MANUEL D'UTILISATION ACTIONBOOK 2020 V3 word._2

Schindler
ActionBoard
GUIDE D’UTILISATION
EDITION 2020

Bonjour,
Je suis A-Bot et je vous accompagnerai tout au long de ce guide d’utilisation afin
de faciliter votre prise en main de l’outil ActionBoard.
Très bonne lecture.
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SOMMAIRE
1. PRESENTATION ACTIONBOARD ................................................................................................................. 3
2. VOTRE PREMIERE CONNEXION ................................................................................................................. 4
Les codes d’accès .................................................................................................................................................... 4
Connexion au service ActionBoard ......................................................................................................................... 5
Erreur d’identification ? .......................................................................................................................................... 6
Les conditions d’utilisations .................................................................................................................................... 9
Découverte de l’interface Actionboard et de ses fonctionnalités .......................................................................... 9
3. COMMENT NAVIGUER SUR LA PLATEFORME .......................................................................................... 12
4. GERER VOTRE PARC ................................................................................................................................ 13
Le taux de disponibilités des équipements ........................................................................................................... 13
Les Notifications .................................................................................................................................................... 13
Le statut de vos équipements ............................................................................................................................... 16
Filtrer et trier vos équipements ............................................................................................................................ 17
Vos équipements connectés ................................................................................................................................. 18
Activités ................................................................................................................................................................. 19
Visualiser vos équipements sur la carte ................................................................................................................ 21
Vos demandes d’intervention ............................................................................................................................... 22
Faire une demande d’intervention en ligne .......................................................................................................... 24
5. PERFORMANCE DES EQUIPEMENTS ........................................................................................................ 25
Vue globale des performances.............................................................................................................................. 25
Tableau de bord : Disponibilité ............................................................................................................................. 26
Tableau de bord : Interventions ............................................................................................................................ 26
Tableau de bord : Causes des interventions avec personnes bloquées................................................................ 27
Tableau de bord : Causes des interventions ......................................................................................................... 28
6. ALERTES ET RAPPORTS ............................................................................................................................ 29
Télécharger vos rapports ...................................................................................................................................... 29
Souscription aux alertes ........................................................................................................................................ 31
7. PARAMETRES DU COMPTE ...................................................................................................................... 32
Paramètres ............................................................................................................................................................ 32
8. IDENTIFICATION ...................................................................................................................................... 32
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1. PRESENTATION ACTIONBOARD
Bénéficiez de la toute nouvelle plateforme web et application mobile Schindler Actionboard, idéale pour
consulter les informations clés de votre parc.
Tous vos équipements Schindler disponibles en ligne
Schindler Actionboard est un outil de rapport en ligne accessible depuis n’importe quelle plateforme connectée
à internet et ce, à tout moment. Nous y mettons à votre disposition des informations en temps réel afin de vous
permettre de gérer en totale autonomie vos équipements maintenus par Schindler.
Un outil intuitif & complet
Conçu à l’aide des dernières technologies en matière de développement web et base de données, l’outil
Schindler Actionboard vous garantit une prise en main immédiate grâce à son interface intuitive et son
esthétique moderne. Utilisé dans le monde entier, Schindler Actionboard accueille également une version mobile
disponible sur la plupart des smartphones du marché.
Schindler Actionboard Mobile
Grâce à Schindler Mobile, visualisez 24/24 & 7j/7 la performance de votre parc entretenu par nous-même et
accédez à l’historique de toutes les actions réalisées. Retrouvez également toutes les informations clés de votre
parc en temps réel, notamment les équipements à l’arrêt et ceux sur lesquels nos techniciens sont en train
d’intervenir.
Ergonomie responsive
L’ergonomie responsive d’Actionboard offre une expérience utilisateur optimale. Son interface sensible a été
développé afin de s’adapter sur tous les périphériques pour une résolution haute-définition. Notre service
Actionboard est compatible sur ordinateur, tablette, smartphone et smart-TV, afin de vous procurez une
expérience agréable.
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2. VOTRE PREMIERE CONNEXION
Les codes d’accès
Pour votre première connexion rien de plus simple :
Munissez- vous de vos emails de connexion comprenant :
- Le lien Actionboard
- Votre identifiant et mot de passe.
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Connexion au service ActionBoard
Voici votre interface de connexion :
(lien : https://actionboard.schindler.com/#/auth/change-initial-password)
‣ Saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe fournis.
‣ Une fois saisi, il vous sera demandé de changer votre mot de passe.
Votre nouveau mot de passe doit respecter les
critères ci-dessous :
Minimum :
• 8 caractères
• Une lettre minuscule
• Une lettre majuscule
• Un caractère spécial (@, / , &)
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Erreur d’identification ?
Si un mauvais nom d'utilisateur ou mot de passe a été saisi, le message suivant apparaitra "Wrong username or
password "
L'application sélectionne le compte qui doit être réinitialisé en fonction de l'adresse e-mail de celui-ci.
Faîtes donc bien attention à inscrire l’adresse mail associé à votre compte.
Le nom d'utilisateur et le mot de passe seront envoyés par e-mail.
Pour des raisons de protection des données, les mots de passe devront être changés tous les 6 mois.
Si vous oubliez votre nom d'utilisateur ou mot de passe, vous pouvez résoudre le
problème en cliquant sur "Nom d'utilisateur oublié ?" ou "Mot de passe oublié ?".
Il est important que l'adresse e-mail saisie soit associée au compte nécessitant un
nouveau mot de passe.
Si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire, contactez votre ingénieur
commercial Schindler local.
Comment retrouver son nom d’utilisateur ?
Faîtes une demande de réinitialisation en inscrivant votre adresse mail.
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Vous recevrez un mail avec votre identifiant afin de pouvoir vous connecter.
Comment réinitialiser son mot de passe ?
Faîtes une demande de réinitialisation en inscrivant votre adresse mail.
Vous recevrez un mail avec un lien de redirection afin de changer directement votre mot de passe.
https://actionboard.schindler.com/#/auth/change-password?uid=b05d4b2d-a2ed-40a6-92dcd2e121fde287~AACp8SEGSRxEOscoNAby9JJtJSqQaok0hm7%2FXJsjvseiBkiAP1CtQrv99lVV1V97iQ%3D%3D
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Confirmer votre nouveau mot de passe puis valider la demande en cliquant sur : « Changer votre mot
de passe ».
Patientez 5 minutes avant une prochaine connexion.
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Les conditions d’utilisations
→ Après avoir pris connaissances des conditions d’utilisation cliquer sur le bouton Accepter
Découverte de l’interface Actionboard et de ses fonctionnalit és
La page d’Interface Schindler se présente comme ceci :
La connexion à ActionBoard vous redirige vers la page d'accueil, où les informations importantes et les liens sont
visibles au premier coup d'œil. Une présentation en mode tableau de bord qui vous permet d’appréhender les
actions en cours sur votre parc.
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Actionboard offre de nombreuses fonctionnalités permettant d’optimiser la gestion de parc.
Vous retrouverez en premier lieu votre parc regroupé par « Bâtiments » ou par « Equipements ».
En dessous de l'en-tête, les informations les plus essentielles sont affichées au premier coup d'œil et sont
séparées en 7 rubriques :
• Disponibilité
• Statut de l'équipement
• Statut sur la carte
• Demandes d’intervention
• Activités
• Dernières notifications
Depuis ces catégories, vous pouvez cliquer sur le titre de l’onglet désiré (Par exemple : Disponibilité) pour
accéder aux détails.
Par la suite vous retrouverez des fonctionnalités et raccourcis très utiles :
Ce raccourci vous permet de rechercher un équipement plus rapidement.
Inscrivez la ville, le nom ou numéro d’équipement afin d’accéder à celui-ci
en un clic !
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Cette fonctionnalité vous permet de redisposez votre interface d’accueil
selon vos envies. Il vous suffira juste de déplacer les onglets afin de les
disposez autrement et sauvegarder le nouvel agencement.
Ce raccourci vous permet de faire une demande d’intervention sur vos
équipements beaucoup plus rapidement !
L’'icône téléphone rouge sur la partie droite de la page permet d’accéder aux contacts de vos
interlocuteur Schindler.
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3. COMMENT NAVIGUER SUR LA PLATEFORME
Lors de votre navigation, vous retrouverez en haut à droite, la Barre de navigation qui se divise en deux parties
affichant deux menus différents.
Ce Menu vous permet
d’accéder aux
fonctionnalités liées à votre
compte
Ce Menu vous permet
d’accéder aux
fonctionnalités liées à vos
équipements
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4. GERER VOTRE PARC
Le taux de disponibilités des équipements
La disponibilité sur la page d’accueil affiche le pourcentage d’ascenseurs disponibilité au cours des 30 derniers
jours du mois. À côté du pourcentage, une flèche indique si ce pourcentage augmente, diminue ou reste
identique. En cliquant sur le titre disponibilité, vous trouverez plus de détails.
La disponibilité = (Durée totale par période – Total des temps d’arrêt (Maintenance + Réparation + Pannes) /
Durée totale par période ) X 100.
En cliquant sur le petit plus vous trouverez la liste de vos équipements détaillé.
Les Notifications
Les alertes Actionboard vous permettent de recevoir des notifications sur votre interface. Les notifications font
références aux alertes programmées sur votre compte. Elles apparaissent sur la page d’accueil dans l’onglet
« Notification » et en « Message pop-up ».
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L’onglet Notification :
Les cinq dernières notifications sont affichées en page d’accueil afin de vous avertir des changements sur votre
parc.
En cliquant sur « Notification » vous avez accès à toutes les notifications en cours sur votre parc.
Vous avez aussi la possibilité de cliquer sur l’une des notifications afin d’accéder à plus d’information concernant
l’équipement et sa localisation.
Toutes les notifications d’activités sur vos équipements se retrouvent présenter dans cet onglet sous forme de
tableau.
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Scroller vers la droite pour visualiser l’ensemble des informations.
Les messages Pop-ups :
Selon les alertes programmées de votre compte, des pop-ups apparaissent afin de bénéficier de notifications
instantanées.
Quelques recommandations pour la gestion des pop-ups
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Le statut de vos équipements
Cet onglet vous présente l’ensemble de votre parc selon les activités en cours sur vos équipements.
En effet on y ressence la globalité du parc avec un détail par : adresse, type d’équipements, numéro
d’équipement ou contrat…
Un classement par statut des équipements est disponible : en service, hors-service, intervention en cours
(dépannages, pannes ou maintenances) ou les ascenseurs plongés en mode « spécial » *.
* « L’équipement est en mode spécial lorsqu’on utilise la clef d’ascenseurs »
« En cliquant sur le petit plus vous aurez plus de détails sur l’équipement comme, la vitesse de traction, le poids
ou l’étage ou l’ascenseur est bloqué. »
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Filtrer et trier vos équipements
« La fonction Filtre peut être utilisée pour rechercher un équipement dans la vue Statut de l'équipement. En
utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez filtrer sur des colonnes spécifiques ainsi qu'utiliser une option de
recherche de texte libre. L'option "Sélectionner tout" affichera tous objets avec le même filtre dans cette
colonne. L'option "Désélectionner tout" effacera le filtre. »
Chaque onglet entouré possède un filtrage selon leurs catégories : adresse, bâtiments, contrats…
Astuce d’organisation :
Cliquer sur l’option Trie (1) puis trier les équipements par ordre croissant et décroissant selon leur numéro.
Pour avoir plus d’information faîtes passer votre souris sur les symboles entourés en
rouge afin de connaître le type d’équipement par exemple ou si un problème a été
détecté.
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Vos équipements connectés
Certains équipements sont connectés au Cube, une technologie performante, connectée
en temps réel qui nous permet une gestion à distance, de surveiller l’état des appareils.
Les appareils connectés CUBE représente le plus haut niveau de transmission d'information. En plus des
informations de base, vous avez à disposition des informations sur les conditions environnementales, la
supervision du système, des composants d'urgence et des capteurs de données.
Vous pouvez retrouver ci-dessous les différences entre les appareils connectés CUBE et les appareils Non
connectés séparément pour les ascenseurs et les escaliers.
Il vous est possible de réaliser un diagnostic d’état de santé de vos équipements (health chek) pour tous vos
équipements connectés au cube.
Ainsi vous avez la possibilité de contrôler leur « santé » et mener d’éventuelles actions correctives sur vos
appareils pour assurer leur bon fonctionnement.
Cliquez sur n’importe quel équipement connecté au Cube et à partir des détails de l’équipement, cliquez sur
« Diagnostic en temps réel ».
Vous aurez la possibilité d’imprimer le bilan de santé ou d’enregistrer le ficher via l’option Print-to-PDF. La
capture écran suivante représente une version imprimée de la vérification de santé en temps réel.
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En dessous de l’adresse de l’équipement, vous voyez le résumé des diagnostics qui analyse les informations
provenant des systèmes et les regroupe en résumé.
Activités
La page « Activités » vous permet d’avoir accès à toutes les activités réalisées et planifiées sur votre parc.
Vous avez la possibilité de filtrer les informations par : Date, type d’activité, numéro
d’équipement, adresse, bâtiment, type d’équipement.
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Les activités en cours apparaissent en message instantanées.
Vous retrouvez les activités classées selon 3 rubriques :
- Par statistiques mensuelles
- Par activités réalisées
- Par activités planifiées (maintenance à venir)
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Visualiser vos équipements sur la carte
Cette fonctionnalité vous permet de repérer vos équipements plus facilement en utilisant la Map de votre parc.
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Vos demandes d’intervention
Voici le récapitulatif de vos demandes d’intervention. Vous retrouverez toutes les demandes en cours et
l’historique des demandes résolues.
L’onglet demandes d’intervention vous présente en premier lieu l’ensemble de vos demandes qui sont en cours.
Vous avez la possibilité défiler les pages et ou de masquer les demandes ouvertes afin d’avoir seulement en
visuelle les statistiques d’intervention sur l’année et les demandes résolu plus bas sur la page.
Les statistiques des demandes sont présentés en format diagramme et étaler sur une période de 12 mois. Il vous
est possible de cliquer sur un mois concerné afin de visualiser toutes les demandes d’intervention sur ce moisci.
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L’onglet résolu classe toutes les demandes résolues sur l’ensemble de votre parc en détaillant la date,
l’équipement, le technicien, la raison d’intervention…
En cliquant sur le numéro d’intervention surlignés en gras vous pouvez accéder
directement à celle-ci.
Ou vous pouvez cliquer sur le petit plus afin d’avoir plus de détail.
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Faire une demande d’intervention en ligne
Une demande de service peut être créée directement à partir de la page statuts équipement, en vous rendant
sur les détails de l’équipement d’une unité puis sur « Créer une nouvelle annonce de panne ». Lors de la création
d’une nouvelle demande de service, la fenêtre suivante s’affiche :
D’abord, sélectionnez l’équipement nécessitant un service. Puis complétez les informations restantes sur le
formulaire de demande. Tous les champs marqués d’un astérisque rouge* sont obligatoires et doivent être
remplis correctement. Cela inclut une description courte et claire de la requête et votre préférence de temps de
réponse. Remplissez le nom du contact et le numéro de téléphone. Enfin la demande de service peut être
transmise via le bouton » Envoyer »
Note : En cas d’urgence, comme une personne bloquée ou une situation mettant une vie en danger, le numéro
de téléphone affiché 24 heures devra être appelé au lieu de créer une demande d’intervention.
Les demandes d’intervention en cours sont affichées l’une à côté de l’autre. L’heure d’arrivée estimée du
technicien est affichée si un technicien a été affecté à la panne. En-dessous des demandes d’intervention, les
statistiques des douze derniers mois sont disponibles et vous pouvez visualiser toutes les pannes résolues via
l’onglet « Résolu ». Pour finir, vous pouvez cliquer sur le numéro de panne ou sur le « + » pour plus de détails.
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5. PERFORMANCE DES EQUIPEMENTS
Vue globale des performances
Afin d’être nous-même plus efficace et d’être totalement transparent avec nos clients Schindler met à disposition
un tableau de bord concernant les performances de notre activité de service
Ceci permet à vous-même utilisateurs de piloter à distance et en quelques clics votre parc.
Le rapport des performances affiche un tableau de bord de 4 différents rapports :
Les quatre rapports peuvent être visualisés selon différentes vues diagramme
circulaire ou histogramme. Vous pouvez sélectionner différents types de vues en
cliquant sur les différents icones.
Lorsque vous cliquez sur l’un des 4 rapports (Intervention avec personnes
bloquées, demandes d’interventions, causes des interventions) …le rapport
s’affiche en plein écran et offre plus d’informations.
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Tableau de bord : Disponibilité
Pour obtenir plus d’informations à propos des indicateurs de performances, vous pouvez cliquer sur le mois
souhaité afin d’avoir plus de détails :
Tableau de bord : Interventions
En cliquant sur l’une des barres mensuelles du graphique, vous pourrez voir les interventions du mois en question
pour tous les équipements.
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En cliquant sur le « + » vous verrez plus de détails sur l’intervention
Tableau de bord : Causes des interventions avec personnes bloquées
Cliquer sur une barre, vous verrez s’afficher les causes d’interventions avec personnes bloquées selon les
différentes causes : vandalisme, causes externe, défaillance technique ou fonctionnant à l’arrivée.
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Tableau de bord : Causes des interventions
Cliquer sur une barre, vous verrez s’afficher les causes d’interventions selon les différentes causes : vandalisme,
causes externe, défaillance technique ou fonctionnant à l’arrivée.
Vous avez la possibilité de télécharger les rapports de causes d’intervention en les
exportant soit par excel ou PDF.
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6. ALERTES ET RAPPORTS
Afin de disposer d’une information accessible par email ou notifications, en continue et en temps réel, nous vous
proposons de vous envoyer directement des alertes ou rapports selon les informations que vous souhaitez.
Afin de disposer de vos informations clés tel que l’historique de maintenance ou le rapport d’activité souscrivez
aux rapports et services alertes !
Cliquer sur l’icône : de la barre de navigations → Puis cliquer sur « Rapports et Alertes ».
Cet onglet est divisé en deux sections : Souscriptions aux rapports et Alertes.
Ceci vous permet de configurer des rapports ou alertes automatiques selon des périodes désirées qui vous
sont envoyés par email et ou notification sur l’application.
Télécharger vos rapports
Schindler met à votre disposition de nombreux rapports en toutes transparence afin d’évaluer notre
performance et vous permettre de piloter plus facilement votre parc.
Cette section vous permet de télécharger des rapports soit de manière ponctuel (une fois) soit périodique
(quotidienne, hebdomadaire, mensuel, annuel).
Les types de rapports disponibles sont les suivants :
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Comment télécharger les rapports :
Pour ajouter une nouvelle souscription, cliquer sur l’onglet Souscriptions aux rapports et sur le bouton +.
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Souscription aux alertes
Les alertes sont des notifications en temps réel qui reportent les faits d’un évènement spécifique.
Les alertes disponibles sont les suivantes :
o -Nouvelle Panne et Panne clôturée
o -Personne bloque
o -Technicien sur site
o -Equipement en service ou à l’arrêt
o -Visites d’entretien effectués
o -Mode de fonctionnement spéciale
Comment souscrire aux alertes :
Pour souscrire à certaines alertes, cliquer sur l’onglet Alertes puis le bouton +
Les alertes pour les visites de maintenance préventive effectuées sont envoyées par lots à la fin de la journée.
Les autres alertes sont envoyées en temps réel au fur et à mesure des évènements. Vous pouvez changer vos
paramètres à tout moment.
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7. PARAMETRES DU COMPTE
Paramètres
L’onglet Paramètres inclut des détails personnels tels que la langue, le fuseau horaire, l’adresse, et l’entreprise.
En complément, vous pouvez autoriser ou non les alertes emails et les notifications push. Vous pouvez
enregistrer tout changement en cliquant sur « Enregistrer les paramètres ».
8. IDENTIFICATION
L’onglet Identification vous permet de personnaliser vos codes d’accès Actionboard. Vous pouvez sélectionner
« Permettre l’identification par adresse e-mail » pour avoir le choix de vous connecter avec soit votre identifiant
soit votre adresse email.
Vous pouvez aussi modifier votre mot de passe en entrant un nouveau mot de passe dans les champs respectifs.
Cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder vos changements.
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