Diagnóstico UMB
Retos y Oportunidades de la Transformación Digital
Retos y Oportunidades de la Transformación Digital
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2023
Los retos y oportunidades de la
transformación digital de la UMB
DIAGNÓSTICO FUNCIONAL
EQUIPO IUBEŌ
Los Retos y Oportunidades de la Transformación Digital de la Universidad Mexiquense del Bicentenario 2022-2023
iubeō México | Eficiencia Administrativa | Comunicación | Análisis de Datos | Integración de tecnologías
Los retos y oportunidades de la
transformación digital
de la UMB
Diagnóstico
Los Retos y Oportunidades de la Transformación Digital de la Universidad Mexiquense del Bicentenario 2022-2023
iubeō México | Eficiencia Administrativa | Comunicación | Análisis de Datos | Integración de tecnologías
CONTENIDO
1. Antecedentes
2. Introducción
3. Alcance
Definiciones
4. Metodología
5. Equipo de Trabajo
6. Plan de Gestión del Proyecto
7. Desarrollo de Diagnóstico
Resultados
8. Bibliografía
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Antecedentes
De la transformación digital
Las características clave de la transformación digital pueden variar dependiendo de la
industria y el contexto en el que se aplique, pero a grandes rasgos, se pueden englobar en
las siguientes:
- Uso intensivo de tecnología: La transformación digital se caracteriza por el uso
intensivo de tecnología digital para mejorar y optimizar los procesos y operaciones
en una organización.
- Orientación al cliente: La transformación digital busca satisfacer las necesidades y
expectativas de los clientes a través de la personalización de productos y servicios,
el desarrollo de nuevas soluciones y la mejora de la experiencia del cliente.
- Flexibilidad y agilidad: La transformación digital requiere de una mentalidad flexible
y ágil, con capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado y en
las tecnologías.
- Análisis de datos: La transformación digital implica el análisis y uso de datos para la
toma de decisiones basadas en datos.
- Colaboración y trabajo en equipo: La transformación digital fomenta la colaboración
y el trabajo en equipo, y promueve el uso de herramientas y plataformas
colaborativas.
- Automatización y optimización de procesos: La transformación digital busca
automatizar y optimizar los procesos y operaciones de una organización, con el fin de
mejorar la eficiencia y reducir costos.
- Cultura innovadora: La transformación digital requiere de una cultura innovadora y
creativa que promueva la experimentación, la toma de riesgos y el aprendizaje
continuo.
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De la transformación digital en las universidades
Los antecedentes de la transformación digital en las universidades se remontan a las
primeras iniciativas de educación en línea a finales de la década de 1990. Sin embargo, la
verdadera transformación digital de las universidades se ha producido en los últimos años,
impulsada por una serie de factores, entre los que se incluyen:
- Cambios en la demanda de los estudiantes: Los estudiantes de hoy en día esperan
una experiencia educativa en línea y personalizada, con acceso a recursos y
materiales de aprendizaje en cualquier momento y lugar.
- Avances tecnológicos: El desarrollo de tecnologías como la nube, el móvil, la
inteligencia artificial, el big data y el Internet de las cosas (IoT) han creado nuevas
oportunidades para la educación digital y la innovación educativa.
- Globalización: La globalización ha aumentado la demanda de educación en línea y
ha creado nuevas oportunidades para la colaboración y el intercambio académico a
nivel internacional.
- Presupuestos ajustados: Las presiones presupuestarias han llevado a las
universidades a buscar nuevas formas de reducir costos y mejorar la eficiencia, lo
que ha impulsado la adopción de tecnologías digitales.
- Cambios en la regulación y la acreditación: Las autoridades reguladoras y los
organismos de acreditación están fomentando la innovación y la adopción de
tecnologías digitales en la educación superior.
En conjunto, estos factores han llevado a las universidades a adoptar cada vez más
tecnologías digitales para mejorar la eficiencia, reducir costos, mejorar la experiencia del
estudiante y ampliar el alcance de la educación superior.
La transformación digital de las universidades se está convirtiendo en una necesidad para
las instituciones que buscan mantenerse competitivas en un mundo cada vez más digital
y globalizado.
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Retos para la universidad digital
La universidad digital presenta varios desafíos que deben ser abordados para lograr su éxito
y eficacia. Algunos de los retos más comunes son:
1. Acceso a tecnologías y recursos: Aunque la tecnología digital es cada vez más
accesible, no todos los estudiantes tienen acceso a las herramientas y recursos
necesarios para participar en la educación en línea. La universidad digital debe
asegurarse de que los estudiantes tengan acceso a los dispositivos y conexiones de
internet adecuados.
2. Capacitación y apoyo para profesores: La transición a la educación en línea puede
ser difícil para algunos profesores que no están familiarizados con las herramientas y
metodologías digitales. La universidad digital debe proporcionar capacitación y
apoyo adecuados para ayudar a los profesores a adaptarse y utilizar eficazmente las
tecnologías digitales.
3. Calidad y eficacia de la educación en línea: La universidad digital debe garantizar
que la educación en línea sea de alta calidad y eficaz para los estudiantes. Esto
requiere una atención cuidadosa al diseño del contenido educativo, la interacción
entre los estudiantes y los profesores, y la evaluación del aprendizaje.
4. Seguridad y privacidad de los datos: La educación en línea implica la recopilación y
el uso de datos de los estudiantes, lo que plantea preocupaciones sobre la seguridad
y la privacidad de estos datos. La universidad digital debe implementar medidas de
seguridad y privacidad adecuadas para proteger los datos de los estudiantes.
5. Evaluación y acreditación: La educación en línea presenta desafíos únicos en la
evaluación y acreditación de los estudiantes. La universidad digital debe encontrar
formas efectivas de evaluar el aprendizaje y garantizar que los títulos y credenciales
otorgados tengan un valor equivalente a los otorgados por universidades
tradicionales.
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En resumen, la universidad digital presenta retos únicos que deben ser abordados
cuidadosamente para garantizar su éxito y eficacia. A través de la atención cuidadosa a
estos desafíos, la universidad digital puede proporcionar una educación de alta calidad y
accesible para los estudiantes.
Oportunidades para la universidad digital
La universidad digital tiene multiples oportunidades que pueden ser aprovechadas para
mejorar la educación y ampliar su alcance.. Algunas de las principales oportunidades son:
1. Accesibilidad: La universidad digital puede hacer que la educación superior sea más
accesible para los estudiantes que de otra manera no tendrían la oportunidad de
estudiar en una universidad tradicional. La educación en línea puede eliminar barreras
geográficas, financieras y de tiempo, lo que permite a los estudiantes estudiar desde
cualquier lugar del mundo y adaptar sus horarios a sus necesidades.
2. Flexibilidad: La educación en línea permite a los estudiantes estudiar en su propio
tiempo y ritmo, lo que puede ser beneficioso para aquellos que tienen otros
compromisos, como trabajo o familia. Los estudiantes pueden elegir cuándo y dónde
estudiar, lo que les permite adaptar su educación a sus vidas.
3. Personalización: La educación en línea permite a los estudiantes personalizar su
aprendizaje de acuerdo con sus necesidades y preferencias. Los estudiantes pueden
elegir los cursos y programas que mejor se adapten a sus intereses y objetivos, y
pueden acceder a recursos y herramientas que se adapten a sus estilos de
aprendizaje.
4. Colaboración global: La educación en línea permite a los estudiantes y profesores
conectarse con personas y culturas de todo el mundo, lo que fomenta la
comprensión intercultural y el desarrollo de habilidades interculturales.
5. Innovación educativa: La educación en línea fomenta la innovación en la educación,
lo que puede llevar a nuevas formas de enseñanza y aprendizaje. Las tecnologías
digitales permiten la creación de contenido educativo interactivo y atractivo, y
pueden ser utilizadas para evaluar el desempeño de los estudiantes en tiempo real.
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La transformación digital de la educación superior presenta varias oportunidades para
mejorar la educación y ampliar su alcance. Al aprovechar estas oportunidades, la
universidad digital puede proporcionar una educación más accesible, flexible,
personalizada y colaborativa.
Introducción
Ante el complejo escenario de cambios económicos y revolución digital, las universidades
se ven obligadas a repensar su modelo educativo y a determinar las herramientas que
permitirán a sus alumnos estar a la vanguardia para adaptarse a los retos de la digitalización.
Digitalizar el proceso de enseñanza en las universidades es entender la tecnología como un
aliado invaluable para garantizar el aprendizaje efectivo de sus alumnos.
De esta manera la Universidad Mexiquense del Bicentenario tendrá la posibilidad de
generar estrategias de captación y retención de estudiantes, capacitación, educación
continua y fidelidad con la institución.
A medida que el sector educativo se vuelve más competitivo, la transformación digital en la
educación se está convirtiendo en un medio necesario de supervivencia, ya que este nuevo
mundo digital requiere que los educadores adapten y adopten tecnologías, metodologías
y mentalidades digitales.
Alcance
Diagnóstico sobre los retos y oportunidades de la transformación digital de la UMB, cubriendo
los elementos conceptuales, recursos y requerimientos para la transformación y la
innovación tecnológica de la institución cuyo objetivo sea elevar su capacidad de respuesta
ante los nuevos modelos de comunicación y servicios educativos.
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El Diagnóstico está basado en un esquema de trabajo por fases que permite identificar los
pasos para la modernización educativa.
Definiciones
1. Identificación de requerimientos
2. Levantamiento en campo
3. Resultados
4. Recomendaciones
Digitalización: Se refiere a la incorporación de las tecnologías para conseguir soluciones
más rápidas y eficientes a los procesos ya existentes en la institución.
Madurez Digital: Se define a la Madurez Digital como la capacidad de responder a los
cambios del entorno de manera apropiada.
Transformación Digital: Busca la creación de nuevos procesos de carácter estratégico
para la institución aprovechando el potencial de las tecnologías.
Trabajo en equipo: También conocido como ambiente colaborativo. Es importante que las
personas que sean impactadas por el cambio sientan confianza y empatía por parte de
quienes optarán por el cambio. Esto genera seguridad, disminuyendo el estrés y ansiedad
por no tener un panorama claro.
UMB:Universidad Mexiquense del Bicentenario
Metodología
En el presente diagnóstico se ha seguido una metodología descriptiva, basada en la
recopilación de información por medio de entrevistas en sus dos modalidades,
presenciales y a distancia a los responsables de las áreas .
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Para determinar el nivel de preparación para la transformación digital de la UMB, se
revisaron los modelos de madurez que cruzan los límites de la tecnología, los procesos
internos y al personal que lo integra.
Tras recopilar los datos más significativos de cada área, se procedió a la organización,
tabulación y descripción de cada uno de los procesos y sistemas involucrados.
●
●
●
●
●
●
●
Cultura y trabajo en equipo.
Toma de decisiones.
Gerencia de procesos internos.
Agilidad y mejora de procesos.
Medidas e Indicadores de Desempeño
Gestión de datos
Arquitectura tecnológica y gerencia
Ha sido necesaria la elaboración de una Matriz de Levantamiento que permitirá visualizar la
madurez digital y los elementos de la transformación digital involucrados en la actualidad,
así como propuestas para el futuro de la UMB.
*Anexo 2
Equipo de Trabajo
Para llevar a cabo el diagnóstico se consideró un equipo de dos desarrolladores, y un jefe
de proyecto. La universidad nombró a un Jefe de Proyecto conocedor a detalle de los
procesos internos y que acompañó en todas las sesiones presenciales y a distancia con las
áreas para la principal identificación de las oportunidades de la Institución.
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Plan de Gestión del Proyecto
La gestión del proyecto se llevó a cabo por fases que dan paso a la identificación de los
requerimientos para la modernización educativa.
1. Identificación de requerimientos
2. Levantamiento en campo
3. Resultados
4. Recomendaciones
Fases
Fase 1: Identificación de requerimientos
La Universidad Mexiquense del Bicentenario se encuentra ante el desafío de reinventarse para
convertirse en una “Universidad Digital”. De esta manera se podrán responder a las demandas y
cambios de los estudiantes y académicos en cualquier momento.
Para lograr dicho objetivo, se requerirá incrementar su madurez digital en sus principales procesos
tanto académicos como administrativos. Por medio de la implementación de nuevas prácticas y un
plan de mejora que sea aplicado tanto al interior como al exterior de la comunidad universitaria.
Esto debe estar acompañado por un proceso de alineación entre la planeación y estrategias a
mediano y largo plazo por medio de iniciativas de digitalización y transformación de la cultura
académica.
Durante la fase de Identificación se realizó la recopilación en un Modelo de Informe de Diagnóstico
TI .
Anexo 1*
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Fase 2: Levantamiento en Campo
Para la Fase de Levantamiento en campo , primero se establecieron los objetivos, alcance y
metodología para la selección y síntesis de datos recopilados por medio de entrevistas directas a
las principales áreas académicas y administrativas de la Universidad Mexiquense del Bicentenario.
Por medio de la aplicación de un instrumento de 34 reactivos en formato de cuestionario se recabó
a detalle cada proceso, obstáculo y situación actual que plasma las competencias digitales actuales
de la Institución.
Cuestionario UMB TI
1. ¿Por qué es necesario que la institución cuente con una base de datos estructurada?
No se cuenta con una base estructurada. Hay nomenclatura en el nombre de las
tablas, checas las tablas de la información y así se dan idea de la ubicación de los
datos.
2. ¿Qué tipo de software es el que se utiliza para el desarrollo de las bases de datos de
la institución?
sql Management
3. ¿Con qué frecuencia se actualiza la base de datos?
Manualmente. Diario
Sistema. Entre 1 y 3 horas
4. ¿Cada cuánto tiempo se realizan respaldos de la información?
Diario
5. ¿Los empleados que están encargados de la base de datos tienen la obligación de
asistir a cursos de actualización?
No hay actualización de las personas encargadas
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6. ¿Qué tipo de perfiles profesionistas y con qué características son los encargados de
la base de datos de la institución?
● Alejandro Álvarez García ingeniero en informática
alejandro.alvarez@umb.mx
● Evaristo Granados Ahumada ingeniero en sistemas computacionales
evaristo.granados@umb.mx
7. ¿Qué capacidades y aptitudes tienen los responsables de administrar los sistemas de
información?
● AAG. certificación Esential microsotf orientado a objetos
● AAG. Certificación Esential microsotf redes
● EGA. Dimplomado programación web java Mysql
● EGA. Storage IBM UB5
8. ¿Qué tipo o tipos de programas han utilizado para base de datos?
Sql server para la gestión de la base de datos.
9. ¿Qué tipo de equipo de cómputo utilizan, y que características?
HP all in one, i5 séptima generación 8ram 1t SSD
HP all in one i5 M2 8 ram 1 SSD
10. ¿Qué software de desarrollo emplean, en caso de tener área de sistemas?
• .sql Management para cambiar
• Visual studio
• Crystal reports versión 11
11. ¿Son suficientes los sistemas de información, con los que cuenta actualmente?
No, no está actualizados
12. ¿Los sistemas actuales se interrelacionan entre sí?
Ningún sistema o herramienta se encuentran relacionados
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13. ¿Son sistemas locales, o conviven en otros inmuebles?
Sí, es sistema local
14. ¿Los sistemas en caso de tener, son en ambiente Web?
Si
15. ¿Cantidad de usuarios que usan el sistema?
● 15,600 alumnos
● 1,100 docentes
● 70 administrativos
16. ¿Cuál es el sistema operativo utilizado en los equipos de la escuela?
Equipos, Windows 10 professional
Server. Windows server 2016 en operaciones y en la base de datos
17. ¿La escuela tiene un sistema de copias de seguridad para proteger sus datos?
No, hay un procedimiento manual
Programa la tarea en backup a la media noche, lo manda a otro server.
18. ¿La escuela utiliza software antivirus en sus equipos?
Si, Beat Defender por consola
19. ¿Los equipos de la escuela cumplen con los estándares de seguridad actuales?
No cuentan con estándares de seguridad definidos.
20. ¿Los docentes de la escuela están capacitados en el uso de la tecnología en el aula?
No hay capacitación para los docentes, solo si lo requieren y nada más en su tema.
21. ¿La escuela cuenta con un plan de contingencia en caso de fallos o problemas
técnicos?
No cuenta con ningún protocolo de contingencia.
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22. ¿Existe un equipo de soporte técnico interno o externo que ayuda a la escuela en
caso de problemas?
No, no hay.
23. ¿La escuela ha sufrido algún incidente de seguridad informática en los últimos años?
Si, grave de 0 a 10 (siendo la peor calificación 10),
8 debido a una vulnerabilidad en el sistema anterior.
24. ¿La escuela cumple con las regulaciones y leyes aplicables en cuanto a seguridad
y privacidad de datos?
Si, se cuenta con las debidas regulaciones y leyes.
25. ¿Cuál es el sistema de gestión de bases de datos utilizado en la escuela?
Sql server 13.
26. ¿La escuela tiene una política de seguridad en cuanto a bases de datos?
No hay.
27. ¿La escuela realiza copias de seguridad regulares de sus bases de datos?
● Manual, diario
● Caliente, cada vez que se tiene marcado
● Cada sistema de 1 a 3 horas
28. ¿La escuela tiene una estrategia para garantizar la disponibilidad de sus bases de
datos en caso de fallos?
No hay ninguna.
29. ¿La escuela cuenta con personal capacitado en el manejo de bases de datos?
Tres personas capacitadas.
30. ¿Los datos almacenados en las bases de datos de la escuela están respaldados por
un respaldo físico y/o en la nube?
Respaldados físicamente
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31. ¿Existe algún tipo de acceso remoto a las bases de datos de la escuela? ¿Si existe,
está bien seguro?
Si existe, pero solo cuando se activa con Anydesk..
32. ¿La escuela tiene un plan de contingencia en caso de pérdida o corrupción de datos?
No.
33. ¿La escuela cuenta con un sistema de monitoreo y auditoría de las actividades en las
bases de datos?
No.
34. ¿Cómo es el acceso de los alumnos a la institución actualmente?
Registro Manual y con su credencial de estudiante.
Análisis por Área
Subdirección Académica.
Soporte a control escolar, titulación, idiomas
Control escolar.
Lleva el control de los alumnos desde la preinscripción hasta titulación; todo el registro de
la “vida” escolar de los alumnos e historial académico y hace cumplir la normativa y
reglamento de la Universidad.
Con base en la datos información proporcionada, podemos ver que los procedimientos
dentro de los procesos ya están muy bien estructurados; tanto las normas y reglamentos
para los alumnos dentro de la institución, están muy bien estructurados.
Pero los sistemas de gestión escolar que tiene la universidad, no se interrelacionan, no
acompañan todos los procesos y funcionan como un sistema local en ambiente web. Que
centraliza todos los proceso en la Rectoría.
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Los sistemas no cuentan con las validaciones y candados necesarios para poder dar soporte
y seguriadad a los alumnos y maestros. Actualmente estos procesos de validación se hacen
de forma presencial y manualmente, quedando expuestos a errores de captura y
discrecionales.
Los alumnos y docentes deberían poder realizar los procesos de gestión escolar desde las
35 Unidades Académicas que conforman la UMB. Para ellos estos trámites tienen que ser
transparentes, fáciles, rápidos, sencillos, flexibles y eficientes, no tendrían por que
trasladarse hasta la Rectoría.
Procesos que requiere realizar tanto el alumno como el docente
● Preinscripción
● Inscripción
● Baja de materias
● Alta de materias
● Horarios para maestros
● Calificaciones
● Horarios y clases para alumnos
● Inscripción de Materias
● Aclaración y corrección de errores en nombre completo, materias, calificaciones,
horarios.
Hallazgos
Se realizó un análisis a los sistemas que se utilizan actualmente en la UMB, destacando lo
siguiente:
• En los últimos 14 años se han creado tres sistemas de Control Escolar por ingenieros
in house.
• El primer sistema fue desarrollado en visual basic 6.0 el cual se aloja en un CPU que
se encuentra en la oficina encargada de la base de datos.
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• El segundo sistema desarrollado en ASP.net, este solo sirve para consulta de
información para docentes y alumnos.
• El tercer sistema desarrollado en C-sharp, (SIDIUMB) es el sistema actual que utiliza
la UMB para todos los procesos internos de la Rectoría.
• La capacidad del sistema actual incluye los módulos de docentes, administrativos y
alumnos.
Para cada uno de los trámites, se deben de realizar diferentes procedimientos dentro de las
instalaciones de Rectoría, que llevan tiempo, dinero y esfuerzo para la comunidad
educativa.. Esto genera que los procesos sean más lentos, costosos, molestos y poco
confiables.
Actuamente, estos cambios los realiza el equipo de soporte de manera directa en la base
de datos y no en un sistema web directo que permita estas funciones y que registre todos
los cambios desde las finciones administrativas con seguimiento y rastreabilidad; la
universidad no tiene un plan de contingencia en caso de pérdida o corrupción de datos,
tampoco cuentan con un sistema de monitoreo y auditoría de las actividades en la base de
datos.
Subdirección Dirección Administrativa
Recursos Humanos.
Departamento que tiene a cargo a toda la plantilla que trabaja para la UMB, tanto docentes
como administrativos.
Encargado de los procesos de alta y baja de personal de la UMB.
Hallazgos
El departamento de Recursos Humanos actualmente no cuenta con procesos digitales
maduros que permitan la mejora continua al interior.
El proceso de alta y baja de personal se lleva a cabo de manera manual y no se cuentan
con procesos sistematizados actualizados.
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Todo proceso de movimiento de personal así como firmas de contratos, debe ser realizado
de manera presencial en las oficinas de Rectoría de la UMB ubicados en el municipio de
Ocoyoacac, Estado de México, lo cual genera gastos innecesarios y poca eficiencia
administrativa al tener que realizar un proceso de movilización de personal de planteles
lejanos a esta ubicación.
El proceso de Cálculo de Nómina, lo lleva a cabo una sola persona por medio de lay out en
Access 97 para posterior dispersión con el Banco BBVA.
Durante este proceso se han generado errores manuales los cuales derivan en la repetición
y sobrecarga de trabajo entre las áreas. Lo cual genera pérdida de tiempos y burocracia
administrativa.
Archivo Documental.
Departamento encargado de administrar, organizar y conservar los documentos de archivo
físico de la UMB.
Hallazgos
El departamento de Archivo es un área de reciente creación, con ninguna base de trabajo
anterior o seguimiento al mismo.
Se requiere crear el archivo de concentración, archivo histórico y archivo de trámite, así
como las instalaciones físicas adecuadas para el resguardo del archivo físico (no en la
rectoría) en un edificio externo.
Subdirección de Finanzas
Departamento encargado de la aplicación eficiente de los recursos de la Institución.
Hallazgos
No cuentan con un software propio para el control de Tesorería, solo manejan Net Cash
BBVA para el control de los recursos financieros de la Institución.
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Para el control de los bienes , no se cuenta con un software propio. Actualmente utilizan
un sistema de Gobierno del Estado de México llamado SICOPA. El cual permite llevar el
control y registro de los bienes de la Institución.
Unidadades Académicas
Se tomó como modelo de plantes a la Unidad Escolar de Amatepec, como ejemplo del
escenario de lo que sucede en los 35 planteles de la UMB.
En cada una de las unidades escolares se tiene un abanico de oferta educativa. Diversas
carreras como parte de la currícula académica. En el caso de Amatepec, solo ofrecen una
carrera.
Hallazgos
Se utiliza el sistema de Control Escolar para efectos de visualización de información.
Como paquetería de Software se utiliza la biblioteca digital y Office 365.
En el caso específico de la Unidad entrevistada Amatepec cuenta con:
● 4 computadoras PC
● Internet de modem
● Paquetería office
● Usuario de Consulta para acceso a SIDIUM
Hallazgos Generales de la UMB
La institución no cuenta con una base estructurada y no existe nomenclatura en el nombre
de las tablas. La institución actualiza por sistema su base de datos de manera manual
diariamente.
El personal encargado no ha tenido capacitación o actualización al respecto.
Los softwares que se emplean :
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● .sql management
● Visual studio,
● Crystal Reports versión 11,
- Los equipos de la institución no cumplen con los estándares de seguridad actuales.
- Para los docentes no existe capacitación técnica.
- No cuentan con un área de soporte técnico que ayude en caso de problemas.
En los últimos 10 años se tuvo un episodio de vulnerabilidad a la seguridad, teniendo que
reiniciar uno de los servidores con los que cuenta la UMB.
La escuela ya cumple con las regulaciones y leyes aplicables en cuanto a seguridad y
privacidad de datos, así como la gestión de bases de datos con Sql Server 13, pero aun así
no cuenta con una política de seguridad en cuanto a la base de datos, tampoco cuenta con
una estrategia para garantizar la disponibilidad de sus bases de datos en caso de fallos.
La universidad cuenta con 2 personas capacitadas para el manejo de base de datos:
- Alejandro Álvarez García ingeniero en informática
Alejandro.alvarez@umb.mx
- Evaristo Granados Ahumada ingeniero en sistemas computacionales
evaristo.granados@umb.mx
Estas personas de soporte ayudan también en la parte servicios educativos, en la solución
de problemas tanto para los alumnos como a docentes.
La universidad no cuenta con un plan de contingencia en caso de pérdida o corrupción de
datos. Tampoco cuenta con un sistema de monitoreo y auditoría de las actividades en la
base de datos.
Descripción de actividades de los Ingenieros encargados de cambios en el sistema
● Apoyo en base de datos
● Reportes
● Subir información para verla en la web
● Administración de servidores
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● Manejo de respaldos
● Corrección directa en base de datos
● Apoyo y manejo de protocolos pop
3. Resultados
Los principales procesos administrativos por digitalizar
Con base en los hallazgos y por su naturaleza y prioridad, existen varios procesos
administrativos que resulta estratégicos reforzar y actualizar. Áreas completas que se
pueden digitalizar en la universidad para mejorar su eficiencia y eficacia. De forma
descriptiva se enumeran los principales:
1. Admisión y matrícula de estudiantes: La digitalización de este proceso puede
permitir la presentación de solicitudes y el registro en línea, lo que reduce el tiempo
y el esfuerzo requerido para completar el proceso. También puede mejorar la eficacia
de la verificación de la documentación y la asignación de clases y horarios.
2. Gestión de registro académico: La digitalización de este proceso puede permitir a
los estudiantes consultar su historial académico, calificaciones y créditos en línea.
Además, puede permitir la planificación de la programación académica y la
asignación de cursos y horarios.
3. Gestión de recursos humanos: La digitalización de la gestión de recursos humanos
puede permitir el seguimiento y la gestión de los registros de los empleados, los
contratos, los horarios y los beneficios. También puede mejorar la eficacia de los
procesos de contratación, capacitación y evaluación de los empleados.
4. Gestión financiera: La digitalización de la gestión financiera puede permitir la gestión
en línea de presupuestos, ingresos, gastos, facturas y pagos. También puede permitir
el seguimiento en tiempo real de los informes financieros y mejorar la eficacia de los
procesos de auditoría.
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5. Gestión de la biblioteca: La digitalización de la gestión de la biblioteca puede
permitir la búsqueda en línea de libros y artículos, la reserva y el préstamo de
materiales, y el seguimiento de los registros de préstamos y devoluciones. También
puede permitir la gestión de adquisiciones y la organización de recursos digitales en
línea.
6. Gestión documental y comunicación institucional: Sistema de oficios y
comunicación oficial para una administración sin papel.
7. Gestión de Indicadores de desempeño y de administración: Para el control, y
análisis de los indicadores clave de la institución.
Sin lugar a duda, la digitalización de los procesos administrativos de la universidad puede
mejorar la eficiencia, la eficacia y la accesibilidad de los servicios administrativos, y permitir
una mejor toma de decisiones basada en datos.
Matriz del levantamiento
Descripción Estatus Alcance Recomendación Prioridad
Control
Escolar
Sistema de consulta de
información para docentes,
alumnos y personal
administrativo.
35 Planteles
Dirección Académica
Administrativos
Dirección
Administrativa
Diferentes opciones
existentes en el
mercado con
capacidades de
administración y
comunicación entre
población estudiantil e
Institución.
1
Control
Administrativo
No existen procesos
sistematizados y digitalizados
en las áreas y si lo tienen son
muy obsoletos.
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Dirección Académica
ERP
Sistema de
planificación de los
recursos de la
Institución
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Los Retos y Oportunidades de la Transformación Digital de la Universidad Mexiquense del Bicentenario 2022-2023
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Indicadores de
Desempeño
No existe un sistema de
evaluación y seguimiento a
los indicadores clave de
desempeño.
35 Planteles
Personal Administrativo
Personal Académico
Sistema de Indicadores
Educativos
1
Comunicación
y Gestión
Documental
No existe un sistema de
comunicación al institucional,
el proceso tradicional está
basado en la elaboración de
oficios, correos y evidencia
física.
35 Planteles
15,600 alumnos
Personal Administrativo
Personal Académico
Rectoría
Gestor documental
para la comunicación
interna con
capacidades de
creación y recepción de
oficios con firma
electrónica avanzada
1
Sistema de
Educación a
Distancia
No se cuenta con un
programa de educación a
distancia de manera formal.
La modalidad de la
Institución es presencial para
cada plan académico.
15,600 alumnos
1,100 docentes
70 administrativos
35 planteles
Existen Plataformas de
comunicación a
distancia de código
abierto que permiten
una ágil adaptación a
las necesidades de la
Universidad.
Generar procesos y
normativas que
permitan implementar
esta modalidad en la
Institución.
2
Biblioteca
Digital
Se cuenta con un sistema
externo de consulta de
Bibliografía Digital
35 Planteles
15,600 alumnos
1,100 docentes
Sistema de consulta
externo
NA
Archivo y
Acervo
Bibliográfico
No se cuenta con un archivo
de concentración.
El área se encuentra
generando los procesos y
espacio para cumplir con el
objetivo requerido.
35 Planteles
15,600 alumnos
1,100 docentes
Personal Administrativo
Personal Académico
Consultoría
especializada para el
resguardo del archivo
físico de la Institución.
2
Comunidad
Digital
No existe un sistema de
comunicación e interacción
entre alumnos, docentes e
Institución.
35 Planteles
Personal Administrativo
Personal Académico
Aplicación móvil que
permita facilitar la vida
universitaria y
administrativa de la
UMB.
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Fase 4. Recomendaciones
Después del levantamiento y análisis de requerimientos realizados a las áreas académico
administrativas de la Universidad Mexiquense del Bicentenario, se propone una serie de
mejoras tanto a nivel administrativo como cultural por medio de la implementación de
mejores prácticas y sistemas que permitan facilitar el día a día de los trabajadores y de los
alumnos.
Pretender transformarse digitalmente no solo es realizar una inyección de tecnología a los
procesos y sistemas actuales; se requiere una transformación de fondo que permita
alcanzar un camino alineado en todas las áreas de la institución.
Si la UMB está decidida a entrar en el mundo competitivo de lo digital es necesario
comenzar con la transformación de manera inmediata y ser capaces de decidir cuándo se
comenzará a incrementar su madurez digital implementando nuevos procesos de TI.
A continuación se describen los 9 Tópicos identificados durante la fase de Levantamiento:
1. Control Escolar
El Sistema de Control Escolar con el que se cuenta actualmente en la UMB se ha
construido con base en las necesidades del momento y no se cuenta con un
producto terminado que permita potencializar sus capacidades. Actualmente existe
en el mercado una serie de Sistemas de Control Escolar muy robustos que permiten
facilitar los procesos académicos y administrativos de manera rápida , ágil y
productiva. Realizar una inversión en un sistema similar, permitirá optimizar tiempos
y recursos para la Transformación Digital de la Universidad.
2. Control Administrativo
Sistema de planificación de los recursos de la Institución que centralice y administre
llas operaciones presupuestarias, administrativas, contables,financieras, materiales y
recursos humanos.
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3. Indicadores de Desempeño
Un sistema que permita el seguimiento y gestión de indicadores de desempeño
Las partes involucradas de forma participativa que permitan el control,
administración y archivo de datos para generar los indicadores clave de desempeño
que la institución y estancia requiera. Por medio del Sistema de Indicadores
Educativos se obtendrán datos precisos para medir y mejorar programas y políticas
académicas. Cada módulo a evaluar, genera los KPI correspondientes con tableros
gráficos de Inteligencia Educativa.
4. Comunicación Formal
Un Gestor Documental que agilice y centralice los procesos de comunicación al
interior por medio del envío de información y documentación de manera digital.
Dicha herramienta deberá otorgar certidumbre jurídica con la integración de firmas
digitales y deberá contar con capacidades de redacción, creación, envío y control de
oficios . Y al mismo tiempo medir la eficiencia administrativa y capacidad de
respuesta entre las áreas.
5. Sistema de Educación a Distancia
Un sistema de Educación a Distancia y Educación Continua permitirá la vinculación
de los programas de formación y la capacitación de los alumnos manteniendo al día
habilidades, conocimientos y capacidades, convirtiéndose en el camino al
perfeccionamiento profesional.
Beneficios de un Sistema de Educación a Distancia:
- Flexibilidad: los estudiantes pueden acceder al material del curso y completar las
tareas en su propio tiempo y desde cualquier lugar con conexión a Internet.
- Personalización: los estudiantes pueden trabajar a su propio ritmo y revisar los
materiales de aprendizaje tantas veces como necesiten para comprender el
contenido.
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- Accesibilidad: las plataformas de educación a distancia permiten a los estudiantes
con discapacidades o limitaciones físicas participar en el aprendizaje en igualdad de
condiciones con sus compañeros.
- Ahorro de tiempo y costos: la educación a distancia elimina la necesidad de
trasladarse físicamente a un aula o campus, lo que puede ahorrar tiempo y dinero en
transporte y alojamiento.
- Ampliación de mercado: las plataformas de educación a distancia pueden llegar a
un público más amplio en todo el mundo, lo que puede ser especialmente
beneficioso para las instituciones que desean llegar a estudiantes nacionales e
internacionales.
- Mayor colaboración: las plataformas de educación a distancia pueden fomentar una
mayor colaboración y comunicación entre estudiantes y profesores a través de
herramientas en línea, como foros de discusión y videoconferencias.
- Retroalimentación y seguimiento: las plataformas de educación a distancia pueden
proporcionar retroalimentación inmediata a los estudiantes a través de exámenes y
tareas en línea, lo que puede ayudar a los estudiantes a monitorear su progreso y
mejorar su rendimiento.
6. Biblioteca Digital
Actualmente se cuenta con un acervo externo que permite la consulta bibliográfica
para los usuarios. Omitimos algún tipo de recomendación en este punto ya que por
comentarios recabados en entrevistas, no tienen inconveniente en su uso.
7. Archivo y Acervo Bibliográfico
Se recomienda contratar un servicio de Consultoría Especializada para el resguardo
del archivo físico de la Institución. Lo cual agilizará el proceso y permitirá la
generación de estratégias específicas a las necesidades actuales.
8. Comunidad Digital
Comunidad en una sola aplicación móvil que permita facilitar la vida universitaria y
administrativa de la UMB. Ofrecer una solución práctica y cómoda para el intercambio
de información, la colaboracion, la seguridad integral, para señalar y accionar mejoras
en los campus, bolsa de trabajo, opiniones, etc. Una app que le permita a la UMB
convertirse en un campus inteligente que aprovecha la Data para su funcionamiento
diario y toma de decisiones estratégicas.
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Bibliografía
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Madurez Digital para las Universidades, recuperado de
https://www.metared.org/content/dam/metared/estudiosinformes/UDIGITAL_MADURE
Z_DIGITAL.pdf
Modelos de Madurez Digital en las Instituciones
https://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/99031/1/Introduccion-al-Modelo-de-
Madurez-Digital-para-Universidades-espanol.pdf
Industry 4.0 models for assessing maturity and readiness: A Literature Review Recuperado
de https://www.redalyc.org/journal/2150/215057003004/html/
Crue-TIC (2018). TIC 360°. Transformación Digital en la Universidad. Grupo de Trabajo de
Directores TI de Crue-TIC. Universidades Españolas.
World Economic Forum (2016). Global Information Technology Report. Recuperado de
http://reports.weforum.org/global-information-technology-report-2016/
Algunos conceptos que se mencionaron en el documento se basan en la investigación y literatura
sobre educación y transformación digitales en la educación superior. Para una consulta de mayor
profundidad, aquí señalamos algunas referencias que podrían ser útiles:
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Bates, A. W. (2019). Teaching in a Digital Age: Guidelines for designing teaching and learning
for a digital age. Tony Bates Associates Ltd.
Beetham, H., & Sharpe, R. (2019). Rethinking Pedagogy for a Digital Age: Principles and
Practices of Design. Routledge.
Chauhan, A., & Panda, S. (2018). Transforming Higher Education in the Digital Age. IGI Global.
Jara-Rojas, R., & Morales-Cañón, M. (2018). “Educación Superior y transformación digital: La
experiencia de la Universidad de Chile”. Educación XX1, 21(1), 43-65.
Siemens, G. (2013). Learning Analytics: The Emergence of a Discipline. American Behavioral
Scientist, 57(10), 1380-1400
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