Diagnóstico UMB

2023

Los retos y oportunidades de la

transformación digital de la UMB

DIAGNÓSTICO FUNCIONAL

EQUIPO IUBEŌ

Los Retos y Oportunidades de la Transformación Digital de la Universidad Mexiquense del Bicentenario 2022-2023

iubeō México | Eficiencia Administrativa | Comunicación | Análisis de Datos | Integración de tecnologías

Los retos y oportunidades de la

transformación digital

de la UMB

Diagnóstico



CONTENIDO

1. Antecedentes

2. Introducción

3. Alcance

Definiciones

4. Metodología

5. Equipo de Trabajo

6. Plan de Gestión del Proyecto

7. Desarrollo de Diagnóstico

Resultados

8. Bibliografía



Antecedentes

De la transformación digital

Las características clave de la transformación digital pueden variar dependiendo de la

industria y el contexto en el que se aplique, pero a grandes rasgos, se pueden englobar en

las siguientes:

- Uso intensivo de tecnología: La transformación digital se caracteriza por el uso

intensivo de tecnología digital para mejorar y optimizar los procesos y operaciones

en una organización.

- Orientación al cliente: La transformación digital busca satisfacer las necesidades y

expectativas de los clientes a través de la personalización de productos y servicios,

el desarrollo de nuevas soluciones y la mejora de la experiencia del cliente.

- Flexibilidad y agilidad: La transformación digital requiere de una mentalidad flexible

y ágil, con capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado y en

las tecnologías.

- Análisis de datos: La transformación digital implica el análisis y uso de datos para la

toma de decisiones basadas en datos.

- Colaboración y trabajo en equipo: La transformación digital fomenta la colaboración

y el trabajo en equipo, y promueve el uso de herramientas y plataformas

colaborativas.

- Automatización y optimización de procesos: La transformación digital busca

automatizar y optimizar los procesos y operaciones de una organización, con el fin de

mejorar la eficiencia y reducir costos.

- Cultura innovadora: La transformación digital requiere de una cultura innovadora y

creativa que promueva la experimentación, la toma de riesgos y el aprendizaje

continuo.



De la transformación digital en las universidades

Los antecedentes de la transformación digital en las universidades se remontan a las

primeras iniciativas de educación en línea a finales de la década de 1990. Sin embargo, la

verdadera transformación digital de las universidades se ha producido en los últimos años,

impulsada por una serie de factores, entre los que se incluyen:

- Cambios en la demanda de los estudiantes: Los estudiantes de hoy en día esperan

una experiencia educativa en línea y personalizada, con acceso a recursos y

materiales de aprendizaje en cualquier momento y lugar.

- Avances tecnológicos: El desarrollo de tecnologías como la nube, el móvil, la

inteligencia artificial, el big data y el Internet de las cosas (IoT) han creado nuevas

oportunidades para la educación digital y la innovación educativa.

- Globalización: La globalización ha aumentado la demanda de educación en línea y

ha creado nuevas oportunidades para la colaboración y el intercambio académico a

nivel internacional.

- Presupuestos ajustados: Las presiones presupuestarias han llevado a las

universidades a buscar nuevas formas de reducir costos y mejorar la eficiencia, lo

que ha impulsado la adopción de tecnologías digitales.

- Cambios en la regulación y la acreditación: Las autoridades reguladoras y los

organismos de acreditación están fomentando la innovación y la adopción de

tecnologías digitales en la educación superior.

En conjunto, estos factores han llevado a las universidades a adoptar cada vez más

tecnologías digitales para mejorar la eficiencia, reducir costos, mejorar la experiencia del

estudiante y ampliar el alcance de la educación superior.

La transformación digital de las universidades se está convirtiendo en una necesidad para

las instituciones que buscan mantenerse competitivas en un mundo cada vez más digital

y globalizado.



Retos para la universidad digital

La universidad digital presenta varios desafíos que deben ser abordados para lograr su éxito

y eficacia. Algunos de los retos más comunes son:

1. Acceso a tecnologías y recursos: Aunque la tecnología digital es cada vez más

accesible, no todos los estudiantes tienen acceso a las herramientas y recursos

necesarios para participar en la educación en línea. La universidad digital debe

asegurarse de que los estudiantes tengan acceso a los dispositivos y conexiones de

internet adecuados.

2. Capacitación y apoyo para profesores: La transición a la educación en línea puede

ser difícil para algunos profesores que no están familiarizados con las herramientas y

metodologías digitales. La universidad digital debe proporcionar capacitación y

apoyo adecuados para ayudar a los profesores a adaptarse y utilizar eficazmente las

tecnologías digitales.

3. Calidad y eficacia de la educación en línea: La universidad digital debe garantizar

que la educación en línea sea de alta calidad y eficaz para los estudiantes. Esto

requiere una atención cuidadosa al diseño del contenido educativo, la interacción

entre los estudiantes y los profesores, y la evaluación del aprendizaje.

4. Seguridad y privacidad de los datos: La educación en línea implica la recopilación y

el uso de datos de los estudiantes, lo que plantea preocupaciones sobre la seguridad

y la privacidad de estos datos. La universidad digital debe implementar medidas de

seguridad y privacidad adecuadas para proteger los datos de los estudiantes.

5. Evaluación y acreditación: La educación en línea presenta desafíos únicos en la

evaluación y acreditación de los estudiantes. La universidad digital debe encontrar

formas efectivas de evaluar el aprendizaje y garantizar que los títulos y credenciales

otorgados tengan un valor equivalente a los otorgados por universidades

tradicionales.



En resumen, la universidad digital presenta retos únicos que deben ser abordados

cuidadosamente para garantizar su éxito y eficacia. A través de la atención cuidadosa a

estos desafíos, la universidad digital puede proporcionar una educación de alta calidad y

accesible para los estudiantes.

Oportunidades para la universidad digital

La universidad digital tiene multiples oportunidades que pueden ser aprovechadas para

mejorar la educación y ampliar su alcance.. Algunas de las principales oportunidades son:

1. Accesibilidad: La universidad digital puede hacer que la educación superior sea más

accesible para los estudiantes que de otra manera no tendrían la oportunidad de

estudiar en una universidad tradicional. La educación en línea puede eliminar barreras

geográficas, financieras y de tiempo, lo que permite a los estudiantes estudiar desde

cualquier lugar del mundo y adaptar sus horarios a sus necesidades.

2. Flexibilidad: La educación en línea permite a los estudiantes estudiar en su propio

tiempo y ritmo, lo que puede ser beneficioso para aquellos que tienen otros

compromisos, como trabajo o familia. Los estudiantes pueden elegir cuándo y dónde

estudiar, lo que les permite adaptar su educación a sus vidas.

3. Personalización: La educación en línea permite a los estudiantes personalizar su

aprendizaje de acuerdo con sus necesidades y preferencias. Los estudiantes pueden

elegir los cursos y programas que mejor se adapten a sus intereses y objetivos, y

pueden acceder a recursos y herramientas que se adapten a sus estilos de

aprendizaje.

4. Colaboración global: La educación en línea permite a los estudiantes y profesores

conectarse con personas y culturas de todo el mundo, lo que fomenta la

comprensión intercultural y el desarrollo de habilidades interculturales.

5. Innovación educativa: La educación en línea fomenta la innovación en la educación,

lo que puede llevar a nuevas formas de enseñanza y aprendizaje. Las tecnologías

digitales permiten la creación de contenido educativo interactivo y atractivo, y

pueden ser utilizadas para evaluar el desempeño de los estudiantes en tiempo real.



La transformación digital de la educación superior presenta varias oportunidades para

mejorar la educación y ampliar su alcance. Al aprovechar estas oportunidades, la

universidad digital puede proporcionar una educación más accesible, flexible,

personalizada y colaborativa.

Introducción

Ante el complejo escenario de cambios económicos y revolución digital, las universidades

se ven obligadas a repensar su modelo educativo y a determinar las herramientas que

permitirán a sus alumnos estar a la vanguardia para adaptarse a los retos de la digitalización.

Digitalizar el proceso de enseñanza en las universidades es entender la tecnología como un

aliado invaluable para garantizar el aprendizaje efectivo de sus alumnos.

De esta manera la Universidad Mexiquense del Bicentenario tendrá la posibilidad de

generar estrategias de captación y retención de estudiantes, capacitación, educación

continua y fidelidad con la institución.

A medida que el sector educativo se vuelve más competitivo, la transformación digital en la

educación se está convirtiendo en un medio necesario de supervivencia, ya que este nuevo

mundo digital requiere que los educadores adapten y adopten tecnologías, metodologías

y mentalidades digitales.

Alcance

Diagnóstico sobre los retos y oportunidades de la transformación digital de la UMB, cubriendo

los elementos conceptuales, recursos y requerimientos para la transformación y la

innovación tecnológica de la institución cuyo objetivo sea elevar su capacidad de respuesta

ante los nuevos modelos de comunicación y servicios educativos.



El Diagnóstico está basado en un esquema de trabajo por fases que permite identificar los

pasos para la modernización educativa.

Definiciones

1. Identificación de requerimientos

2. Levantamiento en campo

3. Resultados

4. Recomendaciones

Digitalización: Se refiere a la incorporación de las tecnologías para conseguir soluciones

más rápidas y eficientes a los procesos ya existentes en la institución.

Madurez Digital: Se define a la Madurez Digital como la capacidad de responder a los

cambios del entorno de manera apropiada.

Transformación Digital: Busca la creación de nuevos procesos de carácter estratégico

para la institución aprovechando el potencial de las tecnologías.

Trabajo en equipo: También conocido como ambiente colaborativo. Es importante que las

personas que sean impactadas por el cambio sientan confianza y empatía por parte de

quienes optarán por el cambio. Esto genera seguridad, disminuyendo el estrés y ansiedad

por no tener un panorama claro.

UMB:Universidad Mexiquense del Bicentenario

Metodología

En el presente diagnóstico se ha seguido una metodología descriptiva, basada en la

recopilación de información por medio de entrevistas en sus dos modalidades,

presenciales y a distancia a los responsables de las áreas .



Para determinar el nivel de preparación para la transformación digital de la UMB, se

revisaron los modelos de madurez que cruzan los límites de la tecnología, los procesos

internos y al personal que lo integra.

Tras recopilar los datos más significativos de cada área, se procedió a la organización,

tabulación y descripción de cada uno de los procesos y sistemas involucrados.

●

●

●

●

●

●

●

Cultura y trabajo en equipo.

Toma de decisiones.

Gerencia de procesos internos.

Agilidad y mejora de procesos.

Medidas e Indicadores de Desempeño

Gestión de datos

Arquitectura tecnológica y gerencia

Ha sido necesaria la elaboración de una Matriz de Levantamiento que permitirá visualizar la

madurez digital y los elementos de la transformación digital involucrados en la actualidad,

así como propuestas para el futuro de la UMB.

*Anexo 2

Equipo de Trabajo

Para llevar a cabo el diagnóstico se consideró un equipo de dos desarrolladores, y un jefe

de proyecto. La universidad nombró a un Jefe de Proyecto conocedor a detalle de los

procesos internos y que acompañó en todas las sesiones presenciales y a distancia con las

áreas para la principal identificación de las oportunidades de la Institución.



Plan de Gestión del Proyecto

La gestión del proyecto se llevó a cabo por fases que dan paso a la identificación de los

requerimientos para la modernización educativa.

1. Identificación de requerimientos

2. Levantamiento en campo

3. Resultados

4. Recomendaciones

Fases

Fase 1: Identificación de requerimientos

La Universidad Mexiquense del Bicentenario se encuentra ante el desafío de reinventarse para

convertirse en una “Universidad Digital”. De esta manera se podrán responder a las demandas y

cambios de los estudiantes y académicos en cualquier momento.

Para lograr dicho objetivo, se requerirá incrementar su madurez digital en sus principales procesos

tanto académicos como administrativos. Por medio de la implementación de nuevas prácticas y un

plan de mejora que sea aplicado tanto al interior como al exterior de la comunidad universitaria.

Esto debe estar acompañado por un proceso de alineación entre la planeación y estrategias a

mediano y largo plazo por medio de iniciativas de digitalización y transformación de la cultura

académica.

Durante la fase de Identificación se realizó la recopilación en un Modelo de Informe de Diagnóstico

TI .

Anexo 1*



Fase 2: Levantamiento en Campo

Para la Fase de Levantamiento en campo , primero se establecieron los objetivos, alcance y

metodología para la selección y síntesis de datos recopilados por medio de entrevistas directas a

las principales áreas académicas y administrativas de la Universidad Mexiquense del Bicentenario.

Por medio de la aplicación de un instrumento de 34 reactivos en formato de cuestionario se recabó

a detalle cada proceso, obstáculo y situación actual que plasma las competencias digitales actuales

de la Institución.

Cuestionario UMB TI

1. ¿Por qué es necesario que la institución cuente con una base de datos estructurada?

No se cuenta con una base estructurada. Hay nomenclatura en el nombre de las

tablas, checas las tablas de la información y así se dan idea de la ubicación de los

datos.

2. ¿Qué tipo de software es el que se utiliza para el desarrollo de las bases de datos de

la institución?

sql Management

3. ¿Con qué frecuencia se actualiza la base de datos?

Manualmente. Diario

Sistema. Entre 1 y 3 horas

4. ¿Cada cuánto tiempo se realizan respaldos de la información?

Diario

5. ¿Los empleados que están encargados de la base de datos tienen la obligación de

asistir a cursos de actualización?

No hay actualización de las personas encargadas



6. ¿Qué tipo de perfiles profesionistas y con qué características son los encargados de

la base de datos de la institución?

● Alejandro Álvarez García ingeniero en informática

alejandro.alvarez@umb.mx

● Evaristo Granados Ahumada ingeniero en sistemas computacionales

evaristo.granados@umb.mx

7. ¿Qué capacidades y aptitudes tienen los responsables de administrar los sistemas de

información?

● AAG. certificación Esential microsotf orientado a objetos

● AAG. Certificación Esential microsotf redes

● EGA. Dimplomado programación web java Mysql

● EGA. Storage IBM UB5

8. ¿Qué tipo o tipos de programas han utilizado para base de datos?

Sql server para la gestión de la base de datos.

9. ¿Qué tipo de equipo de cómputo utilizan, y que características?

HP all in one, i5 séptima generación 8ram 1t SSD

HP all in one i5 M2 8 ram 1 SSD

10. ¿Qué software de desarrollo emplean, en caso de tener área de sistemas?

• .sql Management para cambiar

• Visual studio

• Crystal reports versión 11

11. ¿Son suficientes los sistemas de información, con los que cuenta actualmente?

No, no está actualizados

12. ¿Los sistemas actuales se interrelacionan entre sí?

Ningún sistema o herramienta se encuentran relacionados



13. ¿Son sistemas locales, o conviven en otros inmuebles?

Sí, es sistema local

14. ¿Los sistemas en caso de tener, son en ambiente Web?

Si

15. ¿Cantidad de usuarios que usan el sistema?

● 15,600 alumnos

● 1,100 docentes

● 70 administrativos

16. ¿Cuál es el sistema operativo utilizado en los equipos de la escuela?

Equipos, Windows 10 professional

Server. Windows server 2016 en operaciones y en la base de datos

17. ¿La escuela tiene un sistema de copias de seguridad para proteger sus datos?

No, hay un procedimiento manual

Programa la tarea en backup a la media noche, lo manda a otro server.

18. ¿La escuela utiliza software antivirus en sus equipos?

Si, Beat Defender por consola

19. ¿Los equipos de la escuela cumplen con los estándares de seguridad actuales?

No cuentan con estándares de seguridad definidos.

20. ¿Los docentes de la escuela están capacitados en el uso de la tecnología en el aula?

No hay capacitación para los docentes, solo si lo requieren y nada más en su tema.

21. ¿La escuela cuenta con un plan de contingencia en caso de fallos o problemas

técnicos?

No cuenta con ningún protocolo de contingencia.



22. ¿Existe un equipo de soporte técnico interno o externo que ayuda a la escuela en

caso de problemas?

No, no hay.

23. ¿La escuela ha sufrido algún incidente de seguridad informática en los últimos años?

Si, grave de 0 a 10 (siendo la peor calificación 10),

8 debido a una vulnerabilidad en el sistema anterior.

24. ¿La escuela cumple con las regulaciones y leyes aplicables en cuanto a seguridad

y privacidad de datos?

Si, se cuenta con las debidas regulaciones y leyes.

25. ¿Cuál es el sistema de gestión de bases de datos utilizado en la escuela?

Sql server 13.

26. ¿La escuela tiene una política de seguridad en cuanto a bases de datos?

No hay.

27. ¿La escuela realiza copias de seguridad regulares de sus bases de datos?

● Manual, diario

● Caliente, cada vez que se tiene marcado

● Cada sistema de 1 a 3 horas

28. ¿La escuela tiene una estrategia para garantizar la disponibilidad de sus bases de

datos en caso de fallos?

No hay ninguna.

29. ¿La escuela cuenta con personal capacitado en el manejo de bases de datos?

Tres personas capacitadas.

30. ¿Los datos almacenados en las bases de datos de la escuela están respaldados por

un respaldo físico y/o en la nube?

Respaldados físicamente



31. ¿Existe algún tipo de acceso remoto a las bases de datos de la escuela? ¿Si existe,

está bien seguro?

Si existe, pero solo cuando se activa con Anydesk..

32. ¿La escuela tiene un plan de contingencia en caso de pérdida o corrupción de datos?

No.

33. ¿La escuela cuenta con un sistema de monitoreo y auditoría de las actividades en las

bases de datos?

No.

34. ¿Cómo es el acceso de los alumnos a la institución actualmente?

Registro Manual y con su credencial de estudiante.

Análisis por Área

Subdirección Académica.

Soporte a control escolar, titulación, idiomas

Control escolar.

Lleva el control de los alumnos desde la preinscripción hasta titulación; todo el registro de

la “vida” escolar de los alumnos e historial académico y hace cumplir la normativa y

reglamento de la Universidad.

Con base en la datos información proporcionada, podemos ver que los procedimientos

dentro de los procesos ya están muy bien estructurados; tanto las normas y reglamentos

para los alumnos dentro de la institución, están muy bien estructurados.

Pero los sistemas de gestión escolar que tiene la universidad, no se interrelacionan, no

acompañan todos los procesos y funcionan como un sistema local en ambiente web. Que

centraliza todos los proceso en la Rectoría.



Los sistemas no cuentan con las validaciones y candados necesarios para poder dar soporte

y seguriadad a los alumnos y maestros. Actualmente estos procesos de validación se hacen

de forma presencial y manualmente, quedando expuestos a errores de captura y

discrecionales.

Los alumnos y docentes deberían poder realizar los procesos de gestión escolar desde las

35 Unidades Académicas que conforman la UMB. Para ellos estos trámites tienen que ser

transparentes, fáciles, rápidos, sencillos, flexibles y eficientes, no tendrían por que

trasladarse hasta la Rectoría.

Procesos que requiere realizar tanto el alumno como el docente

● Preinscripción

● Inscripción

● Baja de materias

● Alta de materias

● Horarios para maestros

● Calificaciones

● Horarios y clases para alumnos

● Inscripción de Materias

● Aclaración y corrección de errores en nombre completo, materias, calificaciones,

horarios.

Hallazgos

Se realizó un análisis a los sistemas que se utilizan actualmente en la UMB, destacando lo

siguiente:

• En los últimos 14 años se han creado tres sistemas de Control Escolar por ingenieros

in house.

• El primer sistema fue desarrollado en visual basic 6.0 el cual se aloja en un CPU que

se encuentra en la oficina encargada de la base de datos.



• El segundo sistema desarrollado en ASP.net, este solo sirve para consulta de

información para docentes y alumnos.

• El tercer sistema desarrollado en C-sharp, (SIDIUMB) es el sistema actual que utiliza

la UMB para todos los procesos internos de la Rectoría.

• La capacidad del sistema actual incluye los módulos de docentes, administrativos y

alumnos.

Para cada uno de los trámites, se deben de realizar diferentes procedimientos dentro de las

instalaciones de Rectoría, que llevan tiempo, dinero y esfuerzo para la comunidad

educativa.. Esto genera que los procesos sean más lentos, costosos, molestos y poco

confiables.

Actuamente, estos cambios los realiza el equipo de soporte de manera directa en la base

de datos y no en un sistema web directo que permita estas funciones y que registre todos

los cambios desde las finciones administrativas con seguimiento y rastreabilidad; la

universidad no tiene un plan de contingencia en caso de pérdida o corrupción de datos,

tampoco cuentan con un sistema de monitoreo y auditoría de las actividades en la base de

datos.

Subdirección Dirección Administrativa

Recursos Humanos.

Departamento que tiene a cargo a toda la plantilla que trabaja para la UMB, tanto docentes

como administrativos.

Encargado de los procesos de alta y baja de personal de la UMB.

Hallazgos

El departamento de Recursos Humanos actualmente no cuenta con procesos digitales

maduros que permitan la mejora continua al interior.

El proceso de alta y baja de personal se lleva a cabo de manera manual y no se cuentan

con procesos sistematizados actualizados.



Todo proceso de movimiento de personal así como firmas de contratos, debe ser realizado

de manera presencial en las oficinas de Rectoría de la UMB ubicados en el municipio de

Ocoyoacac, Estado de México, lo cual genera gastos innecesarios y poca eficiencia

administrativa al tener que realizar un proceso de movilización de personal de planteles

lejanos a esta ubicación.

El proceso de Cálculo de Nómina, lo lleva a cabo una sola persona por medio de lay out en

Access 97 para posterior dispersión con el Banco BBVA.

Durante este proceso se han generado errores manuales los cuales derivan en la repetición

y sobrecarga de trabajo entre las áreas. Lo cual genera pérdida de tiempos y burocracia

administrativa.

Archivo Documental.

Departamento encargado de administrar, organizar y conservar los documentos de archivo

físico de la UMB.

Hallazgos

El departamento de Archivo es un área de reciente creación, con ninguna base de trabajo

anterior o seguimiento al mismo.

Se requiere crear el archivo de concentración, archivo histórico y archivo de trámite, así

como las instalaciones físicas adecuadas para el resguardo del archivo físico (no en la

rectoría) en un edificio externo.

Subdirección de Finanzas

Departamento encargado de la aplicación eficiente de los recursos de la Institución.

Hallazgos

No cuentan con un software propio para el control de Tesorería, solo manejan Net Cash

BBVA para el control de los recursos financieros de la Institución.



Para el control de los bienes , no se cuenta con un software propio. Actualmente utilizan

un sistema de Gobierno del Estado de México llamado SICOPA. El cual permite llevar el

control y registro de los bienes de la Institución.

Unidadades Académicas

Se tomó como modelo de plantes a la Unidad Escolar de Amatepec, como ejemplo del

escenario de lo que sucede en los 35 planteles de la UMB.

En cada una de las unidades escolares se tiene un abanico de oferta educativa. Diversas

carreras como parte de la currícula académica. En el caso de Amatepec, solo ofrecen una

carrera.

Hallazgos

Se utiliza el sistema de Control Escolar para efectos de visualización de información.

Como paquetería de Software se utiliza la biblioteca digital y Office 365.

En el caso específico de la Unidad entrevistada Amatepec cuenta con:

● 4 computadoras PC

● Internet de modem

● Paquetería office

● Usuario de Consulta para acceso a SIDIUM

Hallazgos Generales de la UMB

La institución no cuenta con una base estructurada y no existe nomenclatura en el nombre

de las tablas. La institución actualiza por sistema su base de datos de manera manual

diariamente.

El personal encargado no ha tenido capacitación o actualización al respecto.

Los softwares que se emplean :



● .sql management

● Visual studio,

● Crystal Reports versión 11,

- Los equipos de la institución no cumplen con los estándares de seguridad actuales.

- Para los docentes no existe capacitación técnica.

- No cuentan con un área de soporte técnico que ayude en caso de problemas.

En los últimos 10 años se tuvo un episodio de vulnerabilidad a la seguridad, teniendo que

reiniciar uno de los servidores con los que cuenta la UMB.

La escuela ya cumple con las regulaciones y leyes aplicables en cuanto a seguridad y

privacidad de datos, así como la gestión de bases de datos con Sql Server 13, pero aun así

no cuenta con una política de seguridad en cuanto a la base de datos, tampoco cuenta con

una estrategia para garantizar la disponibilidad de sus bases de datos en caso de fallos.

La universidad cuenta con 2 personas capacitadas para el manejo de base de datos:

- Alejandro Álvarez García ingeniero en informática

Alejandro.alvarez@umb.mx

- Evaristo Granados Ahumada ingeniero en sistemas computacionales

evaristo.granados@umb.mx

Estas personas de soporte ayudan también en la parte servicios educativos, en la solución

de problemas tanto para los alumnos como a docentes.

La universidad no cuenta con un plan de contingencia en caso de pérdida o corrupción de

datos. Tampoco cuenta con un sistema de monitoreo y auditoría de las actividades en la

base de datos.

Descripción de actividades de los Ingenieros encargados de cambios en el sistema

● Apoyo en base de datos

● Reportes

● Subir información para verla en la web

● Administración de servidores



● Manejo de respaldos

● Corrección directa en base de datos

● Apoyo y manejo de protocolos pop

3. Resultados

Los principales procesos administrativos por digitalizar

Con base en los hallazgos y por su naturaleza y prioridad, existen varios procesos

administrativos que resulta estratégicos reforzar y actualizar. Áreas completas que se

pueden digitalizar en la universidad para mejorar su eficiencia y eficacia. De forma

descriptiva se enumeran los principales:

1. Admisión y matrícula de estudiantes: La digitalización de este proceso puede

permitir la presentación de solicitudes y el registro en línea, lo que reduce el tiempo

y el esfuerzo requerido para completar el proceso. También puede mejorar la eficacia

de la verificación de la documentación y la asignación de clases y horarios.

2. Gestión de registro académico: La digitalización de este proceso puede permitir a

los estudiantes consultar su historial académico, calificaciones y créditos en línea.

Además, puede permitir la planificación de la programación académica y la

asignación de cursos y horarios.

3. Gestión de recursos humanos: La digitalización de la gestión de recursos humanos

puede permitir el seguimiento y la gestión de los registros de los empleados, los

contratos, los horarios y los beneficios. También puede mejorar la eficacia de los

procesos de contratación, capacitación y evaluación de los empleados.

4. Gestión financiera: La digitalización de la gestión financiera puede permitir la gestión

en línea de presupuestos, ingresos, gastos, facturas y pagos. También puede permitir

el seguimiento en tiempo real de los informes financieros y mejorar la eficacia de los

procesos de auditoría.



5. Gestión de la biblioteca: La digitalización de la gestión de la biblioteca puede

permitir la búsqueda en línea de libros y artículos, la reserva y el préstamo de

materiales, y el seguimiento de los registros de préstamos y devoluciones. También

puede permitir la gestión de adquisiciones y la organización de recursos digitales en

línea.

6. Gestión documental y comunicación institucional: Sistema de oficios y

comunicación oficial para una administración sin papel.

7. Gestión de Indicadores de desempeño y de administración: Para el control, y

análisis de los indicadores clave de la institución.

Sin lugar a duda, la digitalización de los procesos administrativos de la universidad puede

mejorar la eficiencia, la eficacia y la accesibilidad de los servicios administrativos, y permitir

una mejor toma de decisiones basada en datos.

Matriz del levantamiento

Descripción Estatus Alcance Recomendación Prioridad

Control

Escolar

Sistema de consulta de

información para docentes,

alumnos y personal

administrativo.

35 Planteles

Dirección Académica

Administrativos

Dirección

Administrativa

Diferentes opciones

existentes en el

mercado con

capacidades de

administración y

comunicación entre

población estudiantil e

Institución.

1

Control

Administrativo

No existen procesos

sistematizados y digitalizados

en las áreas y si lo tienen son

muy obsoletos.

Recursos Humanos

Recursos Materiales

Dirección Académica

ERP

Sistema de

planificación de los

recursos de la

Institución

1



Indicadores de

Desempeño

No existe un sistema de

evaluación y seguimiento a

los indicadores clave de

desempeño.

35 Planteles

Personal Administrativo

Personal Académico

Sistema de Indicadores

Educativos

1

Comunicación

y Gestión

Documental


comunicación al institucional,

el proceso tradicional está

basado en la elaboración de

oficios, correos y evidencia

física.

35 Planteles

15,600 alumnos


Personal Académico

Rectoría

Gestor documental

para la comunicación

interna con

capacidades de

creación y recepción de

oficios con firma

electrónica avanzada

1

Sistema de

Educación a

Distancia

No se cuenta con un

programa de educación a

distancia de manera formal.

La modalidad de la

Institución es presencial para

cada plan académico.

15,600 alumnos

1,100 docentes

70 administrativos

35 planteles

Existen Plataformas de

comunicación a

distancia de código

abierto que permiten

una ágil adaptación a

las necesidades de la

Universidad.

Generar procesos y

normativas que

permitan implementar

esta modalidad en la

Institución.

2

Biblioteca

Digital

Se cuenta con un sistema

externo de consulta de

Bibliografía Digital

35 Planteles

15,600 alumnos

1,100 docentes

Sistema de consulta

externo

NA

Archivo y

Acervo

Bibliográfico

No se cuenta con un archivo

de concentración.

El área se encuentra

generando los procesos y

espacio para cumplir con el

objetivo requerido.

35 Planteles

15,600 alumnos

1,100 docentes


Personal Académico

Consultoría

especializada para el

resguardo del archivo

físico de la Institución.

2

Comunidad

Digital


comunicación e interacción

entre alumnos, docentes e

Institución.

35 Planteles


Personal Académico

Aplicación móvil que

permita facilitar la vida

universitaria y

administrativa de la

UMB.

2



Fase 4. Recomendaciones

Después del levantamiento y análisis de requerimientos realizados a las áreas académico

administrativas de la Universidad Mexiquense del Bicentenario, se propone una serie de

mejoras tanto a nivel administrativo como cultural por medio de la implementación de

mejores prácticas y sistemas que permitan facilitar el día a día de los trabajadores y de los

alumnos.

Pretender transformarse digitalmente no solo es realizar una inyección de tecnología a los

procesos y sistemas actuales; se requiere una transformación de fondo que permita

alcanzar un camino alineado en todas las áreas de la institución.

Si la UMB está decidida a entrar en el mundo competitivo de lo digital es necesario

comenzar con la transformación de manera inmediata y ser capaces de decidir cuándo se

comenzará a incrementar su madurez digital implementando nuevos procesos de TI.

A continuación se describen los 9 Tópicos identificados durante la fase de Levantamiento:

1. Control Escolar

El Sistema de Control Escolar con el que se cuenta actualmente en la UMB se ha

construido con base en las necesidades del momento y no se cuenta con un

producto terminado que permita potencializar sus capacidades. Actualmente existe

en el mercado una serie de Sistemas de Control Escolar muy robustos que permiten

facilitar los procesos académicos y administrativos de manera rápida , ágil y

productiva. Realizar una inversión en un sistema similar, permitirá optimizar tiempos

y recursos para la Transformación Digital de la Universidad.

2. Control Administrativo

Sistema de planificación de los recursos de la Institución que centralice y administre

llas operaciones presupuestarias, administrativas, contables,financieras, materiales y

recursos humanos.



3. Indicadores de Desempeño

Un sistema que permita el seguimiento y gestión de indicadores de desempeño

Las partes involucradas de forma participativa que permitan el control,

administración y archivo de datos para generar los indicadores clave de desempeño

que la institución y estancia requiera. Por medio del Sistema de Indicadores

Educativos se obtendrán datos precisos para medir y mejorar programas y políticas

académicas. Cada módulo a evaluar, genera los KPI correspondientes con tableros

gráficos de Inteligencia Educativa.

4. Comunicación Formal

Un Gestor Documental que agilice y centralice los procesos de comunicación al

interior por medio del envío de información y documentación de manera digital.

Dicha herramienta deberá otorgar certidumbre jurídica con la integración de firmas

digitales y deberá contar con capacidades de redacción, creación, envío y control de

oficios . Y al mismo tiempo medir la eficiencia administrativa y capacidad de

respuesta entre las áreas.

5. Sistema de Educación a Distancia

Un sistema de Educación a Distancia y Educación Continua permitirá la vinculación

de los programas de formación y la capacitación de los alumnos manteniendo al día

habilidades, conocimientos y capacidades, convirtiéndose en el camino al

perfeccionamiento profesional.

Beneficios de un Sistema de Educación a Distancia:

- Flexibilidad: los estudiantes pueden acceder al material del curso y completar las

tareas en su propio tiempo y desde cualquier lugar con conexión a Internet.

- Personalización: los estudiantes pueden trabajar a su propio ritmo y revisar los

materiales de aprendizaje tantas veces como necesiten para comprender el

contenido.



- Accesibilidad: las plataformas de educación a distancia permiten a los estudiantes

con discapacidades o limitaciones físicas participar en el aprendizaje en igualdad de

condiciones con sus compañeros.

- Ahorro de tiempo y costos: la educación a distancia elimina la necesidad de

trasladarse físicamente a un aula o campus, lo que puede ahorrar tiempo y dinero en

transporte y alojamiento.

- Ampliación de mercado: las plataformas de educación a distancia pueden llegar a

un público más amplio en todo el mundo, lo que puede ser especialmente

beneficioso para las instituciones que desean llegar a estudiantes nacionales e

internacionales.

- Mayor colaboración: las plataformas de educación a distancia pueden fomentar una

mayor colaboración y comunicación entre estudiantes y profesores a través de

herramientas en línea, como foros de discusión y videoconferencias.

- Retroalimentación y seguimiento: las plataformas de educación a distancia pueden

proporcionar retroalimentación inmediata a los estudiantes a través de exámenes y

tareas en línea, lo que puede ayudar a los estudiantes a monitorear su progreso y

mejorar su rendimiento.

6. Biblioteca Digital

Actualmente se cuenta con un acervo externo que permite la consulta bibliográfica

para los usuarios. Omitimos algún tipo de recomendación en este punto ya que por

comentarios recabados en entrevistas, no tienen inconveniente en su uso.

7. Archivo y Acervo Bibliográfico

Se recomienda contratar un servicio de Consultoría Especializada para el resguardo

del archivo físico de la Institución. Lo cual agilizará el proceso y permitirá la

generación de estratégias específicas a las necesidades actuales.

8. Comunidad Digital

Comunidad en una sola aplicación móvil que permita facilitar la vida universitaria y

administrativa de la UMB. Ofrecer una solución práctica y cómoda para el intercambio

de información, la colaboracion, la seguridad integral, para señalar y accionar mejoras

en los campus, bolsa de trabajo, opiniones, etc. Una app que le permita a la UMB

convertirse en un campus inteligente que aprovecha la Data para su funcionamiento

diario y toma de decisiones estratégicas.



Bibliografía

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Madurez Digital para las Universidades, recuperado de

https://www.metared.org/content/dam/metared/estudiosinformes/UDIGITAL_MADURE

Z_DIGITAL.pdf

Modelos de Madurez Digital en las Instituciones

https://rua.ua.es/dspace/bitstream/10045/99031/1/Introduccion-al-Modelo-de-

Madurez-Digital-para-Universidades-espanol.pdf

Industry 4.0 models for assessing maturity and readiness: A Literature Review Recuperado

de https://www.redalyc.org/journal/2150/215057003004/html/

Crue-TIC (2018). TIC 360°. Transformación Digital en la Universidad. Grupo de Trabajo de

Directores TI de Crue-TIC. Universidades Españolas.

World Economic Forum (2016). Global Information Technology Report. Recuperado de

http://reports.weforum.org/global-information-technology-report-2016/

Algunos conceptos que se mencionaron en el documento se basan en la investigación y literatura

sobre educación y transformación digitales en la educación superior. Para una consulta de mayor

profundidad, aquí señalamos algunas referencias que podrían ser útiles:

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Bates, A. W. (2019). Teaching in a Digital Age: Guidelines for designing teaching and learning

for a digital age. Tony Bates Associates Ltd.

Beetham, H., & Sharpe, R. (2019). Rethinking Pedagogy for a Digital Age: Principles and

Practices of Design. Routledge.

Chauhan, A., & Panda, S. (2018). Transforming Higher Education in the Digital Age. IGI Global.

Jara-Rojas, R., & Morales-Cañón, M. (2018). “Educación Superior y transformación digital: La

experiencia de la Universidad de Chile”. Educación XX1, 21(1), 43-65.

Siemens, G. (2013). Learning Analytics: The Emergence of a Discipline. American Behavioral

Scientist, 57(10), 1380-1400



Diagnóstico UMB

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