odtlačku prezentačnej<br />

pečiatky sa vyznačí dátum doručenia, počet príloh a evidenčné číslo záznamu. Prípadné nedostatky<br />

(napr. chýbajúce prílohy a podobne) sa vyznačia vedľa odtlačku prezentačnej pečiatky. Odosielateľa o<br />

nich vyrozumie zamestnanec poverený vybavením veci (ďalej len “spracovateľ”).<br />

(3) Neotvorené sa odovzdávajú zásielky obsahujúce utajované skutočnosti, zásielky označené<br />

heslom verejného obstarávania, zásielky adresované útvaru zabezpečujúcemu agendu ľudských<br />

zdrojov, ako aj zásielky adresované predsedovi úradu. Tieto zásielky sa označujú na obálke odtlačkom<br />

prezentačnej pečiatky s dátumom doručenia. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu<br />

manipuláciu v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.<br />

(4) Za súkromnú sa považuje zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred<br />

názvom úradu; táto sa označí iba dátumom doručenia na obálke a adresátovi sa odovzdá neotvorená.<br />

Správca záznamov vedie evidenciu iba tých súkromných zásielok, ktorých prevzatie podateľňa<br />

potvrdila pošte. Zásielky adresované úradu s označením "do rúk" určitej osoby sa za súkromné<br />

nepovažujú a otvárajú sa. Výnimku tvoria zásielky označené "do rúk predsedu úradu.<br />

(5) Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné<br />

predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu sa odtlačkom prezentačnej pečiatky<br />

neoznačujú.<br />

(6) Zásielky, ku ktorým sú priložené ceniny, zamestnanec podateľne označí okrem odtlačku<br />

prezentačnej pečiatky aj pečiatkou s textom “peňažný spis a odovzdá na príslušný organizačný útvar.<br />

(7) Zásielky účtovnej povahy (dodávateľské faktúry, listové dožiadania o úhradu) sa po prijatí<br />

a označení odtlačkom prezentačnej pečiatky pridelia priamo príslušnému organizačnému útvaru , ktorý<br />

vedie ich evidenciu.<br />

(8) Obálky ostávajú trvalo pripojené k doručeným záznamom, ak:<br />

a) záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od dátumovej pečiatky pošty na<br />

obálke,<br />

b) záznam nie je podpísaný, i keď meno, priezvisko a adresa sú uvedené,<br />

c) adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,<br />

d) má dátum podania zásielky na pošte právny význam (napr. dodržanie lehoty ustanovenej pre<br />

odvolanie, verejné obstarávanie),<br />

e) ide o sťažnosť,<br />

f) je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky,<br />

g) ide o zásielku doručenú na návratku.<br />

(9) V ostatných prípadoch sa obálky obyčajných zásielok uschovávajú jeden týždeň,<br />

doporučených jeden mesiac. Po uplynutí týchto lehôt sa vyraďujú bez vyraďovacieho konania.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 5<br />

(10) Podateľňa prijaté zásielky zaeviduje do registratúrneho denníka záznamov v ISAD,<br />

registratúrny záznam naskenuje a odošle ho do zásobníka práce vedúcemu odboru. Originál<br />

záznamu odovzdá registratúrnemu pracovníkovi príslušného organizačného útvaru, ktorý prebratie<br />

potvrdí podpisom v doručovacom zošite.<br />

TRETIA ČASŤ<br />

Evidencia záznamov v denníku<br />

Čl. 5<br />

Denník<br />

(1) Úrad vedie jeden centrálny registratúrny denník záznamov. Organizačné útvary vedú<br />

pomocné registratúrne denníky spisov.<br />

(2) Registratúrny denník záznamov obsahuje evidenčné číslo záznamu, typ záznamu, počet<br />

strán a príloh, vec, údaje o odosielateľovi, kto vybavuje záznam, číslo spisu (podľa systému ISAD).<br />

Registratúrny denník spisov obsahuje číslo spisu, vec, kto vybavuje spis, založený dňa..., vybaviť do...,<br />

znak hodnoty, lehotu uloženia a registratúrnu značku.<br />

(3) V denníku záznamov sa evidujú registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti úradu, t.j.<br />

záznamy úradu doručené a ich vybavenia, ako aj záznamy vznikajúce z vlastného podnetu úradu (ex<br />

offo).<br />

(4) Záznamy sa môžu do denníka evidovať na viacerých miestach súčasne pri zachovaní<br />

centrálnej evidencie. Záznamy eviduje podateľňa a jednotlivé organizačné útvary.<br />

(5) Denník sa vedie tak, aby priebežne poskytoval úplné a presné, časové a vecne aktuálne<br />

údaje o evidovaných záznamoch.<br />

(6) Pre každý kalendárny rok sa otvára nový registratúrny denník záznamov, ktorý sa označí<br />

názvom úradu a rokom. Registratúrny denník spisov sa označí aj názvom príslušného organizačného<br />

útvaru<br />

(7) Číselný rad v denníku sa začína vždy prvým pracovným dňom kalendárneho roka číslom<br />

jeden a končí sa posledným pracovným dňom kalendárneho roka. Záznamom sa prideľuje evidenčné<br />

číslo záznamu, číslo spisu a poradové číslo v rámci spisu automaticky.<br />

.<br />

(8) Ukončením roka sa denník uzatvára nasledujúcim spôsobom: Registratúrny denník<br />

uzatvorený dňa ......decembra ......, číslom ......, uzavrel ...... .<br />

(9) Súčasne s uzatvorením denníka sa vytlačia:<br />

a) ročný zoznam spisov – obsahuje rok a poradové číslo spisu, dátum evidovania a uzatvorenia spisu,<br />

spracovateľa, registratúrnu značku, znak hodnoty, lehotu uloženia, pôvodcu a vec,<br />

b) zoznam záznamov v spise – alebo obsah spisu, ktorý sa vyhotoví pri uzatvorení spisu a vkladá sa do<br />

spisového obalu,<br />

c) menný register – obsahuje priezvisko a meno fyzickej osoby alebo názov právnickej osoby, číslo<br />

spisu, registratúrnu značku.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 6<br />

(10) Registratúrny denník záznamov vytlačí podateľňa . Ročný zoznam spisov a menný register<br />

vyhotovuje registratúrny pracovník organizačného útvaru.<br />

Čl. 6<br />

Evidovanie záznamov<br />

(1) V registratúrnom denníku záznamov sa zásadne neevidujú záznamy uvedené v čl. 4 ods. 5.<br />

(2) Záznamy sa evidujú v poradí, v akom vznikli alebo v akom boli doručené. Na základe sa im<br />

prideľuje evidenčné číslo záznamu.<br />

(3) Súrne záznamy sa evidujú a odovzdávajú na vybavenie bezodkladne. Elektronické záznamy<br />

a faxy evidujeme priamo v registratúrnom denníku záznamov.<br />

(4) Ak sa po otvorení zásielky adresovanej úradu a zaevidovaní záznamu v denníku zistí, že<br />

vybavenie nepatrí do jej pôsobnosti, odstúpi ho so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému<br />

orgánu. Odosielateľa o tomto postupe informuje zaslaním kópie sprievodného listu.<br />

(5) Ak zamestnanec po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter,<br />

vráti ho na zaevidovanie v registratúrnom denníku záznamov.<br />

(6) Úrad zabezpečí, podľa potreby, preklad alebo overený úradný preklad zaevidovaného<br />

cudzojazyčného záznamu do štátneho jazyka. S cudzojazyčným záznamom a s pripojeným prekladom,<br />

sa ďalej manipuluje ako s ostatnými doručenými záznamami. Lehota na jeho vybavenie začína plynúť<br />

dňom doručenia prekladu; dátum doručenia prekladu sa vyznačí na zázname i v denníku.<br />

(7) V registratúrnom denníku záznamov sa eviduje aj obeh záznamov medzi organizačnými<br />

útvarmi.<br />

(8) Periodické správy alebo iné záznamy rovnakého druhu a charakteru viažuce sa k jednej<br />

veci alebo záznamy, o ktorých vedie úradu zvláštnu systematickú evidenciu sa v denníku evidujú<br />

prostredníctvom tzv. zberného spisu.<br />

(9) Ak sa pri evidovaní záznamov používajú rôzne skratky, musí sa zostaviť ich zoznam s<br />

vysvetlením významu. Zoznam je neoddeliteľnou súčasťou registratúrneho denníka záznamov.<br />

(10) Záznamy sa nesmú odovzdať spracovateľovi bez zaevidovania v denníku záznamov.<br />

Čl. 7<br />

Obeh záznamov<br />

(1) Po vykonaní zápisov v registratúrnom denníku záznamov sa registratúrne záznamy<br />

odosielajú vedúcemu odboru do zásobníka práce. Podľa pokynov vedúceho odboru sa ďalej odosielajú<br />

spracovateľovi na vybavenie<br />

(2) Spracovateľ je zodpovedný za vybavenie, ochranu a priebežné uloženie v ISAD<br />

pridelených záznamov.<br />

(3) Originál záznamu (v papierovej forme) uloží registratúrny pracovník, príp. spracovateľ<br />

v príručnej registratúre organizačného útvaru


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 7<br />

Čl. 8<br />

Prideľovanie čísla spisu<br />

(1) Spracovateľ, ktorý prevzal na vybavenie záznam zaevidovaný pod evidenčným číslom,<br />

rozhodne o jeho zaradení do už existujúceho spisu alebo nového spisu (bežného alebo zberného spisu).<br />

(2) Číslo spisu sa prideľuje registratúrnym záznamom:<br />

a) ktorých vybavenie patrí do pôsobnosti úradu,<br />

b) obsahujúcim informácie dôležité pre činnosť úradu,<br />

c) vzniknutým z vlastného podnetu úradu (ex offo),<br />

d) adresovaným úradu, ale nepatriacim do jej pôsobnosti,<br />

e) korešpondencii medzi jednotlivými útvarmi,<br />

f) dodatočne pozvánke, ak na ňu úrad písomne odpovedá.<br />

(3) Spis sa otvára pridelením čísla spisu prvému záznamu vo veci. Číslo spisu pozostáva<br />

z poradového čísla spisu v denníku, označenia roku a organizačného útvaru.<br />

(4) Zaevidovaný záznam a všetky ďalšie záznamy súvisiace s vybavením jednej veci sa evidujú<br />

v jednom kalendárnom roku pod rovnakým číslom spisu a vkladajú sa spolu s prílohami do spisového<br />

obalu.<br />

(5) Ak príde nasledujúci rok k už existujúcemu spisu nový registratúrny záznam v tej istej veci<br />

alebo nový registratúrny záznam vznikne v úrade, pridelí sa mu nové číslo spisu a spis dostáva nový<br />

spisový obal. Spis z predchádzajúceho roka sa k nemu pripojí i so spisovým obalom a v rubrike<br />

denníka “predchádzajúce číslo” sa vyznačí číslo spisu z predchádzajúceho roka.<br />

(7) Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu.<br />

(8) Úrad môže z dôvodu efektívnosti a racionalizácie vlastnej činnosti viesť ďalšie evidencie<br />

údajov a registre. Na tieto evidencie sa ustanovenia registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným<br />

spôsobom, vrátane ich zaevidovania v denníku.<br />

ŠTVRTÁ ČASŤ<br />

Vybavovanie spisov<br />

Čl. 9<br />

(1) Spisy sa vybavujú v lehotách ustanovených všeobecne záväznými právnymi predpismi 5 ,<br />

inak lehotu určí príslušný vedúci zamestnanec v závislosti od naliehavosti a náročnosti vybavenia veci.<br />

Určená lehota sa vyznačí na spisovom obale i v registratúrnom denníku spisov.<br />

(2) Ak nemožno vec vybaviť v ustanovenej alebo určenej lehote alebo úrad vec odstúpi na<br />

vybavenie inému orgánu alebo organizácii, treba o tom odosielateľa s uvedením dôvodov informovať.<br />

(3) Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia<br />

spisov. Ak si to vybavenie veci vyžiada, zabezpečí súčinnosť organizačných útvarov alebo iných<br />

orgánov alebo organizácií; ich stanoviská sú súčasťou spisu.<br />

5 Napr. § 49 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok),<br />

zákon NR SR č. 152/1998 Z. z.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 8<br />

(4) Spracovateľ je povinný prideliť spisu registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia,<br />

vyznačiť spôsob jeho vybavenia, dať pokyny na odoslanie vybavenia a určiť ďalší pohyb spisu. Tieto<br />

údaje spracovateľ vyznačí v registratúrnom denníku a vytlačí spisový obal.<br />

(5) Spracovateľ je povinný označiť spisy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami<br />

“obmedzený prístup” a uviesť čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí na spisovom obale. 6<br />

(6) Spracovateľ volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vezme podanie iba na vedomie,<br />

napíše pod odtlačok prezentačnej pečiatky "Na vedomie vzal, a/a", dátum a pripojí svoj podpis. Ak<br />

vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na podaní alebo vyhotoví úradný<br />

záznam. Záznam musí obsahovať údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená.<br />

(7) Ak spracovateľ zvolí písomnú formu vybavenia, píše vždy iba v jednej veci.<br />

(8) Ak sa vyžaduje písomná forma vybavenia a vec nemožno vybaviť včas listom, použije sa<br />

súrny záznam; doklad o jeho odoslaní sa pripojí k spisu. Odoslaný text sa zašle listom dodatočne v ten<br />

istý deň.<br />

(9) Ak to povaha veci dovoľuje, podanie sa môže vybaviť priamo čistopisom registratúrneho<br />

záznamu vybavenia bez konceptu. V ostatných prípadoch spracovateľ vyhotoví koncept vybavenia.<br />

Koncept vlastnoručne podpíše. Ak ho preskúmali a upravili ďalší zamestnanci, podpíšu ho aj oni.<br />

(10) Vybavený spis možno uzatvoriť a odložiť do príručnej registratúry organizačného útvaru.<br />

Spracovateľ môže mať u seba len nevybavené spisy.<br />

(11) Nazeranie do vybavovaného spisu povoľuje a informácie o jeho obsahu podáva vedúci<br />

organizačného útvaru.<br />

Čl. 10<br />

Tvorba registratúrneho záznamu<br />

(1) Spracovateľ vyznačí do údajov o registratúrnom zázname:<br />

a) presnú adresu adresáta, číslo spisu, pod ktorým podanie vybavuje, číslo podania, na ktoré<br />

odpovedá, stručné označenie veci,<br />

b) schvaľovateľa a podpisovateľa,<br />

c) naliehavosť a spôsob odoslania záznamu,<br />

d) počet výtlačkov, ktorý má byť vyhotovený,<br />

e) rozdeľovník adresátov, ktorým má byť vyhotovenie zaslané,<br />

f) jednotlivé expedície, ak sú rozdielne pre jednotlivých adresátov.<br />

(2) Vedúci organizačného útvaru skontroluje vybavenie podania spracovateľom. Zodpovedá za<br />

posúdenie vybavenia z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania právnych a iných<br />

predpisov.<br />

(3) Spracovateľ zodpovedá za úpravu vyhotovenia záznamu podľa platných technických<br />

noriem 7 a smerníc úradu.<br />

6 § 16 ods. 2 písm. h) zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.<br />

7<br />

STN 016910 Pravidlá písania a úpravy písomností<br />

STN 886101 Predtlač listových papierov na úradné a obchodné listy


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 9<br />

(4) Spracovateľ venuje pozornosť opisu obsahu registratúrneho záznamu (Vec). Opis obsahu<br />

záznamu musí byť vyjadrený jednoznačne a stručne. Osobitnú pozornosť venuje opisu obsahu prvého<br />

záznamu spisu označeného znakom hodnoty “A”.<br />

(5) Registratúrny záznam sa vyhotovuje na papieri s predtlačeným názvom a identifikačnými<br />

údajmi úradu; predtlač obsahuje aj identifikačné údaje záznamu. Osobný list predsedu úradu sa<br />

vyhotovuje na papieri s predtlačeným označením funkcie; číslo spisu sa píše iba na kópiu.<br />

(6) Originál a prvá kópia čistopisu záznamu označeného v registratúrnom pláne znakom<br />

hodnoty “A” sa vyhotovujú na trvanlivom kancelárskom papieri 8 písacou látkou, ktorá zaručí<br />

trvanlivosť textu. Adresy na obálky sa píšu súčasne s vyhotovovaním registratúrneho záznamu.<br />

Čl. 11<br />

Používanie pečiatok<br />

(1) Úrad používa podlhovastú (nápisovú) pečiatku s názvom samosprávneho <strong>kraj</strong>a a úradnú<br />

pečiatku so štátnym znakom Slovenskej republiky, .<br />

(2) Používanie pečiatky so štátnym znakom upravuje osobitný zákon.<br />

(3) Ak nie je určené používanie úradnej pečiatky so štátnym znakom používa úrad podlhovastú<br />

(nápisovú) pečiatku, ktorej text je pri zachovaní predpísaných náležitostí zhodný s textom v záhlaví ním<br />

používaných tlačív.<br />

(4) Ak úrad používa niekoľko pečiatok toho istého typu s rovnakým textom, rozlišujú sa<br />

číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné.<br />

(5) Úrad vedie evidenciu pečiatok. Evidencia obsahuje odtlačok pečiatky s uvedením mena,<br />

priezviska a funkcie osoby, ktorá ju prevzala a používa.<br />

Čl. 12<br />

Podpisovanie a rozmnožovanie záznamov<br />

(1) Záznamy podpisuje a schvaľuje vedúci organizačného útvaru alebo jeho zástupca v rámci<br />

pôsobnosti organizačného útvaru. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu<br />

správnosť podpísaného záznamu.<br />

(2) Na záznam sa umiestňuje spravidla jeden podpis. Ak musia byť na zázname dva podpisy,<br />

podpis zamestnanca s vyšším funkčným zaradením sa umiestňuje vľavo.<br />

(3) Meno a priezvisko, ako aj funkčné označenie podpisujúceho sa vytlačia. Ak záznam v<br />

neprítomnosti vedúceho organizačného útvaru podpisuje jeho zástupca, pripojí za svoj podpis skratku<br />

"v z." (v zastúpení).<br />

(4) Ak sa záznamy odovzdávajú na rozmnoženie, podpíše vedúci organizačného útvaru<br />

čistopis alebo koncept, v tomto prípade sa za jeho vytlačeným menom a priezviskom uvedie skratka<br />

„v. r."(vlastnou rukou). Pod ukončeným textom sa v ľavom dolnom rohu uvedie doložka "Za<br />

správnosť vyhotovenia" doplnená menom, priezviskom a podpisom zamestnanca zodpovedného za<br />

správnosť prepísania schváleného konceptu<br />

8 § 16 ods. 2 písm. c) zákona NR SR č. 395/2002 Z. z., Medzinárodná technická norma ISO 9706


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 10<br />

Čl. 13<br />

Odosielanie zásielok<br />

(1) Zásielky sa odosielajú obyčajnou poštou, doporučene, na návratku (doručenku), ďalej<br />

kuriérnymi službami alebo telekomunikačnými prostriedkami. Záznamy určené na odoslanie poštou sa<br />

odovzdávajú do podateľne.<br />

(2) Doporučené zásielky, zásielky na návratku (doručenku) a súrne zásielky sa zapisujú do<br />

doručovacích hárkov, v ktorých pošta potvrdzuje prevzatie na prepravu. Obyčajné zásielky sa do<br />

zoznamov nezapisujú a ich príjem sa nepotvrdzuje.<br />

(3) Doporučene na návratku s označením “do vlastných rúk” sa odosielajú aj záznamy s<br />

dokladmi, ktoré organizácia vracia, ako aj predvolania na rokovanie a iné záznamy, pri ktorých treba<br />

zabezpečiť preukázateľnosť doručenia. 9<br />

(4) Podpísané návratky podateľňa odovzdá na zaevidovanie príslušnému organizačnému<br />

útvaru na založenie do spisu a zaznačenie informácie o stave vybavenia.<br />

(5) Zásielky, ktoré obsahujú ceniny sa zasielajú ako cenné listy alebo kuriernou službou.<br />

(6) Ak pošta vrátila zásielku ako nedoručiteľnú, spracovateľ porovná správnosť údajov na<br />

obálke s údajmi udanými adresátom; odstráni chybu, ak ju spôsobil. Údaje o vrátení zásielky alebo o jej<br />

prípadnom opätovnom odoslaní správca záznamov zaeviduje v denníku.<br />

(7) Úrad môže občanovi odovzdať iba zásielku, ktorá je mu adresovaná po preukázaní jeho<br />

osobnej totožnosti. Prevzatie sa potvrdzuje podpisom na kópii záznamu alebo na doručovacom lístku<br />

(pri balíkoch) s uvedením dátumu prevzatia. Zásielku adresovanú úradu nemôže úrad občanovi vydať.<br />

Údaje o osobnom prevzatí správca záznamov zaeviduje v registratúrnom denníku .<br />

PIATA ČASŤ<br />

Ukladanie spisov a registratúrnych záznamov<br />

Čl. 14<br />

Registratúrny plán<br />

(1) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické ukladanie spisov. Člení registratúru<br />

do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.<br />

(2) Registratúrny plán je usporiadaný do vecných skupín podľa jednotlivých úsekov činnosti.<br />

(3) Registratúrny plán úradu a jeho dodatky pripravuje správca registratúry úradu v spolupráci<br />

s vedúcimi organizačných útvarov alebo nimi poverenými zamestnancami.<br />

Čl. 15<br />

Registratúra organizačného útvaru<br />

(1) Spisy organizačného útvaru tvoria príručnú registratúru organizačného útvaru. Vybavené<br />

a uzatvorené spisy organizačného útvaru v aktuálnom kalendárnom roku sa ukladajú na jednom mieste<br />

9 § 24 zákona č. 71/1967 Zb.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 11<br />

organizačného útvaru (ďalej len “príručná registratúra“), kde ostávajú uložené jeden kalendárny rok<br />

nasledujúci po roku uzatvorenia. Miesto ich uloženia určí vedúci príslušného organizačného útvaru.<br />

Manipulovať s nimi môže registratúrny pracovník, príp. spracovateľ, ktorý zodpovedá za ich bezpečné<br />

uloženie, úschovu a ochranu.<br />

(2) Vedúci organizačného útvaru dôsledne dbá o správu príručnej registratúry organizačného<br />

útvaru v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku; jej správou poverí jedného zamestnanca<br />

odboru (registratúrny pracovník).<br />

(3) Spracovateľ skontroluje úplnosť spisu a úplnosť údajov na spisovom obale. Spis musí mať<br />

vyznačenú registratúrnu značku, znak hodnoty , lehotu uloženia a vec spisu. Do spisového obalu sa<br />

vloží vytlačený obsah spisu (z ISAD).<br />

(4) Spracovateľ pred odovzdaním spisu vyradí z neho nadbytočné vyhotovenia a pomocné<br />

poznámky. Koncepty zostávajú v spise.<br />

(5) Ukladanie jednotky (spisové dosky, obaly, šanóny, zoraďovače) sa označujú štítkom s<br />

názvom úradu, názvom organizačného útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke,<br />

registratúrnou značkou, znakom hodnoty, lehotou uloženia, číslami spisov a rokom vzniku spisov (vzor<br />

č. 2).<br />

(6) Vypožičanie spisov sa potvrdzuje podpisom na výpožičnom lístku (vzor č. 3) alebo sa tento<br />

údaj zaznačí cez kontextovú funkciu v ISAD. Za vypožičanie a vrátenie spisov zodpovedá vedúci<br />

organizačného útvaru alebo jeho zástupca.<br />

(7) Vybavené a uzatvorené spisy sa po roku úschovy v príručnej registratúre odovzdávajú do<br />

registratúrneho strediska na základe odovzdávacieho zoznamu (vzor č. 4), ktorý pripraví v dvoch<br />

vyhotoveniach registratúrny pracovník odboru.<br />

(8) Spisy sa odovzdávajú úplné, riadne označené a usporiadané podľa registratúrnych značiek.<br />

Neodovzdané spisy sa vyznačia v odovzdávacom zozname znakom "0" na pravom o<strong>kraj</strong>i pri<br />

príslušnom čísle spisu. Registratúrne stredisko neprevezme spisy bez odovzdávacieho zoznamu.<br />

(9) Odovzdávací zoznam obsahuje názov úradu, názov organizačného útvaru, dátum<br />

odovzdania, registratúrnu značku, čísla spisov, rok, znak hodnoty, lehotu uloženia, podpis zamestnanca<br />

odovzdávajúceho organizačného útvaru a podpis správcu registratúry.<br />

Čl. 16<br />

Registratúrne stredisko<br />

(1) Registratúrne stredisko organizuje a zabezpečuje v určených termínoch preberanie spisov z<br />

jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, označovanie a ukladanie, bezpečnú úschovu a<br />

všestrannú ochranu, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 12<br />

(2) Registratúrne stredisko ďalej umožňuje oprávneným osobám nazeranie, vypožičiavanie,<br />

ako aj vydávanie výpisov a odpisov zo spisov.<br />

(3) Spisy sa ukladajú podľa organizačných útvarov, v nich podľa ročníkov a podľa<br />

registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky.<br />

(4) Registratúrne stredisko vedie evidenciu prevzatých spisov rozčlenených, na základe<br />

preberacích zoznamov, podľa registratúrnych značiek. V zozname pri každej položke vyznačí jej<br />

presné uloženie (lokáciu) v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časti, polica, ukladacia<br />

jednotka).<br />

(5) Úrad dôsledne dbá o také umiestnenie a materiálno-technické vybavenie registratúrneho<br />

strediska, aby spĺňalo podmienky pre všestrannú ochranu registratúry 10 ( príloha č.2 – správne delikty<br />

Mv SR podľa zákona).<br />

(6) Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá správca registratúry. Správca<br />

registratúry ďalej metodicky usmerňuje a kontroluje dodržiavanie ustanovení registratúrneho poriadku<br />

pri správe registratúr organizačných útvarov, zabezpečuje školenia zamestnancov k registratúrnemu<br />

poriadku a plánu. V spolupráci s komisiou pre vyraďovanie spisov pripravuje vyraďovanie spisov z<br />

registratúrneho strediska, vrátane vyraďovania špeciálnych druhov záznamov.<br />

Správca registratúry úradu pripravuje návrh registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu<br />

úradu.<br />

(7) Špeciálne druhy registratúrnych záznamov sa ukladajú oddelene na organizačných<br />

útvaroch, z ktorých činnosti vznikli a ktoré ich spravujú v tzv. “špecializovaných registratúrach“<br />

(príloha).<br />

ŠIESTA ČASŤ<br />

Využívanie registratúry<br />

Čl. 17<br />

(1) Registratúru úradu (ďalej len “registratúra”) môžu využívať jej zamestnanci pri plnení<br />

svojich pracovných úloh, ako aj pri poskytovaní informácií verejnosti. Registratúra sa využíva<br />

nazeraním, vypožičiavaním, ako aj vydávaním odpisov (kópií) a výpisov zo spisov.<br />

(2) Využívanie registratúry sa uskutočňuje v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov v<br />

informačných systémoch. 11<br />

(3) Registratúru možno využívať len za podmienok vylučujúcich poškodenie, zničenie alebo<br />

stratu záznamu alebo spisu.<br />

Čl.18<br />

Nazeranie do spisov<br />

10 § 17-25 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.<br />

11 Zákon NR SR č. 428/2002 Z.z. o ochrane osobných údajov.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 13<br />

(1) Zamestnanci úradu môžu nazerať do spisov uložených v príručnej registratúre<br />

organizačného útvaru alebo v registratúrnom stredisku v rozsahu potrebnom na plnenie ich pracovných<br />

úloh v prítomnosti administratívneho zamestnanca alebo správcu registratúry takto:<br />

a) zamestnanci organizačného útvaru môžu nazerať do spisov organizačného útvaru bez<br />

osobitného povolenia,<br />

b) zamestnanci úradu môžu nazerať do spisov iných organizačných útvarov so súhlasom<br />

vedúceho príslušného organizačného útvaru.<br />

(2) Úrad umožní na základe písomného poverenia nazeranie do svojich spisov právnickým<br />

osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich úloh.<br />

(3) Úrad môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa<br />

ich týkajú a pokiaľ preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky.<br />

Čl. 19<br />

Vypožičiavanie spisov<br />

(1) Zamestnanci úradu si vypožičiavajú spisy uložené v registratúrnom stredisku takto:<br />

a) zamestnanci organizačného útvaru si vypožičiavajú spisy organizačného útvaru bez<br />

osobitného povolenia,<br />

b) zamestnanci úradu si vypožičiavajú spisy iných organizačných útvarov so súhlasom<br />

vedúceho príslušného organizačného útvaru.<br />

(2) Zamestnanec úradu potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku<br />

(vzor č. 3) alebo sa tento údaj zaznačí cez kontextovú funkciu v ISAD. Výpožičný lístok sa vyplňuje v<br />

dvoch vyhotoveniach a pre každý vyžiadaný spis osobitne. Správca registratúry vloží výpožičný lístok<br />

na miesto vypožičaného spisu.<br />

(3) Vypožičanie spisu mimo úrad môže povoliť len riaditeľ úradu. V takom prípade sa<br />

vyhotoví reverz (vzor č. 5) v dvoch exemplároch, v ktorom sa uvedie číslo spisu, vec, počet listov,<br />

počet a druh príloh, identifikačné údaje o žiadateľovi a dôvod vypožičania.<br />

(4) Spisy sa spravidla požičiavajú na 15 dní, ak osobitný predpis neustanovuje inak. 12 . Správca<br />

registratúry kontroluje dodržiavanie výpožičnej lehoty; v odôvodnených prípadoch môže so súhlasom<br />

riaditeľa úradu lehotu predĺžiť. Po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu,<br />

kto spis vrátil. O vypožičaní a vrátení spisov vedie evidenciu.<br />

Čl. 20<br />

Vydávanie výpisov a odpisov<br />

(1) Odpis (kópiu) alebo výpis zo spisu možno vyhotoviť v rozsahu oprávnených nárokov<br />

žiadateľa, a to len na základe písomnej žiadosti.<br />

SIEDMA ČASŤ<br />

Vyraďovanie spisov a záverečné ustanovenia<br />

Čl. 21<br />

Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov<br />

a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov<br />

12 Napr. vyhláška NBÚ č. 455/2001 Z.z.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 14<br />

(1) Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry<br />

vyčleňujú registratúrne záznamy (spisy), ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich<br />

dokumentárna hodnota.<br />

(2) Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť úradu 13 a<br />

ktorým uplynuli ich lehoty uloženia.<br />

(3) Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že:<br />

a) spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po<br />

vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu,<br />

b) spis nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po<br />

vyradení z registratúry je určený na zničenie.<br />

(4) Ustanovenia tohto poriadku sa vzťahujú aj na hodnotenie a vyraďovanie špeciálnych<br />

druhov registratúrnych záznamov s odchýlkami podľa osobitných predpisov. 14<br />

(5) Vyraďovanie špeciálnych druhov registratúrnych záznamov sa pripravuje oddelene na<br />

organizačných útvaroch, z ktorých činnosti vznikli a ktoré ich spravujú.<br />

Čl. 22<br />

Znak hodnoty<br />

(1) Znakom hodnoty “A” sa označuje registratúrny záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu<br />

hodnotu podľa kritérií hodnotenia záznamu (obsah, pôvodca, obdobie vzniku, jedinečnosť<br />

vyhotovenia, hodnovernosť a nosič záznamu). Spisy označené znakom hodnoty “A” sú určené na<br />

odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti archívu.<br />

(2) Znak hodnoty “A” sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu. Pri<br />

registratúrnych záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného<br />

registratúrneho záznamu. Všetky ostatné vyhotovenia, t. j. duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca<br />

rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa<br />

so súhlasom a s vedomím správcu registratúry úradu vyradiť, ak už nie sú potrebné pre jeho ďalšiu<br />

činnosť.<br />

(3) Znak hodnoty “A” je záväzný spravidla len pre spisy, ktorých pôvodcom je úrad. Výnimku<br />

tvoria významné záznamy cudzieho pôvodu výrazne sa týkajúce činnosti úradu.<br />

Čl. 23<br />

Lehota uloženia<br />

(1) Lehotu uloženia spisov stanovuje registratúrny plán úradu.<br />

(2) Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých úrad potrebuje registratúrny záznam pre<br />

svoju činnosť. Určuje, po koľkých rokoch od svojho uzatvorenia sa spis stane predmetom vyraďovania.<br />

Vyjadruje ju arabská číslica. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol<br />

spis uzatvorený. Do jej uplynutia musí zostať spis uložený v registratúrnom stredisku v pôvodnom<br />

registratúrnom usporiadaní.<br />

(3) Lehota uloženia sa môže v odôvodnených prípadoch a po prerokovaní s archívom predĺžiť.<br />

Lehota uloženia sa nesmie skrátiť.<br />

13 § 19 ods. 1 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.<br />

14 Napr. zákon NR SR č. 431/2002 Z . z., vyhláška NBÚ č. 455/2001 Z. z.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 15<br />

Čl. 24<br />

Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov<br />

(1) Úrad predkladá návrhy na vyradenie a vyraďuje spisy a špeciálne druhy registratúrnych<br />

záznamov (ďalej len “vyraďovanie spisov”) v pravidelných intervaloch dohodnutých s archívom; tieto<br />

nesmú byť dlhšie ako päť rokov. 15 Ak nedôjde k dohode, lehotu určí archív.<br />

(2) Riaditeľ úradu dôsledne dbá, aby úrad zabezpečil pravidelné a plánovité vyraďovanie<br />

spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.<br />

(3) Vyraďovanie spisov, ktorým uplynuli predpísané lehoty, sa pripravuje v registratúrnom<br />

stredisku.<br />

spisu.<br />

(4) Vyraďovanie spisov sa uskutočňuje v súlade s registratúrnym plánom platným v čase vzniku<br />

(5) Správca registratúry zabezpečí vyhotovenie zoznamu spisov určených na vyradenie<br />

z registratúrneho strediska a to osobitne pre vecné skupiny spisov so znakom hodnoty “A” (vzor č. 6)<br />

a osobitne pre vecné skupiny spisov bez znaku hodnoty “A” (vzor č. 7). Takto členený zoznam je<br />

usporiadaný do ročníkov a vecných skupín podľa registratúrneho plánu úradu s uvedením množstva<br />

vyradených spisov vyjadreného v ukladacích jednotkách (spisové dosky, balík, archívna škatuľa). 16<br />

Čl. 25<br />

Návrh na vyradenie spisov<br />

(1) Správca registratúry pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov (ďalej len<br />

“návrh”) (vzor č. 8). Návrh schválený riaditeľom úradu zaeviduje správca registratúry v denníku.<br />

Originál sa spolu s prílohami (zoznamami) odovzdá archívu; kópie si ponechá registratúrne stredisko. 17<br />

(2) Spisy uvedené v návrhu zostanú uložené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej<br />

archívnej prehliadke mohli byť pohotovo predložené zamestnancom archívu. Čísla položiek spisov<br />

označených znakom hodnoty “A” a spisov bez znaku hodnoty “A” vyraďovacieho zoznamu sa<br />

vyznačia aj na príslušnej ukladacej jednotke.<br />

(3) Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie.<br />

Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti úradu na doplnenie alebo na prepracovanie. Vykoná odbornú<br />

archívnu prehliadku, ktorej priebeh a výsledok sa zaznamená v dvojmo vyhotovenej zápisnici<br />

o vyraďovacom konaní. Archív posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie, v ktorom<br />

stanoví, ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti<br />

a ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie. 18<br />

(4) Zničenie spisov sa uskutočňuje na náklady úradu.<br />

15 § 18 ods. 3 zákona č. 395/2002 Z. z.<br />

16 § 11 ods. 2 a 3 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.<br />

17<br />

§ 11 ods. 1 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.<br />

§ 19 ods. 2 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.<br />

18 § 18 ods. 1 a § 24 ods. 3 písm. d) bod 1. zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.<br />

§ 12 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 16<br />

Čl. 26<br />

Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty<br />

(1) Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska.<br />

(2) Úrad zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do<br />

času, kým ich archív prevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú v<br />

registratúrnom stredisku oddelene od ostatných spisov.<br />

(3) Archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov<br />

alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne, v dohodnutej lehote.<br />

Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol. Vyhotovuje<br />

ho archív na základe odovzdávacieho zoznamu spisov so znakom hodnoty “A” vyhotoveného úradom<br />

(vzor č. 9); jeho originál jej odovzdá. 19 Odovzdanie archívnych dokumentov do archívu sa uskutočňuje<br />

na náklady úradu.<br />

(4) Evidenčné pomôcky sa odovzdávajú do archívu až po vyradení v nich zaevidovaných<br />

spisov.<br />

Čl.27<br />

Záverečné ustanovenia<br />

(1) Táto smernica nadobúda účinnosť dňom 1.1.<strong>2005</strong> .<br />

Ing. Ján Dreisig, v . r.<br />

riaditeľ Úradu ŽSK<br />

Príloha č.1<br />

Organizačná štruktúra úradu<br />

A. predseda samosprávneho <strong>kraj</strong>a,<br />

B. podpredseda samosprávneho <strong>kraj</strong>a,<br />

C. riaditeľ úradu,<br />

D. odbor organizačný, v ňom oddelenie:<br />

1) činností orgánov <strong>kraj</strong>a,<br />

19 § 24 ods. 3 písm. e) zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.<br />

§ 14 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 17<br />

2) personálne a P a M, (špeciálne druhy registratúrnych záznamov)<br />

3) informatiky a spisovej služby,<br />

4) krízového riadenia, (špeciálne druhy registratúrnych záznamov)<br />

E. odbor regionálneho rozvoja, v ňom odd.:<br />

1) regionálneho rozvoja,<br />

2) územného plánovania,<br />

3) cestovného ruchu,<br />

F. odbor financií, v ňom odd.:<br />

1) rozpočtu a cien,<br />

2) účtovníctva, (špeciálne druhy registratúrnych záznamov)<br />

G. odbor školstva, v ňom odd.:<br />

1) správy a metodiky, starostlivosť o šport a mládež,<br />

2) samosprávnych činností,<br />

H. odbor zdravotníctva, v ňom oddelenie:<br />

1) zdravotníctva,<br />

2) dohľadu, riadenia a ekonomiky,<br />

I. odbor sociálnych vecí, v ňom odd.:<br />

1) sociálnej pomoci,<br />

2) sociálnych služieb,<br />

J. odbor vnútornej správy<br />

K. odbor kultúry<br />

L. odbor dopravy a komunikácií, v ňom odd.:<br />

1) dopravy a dráh,<br />

2) pozemných komunikácií,<br />

M. odbor právny<br />

N. odbor informácií a zahraničných vzťahov, v ňom odd.:<br />

1) zahraničných vzťahov,<br />

2) informácií a styku s verejnosťou,<br />

O. útvar kontroly, v ňom odd.:.<br />

1) všeobecnej kontroly, sťažností a kontroly rozpočtových prostriedkov, (špeciálne druhy<br />

registratúrnych záznamov)<br />

2) kontroly hospodárenia a nakladania s majetkom.<br />

Príloha č.2<br />

Správne delikty<br />

Podľa §31 ods.1 zákona č. 395/2003 Z. z. Mv SR môže uložiť pokutu do<br />

a) 33 193,90 EUR (1 000 000 Sk) tomu, kto<br />

1. zničí alebo poškodí archívny dokument,<br />

2. odcudzí archívny dokument,<br />

3. vyvezie trvalo archívny dokument bez povolenia ministerstva,


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 18<br />

4. zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania,<br />

b) 16 596,96 EUR (500 000 Sk) tomu, kto<br />

1. neumožní výkon štátneho odborného dozoru,<br />

2. nevykoná opatrenie na ochranu archívneho dokumentu, ktoré mu uložilo ministerstvo,<br />

3. neodovzdá archívny dokument do nútenej úschovy,<br />

4. neodovzdá archívny dokument, ktorý mu bol vyvlastnený,<br />

5. nepredloží cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho,<br />

c) 3 319,39 EUR (100 000 Sk) tomu, kto<br />

1. vyvezie dočasne archívny dokument bez povolenia ministerstva,<br />

2. dovezie na územie Slovenskej republiky cudzí archívny dokument bez povolenia štátu<br />

vývozu alebo dovezie cudzí archívny dokument odcudzený v inom štáte,<br />

3. nepredloží archívny dokument na reštaurovanie alebo konzervovanie,<br />

4. nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie<br />

a schválenie,<br />

5. nezabezpečí správu registratúry,<br />

6. nezabezpečí trvanlivosť registratúrneho záznamu,<br />

7. umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich<br />

ochrany,<br />

8. neodovzdá registratúru právnemu nástupcovi,<br />

9. nevykoná opatrenie na nápravu nedostatkov v správe registratúry, ktoré mu uložilo<br />

ministerstvo,<br />

d) 1 659,70 EUR (50 000 Sk) tomu, kto<br />

1. nepredloží na posúdenie dokumentárnej hodnoty záznam, ktorý nadobudol a ktorého<br />

obsah, pôvod, čas vzniku alebo jedinečnosť vyhotovenia odôvodňujú predpoklad, že by<br />

mohlo ísť o archívny dokument,<br />

2. nepožiada ministerstvo o súhlas so zriadením archívu alebo so zrušením archívu,<br />

3. neponúkne ministerstvu archívne dokumenty na prednostné odkúpenie,<br />

4. neoznámi zmenu vlastníka alebo držiteľa archívneho dokumentu, zmenu uloženia,<br />

stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie archívneho dokumentu,<br />

5. poruší bádateľský poriadok,<br />

6. neoznámi ako zriaďovateľ archívu vznik a zánik pracovného pomeru osoby vykonávajúcej<br />

odborné činnosti v archíve,<br />

7. neoznámi ako pôvodca registratúry zmenu svojho názvu alebo zmenu miesta uloženia<br />

registratúry,<br />

8. nevráti povolenie, ktoré nepoužil.<br />

Vzor č. 1<br />

PREZENTAČNÁ PEČIATKA<br />

Názov úradu<br />

dátum<br />

Evidenčné číslo:<br />

Prílohy/listy:<br />

Číslo spisu:<br />

Vybavuje:


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 19<br />

Vzor č. 2<br />

ŠTÍTOK S IDENTIFIKAČNÝMI ÚDAJMI<br />

Názov úradu<br />

Názov organizačného útvaru<br />

Vec<br />

Registratúrna<br />

značka:<br />

Znak hodnoty<br />

a lehota uloženia:<br />

Ročník spisov:<br />

Čísla spisov:<br />

(od- do)<br />

Vzor č. 3<br />

VÝPOŽIČNÝ LÍSTOK<br />

Registratúrna<br />

značka:<br />

Vybral:<br />

(kto, kedy)<br />

Žiadateľ:<br />

Číslo spisu: Založil: Podpis potvrdzujúci


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 20<br />

(kto, kedy)<br />

Prevzatie:<br />

Počet listov a príloh:<br />

Vzor č. 4<br />

ZOZNAM SPISOV ODOVZDÁVANÝCH Z ORGANIZAČNÝCH ÚTVAROV<br />

DO REGISTRATÚRNEHO STREDISKA<br />

Názov úradu:<br />

Organizačný útvar:<br />

Dátum odovzdania:<br />

Odovzdaný ročník:


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 21<br />

RZ Číslo spisu ZH - LU Poznámka<br />

––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––<br />

Registratúrne stredisko<br />

Podpis<br />

Odovzdávajúci organizačný útvar<br />

Podpis<br />

RZ - registratúrna značka<br />

ZH - znak hodnoty<br />

LU - lehota uloženia<br />

Poznámka:: napr. sa do poznámky sa zapisuje znak “0”, t.j. neodovzdaný spis.<br />

Vzor č.5<br />

REVERZ<br />

........................................................................................................................................<br />

Názov úradu<br />

Vaše číslo:<br />

Naše číslo:<br />

Výpožičná lehota:<br />

Dátum:


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 22<br />

R E V E R Z<br />

......................................................................<br />

......................................................................<br />

......................................................................<br />

......................................................................<br />

Potvrdzujeme, že sme prevzali spis (záznam) ako výpožičku od.................................<br />

Zaväzujeme sa, že spis (záznam) bude bezpečne uložený a použitý len v úradných miestnostiach a za<br />

tým účelom, pre ktorý bol vypožičaný. Ďalej sa zaväzujeme, že spis (záznam) vrátime úradu v<br />

pôvodnom fyzickom stave, usporiadaní a rozsahu, stanovenej lehote a dohodnutým spôsobom, a to<br />

do:.................................<br />

Požičaný bol tento spis (záznam)<br />

............................................................................................................................................<br />

............................................................................................................................................<br />

............................................................................................................................................<br />

............................................................................................................................................<br />

............................................................................................................................................<br />

............................................................................................................................................<br />

Vrátené dňa: ...................<br />

Meno a priezvisko zamestnanca<br />

úradu: ............................<br />

Vypožičané dňa.........................<br />

Meno a priezvisko<br />

zástupcu žiadateľa o výpožičku:<br />

..................................................<br />

Podpis: ..................................... Podpis: ......................................<br />

Pečiatka:<br />

Pečiatka:<br />

Vzor č. 6<br />

ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV SO ZNAKOM<br />

HODNOTY ”A” NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE<br />

Odtlačok pečiatky (alebo názov) úradu<br />

Príloha k návrhu na vyradenie<br />

Číslo spisu:<br />

Dátum


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 23<br />

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty ”A”<br />

navrhnutých na vyradenie<br />

____________________________________________________________________________<br />

Por. RZ Názov vecnej ZH Rozpätie Množstvo Poznámka<br />

č. skupiny LU rokov<br />

____________________________________________________________________________<br />

Por. č.<br />

- poradové číslo<br />

RZ<br />

- registratúrna značka<br />

Vecná skupina - názov podľa registratúrneho plánu<br />

ZH<br />

- znak hodnoty<br />

LU<br />

- lehota uloženia<br />

Množstvo<br />

- počet fasciklov, balíkov a pod.<br />

Poznámka - napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.<br />

Vzor č. 7<br />

ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV BEZ ZNAKU<br />

HODNOTY ”A” NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE<br />

Odtlačok pečiatky (alebo názov) úradu<br />

Príloha k návrhu na vyradenie<br />

Číslo spisu:<br />

Dátum


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 24<br />

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty ”A”<br />

navrhnutých na vyradenie<br />

____________________________________________________________________________<br />

Por. RZ Názov vecnej LU Rozpätie Množstvo Poznámka<br />

č. skupiny rokov<br />

____________________________________________________________________________<br />

Por. č.<br />

RZ<br />

Vecná skupina<br />

LU<br />

Množstvo<br />

Poznámka<br />

- poradové číslo<br />

- registratúrna značka<br />

- názov podľa registratúrneho plánu<br />

- lehota uloženia<br />

- počet fasciklov, balíkov, šanónov, a pod.<br />

- napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.<br />

Vzor č. 8<br />

NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV<br />

Papier s predtlačeným názvom úradu<br />

Ministerstvo vnútra SR<br />

Štátny archív v ....<br />

Vaše číslo/zo dňa Naše číslo Vybavuje Dátum<br />

Vec


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 25<br />

Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov<br />

- predloženie___________________________________<br />

Podľa § 19 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení<br />

niektorých zákonov navrhujeme na vyradenie registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti<br />

.................................., ktoré uvádzame v pripojených zoznamoch.<br />

Registratúrne záznamy usporiadané v súlade s Registratúrnym poriadkom ........................... č.<br />

.......... z roku ....... navrhujeme vyradiť takto:<br />

1. záznamy so znakom hodnoty “A” v počte .......... položiek z rokov ........... odovzdať do Slovenského<br />

národného archívu.<br />

2. Záznamy bez znaku hodnoty “A” v počte ......... položiek z rokov ............. odovzdať na zničenie.<br />

Registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie sú uložené podľa vecných skupín<br />

registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku v registratúrnom stredisku ...................... (názov<br />

úradu).<br />

Vyhlasujeme, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota<br />

uloženia.<br />

Vyhlasujeme, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujeme na svoju<br />

činnosť.<br />

Žiadame preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov so<br />

znakom hodnoty ”A”, ako aj registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty ”A”, ktoré sú uvedené<br />

v pripojených zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie.<br />

2 prílohy odtlačok pečiatky<br />

podpis<br />

titul, meno, priezvisko<br />

funkcia<br />

Vzor č.9<br />

ZOZNAM ODOVZDÁVANÝCH ARCHÍVNYCH DOKUMENTOV<br />

___________________________________________________________________________<br />

Por. RZ Názov vecnej Rok Číslo ukladacej Poznámka<br />

č. skupiny jednotky<br />

____________________________________________________________________________<br />

1.<br />

2.<br />

.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 26<br />

.<br />

.<br />

................................. ..........................................................<br />

dátum<br />

meno, priezvisko a podpis<br />

zamestnanca, ktorý zoznam vypracoval<br />

Por. č.<br />

- poradové číslo<br />

RZ<br />

- registratúrna značka<br />

Názov vecnej skupiny - názov podľa registratúrneho plánu<br />

Rok<br />

- rok alebo časové rozpätie vzniku odovzdávaných archívnych<br />

dokumentov<br />

Číslo ukladacej jednotky - číslo alebo čísla obalov (archívnych škatúľ), v ktorých sú uložené<br />

odovzdávané archívne dokumenty príslušnej vecnej skupiny<br />

Poznámka<br />

- napr. zmena hodnoty, obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.


Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong><br />

Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong><br />

Príloha1<br />

REGISTRATÚRNY PLÁN ÚRADU<br />

ŽILINSKÉHO SAMOSPRÁVNEHO KRAJA<br />

A. VŠEOBECNÉ<br />

B. VNÚTORNÁ SPRÁVA<br />

C. PROGRAMOVÁ IMPLEMENTÁCIA A RIADENIE PROJEKTOVÉHO CYKLU<br />

E. KRÍZOVÉ RIADENIE<br />

G. FINANCIE A SPRÁVA MAJETKU<br />

K. DOPRAVA A CESTNÉ HOSPODÁRSTVO<br />

L. HOSPODÁRSKA A TECHNICKO-PREVÁDZKOVÁ AGENDA<br />

M. SOCIÁLNE VECI<br />

N. ZDRAVOTNÍCTVO<br />

O. ŠKOLSTVO A TELESNÁ KULTÚRA<br />

P. KULTÚRA<br />

R. REGIONÁLNY OPERAČNÝ PROGRAM – IMPLEMENTÁCIA PROJEKTOV<br />

S. REGIONÁLNY ROZVOJ A ÚZEMNÉ PLÁNOVANIE<br />

T. KONTROLA<br />

V. ORGANIZÁCIA ČINNOSTI ÚRADU<br />

X. PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA<br />

Y. INFORMATIKA


Registratúrna<br />

značka<br />

Vecný obsah dokumentu<br />

Znak hodnoty<br />

Lehota<br />

uloženia<br />

VŠEOBECNÉ<br />

AA Analýzy a rozbory<br />

AA1 Ročné A – 10<br />

AA2 Krátkodobé 5<br />

AA3 Organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti 5<br />

AC<br />

Právne záležitosti<br />

AC1 Súdne spory A – 20<br />

AC2 Rozhodnutia A – 20<br />

AC3 Stanoviská, vyjadrenia 5<br />

AC4 Pripomienky 3<br />

AD Delimitačné protokoly A – 10<br />

AE Evidencie – všeobecne 5<br />

AF<br />

Medzinárodná spolupráca<br />

AF1 Dohody A – 10<br />

AF2 Členstvo v medzinárodných organizáciách A – 10<br />

AF3 Všeobecne 5<br />

AF4 Rokovanie so zahraničnými partnermi, podklady na<br />

rokovanie, záznamy z rokovaní<br />

5<br />

AF5 Zápisnice zo zahraničných návštev 5<br />

AG Všeobecne záväzné vyhlášky, smernice, pokyny A – 10<br />

AG1 Vlastné A – 10<br />

AG2 Iných 10<br />

AG3 Návrhy zákonov a iných nariadení – stanoviská<br />

a pripomienkové konania<br />

5<br />

AH Informačná činnosť<br />

AH1 Vestníky, bulletiny, informačné listy a pod. A – 5<br />

AH2 Audiovizuálne záznamy A – 5<br />

AH3 Kroniky, pamätné knihy, fotografie a fotoalbumy A – 5<br />

AJ<br />

Rozpočty a finančné plány<br />

AJ1 Dlhodobé A – 10<br />

AJ2 Krátkodobé 5<br />

AJ3 Čerpanie ukazovateľov 5<br />

AK Kontrola<br />

AK1 Kontrolná a previerková činnosť 10<br />

AK2 Sťažnosti 5<br />

AL<br />

Korešpondencia<br />

AL1 Bežná 3<br />

AL2 Stanoviská na vedomie medzi organizačnými útvarmi úradu 3<br />

AL3 Pozvánky - bežné 3<br />

AM Metodická a koordinačná činnosť 10<br />

AN Sponzorstvo 10<br />

AO Zastupiteľstvo samosprávneho <strong>kraj</strong>a<br />

AO1 Dokumentácia z rokovaní (pozvánka, program, prezenčná<br />

A – 10<br />

listina, záznam, uznesenie, materiály)<br />

AO2 Záznamy z rokovaní – audiovizuálne 10<br />

2


AO3 Plány práce 10<br />

AQ Registratúrne denníky a indexy A – 10<br />

AP<br />

Sprístupnenie informácií v súlade so zákonom o slobodnom<br />

prístupe k informáciám<br />

AP1 Poskytnutie informácie 5<br />

AP2 Rozhodnutie 5<br />

AR Riadenie (príkazy, obežníky a pod.) 10<br />

AS<br />

Zmluvy<br />

AS1 Kúpne 15<br />

AS2 Zámenné A – 50<br />

AS3 O závodnom stravovaní 10<br />

AS4 O dielo 10<br />

AS5 O dotáciách 15<br />

AS6 O sponzorstve 15<br />

AS7 O mimopracovnej činnosti 15<br />

AS8 O vykonaní práce 15<br />

AS9 Hospodárske 15<br />

AS10 Kolektívne A – 5<br />

AS11 O hmotnej zodpovednosti 10<br />

AS12 O výpožičke 10<br />

AS13 Poistné 10<br />

AS14 O vecnom bremene 10<br />

AS15 O predaji nehnuteľností A – 50<br />

AS16 O kúpe nehnuteľností A – 50<br />

AS17 O vecnom bremene k nehnuteľnostiam A – 50<br />

AS18 O nájme 10<br />

AS19 O správe majetku A – 20<br />

AT<br />

Štatistika<br />

AT1 Ročná a dlhodobá A – 10<br />

AT2 Krátkodobá 5<br />

AU<br />

Poslanci samosprávneho <strong>kraj</strong>a<br />

AU1 Dotazníky poslancov 10<br />

AU2 Ospravedlnenia neúčasti na rokovaní zastupiteľstva 5<br />

AU3 Odborná príprava 5<br />

AU4 Interpelácie a ich vybavenia 5<br />

AW Programy a koncepcie 10<br />

AX Komisie, poradné orgány 10<br />

AZ<br />

Zápisy z porád<br />

AZ1 Predsedu ŽSK A – 5<br />

AZ2 Podpredsedu ŽSK A –5<br />

AZ3 Riaditeľa úradu A –5<br />

AZ4 Vedúcich zamestnancov organizačných útvarov 5<br />

AZ5 Organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti 5<br />

VŠEOBECNÁ VNÚTORNÁ SPRÁVA<br />

BA<br />

Voľby do orgánov samosprávnych <strong>kraj</strong>ov<br />

BA1 Výsledky volieb A – 10<br />

BA2 Ostatná dokumentácia 5<br />

3


BB<br />

Voľby do orgánov samosprávy obcí<br />

BB1 Výsledky volieb 10<br />

BB2 Ostatná dokumentácia 10<br />

BC<br />

Nové voľby<br />

BC1 Výsledky volieb 10<br />

BC2 Ostatná dokumentácia 10<br />

BD Voľby do Národnej rady Slovenskej republiky –<br />

10<br />

dokumentácia<br />

BE<br />

Referendum<br />

BE1 Organizačno-technické zabezpečenie 10<br />

BE2 Hospodársko-finančné zabezpečenie 10<br />

BE3 Ostatná dokumentácia 10<br />

BE4 Výsledky A – 10<br />

BF Voľba prezidenta Slovenskej republiky - dokumentácia 10<br />

BG Názvy obcí, ulíc a verejných priestranstiev - vyjadrenia 10<br />

BH Územné zmeny v rámci regiónu - stanoviská 10<br />

BI Verejné zbierky organizované úradom a nadácie 10<br />

BJ<br />

Ocenenie ŽSK<br />

BJ1 Čestné občianstvo A – 10<br />

BJ2 Cena ŽSK A – 10<br />

BJ3 Pamätná plaketa A – 10<br />

BJ4 Pamätný list A –10<br />

BJ5 Čestná pocta A –10<br />

BK<br />

Používanie symbolov<br />

BK1 Vyššieho samosprávneho celku 5<br />

BK2 Štátnych 5<br />

BL<br />

Styk s inými orgánmi<br />

BL1 Štátnej správy 5<br />

BL2 Samosprávy 5<br />

PROGRAMOVÁ IMPLEMENTÁCIA A RIADENIE<br />

PROJEKTOVÉHO CYKLU<br />

CA<br />

Operačný program konkurencieschopnosť a hospodársky rast<br />

CA1 Informovanie a publicita 10<br />

CA2 Stanoviská k predkladaným žiadostiam o nenávratný<br />

10<br />

finančný príspevok (ŽoNP)<br />

CA3 Technická pomoc 10<br />

CB<br />

Cezhraničná spolupráca Poľsko - Slovensko<br />

CB1 Korešpondencia - rôzne 5<br />

CB2 Projektové spisy 10<br />

CB3 Zmluvy 10<br />

Riadenie projektového cyklu<br />

CC1 Projektové spisy 10<br />

CC2 Projektové zámery 10<br />

CC3 Ponuky na spoluprácu 10<br />

CC4 Korešpondencia - rôzne 5<br />

EA<br />

KRÍZOVÉ RIADENIE<br />

Mimoriadne udalosti vzniknuté v rámci regiónu<br />

4


EA1 Analýza územia <strong>kraj</strong>a – súčinnosť so štátnymi orgánmi pri 5<br />

ich vypracúvaní<br />

EA2 Podklady pre vypracovanie analýzy 10<br />

EA3 Plány ochrany obyvateľstva – podklady 10<br />

EB Objektová dokumentácia 10<br />

EC Príprava obyvateľstva na sebaobranu a vzájomnú pomoc – 3<br />

propagačná činnosť<br />

ED Dohody a medzinárodná spolupráca 5<br />

EE<br />

Evakuácia obyvateľstva<br />

EE1 Plány evakuácie – súčinnosť s orgánmi štátnej správy 10<br />

EE2 Zabezpečovanie evakuácie – súčinnosť s orgánmi štátnej<br />

5<br />

správy a samosprávy<br />

EF Čerpanie finančných limitov 5<br />

EG Zariadenia civilnej ochrany 5<br />

EH<br />

Ukrytie obyvateľstva- spolupráca s organmi štátnej správy a<br />

samosprávy<br />

5<br />

EK Kontrolná činnosť 5<br />

EO Obranné plánovanie 10<br />

EP<br />

Oslobodzovanie zamestnancov od mimoriadnej vojenskej<br />

služby<br />

5<br />

ER<br />

Bezpečnostná rada <strong>kraj</strong>a<br />

ER1 Úlohy a plány 10<br />

ER2 Spracované a prerokované materiály 10<br />

ES<br />

Krízový štáb – dokumentácia<br />

ES1 Plány činností po vyhlásení stupňov pohotovosti 10<br />

EU<br />

Ochrana utajovaných skutočností<br />

EU1 Bezpečnostné previerky I. stupňa 10<br />

EU2 Evidencia osôb pre stupeň vyhradené 10<br />

EV<br />

Hospodárska mobilizácia<br />

EV1 Krízový plán 10<br />

EV2 Prehľad subjektov hospodárskej mobilizácie 10<br />

EX<br />

Kontrolná činnosť<br />

EX1 Objekty hospodárskej mobilizácie 10<br />

EX2 Ochrana utajovaných skutočností 10<br />

FINANCIE, CENY A SPRÁVA MAJETKU<br />

GA Rozbory činnosti a výročné správy<br />

GA1 Ročné, dlhodobé A – 10<br />

GA2 Krátkodobé 5<br />

GB Revízie 5<br />

GC<br />

Smernice a metodické pokyny v rámci agendy<br />

GC1 Vlastné 10<br />

GC2 Cudzie 5<br />

GD Phare projekty a iné granty 10<br />

GF<br />

Rozpočet a finančný plán úradu<br />

GF1 Ročný A – 10<br />

GF2 Krátkodobý 5<br />

GF3 Zmeny a rozpočtové opatrenia 5<br />

GF4 Otváranie limitov 5<br />

5


GH Ceny<br />

GH1 Cenová agenda – bežná 5<br />

GH2 Cenové kontroly 10<br />

GH3 Cenová agenda a cenové výmery 10<br />

GL Vysporiadanie vzťahov k užívaniu pozemkov A – 20<br />

GM Hospodárenie a správa majetku<br />

GM1 Evidencia A – 50<br />

GM2 Zoznamy a opisy majetku A – 50<br />

GM3 Skladové knihy 10<br />

GM4 Nadobudnutie majetku do vlastníctva A – 50<br />

GM5 Právne zastupovanie v majetkových veciach 10<br />

GM6 Prevod správy A – 50<br />

GM7 Prevod vlastníctva A – 50<br />

GM8 Užívanie – trvalé, dočasné A – 50<br />

GM9 Prenájom, nájom 10<br />

GM10 Vymáhanie pohľadávok 10<br />

GM11 Ostatná majetková agenda 5<br />

GN Poplatky a dane<br />

GN1 Poplatky správne 10<br />

GN2 Dane 10<br />

GN3 Iné príjmy 10<br />

GP Úvery a pôžičky 5<br />

GU Účtovníctvo<br />

GU1 Výkazy ročné (účtovné uzávierky) A – 10<br />

GU2 Výkazy krátkodobé 10<br />

GU3 Účtovné doklady 5<br />

GU4 Investičné doklady A – 10<br />

GU5 Účtovný rozvrh a účtovná osnova 5<br />

GU6 Hlavná kniha 5<br />

GU7 Účtovné knihy – ostatné 5<br />

GU8 Projektovo-programová dokumentácia pre vedenie<br />

5<br />

účtovníctva<br />

GU9 Bankové doklady 5<br />

GU10 Pokladničné doklady 5<br />

GU11 Zoznamy číselných znakov a symbolov používaných<br />

5<br />

v účtovníctve<br />

GU12 Stavy zásob 5<br />

GX Zálohové platby 10<br />

GZ Žiadosti o pridelenie finančných prostriedkov - všeobecne 5<br />

DOPRAVA A CESTNÉ HOSPODÁRSTVO<br />

KA<br />

Dráhová doprava<br />

KA1 Cestovný poriadok – návrhy, zmeny 5<br />

KA2 Dráhový správny úrad A – 10<br />

KA3 Povolenia na prevádzkovanie dráh (licencie) 10<br />

KA4 Špeciálny stavebný úrad (dráhy – stavebné a užívacie<br />

10<br />

povolenia)<br />

KA5 Skúšky dráh 5<br />

KA6 Oprávnenia na vedenie dráhových vozidiel 10<br />

6


KA7 Zmluvy o výkone vo verejnom záujme 10<br />

KA8 Štátny dozor 10<br />

KA9 Dráhy a dráhové vozidlá – zmeny, nehody, mimoriadne<br />

10<br />

udalosti<br />

KA10 Prevádzkové predpisy dráh 10<br />

KA11 Sťažnosti 5<br />

KB<br />

Cestná doprava<br />

KB1 Dopravné licencie na autobusovú dopravu – udeľovanie a 10<br />

odnímanie<br />

KB2 Cestovné poriadky vnútroštátnej autobusovej dopravy –<br />

10<br />

schvaľovanie<br />

KB3 Odborný dozor nad cestnou dopravou v <strong>kraj</strong>i 5<br />

KB4 Jednotný informačný systém 5<br />

KD Dopravcovia<br />

KD1 Zmluvy 5<br />

KD2 Poskytovanie náhrad a iné vyrovnania 5<br />

KD3 Evidencia A – 10<br />

KD4 Pokuty 10<br />

KD5 Sťažnosti 5<br />

KF<br />

Pozemné komunikácie<br />

KF1 Plánovanie ciest 5<br />

KF2 Príprava ciest 5<br />

KF3 Výstavba ciest A – 10<br />

KF4 Informácie a podklady pre koncepciu diaľnic a ciest 10<br />

KF5 Zjazdnosť ciest – poskytnutie údajov 5<br />

KF6 Technická evidencia ciest a miestnych komunikácií –<br />

5<br />

poskytnutie údajov<br />

KF7 Sčítanie 5<br />

KF8 Stavebno-technické vybavenie ciest 10<br />

KF9 Rozkopávky, uzávierky, obchádzky 5<br />

KF10 Sťažnosti 5<br />

KF11 Stavebné a užívacie povolenia 10<br />

KF12 Dopravno-technické vybavenie ciest A –10<br />

HOSPODÁRSKA A TECHNICKO-PREVÁDZKOVÁ<br />

AGENDA<br />

LA<br />

Budovy (vlastné)<br />

LA1 Stavebná a projektová dokumentácia A – 10<br />

LA2 Opravy a údržba 10<br />

LA3 Investičná výstavba 10<br />

LB<br />

Energie (prihlášky, odhlášky)<br />

LB1 Elektrická 5<br />

LB2 Plyn 5<br />

LB3 Voda 5<br />

LB4 Komunálny odpad 5<br />

LC<br />

Hospodársko-finančná agenda<br />

LC1 Pohľadávky, fakturovanie 5<br />

LC2 Administratívne dohody 5<br />

7


LC3 Telefónne stanice, fax, modem, TV, rozhlas, tlač 5<br />

LC4 Poštovné 5<br />

LC5 Kancelárska a iná technika 5<br />

LC6 Objednávky 5<br />

LC7 Autodoprava (údržba, spotreba PH, vozové zošity a pod.) 5<br />

LC8 Evidencia skladových zásob 5<br />

LC9 Sklad – príjem, výdaj 5<br />

LC10 Reklamácie 5<br />

LD<br />

Inventarizácia<br />

LD1 Základná evidencia budov a pozemkov A – 50<br />

LD2 Základná evidencia inventárneho zariadenia 10<br />

LD3 Pomocná evidencia 5<br />

LD4 Majetku a skladových zásob 10<br />

LD5 Ponuka prebytočného majetku 10<br />

LD6 Vyradenie majetku 10<br />

LD7 Likvidácia majetku 10<br />

LD8 Znalecké posudky 10<br />

LD9 Všeobecné 5<br />

LE Verejné obstarávanie 5<br />

LF Koncesné obstarávanie 5<br />

SOCIÁLNE VECI<br />

MA Poskytovanie starostlivosti v zariadeniach sociálnych služieb<br />

MA1 Domov sociálnych služieb pre deti - týždenná starostlivosť 10<br />

MA1.0 Opatrovateľská služba v byte občana 10<br />

MA1.1 Prepravná služba 10<br />

MA1.2 Domov sociálnych služieb pre deti - celoročná starostlivosť 10<br />

MA1.3 Domov dôchodcov 10<br />

MA1.4 Zariadenia opatrovateľskej služby 10<br />

MA1.5 Detský domov 10<br />

MA1.6 Krízové stredisko 10<br />

MA2 Domov sociálnych služieb pre dospelých – celoročná<br />

a týždenná starostlivosť 10<br />

MA3 Zariadenie chráneného bývania 10<br />

MA4 Domov pre osamelých rodičov 10<br />

MA5 Stanice opatrovateľskej služby 10<br />

MA6 Zariadenie pestúnskej starostlivosti 10<br />

MA7 Útulok 10<br />

MA8 Rehabilitačné stredisko 10<br />

MA9 Domov sociálnych služieb pre deti - denná starostlivosť 10<br />

MB Koncepcia - vypracúvanie a zverejňovanie<br />

MB1 Sociálnych služieb A – 5<br />

MB2 Sociálnej prevencie A – 5<br />

MB3 Sociálneho poradenstva A – 5<br />

MB4 Posudzovanie projektov sociálneho poradenstva a prevencie A – 5<br />

MB5 Štrukturálne fondy EÚ 10<br />

MC Rozhodnutia o<br />

MC1 Poskytovaní starostlivosti v zariadení sociálnych služieb 5<br />

8


MC1.1 O skončení poskytovania starostlivosti 5<br />

MC1.2 O úhrade za poskytnutú starostlivosť 5<br />

MC2 O povinnosti zaplatiť úhradu za poskytnutú starostlivosť<br />

v zariadení sociálnych služieb, ak sa poskytla neprávom, bez<br />

úhrady alebo za nižšiu úhradu 5<br />

MC3 O odňatí sociálnej služby 5<br />

MC4 O zastavení poskytovania sociálnej služby 5<br />

MC5 O znížení alebo zvýšení úhrady za poskytnutú sociálnu<br />

službu<br />

5<br />

5<br />

MC6 O neplatení úhrady za sociálnu službu 5<br />

MC7 O zamietnutí žiadostí právnických a fyzických osôb o<br />

registráciu na poskytnutie sociálnych služieb 5<br />

MC8 O výmaze subjektu, ktorý poskytuje sociálnu pomoc<br />

z registra 10<br />

MD Rozhodovanie v II. stupni vo veciach, ktorých v správnom<br />

konaní v I. stupni koná a rozhoduje zariadenie sociálnych<br />

5<br />

služieb<br />

ME Dohody o<br />

ME1 Úhrade za sociálnu službu 5<br />

ME2 O počte ďalších odoberaných jedál 5<br />

MF Register zariadení- evidencia, výmaz<br />

MF1 Zápis do registra A – 10<br />

MF2 Zmeny v registri A - 10<br />

MF3 Zápis do evidencie A - 10<br />

MF4 Posudzovanie projektov A - 10<br />

MG Zmluvy<br />

MG1 O poskytovaní finančného príspevku na úhradu nákladov 10<br />

za sociálnu službu, prevenciu, poradenstvo,<br />

sociálnoprávnu ochranu<br />

MG2 O poskytovaní finančného príspevku obcí 10<br />

MG3 O poskytovaní jednorazového účelového finančného<br />

príspevku 5<br />

MH Kontrola<br />

MH1 Úrovne poskytovania sociálnych služieb, poradenstva,<br />

prevencie alebo sociálnoprávnej ochrany 5<br />

MH2 Hospodárenia s finančnými príspevkami 10<br />

MH3 Účelového jednorazového finančného príspevku 10<br />

MH4 Hlásení o pohybe obyvateľstva 5<br />

MH5 Hlásení o vykonávanom poradenstve a prevencii 5<br />

MH6 Odstránenie zistených nedostatkov – opatrenia 5<br />

MH7 Potvrdení o spĺňaní podmienok 5<br />

MI<br />

Metodické usmernenia<br />

MI1 Zo strany ministerstva 10<br />

MI2 Subjektov poskytujúcich soc. pomoc 10<br />

MJ<br />

MJ1<br />

Zariadenia sociálnych služieb<br />

Zariadenia sociálnych služieb v územnom obvode<br />

- evidencia A – 10<br />

MJ2 Správy o činnosti A – 10<br />

MJ3 Platové inventúry 5<br />

9


MJ4 Vzdelávanie zamestnancov v zariadeniach soc. služieb 10<br />

MJ5 Organizačné poriadky 5<br />

MJ6 Organizovanie podujatí a akcií 5<br />

MJ7 Sťažnosti, petície 5<br />

MK<br />

MK1<br />

Koordinácia činností<br />

Obcí a fyzických a právnických osôb na úseku sociálnych<br />

služieb 10<br />

MK2 Sociálneho poradenstva a prevencie 10<br />

MK3 Sociálno-právnej ochrany 10<br />

ML Výchovno-rekreačné tábory pre deti – organizovanie 5<br />

MM Spoločné stravovanie – organizovanie 5<br />

MN Rómski občania – špecifické záležitosti 5<br />

MO Spolupráca, žiadosti o spoluprácu<br />

MO1 So štátnou správou a samosprávou 10<br />

MO2 So subjektmi poskytujúcimi sociálnu pomoc 10<br />

MO3 So samosprávnymi <strong>kraj</strong>mi 10<br />

MP Konferencie, semináre 5<br />

MR Rozhodnutia MPSVR SR- stanoviská k posúd. projektov 10<br />

MR1 Rozhodnutia MPSVR SR 10<br />

MS Technická prevádzka<br />

MS1 Korešpondencia, požiadavky 3<br />

MS2 Majetok, vyraďovanie, nadobúdanie, opravy 10<br />

MS3 Investičná výstavba 10<br />

MS4 Verejné obstarávanie 5<br />

MS5 Delimitačné protokoly 10<br />

MT Ročný rozpočet, úpravy rozpočtu, agenda 5<br />

MU Posudková činnosť<br />

MU1 Posudok o odkázanosti na sociálnu službu 10<br />

MU2 Rozhodnutie o odkázanosti na sociálnu službu 10<br />

ZDRAVOTNÍCTVO<br />

NA Polikliniky a nemocnice s poliklinikou II. typu – zriaďovanie A – 10<br />

NB<br />

Zdravotnícke zariadenia<br />

NB1 Vydávanie povolení na činnosť A –<strong>30</strong><br />

NB2 Zrušenie povolení na činnosť A – 10<br />

NB3 Odborné usmerňovanie činností 10<br />

NB4 Spolupráca s príslušnými stavovskými organizáciami 5<br />

NB5 Ďalšie vzdelávanie zdravotníckych pracovníkov 10<br />

NC<br />

Poskytovanie zdravotníckej starostlivosti v neštátnych<br />

zariadeniach<br />

NC1 Ambulancie 10<br />

NC2 Stanice lekárskej služby prvej pomoci 10<br />

NC3 Ambulancie v zariadeniach sociálnych služieb 10<br />

NC4 Špecializované zariadenia ambulantnej starostlivosti 10<br />

NC5 Agentúry domácej ošetrovateľskej starostlivosti 10<br />

NC6 Dialyzačné strediská 10<br />

NC7 Polikliniky 10<br />

NC8 Samostatné zariadenia spoločných vyšetrovacích<br />

a liečebných zložiek<br />

10<br />

10


NC9 Nemocnice I. typu 10<br />

NC10 Nemocnice s poliklinikou I. typu 10<br />

NC11 Nemocnice s poliklinikou II. typu 10<br />

NC12 Liečebne pre dlhodobo chorých 10<br />

NC13 Hospic 10<br />

NC14 Geriatrické centrum 10<br />

NC15 Psychiatrické liečebne, psychiatrické nemocnice,<br />

10<br />

psychiatrické stacionáre a centrá pre liečbu drogových<br />

závislostí<br />

NC16 Zubná technika 10<br />

NC17 Vymedzenia zdravotníckych obvodov A –<strong>30</strong><br />

ND<br />

Vedúci zamestnanci zdravotníckych zariadení – rozhodnutia 10<br />

o odvolaní<br />

NE<br />

Rozhodnutia o povinnosti zdravotníckych zariadení<br />

10<br />

poskytnúť zdravotnícku starostlivosť<br />

NF<br />

Zastupovanie v poskytovaní zdravotnej starostlivosti iným 10<br />

zdravotníckym zariadením – rozhodnutie<br />

NG<br />

Stredné zdravotnícke školy<br />

NG1 Zriaďovanie, zakladanie a zrušovanie A – 10<br />

NG2 Spravovanie 10<br />

NH Preventívne programy – súčinnosť s orgánmi štátnej správy 10<br />

a samosprávy<br />

NI<br />

Humánna farmácia<br />

NI1 Koordinovanie činnosti 10<br />

NI2 Odborné usmerňovanie činnosti 10<br />

NJ<br />

Verejná lekárne, pobočka verejnej lekárne, výdajňa<br />

zdravotníckych zariadení<br />

NJ1 Vydávanie povolení na činnosť A – <strong>30</strong><br />

NJ2 Schvaľovanie prevádzkového času 10<br />

NJ3 Výkon kontroly 10<br />

NJ4 Zrušenie povolení na činnosť A – 10<br />

NK<br />

Poskytovanie lekárenskej starostlivosti<br />

NK1 Kontrola 10<br />

NK2 Zásoby liekov a zdravotníckych pomôcok – určenie spôsobu 10<br />

nakladania s nimi<br />

NK3 Nedostatky v kvalite liekov a zdravotníckych pomôcok –<br />

10<br />

zabezpečenie informovanosti zdravotníckych zariadení<br />

NL<br />

Pohotovostná služba vo verejných lekárňach<br />

NL1 Organizovanie 10<br />

NL2 Rokovania s príslušnou stavovskou organizáciou 10<br />

NM Pozastavenie registrácie liekov a stiahnutie liekov<br />

a zdravotníckych pomôcok z obehu – zabezpečenie<br />

informovanosti zdravotníckych zariadení<br />

10<br />

NO Odvolacie konanie PN 10<br />

NP Podania občanov 5<br />

NR<br />

Etická komisia (záznamy o činnosti, zápisnice z rokovaní,<br />

závery, stanoviská, odporúčania)<br />

20<br />

11


ŠKOLSTVO A TELESNÁ KULTÚRA<br />

OA Školy a školské zariadenia (stredné školy, učilištia, strediská<br />

praktického vyučovania, záujmovo vzdelávacie zariadenia,<br />

základné umelecké školy, domovy mládeže, zariadenia<br />

školského stravovania, zariadenia praktického vyučovania,<br />

strediská služieb škole, školy v prírode)<br />

OA1 Zriaďovanie A – 10<br />

OA2 Zrušovanie A – 10<br />

OA3 Vymenúvanie a odvolávanie riaditeľov 10<br />

OA4 Spravovanie 5<br />

OA5 Výchovno-vzdelávací proces – zabezpečovanie 5<br />

OA6 Kontrola hospodárenia 10<br />

OA7 Nakladanie s pohľadávkami 10<br />

OA8 Nadobúdanie a nakladanie s majetkom 10<br />

OA9 Štatistické výkazy 5<br />

OB Prideľovanie finančných prostriedkov školským zariadeniam 5<br />

OC Stravovanie žiakov 5<br />

OD Ubytovanie žiakov 5<br />

OF Informácie – poskytovanie a spracovanie 1<br />

OG Určovanie strednej školy alebo školského zariadenia, ktoré<br />

budú plniť úlohy zrušenej školy alebo školského zariadenia<br />

10<br />

OH<br />

Zmluvy o nájme školských budov a školských zariadení<br />

OH1 Zmluvy o nájme hnuteľného majetku 10<br />

OH2 Zmluvy o nájme nehnuteľného majetku 10<br />

OH3 Zmluvy o nájme bytov 10<br />

OI<br />

Žiaci strednej školy<br />

OI1 Oslobodenie od povinnosti dochádzať do školy 10<br />

OI2 Oslobodenie od štúdia jednotlivých vyučovacích predmetov a<br />

ich častí 10<br />

OI3 Štúdium podľa individuálneho učebného plánu 10<br />

OI4 Uloženie výchovných opatrení 10<br />

OI5 Povolenie vykonať opravnú skúšku 5<br />

OI6 Povolenie vykonať komisionálnu skúšku 5<br />

OI7 Povolenie vykonať skúšku uchádzačovi, ktorý nie je žiakom<br />

školy 5<br />

OI8 Rozhodnutie v 2. stupni 5<br />

OJ<br />

Školské zariadenia<br />

OJ1 Prijatie, vylúčenie žiaka – rozhodnutie 5<br />

OJ2 Určenie príspevku zákonného zástupcu žiaka na čiastočnú<br />

úhradu nákladov 10<br />

OK Koncepcia rozvoja telesnej kultúry v samosprávnom <strong>kraj</strong>i – 10<br />

rozpracúvanie<br />

OL Výkon štátnej správy v obci na úseku telesnej kultúry –<br />

riadenie<br />

A – 10<br />

KULTÚRA<br />

PA<br />

Divadlá<br />

PA1 Zriaďovanie, zrušovanie, zakladanie, zlučovanie A – 10<br />

12


profesionálnych divadiel<br />

PA2 Podporovanie vybraných okruhov divadelných činností 10<br />

PA3 Hospodárenie divadiel 10<br />

PA 4 Činnosť divadiel a jej koordinácia 10<br />

PB<br />

Regionálne múzeá a galérie<br />

PB1 Zriaďovanie, zrušovanie, zakladanie, zlučovanie A – 10<br />

PB2 Informačno-dokumentačná činnosť múzeí a galérií 10<br />

PB3 Hospodárenie múzeí a galérií 10<br />

PC<br />

Osvetová činnosť<br />

PC1 Zriaďovanie, zakladanie, zlučovanie, zrušovanie A – 10<br />

PC2 Koordinovanie osvetovej činnosti 10<br />

PC3 Informačno-dokumentačná činnosť pre osvetové zariadenia 10<br />

PC4 Ustanovenie osvetových zariadení pre výkon odbornoporadenskej<br />

10<br />

a metodickej činnosti<br />

PC5 Hospodárenie a činnosť osvetových zariadení 10<br />

PC6 Súťažné prehliadky 10<br />

PC7 Kultúrne podujatia a aktivity 10<br />

PD<br />

Menšinové kultúrne inštitúcie<br />

PD1 Zabezpečovanie činnosti A – 10<br />

PD2 Podpora kultúrnych aktivít 10<br />

PE<br />

Regionálne knižnice<br />

PE1 Zriaďovanie, zrušovanie, zakladanie, zlučovanie A – 10<br />

PE2 Koordinovanie činnosti 10<br />

PE3 Informačno-dokumentačná činnosť knižníc 10<br />

PE4 Hospodárenie a činnosť knižníc 10<br />

PF Kultúrne a spoločenské podujatia regionálneho významu 10<br />

PG Regionálna tlač, regionálne TV vysielanie 10<br />

PH Finančné dotácie na rozvoj kultúry v regióne 10<br />

PJ Kultúrne organizácie, činnosti a aktivity – všeobecne 5<br />

REGIONÁLNY OPERAČNÝ PROGRAM –<br />

IMPLEMENTÁCIA PROJEKTOV<br />

RA<br />

Žiadosti o nenávratný finančný príspevok a projektové<br />

10<br />

zámery<br />

RB Projektové spisy 10<br />

RC Riadenie programu 10<br />

RD Technická pomoc pre SO/RO pre ROP 10<br />

RE Sťažnosti 5<br />

RF Korešpondencia 5<br />

RG Ostatné 5<br />

REGIONÁLNY ROZVOJ<br />

SA Stratégia regionálneho rozvoja A – 10<br />

SB<br />

Hospodársky rozvoj územia<br />

SB1 Koordinovanie úloh 10<br />

SB2 Zabezpečovanie 10<br />

SC<br />

Územný plán<br />

SC1 Územnoplánovacia dokumentácia regiónu - obstarávanie A – 10<br />

SC2 Územnoplánovacie podklady 10<br />

13


SC3 Orgán územného plánovania - pôsobnosť 10<br />

SC4 Územné plány obcí a miest A – 5<br />

SC5 Zmeny a doplnky územných plánov obcí a miest A – 5<br />

SC6 Posudzovanie vplyvov na životné prostredie, proces EIA 5<br />

SC7 Posudzovanie vplyvov na životné prostredie, proces SEA 5<br />

SC8 Dokumentácia pre územné, stavebné konanie A – 5<br />

SC9 Ochrana prírody, <strong>kraj</strong>iny a ŽP 5<br />

SC10 Ostatné 10<br />

SD Koncepcia rozvoja samosprávneho <strong>kraj</strong>a A – 10<br />

SE<br />

Podklady, informácie, rozbory, číselné údaje pre orgány<br />

štátnej správy a samosprávy<br />

10<br />

SF<br />

Regionálna politika<br />

SF1 Koordinovanie úloh 10<br />

SF2 Zabezpečovanie reg. politiky 10<br />

SF3 Sociálno-ekonomická situácia v regióne (projekty) 10<br />

SF4 Demografia a štruktúra osídlenia A – 10<br />

SF5 Priemysel a súkromní podnikatelia A – 10<br />

SF6 Stavebná výroba a investičná výstavba 10<br />

SF7 Ostatné odvetvia 10<br />

SF8 Životné prostredie 10<br />

SF9 Regionálna a medzinárodná spolupráca A – 10<br />

SF10 Charakteristiky obcí A – 10<br />

SF11 Posudzovanie investič. stavieb na život. prostredie (EIA<br />

hodnotenie)<br />

10<br />

SF12 Ostatné 10<br />

SG<br />

Regionálne plánovanie<br />

SG1 Štatistika A – 10<br />

SG2 Analýzy A – 10<br />

SH<br />

Cestovný ruch<br />

SH1 Koncepcia cestovného ruchu A – 10<br />

SH2 Plnenie úloh v rámci koncepcie 10<br />

SH3 Podklady, informácie, rozbory, číselné údaje pre orgány<br />

štátnej správy a samosprávy<br />

10<br />

SH4 Veľtrhy, výstavy, propagačné akcie A – 10<br />

SH5 Ostatné 10<br />

SI<br />

Agenda sektorového operačného programu<br />

Priemysel a služby<br />

SI1 Sektorový operačný program Priemysel a služby (SOP PS) 15<br />

SI2 Programový doplnok, rámcové dokumenty 15<br />

SI3<br />

Súkromný sektor:<br />

- Hlásenie o priebehu realizácie projektu<br />

15<br />

-Sumárne mesačné hlásenie o priebehu realizácie projektov v<br />

rámci výzvy<br />

SI4<br />

Verejný sektor:<br />

- Hlásenie o priebehu realizácie projektu<br />

- Sumárne mesačné hlásenie o priebehu realizácie projektov v<br />

15<br />

rámci výzvy<br />

SI5<br />

Súkromný sektor:<br />

- Hlásenie o ukončení realizácie projektu<br />

15<br />

14


SI6<br />

Verejný sektor:<br />

- Hlásenie o ukončení realizácie projektu<br />

15<br />

SI7<br />

Súkromný a verejný sektor:<br />

- Polročné monitorovacie hlásenia o stave napĺňania<br />

indikátorov<br />

15<br />

- Sumárne hodnotenie indikátorov úspešnosti realizovaných<br />

projektov<br />

SI8 Korešpondencia s KP/PP a SO/RO 15<br />

SI9 Technická pomoc 15<br />

KONTROLA<br />

TA<br />

Sťažnosti, oznámenia a podnety občanov<br />

TA1 Správy a dokumenty A – 10<br />

TA2 Konkrétne prípady 10<br />

TA3 Odstúpené so sledovaním 10<br />

TA4 Odstúpené bez sledovania 10<br />

TB Petície 10<br />

TC<br />

Kontrola preneseného výkonu štátnej správy<br />

TC1 Vonkajšia 10<br />

TC2 Vnútorná 10<br />

TD<br />

Kontrola v odborných zariadeniach<br />

TD1 Vonkajšia 10<br />

TD2 Vnútorná 10<br />

TE Plány revíznej a kontrolnej činnosti (vrátane vyhodnotenia) 5<br />

TF<br />

Kontrola plnenia uznesení<br />

TF1 Zastupiteľstva A – 5<br />

TF2 Komisií A – 5<br />

TF3 Vlády SR a vyšších orgánov 5<br />

ORGANIZÁCIA ČINNOSTI ÚRADU<br />

VA Korešpondencia predsedu samosprávneho <strong>kraj</strong>a<br />

VA1 Osobná 5<br />

VA2 Bežná 5<br />

VD Korešpondencia podpredsedu samosprávneho <strong>kraj</strong>a<br />

VD1 Osobná 5<br />

VD2 Bežná 5<br />

VE Správy a materiály o činnosti A – 10<br />

VF Uznesenia vlády 5<br />

VG Služobné cesty predsedu a podpredsedu samosprávneho<br />

5<br />

<strong>kraj</strong>a<br />

VH Interné normy úradu (organizačný poriadok, podpisový<br />

poriadok, registratúrny poriadok a pod.)<br />

VH1 Úrad ŽSK A – 10<br />

VH2 Odborné zariadenia 10<br />

VI Príkazy, rozhodnutia, obežníky predsedu 10<br />

VJ Tlačový hovorca úradu – dokumentácia, korešpondencia 10<br />

VK Korešpondencia riaditeľa úradu<br />

VK1 Osobná 5<br />

VK2 Bežná 5<br />

VL Poverenia – krátkodobé 3<br />

15


VS<br />

Správa registratúry úradu<br />

VS1 Previerky správy registratúry na organizačných útvaroch<br />

5<br />

úradu<br />

VS2 Odborná správa záznamov – metodika, usmerňovanie 5<br />

VS3 Správy o stave registratúry<br />

VS31 Ročné A – 5<br />

VS32 Krátkodobé 5<br />

VS4 Vyraďovacie konanie – návrhy na vyradenie registratúrnych A – 5<br />

záznamov, protokoly o vyradení<br />

VS5 Preberanie spisov do registratúrneho strediska úradu –<br />

odovzdávacie zoznamy<br />

10<br />

VS6 Vypožičiavanie, nazeranie do záznamov uložených<br />

v registratúrnom stredisku úradu<br />

5<br />

VS7 Výpisy, odpisy, potvrdenia 5<br />

VS8 Doručovacie hárky, doručovacie zošity a iné evidencie<br />

poštových zásielok<br />

3<br />

PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA<br />

XA<br />

Metodika, smernice a pokyny personálnej práce<br />

XA1 Vlastné A – 10<br />

XA2 Cudzie 5<br />

XA3 Plány zamestnanosti a mzdových prostriedkov 3<br />

XB Rozbory, analýzy a projekty personálnej práce 5<br />

XC Prehľady o počte a skladbe zamestnancov - dlhodobé 5<br />

XD<br />

Osobné spisy zamestnancov úradu, štatutárnych zástupcov<br />

organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti ŽSK<br />

70<br />

od narodenia<br />

zamestnanca<br />

XE<br />

Evidencia<br />

XE1 Dochádzky 3<br />

XE2 Dovoleniek 3<br />

XF Popisy pracovných činností 5<br />

XG Dohody<br />

XG1 O vykonaní práce 5<br />

XG2 O hmotnej zodpovednosti (po strate platnosti) 3<br />

XH Konkurzné konanie 5<br />

XI Žiadosti o prijatie do zamestnania – zamietnuté 3<br />

XJ<br />

Osobná karta zamestnanca o zverených hodnotách (po<br />

rozviazaní pracovného pomeru)<br />

1<br />

XK Vzdelávanie<br />

XK1 Plány vzdelávania 5<br />

XK2 Zahraničné študijné stáže a pobyty – správy 5<br />

XK3 Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie 10<br />

XK4 Školenia pre zamestnancov úradu 5<br />

XL Pracovno-právne spory 10<br />

XM Sociálna starostlivosť<br />

XM1 Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 10<br />

XM2 Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika 5<br />

XM3 Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia 5<br />

XM4 Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie 5<br />

16


XM5 Iné zrážky zo mzdy 5<br />

XN Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci a požiarna ochrana<br />

XN1 Organizácia a metodika 5<br />

XN2 Pracovné úrazy<br />

XN21 Registrované úrazy A – 10<br />

XN22 Ľahké 5<br />

XN3 Vstupné a periodické školenia BOZP a PO - záznamy 5<br />

XO Služobné cesty – správy<br />

XO1 Zahraničné 5<br />

XO2 Tuzemské 5<br />

XP<br />

Odmeny<br />

XP1 Zamestnancov úradu 5<br />

XP2 Zamestnancov zariadení v pôsobností ŽSK 5<br />

XQ Pracovný čas<br />

XQ1 Zníženie pracovného úväzku 5<br />

XQ2 Vedľajšia pracovná činnosť 5<br />

XR Služobné (úradné) preukazy – evidencia 3<br />

XS<br />

Pracovno-právne vzťahy a odmeňovanie členov<br />

zastupiteľstva<br />

XS1 Odmeňovanie 5<br />

XS2 Rôzne náhrady (okrem cestovných a sťahovacích) 5<br />

XT Životné a pracovné jubileá 3<br />

XU<br />

Metodické smernice, mzdové predpisy a poriadky<br />

XU1 Vlastné 10<br />

XU2 Cudzie (po strate platnosti) 3<br />

XV<br />

Štatistika a prehľady miezd (rekapitulácie)<br />

XV1 Ročné 10<br />

XV2 Krátkodobé 5<br />

XW Mzdové listy 50<br />

XX Výplatné listiny 10<br />

XY Prehlásenia k dani zo mzdy 10<br />

XZ Rodinné prídavky a materské príspevky 10<br />

INFORMATIKA<br />

YA Technická dokumentácia hardwaru, sietí a systémového<br />

softwaru<br />

5<br />

YB<br />

Programová dokumentácia<br />

YB1 Inštalačné protokoly k programom 3<br />

YB2 Licencie k programom 5<br />

YB3 Overovanie a schvaľovanie APV 5<br />

YB4 Pripomienky a reklamácie 5<br />

YB5 Údržba a inovácia aplikácií 5<br />

YC Zmluvy týkajúce sa informatiky - kópie 5<br />

YD Faktúry, úradné listy z platieb a nákupov - kópie 5<br />

YE<br />

Metodika<br />

YE1 K vlastným, vytvoreným softwarom A – 5<br />

YE2 K cudzím, zakúpeným softwarom (po skončení používania) 5<br />

YF Školenia a semináre 5<br />

17

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!