Raport dobre praktyki CAF - Administracja - Ministerstwo ...

Dobre praktyki zidentyfikowane podczas samooceny w ramach projektu systemowego
Część III: Dobre praktyki
•• CAF posiada bardzo atrakcyjną platformę ideową poprzez odwołanie
się do modelu EFQM, pozwala opisać fundamentalne dziedziny
działalności Starostwa, wprowadzając praktyczne rozdzielenie pomiędzy
„potencjałem” a „wynikami”; rozdział ten, analizowany
w kategoriach mechanizmu, pozwala uświadomić kierownictwu,
co jest przyczyną, a co skutkiem podejmowanych działań,
•• bardzo dobre oprzyrządowanie modelu poprzez opisowe zdefiniowanie
kryteriów i podkryteriów minimalizuje błędy w diagnozie,
•• możliwość skorzystania z profesjonalnego wsparcia ekspertów
w ramach projektu systemowego współfinansowanego ze środków
EFS,
•• użyteczność modelu CAF w przeprowadzaniu samooceny dla potrzeb
kontroli zarządczej,
•• dążenie do tego, by stać się bardziej wiarygodnym partnerem podczas
ubiegania się o zewnętrzne źródła finansowania działań doskonalących.
Przebieg wdrożenia
Samoocena przebiegała w oparciu o schemat zaproponowany
przez Partnerstwo realizujące projekt systemowy, opisany bardziej
szczegółowo w II części niniejszej publikacji. Jednocześnie jednak,
projekt samooceny w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie Trybunalskim
uwzględniał następujące działania o cechach specyficznych
dla urzędu i godnych polecenia innymi użytkownikom CAF:
•• rekrutacja Zespołu Samooceny spośród ochotników, którzy zgłosili
się w odpowiedzi na apel kierownictwa; każdy pracownik Starostwa
otrzymał pismo informujące o:
–– celu i istocie projektu samooceny,
–– przebiegu planowanych działań,
–– użyteczności projektu dla Starostwa,
–– możliwości uzyskania osobistej wartości dla członków zespołu
samooceny (rozwój zawodowy dzięki poznaniu kolejnego
narzędzia doskonalenia, udokumentowane uczestnictwo
w wartościowych szkoleniach, doświadczenie z udziału
w pracach zespołu projektowego),
–– braku gratyfikacji finansowej za udział w projekcie,
•• spotkanie kierownictwa Starostwa z Zespołem Samooceny i wręczenie
specjalnych powołań do Zespołu oraz stworzenie w Intranecie
odrębnego folderu informacyjnego na temat CAF, dostępnego dla
pracowników,
•• opracowanie szczegółowego modelu komunikacji wewnętrznej
w projekcie samooceny,
•• pismo Sekretarza Powiatu skierowane do wszystkich pracowników
w sprawie udzielenia pomocy członkom Zespołu Samooceny, zawierające
apel do pracowników o współpracę z Zespołem,
•• systematyczne spotkania Zespołu pomiędzy spotkaniami z ekspertami
wspierającymi samoocenę, których celem było omawianie
powstających trudności w zbieraniu dowodów według zasady
„wszyscy wspomagamy wszystkich”,
•• stały dyżur konsultacyjno-wspierający Koordynatora CAF (na własnym
stanowisku pracy), dla członków Zespołu w trakcie zbierania
dowodów,
•• utworzenie i rozpowszechnienie określenia „CAFolodzy” dla członków
Zespołu, co, w połączeniu z relacjami fotograficznymi ze
spotkań i szkoleń, stanowiło istotny wyróżnik dla Zespołu na tle
wszystkich pracowników i czynnik integrujący,
Fotografia 4. Warsztaty Zespołu Samooceny Starostwa Powiatowego
w Piotrkowie Trybunalskim
Źródło: Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Trybunalskim
46
47