Procesní řízení ve veřejné správě a využití metodiky CorSet ©

CORTIS ConsultingJsme výzkumná a konzultační společnost se zaměřením na veřejnou správuZaměřeníMístní a regionální veřejná správaÚstřední veřejná správa Strategické poradenství Manažerské poradenství Organizační poradenství Informační management Řízení výkonnosti Procesy Informační architektura Analýzy, audity Řízení změn Řízení projektů Výzkum (CorSet) Školení a vzděláváníReference Zlínský kraj - Informační strategie Zlínský kraj - Řízení informační strategie ZK Zlínský kraj – koordinace Studie proveditelnosti rozvojeERP a metod řízení Středočeský kraj – Metody řízení nemovitého majetku Ministerstvo vnitra – Ukazatele a metriky prohodnocení stupně dosažení cílů a úrovně ISVS Ministerstvo vnitra – Integrace funkcí, procesů ačinností veřejné správy Ministerstvo vnitra - Aktualizace Studie proveditelnostiKomplexní informatizace krajů CENIA - Podíl na procesní analýze transformaceCENIA Hl. město Praha - Koncepce městského kontaktníhocentra Magistrátu hl.m.Prahy Hl. město Praha – Právní, legislativní a ekonomickáanalýza transformace příspěvkové organizace PIS Asociace krajů ČR - Podíl na Strategii rozvoje ICTregionů 2007-2013 Deltax, Telefonica O2, Ministerstvo vnitra – Životnísituacewww.cortis.cz Společnost CORTIS Consulting je certifikována dle ISO 9001:2001

Základní východiska procesního řízení Každou organizaci je možné vnímat jako systém procesů, aktivita činností, které je potřebné vykonávat na to, aby organizace plnilasvoje poslání.Platí to i pro veřejnou správu Organizace se navzájem mezi sebou liší hlavně způsobem, jak jsouv nich jednotlivé procesy vykonávané a řízené, což má přímý dopadna celkovou efektivitu organizace.Funkce ve srovnatelných subjektech VS jsou stejné,procesy se mohou lišit Pokud organizace klade svým systémem řízení procesům „odpor”zvyšuje tím čas a náklady vynaložené na vykonávání procesů,snižuje kvalitu výstupů a spokojenost zákazníků.Veřejná správa je v tomto ohledu obtížně měřitelná

Východiska – specifika veřejné správy Obrovská složitost celku - kompetence jednotlivých vrstev, složek asubjektů veřejné správy Legislativa určuje limity v právní rovině a v rovině rozdělování financí Rozpočet a anonymita financí (cílem není zisk, na druhou stranu je nutnéchovat se efektivně – „jako řádný hospodář“) Konkurence transformovaná do rivality (samospráva) Volební cyklus, politický vlivPřesto je veřejná správa „podnik“ jako každý jiný – musí se chovatefektivně s cílem plnit své základní funkce a ne nadměrně nezatěžovat(neměla by zbytečně nepřekážet!)

Problémy smíšeného modelu výkonu VS Samostatná vs. Přenesená působnost – smíšený model přinášíschizofrenii (jeden subjekt je na obou stranách) Smíšený model v organizaci přináší problémy Odlišné typy činností Odlišné typy pracovníků Odlišné motivační mechanismyČinnosti přenesené působnosti jsou většinou reaktivní, silně procesně orientované, jsou dánylegislativou– proto se hůře mění „lokálně“– lze je optimalizovat „centrálně“ - změnou legislativyČinnosti samostatné působnosti jsou proaktivní a jsou mnohem více projektově orientované neboad-hoc činnosti

Východiska – limity výstupů veřejné správy Legislativa určuje vstupní limity v právní rovině a v roviněrozdělování financí Veřejná správa potřebuje znát svůj stav a určit limityvýstupů své činnosti (mnohdy díky nejednoznačnostilegislativy) Samostatné i přenesené působnosti Potřebuje řídit efektivnost výkonu veřejné služby Potřebuje znát a řídit vlastní zdroje i zdroje územíPohled „kolik bylo utraceno“ se mění na „čeho bylo dosaženo“

Cimrman a veřejná správa Neschopnost myšlenku udržet a neschopnost myšlenku opustitjsou dvě základní Cimrmanem pojmenované vady stáří Veřejná správa: Neschopnost nové činnosti naplánovat a ohodnotit(legislativa) a neschopnost činnosti ukončit

Procesní řízení… a otázky veřejné správyZásadní cíl procesního řízení je překonat negativní důsledky dělby práce a ucelit tvorbupřidané hodnoty (tedy proces jako celek)Orientace na zákazníka…. Kdo je zákazník ?Orientace na cíl, výstup procesu…Co je cílem?Orientace na procesy….Jak vymezit a poznat procesy VS ?Sledování a vyhodnocovánímetrik procesůJaké jsou metriky ?

Základní otázky managementuExistujeúčelNěcomámNějak se„toto“ chováMusím„toto“ říditAbychdosáhlhl…Proč to dělám?Jaké službypotřebuji?Jaké mám zdroje?Kde je mám?Jak jsou kvalitní?Jak jsou rozmístěné?Jak se to chová ?Jaké jsou vzájemnévazby a interakce ?Jaké jsou podněty?Co způsobujedynamiku?Jak řídím zdroje?Jak řídím služby?Podporuje informačnísystém řízení ?Naplňuji účelefektivně ?POSLÁNÍaFUNKCEFINANCEINFORMACELIDÉINFRASTRUKTURAPROCESYŘÍZENÍSLUŽEBŘÍZENÍZDROJŮPOSKYTOVÁNÍVEŘEJNÝCHSLUŽEBMATERIÁLJakpopsatúčel?Jakpopsat prvkya jejichstrukturu?Jakpopsatprocesy?Jakpopsatmetodyřízení?Jakzhodnotit aměřitveřejnouslužbu?Zdroj: Metodika CorSet© 1.01, CORTIS Consulting, s.r.o., 12/2005.

Základní funkce veřejné správyExistujeúčelProč to dělám?Jaké službypotřebuji?Poskytování veřejných služebOchranaveřejnéhozájmuRozvoj kvality životaPodpora a ochranatradičních norema hodnotZajištěníveřejnýchstatkůAbychdosáhlhl…Naplňuji účelefektivně ?Zajištění rozvoje územíPOSLÁNÍaFUNKCEŘešení životních situacíPoskytování věcných veřejných služeb(Poskytování služeb resortních sítí)POSKYTOVÁNÍVEŘEJNÝCHSLUŽEBJakpopsatúčel?Správa a hospodárnéřízení zdrojůHospodárné zabezpečení chodu úřaduJakzhodnotit aměřitveřejnouslužbu?Zdroj: Metodika CorSet© 1.01, CORTIS Consulting, s.r.o., 12/2005.

Rozdělení činností a procesů veřejné správyProcesy se mohou různit, ale musí efektivnězajišťovat funkce a plnit cíleFunkce musí být stejné ve srovnatelnýchsubjektech veřejné správy (kraje, obce, …)Krizové řízení(řízení za mimořádných situací)Procesní pohledStrategické Taktické OperativníRežimy řízeníPoskytování veřejných služebRozvoj kvality životaŘízení v běžných podmínkáchPohledvěcného obsahuRegionální rozvojHlavní procesyOchranaveřejnéhozájmuPodpora a ochranatradičních norema hodnotZajištěníveřejnýchstatkůDopravaŠkolstvíProcesy řízení rozvoje územíZajištění rozvoje územíSociální otázky, národnostní menšinyZdravotnictvíCestovní ruchProcesy řešení životních situacíŘešení životních situacíKultura a památková péčeVýstavba a územní plánováníProcesy řízení věcnýchveřejných služebProcesy řízení zdrojůProcesy správy úřaduPohledpůsobnostiveřejné správyPoskytování věcných veřejných služeb(Poskytování služeb resortních sítí)Správa a hospodárnéřízení zdrojůHospodárné zabezpečení chodu úřaduVeřejné právoPřenesená působnostSamostatná působnostSoukromé právoŽivotní prostředíZemědělství a rozvoj venkovaŽivnostenské podnikáníIntegrovaný záchranný systémMládež a sportVnitřní službyZdroj: Metodika CorSet© 1.01, CORTIS Consulting, s.r.o., 12/2005.

Rozdělení procesůProcesní pohledStrategické Taktické OperativníHlavní procesy Každá oblast procesů má svoje specifika asvoji charakteristiku Každá oblast obsahuje procesy strategické,taktické i operativníProcesy řízení rozvoje územíProcesy řešení životních situacíProcesy řízení věcnýchveřejných služebProcesy řízení zdrojů Hlavní procesy = poskytování veřejných služeb„core business“ Těžiště samosprávy je ve strategických ataktických procesech Výkon, tedy operativa může být zajištěna různě Těžiště přenesené působnosti je v operativěProcesy správy úřadu Konkrétní organizační model zajištění hlavníchprocesů může být různý

Procesní řízení… a otázky veřejné správyOrientace na zákazníka….Občan, firma ,samospráva (jako žadatel…)Veřejnost (ochrana veřejnosti…)Region (rozvinutý….)Orientace na cíl, výstup procesu…Rozvoj regionu – kvalita života,.. hosp. růstSlužby – efektivní realizace kvalitních služebZdroje – optimální využití zdrojůOrientace na procesy….CorSet vymezuje řízení služeb, řízení zdrojů,rozvoj regionu…Sledování a vyhodnocovánímetrik procesůBenchmarkingRozvoj regionu – MA21, HDP, …Služby – BSC, SLAZdroje – „utilizace“, hodnota

Závěr a shrnutí Vyhodnocování procesů je zásadní pro jejich řízení Důležité jsou motivační podmínky v prostředí veřejné správy Procesní řízení musí být základem reformy veřejné správy Procesní řízení ve VS může využít metodický rámec CorSet: Klasifikaci procesů veřejné správy Optimalizaci služeb veřejné správy a řízení jejich kvality Řízení zdrojů (finance, informace, lidé, majetek) a jejich spotřebu ve službách Definici mapy metod řízení veřejné správyDěkujeme za pozornost.Ing. David Melichar Ph.D.Ing. Tomáš Hrabíkdavid.melichar@cortis.cztomas.hrabik@cortis.czSpolečnost CORTIS Consulting je certifikována dle DIN EN ISO 9001:2001

Využití CorSet na projektech Zlínský kraj - Informační strategie Zlínský kraj - Audit metod řízení a informačních potřeb Deltax, O2, Soluziona, MV – Redefinice struktury životních situací na PVS Ministerstvo vnitra, Soluziona - Aktualizace SP komplexní informatizace krajů Ministerstvo vnitra - Metriky hodnocení úrovně ISVS Ministerstvo vnitra – Ukazatele a metriky pro hodnocení stupně dosažení cílů a úrovně ISVS Ministerstvo vnitra – Integrace funkcí, procesů a činností veřejné správy CENIA - Procesní analýza při transformaci CENIA Středočeský kraj – Metody řízení nemovitého majetku Hl. město Praha - Koncepce městského kontaktního centra Magistrátu hl.m.Prahy Hl. město Praha – Analýza transformace příspěvkové organizace PIS Asociace krajů - Podíl na Strategii rozvoje ICT regionů 2007-2013CorSet využívají firmy SOLUZIONA, Deltax, Marbes consultingDěkujeme za pozornost.Ing. David Melichar Ph.D.Ing. Tomáš Hrabíkdavid.melichar@cortis.cztomas.hrabik@cortis.czSpolečnost CORTIS Consulting je certifikována dle DIN EN ISO 9001:2001