30/2005 - Žilinský samosprávny kraj
30/2005 - Žilinský samosprávny kraj
30/2005 - Žilinský samosprávny kraj
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 1<br />
REGISTRATÚRNY PORIADOK A REGISTRATÚRNY PLÁN<br />
ÚRADU ŽILINSKÉHO SAMOSPRÁVNÉHO KRAJA<br />
Smernica<br />
Úradu Žilinského samosprávneho <strong>kraj</strong>a číslo <strong>30</strong>/<strong>2005</strong> o zabezpečovaní evidovania, tvorby,<br />
ukladania, ochrany, prístupu k registratúrnym záznamom, hodnotenia a vyraďovania<br />
registratúrnych záznamov v súlade zo zákonom NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch<br />
a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov i naň nadväzujúca vyhláška MV SR č.<br />
628/2002 Z. z..<br />
Registratúrny poriadok pre správu registratúry a registratúrny plán sa vzťahujú na organizačné<br />
útvary Úradu Žilinského samosprávneho <strong>kraj</strong>a so sídlom v Žiline ( príloha č.1).<br />
PRVÁ ČASŤ<br />
Úvodné ustanovenia a základné pojmy<br />
Čl. 1<br />
Úvodné ustanovenia<br />
(1) Registratúrny poriadok Úradu ŽSK(ďalej len “úrad”) so sídlom v Žiline upravuje postup<br />
organizačných útvarov úradu pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie so<br />
záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov.<br />
(2) Riaditeľ úradu dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry<br />
ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam.<br />
(3) Tento registratúrny poriadok je určený iba pre vnútornú potrebu úradu. Opis, pracovné<br />
postupy automatizovaného systému, vzory dokumentov a tlačív obsahuje používateľská príručka<br />
použitého Informačného systému pre administratívu (ďalej len “ ISAD“).<br />
(4) Správu registratúry zabezpečujú podateľňa, ktorá plní i funkciu výpravne, (ďalej len<br />
“podateľňa”), registratúrny pracovník odboru, organizačné útvary a zamestnanec registratúrneho<br />
strediska (ďalej len “správca registratúry”).<br />
Správu registratúry úradu zabezpečujú poverení zamestnanci príslušných organizačných<br />
útvarov v rozsahu ustanovenom registratúrnym poriadkom v spolupráci s tvorcom ISAD Fabasoft Data<br />
Group.<br />
Organizačný odbor ŽSK:<br />
-usmerňuje činnosť podateľne úradu,<br />
-organizačne zabezpečuje činnosť podateľne,<br />
-zabezpečuje funkciu správcu registratúry úradu,<br />
-spravuje registratúrne stredisko úradu.<br />
(5) Úrad spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo<br />
neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo<br />
strate, správca registratúry vyhotoví zápisnicu o výsledku šetrenia a možných dôsledkoch porušenia<br />
celistvosti registratúry. Zápisnicu, v ktorej sa súčasne určí spôsob nahradenia záznamu alebo spisu,<br />
prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje vedúci organizačného útvaru. Ak je dôvodné podozrenie, že<br />
poškodením, zničením alebo stratou bol spáchaný trestný čin alebo priestupok, predloží zápisnicu<br />
riaditeľovi úradu.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 2<br />
(6) Úrad zabezpečí ochranu údajov automatizovaného systému správy registratúry pred<br />
poškodením, nežiaducou zmenou alebo neoprávneným použitím.<br />
(7) Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia<br />
protokolárne odovzdá vedúcemu príslušného organizačného útvaru alebo ním poverenému<br />
zamestnancovi (ďalej len “zástupca”) nevybavené spisy.<br />
(8) Evidenciu a manipuláciu so záznamami obsahujúcimi utajované skutočnosti, evidenciu<br />
sťažností, ako aj účtovných záznamov a registratúrnych záznamov agendy ľudských zdrojov (ďalej<br />
len “špeciálne druhy registratúrnych záznamov”) upravujú osobitné predpisy. 1<br />
(9) Dozor nad vyraďovaním spisov, vrátane špeciálnych druhov registratúrnych záznamov<br />
úradu vykonáva Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom Štátneho archívu v Bytči<br />
(ďalej len “archív”) 2 .<br />
(10) Úrad a zariadenia vedú záznamy a ich evidenciu v štátnom jazyku 3<br />
Čl. 2<br />
Základné pojmy<br />
(1) Správa registratúry je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie,<br />
triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a<br />
vyraďovanie spisov (registratúrnych záznamov), ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a<br />
materiálno-technické zabezpečenie registratúry úradu. Súčasťou správy registratúry je aj príprava<br />
registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.<br />
(2) Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá<br />
pochádza z činnosti úradu alebo bola úradu doručená.<br />
(3) Registratúrny záznam je informácia, ktorú úrad zaevidoval v registratúrnom denníku.<br />
(4) Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a úrad ich<br />
zaevidoval v registratúrnom denníku.<br />
(5) Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne<br />
záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.<br />
(6) Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti úradu a<br />
všetkých záznamov úradu doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im<br />
pridelené evidenčné číslo. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník záznamov, registratúrny<br />
denník spisov a registre.<br />
(7) Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o<br />
prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov a uložení a vyradení spisov.<br />
(8) Podanie je každý podnet, ktorý úrad prijal na úradné vybavenie.<br />
1 Vyhláška NBÚ č. 455/2001 Z. z. o administratívnej bezpečnosti,<br />
zákon NR SR č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve,<br />
zákon NR SR č. 152/1998 Z. z. o sťažnostiach,<br />
zákon NR SR č. 428/2002 Z. z. o ochrane osobných údajov.<br />
2 § 18 ods. 1 a § 24 ods. 3 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov<br />
3 § 3 ods. 3 písm. c) zákona NR SR č. 270/1995 Z. z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 3<br />
(9) Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania.<br />
(10) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov.<br />
Pridelením registratúrnej značky člení registratúru do vecných skupín a určuje spisom miesto v<br />
registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.<br />
(11) Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo<br />
skupinu spisov. Registratúrna značka sa skladá z alfanumerického označenia skupiny registratúrnych<br />
záznamov.<br />
(12) Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy úradu do<br />
uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.<br />
(13) Zásielka je záznam pri doprave a doručení adresátovi.<br />
(14) Správca registratúry je zamestnanec úradu, ktorý metodicky usmerňuje zamestnancov<br />
úradu na úseku správy registratúry, zodpovedá za všetky odborné činnosti súvisiace so správou<br />
registratúry v úrade, vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania.<br />
(15) ISAD zabezpečuje automatizovanú správu registratúry a tvorí základ pre postupnú<br />
elektronizáciu administratívnych činnosti organizácie.<br />
DRUHÁ ČASŤ<br />
Zásielky<br />
Čl. 3<br />
Prijímanie zásielok<br />
(1) Podateľňa prijíma zásielky, ktoré boli úradu doručené alebo ich prevzal zamestnanec úradu<br />
osobne a sú adresované úradu; podateľňa na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom<br />
prezentačnej pečiatky červenej farby (vzor č. 1) na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku s dátumom<br />
prevzatia. Telegramy, telefaxy a iné elektronicky prijaté záznamy (ďalej len “súrne záznamy”) sa<br />
označia odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom. Ústne podania môže prijímať každý<br />
zamestnanec úradu. Vyhotoví o každom z nich úradný záznam, ktorý odovzdá na zaevidovanie<br />
v registratúrnom denníku záznamov.<br />
(2) Príjem, odovzdávanie, obeh, evidovanie a odosielanie elektronických záznamov prebieha<br />
automatizovane.<br />
(3) Podateľňa skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske<br />
pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi,<br />
prípadne ich vráti priamo adresátovi; prípadné iné nedostatky reklamuje na pošte. Podávanie a<br />
dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravuje osobitný predpis. 4<br />
Čl. 4<br />
Triedenie zásielok a odovzdávanie záznamov<br />
4 .Poštové podmienky k poštovým službám, ktoré podľa zákona č. 507/2001 Z. z. o poštových službách poskytuje Slovenská pošta,<br />
š. p. (ORLBL 4497/2002).
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 4<br />
(1) Podateľňa triedi zásielky na zásielky, ktoré sa:<br />
a) otvoria a následne zaevidujú v denníku pod evidenčným číslom záznamu,<br />
b) odovzdávajú adresátom neotvorené,<br />
c) noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu<br />
listu.<br />
(2) Zásielky, ktoré sú uvedené v odseku 1 písm. a) zamestnanec podateľne otvorí a záznam<br />
označí odtlačkom prezentačnej pečiatky červenej farby. Prezentačná pečiatka sa odtláča spravidla v<br />
hornej časti ľavej strany záznamu tak, aby všetky údaje zostali čitateľné. V odtlačku prezentačnej<br />
pečiatky sa vyznačí dátum doručenia, počet príloh a evidenčné číslo záznamu. Prípadné nedostatky<br />
(napr. chýbajúce prílohy a podobne) sa vyznačia vedľa odtlačku prezentačnej pečiatky. Odosielateľa o<br />
nich vyrozumie zamestnanec poverený vybavením veci (ďalej len “spracovateľ”).<br />
(3) Neotvorené sa odovzdávajú zásielky obsahujúce utajované skutočnosti, zásielky označené<br />
heslom verejného obstarávania, zásielky adresované útvaru zabezpečujúcemu agendu ľudských<br />
zdrojov, ako aj zásielky adresované predsedovi úradu. Tieto zásielky sa označujú na obálke odtlačkom<br />
prezentačnej pečiatky s dátumom doručenia. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu<br />
manipuláciu v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.<br />
(4) Za súkromnú sa považuje zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred<br />
názvom úradu; táto sa označí iba dátumom doručenia na obálke a adresátovi sa odovzdá neotvorená.<br />
Správca záznamov vedie evidenciu iba tých súkromných zásielok, ktorých prevzatie podateľňa<br />
potvrdila pošte. Zásielky adresované úradu s označením "do rúk" určitej osoby sa za súkromné<br />
nepovažujú a otvárajú sa. Výnimku tvoria zásielky označené "do rúk predsedu úradu.<br />
(5) Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné<br />
predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu sa odtlačkom prezentačnej pečiatky<br />
neoznačujú.<br />
(6) Zásielky, ku ktorým sú priložené ceniny, zamestnanec podateľne označí okrem odtlačku<br />
prezentačnej pečiatky aj pečiatkou s textom “peňažný spis a odovzdá na príslušný organizačný útvar.<br />
(7) Zásielky účtovnej povahy (dodávateľské faktúry, listové dožiadania o úhradu) sa po prijatí<br />
a označení odtlačkom prezentačnej pečiatky pridelia priamo príslušnému organizačnému útvaru , ktorý<br />
vedie ich evidenciu.<br />
(8) Obálky ostávajú trvalo pripojené k doručeným záznamom, ak:<br />
a) záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od dátumovej pečiatky pošty na<br />
obálke,<br />
b) záznam nie je podpísaný, i keď meno, priezvisko a adresa sú uvedené,<br />
c) adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,<br />
d) má dátum podania zásielky na pošte právny význam (napr. dodržanie lehoty ustanovenej pre<br />
odvolanie, verejné obstarávanie),<br />
e) ide o sťažnosť,<br />
f) je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky,<br />
g) ide o zásielku doručenú na návratku.<br />
(9) V ostatných prípadoch sa obálky obyčajných zásielok uschovávajú jeden týždeň,<br />
doporučených jeden mesiac. Po uplynutí týchto lehôt sa vyraďujú bez vyraďovacieho konania.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 5<br />
(10) Podateľňa prijaté zásielky zaeviduje do registratúrneho denníka záznamov v ISAD,<br />
registratúrny záznam naskenuje a odošle ho do zásobníka práce vedúcemu odboru. Originál<br />
záznamu odovzdá registratúrnemu pracovníkovi príslušného organizačného útvaru, ktorý prebratie<br />
potvrdí podpisom v doručovacom zošite.<br />
TRETIA ČASŤ<br />
Evidencia záznamov v denníku<br />
Čl. 5<br />
Denník<br />
(1) Úrad vedie jeden centrálny registratúrny denník záznamov. Organizačné útvary vedú<br />
pomocné registratúrne denníky spisov.<br />
(2) Registratúrny denník záznamov obsahuje evidenčné číslo záznamu, typ záznamu, počet<br />
strán a príloh, vec, údaje o odosielateľovi, kto vybavuje záznam, číslo spisu (podľa systému ISAD).<br />
Registratúrny denník spisov obsahuje číslo spisu, vec, kto vybavuje spis, založený dňa..., vybaviť do...,<br />
znak hodnoty, lehotu uloženia a registratúrnu značku.<br />
(3) V denníku záznamov sa evidujú registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti úradu, t.j.<br />
záznamy úradu doručené a ich vybavenia, ako aj záznamy vznikajúce z vlastného podnetu úradu (ex<br />
offo).<br />
(4) Záznamy sa môžu do denníka evidovať na viacerých miestach súčasne pri zachovaní<br />
centrálnej evidencie. Záznamy eviduje podateľňa a jednotlivé organizačné útvary.<br />
(5) Denník sa vedie tak, aby priebežne poskytoval úplné a presné, časové a vecne aktuálne<br />
údaje o evidovaných záznamoch.<br />
(6) Pre každý kalendárny rok sa otvára nový registratúrny denník záznamov, ktorý sa označí<br />
názvom úradu a rokom. Registratúrny denník spisov sa označí aj názvom príslušného organizačného<br />
útvaru<br />
(7) Číselný rad v denníku sa začína vždy prvým pracovným dňom kalendárneho roka číslom<br />
jeden a končí sa posledným pracovným dňom kalendárneho roka. Záznamom sa prideľuje evidenčné<br />
číslo záznamu, číslo spisu a poradové číslo v rámci spisu automaticky.<br />
.<br />
(8) Ukončením roka sa denník uzatvára nasledujúcim spôsobom: Registratúrny denník<br />
uzatvorený dňa ......decembra ......, číslom ......, uzavrel ...... .<br />
(9) Súčasne s uzatvorením denníka sa vytlačia:<br />
a) ročný zoznam spisov – obsahuje rok a poradové číslo spisu, dátum evidovania a uzatvorenia spisu,<br />
spracovateľa, registratúrnu značku, znak hodnoty, lehotu uloženia, pôvodcu a vec,<br />
b) zoznam záznamov v spise – alebo obsah spisu, ktorý sa vyhotoví pri uzatvorení spisu a vkladá sa do<br />
spisového obalu,<br />
c) menný register – obsahuje priezvisko a meno fyzickej osoby alebo názov právnickej osoby, číslo<br />
spisu, registratúrnu značku.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 6<br />
(10) Registratúrny denník záznamov vytlačí podateľňa . Ročný zoznam spisov a menný register<br />
vyhotovuje registratúrny pracovník organizačného útvaru.<br />
Čl. 6<br />
Evidovanie záznamov<br />
(1) V registratúrnom denníku záznamov sa zásadne neevidujú záznamy uvedené v čl. 4 ods. 5.<br />
(2) Záznamy sa evidujú v poradí, v akom vznikli alebo v akom boli doručené. Na základe sa im<br />
prideľuje evidenčné číslo záznamu.<br />
(3) Súrne záznamy sa evidujú a odovzdávajú na vybavenie bezodkladne. Elektronické záznamy<br />
a faxy evidujeme priamo v registratúrnom denníku záznamov.<br />
(4) Ak sa po otvorení zásielky adresovanej úradu a zaevidovaní záznamu v denníku zistí, že<br />
vybavenie nepatrí do jej pôsobnosti, odstúpi ho so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému<br />
orgánu. Odosielateľa o tomto postupe informuje zaslaním kópie sprievodného listu.<br />
(5) Ak zamestnanec po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter,<br />
vráti ho na zaevidovanie v registratúrnom denníku záznamov.<br />
(6) Úrad zabezpečí, podľa potreby, preklad alebo overený úradný preklad zaevidovaného<br />
cudzojazyčného záznamu do štátneho jazyka. S cudzojazyčným záznamom a s pripojeným prekladom,<br />
sa ďalej manipuluje ako s ostatnými doručenými záznamami. Lehota na jeho vybavenie začína plynúť<br />
dňom doručenia prekladu; dátum doručenia prekladu sa vyznačí na zázname i v denníku.<br />
(7) V registratúrnom denníku záznamov sa eviduje aj obeh záznamov medzi organizačnými<br />
útvarmi.<br />
(8) Periodické správy alebo iné záznamy rovnakého druhu a charakteru viažuce sa k jednej<br />
veci alebo záznamy, o ktorých vedie úradu zvláštnu systematickú evidenciu sa v denníku evidujú<br />
prostredníctvom tzv. zberného spisu.<br />
(9) Ak sa pri evidovaní záznamov používajú rôzne skratky, musí sa zostaviť ich zoznam s<br />
vysvetlením významu. Zoznam je neoddeliteľnou súčasťou registratúrneho denníka záznamov.<br />
(10) Záznamy sa nesmú odovzdať spracovateľovi bez zaevidovania v denníku záznamov.<br />
Čl. 7<br />
Obeh záznamov<br />
(1) Po vykonaní zápisov v registratúrnom denníku záznamov sa registratúrne záznamy<br />
odosielajú vedúcemu odboru do zásobníka práce. Podľa pokynov vedúceho odboru sa ďalej odosielajú<br />
spracovateľovi na vybavenie<br />
(2) Spracovateľ je zodpovedný za vybavenie, ochranu a priebežné uloženie v ISAD<br />
pridelených záznamov.<br />
(3) Originál záznamu (v papierovej forme) uloží registratúrny pracovník, príp. spracovateľ<br />
v príručnej registratúre organizačného útvaru
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 7<br />
Čl. 8<br />
Prideľovanie čísla spisu<br />
(1) Spracovateľ, ktorý prevzal na vybavenie záznam zaevidovaný pod evidenčným číslom,<br />
rozhodne o jeho zaradení do už existujúceho spisu alebo nového spisu (bežného alebo zberného spisu).<br />
(2) Číslo spisu sa prideľuje registratúrnym záznamom:<br />
a) ktorých vybavenie patrí do pôsobnosti úradu,<br />
b) obsahujúcim informácie dôležité pre činnosť úradu,<br />
c) vzniknutým z vlastného podnetu úradu (ex offo),<br />
d) adresovaným úradu, ale nepatriacim do jej pôsobnosti,<br />
e) korešpondencii medzi jednotlivými útvarmi,<br />
f) dodatočne pozvánke, ak na ňu úrad písomne odpovedá.<br />
(3) Spis sa otvára pridelením čísla spisu prvému záznamu vo veci. Číslo spisu pozostáva<br />
z poradového čísla spisu v denníku, označenia roku a organizačného útvaru.<br />
(4) Zaevidovaný záznam a všetky ďalšie záznamy súvisiace s vybavením jednej veci sa evidujú<br />
v jednom kalendárnom roku pod rovnakým číslom spisu a vkladajú sa spolu s prílohami do spisového<br />
obalu.<br />
(5) Ak príde nasledujúci rok k už existujúcemu spisu nový registratúrny záznam v tej istej veci<br />
alebo nový registratúrny záznam vznikne v úrade, pridelí sa mu nové číslo spisu a spis dostáva nový<br />
spisový obal. Spis z predchádzajúceho roka sa k nemu pripojí i so spisovým obalom a v rubrike<br />
denníka “predchádzajúce číslo” sa vyznačí číslo spisu z predchádzajúceho roka.<br />
(7) Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné číslo spisu.<br />
(8) Úrad môže z dôvodu efektívnosti a racionalizácie vlastnej činnosti viesť ďalšie evidencie<br />
údajov a registre. Na tieto evidencie sa ustanovenia registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným<br />
spôsobom, vrátane ich zaevidovania v denníku.<br />
ŠTVRTÁ ČASŤ<br />
Vybavovanie spisov<br />
Čl. 9<br />
(1) Spisy sa vybavujú v lehotách ustanovených všeobecne záväznými právnymi predpismi 5 ,<br />
inak lehotu určí príslušný vedúci zamestnanec v závislosti od naliehavosti a náročnosti vybavenia veci.<br />
Určená lehota sa vyznačí na spisovom obale i v registratúrnom denníku spisov.<br />
(2) Ak nemožno vec vybaviť v ustanovenej alebo určenej lehote alebo úrad vec odstúpi na<br />
vybavenie inému orgánu alebo organizácii, treba o tom odosielateľa s uvedením dôvodov informovať.<br />
(3) Spracovateľ zodpovedá za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia<br />
spisov. Ak si to vybavenie veci vyžiada, zabezpečí súčinnosť organizačných útvarov alebo iných<br />
orgánov alebo organizácií; ich stanoviská sú súčasťou spisu.<br />
5 Napr. § 49 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok),<br />
zákon NR SR č. 152/1998 Z. z.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 8<br />
(4) Spracovateľ je povinný prideliť spisu registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia,<br />
vyznačiť spôsob jeho vybavenia, dať pokyny na odoslanie vybavenia a určiť ďalší pohyb spisu. Tieto<br />
údaje spracovateľ vyznačí v registratúrnom denníku a vytlačí spisový obal.<br />
(5) Spracovateľ je povinný označiť spisy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami<br />
“obmedzený prístup” a uviesť čas trvania obmedzenia. Tieto údaje vyznačí na spisovom obale. 6<br />
(6) Spracovateľ volí najvhodnejší spôsob vybavenia spisov. Ak vezme podanie iba na vedomie,<br />
napíše pod odtlačok prezentačnej pečiatky "Na vedomie vzal, a/a", dátum a pripojí svoj podpis. Ak<br />
vybaví vec ústne (osobne alebo telefonicky), urobí o tom záznam na podaní alebo vyhotoví úradný<br />
záznam. Záznam musí obsahovať údaje o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená.<br />
(7) Ak spracovateľ zvolí písomnú formu vybavenia, píše vždy iba v jednej veci.<br />
(8) Ak sa vyžaduje písomná forma vybavenia a vec nemožno vybaviť včas listom, použije sa<br />
súrny záznam; doklad o jeho odoslaní sa pripojí k spisu. Odoslaný text sa zašle listom dodatočne v ten<br />
istý deň.<br />
(9) Ak to povaha veci dovoľuje, podanie sa môže vybaviť priamo čistopisom registratúrneho<br />
záznamu vybavenia bez konceptu. V ostatných prípadoch spracovateľ vyhotoví koncept vybavenia.<br />
Koncept vlastnoručne podpíše. Ak ho preskúmali a upravili ďalší zamestnanci, podpíšu ho aj oni.<br />
(10) Vybavený spis možno uzatvoriť a odložiť do príručnej registratúry organizačného útvaru.<br />
Spracovateľ môže mať u seba len nevybavené spisy.<br />
(11) Nazeranie do vybavovaného spisu povoľuje a informácie o jeho obsahu podáva vedúci<br />
organizačného útvaru.<br />
Čl. 10<br />
Tvorba registratúrneho záznamu<br />
(1) Spracovateľ vyznačí do údajov o registratúrnom zázname:<br />
a) presnú adresu adresáta, číslo spisu, pod ktorým podanie vybavuje, číslo podania, na ktoré<br />
odpovedá, stručné označenie veci,<br />
b) schvaľovateľa a podpisovateľa,<br />
c) naliehavosť a spôsob odoslania záznamu,<br />
d) počet výtlačkov, ktorý má byť vyhotovený,<br />
e) rozdeľovník adresátov, ktorým má byť vyhotovenie zaslané,<br />
f) jednotlivé expedície, ak sú rozdielne pre jednotlivých adresátov.<br />
(2) Vedúci organizačného útvaru skontroluje vybavenie podania spracovateľom. Zodpovedá za<br />
posúdenie vybavenia z vecného a odborného hľadiska, ako aj z hľadiska dodržania právnych a iných<br />
predpisov.<br />
(3) Spracovateľ zodpovedá za úpravu vyhotovenia záznamu podľa platných technických<br />
noriem 7 a smerníc úradu.<br />
6 § 16 ods. 2 písm. h) zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.<br />
7<br />
STN 016910 Pravidlá písania a úpravy písomností<br />
STN 886101 Predtlač listových papierov na úradné a obchodné listy
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 9<br />
(4) Spracovateľ venuje pozornosť opisu obsahu registratúrneho záznamu (Vec). Opis obsahu<br />
záznamu musí byť vyjadrený jednoznačne a stručne. Osobitnú pozornosť venuje opisu obsahu prvého<br />
záznamu spisu označeného znakom hodnoty “A”.<br />
(5) Registratúrny záznam sa vyhotovuje na papieri s predtlačeným názvom a identifikačnými<br />
údajmi úradu; predtlač obsahuje aj identifikačné údaje záznamu. Osobný list predsedu úradu sa<br />
vyhotovuje na papieri s predtlačeným označením funkcie; číslo spisu sa píše iba na kópiu.<br />
(6) Originál a prvá kópia čistopisu záznamu označeného v registratúrnom pláne znakom<br />
hodnoty “A” sa vyhotovujú na trvanlivom kancelárskom papieri 8 písacou látkou, ktorá zaručí<br />
trvanlivosť textu. Adresy na obálky sa píšu súčasne s vyhotovovaním registratúrneho záznamu.<br />
Čl. 11<br />
Používanie pečiatok<br />
(1) Úrad používa podlhovastú (nápisovú) pečiatku s názvom samosprávneho <strong>kraj</strong>a a úradnú<br />
pečiatku so štátnym znakom Slovenskej republiky, .<br />
(2) Používanie pečiatky so štátnym znakom upravuje osobitný zákon.<br />
(3) Ak nie je určené používanie úradnej pečiatky so štátnym znakom používa úrad podlhovastú<br />
(nápisovú) pečiatku, ktorej text je pri zachovaní predpísaných náležitostí zhodný s textom v záhlaví ním<br />
používaných tlačív.<br />
(4) Ak úrad používa niekoľko pečiatok toho istého typu s rovnakým textom, rozlišujú sa<br />
číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné.<br />
(5) Úrad vedie evidenciu pečiatok. Evidencia obsahuje odtlačok pečiatky s uvedením mena,<br />
priezviska a funkcie osoby, ktorá ju prevzala a používa.<br />
Čl. 12<br />
Podpisovanie a rozmnožovanie záznamov<br />
(1) Záznamy podpisuje a schvaľuje vedúci organizačného útvaru alebo jeho zástupca v rámci<br />
pôsobnosti organizačného útvaru. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu<br />
správnosť podpísaného záznamu.<br />
(2) Na záznam sa umiestňuje spravidla jeden podpis. Ak musia byť na zázname dva podpisy,<br />
podpis zamestnanca s vyšším funkčným zaradením sa umiestňuje vľavo.<br />
(3) Meno a priezvisko, ako aj funkčné označenie podpisujúceho sa vytlačia. Ak záznam v<br />
neprítomnosti vedúceho organizačného útvaru podpisuje jeho zástupca, pripojí za svoj podpis skratku<br />
"v z." (v zastúpení).<br />
(4) Ak sa záznamy odovzdávajú na rozmnoženie, podpíše vedúci organizačného útvaru<br />
čistopis alebo koncept, v tomto prípade sa za jeho vytlačeným menom a priezviskom uvedie skratka<br />
„v. r."(vlastnou rukou). Pod ukončeným textom sa v ľavom dolnom rohu uvedie doložka "Za<br />
správnosť vyhotovenia" doplnená menom, priezviskom a podpisom zamestnanca zodpovedného za<br />
správnosť prepísania schváleného konceptu<br />
8 § 16 ods. 2 písm. c) zákona NR SR č. 395/2002 Z. z., Medzinárodná technická norma ISO 9706
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 10<br />
Čl. 13<br />
Odosielanie zásielok<br />
(1) Zásielky sa odosielajú obyčajnou poštou, doporučene, na návratku (doručenku), ďalej<br />
kuriérnymi službami alebo telekomunikačnými prostriedkami. Záznamy určené na odoslanie poštou sa<br />
odovzdávajú do podateľne.<br />
(2) Doporučené zásielky, zásielky na návratku (doručenku) a súrne zásielky sa zapisujú do<br />
doručovacích hárkov, v ktorých pošta potvrdzuje prevzatie na prepravu. Obyčajné zásielky sa do<br />
zoznamov nezapisujú a ich príjem sa nepotvrdzuje.<br />
(3) Doporučene na návratku s označením “do vlastných rúk” sa odosielajú aj záznamy s<br />
dokladmi, ktoré organizácia vracia, ako aj predvolania na rokovanie a iné záznamy, pri ktorých treba<br />
zabezpečiť preukázateľnosť doručenia. 9<br />
(4) Podpísané návratky podateľňa odovzdá na zaevidovanie príslušnému organizačnému<br />
útvaru na založenie do spisu a zaznačenie informácie o stave vybavenia.<br />
(5) Zásielky, ktoré obsahujú ceniny sa zasielajú ako cenné listy alebo kuriernou službou.<br />
(6) Ak pošta vrátila zásielku ako nedoručiteľnú, spracovateľ porovná správnosť údajov na<br />
obálke s údajmi udanými adresátom; odstráni chybu, ak ju spôsobil. Údaje o vrátení zásielky alebo o jej<br />
prípadnom opätovnom odoslaní správca záznamov zaeviduje v denníku.<br />
(7) Úrad môže občanovi odovzdať iba zásielku, ktorá je mu adresovaná po preukázaní jeho<br />
osobnej totožnosti. Prevzatie sa potvrdzuje podpisom na kópii záznamu alebo na doručovacom lístku<br />
(pri balíkoch) s uvedením dátumu prevzatia. Zásielku adresovanú úradu nemôže úrad občanovi vydať.<br />
Údaje o osobnom prevzatí správca záznamov zaeviduje v registratúrnom denníku .<br />
PIATA ČASŤ<br />
Ukladanie spisov a registratúrnych záznamov<br />
Čl. 14<br />
Registratúrny plán<br />
(1) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické ukladanie spisov. Člení registratúru<br />
do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.<br />
(2) Registratúrny plán je usporiadaný do vecných skupín podľa jednotlivých úsekov činnosti.<br />
(3) Registratúrny plán úradu a jeho dodatky pripravuje správca registratúry úradu v spolupráci<br />
s vedúcimi organizačných útvarov alebo nimi poverenými zamestnancami.<br />
Čl. 15<br />
Registratúra organizačného útvaru<br />
(1) Spisy organizačného útvaru tvoria príručnú registratúru organizačného útvaru. Vybavené<br />
a uzatvorené spisy organizačného útvaru v aktuálnom kalendárnom roku sa ukladajú na jednom mieste<br />
9 § 24 zákona č. 71/1967 Zb.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 11<br />
organizačného útvaru (ďalej len “príručná registratúra“), kde ostávajú uložené jeden kalendárny rok<br />
nasledujúci po roku uzatvorenia. Miesto ich uloženia určí vedúci príslušného organizačného útvaru.<br />
Manipulovať s nimi môže registratúrny pracovník, príp. spracovateľ, ktorý zodpovedá za ich bezpečné<br />
uloženie, úschovu a ochranu.<br />
(2) Vedúci organizačného útvaru dôsledne dbá o správu príručnej registratúry organizačného<br />
útvaru v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku; jej správou poverí jedného zamestnanca<br />
odboru (registratúrny pracovník).<br />
(3) Spracovateľ skontroluje úplnosť spisu a úplnosť údajov na spisovom obale. Spis musí mať<br />
vyznačenú registratúrnu značku, znak hodnoty , lehotu uloženia a vec spisu. Do spisového obalu sa<br />
vloží vytlačený obsah spisu (z ISAD).<br />
(4) Spracovateľ pred odovzdaním spisu vyradí z neho nadbytočné vyhotovenia a pomocné<br />
poznámky. Koncepty zostávajú v spise.<br />
(5) Ukladanie jednotky (spisové dosky, obaly, šanóny, zoraďovače) sa označujú štítkom s<br />
názvom úradu, názvom organizačného útvaru, názvom druhu agendy priradenej k registratúrnej značke,<br />
registratúrnou značkou, znakom hodnoty, lehotou uloženia, číslami spisov a rokom vzniku spisov (vzor<br />
č. 2).<br />
(6) Vypožičanie spisov sa potvrdzuje podpisom na výpožičnom lístku (vzor č. 3) alebo sa tento<br />
údaj zaznačí cez kontextovú funkciu v ISAD. Za vypožičanie a vrátenie spisov zodpovedá vedúci<br />
organizačného útvaru alebo jeho zástupca.<br />
(7) Vybavené a uzatvorené spisy sa po roku úschovy v príručnej registratúre odovzdávajú do<br />
registratúrneho strediska na základe odovzdávacieho zoznamu (vzor č. 4), ktorý pripraví v dvoch<br />
vyhotoveniach registratúrny pracovník odboru.<br />
(8) Spisy sa odovzdávajú úplné, riadne označené a usporiadané podľa registratúrnych značiek.<br />
Neodovzdané spisy sa vyznačia v odovzdávacom zozname znakom "0" na pravom o<strong>kraj</strong>i pri<br />
príslušnom čísle spisu. Registratúrne stredisko neprevezme spisy bez odovzdávacieho zoznamu.<br />
(9) Odovzdávací zoznam obsahuje názov úradu, názov organizačného útvaru, dátum<br />
odovzdania, registratúrnu značku, čísla spisov, rok, znak hodnoty, lehotu uloženia, podpis zamestnanca<br />
odovzdávajúceho organizačného útvaru a podpis správcu registratúry.<br />
Čl. 16<br />
Registratúrne stredisko<br />
(1) Registratúrne stredisko organizuje a zabezpečuje v určených termínoch preberanie spisov z<br />
jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, označovanie a ukladanie, bezpečnú úschovu a<br />
všestrannú ochranu, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 12<br />
(2) Registratúrne stredisko ďalej umožňuje oprávneným osobám nazeranie, vypožičiavanie,<br />
ako aj vydávanie výpisov a odpisov zo spisov.<br />
(3) Spisy sa ukladajú podľa organizačných útvarov, v nich podľa ročníkov a podľa<br />
registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky.<br />
(4) Registratúrne stredisko vedie evidenciu prevzatých spisov rozčlenených, na základe<br />
preberacích zoznamov, podľa registratúrnych značiek. V zozname pri každej položke vyznačí jej<br />
presné uloženie (lokáciu) v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časti, polica, ukladacia<br />
jednotka).<br />
(5) Úrad dôsledne dbá o také umiestnenie a materiálno-technické vybavenie registratúrneho<br />
strediska, aby spĺňalo podmienky pre všestrannú ochranu registratúry 10 ( príloha č.2 – správne delikty<br />
Mv SR podľa zákona).<br />
(6) Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá správca registratúry. Správca<br />
registratúry ďalej metodicky usmerňuje a kontroluje dodržiavanie ustanovení registratúrneho poriadku<br />
pri správe registratúr organizačných útvarov, zabezpečuje školenia zamestnancov k registratúrnemu<br />
poriadku a plánu. V spolupráci s komisiou pre vyraďovanie spisov pripravuje vyraďovanie spisov z<br />
registratúrneho strediska, vrátane vyraďovania špeciálnych druhov záznamov.<br />
Správca registratúry úradu pripravuje návrh registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu<br />
úradu.<br />
(7) Špeciálne druhy registratúrnych záznamov sa ukladajú oddelene na organizačných<br />
útvaroch, z ktorých činnosti vznikli a ktoré ich spravujú v tzv. “špecializovaných registratúrach“<br />
(príloha).<br />
ŠIESTA ČASŤ<br />
Využívanie registratúry<br />
Čl. 17<br />
(1) Registratúru úradu (ďalej len “registratúra”) môžu využívať jej zamestnanci pri plnení<br />
svojich pracovných úloh, ako aj pri poskytovaní informácií verejnosti. Registratúra sa využíva<br />
nazeraním, vypožičiavaním, ako aj vydávaním odpisov (kópií) a výpisov zo spisov.<br />
(2) Využívanie registratúry sa uskutočňuje v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov v<br />
informačných systémoch. 11<br />
(3) Registratúru možno využívať len za podmienok vylučujúcich poškodenie, zničenie alebo<br />
stratu záznamu alebo spisu.<br />
Čl.18<br />
Nazeranie do spisov<br />
10 § 17-25 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.<br />
11 Zákon NR SR č. 428/2002 Z.z. o ochrane osobných údajov.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 13<br />
(1) Zamestnanci úradu môžu nazerať do spisov uložených v príručnej registratúre<br />
organizačného útvaru alebo v registratúrnom stredisku v rozsahu potrebnom na plnenie ich pracovných<br />
úloh v prítomnosti administratívneho zamestnanca alebo správcu registratúry takto:<br />
a) zamestnanci organizačného útvaru môžu nazerať do spisov organizačného útvaru bez<br />
osobitného povolenia,<br />
b) zamestnanci úradu môžu nazerať do spisov iných organizačných útvarov so súhlasom<br />
vedúceho príslušného organizačného útvaru.<br />
(2) Úrad umožní na základe písomného poverenia nazeranie do svojich spisov právnickým<br />
osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich úloh.<br />
(3) Úrad môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa<br />
ich týkajú a pokiaľ preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky.<br />
Čl. 19<br />
Vypožičiavanie spisov<br />
(1) Zamestnanci úradu si vypožičiavajú spisy uložené v registratúrnom stredisku takto:<br />
a) zamestnanci organizačného útvaru si vypožičiavajú spisy organizačného útvaru bez<br />
osobitného povolenia,<br />
b) zamestnanci úradu si vypožičiavajú spisy iných organizačných útvarov so súhlasom<br />
vedúceho príslušného organizačného útvaru.<br />
(2) Zamestnanec úradu potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku<br />
(vzor č. 3) alebo sa tento údaj zaznačí cez kontextovú funkciu v ISAD. Výpožičný lístok sa vyplňuje v<br />
dvoch vyhotoveniach a pre každý vyžiadaný spis osobitne. Správca registratúry vloží výpožičný lístok<br />
na miesto vypožičaného spisu.<br />
(3) Vypožičanie spisu mimo úrad môže povoliť len riaditeľ úradu. V takom prípade sa<br />
vyhotoví reverz (vzor č. 5) v dvoch exemplároch, v ktorom sa uvedie číslo spisu, vec, počet listov,<br />
počet a druh príloh, identifikačné údaje o žiadateľovi a dôvod vypožičania.<br />
(4) Spisy sa spravidla požičiavajú na 15 dní, ak osobitný predpis neustanovuje inak. 12 . Správca<br />
registratúry kontroluje dodržiavanie výpožičnej lehoty; v odôvodnených prípadoch môže so súhlasom<br />
riaditeľa úradu lehotu predĺžiť. Po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu,<br />
kto spis vrátil. O vypožičaní a vrátení spisov vedie evidenciu.<br />
Čl. 20<br />
Vydávanie výpisov a odpisov<br />
(1) Odpis (kópiu) alebo výpis zo spisu možno vyhotoviť v rozsahu oprávnených nárokov<br />
žiadateľa, a to len na základe písomnej žiadosti.<br />
SIEDMA ČASŤ<br />
Vyraďovanie spisov a záverečné ustanovenia<br />
Čl. 21<br />
Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov<br />
a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov<br />
12 Napr. vyhláška NBÚ č. 455/2001 Z.z.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 14<br />
(1) Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry<br />
vyčleňujú registratúrne záznamy (spisy), ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich<br />
dokumentárna hodnota.<br />
(2) Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť úradu 13 a<br />
ktorým uplynuli ich lehoty uloženia.<br />
(3) Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že:<br />
a) spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po<br />
vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu,<br />
b) spis nemá trvalú dokumentárnu archívnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po<br />
vyradení z registratúry je určený na zničenie.<br />
(4) Ustanovenia tohto poriadku sa vzťahujú aj na hodnotenie a vyraďovanie špeciálnych<br />
druhov registratúrnych záznamov s odchýlkami podľa osobitných predpisov. 14<br />
(5) Vyraďovanie špeciálnych druhov registratúrnych záznamov sa pripravuje oddelene na<br />
organizačných útvaroch, z ktorých činnosti vznikli a ktoré ich spravujú.<br />
Čl. 22<br />
Znak hodnoty<br />
(1) Znakom hodnoty “A” sa označuje registratúrny záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu<br />
hodnotu podľa kritérií hodnotenia záznamu (obsah, pôvodca, obdobie vzniku, jedinečnosť<br />
vyhotovenia, hodnovernosť a nosič záznamu). Spisy označené znakom hodnoty “A” sú určené na<br />
odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti archívu.<br />
(2) Znak hodnoty “A” sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu. Pri<br />
registratúrnych záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného<br />
registratúrneho záznamu. Všetky ostatné vyhotovenia, t. j. duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca<br />
rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa<br />
so súhlasom a s vedomím správcu registratúry úradu vyradiť, ak už nie sú potrebné pre jeho ďalšiu<br />
činnosť.<br />
(3) Znak hodnoty “A” je záväzný spravidla len pre spisy, ktorých pôvodcom je úrad. Výnimku<br />
tvoria významné záznamy cudzieho pôvodu výrazne sa týkajúce činnosti úradu.<br />
Čl. 23<br />
Lehota uloženia<br />
(1) Lehotu uloženia spisov stanovuje registratúrny plán úradu.<br />
(2) Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých úrad potrebuje registratúrny záznam pre<br />
svoju činnosť. Určuje, po koľkých rokoch od svojho uzatvorenia sa spis stane predmetom vyraďovania.<br />
Vyjadruje ju arabská číslica. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol<br />
spis uzatvorený. Do jej uplynutia musí zostať spis uložený v registratúrnom stredisku v pôvodnom<br />
registratúrnom usporiadaní.<br />
(3) Lehota uloženia sa môže v odôvodnených prípadoch a po prerokovaní s archívom predĺžiť.<br />
Lehota uloženia sa nesmie skrátiť.<br />
13 § 19 ods. 1 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.<br />
14 Napr. zákon NR SR č. 431/2002 Z . z., vyhláška NBÚ č. 455/2001 Z. z.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 15<br />
Čl. 24<br />
Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov<br />
(1) Úrad predkladá návrhy na vyradenie a vyraďuje spisy a špeciálne druhy registratúrnych<br />
záznamov (ďalej len “vyraďovanie spisov”) v pravidelných intervaloch dohodnutých s archívom; tieto<br />
nesmú byť dlhšie ako päť rokov. 15 Ak nedôjde k dohode, lehotu určí archív.<br />
(2) Riaditeľ úradu dôsledne dbá, aby úrad zabezpečil pravidelné a plánovité vyraďovanie<br />
spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku.<br />
(3) Vyraďovanie spisov, ktorým uplynuli predpísané lehoty, sa pripravuje v registratúrnom<br />
stredisku.<br />
spisu.<br />
(4) Vyraďovanie spisov sa uskutočňuje v súlade s registratúrnym plánom platným v čase vzniku<br />
(5) Správca registratúry zabezpečí vyhotovenie zoznamu spisov určených na vyradenie<br />
z registratúrneho strediska a to osobitne pre vecné skupiny spisov so znakom hodnoty “A” (vzor č. 6)<br />
a osobitne pre vecné skupiny spisov bez znaku hodnoty “A” (vzor č. 7). Takto členený zoznam je<br />
usporiadaný do ročníkov a vecných skupín podľa registratúrneho plánu úradu s uvedením množstva<br />
vyradených spisov vyjadreného v ukladacích jednotkách (spisové dosky, balík, archívna škatuľa). 16<br />
Čl. 25<br />
Návrh na vyradenie spisov<br />
(1) Správca registratúry pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov (ďalej len<br />
“návrh”) (vzor č. 8). Návrh schválený riaditeľom úradu zaeviduje správca registratúry v denníku.<br />
Originál sa spolu s prílohami (zoznamami) odovzdá archívu; kópie si ponechá registratúrne stredisko. 17<br />
(2) Spisy uvedené v návrhu zostanú uložené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej<br />
archívnej prehliadke mohli byť pohotovo predložené zamestnancom archívu. Čísla položiek spisov<br />
označených znakom hodnoty “A” a spisov bez znaku hodnoty “A” vyraďovacieho zoznamu sa<br />
vyznačia aj na príslušnej ukladacej jednotke.<br />
(3) Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie.<br />
Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti úradu na doplnenie alebo na prepracovanie. Vykoná odbornú<br />
archívnu prehliadku, ktorej priebeh a výsledok sa zaznamená v dvojmo vyhotovenej zápisnici<br />
o vyraďovacom konaní. Archív posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie, v ktorom<br />
stanoví, ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti<br />
a ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie. 18<br />
(4) Zničenie spisov sa uskutočňuje na náklady úradu.<br />
15 § 18 ods. 3 zákona č. 395/2002 Z. z.<br />
16 § 11 ods. 2 a 3 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.<br />
17<br />
§ 11 ods. 1 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.<br />
§ 19 ods. 2 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.<br />
18 § 18 ods. 1 a § 24 ods. 3 písm. d) bod 1. zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.<br />
§ 12 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 16<br />
Čl. 26<br />
Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty<br />
(1) Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska.<br />
(2) Úrad zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do<br />
času, kým ich archív prevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú v<br />
registratúrnom stredisku oddelene od ostatných spisov.<br />
(3) Archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov<br />
alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne, v dohodnutej lehote.<br />
Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol. Vyhotovuje<br />
ho archív na základe odovzdávacieho zoznamu spisov so znakom hodnoty “A” vyhotoveného úradom<br />
(vzor č. 9); jeho originál jej odovzdá. 19 Odovzdanie archívnych dokumentov do archívu sa uskutočňuje<br />
na náklady úradu.<br />
(4) Evidenčné pomôcky sa odovzdávajú do archívu až po vyradení v nich zaevidovaných<br />
spisov.<br />
Čl.27<br />
Záverečné ustanovenia<br />
(1) Táto smernica nadobúda účinnosť dňom 1.1.<strong>2005</strong> .<br />
Ing. Ján Dreisig, v . r.<br />
riaditeľ Úradu ŽSK<br />
Príloha č.1<br />
Organizačná štruktúra úradu<br />
A. predseda samosprávneho <strong>kraj</strong>a,<br />
B. podpredseda samosprávneho <strong>kraj</strong>a,<br />
C. riaditeľ úradu,<br />
D. odbor organizačný, v ňom oddelenie:<br />
1) činností orgánov <strong>kraj</strong>a,<br />
19 § 24 ods. 3 písm. e) zákona NR SR č. 395/2002 Z. z.<br />
§ 14 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 17<br />
2) personálne a P a M, (špeciálne druhy registratúrnych záznamov)<br />
3) informatiky a spisovej služby,<br />
4) krízového riadenia, (špeciálne druhy registratúrnych záznamov)<br />
E. odbor regionálneho rozvoja, v ňom odd.:<br />
1) regionálneho rozvoja,<br />
2) územného plánovania,<br />
3) cestovného ruchu,<br />
F. odbor financií, v ňom odd.:<br />
1) rozpočtu a cien,<br />
2) účtovníctva, (špeciálne druhy registratúrnych záznamov)<br />
G. odbor školstva, v ňom odd.:<br />
1) správy a metodiky, starostlivosť o šport a mládež,<br />
2) samosprávnych činností,<br />
H. odbor zdravotníctva, v ňom oddelenie:<br />
1) zdravotníctva,<br />
2) dohľadu, riadenia a ekonomiky,<br />
I. odbor sociálnych vecí, v ňom odd.:<br />
1) sociálnej pomoci,<br />
2) sociálnych služieb,<br />
J. odbor vnútornej správy<br />
K. odbor kultúry<br />
L. odbor dopravy a komunikácií, v ňom odd.:<br />
1) dopravy a dráh,<br />
2) pozemných komunikácií,<br />
M. odbor právny<br />
N. odbor informácií a zahraničných vzťahov, v ňom odd.:<br />
1) zahraničných vzťahov,<br />
2) informácií a styku s verejnosťou,<br />
O. útvar kontroly, v ňom odd.:.<br />
1) všeobecnej kontroly, sťažností a kontroly rozpočtových prostriedkov, (špeciálne druhy<br />
registratúrnych záznamov)<br />
2) kontroly hospodárenia a nakladania s majetkom.<br />
Príloha č.2<br />
Správne delikty<br />
Podľa §31 ods.1 zákona č. 395/2003 Z. z. Mv SR môže uložiť pokutu do<br />
a) 33 193,90 EUR (1 000 000 Sk) tomu, kto<br />
1. zničí alebo poškodí archívny dokument,<br />
2. odcudzí archívny dokument,<br />
3. vyvezie trvalo archívny dokument bez povolenia ministerstva,
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 18<br />
4. zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania,<br />
b) 16 596,96 EUR (500 000 Sk) tomu, kto<br />
1. neumožní výkon štátneho odborného dozoru,<br />
2. nevykoná opatrenie na ochranu archívneho dokumentu, ktoré mu uložilo ministerstvo,<br />
3. neodovzdá archívny dokument do nútenej úschovy,<br />
4. neodovzdá archívny dokument, ktorý mu bol vyvlastnený,<br />
5. nepredloží cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho,<br />
c) 3 319,39 EUR (100 000 Sk) tomu, kto<br />
1. vyvezie dočasne archívny dokument bez povolenia ministerstva,<br />
2. dovezie na územie Slovenskej republiky cudzí archívny dokument bez povolenia štátu<br />
vývozu alebo dovezie cudzí archívny dokument odcudzený v inom štáte,<br />
3. nepredloží archívny dokument na reštaurovanie alebo konzervovanie,<br />
4. nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie<br />
a schválenie,<br />
5. nezabezpečí správu registratúry,<br />
6. nezabezpečí trvanlivosť registratúrneho záznamu,<br />
7. umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich<br />
ochrany,<br />
8. neodovzdá registratúru právnemu nástupcovi,<br />
9. nevykoná opatrenie na nápravu nedostatkov v správe registratúry, ktoré mu uložilo<br />
ministerstvo,<br />
d) 1 659,70 EUR (50 000 Sk) tomu, kto<br />
1. nepredloží na posúdenie dokumentárnej hodnoty záznam, ktorý nadobudol a ktorého<br />
obsah, pôvod, čas vzniku alebo jedinečnosť vyhotovenia odôvodňujú predpoklad, že by<br />
mohlo ísť o archívny dokument,<br />
2. nepožiada ministerstvo o súhlas so zriadením archívu alebo so zrušením archívu,<br />
3. neponúkne ministerstvu archívne dokumenty na prednostné odkúpenie,<br />
4. neoznámi zmenu vlastníka alebo držiteľa archívneho dokumentu, zmenu uloženia,<br />
stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie archívneho dokumentu,<br />
5. poruší bádateľský poriadok,<br />
6. neoznámi ako zriaďovateľ archívu vznik a zánik pracovného pomeru osoby vykonávajúcej<br />
odborné činnosti v archíve,<br />
7. neoznámi ako pôvodca registratúry zmenu svojho názvu alebo zmenu miesta uloženia<br />
registratúry,<br />
8. nevráti povolenie, ktoré nepoužil.<br />
Vzor č. 1<br />
PREZENTAČNÁ PEČIATKA<br />
Názov úradu<br />
dátum<br />
Evidenčné číslo:<br />
Prílohy/listy:<br />
Číslo spisu:<br />
Vybavuje:
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 19<br />
Vzor č. 2<br />
ŠTÍTOK S IDENTIFIKAČNÝMI ÚDAJMI<br />
Názov úradu<br />
Názov organizačného útvaru<br />
Vec<br />
Registratúrna<br />
značka:<br />
Znak hodnoty<br />
a lehota uloženia:<br />
Ročník spisov:<br />
Čísla spisov:<br />
(od- do)<br />
Vzor č. 3<br />
VÝPOŽIČNÝ LÍSTOK<br />
Registratúrna<br />
značka:<br />
Vybral:<br />
(kto, kedy)<br />
Žiadateľ:<br />
Číslo spisu: Založil: Podpis potvrdzujúci
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 20<br />
(kto, kedy)<br />
Prevzatie:<br />
Počet listov a príloh:<br />
Vzor č. 4<br />
ZOZNAM SPISOV ODOVZDÁVANÝCH Z ORGANIZAČNÝCH ÚTVAROV<br />
DO REGISTRATÚRNEHO STREDISKA<br />
Názov úradu:<br />
Organizačný útvar:<br />
Dátum odovzdania:<br />
Odovzdaný ročník:
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 21<br />
RZ Číslo spisu ZH - LU Poznámka<br />
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––<br />
Registratúrne stredisko<br />
Podpis<br />
Odovzdávajúci organizačný útvar<br />
Podpis<br />
RZ - registratúrna značka<br />
ZH - znak hodnoty<br />
LU - lehota uloženia<br />
Poznámka:: napr. sa do poznámky sa zapisuje znak “0”, t.j. neodovzdaný spis.<br />
Vzor č.5<br />
REVERZ<br />
........................................................................................................................................<br />
Názov úradu<br />
Vaše číslo:<br />
Naše číslo:<br />
Výpožičná lehota:<br />
Dátum:
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 22<br />
R E V E R Z<br />
......................................................................<br />
......................................................................<br />
......................................................................<br />
......................................................................<br />
Potvrdzujeme, že sme prevzali spis (záznam) ako výpožičku od.................................<br />
Zaväzujeme sa, že spis (záznam) bude bezpečne uložený a použitý len v úradných miestnostiach a za<br />
tým účelom, pre ktorý bol vypožičaný. Ďalej sa zaväzujeme, že spis (záznam) vrátime úradu v<br />
pôvodnom fyzickom stave, usporiadaní a rozsahu, stanovenej lehote a dohodnutým spôsobom, a to<br />
do:.................................<br />
Požičaný bol tento spis (záznam)<br />
............................................................................................................................................<br />
............................................................................................................................................<br />
............................................................................................................................................<br />
............................................................................................................................................<br />
............................................................................................................................................<br />
............................................................................................................................................<br />
Vrátené dňa: ...................<br />
Meno a priezvisko zamestnanca<br />
úradu: ............................<br />
Vypožičané dňa.........................<br />
Meno a priezvisko<br />
zástupcu žiadateľa o výpožičku:<br />
..................................................<br />
Podpis: ..................................... Podpis: ......................................<br />
Pečiatka:<br />
Pečiatka:<br />
Vzor č. 6<br />
ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV SO ZNAKOM<br />
HODNOTY ”A” NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE<br />
Odtlačok pečiatky (alebo názov) úradu<br />
Príloha k návrhu na vyradenie<br />
Číslo spisu:<br />
Dátum
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 23<br />
Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty ”A”<br />
navrhnutých na vyradenie<br />
____________________________________________________________________________<br />
Por. RZ Názov vecnej ZH Rozpätie Množstvo Poznámka<br />
č. skupiny LU rokov<br />
____________________________________________________________________________<br />
Por. č.<br />
- poradové číslo<br />
RZ<br />
- registratúrna značka<br />
Vecná skupina - názov podľa registratúrneho plánu<br />
ZH<br />
- znak hodnoty<br />
LU<br />
- lehota uloženia<br />
Množstvo<br />
- počet fasciklov, balíkov a pod.<br />
Poznámka - napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.<br />
Vzor č. 7<br />
ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV BEZ ZNAKU<br />
HODNOTY ”A” NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE<br />
Odtlačok pečiatky (alebo názov) úradu<br />
Príloha k návrhu na vyradenie<br />
Číslo spisu:<br />
Dátum
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 24<br />
Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty ”A”<br />
navrhnutých na vyradenie<br />
____________________________________________________________________________<br />
Por. RZ Názov vecnej LU Rozpätie Množstvo Poznámka<br />
č. skupiny rokov<br />
____________________________________________________________________________<br />
Por. č.<br />
RZ<br />
Vecná skupina<br />
LU<br />
Množstvo<br />
Poznámka<br />
- poradové číslo<br />
- registratúrna značka<br />
- názov podľa registratúrneho plánu<br />
- lehota uloženia<br />
- počet fasciklov, balíkov, šanónov, a pod.<br />
- napr. obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.<br />
Vzor č. 8<br />
NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV<br />
Papier s predtlačeným názvom úradu<br />
Ministerstvo vnútra SR<br />
Štátny archív v ....<br />
Vaše číslo/zo dňa Naše číslo Vybavuje Dátum<br />
Vec
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 25<br />
Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov<br />
- predloženie___________________________________<br />
Podľa § 19 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení<br />
niektorých zákonov navrhujeme na vyradenie registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti<br />
.................................., ktoré uvádzame v pripojených zoznamoch.<br />
Registratúrne záznamy usporiadané v súlade s Registratúrnym poriadkom ........................... č.<br />
.......... z roku ....... navrhujeme vyradiť takto:<br />
1. záznamy so znakom hodnoty “A” v počte .......... položiek z rokov ........... odovzdať do Slovenského<br />
národného archívu.<br />
2. Záznamy bez znaku hodnoty “A” v počte ......... položiek z rokov ............. odovzdať na zničenie.<br />
Registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie sú uložené podľa vecných skupín<br />
registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku v registratúrnom stredisku ...................... (názov<br />
úradu).<br />
Vyhlasujeme, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota<br />
uloženia.<br />
Vyhlasujeme, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujeme na svoju<br />
činnosť.<br />
Žiadame preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov so<br />
znakom hodnoty ”A”, ako aj registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty ”A”, ktoré sú uvedené<br />
v pripojených zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie.<br />
2 prílohy odtlačok pečiatky<br />
podpis<br />
titul, meno, priezvisko<br />
funkcia<br />
Vzor č.9<br />
ZOZNAM ODOVZDÁVANÝCH ARCHÍVNYCH DOKUMENTOV<br />
___________________________________________________________________________<br />
Por. RZ Názov vecnej Rok Číslo ukladacej Poznámka<br />
č. skupiny jednotky<br />
____________________________________________________________________________<br />
1.<br />
2.<br />
.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong> Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong> Strana 26<br />
.<br />
.<br />
................................. ..........................................................<br />
dátum<br />
meno, priezvisko a podpis<br />
zamestnanca, ktorý zoznam vypracoval<br />
Por. č.<br />
- poradové číslo<br />
RZ<br />
- registratúrna značka<br />
Názov vecnej skupiny - názov podľa registratúrneho plánu<br />
Rok<br />
- rok alebo časové rozpätie vzniku odovzdávaných archívnych<br />
dokumentov<br />
Číslo ukladacej jednotky - číslo alebo čísla obalov (archívnych škatúľ), v ktorých sú uložené<br />
odovzdávané archívne dokumenty príslušnej vecnej skupiny<br />
Poznámka<br />
- napr. zmena hodnoty, obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.
Smernica č.<strong>30</strong>/<strong>2005</strong><br />
Žilinský samosprávny <strong>kraj</strong><br />
Príloha1<br />
REGISTRATÚRNY PLÁN ÚRADU<br />
ŽILINSKÉHO SAMOSPRÁVNEHO KRAJA<br />
A. VŠEOBECNÉ<br />
B. VNÚTORNÁ SPRÁVA<br />
C. PROGRAMOVÁ IMPLEMENTÁCIA A RIADENIE PROJEKTOVÉHO CYKLU<br />
E. KRÍZOVÉ RIADENIE<br />
G. FINANCIE A SPRÁVA MAJETKU<br />
K. DOPRAVA A CESTNÉ HOSPODÁRSTVO<br />
L. HOSPODÁRSKA A TECHNICKO-PREVÁDZKOVÁ AGENDA<br />
M. SOCIÁLNE VECI<br />
N. ZDRAVOTNÍCTVO<br />
O. ŠKOLSTVO A TELESNÁ KULTÚRA<br />
P. KULTÚRA<br />
R. REGIONÁLNY OPERAČNÝ PROGRAM – IMPLEMENTÁCIA PROJEKTOV<br />
S. REGIONÁLNY ROZVOJ A ÚZEMNÉ PLÁNOVANIE<br />
T. KONTROLA<br />
V. ORGANIZÁCIA ČINNOSTI ÚRADU<br />
X. PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA<br />
Y. INFORMATIKA
Registratúrna<br />
značka<br />
Vecný obsah dokumentu<br />
Znak hodnoty<br />
Lehota<br />
uloženia<br />
VŠEOBECNÉ<br />
AA Analýzy a rozbory<br />
AA1 Ročné A – 10<br />
AA2 Krátkodobé 5<br />
AA3 Organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti 5<br />
AC<br />
Právne záležitosti<br />
AC1 Súdne spory A – 20<br />
AC2 Rozhodnutia A – 20<br />
AC3 Stanoviská, vyjadrenia 5<br />
AC4 Pripomienky 3<br />
AD Delimitačné protokoly A – 10<br />
AE Evidencie – všeobecne 5<br />
AF<br />
Medzinárodná spolupráca<br />
AF1 Dohody A – 10<br />
AF2 Členstvo v medzinárodných organizáciách A – 10<br />
AF3 Všeobecne 5<br />
AF4 Rokovanie so zahraničnými partnermi, podklady na<br />
rokovanie, záznamy z rokovaní<br />
5<br />
AF5 Zápisnice zo zahraničných návštev 5<br />
AG Všeobecne záväzné vyhlášky, smernice, pokyny A – 10<br />
AG1 Vlastné A – 10<br />
AG2 Iných 10<br />
AG3 Návrhy zákonov a iných nariadení – stanoviská<br />
a pripomienkové konania<br />
5<br />
AH Informačná činnosť<br />
AH1 Vestníky, bulletiny, informačné listy a pod. A – 5<br />
AH2 Audiovizuálne záznamy A – 5<br />
AH3 Kroniky, pamätné knihy, fotografie a fotoalbumy A – 5<br />
AJ<br />
Rozpočty a finančné plány<br />
AJ1 Dlhodobé A – 10<br />
AJ2 Krátkodobé 5<br />
AJ3 Čerpanie ukazovateľov 5<br />
AK Kontrola<br />
AK1 Kontrolná a previerková činnosť 10<br />
AK2 Sťažnosti 5<br />
AL<br />
Korešpondencia<br />
AL1 Bežná 3<br />
AL2 Stanoviská na vedomie medzi organizačnými útvarmi úradu 3<br />
AL3 Pozvánky - bežné 3<br />
AM Metodická a koordinačná činnosť 10<br />
AN Sponzorstvo 10<br />
AO Zastupiteľstvo samosprávneho <strong>kraj</strong>a<br />
AO1 Dokumentácia z rokovaní (pozvánka, program, prezenčná<br />
A – 10<br />
listina, záznam, uznesenie, materiály)<br />
AO2 Záznamy z rokovaní – audiovizuálne 10<br />
2
AO3 Plány práce 10<br />
AQ Registratúrne denníky a indexy A – 10<br />
AP<br />
Sprístupnenie informácií v súlade so zákonom o slobodnom<br />
prístupe k informáciám<br />
AP1 Poskytnutie informácie 5<br />
AP2 Rozhodnutie 5<br />
AR Riadenie (príkazy, obežníky a pod.) 10<br />
AS<br />
Zmluvy<br />
AS1 Kúpne 15<br />
AS2 Zámenné A – 50<br />
AS3 O závodnom stravovaní 10<br />
AS4 O dielo 10<br />
AS5 O dotáciách 15<br />
AS6 O sponzorstve 15<br />
AS7 O mimopracovnej činnosti 15<br />
AS8 O vykonaní práce 15<br />
AS9 Hospodárske 15<br />
AS10 Kolektívne A – 5<br />
AS11 O hmotnej zodpovednosti 10<br />
AS12 O výpožičke 10<br />
AS13 Poistné 10<br />
AS14 O vecnom bremene 10<br />
AS15 O predaji nehnuteľností A – 50<br />
AS16 O kúpe nehnuteľností A – 50<br />
AS17 O vecnom bremene k nehnuteľnostiam A – 50<br />
AS18 O nájme 10<br />
AS19 O správe majetku A – 20<br />
AT<br />
Štatistika<br />
AT1 Ročná a dlhodobá A – 10<br />
AT2 Krátkodobá 5<br />
AU<br />
Poslanci samosprávneho <strong>kraj</strong>a<br />
AU1 Dotazníky poslancov 10<br />
AU2 Ospravedlnenia neúčasti na rokovaní zastupiteľstva 5<br />
AU3 Odborná príprava 5<br />
AU4 Interpelácie a ich vybavenia 5<br />
AW Programy a koncepcie 10<br />
AX Komisie, poradné orgány 10<br />
AZ<br />
Zápisy z porád<br />
AZ1 Predsedu ŽSK A – 5<br />
AZ2 Podpredsedu ŽSK A –5<br />
AZ3 Riaditeľa úradu A –5<br />
AZ4 Vedúcich zamestnancov organizačných útvarov 5<br />
AZ5 Organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti 5<br />
VŠEOBECNÁ VNÚTORNÁ SPRÁVA<br />
BA<br />
Voľby do orgánov samosprávnych <strong>kraj</strong>ov<br />
BA1 Výsledky volieb A – 10<br />
BA2 Ostatná dokumentácia 5<br />
3
BB<br />
Voľby do orgánov samosprávy obcí<br />
BB1 Výsledky volieb 10<br />
BB2 Ostatná dokumentácia 10<br />
BC<br />
Nové voľby<br />
BC1 Výsledky volieb 10<br />
BC2 Ostatná dokumentácia 10<br />
BD Voľby do Národnej rady Slovenskej republiky –<br />
10<br />
dokumentácia<br />
BE<br />
Referendum<br />
BE1 Organizačno-technické zabezpečenie 10<br />
BE2 Hospodársko-finančné zabezpečenie 10<br />
BE3 Ostatná dokumentácia 10<br />
BE4 Výsledky A – 10<br />
BF Voľba prezidenta Slovenskej republiky - dokumentácia 10<br />
BG Názvy obcí, ulíc a verejných priestranstiev - vyjadrenia 10<br />
BH Územné zmeny v rámci regiónu - stanoviská 10<br />
BI Verejné zbierky organizované úradom a nadácie 10<br />
BJ<br />
Ocenenie ŽSK<br />
BJ1 Čestné občianstvo A – 10<br />
BJ2 Cena ŽSK A – 10<br />
BJ3 Pamätná plaketa A – 10<br />
BJ4 Pamätný list A –10<br />
BJ5 Čestná pocta A –10<br />
BK<br />
Používanie symbolov<br />
BK1 Vyššieho samosprávneho celku 5<br />
BK2 Štátnych 5<br />
BL<br />
Styk s inými orgánmi<br />
BL1 Štátnej správy 5<br />
BL2 Samosprávy 5<br />
PROGRAMOVÁ IMPLEMENTÁCIA A RIADENIE<br />
PROJEKTOVÉHO CYKLU<br />
CA<br />
Operačný program konkurencieschopnosť a hospodársky rast<br />
CA1 Informovanie a publicita 10<br />
CA2 Stanoviská k predkladaným žiadostiam o nenávratný<br />
10<br />
finančný príspevok (ŽoNP)<br />
CA3 Technická pomoc 10<br />
CB<br />
Cezhraničná spolupráca Poľsko - Slovensko<br />
CB1 Korešpondencia - rôzne 5<br />
CB2 Projektové spisy 10<br />
CB3 Zmluvy 10<br />
Riadenie projektového cyklu<br />
CC1 Projektové spisy 10<br />
CC2 Projektové zámery 10<br />
CC3 Ponuky na spoluprácu 10<br />
CC4 Korešpondencia - rôzne 5<br />
EA<br />
KRÍZOVÉ RIADENIE<br />
Mimoriadne udalosti vzniknuté v rámci regiónu<br />
4
EA1 Analýza územia <strong>kraj</strong>a – súčinnosť so štátnymi orgánmi pri 5<br />
ich vypracúvaní<br />
EA2 Podklady pre vypracovanie analýzy 10<br />
EA3 Plány ochrany obyvateľstva – podklady 10<br />
EB Objektová dokumentácia 10<br />
EC Príprava obyvateľstva na sebaobranu a vzájomnú pomoc – 3<br />
propagačná činnosť<br />
ED Dohody a medzinárodná spolupráca 5<br />
EE<br />
Evakuácia obyvateľstva<br />
EE1 Plány evakuácie – súčinnosť s orgánmi štátnej správy 10<br />
EE2 Zabezpečovanie evakuácie – súčinnosť s orgánmi štátnej<br />
5<br />
správy a samosprávy<br />
EF Čerpanie finančných limitov 5<br />
EG Zariadenia civilnej ochrany 5<br />
EH<br />
Ukrytie obyvateľstva- spolupráca s organmi štátnej správy a<br />
samosprávy<br />
5<br />
EK Kontrolná činnosť 5<br />
EO Obranné plánovanie 10<br />
EP<br />
Oslobodzovanie zamestnancov od mimoriadnej vojenskej<br />
služby<br />
5<br />
ER<br />
Bezpečnostná rada <strong>kraj</strong>a<br />
ER1 Úlohy a plány 10<br />
ER2 Spracované a prerokované materiály 10<br />
ES<br />
Krízový štáb – dokumentácia<br />
ES1 Plány činností po vyhlásení stupňov pohotovosti 10<br />
EU<br />
Ochrana utajovaných skutočností<br />
EU1 Bezpečnostné previerky I. stupňa 10<br />
EU2 Evidencia osôb pre stupeň vyhradené 10<br />
EV<br />
Hospodárska mobilizácia<br />
EV1 Krízový plán 10<br />
EV2 Prehľad subjektov hospodárskej mobilizácie 10<br />
EX<br />
Kontrolná činnosť<br />
EX1 Objekty hospodárskej mobilizácie 10<br />
EX2 Ochrana utajovaných skutočností 10<br />
FINANCIE, CENY A SPRÁVA MAJETKU<br />
GA Rozbory činnosti a výročné správy<br />
GA1 Ročné, dlhodobé A – 10<br />
GA2 Krátkodobé 5<br />
GB Revízie 5<br />
GC<br />
Smernice a metodické pokyny v rámci agendy<br />
GC1 Vlastné 10<br />
GC2 Cudzie 5<br />
GD Phare projekty a iné granty 10<br />
GF<br />
Rozpočet a finančný plán úradu<br />
GF1 Ročný A – 10<br />
GF2 Krátkodobý 5<br />
GF3 Zmeny a rozpočtové opatrenia 5<br />
GF4 Otváranie limitov 5<br />
5
GH Ceny<br />
GH1 Cenová agenda – bežná 5<br />
GH2 Cenové kontroly 10<br />
GH3 Cenová agenda a cenové výmery 10<br />
GL Vysporiadanie vzťahov k užívaniu pozemkov A – 20<br />
GM Hospodárenie a správa majetku<br />
GM1 Evidencia A – 50<br />
GM2 Zoznamy a opisy majetku A – 50<br />
GM3 Skladové knihy 10<br />
GM4 Nadobudnutie majetku do vlastníctva A – 50<br />
GM5 Právne zastupovanie v majetkových veciach 10<br />
GM6 Prevod správy A – 50<br />
GM7 Prevod vlastníctva A – 50<br />
GM8 Užívanie – trvalé, dočasné A – 50<br />
GM9 Prenájom, nájom 10<br />
GM10 Vymáhanie pohľadávok 10<br />
GM11 Ostatná majetková agenda 5<br />
GN Poplatky a dane<br />
GN1 Poplatky správne 10<br />
GN2 Dane 10<br />
GN3 Iné príjmy 10<br />
GP Úvery a pôžičky 5<br />
GU Účtovníctvo<br />
GU1 Výkazy ročné (účtovné uzávierky) A – 10<br />
GU2 Výkazy krátkodobé 10<br />
GU3 Účtovné doklady 5<br />
GU4 Investičné doklady A – 10<br />
GU5 Účtovný rozvrh a účtovná osnova 5<br />
GU6 Hlavná kniha 5<br />
GU7 Účtovné knihy – ostatné 5<br />
GU8 Projektovo-programová dokumentácia pre vedenie<br />
5<br />
účtovníctva<br />
GU9 Bankové doklady 5<br />
GU10 Pokladničné doklady 5<br />
GU11 Zoznamy číselných znakov a symbolov používaných<br />
5<br />
v účtovníctve<br />
GU12 Stavy zásob 5<br />
GX Zálohové platby 10<br />
GZ Žiadosti o pridelenie finančných prostriedkov - všeobecne 5<br />
DOPRAVA A CESTNÉ HOSPODÁRSTVO<br />
KA<br />
Dráhová doprava<br />
KA1 Cestovný poriadok – návrhy, zmeny 5<br />
KA2 Dráhový správny úrad A – 10<br />
KA3 Povolenia na prevádzkovanie dráh (licencie) 10<br />
KA4 Špeciálny stavebný úrad (dráhy – stavebné a užívacie<br />
10<br />
povolenia)<br />
KA5 Skúšky dráh 5<br />
KA6 Oprávnenia na vedenie dráhových vozidiel 10<br />
6
KA7 Zmluvy o výkone vo verejnom záujme 10<br />
KA8 Štátny dozor 10<br />
KA9 Dráhy a dráhové vozidlá – zmeny, nehody, mimoriadne<br />
10<br />
udalosti<br />
KA10 Prevádzkové predpisy dráh 10<br />
KA11 Sťažnosti 5<br />
KB<br />
Cestná doprava<br />
KB1 Dopravné licencie na autobusovú dopravu – udeľovanie a 10<br />
odnímanie<br />
KB2 Cestovné poriadky vnútroštátnej autobusovej dopravy –<br />
10<br />
schvaľovanie<br />
KB3 Odborný dozor nad cestnou dopravou v <strong>kraj</strong>i 5<br />
KB4 Jednotný informačný systém 5<br />
KD Dopravcovia<br />
KD1 Zmluvy 5<br />
KD2 Poskytovanie náhrad a iné vyrovnania 5<br />
KD3 Evidencia A – 10<br />
KD4 Pokuty 10<br />
KD5 Sťažnosti 5<br />
KF<br />
Pozemné komunikácie<br />
KF1 Plánovanie ciest 5<br />
KF2 Príprava ciest 5<br />
KF3 Výstavba ciest A – 10<br />
KF4 Informácie a podklady pre koncepciu diaľnic a ciest 10<br />
KF5 Zjazdnosť ciest – poskytnutie údajov 5<br />
KF6 Technická evidencia ciest a miestnych komunikácií –<br />
5<br />
poskytnutie údajov<br />
KF7 Sčítanie 5<br />
KF8 Stavebno-technické vybavenie ciest 10<br />
KF9 Rozkopávky, uzávierky, obchádzky 5<br />
KF10 Sťažnosti 5<br />
KF11 Stavebné a užívacie povolenia 10<br />
KF12 Dopravno-technické vybavenie ciest A –10<br />
HOSPODÁRSKA A TECHNICKO-PREVÁDZKOVÁ<br />
AGENDA<br />
LA<br />
Budovy (vlastné)<br />
LA1 Stavebná a projektová dokumentácia A – 10<br />
LA2 Opravy a údržba 10<br />
LA3 Investičná výstavba 10<br />
LB<br />
Energie (prihlášky, odhlášky)<br />
LB1 Elektrická 5<br />
LB2 Plyn 5<br />
LB3 Voda 5<br />
LB4 Komunálny odpad 5<br />
LC<br />
Hospodársko-finančná agenda<br />
LC1 Pohľadávky, fakturovanie 5<br />
LC2 Administratívne dohody 5<br />
7
LC3 Telefónne stanice, fax, modem, TV, rozhlas, tlač 5<br />
LC4 Poštovné 5<br />
LC5 Kancelárska a iná technika 5<br />
LC6 Objednávky 5<br />
LC7 Autodoprava (údržba, spotreba PH, vozové zošity a pod.) 5<br />
LC8 Evidencia skladových zásob 5<br />
LC9 Sklad – príjem, výdaj 5<br />
LC10 Reklamácie 5<br />
LD<br />
Inventarizácia<br />
LD1 Základná evidencia budov a pozemkov A – 50<br />
LD2 Základná evidencia inventárneho zariadenia 10<br />
LD3 Pomocná evidencia 5<br />
LD4 Majetku a skladových zásob 10<br />
LD5 Ponuka prebytočného majetku 10<br />
LD6 Vyradenie majetku 10<br />
LD7 Likvidácia majetku 10<br />
LD8 Znalecké posudky 10<br />
LD9 Všeobecné 5<br />
LE Verejné obstarávanie 5<br />
LF Koncesné obstarávanie 5<br />
SOCIÁLNE VECI<br />
MA Poskytovanie starostlivosti v zariadeniach sociálnych služieb<br />
MA1 Domov sociálnych služieb pre deti - týždenná starostlivosť 10<br />
MA1.0 Opatrovateľská služba v byte občana 10<br />
MA1.1 Prepravná služba 10<br />
MA1.2 Domov sociálnych služieb pre deti - celoročná starostlivosť 10<br />
MA1.3 Domov dôchodcov 10<br />
MA1.4 Zariadenia opatrovateľskej služby 10<br />
MA1.5 Detský domov 10<br />
MA1.6 Krízové stredisko 10<br />
MA2 Domov sociálnych služieb pre dospelých – celoročná<br />
a týždenná starostlivosť 10<br />
MA3 Zariadenie chráneného bývania 10<br />
MA4 Domov pre osamelých rodičov 10<br />
MA5 Stanice opatrovateľskej služby 10<br />
MA6 Zariadenie pestúnskej starostlivosti 10<br />
MA7 Útulok 10<br />
MA8 Rehabilitačné stredisko 10<br />
MA9 Domov sociálnych služieb pre deti - denná starostlivosť 10<br />
MB Koncepcia - vypracúvanie a zverejňovanie<br />
MB1 Sociálnych služieb A – 5<br />
MB2 Sociálnej prevencie A – 5<br />
MB3 Sociálneho poradenstva A – 5<br />
MB4 Posudzovanie projektov sociálneho poradenstva a prevencie A – 5<br />
MB5 Štrukturálne fondy EÚ 10<br />
MC Rozhodnutia o<br />
MC1 Poskytovaní starostlivosti v zariadení sociálnych služieb 5<br />
8
MC1.1 O skončení poskytovania starostlivosti 5<br />
MC1.2 O úhrade za poskytnutú starostlivosť 5<br />
MC2 O povinnosti zaplatiť úhradu za poskytnutú starostlivosť<br />
v zariadení sociálnych služieb, ak sa poskytla neprávom, bez<br />
úhrady alebo za nižšiu úhradu 5<br />
MC3 O odňatí sociálnej služby 5<br />
MC4 O zastavení poskytovania sociálnej služby 5<br />
MC5 O znížení alebo zvýšení úhrady za poskytnutú sociálnu<br />
službu<br />
5<br />
5<br />
MC6 O neplatení úhrady za sociálnu službu 5<br />
MC7 O zamietnutí žiadostí právnických a fyzických osôb o<br />
registráciu na poskytnutie sociálnych služieb 5<br />
MC8 O výmaze subjektu, ktorý poskytuje sociálnu pomoc<br />
z registra 10<br />
MD Rozhodovanie v II. stupni vo veciach, ktorých v správnom<br />
konaní v I. stupni koná a rozhoduje zariadenie sociálnych<br />
5<br />
služieb<br />
ME Dohody o<br />
ME1 Úhrade za sociálnu službu 5<br />
ME2 O počte ďalších odoberaných jedál 5<br />
MF Register zariadení- evidencia, výmaz<br />
MF1 Zápis do registra A – 10<br />
MF2 Zmeny v registri A - 10<br />
MF3 Zápis do evidencie A - 10<br />
MF4 Posudzovanie projektov A - 10<br />
MG Zmluvy<br />
MG1 O poskytovaní finančného príspevku na úhradu nákladov 10<br />
za sociálnu službu, prevenciu, poradenstvo,<br />
sociálnoprávnu ochranu<br />
MG2 O poskytovaní finančného príspevku obcí 10<br />
MG3 O poskytovaní jednorazového účelového finančného<br />
príspevku 5<br />
MH Kontrola<br />
MH1 Úrovne poskytovania sociálnych služieb, poradenstva,<br />
prevencie alebo sociálnoprávnej ochrany 5<br />
MH2 Hospodárenia s finančnými príspevkami 10<br />
MH3 Účelového jednorazového finančného príspevku 10<br />
MH4 Hlásení o pohybe obyvateľstva 5<br />
MH5 Hlásení o vykonávanom poradenstve a prevencii 5<br />
MH6 Odstránenie zistených nedostatkov – opatrenia 5<br />
MH7 Potvrdení o spĺňaní podmienok 5<br />
MI<br />
Metodické usmernenia<br />
MI1 Zo strany ministerstva 10<br />
MI2 Subjektov poskytujúcich soc. pomoc 10<br />
MJ<br />
MJ1<br />
Zariadenia sociálnych služieb<br />
Zariadenia sociálnych služieb v územnom obvode<br />
- evidencia A – 10<br />
MJ2 Správy o činnosti A – 10<br />
MJ3 Platové inventúry 5<br />
9
MJ4 Vzdelávanie zamestnancov v zariadeniach soc. služieb 10<br />
MJ5 Organizačné poriadky 5<br />
MJ6 Organizovanie podujatí a akcií 5<br />
MJ7 Sťažnosti, petície 5<br />
MK<br />
MK1<br />
Koordinácia činností<br />
Obcí a fyzických a právnických osôb na úseku sociálnych<br />
služieb 10<br />
MK2 Sociálneho poradenstva a prevencie 10<br />
MK3 Sociálno-právnej ochrany 10<br />
ML Výchovno-rekreačné tábory pre deti – organizovanie 5<br />
MM Spoločné stravovanie – organizovanie 5<br />
MN Rómski občania – špecifické záležitosti 5<br />
MO Spolupráca, žiadosti o spoluprácu<br />
MO1 So štátnou správou a samosprávou 10<br />
MO2 So subjektmi poskytujúcimi sociálnu pomoc 10<br />
MO3 So samosprávnymi <strong>kraj</strong>mi 10<br />
MP Konferencie, semináre 5<br />
MR Rozhodnutia MPSVR SR- stanoviská k posúd. projektov 10<br />
MR1 Rozhodnutia MPSVR SR 10<br />
MS Technická prevádzka<br />
MS1 Korešpondencia, požiadavky 3<br />
MS2 Majetok, vyraďovanie, nadobúdanie, opravy 10<br />
MS3 Investičná výstavba 10<br />
MS4 Verejné obstarávanie 5<br />
MS5 Delimitačné protokoly 10<br />
MT Ročný rozpočet, úpravy rozpočtu, agenda 5<br />
MU Posudková činnosť<br />
MU1 Posudok o odkázanosti na sociálnu službu 10<br />
MU2 Rozhodnutie o odkázanosti na sociálnu službu 10<br />
ZDRAVOTNÍCTVO<br />
NA Polikliniky a nemocnice s poliklinikou II. typu – zriaďovanie A – 10<br />
NB<br />
Zdravotnícke zariadenia<br />
NB1 Vydávanie povolení na činnosť A –<strong>30</strong><br />
NB2 Zrušenie povolení na činnosť A – 10<br />
NB3 Odborné usmerňovanie činností 10<br />
NB4 Spolupráca s príslušnými stavovskými organizáciami 5<br />
NB5 Ďalšie vzdelávanie zdravotníckych pracovníkov 10<br />
NC<br />
Poskytovanie zdravotníckej starostlivosti v neštátnych<br />
zariadeniach<br />
NC1 Ambulancie 10<br />
NC2 Stanice lekárskej služby prvej pomoci 10<br />
NC3 Ambulancie v zariadeniach sociálnych služieb 10<br />
NC4 Špecializované zariadenia ambulantnej starostlivosti 10<br />
NC5 Agentúry domácej ošetrovateľskej starostlivosti 10<br />
NC6 Dialyzačné strediská 10<br />
NC7 Polikliniky 10<br />
NC8 Samostatné zariadenia spoločných vyšetrovacích<br />
a liečebných zložiek<br />
10<br />
10
NC9 Nemocnice I. typu 10<br />
NC10 Nemocnice s poliklinikou I. typu 10<br />
NC11 Nemocnice s poliklinikou II. typu 10<br />
NC12 Liečebne pre dlhodobo chorých 10<br />
NC13 Hospic 10<br />
NC14 Geriatrické centrum 10<br />
NC15 Psychiatrické liečebne, psychiatrické nemocnice,<br />
10<br />
psychiatrické stacionáre a centrá pre liečbu drogových<br />
závislostí<br />
NC16 Zubná technika 10<br />
NC17 Vymedzenia zdravotníckych obvodov A –<strong>30</strong><br />
ND<br />
Vedúci zamestnanci zdravotníckych zariadení – rozhodnutia 10<br />
o odvolaní<br />
NE<br />
Rozhodnutia o povinnosti zdravotníckych zariadení<br />
10<br />
poskytnúť zdravotnícku starostlivosť<br />
NF<br />
Zastupovanie v poskytovaní zdravotnej starostlivosti iným 10<br />
zdravotníckym zariadením – rozhodnutie<br />
NG<br />
Stredné zdravotnícke školy<br />
NG1 Zriaďovanie, zakladanie a zrušovanie A – 10<br />
NG2 Spravovanie 10<br />
NH Preventívne programy – súčinnosť s orgánmi štátnej správy 10<br />
a samosprávy<br />
NI<br />
Humánna farmácia<br />
NI1 Koordinovanie činnosti 10<br />
NI2 Odborné usmerňovanie činnosti 10<br />
NJ<br />
Verejná lekárne, pobočka verejnej lekárne, výdajňa<br />
zdravotníckych zariadení<br />
NJ1 Vydávanie povolení na činnosť A – <strong>30</strong><br />
NJ2 Schvaľovanie prevádzkového času 10<br />
NJ3 Výkon kontroly 10<br />
NJ4 Zrušenie povolení na činnosť A – 10<br />
NK<br />
Poskytovanie lekárenskej starostlivosti<br />
NK1 Kontrola 10<br />
NK2 Zásoby liekov a zdravotníckych pomôcok – určenie spôsobu 10<br />
nakladania s nimi<br />
NK3 Nedostatky v kvalite liekov a zdravotníckych pomôcok –<br />
10<br />
zabezpečenie informovanosti zdravotníckych zariadení<br />
NL<br />
Pohotovostná služba vo verejných lekárňach<br />
NL1 Organizovanie 10<br />
NL2 Rokovania s príslušnou stavovskou organizáciou 10<br />
NM Pozastavenie registrácie liekov a stiahnutie liekov<br />
a zdravotníckych pomôcok z obehu – zabezpečenie<br />
informovanosti zdravotníckych zariadení<br />
10<br />
NO Odvolacie konanie PN 10<br />
NP Podania občanov 5<br />
NR<br />
Etická komisia (záznamy o činnosti, zápisnice z rokovaní,<br />
závery, stanoviská, odporúčania)<br />
20<br />
11
ŠKOLSTVO A TELESNÁ KULTÚRA<br />
OA Školy a školské zariadenia (stredné školy, učilištia, strediská<br />
praktického vyučovania, záujmovo vzdelávacie zariadenia,<br />
základné umelecké školy, domovy mládeže, zariadenia<br />
školského stravovania, zariadenia praktického vyučovania,<br />
strediská služieb škole, školy v prírode)<br />
OA1 Zriaďovanie A – 10<br />
OA2 Zrušovanie A – 10<br />
OA3 Vymenúvanie a odvolávanie riaditeľov 10<br />
OA4 Spravovanie 5<br />
OA5 Výchovno-vzdelávací proces – zabezpečovanie 5<br />
OA6 Kontrola hospodárenia 10<br />
OA7 Nakladanie s pohľadávkami 10<br />
OA8 Nadobúdanie a nakladanie s majetkom 10<br />
OA9 Štatistické výkazy 5<br />
OB Prideľovanie finančných prostriedkov školským zariadeniam 5<br />
OC Stravovanie žiakov 5<br />
OD Ubytovanie žiakov 5<br />
OF Informácie – poskytovanie a spracovanie 1<br />
OG Určovanie strednej školy alebo školského zariadenia, ktoré<br />
budú plniť úlohy zrušenej školy alebo školského zariadenia<br />
10<br />
OH<br />
Zmluvy o nájme školských budov a školských zariadení<br />
OH1 Zmluvy o nájme hnuteľného majetku 10<br />
OH2 Zmluvy o nájme nehnuteľného majetku 10<br />
OH3 Zmluvy o nájme bytov 10<br />
OI<br />
Žiaci strednej školy<br />
OI1 Oslobodenie od povinnosti dochádzať do školy 10<br />
OI2 Oslobodenie od štúdia jednotlivých vyučovacích predmetov a<br />
ich častí 10<br />
OI3 Štúdium podľa individuálneho učebného plánu 10<br />
OI4 Uloženie výchovných opatrení 10<br />
OI5 Povolenie vykonať opravnú skúšku 5<br />
OI6 Povolenie vykonať komisionálnu skúšku 5<br />
OI7 Povolenie vykonať skúšku uchádzačovi, ktorý nie je žiakom<br />
školy 5<br />
OI8 Rozhodnutie v 2. stupni 5<br />
OJ<br />
Školské zariadenia<br />
OJ1 Prijatie, vylúčenie žiaka – rozhodnutie 5<br />
OJ2 Určenie príspevku zákonného zástupcu žiaka na čiastočnú<br />
úhradu nákladov 10<br />
OK Koncepcia rozvoja telesnej kultúry v samosprávnom <strong>kraj</strong>i – 10<br />
rozpracúvanie<br />
OL Výkon štátnej správy v obci na úseku telesnej kultúry –<br />
riadenie<br />
A – 10<br />
KULTÚRA<br />
PA<br />
Divadlá<br />
PA1 Zriaďovanie, zrušovanie, zakladanie, zlučovanie A – 10<br />
12
profesionálnych divadiel<br />
PA2 Podporovanie vybraných okruhov divadelných činností 10<br />
PA3 Hospodárenie divadiel 10<br />
PA 4 Činnosť divadiel a jej koordinácia 10<br />
PB<br />
Regionálne múzeá a galérie<br />
PB1 Zriaďovanie, zrušovanie, zakladanie, zlučovanie A – 10<br />
PB2 Informačno-dokumentačná činnosť múzeí a galérií 10<br />
PB3 Hospodárenie múzeí a galérií 10<br />
PC<br />
Osvetová činnosť<br />
PC1 Zriaďovanie, zakladanie, zlučovanie, zrušovanie A – 10<br />
PC2 Koordinovanie osvetovej činnosti 10<br />
PC3 Informačno-dokumentačná činnosť pre osvetové zariadenia 10<br />
PC4 Ustanovenie osvetových zariadení pre výkon odbornoporadenskej<br />
10<br />
a metodickej činnosti<br />
PC5 Hospodárenie a činnosť osvetových zariadení 10<br />
PC6 Súťažné prehliadky 10<br />
PC7 Kultúrne podujatia a aktivity 10<br />
PD<br />
Menšinové kultúrne inštitúcie<br />
PD1 Zabezpečovanie činnosti A – 10<br />
PD2 Podpora kultúrnych aktivít 10<br />
PE<br />
Regionálne knižnice<br />
PE1 Zriaďovanie, zrušovanie, zakladanie, zlučovanie A – 10<br />
PE2 Koordinovanie činnosti 10<br />
PE3 Informačno-dokumentačná činnosť knižníc 10<br />
PE4 Hospodárenie a činnosť knižníc 10<br />
PF Kultúrne a spoločenské podujatia regionálneho významu 10<br />
PG Regionálna tlač, regionálne TV vysielanie 10<br />
PH Finančné dotácie na rozvoj kultúry v regióne 10<br />
PJ Kultúrne organizácie, činnosti a aktivity – všeobecne 5<br />
REGIONÁLNY OPERAČNÝ PROGRAM –<br />
IMPLEMENTÁCIA PROJEKTOV<br />
RA<br />
Žiadosti o nenávratný finančný príspevok a projektové<br />
10<br />
zámery<br />
RB Projektové spisy 10<br />
RC Riadenie programu 10<br />
RD Technická pomoc pre SO/RO pre ROP 10<br />
RE Sťažnosti 5<br />
RF Korešpondencia 5<br />
RG Ostatné 5<br />
REGIONÁLNY ROZVOJ<br />
SA Stratégia regionálneho rozvoja A – 10<br />
SB<br />
Hospodársky rozvoj územia<br />
SB1 Koordinovanie úloh 10<br />
SB2 Zabezpečovanie 10<br />
SC<br />
Územný plán<br />
SC1 Územnoplánovacia dokumentácia regiónu - obstarávanie A – 10<br />
SC2 Územnoplánovacie podklady 10<br />
13
SC3 Orgán územného plánovania - pôsobnosť 10<br />
SC4 Územné plány obcí a miest A – 5<br />
SC5 Zmeny a doplnky územných plánov obcí a miest A – 5<br />
SC6 Posudzovanie vplyvov na životné prostredie, proces EIA 5<br />
SC7 Posudzovanie vplyvov na životné prostredie, proces SEA 5<br />
SC8 Dokumentácia pre územné, stavebné konanie A – 5<br />
SC9 Ochrana prírody, <strong>kraj</strong>iny a ŽP 5<br />
SC10 Ostatné 10<br />
SD Koncepcia rozvoja samosprávneho <strong>kraj</strong>a A – 10<br />
SE<br />
Podklady, informácie, rozbory, číselné údaje pre orgány<br />
štátnej správy a samosprávy<br />
10<br />
SF<br />
Regionálna politika<br />
SF1 Koordinovanie úloh 10<br />
SF2 Zabezpečovanie reg. politiky 10<br />
SF3 Sociálno-ekonomická situácia v regióne (projekty) 10<br />
SF4 Demografia a štruktúra osídlenia A – 10<br />
SF5 Priemysel a súkromní podnikatelia A – 10<br />
SF6 Stavebná výroba a investičná výstavba 10<br />
SF7 Ostatné odvetvia 10<br />
SF8 Životné prostredie 10<br />
SF9 Regionálna a medzinárodná spolupráca A – 10<br />
SF10 Charakteristiky obcí A – 10<br />
SF11 Posudzovanie investič. stavieb na život. prostredie (EIA<br />
hodnotenie)<br />
10<br />
SF12 Ostatné 10<br />
SG<br />
Regionálne plánovanie<br />
SG1 Štatistika A – 10<br />
SG2 Analýzy A – 10<br />
SH<br />
Cestovný ruch<br />
SH1 Koncepcia cestovného ruchu A – 10<br />
SH2 Plnenie úloh v rámci koncepcie 10<br />
SH3 Podklady, informácie, rozbory, číselné údaje pre orgány<br />
štátnej správy a samosprávy<br />
10<br />
SH4 Veľtrhy, výstavy, propagačné akcie A – 10<br />
SH5 Ostatné 10<br />
SI<br />
Agenda sektorového operačného programu<br />
Priemysel a služby<br />
SI1 Sektorový operačný program Priemysel a služby (SOP PS) 15<br />
SI2 Programový doplnok, rámcové dokumenty 15<br />
SI3<br />
Súkromný sektor:<br />
- Hlásenie o priebehu realizácie projektu<br />
15<br />
-Sumárne mesačné hlásenie o priebehu realizácie projektov v<br />
rámci výzvy<br />
SI4<br />
Verejný sektor:<br />
- Hlásenie o priebehu realizácie projektu<br />
- Sumárne mesačné hlásenie o priebehu realizácie projektov v<br />
15<br />
rámci výzvy<br />
SI5<br />
Súkromný sektor:<br />
- Hlásenie o ukončení realizácie projektu<br />
15<br />
14
SI6<br />
Verejný sektor:<br />
- Hlásenie o ukončení realizácie projektu<br />
15<br />
SI7<br />
Súkromný a verejný sektor:<br />
- Polročné monitorovacie hlásenia o stave napĺňania<br />
indikátorov<br />
15<br />
- Sumárne hodnotenie indikátorov úspešnosti realizovaných<br />
projektov<br />
SI8 Korešpondencia s KP/PP a SO/RO 15<br />
SI9 Technická pomoc 15<br />
KONTROLA<br />
TA<br />
Sťažnosti, oznámenia a podnety občanov<br />
TA1 Správy a dokumenty A – 10<br />
TA2 Konkrétne prípady 10<br />
TA3 Odstúpené so sledovaním 10<br />
TA4 Odstúpené bez sledovania 10<br />
TB Petície 10<br />
TC<br />
Kontrola preneseného výkonu štátnej správy<br />
TC1 Vonkajšia 10<br />
TC2 Vnútorná 10<br />
TD<br />
Kontrola v odborných zariadeniach<br />
TD1 Vonkajšia 10<br />
TD2 Vnútorná 10<br />
TE Plány revíznej a kontrolnej činnosti (vrátane vyhodnotenia) 5<br />
TF<br />
Kontrola plnenia uznesení<br />
TF1 Zastupiteľstva A – 5<br />
TF2 Komisií A – 5<br />
TF3 Vlády SR a vyšších orgánov 5<br />
ORGANIZÁCIA ČINNOSTI ÚRADU<br />
VA Korešpondencia predsedu samosprávneho <strong>kraj</strong>a<br />
VA1 Osobná 5<br />
VA2 Bežná 5<br />
VD Korešpondencia podpredsedu samosprávneho <strong>kraj</strong>a<br />
VD1 Osobná 5<br />
VD2 Bežná 5<br />
VE Správy a materiály o činnosti A – 10<br />
VF Uznesenia vlády 5<br />
VG Služobné cesty predsedu a podpredsedu samosprávneho<br />
5<br />
<strong>kraj</strong>a<br />
VH Interné normy úradu (organizačný poriadok, podpisový<br />
poriadok, registratúrny poriadok a pod.)<br />
VH1 Úrad ŽSK A – 10<br />
VH2 Odborné zariadenia 10<br />
VI Príkazy, rozhodnutia, obežníky predsedu 10<br />
VJ Tlačový hovorca úradu – dokumentácia, korešpondencia 10<br />
VK Korešpondencia riaditeľa úradu<br />
VK1 Osobná 5<br />
VK2 Bežná 5<br />
VL Poverenia – krátkodobé 3<br />
15
VS<br />
Správa registratúry úradu<br />
VS1 Previerky správy registratúry na organizačných útvaroch<br />
5<br />
úradu<br />
VS2 Odborná správa záznamov – metodika, usmerňovanie 5<br />
VS3 Správy o stave registratúry<br />
VS31 Ročné A – 5<br />
VS32 Krátkodobé 5<br />
VS4 Vyraďovacie konanie – návrhy na vyradenie registratúrnych A – 5<br />
záznamov, protokoly o vyradení<br />
VS5 Preberanie spisov do registratúrneho strediska úradu –<br />
odovzdávacie zoznamy<br />
10<br />
VS6 Vypožičiavanie, nazeranie do záznamov uložených<br />
v registratúrnom stredisku úradu<br />
5<br />
VS7 Výpisy, odpisy, potvrdenia 5<br />
VS8 Doručovacie hárky, doručovacie zošity a iné evidencie<br />
poštových zásielok<br />
3<br />
PERSONÁLNA A MZDOVÁ AGENDA<br />
XA<br />
Metodika, smernice a pokyny personálnej práce<br />
XA1 Vlastné A – 10<br />
XA2 Cudzie 5<br />
XA3 Plány zamestnanosti a mzdových prostriedkov 3<br />
XB Rozbory, analýzy a projekty personálnej práce 5<br />
XC Prehľady o počte a skladbe zamestnancov - dlhodobé 5<br />
XD<br />
Osobné spisy zamestnancov úradu, štatutárnych zástupcov<br />
organizácií v zriaďovateľskej pôsobnosti ŽSK<br />
70<br />
od narodenia<br />
zamestnanca<br />
XE<br />
Evidencia<br />
XE1 Dochádzky 3<br />
XE2 Dovoleniek 3<br />
XF Popisy pracovných činností 5<br />
XG Dohody<br />
XG1 O vykonaní práce 5<br />
XG2 O hmotnej zodpovednosti (po strate platnosti) 3<br />
XH Konkurzné konanie 5<br />
XI Žiadosti o prijatie do zamestnania – zamietnuté 3<br />
XJ<br />
Osobná karta zamestnanca o zverených hodnotách (po<br />
rozviazaní pracovného pomeru)<br />
1<br />
XK Vzdelávanie<br />
XK1 Plány vzdelávania 5<br />
XK2 Zahraničné študijné stáže a pobyty – správy 5<br />
XK3 Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie 10<br />
XK4 Školenia pre zamestnancov úradu 5<br />
XL Pracovno-právne spory 10<br />
XM Sociálna starostlivosť<br />
XM1 Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 10<br />
XM2 Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika 5<br />
XM3 Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia 5<br />
XM4 Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie 5<br />
16
XM5 Iné zrážky zo mzdy 5<br />
XN Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci a požiarna ochrana<br />
XN1 Organizácia a metodika 5<br />
XN2 Pracovné úrazy<br />
XN21 Registrované úrazy A – 10<br />
XN22 Ľahké 5<br />
XN3 Vstupné a periodické školenia BOZP a PO - záznamy 5<br />
XO Služobné cesty – správy<br />
XO1 Zahraničné 5<br />
XO2 Tuzemské 5<br />
XP<br />
Odmeny<br />
XP1 Zamestnancov úradu 5<br />
XP2 Zamestnancov zariadení v pôsobností ŽSK 5<br />
XQ Pracovný čas<br />
XQ1 Zníženie pracovného úväzku 5<br />
XQ2 Vedľajšia pracovná činnosť 5<br />
XR Služobné (úradné) preukazy – evidencia 3<br />
XS<br />
Pracovno-právne vzťahy a odmeňovanie členov<br />
zastupiteľstva<br />
XS1 Odmeňovanie 5<br />
XS2 Rôzne náhrady (okrem cestovných a sťahovacích) 5<br />
XT Životné a pracovné jubileá 3<br />
XU<br />
Metodické smernice, mzdové predpisy a poriadky<br />
XU1 Vlastné 10<br />
XU2 Cudzie (po strate platnosti) 3<br />
XV<br />
Štatistika a prehľady miezd (rekapitulácie)<br />
XV1 Ročné 10<br />
XV2 Krátkodobé 5<br />
XW Mzdové listy 50<br />
XX Výplatné listiny 10<br />
XY Prehlásenia k dani zo mzdy 10<br />
XZ Rodinné prídavky a materské príspevky 10<br />
INFORMATIKA<br />
YA Technická dokumentácia hardwaru, sietí a systémového<br />
softwaru<br />
5<br />
YB<br />
Programová dokumentácia<br />
YB1 Inštalačné protokoly k programom 3<br />
YB2 Licencie k programom 5<br />
YB3 Overovanie a schvaľovanie APV 5<br />
YB4 Pripomienky a reklamácie 5<br />
YB5 Údržba a inovácia aplikácií 5<br />
YC Zmluvy týkajúce sa informatiky - kópie 5<br />
YD Faktúry, úradné listy z platieb a nákupov - kópie 5<br />
YE<br />
Metodika<br />
YE1 K vlastným, vytvoreným softwarom A – 5<br />
YE2 K cudzím, zakúpeným softwarom (po skončení používania) 5<br />
YF Školenia a semináre 5<br />
17