KIS UPDATE maj 2016 FA

blikfang

KØBMANDSTANDENS INKASSO SERVICE

UPDATE

5

Den vigtigste brik?

Vi kender vores kunde, og lovgivningen samt reglerne om god inkassoskik angiver, hvad vi skal og må gøre i en

inkassosag. Den største ubekendte i vores arbejde er derfor skyldneren, som af den grund måske er den vigtigste

brik til at løse sagen.

Der er som regel fem forskellige årsager

til, at en sag lander i vores inkassosystem:

Forglemmelse, misforståelse, uenighed, manglende

betalingsvilje og manglende betalingsevne.

Jo, folk kan glemme at betale en faktura. Og

jo, det sker også, selvom de har fået rykkere.

Men så er det da dejligt, at et brev fra KIS kan

genopfriske hukommelsen så tilpas meget, at

betalingen kommer på plads.

Vi hører også ofte forklaringen om, at ”den

troede jeg, at min mand/kone havde betalt”

og ”den har jeg godkendt til betaling for

længe siden”, og så løser det sig heldigvis

også, når vi kommer på banen.

Når vores kunde og skyldneren er decideret

uenige om en fakturas størrelse eller hele

aftalegrundlaget for fakturaen, er der rent

teknisk ikke tale om inkasso. Vi stiller dog

alligevel op, da KIS som full-service partner

tilbyder at hjælpe vores kunde med det

praktiske omkring juridisk vurdering og

behandling, så vi finder en løsning mellem

parterne – nogle gange med rettens hjælp.

Er årsagen manglende betalingsvilje, skal vi

finde en vej til at ”overtale” skyldneren til

at få sagen ud af verden. Det kræver både

klar tale om konsekvenserne for skyldneren

ved ikke at betale, samtidig med at vi skaber

et tydeligt billede af, at vi har tænkt os at

fortsætte til den bitre ende for at sikre vores

kunde sine penge.

Er det til gengæld manglende betalingsevne,

der er årsagen, skal vores inkassospecialister

både fastholde skyldnerens betalingsvilje og

finde en løsning på, hvordan vi tilvejebringer

betalingsevne – typisk via en dialog om

skyldnerens økonomiske situation på kort og

længere bane fulgt op af en afdragsordning.

Uanset hvilken af de fem årsager, der er den

primære til vores involvering i sagen, starter

vi altid med at samle al mulig viden om

skyldneren.

Vi får dermed fra start en fornemmelse af,

hvorfor fakturaen ikke er betalt, om skyldneren

er kendt for andre inkassosager, om

skyldneren har betalingsanmærkninger, om

skyldneren har fast ejendom eller andre

interessante aktiver o.s.v.

Alle disse elementer giver os både en idé

om, hvordan vi skal løse sagen og en indikation

af, hvor langt vi skal gå (om det giver

mening at føre sagen til retlig behandling).

Summen af data, viden og erfaring er nøglen

til at få afdækket den måske vigtigste brik i

sagen: Hvem skylder pengene – eller rettere;

hvad skal der til for at løse sagen med

betaling?


Dialog skaber løsninger

Når man siger ”inkasso”, tænker nogle straks på trusler og hårdføre metoder til at inddrive gæld. Disse fordomme

understøttes ofte af film, kioskbaskere og spektakulære avisforsider, men virkeligheden er en helt anden.

De fleste sager løser vi i den udenretlige inkassoproces, hvor vores

inkassospecialister arbejder med skriftlig og telefonisk kontakt til

skyldnerne. I denne fase er dialogen ekstrem vigtigt, for skyldnerne

skal blive helt klar over, at omkostningerne ved en retlig inkassoproces

blot øger gælden, så det kun er i skyldnerens interesse, at

sagen løses og gælden betales så tidligt som muligt.

Der er altså ingen undskyldning for ikke at reagere på vores

henvendelser om betaling eller dialog.

Hvis skyldneren ikke reagerer på vores breve, sendes sagen til

call-centret, hvor KIS’ inkassospecialister ringer til skyldneren for

at få en mere direkte dialog om at få løst sagen.

Allerede i vores første skriftlige henvendelse til skyldneren inviterer

vi derfor til en dialog om løsning, hvis skyldneren ikke er i stand til

at betale sin gæld på én gang.

Vi mærker tydeligt, at KIS’ indtræden i sagen har en stor effekt på

betalingsviljen og lysten til at få gælden af vejen allerede ved de

første henvendelser. Det skyldes helt sikkert, at det pludselig bliver

alvor på en anden måde end før, hvor skyldneren ”kun” har fået

påmindelser og rykkere fra vores kunde. Vores opgave er så at

være professionelle og kundens forlængede arm.

I vores breve opfordrer vi skyldneren til at ringe til KIS’ inkassospecialister

i vores eget call-center eller at logge på KIS’ brugervenlige

debitorportal på Internettet, hvor skyldneren kan hjælpe sig

selv 24 timer i døgnet 365 dage om året.

Inkassospecialisterne i call-centret arbejder ud fra en ”løsningstrappe”,

hvor målet er at nå det øverste trin, som naturligvis er

fuld betaling. Hvis dette ikke er muligt på grund af skyldnerens

økonomiske situation, gælder det om at gå de trin ned af løsningstrappen,

der er nødvendige for at nå et alternativt mål. Trinnet

under fuld betaling er f.eks. væsentlig del-betaling, og andre trin

nedad er skriftlig afdragsordning, mundtlig afdragsordning,

skriftlig erkendelse af gælden og så videre ned til det sidste trin,

som er en god dialog med aftale om opfølgning.

Det er ikke så væsentligt, hvordan dialogen foregår – det

vigtigste er, at den foregår. Dialogen er vejen til løsning, og

som vi skriver på forsiden af debitorportalen: ”Det eneste,

du ikke må gøre, er ingenting”.

KØBMANDSTANDENS INKASSO SERVICE


Nem vej til

at blive gældfri

Selvom lovgivningen stadig stiller krav om breve sendt med almindelig post og opererer med

begrebet underskrift, handler inkassoarbejdet i dag meget om brugervenlige web-løsninger, e-mails,

sms-beskeder, digital signatur, mobile betalinger og i det hele taget løsninger, som datidens lovgivere

slet ikke havde fantasi til at forestille sig.

KIS bryster sig gerne af at have Danmarks bedste online inkassoløsning,

og vi bliver løbende bekræftet i vores postulat af både nye og

tilbagevendende kunder.

Allerede på det første brev fra KIS inviteres skyldneren til at logge på

sin sag med en pin-kode, og derfra er der kun få klik til betaling af

gælden med f.eks. et kreditkort eller via Swipp.

Løsningen er skabt 100% af KIS’ egen udviklingsafdeling i samarbejde

med vores kunder og er 3-dimensionel. Det betyder, at løsningen er

rettet mod både vores kunders debitor-medarbejdere, vores egne

inkassospecialister og endelig også mod skyldnerne. Alle tre parter

har hver sin brugerflade og forskellig adgang til sagsdata, men

arbejder i samme løsning.

Den nye version af debitorportalen blev lanceret den 1. maj 2016 og

er optimeret på en lang række områder. Brugerflade, design og funktionalitet

er tilpasset, så skyldneren kan tilgå portalen fra både mobil,

tablet og computer, og betalingsmulighederne er udvidet til også at

omfatte de mobile betalingsløsninger.

Debitorporten har åbent 24 timer i døgnet 365 dage om året, så skyldneren

har altid mulighed for at betale, tilbyde en afdragsordning eller

sende vores inkassospecialist en besked.

På debitorportalen kan skyldneren også tilbyde en afdragsordning

ved at simulere forskellige betalingsmodeller for at finde netop den

løsning, der passer til skyldnerens budget. Med et enkelt klik sendes

skyldnerens forslag derefter til godkendelse hos KIS’ inkassospecialist.

Skyldneren kan vælge at modtage en mail og/eller en sms, når et

afdrag forfalder til betaling, eller skyldneren kan tilmelde sig

BetalingsService med det samme.

Hvis skyldneren har brug for at sende en besked i sagen eller uploade

et dokument, sker det også via debitorportalen. Inkassospecialisten

hos KIS kan hurtigt og enkelt gøre alt relevant information fra skyldneren

tilgængeligt for vores kunde via løsningen, og på samme måde

kan svar på indsigelser og f.eks. fakturadokumentation hurtigt flyde

den modsatte vej fra vores kunde til skyldneren.

Med andre ord: Skyldneren har ingen undskyldning for ikke at vise

vilje til at få sin gæld ud af verden.

KØBMANDSTANDENS INKASSO SERVICE

Alt i alt er KIS’ inkassoløsning med debitorportalen en unik og brugervenlig

løsning, der skaffer betalinger til vores kunder og gør det nemt

for skyldnerne at blive gældfri og skifte status fra ”dårlig betaler” til

”god kunde”.


Sober og

professionel

inddrivelse

Inddrivelsen er en nødvendig forretningsgang i et kundeforhold,

hvis betalingen udebliver. Uanset den service, som Begravelse

Danmark yder de pårørende, skal inddrivelsen hos de pårørende

tillige ske sobert og professionelt. Hos KIS oplever Begravelse

Danmark altid en respektfuld og professionel inkassohåndtering.

For Begravelse Danmark er det afgørende, at også de langsomme

pårørende betaler for den udførte service. Langt de fleste pårørende

betaler rettidigt for Begravelse Danmarks ydelser, men til at sikre

betaling fra virksomhedens dårlige betalere har Begravelse Danmark

valgt inkasso fra Købmandstandens Inkasso Service.

En del af Begravelse Danmarks udgifter ved en begravelse eller bisættelse

går til underleverandører, som Begravelse Danmark er forpligtet

til at betale uanset kundernes manglende betalingsevne. Det sætter

store krav til en flydende pengestrøm!

”En stor del af vores udgifter er udlæg til blomster, dødsannoncer og

krematorier, som vi skal betale, uanset hvornår vi får pengene igen fra

vores kunder, så et flydende cash-flow er vigtigt for vores virksomhed,”

siger adm. direktør Mogens Balling, Begravelse Danmark.

Begravelse Danmark tilbyder også at de pårørende kan arrangere

og købe begravelser online og betale med Dankort i webshoppen

begravelser.dk. ”For os handler det om at udtænke anderledes

arbejdsgange og forretningsmåder, der samtidig giver vores pårørende

et brugbart alternativ til den traditionelle begravelsesforretning,” siger

han.

Mogens Balling og hans tre kolleger i bogholderiet er afklarede over

måden at inddrive penge for bedemændenes arbejde hos de pårørende.

Begravelse Danmark har valgt KIS, fordi inkassofirmaet er bedre

og mere fagligt rustet til at inddrive penge, end man selv vil være. Med

mange inkassosager om året er det en bedre løsning for Begravelse

Danmark at bruge KIS’ fagkundskab end selv at have den nødvendige

viden og administrative ressourcer til at håndtere de dårlige betalere.

”Vi er bedre rustet med et inkassofirma til at inddrive de ubetalte

fordringer,” siger Mogens Balling. ”Det giver os mere værdi at

outsource inkassoforløbet til Købmandstandens Inkasso Service, så vi

kan fokusere på andre opgaver, vi er bedre til. Den opgave er bedre

givet ud til KIS, end hvis vi selv skulle varetage inkassohåndteringen,”

siger Mogens Balling

Begravelse Danmark er en moderne virksomhed med en historie der

går tilbage til 1881. Som den eneste begravelsesforretning i Danmark,

er Begravelse Danmark ikke ejet af privatpersoner, men ejet af to

foreninger, hvor overskuddet fra Begravelse Danmark går til foreningernes

arbejde for en værdig afsked med livet. Begravelse Danmark

administrerer alle forretninger fra sekretariatet i Herlev, der sender

fakturaer ud til pårørende i hele Danmark. Med mere end 4.500

begravelser og bisættelser om året, 50 engagerede bedemænd og

forretninger overalt i landet, er det nødvendigt med klare retningslinjer

for håndtering af fakturaudsendelse, betaling og ikke mindst

håndtering af tilgodehavender.

Begravelse Danmark er en innovativ virksomhed, der udvikler

services og rutiner i takt med udviklingen i samfundet og i

takt med de pårørendes ønsker. Begravelse Danmark ønsker

at begravelsen bliver en hyldest til livet, som afspejles i forbindelse

med begravelsen/bisættelsen. ”Livet er noget særligt og

det bør det sidste farvel også være” og blandet andet derfor

tilbyder Begravelse Danmark, som de eneste i landet en Harley

Davidson Rustvognsmotorcykel, ligesom Begravelse Danmark

er den eneste begravelsesforretning i Danmark som har hvide

rustvogne.

KØBMANDSTANDENS INKASSO SERVICE A/S

Lautruphøj 5 DK-2750 Ballerup

Tel. +45 33 64 64 64 Fax +45 44 66 64 60

www.kis.dk kis@kis.dk

KØBMANDSTANDENS INKASSO SERVICE

More magazines by this user