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les principaux marchés de l’année 2006La gestion documentaire et les archivesLes travaux, l’entretien et la maintenanceSite François-Mitterrandla gestion de l’établissementLes procédures de commandes publiques ontdonné lieu à la notification en 2006 de120 marchés formalisés et de 37 marchés passésselon la procédure adaptée d’un montantsupérieur à 50 000 € HT. La répartition ennombre de marchés selon le type de procédureest la suivante :appels d’offres ouverts 104marchés négociés après appels d’offres infructueux 5marchés négociés sans mise en concurrence 11procédures adaptées de niveau 4* 37* montant supérieur à 50 k€Par ailleurs ont été conclus 65 avenants à desmarchés existants (62 avenants à des marchésformalisés et 3 avenants à des marchésà procédure adaptée).On peut signaler en particulier :En ce qui concerne les bâtiments– le remplacement de l’un des équipementscentraux du système de sécurité incendiedu site François-Mitterrand (attribué auxsociétés Ineo Com, Semeru et Satelec) ;– le renouvellement des marchés de locationentretiendes photocopieurs et télécopieurs(4 lots attribués aux sociétés Konica-Minolta,Canon, Ricoh et Danka) et des marchés detéléphonie (6 lots attribués à France Telecom,SFR, Neuf Cegetel et Telcité) ;– la réhabilitation des installations téléphoniquesdu site François-Mitterrand confiée à la sociétéAxians ;– la maintenance des installations électriquesdes sites François-Mitterrand (marché attribuéà la société Forclum) et Richelieu (marchéattribué à la société SPIE) ;– le renouvellement des portillons dedésenfumage du site François-Mitterrand(attribué à la société Portafeu)– le renouvellement des équipements de terrainde la gestion technique centralisée du siteFrançois-Mitterrand (attribué à Forclum)– l’aménagement de la salle informatiqueet sa sécurisation électrique dans le cadredu projet SPAR.En ce qui concerne les collections– le marché de dépoussiérage des collectionsissues de Versailles (confié à la société Snadecpour le traitement et au laboratoire Bio Goujardpour les analyses post-traitement) ;– le renouvellement des marchés de reliure(6 lots attribués aux sociétés Ardouin, Reliural,MABS);– la passation d’un marché de conversiondu fichier général Auteurs et Anonymes attribuéà Jouve ;– le lancement de l’opération de numérisationde masse avec une première étape marquéepar l’attribution d’un marché de numérisationde 30 000 documents à la société Jouve et,pour le contrôle qualité de la production,à la société Diadeis ;– le renouvellement des marchés d’acquisitionsde périodiques (6 lots attribués à Swets,Harrassowitz, Ebsco et Casalini Libri).Pour améliorer ses performances et la qualité des servicesrendus à ses partenaires, la Bibliothèque s’efforce, depuisplusieurs années, d’améliorer la production et la gestion desdocuments administratifs et techniques qu’elle produit. Unerévision en profondeur des outils informatiques («bases deproduction documentaire») permettant de créer des documentsavait été engagée en juillet 2005; une fois achevée enjanvier 2006, la migration des anciennes bases de productionvers une nouvelle version a pu commencer.Cette nouvelle version répond exactement aux principes debonne gestion documentaire définie dans la norme ISO 15489sur le Records management. Elle assure l’identification univoqueet pérenne des documents, leur classement dans des dossierseux-mêmes identifiés, leur traçabilité, leur intégrité et leurfiabilité, la gestion automatique des durées de leurs cycles de vieet de leur sort final (élimination ou conservation à long terme).Pour cette raison, la BnF a été retenue comme cas d’école dansle cadre de l’audit sur la modernisation de l’archivage dans lesadministrations centrales lancé par le gouvernement et pilotépar la Direction générale à la modernisation de l’État (DGME)(ministère des Finances) à la fin de 2006.La moitié des services de l’établissement a été dotée du nouveloutil en 2006.50 000 documents de bureautique ont été produits dans l’annéeet peuvent être désormais aisément retrouvés grâce à un cataloguecentralisé accessible à tous les agents, sur quelque site oùils se trouvent affectés. La facilité d’y accéder depuis n’importequel poste informatique assure la transparence administrativevoulue par les textes législatifs et réglementaires sur la communicationdes données administratives. Il est possible de dire, àtout moment, si un document sur un sujet donné a été produit,par qui et quand, au sein de la Bibliothèque.En revanche, le contenu de certains de ces documents n’estcommunicable que sur dérogation aux délais de communicationcontenus dans le Code du patrimoine publié en 2004,notamment lorsqu’ils pourraient porter atteinte à la vie privéedes personnes, à la sécurité de l’établissement et au secretcommercial des sociétés avec lesquelles l’établissement est enrelation.Dans le cadre d’une démarche de changement aussi radicale, ilétait nécessaire de former tous les producteurs de documentsaux procédures et bonnes pratiques mises en application grâceaux nouveaux outils informatiques. Une formation d’un jour etdemi, sous-traitée à la société Des systèmes et des hommes, abénéficié à plus de 500 personnes, de février à novembre 2006.Contrairement à ce qui était initialement prévu, ce programmese prolongera jusqu’à l’automne 2007 et devrait encoreconcerner plus de 600 agents en 2007. Une formation adaptéeest dispensée à l’encadrement supérieur qui bénéficie d’unprogramme périodique réalisé en interne.La réforme de la gestion documentaire de la BnF porte sur laforme électronique des documents mais également sur leurforme papier. Une gestion plus rigoureuse permet désormaisde retrouver rapidement une information, qu’elle soitdemandée par les services de la Bibliothèque ou par les chercheurs.L’inventaire-récolement des dossiers sur papier couvre, à la fin2006, 3,5 km linéaires et permet de disposer de donnéessuccinctes sur le stock existant. À ce récolement sont associéesdes campagnes de description plus fines 1 et des campagnesd’élimination des dossiers devenus inutiles (431 mètre linéaireont été détruits en 2006). La mission a répondu à 80 demandesde recherches historiques en 2006 et à plus de 330 demandesde communication de dossiers 2 .(1) Un répertoire de 1 000 pages est accessible en ligne à l'adresse :http://www.bnf.fr/pages/zNavigat/frame/collections.htm?ancre=coll_archives.htm(2) Pour d'autres informations sur le programme de gestion des documents produits par laBnF, voir le site web : http://www.bnf.fr/pages/zNavigat/frame/infopro.htm (rubriqueGestion des documents administratifs).© David Paul CarrInstallée sur plusieurs sites géographiquement dispersés,responsable de bâtiments dont l’état et l’âge sont variables, laBibliothèque nationale de France consacre une part importantede son budget aux travaux d’amélioration et d’entretien desbâtiments, à la maintenance et au renouvellement des équipements.Elle réunit deux fois par an un Comité des travaux et deséquipements immobiliers (CTEI) auquel participent des représentantsdu ministère de la Culture, du ministère de l’Économieet des finances, l’équipe de direction de la BnF et les cadresresponsables de ce secteur.L’année 2006 a été marquée par la décision prise par les autoritésde tutelle de lancer l’opération de rénovation du quadrilatèreRichelieu. Vigoureusement réclamée depuis plusieursannées par la direction de la BnF, soucieuse de mettre enfin unterme aux dangers menaçant des collections d’une richesseexceptionnelle, cette décision s’est concrétisée, le 13 novembre2006, par la signature par toutes les parties prenantes de laconvention de mandat confiant à l’EMOC le soin de conduire cechantier considérable qui s’étendra sur huit ans.Le poids du renouvellement des équipements complexes etsophistiqués sur les sites les plus récents (François-Mitterrand,Bussy-Saint-Georges), d’une part, l’importance des dépensesnécessaires pour assurer la sécurité des personnels et des collectionssur les sites anciens (Richelieu, bibliothèque de l’Arsenal,centre technique Joël Le Theule à Sablé), d’autre part, laissentpeu de marge de manœuvre à l’établissement pour lancer destravaux d’adaptation.I Travaux pendant la fermeture annuelle, site RichelieuConstitué de bâtiments de grande hauteur, soumis à une réglementationparticulière et dotés d’équipements sophistiqués, cesite reçoit un public nombreux, 300 jours par an. Parmi lestravaux conduits en 2006, il faut noter l’installation des globesde Coronelli dans un lieu spécialement aménagé à cet effet,dans le hall Ouest, la création d’un espace, hall Est, pour l’associationdes Amis de la BnF et l’aménagement des entrées destours des Lois et des Nombres au niveau PL.De nombreuses interventions ont concerné la mise aux normesde locaux ou d’équipements (locaux professionnels et sociaux,cuisine du restaurant du personnel, éclairage de l’allée Julien-Cain, système de sécurité contre l’incendie du PC3).L’amélioration du cadre de travail (éclairage des locauxaveugles), de la sécurité du personnel et des collections (travauxde serrurerie pour améliorer la sécurité des accès aux installationstechniques, par exemple) a également été réalisée.Le développement des collections sur le site François-Mitterrand a entraîné la fourniture et l’installation de stockeursmodulaires dans les magasins de grande hauteur et la fournitureet la pose de nouveaux rayonnages dans plusieurs magasins.L’exploitation quotidienne du site nécessite denombreuses interventions techniques, de maintenance ou derenouvellement pour assurer la sécurité des locaux (préventiondes risques d’inondation), leur climatisation (mise en service dela cascade automatique des groupes froids, mise en place d’untraitement anti-légionelle au brome pour les tours autoréfrigérantes),le fonctionnement des installations électriques (36 000ampoules ont été remplacées en un an) ou mécaniques (renouvellementdes portillons de désenfumage).La vie quotidienne du site François-Mitterrand suppose égalementun nettoyage régulier de 200 000 m 2 d’espaces intérieurs,de 70 000 m 2 d’espaces extérieurs et de 75 000 m 2 de vitrages,le traitement de 175 tonnes de déchets, 3 400 interventions deréparation du mobilier, la dératisation et la désinsectisation decertains espaces, l’envoi de 305 000 plis représentant 27 tonnesde courrier, le fonctionnement de 330 nacelles du transportautomatisé de documents (TAD)…la gestion de l’établissement72 73