manual pengguna sistem tempahan fasiliti pusat perubatan ...

MANUAL PENGGUNASISTEM TEMPAHAN FASILITIPUSAT PERUBATAN UNIVERSITI MALAYA(VERSI 1.0)DISEDIAKAN OLEHBAHAGIAN PEMBANGUNAN APLIKASIJABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Manual Pengguna – Sistem Tempahan FasilitiKawalan DokumenNama Dokumen Versi Disediakan Oleh TarikhManual Pengguna Sistem1.0 Thoherah Din Mac 2012Tempahan FasilitiPusat Perubatan Universiti Malayai

Manual Pengguna – Sistem Tempahan FasilitiKANDUNGAN1. Pengenalan ……………………………………………………………………………….. 1 - 32. Utama ……………………………………………………………………………………… 3 - 63. Tempahan Bilik/Dewan2.1 Status Permohonan ………………………………………………………………. 62.2 Ringkasan Tempahan ……………………………………………………………. 74. Tempahan Kenderaan3.1 Status Permohonan ………………………………………………………………. 83.2 Ringkasan Tempahan …………………………………………………………… . 95. Tukar Katalaluan …………………………………………………………………………. 106. Keluar ……………………………………………………………………………………... 10Pusat Perubatan Universiti Malayaii

Manual Pengguna – Sistem Tempahan Fasiliti1. PengenalanSistem Tempahan Fasiliti dibangunkan bagi memberi kemudahan kepada semua staf PusatPerubatan Universiti Malaya (PPUM) untuk membuat tempahan fasiliti seperti bilik/dewandan kenderaan secara atas talian.Fasiliti yang ditempah oleh staf akan diluluskan permohonannya oleh koordinator fasiliti, dantempahan perlu dibuat selewat-lewatnya sehari sebelum tarikh fasiliti tersebut akandigunakan. Ia adalah bagi memberi masa kepada koordinator fasiliti untuk membuatkelulusan. Maklumat koordinator fasiliti akan dipaparkan bersama maklumat terperinci fasilitiyang dipilih.Selain itu, untuk fasiliti bilik/dewan yang terdapat dalam sistem ini, ianya adalah hanyaterhad kepada bilik/dewan yang dibuka kegunaannya kepada semua staf PPUM.Sistem ini boleh diakses melalui dua cara, iaitu secara terus melalui alamathttp://tempahanfasiliti.ummc.edu.my atau melalui Portal PPUM. Jika pengguna mengaksessistem ini secara terus melalui alamat sistem, pengguna perlu mendaftar sebagai penggunaterlebih dahulu dengan klik pada pautan Daftar Pengguna.Klik pada pautan Daftar Pengguna, pada skrin Pendaftaran Pengguna, pengguna perlumemasukkan maklumat berkenaan pengguna, dan setelah selesai tekan butang Daftar.Selepas maklumat berjaya disimpan, pengguna boleh log masuk ke sistem menggunakanno.kad pengenalan sebagai ID Pengguna dan katalaluan seperti yang telah didaftarkan.Pusat Perubatan Universiti Malaya 1

Manual Pengguna – Sistem Tempahan FasilitiManakala bagi pengguna yang ingin mengakses Sistem Tempahan Fasiliti melalui PortalPPUM, pengguna perlu klik pautan menu Permohonan Online.Seterusnya, pengguna perlu klik pada pautan Tempahan Fasiliti dan ia secara terus akan logmasuk ke Sistem Tempahan Fasiliti. Seterusnya, skrin utama Sistem Tempahan Fasiliti akandipaparkan.Pusat Perubatan Universiti Malaya 2

Manual Pengguna – Sistem Tempahan Fasiliti2. UtamaSetelah pengguna Berjaya log masuk ke sistem, skrin Utama akan dipaparkan. Pada skrin inipengguna boleh membuat pilihan fasiliti iaitu Jenis Fasiliti sama ada bilik/dewan ataukenderaan, dan seterusnya memilih nama fasiliti iaitu nama bilik/dewan atau namakenderaan.Dalam pada itu, pengguna juga boleh memilih bulan atau tahun di ruangan kalendar danmelihat sama ada fasiliti yang dipilih telah ditempah atau belum pada tarikh yangdikehendaki oleh pengguna. Jika terdapat tempahan pada tarikh berkenaan, penggunamasih boleh membuat tempahan jika ia belum diluluskan oleh koordinator fasiliti. Bagitempahan yang telah diluluskan, warna tulisan yang dipaparkan adalah bewarna hijau,manakala yang masih belum diluluskan adalah bewarna biru.Untuk membuat tempahan pengguna perlu klik pada tarikh di ruangan kalendar, dan skrinmaklumat tempahan akan dipaparkan. Pada skrin ini, pengguna perlu mengisi maklumattempahan.Pusat Perubatan Universiti Malaya 3

Manual Pengguna – Sistem Tempahan FasilitiPusat Perubatan Universiti Malaya 4

Manual Pengguna – Sistem Tempahan FasilitiPada skrin maklumat tempahan, secara automatik sistem akan memaparkan fasiliti yangdipilih bersama maklumat penempah mengikut staf yang log masuk ke sistem. Seterusnyapengguna perlu memasukkan maklumat nama dan nombor telefon yang patut dihubungisekiranya ia selain daripada penempah. Pengguna adalah wajib memasukkan bilangankehadiran, tujuan, tarikh dan masa mula serta tamat tempahan. Disamping itu, pengguna jugaboleh memasukkan catatan dan kemudahan lain yang diperlukan, dan tekan butang Simpan.Bagi tempahan kenderaan, ia adalah sama dengan tempahan bilik/dewan, namun terdapatsedikit pertambahan pada maklumat tempahan, dimana bagi kenderaan yang ditempah untukurusan rasmi ia perlu melalui kelulusan Ketua Jabatan sebelum kelulusan oleh koordinatorkenderaan. Pengguna juga wajib memasukkan maklumat bilangan penumpang, tempatmenunggu, urusan, tujuan, tarikh dan masa mula serta tamat.Pusat Perubatan Universiti Malaya 5

Manual Pengguna – Sistem Tempahan FasilitiMaklumat tempahan tersebut akan sampai kepada koordinator fasiliti untuk tindakankelulusan. Koordinator fasiliti juga akan menerima makluman tempahan melalui emel.Seterusnya pengguna boleh menyemak status permohonan di bawah menu StatusPermohonan, dan melihat ringkasan tempahan fasiliti di bawah menu Ringkasan Tempahan.Koordinator juga berhak mengubah fasiliti kepada fasiliti lain selain fasiliti yang telah ditempaholeh pengguna.3. Tempahan Bilik/Dewan3.1 Status PermohonanPada menu di sebelah kiri sistem di bawah ruangan Tempahan Bilik, klik statuspermohonan dan senarai permohonan akan dipaparkan. Untuk melihat maklumat lanjuttempahan, klik pada rekod berkenaan dan maklumat terperinci berkenaan tempahan akandipaparkan. Pada skrin ini juga pengguna boleh membatalkan tempahan yang dibuatdengan klik pada pautan batal tempahan, atau mengemaskini maklumat tempahan jika iabelum diluluskan oleh koordinator.Pusat Perubatan Universiti Malaya 6

Manual Pengguna – Sistem Tempahan Fasiliti3.2 Ringkasan TempahanManakala bagi ringkasan tempahan, pengguna boleh memilih nama bilik/dewan tertentuatau semua bilik/dewan, dan tempoh tarikh. Klik butang Papar untuk memaparkanmaklumat tempahan atau butang Cetak untuk mencetak maklumat tempahan. Padapaparan maklumat tempahan, pengguna boleh klik pada pautan nama tempahan untukmelihat maklumat lanjut tempahan.Pusat Perubatan Universiti Malaya 7

Manual Pengguna – Sistem Tempahan Fasiliti4. Tempahan Kenderaan3.1 Status PermohonanTempahan kenderaan juga adalah sama seperti tempahan bilik, iaitu pada menu disebelah kiri sistem di bawah ruangan Tempahan Kenderaan, klik status permohonandan senarai permohonan akan dipaparkan. Untuk melihat maklumat lanjut tempahan,klik pada rekod berkenaan dan maklumat terperinci berkenaan tempahan akandipaparkan. Pada skrin ini juga pengguna boleh membatalkan tempahan yang dibuatdengan klik pada pautan batal tempahan, atau mengemaskini maklumat tempahan jikaia belum diluluskan oleh koordinator.Pusat Perubatan Universiti Malaya 8

Manual Pengguna – Sistem Tempahan Fasiliti3.2 Ringkasan TempahanSeperti tempahan bilik, pengguna juga boleh melihat keseluruhan ringkasan tempahankenderaan. Pada skrin ringkasan tempahan kenderaan, pengguna boleh memilih namakenderaan tertentu atau semua kenderaan, dan tempoh tarikh. Klik butang Papar untukmemaparkan maklumat tempahan atau butang Cetak untuk mencetak maklumattempahan. Pada paparan maklumat tempahan, pengguna boleh klik pada pautannama tempahan untuk melihat maklumat lanjut tempahan.Pusat Perubatan Universiti Malaya 9

Manual Pengguna – Sistem Tempahan Fasiliti5. Tukar KatalaluanPengguna boleh menukar katalaluan jika ingin mengubah katalaluan sedia ada. Penukarankatalaluan ini adalah bagi pengguna yang mengakses sistem ini secara terus dan bukanmelalui Portal PPUM. Pengguna perlu memasukkan katalaluan lama dan masukkankatalaluan baru sebanyak dua kali. Seterusnya, tekan butang simpan untuk menyimpankatalaluan yang baru.6. KeluarUntuk log keluar daripada sistem, klik pautan Keluar pada menu sebelah kiri sistem.Terima kasih.Pusat Perubatan Universiti Malaya 10