Raport dobre praktyki CAF - Administracja - Ministerstwo ...

Dobre praktyki zidentyfikowane podczas samooceny w ramach projektu systemowego
Część III: Dobre praktyki
•• opór pracowników Starostwa przed uznaniem posiadanych dokumentów
jako nieadekwatnych – z punktu widzenia CAF,
•• trudność w interpretacji opisowych definicji CAF i przekładania ich
na dowody, co wymagało od członków Zespołu uzyskania odpowiedniej
sprawności w tym zakresie,
•• bariery komunikacyjne pomiędzy członkami Zespołu a pracownikami
Starostwa w trakcie zbierania dowodów,
•• znaczną ilość bezużytecznych informacji, zgromadzonych w trakcie
zbierania świadectw (błędne zidentyfikowanie dowodu).
Zdobyte doświadczenia
Dzięki realizacji projektu samooceny uzyskano systemowe spojrzenie
na Starostwo oraz zdobyto wiedzę i umiejętności w zakresie
diagnozowania poszczególnych aspektów działalności urzędu. Dodatkowo,
wypracowany został sprawdzony model skutecznej komunikacji
w Starostwie oraz uzyskano skuteczny sposób motywowania
pracowników do udziału w projektach „non profit”
Uniwersalność zastosowanych rozwiązań
Zrealizowany projekt w obszarze opisu, realizacji i wyniku ma charakter
uniwersalny, co oznacza, że można go zastosować w każdym
urzędzie administracji samorządowej dla różnych celów. Co więcej,
jego wysoka wartość diagnostyczna, wynikająca z wszechstronności
pozyskanego materiału dowodowego, pozwala połączyć go z wynikami
pozyskanymi za pomocą innych narzędzi (np. PRI czy auditów
ISO).
Samorządowy Informator SMS w Gminie Besko
Kryterium modelu CAF: 4
Urząd:
Urząd Gminy Besko, ul. Podkarpacka 5, 38-524 Besko,
województwo podkarpackie
Zarządzanie projektem:
Kazimierz Wolański – Sekretarz Gminy
Realizatorzy projektu:
pracownicy Urzędu Gminy Besko
Przyczyny, dla których podjęto działania doskonalące
Realizację projektu podjęto ze względu na jego prostotę i efektywność
w bezpośredniej komunikacji urzędu z mieszkańcami gminy.
W sytuacjach zagrożenia najważniejsze jest skuteczne i szybkie przekazanie
ostrzeżenia – informacje o zbliżających się zagrożeniach dają
możliwość ochrony przed utratą zdrowia lub życia i pozwalają uniknąć
strat materialnych. Przydatne są również lokalne informacje o utrudnieniach,
ważnych wydarzeniach i imprezach na terenie gminy.
Do momentu uruchomienia usługi SI SMS stosowano tradycyjne
metody powiadamiania mieszkańców o zagrożeniach, ważnych wydarzeniach,
itp., takie jak m.in. tablice ogłoszeń, strona internetowa,
ogłoszenia w parafiach. Spotykano się jednak z sugestiami mieszkańców,
iż nie do wszystkich informacja dociera skutecznie. W związku
z powyższym władze samorządowe zaczęły poszukiwać dodatkowej,
jeszcze skuteczniejszej metody informowania mieszkańców o sprawach
ważnych, związanych z bezpieczeństwem i funkcjonowaniem
społeczności gminnej.
50
51