Interní audit – metodika pro organizace poskytující zájmové ... - NIDM

userfiles.nidm.cz

Interní audit – metodika pro organizace poskytující zájmové ... - NIDM

Interní auditmetodika pro organizaceposkytující zájmové a neformální vzděláváníCERT Kladno, s.r.o.Ing. Pavel HerinkBřezen 2012


Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformálnívzděláváníÚvodInterní audit (dále jen IA) jsou pravidelné prověrky, při nichž se má zjistit úroveňfungujícího systému řízení v organizaci, jinými slovy – pomocí pravidelných prověrek v rámciinterního auditu se má potvrdit, že nastavený a dokumentovaný systém řízení danéorganizace je vyhovující a je vhodně aplikován do jednotlivých procesů (činností). Není-litomu tak, je tzv. definována neshoda (pojmenován problém) a jsou podávány podněty kezlepšování a k přijetí nápravných a preventivních opatření.Cílem interního auditu může být např. určení stupně shody s požadavky (kritériiauditu), zhodnocení schopnosti zajistit shodu se zákonnými, předpisovými nebo smluvnímipožadavky; zjistit, zda je systém dostatečně a vhodně popsán v interní dokumentaci, stanovitefektivnost uplatňovaného systému managementu z hlediska splnění specifikovaných cílůorganizace, identifikace nedostatků (neshod) a oblastí potenciálního zlepšování, efektivnostfungování systému řízení, atd.Tato metodika byla vytvořena pro potřeby organizací poskytující zájmové aneformální vzdělávání. Jejím cílem je, aby si tyto organizace mohly ve stanovených oblastechsystému řízení (zpravidla definovaných procesy) vyhodnotit, kde stanovený systém řízeníorganizace funguje, a kde je naopak prostor pro nápravu nebo zlepšování. Metodika spočíváv námětech na stanovení a udržování postupu a plnění náležitostí pro plánování a prováděníinterních auditů (prověrek) v organizaci. Tyto prověrky jsou zaměřeny na ověření, zdavytvořený systém řízení vyhovuje plánovaným činnostem a požadavkům (např. klientů,legislativy) a zda je v souladu se zpracovanou interní dokumentací.Navrhovaný postup provedení interního auditu vychází ze základních požadavkůsměrnice na provádění interních auditů kvality dle EN ISO 19011 s drobnými modifikacemipro provádění auditů pro organizace v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání.Pro provedení interního auditu byl vytvořen katalog otázek (checklist) vycházejícíz požadavků „obecného managementu“ organizace a z obecných požadavků normy ISO 9001využitelných pro všechny organizace. Mezi další kritéria pro provádění auditu lze zahrnoutinterní dokumentaci (směrnici, předpisy), požadavky právních a jiných předpisů (rozhodnutístátních orgánů), požadavky zřizovatelů (vlastníků, majitelů), požadavky vyplývajícíz dotačního a grantového řízení, smlouvy s partnery, atd. Na základě typizované mapyprocesů bylo stanoveno 10 oblastí prověřování zahrnující přes 90 otázek.Pozn.: Součástí checklistu jsou i příklady, návrhy a náměty pro naplnění otázkyurčitým důkazem, existuje však mnoho dalších praktických důkazů pro naplnění otázky. Jesamozřejmě možné, aby si katalog otázek (checklist – jehož vzor je součástí metodiky jakoPříloha č. 2) způsobilí interní auditoři (případně ve spolupráci s vedením organizace)přizpůsobili podmínkám vlastní organizace (např. rozšířili oblast prověřování, zpřesnili aInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 2 z 38


hlouběji zaměřili otázky a prověřování v oblastech, které považují za problematické neboz jejich pohledu za klíčové).1. Hlavní odpovědnosti za provádění interních auditůNastavení odpovědností z pohledu pracovních pozic: Vedoucí organizace (ředitel, předseda, …)Odpovídá za:• iniciaci, plánování a dokumentování interních auditů (IA), včetně kontrolyrealizace a účinnosti nápravných opatření,• výběr, trvalé školení a jmenování vedoucích auditorů a auditorů provádějícíchIA,• hodnocení vedoucích auditorů a auditorů,• informování vedení organizace o výsledcích IA,• přípravu a aktualizaci souboru otázek (checklistu) k internímu auditu (vespolupráci s interním auditorem),• vedení veškeré dokumentace (včetně záznamů) související s IA.Vedoucí organizace je oprávněn k řešení sporů při realizaci IA a stanovovánínápravných opatření.AuditorOdpovídá za:• přípravu, provedení a vyhodnocení IA, včetně konečné odpovědnosti zadosažené výsledky IA,• efektivní plánování a provádění IA,• dodržování postupů a požadavků IA,• sdělování a vyjasňování požadavků auditu,• věcné, organizační a termínované plánování IA,• přípravu pracovních dokumentů a instruování týmu auditorů,• přezkoumání dokumentace a existujících činností v rámci systémumanagementu organizace a určení jejich přiměřenosti,• dokumentování zjištění z IA, které bude využito při zpracování Zprávy z IA,• uchování a ochranu dokumentů týkajících se IA,• ohlášení neshod prověřovanému,• za zpracování Zprávy z interního auditu,• kontrolu splnění opatření k nápravě.Složení týmu auditorů vychází z personálních možností organizace, v případě potřebyje možné si zajistit interního auditora externím způsobem.V případě stanovení auditorského týmu je určen vedoucí auditor a auditor(spolupracuje a podporuje vedoucího auditora), případně technický expert (ten neníauditorem, ale spolupracuje s auditorem v oblasti např. specifických požadavků,v nichž je způsobilý, a touto způsobilostí doplňuje auditorský tým).Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 3 z 38


Vedoucí prověřovaného úseku (procesu)Odpovídá za:• Informování příslušných pracovníků o cílech, náplni a rozsahu auditu,• Jmenování odpovědných pracovníků k doprovodu členů týmu auditorů,• Poskytování všech potřebných prostředků a informací k zajištění IA,• Umožnění přístupu na pracoviště a k důkazům podle požadavků auditorů,• Spolupráci s auditory a umožnění dosažení cílů IA,• Určení a realizaci nápravných opatření v rámci své kompetence.Vedoucí prověřovaného útvaru je povinen se zúčastnit zahajovací schůzky IA,provedení IA a závěrečného jednání k IA.Pracovníci - jsou povinni při prověřování aktivně spolupracovat s auditory.2. Požadavky na provádění interních auditůAudity provádějí interní auditoři, kteří jsou k tomuto účelu proškoleni, nebo je zajišťujíinterní auditoři externě. Auditory nominuje (jmenuje) vedoucí organizace. Auditoři jsou vždynezávislí na prověřované oblasti.U auditu je vždy přítomen vedoucí prověřovaného úseku, ten také následně poprovedení IA obdrží informace (se zjištěným stavem) ve formě zprávy (vzor je součástímetodiky).Postup, činnosti, odpovědnosti a související dokumentace jsou uvedeny v této metodicea v postupovém diagramu, který je součástí této metodiky (viz Příloha č. 1).3. Plánování interních auditůCelkovou odpovědnost za plánování a kontrolu provádění interních auditů mávedoucí organizace. Dále rozhoduje o plánování auditů (rozsahu, způsobu provedení, výběruinterních auditorů, atd.)Vedoucí organizace ve spolupráci s interním auditorem odpovídá za vypracováníProgramu auditu (viz Příloha č. 3), za vyhlášení plánovaných a neplánovaných prověrek.Program auditu a vyhlášení termínů neplánovaných auditů schvaluje vedoucí organizace.Dílčí odpovědnosti mají vedoucí prověřovaných úseků, auditoři a prověřovaní pracovníci. Projednotlivé audity je zpracován Plán IA – zpracovává vedoucí auditor v rámci přípravy na audit(vzor je součástí metodiky – Příloha č. 4). Po schválení Plánu IA vedoucím organizace jepředán prověřovaným pracovníkům (= oznámení o provedení IA). Vedoucí pracovníci (zoblastí – procesů, které budou předmětem prověřování) odpovídají za připravenost na audita umožnění jeho realizace v rámci stanoveného termínu a rozsahu.Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 4 z 38


Zaměření a rozsah interních auditůJednotlivé oblasti systému řízení organizace mohou být prověřovány současně(najednou), nebo rozloženy v průběhu roku tak, aby byl prověřen celý systém řízeníorganizace minimálně 1x za rok. Při plánování rozsahu a zaměření IA se přihlíží ke stavu adůležitosti (vlivu na zajištění kvality služeb pro klienty) jednotlivých oblastí systému řízení,procesů a činností, a také k výsledkům předcházejících auditů, případným stížnostem, atd.Neplánované interní audity doplňuje vedení do ročního Programu IA formou doplňků,tj. dopsáním do plánu.4. Příprava interního audituJmenovaní auditoři se předem připraví na provedení IA. Prostudují příslušnoudokumentaci, zápis z posledního IA a připraví (aktualizují ve spolupráci s vedoucímorganizace) checklist (katalog otázek) pro prověřovanou oblast. Auditor nejméně týden předprovedením IA písemně oznámí příslušnému vedoucímu útvaru (prověřovaného) termínauditu. Vedoucí organizace předá vedoucímu IA podklady pro přípravu IA:- Zpráva z posledního IA (včetně neshod)- Checklist z posledního IA- Nápravná opatření z předchozího auditu- Program IA- Formuláře pro interní audit (plán IA, …)- Interní dokumentaci organizace (směrnice, vnitřní předpisy)Vedoucí auditor na základě prostudování podkladů zpracuje Plán auditu a aktualizuje vespolupráci s vedoucím organizace katalog otázek (checklist). Plán auditu a checklist schvalujevedoucí organizace.Vlastní IA probíhá v součinnosti s vedoucími úseků, kteří v případě neshody odpovídají zastanovení opatření k nápravě.5. Provedení audituVlastní provedení interní auditu na místě je zahájeno úvodním jednáním.a) Úvodní jednání zahrnuje:- záznam o účasti- představení účastníků- potvrzení cílů, předmětu a kriterií auditu- potvrzení časového rozvrhu- ujištění o zachování důvěrnosti- zásady bezpečnosti práceInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 5 z 38


- vyjasnění všech případných dotazů a připomínek- sdělení možných výsledků auditub) Vlastní provedení audituOvěřování shody systému řízení se stávající skutečností, důkazy a informacemi seprovádí:- kontrolou plnění a účinností dříve přijatých nápravných opatření- přezkoumáváním důkazů, které jsou předmětem prověřování, např. dokumenty,záznamy, informace, zápisy …pozn.: Při této činnosti auditor využívá metody vzorkování (např. přezkoumávázáznamy u 3 případů z 10, apod).- pohovory s příslušnými pracovníky – kladením předem připravených otázek adoplňujících otázek- pozorováním činností v průběhu auditu.Interní auditoři shromažďují důkazy o zjištěních, případných neshodách, zkoumajídostupnou dokumentaci, ověřují informace výše uvedenými metodami. Do checklistuzapisují zjištění o skutečném stavu vyplývajících z rozhovoru s příslušnými pracovníkyprověřovaných útvarů (procesů), ze zkoumání dokumentů, prověřovaných činností apodmínek v jednotlivých oblastech s uvedením příčin a navržením opatření. V průběhuprověrky se zaznamenávají všechny odchylky od požadavků dokumentace. Běhemprověřování provádí auditor bodové hodnocení jednotlivých otázek dle níže uvedenémetodiky.Klasifikace zjištění z audituBody - Výsledek Stav Způsob řešení3 body OK - Splněno Bez opatření2 body PZ – Potenciál kezlepšení - částečnéplnění nebodoporučení ke zlepšení1 bod DN – Drobná neshoda- splněno s výhradami0 bodů N – Neshoda -nesplněnoVyjádření k nápravě prověřovaným (co, do kdy, jakse provede náprava), popř. uvedené stanoví pokonzultaci s IA nebo vedením. V případě doporučeníke zlepšení je na zvážení prověřovaného provedeníopatření.Vyjádření k nápravě prověřovaným (co, do kdy, jakse provede náprava), popř. uvedené stanoví pokonzultaci s IA nebo vedenímNávrh na vystavení opatření k nápravěZjištěné neshody auditoři rozdělují do dvou kategorií:I. Kategorie (systémová chyba) – (N - neshoda)- systém není dostatečně vybudován- předepsaný postup není převzat a prakticky používán- zjištěný nesoulad odporuje dohodnutým požadavkům nebo standardům, normám- velké množství drobných chyb, odchylekInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 6 z 38


II. Kategorie (nesystémová chyba) – (DN – drobná neshoda)- drobné nedostatky systémového řízení procesů- nepodstatné nedodržení postupu, podmínek, standardu, normyZjištěnou kategorii a počet odchylek uvedou auditoři ve Zprávě. Zjištěné neshody I.kategorie jsou podnětem pro řešení formou opatření k nápravě.c) Závěrečné jednáníZávěrečná příprava auditora pro sdělení závěrů z auditu- společné jednání auditorů (příprava závěrů auditora)- přezkoumání zjištění z auditu a porovnání s cíli audituZávěrečné jednání s vedením organizace- sdělení zjištění (silné a slabé stránky, neshody) a závěrů z auditu- uvedení doporučení ke zlepšení (pokud je v plánu)- zaznamenání všech rozdílných názorů- zvážení následného auditu (pokud je v plánu)- odsouhlasení závěrů audituVyhodnocení IA se předkládá vedení organizace. Po provedení IA vypracuje auditor dojednoho týdne Zprávu z auditu (viz Příloha č. 5). Ta obsahuje: identifikační údaje, rozsah prověřování, průběh auditu, stručnou charakteristiku organizace, výsledek auditu s vazbou na oblasti (procesy), silné a slabé stránky organizace, výsledek zjištění ve struktuře jednotlivých oblastí/procesů v rozsahu: potenciál ke zlepšení drobná neshoda závažná neshodaZpráva je předložena vedení a kopie pracovníkům odpovědným za prověřovanouoblast.Dokumentace výsledků z IAPlán audituVyplněný checklistZpráva z IAZáznam o účastiProtokoly neshodInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 7 z 38


Tuto dokumentaci předá interní auditor vedení organizace, které s ní seznámíprověřované pracovníky.6. Odstranění neshod a realizace opatření k nápravěPostup a forma odstranění zjištěných nedostatků (neshod, nesouladu) jsouponechány v kompetenci vedení organizace, resp. prověřovaných vzhledem k jejímmožnostem a k potřebám zdrojů (finanční prostředky, kapacitní možnosti). Interní auditorzaeviduje všechna zjištění, tzn. neshody, drobné neshody i potenciály ke zlepšení do Knihyevidence neshod a zjištění z IA (viz Příloha č. 6).Vedoucí pracovníci, kteří jsou odpovědní za prověřovanou oblast, stanoví příčinuneshody, definují k nedostatkům, zjištěným v průběhu auditu včasná a účinná nápravnáopatření. Drobné neshody má za povinnost odstranit odpovědný pracovník (vlastníkprocesu). Kontrolu řešení a odstranění následně provede vedoucí organizace. V případězávažných neshod posuzuje jejich závažnost vedení, které určuje odpovědného pracovníka zajejich řešení. Ten stanovuje a po schválení vedením realizuje nápravné opatření s cílemodstranit kořenovou příčinu neshody. Následně vedení organizace ověřuje uplatněnínápravy/nápravného opatření a předložení závěrů o výsledcích ověřování. Účinnostzavedených opatření k nápravě je kontrolována a hodnocena vedením organizace, a přidalším auditu auditorem.Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 8 z 38


7. Interní auditořiInterní auditory pro provádění auditů v organizaci jmenuje vedení organizace.Požadavky na interní auditory:- interní auditoři jsou vybíráni vedením na základě vhodných předpokladů (např.osobních vlastností, znalostí, dovedností a zkušeností)- doporučuje se, aby vybraní interní auditoři absolvovali školení u způsobilé vzdělávacíagentury (postup IA dle metodiky ISO 19011), které je ukončeno ověřením znalostíauditora a vystavením osvědčení s platností na 3 roky- interní auditoři musí splňovat kvalifikační požadavky a odbornou způsobilost:o kvalifikační požadavky pro výběr interních auditorů osvědčení o způsobilosti IA (viz doporučení o absolvování školení), praxe 3 roky v organizaci nebo v organizaci podobného typu, znalost postupu provedení interního audituo odborná způsobilost interního auditora se vyznačuje: znalostí oboru zájmového a neformálního vzdělávání, znalostí kritérií auditu (např. požadavky systému řízení, legislativa,požadavky klientů) nezbytných pro činnost auditora, znalostí legislativy a ekonomického řízení v oblasti zájmového aneformálního vzdělávání, praktickými zkušenostmi z činnosti v organizaci zájmového aneformálního vzdělávání, průběžným vzděláváním interních auditorů, které je zaměřováno nametody techniky dotazování, efektivnost provádění IA, zpracovánívýsledků, znalosti vytvořeného systému řízení (umět obsáhle a dohloubky auditovat, hledat potenciál pro zlepšování, být nápomocen přiřešení problémů, identifikovat potenciální rizika, atd.)Udržování způsobilosti interních auditorůPřed zahájením auditorské činnosti musí interní auditor absolvovat min. 1 interníaudit v pozici auditora – adepta, tzn. pozorovatele pod vedením zkušeného interníhoauditora.Auditoři se musí zúčastňovat min. 1x ročně průběžného vzdělávání zaměřeného naprovádění interního auditu (např. postup pro interní audit, legislativa).Při skončení platnosti osvědčení (každé 3 roky) zorganizuje vedení externí školení,přezkoumává schopnosti a znalosti auditorů.Vedení na konci kalendářního roku hodnotí každého interního auditora (viz Příloha č.7 – Záznam hodnocení interních auditorů).Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 9 z 38


8. Slovník pojmů k IAAudit - Systematický, nezávislý a dokumentovaný proces získávání důkazů z auditu a jehoobjektivního hodnocení s cílem stanovit rozsah splnění kritérií.Interní audit organizacím slouží k posouzení a hodnocení stavu zavedení, udržování aneustálého zlepšování systému řízení s ohledem na kvalitu služeb. Jedná se o systematický anezávislý proces získávání důkazů na základě objektivního hodnocení s cílem stanovit rozsahplnění kritérií auditu. Interní audit provádějí auditoři se stanovenou způsobilostí a v souladuse stanoveným postupem (např. viz tato metodika).Auditor je osoba s odbornou způsobilostí k provádění auditu.Cíl auditu – cílem auditu může být např. určení stupně shody s kritérii auditu, zhodnoceníschopnosti zajistit shodu se zákonnými, předpisovými nebo smluvními požadavky,identifikace oblastí potenciálního zlepšování, efektivnost fungování systému řízení, atd.Důkaz z auditu - záznamy, konstatování skutečnosti nebo jiné informace, které souvisejís kritérii auditu a jsou ověřitelné (důkaz z auditu může být kvalitativní nebo kvantitativní).Důkazem z auditu jsou např.: všechny záznamy stanovené v dokumentaci systémymanagementu, které prokazují shodu s požadavky na systém managementu organizace.Kritéria auditu - soubor požadavků, postupů, interní dokumentace, nastavení systému řízeníorganizace (např. manuál, příručka, normy), právní požadavky, smluvní požadavky,požadavky systému managementu, standardy kvality, … Kritéria auditu jsou používána jakozáklad, vůči kterému jsou porovnávány důkazy z auditu.Plán auditu - Popis činností a uspořádání postupu auditu (týká se jednoho konkrétníhoauditu)Program auditů - Soubor auditů (může se jednat i o jeden audit) naplánovaných na určitýčasový rámec; program auditů zahrnuje všechny činnosti nezbytné k plánování, organizovánía provádění auditů v daném období.- Plánované audity (řádné) - provádějí se v termínech stanovených v Programuinterních prověrek.- Neplánované audity (mimořádné) - provádějí se při zjištění závažných skutečností,při organizačních změnách v organizaci, při vyhodnocení zpětné vazby, při šetřenízávažných odchylek schválené dokumentace.Předmět auditu (rozsah) - Vymezení auditu; zahrnuje vymezení procesu/činností, kterébudou auditovány, konkretizaci místa konání auditu, specifikací oddělení, ve kterémInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 10 z 38


proběhne audit, návrh časového průběhu auditu, … (obvykle zahrnuje popis fyzického umístění,organizační jednotky, činnosti a procesy a také časový rozsah).Tým auditorů – Jeden nebo několik auditorů, kteří provádějí interní audit a jsou jmenovánívedením společnosti k provádění interních auditů; jeden auditor musí být vedoucím.Závěr z auditu (zpráva) - Výstup z auditu; tuto zprávu zpracovává vedoucí auditor na základědůkazů získaných v průběhu auditu jednotlivými auditory; zpráva by měla obsahovatvyjádření k naplnění cílů auditu.Zjištění z auditu - výsledky hodnocení shromážděných důkazů podle kriterií(zjištění z auditu stanovují buď shodu, nebo neshodu, případně příležitosti ke zlepšování).Pozn: Terminologie a definice vycházejí z EN ISO 190119. Seznam přílohPříloha č. 1 – Postupový diagram – Interní audit metodikaPříloha č. 2 – Checklist (katalog otázek)Příloha č. 3 – Program auditůPříloha č. 4 – Plán audituPříloha č. 5 – Zpráva z interního audituPříloha č. 6 – Kniha evidence neshod a zjištění z IAPříloha č. 7 – Záznam (protokol) hodnocení interních auditorůInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 11 z 38


Příloha č. 1 – Postupový diagram – Interní audit metodikaPožadavky naprovedení IAZpracování Programu IAProgram IASchváleníprogramuIANominace interních auditorůOznámení prověřovanýmprovedení audituDokumentace,výstupyz předch auditůPříprava na auditZpracování audit plánu,katalogu otázekPlán IAKatalogotázekZaslání audit plánuprověřovanýmInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 12 z 38


Provedení auditu na místěZpracování výsledků auditu(zpráva)Zpráva z IAKniha evidenceneshodRozhodnutí o přijetíopatřeníStanovení a realizace opatřeníKniha evidenceneshodVyhodnocení audituVyhodnocení Programu auditůInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 13 z 38


Příloha č. 2 – Checklist (katalog otázek)Checklist – katalog otázek pro provedení interního auditu v organizacích poskytujícíchzájmové a neformální vzdělávání.Katalog otázek je strukturován do jednotlivých oblastí systému řízení, resp. dletypizované mapy procesů organizací poskytujících zájmové a neformální vzdělávání,s drobnými úpravami.Oblasti systému řízení:1. Systém řízení organizace2. Strategie a plánování3. Lidské zdroje4. Komunikace, PR a Marketing5. Řízení projektů6. Výchova a vzdělávání7. Fundraising, ekonomické řízení a finanční management8. Zlepšování, hodnocení a kontrola, opatření k nápravě a prevenci9. Správa majetku10. Dokumentace, vnitřní normyPro každou oblast/proces je stanoveno několik otázek, které dále mohou být internímauditorem dále doplněny dalšími vedlejšími otázkami. Do checklistu se dále doplňujedotazovaný, resp. vlastník procesu/činnosti; dokument, kde je daná oblast řešena (nebokterý byl předložen); důkaz k doložení otázky a popis zjištění. V posledním sloupci pak interníauditor uvádí výsledek v úrovni bodů 1-3, tzn. soulad (3) nebo nesoulad (drobná neshoda =1, závažná neshoda = 0), příp. potenciál ke zlepšení (2).Pozn.: Ve sloupci Zjištění/důkaz jsou uvedeny náměty a příklady jako nápověda, jakými důkazy lzedanou oblast doložit. Je třeba samozřejmě prověřit reálné důkazy v rámci prověřovanéoblasti/procesu.Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 14 z 38


Oblast: Systém řízení organizaceČ. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek1.Jaký systém řízení organizacevyužívá? Např. systém řízení kvalityposkytovaných služebsystém řízení s vazbou na kvalituposkytovaných služeb,zavedené požadavky ISO 9001,CAF, provádění SWOT,(pravidelné) interní prověrky,manuál řízení organizace,standard kvality…2.3.4.5.6.Jakým způsobem je vymezenoorganizační řízení organizace(organizační schéma, organizační řád,…)?Je z něj patrné řízení jednotlivýchoblastí a článků organizace a jejichčinností?Jaké činnosti (procesy) zajišťujeorganizace?Je nastaveno procesní řízeníorganizace?Jsou mezi procesy definovány vazbya souvislosti?Jsou (hlavní) procesy řízené(vlastník, kritéria, cíle,dokumentace/vnitřní předpisy, …)?Vyhodnocují se stanovené činnosti(procesy) dle stanovených cílů (jsoucíle stanoveny, kritéria, termíny)?Je do systému řízení zahrnuta i oblastIT (odpovědnosti, pravidla, péče oSW a HW, řízení externíhododavatele služeb)?organizační schéma,organizační řád, stanovy, řády,popisy pracovních pozicSeznam procesů (hlavní procesy,řídící procesy, podpůrnéprocesy),mapa procesů, popisy procesůPopisy procesů, mapa procesů,vnitřní předpisy,cíle procesůHodnotící zprávy, čtvrtletní/ročníhodnocení kritérií (cílů) procesů,hodnocení cílů dle SMARTPopisy činností,pověření, smlouvy s externímdodavatelemInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 15 z 38


7.8.Provádějí se kontroly BOZP a POv organizaci?Jakým způsobem řešíte odpadovéhospodářství?Jak je v organizaci nastaven systémspolupráce s dodavateli:- Způsob výběru- Kritéria pro hodnocenídodavatelů hmotnýchproduktů a služeb (např.učební pomůcky, nehmotnýmajetek, dopravce, školitel,propagace, účetnictví, …)- Evidence dodavatelů- Kontrola nakoupenýchproduktů a služebKontroly pracovišť, Kniha BOZP aPO, Požární kniha.Smlouva o odvozu odpadů, platbyza odvoz odpadů.Třídění odpadů (nádoby natříděný odpad,zpětný odběr elektrozařízení).Směrnice pro nakupováníKritéria způsobilosti dodavatelůCertifikáty shody k učebnímpomůckám,Osvědčení a certifikáty externíchlektorů, atd.Inventární soupisPotvrzení dodacích listůInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 16 z 38


Oblast: Dokumentace, vnitřní normyČ. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek1.Je stanovena struktura (např.seznam, přehled, výčet)dokumentace, která je potřebnák zajištění činností organizace?Je třeba další dokumentacek činnostem organizace?Seznam vnitřních předpisů,Seznam legislativy,formuláře, … Vnitřní informačnísystém2.3.4.5.Jakým způsobem je řízena internídokumentace (postupy, vnitřnípředpisy, metodiky, strategickédokumenty, …), tzn. kdo vytváří,reviduje, schvaluje, archivuje,využívání dokumentaci)?Je dostupná pracovníkům, kteří jipotřebují?Jakým způsobem jsou pracovníciseznamování s aktuální, novoudokumentací?Jakým způsobem je řízena externídokumentace (dostupnost provšechny pracovníky, aktuálnost),např. právní předpisy, metodickélisty zřizovatele, příručky a manuályministerstev, metodické pokynyveřejné správy, …?Jakým způsobem je zajištěna prácese záznamy (např. prezenční listina,zápisy z porad, záznamy z jednání, …?(ochrana dat, aktuálnost,dohledatelnost, identifikace, …)Jakým způsobem je zajištěnaarchivace a skartace dokumentace(včetně záznamů)?Vnitřní předpisy řízenídokumentů a záznamů(dokumentace).Dostupnost dokumentace na IS.Záznamy (důkazy) o seznámenís dokumentací.Přístup k aktuálnímu zněnílegislativy, předplatnéelektronických služebs aktualizací legislativy,smlouva s externistou zajišťujícísledování změn v legislativě.Evidence a ukládání záznamů,např. na IS, složky k aktivitám,čitelné záznamy, …Vnitřní předpis – Archivační askartační řád.Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 17 z 38


Oblast: Strategie a plánováníČ. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek1.Jakým způsobem se vedeníangažuje při tvorbě, plánování azlepšování systému řízeníorganizace?Pracovní workshopy,brainstorming,schvalování předložených návrhů,aktualizace nových strategií,plány,opatření ke zlepšování, …2.3.4.5.6.7.8.9.Jakým způsobem se zjišťujípožadavky klientů azainteresovaných stran, a jak jsouzapracovávány do strategie a cílů?Stanovilo a pravidelněvyhodnocuje vedení vizi a strategiiorganizace?Podílejí se na tvorbě strategie iostatní pracovníci?Stanovuje (a vyhodnocuje) vedeníorganizace své cíle a plány?Jsou s těmito dokumenty (vize,strategie, cíle, plány) seznamovánipracovníci uvnitř organizace?Jsou tyto dokumentysrozumitelné?Stanovilo vedení organizaceodpovědnosti a pravomocipracovníků v oblasti řízení azajišťování všech činností v rámciorganizace?Jsou o odpovědnostech apravomocech informováni všichnipracovníci?Je nastavení odpovědnosti apravomocí aktuální?Jakým způsobem fungujekomunikace v rámci organizace?Mají pracovníci dostatečné aaktuální informace, které potřebujík zabezpečení činností, za kteréodpovídají?Dochází v plánovaných intervalechk vyhodnocování systému řízeníorganizace (včetně vizí, cílů,zpětných vazeb, hospodaření,výroční zpráva, …)?Rozhovory s klienty, dotazníky,ankety, neformální setkávání,benchmarking, účast v projektech.Aktualizace strategie a cílů.Vize organizace, Strategieorganizace, SWOT, školskývzdělávací program, pracovníworkshopy, brainstorming, …Pravidelné zprávy (čtvrtletní,pololetní, roční), hodnotící/výročnízprávaZápisy z porad, elektronickésdělování, diskuse v rámci porad,připomínkové řízeníPopisy pracovních činností,organizační řád, stanovy, …Prokazatelné seznámení s popisypracovních činností,revize popisů k aktuálnímu stavu.Systém porad,elektronická komunikace,IS,seznámení s vnitřními předpisy,interní diskusní fórum, ICQ, skype.Pravidelné zprávy (čtvrtletní,pololetní, roční),Hodnotící/výroční zpráva.Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 18 z 38


10.11.12.13.14.Podílejí se na tvorbě strategickéhoplánu pracovníci organizace?Identifikovalo vedení organizacesvé klienty, partnery azainteresované strany?Existuje v organizaci vnitřníinformační systém? Kdo jeodpovědný za „údržbu“ aaktualizaci IS?Existuje efektivní a funkční systémporad? Jsou pořizovány zápisy, sekterými se dále pracuje?Vyhodnocují se výsledky?Jsou stanovena pravidla propříjímání nových členů/klientů?Pracovní workshopy,schvalování předložených návrhů,brainstorming,připomínkové řízení.Definice klientů,zainteresovaných stran, školskámatrika, seznam klientů, seznam(přehled) zainteresovaných strany.IS, pověření – odpovědnost zaúdržbu ISSystém porad, ukládání zápisů,zápisy z porad,kontrola úkolů a zápisů z porad.Vnitřní předpis - Pravidla propřijímání členůInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 19 z 38


Oblast: Lidské zdroje(pracovníci)Č. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek1.Jakým způsobem plánuje azajišťuje organizace lidské zdrojek zajištění činností, které poskytujesvým klientům?Plán lidských zdrojů,zastupitelnost pracovníků,seznam spolupracovníků.2.3.4.5.6.7.8.9.10.Jak a kdo plánuje vzdělávánípracovníků?Je vyhodnocováno?Jsou k dispozici záznamy o školenípracovníků (např. vedoucí táborů,kroužků, první pomoci, BOZP)?Jsou stanovena pravidla propřijímání nových pracovníků?Jakým způsobem jsou zaškolovánínoví pracovníci? Je stanovenpostup? Jsou o tom záznamy?Stanovilo vedení odpovědnosti apravomoci pracovníků (náplněpráce)? Jsou aktuální?Jsou stanoveny motivační prvky akritéria pro mimořádné oceňovánípracovníků?Je v organizaci vytvořen systémodměňování a benefitů propracovníky organizace?Jakým způsobem je zajištěnazastupitelnost pracovníkůz hlediska zajištění služeb proklienty?Kdo je odpovědný a jakýmzpůsobem je vedena personálníagenda, včetně ochrany osobníchúdajů?Plán vzdělávání na příslušnéobdobí.Pravidelné vyhodnocování plánu.Nabídka vzdělávacích kurzů,aktivit.Přehled absolvovaných školení,personální složky,prezenční listiny, certifikáty.Vnitřní předpisVnitřní předpis, Záznam ozaškoleníPopisy pracovních činnostíVnitřní předpisVnitřní předpisPlán zastupitelnostiPopis pracovní činnosti,osobní složky, personální agenda,(ne)přístupnost ke složkámpersonální agendy.Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 20 z 38


Oblast: Správa majetkuČ. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek1.Má organizace k dispozici vhodnévybavení pro zajištění svýchčinností?Inventární seznam, požadavkyvedoucích na vybavení pro činnost,vyhodnocování požadavků, …2.3.4.5.6.Jsou nastavena pravidla zacházenís majetkem? Kdo odpovídá zapořizování, nákup a vyřazovánímajetku?Kdo odpovídá za údržbu zařízení(vybavení)?Je údržba plánovaná? Jsou o tomvedeny záznamy?Je zařízení, které slouží k činnostemorganizace kontrolované arevidované (např. cvičební atělocvičné nářadí, herní prvky -hřiště)?Jakým způsobem probíhá evidencemajetku? Probíhá pravidelnáinventarizace majetku?Jak jsou řízeny zápůjčky a výpůjčkymajetku?Jsou pro objekty organizace(budovy, hřiště, učebny)zpracovány provozní řády?Jakým způsobem je zajištěna péče ooblast IT (odpovědnosti, pravidla,péče o SW a HW, řízení externíhododavatele služeb)?Stanovení odpovědností,plán nákupu,kontroly pořízeného majetku,kontroly dodacích listů,plán inventarizace, protokoly ovyřazení.Organizační řád, pracovní smlouvanebo pověření vedením, popisfunkcePlán údržby, Kniha závad, Revizníprotokoly a zprávy, …Evidence majetku,Inventární seznam,Evidence zápůjček,předávací protokoly, kontrolavráceného majetku.Provozní řád budovy a dalšíchprostor (učeben, kluboven,místností, hřišť), Pravidla využíváníprostor.Popisy činností, pověření,smlouvy s externím dodavatelem.Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 21 z 38


Oblast: Zlepšování, hodnocení akontrola, opatření k nápravě aprevenciČ. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek1.Jaké kontroly činností v organizaciprobíhají? Vedou tyto kontroly kezlepšování činností organizace?Jak se pracuje s výstupyz kontrolních činností?Plán kontrol, výsledky kontrol,interní audity,opatření ke zjištěnýmnedostatkům,důkazy o nápravě nedostatků2.3.4.5.6.Jakých metod (nebo modelů) prozlepšování organizace využívá?Jakým způsobem je zjišťována avyhodnocována zpětná vazba odklientů?Jak se s výsledky zpětné vazby dálepracuje?Kdo a jak vyhodnocuje plněnístanovených cílů a úkolůpracovníků i celé organizace?Kdo a jak vyhodnocuje plnění cílů aúkolů aktivit (kroužků, atd.)?Jakým způsobem jsou přijímánaopatření k nápravě v případězjištění neplnění cílů, úkolů, plánů,projektů v organizaci?SWOT, kontroly, systémové interníprověrky, CAF, …Dotazníky, pohovory,osobní schůzky, elektronickákomunikace,opatření k připomínkám anedostatkům od klientů, …Hodnotící/výroční zpráva,hodnocení cílů,zápisy z porad, výstupy zpohovorů,dílčí podklady vedoucíchpracovníků za svěřenéoblasti/činnosti předkládanévedení organizaceVyhodnocení plánů jednotlivýchaktivit, cílů organizace,hodnotící/výroční zpráva, deníkyčinnostíZáznamy, zápisy z porad,nápravná opatřeníInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 22 z 38


Přijímají se v organizaci i opatření,která mají preventivní charakter?Preventivní opatření –předcházení potenciálním rizikům,zápisy,7.8.9.10.Jak a kdo vyhodnocuje přijatáopatření (nápravná i preventivní,na neshody) z hlediska jejichplnění?Jsou systémově evidovány avyhodnocovány neshody (neplněníoproti požadavkům klientů, vedení,stížnosti, negativní ohlasy)?Je dodržován postup pro prováděníinterního auditu (plánování,realizace, záznamy z IA), včetněrealizace opatření na odstraněnízjištěných neshod?záznamy o opatřeních,seznámení pracovníkůs opatřeními (např. novýmipravidly zajišťujícími, aby příčinaproblému nenastala)Zápisy z porad,celkové vyhodnocení všechopatření – zpráva o realizaciEvidence všech neshod, evidencepřijatých opatření, EvidencestížnostíProgram IA, Plán IA,osvědčení interních auditorů,Zpráva z IA, protokoly neshod,opatření z auditu, …Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 23 z 38


Oblast: hlavní proces – Výchova avzdělávání (organizační zajištění)Č. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek1.Jakým způsobem (a kdo?)odpovídá za plánování hlavníchčinností a aktivit, které jsounabízeny klientům?Jsou při plánování zvažoványpožadavky klientů?Plán činností (měsíční, roční),kalendář akcí,zpětná vazba od klientů, …2.3.4.5.6.Jakým způsobem probíhá zjišťovánípotřeb a očekávání klientů a jsmena ně schopni pružně reagovat?Jakým způsobem probíhákomunikace s klienty (o nabízenýchaktivitách, o průběhudlouhodobějších akcí)?Jsou vyvíjeny nové aktivity?Kdo je za ně odpovědný?Jakým způsobem se ověřují předjejich realizací?Je vyhodnocována úspěšnostnových aktivit po stanovenémobdobí?Kdo odpovídá a jakým způsobemjsou vybíráni externí pracovnícik zabezpečování činnostíorganizace pro klienty?Kdo odpovídá a jakým způsobemjsou vybíráni externíspolupracovníci (např. vedoucívýchovných aktivit) a dodavatelé(např. doprava, úklid)k zabezpečování činností?Dotazníky, ankety, osobnípohovory,návrhy klientů,přihlášky na akce,schránky námětů,diskusní fóra, …Letáky, webové stránky, nástěnky,média, vlastní časopis,hromadný e-mail, …Brainstorming, porady, náměty,plán činnosti, plán akcí.Vyhodnocení akcí za stanovenéobdobí (čtvrtletí),evidence návštěvnosti,splnění stanovených cílů, …Viz organizační řád/vnitřní předpis.Inzerce, doporučení, ověřenískutečností, databáze zájemců, …Viz organizační řád/vnitřní předpis.Inzerce, doporučení,ověření skutečností,databáze zájemců.Hodnocení dodavatelů dle kritérií.Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 24 z 38


7.8.9.10.11.12.Kdo odpovídá za kontrolunakupovaných služeb a produktů(např. autodopravce, poskytovatelubytování, spotřebního materiálu?Mají vedoucí aktivit (akcí)dostatečnou dokumentaci apředpisy k provádění svýchčinností (provozní řád, řádyprostor, plán činnosti, požárnípoplachové směrnice)?Mají vedoucí aktivit vhodné adostatečné „zázemí“ (např.místnost, technické vybavení,spotřební materiál, …) k zajištěníplánovaných aktivit?Jaký způsobem se vyhodnocujíčinnosti určené pro klientyz hlediska splnění stanovenýchcílů?Jakým způsobem je zajištěnazpětná vazba od klientů a jejívyhodnocování?Jsou k dispozici potřebnédokumenty a záznamy k dané akci(legislativní předpisy, zdravotnídokumentace, hygienicképotvrzení, souhlasy Policie aveřejné správy)?Popisy pracovních činností,delegování pravomocí.Vnitřní IS, provozní řády, řádyprostor (učebna, klubovna, dílna,hřiště), plán činnosti,požární poplachové směrnice,bezpečnostní předpisy.Splnění požadavků na klubovnu,místnost, učebnu, …Pohovor s vedením, hodnotící /výroční zprávy, pravidelnéhodnocení akcí s vazbou nastanovené cíle akceDotazník, anketa, pohovors vedením.zdravotní dokumentace,hygienické a lékařské potvrzení,souhlasy Policie a veřejné správy,…Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 25 z 38


Otázky k realizačním procesůmOblast: hlavní proces – Výchovaa vzdělávání (výchovné avzdělávací aktivity) Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz VýsledekČ.Otázka1. Jakým způsobem jsou akce(kroužky, tábory, klub,jednorázové akce) plánovány?Kdo je za to odpovědný?Předložte příklad akce, kroužku,…2. Byly stanoveny, realizovány avyhodnoceny cíle dané aktivity?3. Existují postupy (např. idokumentace) pro danéčinnosti? Jsou vedeny záznamy(např. docházka, seznamyúčastníků, letáky,…)?Plán práce,strategický plán,plán činnosti,kalendář akcí, …Cíle akce, plán akcí, …Např. postup přípravyrealizace příměstskéhotábora,jednorázové akce, …4. Jsou „vedoucí“ způsobilí ke svéčinnosti?5. Jsou dodržovány hygienické abezpečnostní předpisy, a dalšísouvisející legislativa (např.tábor, rozbor pitné vody)?6. Kdo je odpovědný za komunikacise zainteresovanými stranami(úřady, zdravotníci, policie)?Doklad o vzdělání, osvědčení,zkoušky, …Potvrzení o absolvováníškolení (hlavní vedoucí,zdravotník, zdravotní průkaz),rozbor pitné vody, …Popisy pracovních činností,delegování pravomocí, …Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 26 z 38


Oblast: Komunikace, PR aMarketingČ.Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek1. Je zpracován plán/strategievztahů s veřejností (PR) vašíorganizace?2. Je zpracován marketingový plán?Jak je vyhodnocován a sledovánojeho plnění?3. Je zpracován plán vnějšíkomunikace (např. způsobzasílání informací, e-mailu,hromadných informací, letáky,…)?4. Je zpracován jednotný grafickýdesign organizace včetněpravidel použití loga?5. Jsou zpracována pravidla„firemní kultury“, etickéhokodexu a řídí se jimi pracovníci?6. Je aktuální web?Dochází k pravidelnémuvyhodnocování jehonávštěvnost?7. Vydává organizace tiskovézprávy?Plán/strategie PR, …Marketingový plán,plán činnosti, …Pravidla (metodika) provnější komunikaci, …Grafický manuál organizace.Etický kodex, pravidlafiremní kultury, …Důkazy o pravidelnéaktualizaci.Tiskové zprávy, monitoringtisku, …Jsou monitorovány mediálnízprávy o naší organizaci?8. Spolupracuje organizace s jinýmiorganizacemi ve své oblasti?Seznam partnerů, důkazy ospolupráci (smlouvy,dohody).Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 27 z 38


Oblast: Fundraising, ekonomickéřízení a finanční managementČ.Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek1. Je zpracován srozumitelnýrozpočet organizace?2. Existují rozpočty jednotlivýchprojektů, činností… a jsouzpracovávány zprávy o jejichčerpání?3. Jsou stanovena pravidlahospodaření? Jsou tato pravidladodržována?4. Je zpracována fundraisingovástrategie organizace?Rozpočet,finanční plán na příslušnýrok.Rozpočet dle projektů,čerpání rozpočtu (plánu).Vnitřní předpis.Strategie.5. Jak organizace spolupracuje apečuje o dárce a sponzory(pozvánky na akce, atd.)?Důkazy o komunikaci,Seznam stávajících apotenciálních sponzorůOblast: Řízení projektů*Č. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek1. Jak vedení podporuje vznik(nových) projektů?2. Jsou stanovena pravidla pro řízeníprojektů?Schůzky týmů,sledování trendů, podnětů,průzkumy pro nové aktivity,plány, nápady pracovníků, …Vnitřní postup/kroky prořízení projektů, …Jsou pravidla pro řízení projektůInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 28 z 38


aplikována/udržována?3. Jakým způsobem probíhá řízeníjednotlivého projektu –plánování, určení a schválení,sestavení týmu, stanoveníodpovědností a kompetencí,pracovní schůzky, způsobymonitorování?4. Jak jsou zajištěny zdroje (finanční,lidské, vybavení) pro projekty?Záznamy z porad(pracovních schůzek), …Rozpočet, finanční plán,schválený grant, dohody opracovní činnosti,plán technickéhozabezpečení, technickézajištění akce, …5. Jak je zajištěna spolupráces partnery?6. Kdo odpovídá za řízení běžícíchprojektů a jejich vyhodnocování vorganizaci?7. Jaké záznamy (důkazy) oprojektech jsou k dispozici?Smlouvy, dohody, …Vedením určený pracovník.Evidence projektů, průběžnézáznamy z průběhuprojektů, celkovévyhodnocení projektů, …*Projekt – řízená činnost, jednorázové akce, dlouhodobé aktivity (s větším záměrem)Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 29 z 38


Příloha č. 3 - Program auditůTermín provedení auditu(měsíc):Číslo interního audituPracoviště/procesSystém řízení organizaceOdpovídáSystém řízení organizaceZainteresovanost vedeníVzděláváníZlepšování a opatřeníRealizace služebProcesní řízeníFinanceNákupŘízení dokumentaceVedoucí auditor / auditor1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.1H H v v v v v xStrategie a plánování2H H v v v v v x3 Dokumentace, vnitřní normy H xLidské zdroje4H v v v xSpráva majetku5v vx6Zlepšování, hodnocení akontrola, opatření k nápravěa prevenci v H v xVýchova a vzdělávání7H v v v vxKomunikace, PR a Marketing8v H v v xŘízení projektů910v v v HFundraising, ekonomickéřízení a finanční management v H v xxInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 30 z 38


H – hlavní procesV- vedlejší procesVypracoval:Jméno:Podpis:Datum:Schválil:Jméno:Podpis:Datum:Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 31 z 38


PLÁN AUDITUPříloha č. 4 - Plán audituOrganizace:Cíl auditu:Prověřit stávající systém řízení z hlediskastanovených požadavků dle checklistu.Prověřované procesy/činnosti:Systém řízení organizaceStrategie a plánováníLidské zdrojeKomunikace, PR a MarketingŘízení projektůVýchova a vzděláváníPlánovaný termín: XX. XX. 201XAuditor:Vedoucí auditor:Pracovníci, kteří musí být přítomni:Vedení organizace, vedoucí organizace, vedoucíodpovídající za činnosti (procesy), které jsoupředmětem audituVedoucí prověřované organizace: ...(návrh na změnu termínu konání auditu může vedoucí podat do dvou dnů odobdržení tohoto programu)Fundraising, ekonomické řízení afinanční managementZlepšování, hodnocení a kontrola,opatření k nápravě a prevenciSpráva majetkuDokumentace, vnitřní normySeznam dokumentace, která je podkladem pro audit:Vnitřní směrnice, řídící dokumentace, záznamy, právní předpisy, Výroční zprávy, atd.Harmonogram audituDatum Čas Místo auditu (oddělení/činnost/proces) Prověřovaní pracovníci9.0009.30 – 10.3010.30 - 11.00Úvodní jednáníSystém řízení organizaceStrategie a plánovánívedoucí organizacevedoucí organizacevedoucí organizaceInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 32 z 38


11.00 – 11.3011.30 – 12.0012.00 – 12.3012.30 – 13.0013.30 – 14.0014.00 – 14.3014.30 – 15.0015.00 – 15.3016.00Lidské zdrojeKomunikace, PR a MarketingŘízení projektůVýchova a vzděláváníFundraising, ekonomické řízení afinanční managementZlepšování, hodnocení a kontrola,opatření k nápravě a prevenciSpráva majetkuDokumentace, vnitřní normyZávěrečné vyhodnocení auditupersonalistapověřený pracovník…vedoucívedoucí organizace……pověřený pracovníkvedení organizaceDatum:Podpis:Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 33 z 38


ZPRÁVA Z INTERNÍHO AUDITUPrověřované pracoviště/činnost:Číslo zprávy: 1/201XVedoucí pracoviště: vedoucí organizacePříloha č. 5 - Zpráva z interního audituAuditor:Audit proveden dne:Další zúčastnění:VÝSLEDEK AUDITUPrověřovaná oblast/činnostPZ(2)DN(1)N(0)Pozn.Systém řízení organizace X*Strategie a plánováníLidské zdrojeKomunikace, PR a MarketingŘízení projektůVýchova a vzděláváníFundraising, ekonomické řízení a finančnímanagementZlepšování, hodnocení a kontrola, opatřeník nápravě a prevenciSpráva majetkuDokumentace, vnitřní normy X*PZ – potenciál ke zlepšeníDN – drobná neshodaN – závažná neshoda = opatření k nápravěInterní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 34 z 38


Průběh auditu: Audit proběhl v přátelské a otevřené atmosféře, bez podnětů zakrývat nedostatky,s ochotou prověřovaných diskutovat a případné nedostatky řešit. Tato zpráva obsahuje pouze zjištěnív oblasti nedostatků (neshod, nesouladu) a námětů na zlepšení. Při auditu také byly diskutovány silnéstránky. Prověřovaní byli na konci auditu seznámeni se zjištěními.Charakteristika organizace:Zřizovatelem organizace je … Mezi hlavní aktivity a činnosti organizace patří … V současné doběv organizaci pracuje XX pracovníků a dalších XX spolupracovníků a dobrovolníků ….Silné stránky:Slabé stránky:aktivní přístup vedení organizacek systému řízenízajištění zdrojů pro projektyProcesní řízeníSpráva ITZjištění:*Příklad –Proces/činnost:Dokumentace, vnitřní normy vnitřní směrnice personalistiky nebyla řízena (neschválená vedením,neaktuální verze) - DN*Příklad –Proces/činnost: Systém řízení organizaceZpracoval:dne:Poznámka:vedení organizace nestanovilo měřitelné cíle (nejsou stanoveny odpovědnostiza plnění cílů, cílové hodnoty, odpovědnosti za jejich vyhodnocování apřijímání opatření v případě neplnění) - NPřevzal:dne:Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 35 z 38


Příloha č. 6 – Kniha evidence neshod a zjištění z IAč.DatumzjištěníOblast /procesPopis zjištěnízávažnostN, DN, PZnáprava/nápravnéopatřeníPříčinaStanovenéopatřeníTermínZaznamenalOdpovídáPotřebazměnydokumentace?Opatření zavedenoano/ne/nerealizovánoDatumukončenírealizaceKontrolaefektivnosti(ano/ne)12345Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 36 z 38


Příloha č. 7 - Záznam (protokol) hodnocení interních auditorůZáznam z hodnocení auditoraJméno a příjmení hodnoceného:Funkce:Pracoviště:Účel hodnocení:Zájemce o činnost auditoraVýběr auditorského týmuPrůběžné hodnoceníPožadavkyMin. středoškolské vzdělání zakončené maturitní zkouškouSkutečnostMin. 5 let praxeVhodné osobní a morální vlastnostiPlatné osvědčení interního auditora vydanéakreditovanou organizacíŠkolení, kurzy, účast na seminářích, konferencích apod.Účast na auditech:Výsledek hodnocení:Hodnocení provedli:Datum: Jméno: Podpis:Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 37 z 38


Interní auditmetodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzděláváníKontaktCERT KladnoCyrila Boudy 1444Kladno 272 01Březen 2012

More magazines by this user
Similar magazines