201905_Vademecum Riunioni Smart

VADEMECUM PER
RIUNIONI SMART
Focus sui punti chiave per la pianificazione di riunioni efficaci e
l’ottimizzazione di tempi e costi ad esse correlate.
1 | OPIS s.r.l. Vademecum per riunioni smart

IL BUSINESS DELLE
RIUNIONI
L’economia dietro a riunioni più smart
Durante le riunioni si scambiano idee, si assegnano incarichi, si assumono impegni e progetti. Faccia a faccia, in
collegamento virtuale o telefonico, le riunioni sono un’opportunità per confrontarsi con i colleghi, discutere di progetti
critici e problematiche, individuare passi successivi da compiere per portare a termine il lavoro in corso e collaborare per
ottenerne alti. Se strutturate efficacemente, le riunioni sono costruttive e stimolanti, poiché diventano un potente
strumento decisionale, di aggregazione e motivazionale. In caso contrario, se perdono il loro scopo, diventano un’enorme
perdita, non solo di tempo, ma anche di denaro.
Quanto costa una riunione? Qual è il costo dei ritardi?
Oltre ai costi in termini di tempo, bisogna sempre ricordarsi nella stima dei calcoli lo spazio, gli spostamenti e le risorse
necessarie.
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“Il piano non è
nulla,
la pianificazione
è tutto”
Sir Winston Churchill
L’azienda ha davvero bisogno di questa riunione?
Poiché è fondamentale tenere a mente i costi, è necessario considerare quando è davvero necessario convocare una
riunione. Si suggerisce il seguente albero decisionale che può aiutare a stabilire se una riunione è effettivamente utile
ad uno scopo aziendale.
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TIPOLOGIE DI RIUNIONE
RIUNIONE PER INFORMARE
Un soggetto comunica dati ai
partecipanti.
Posizione centrale del relatore il quale
ha una posizione attiva ed accentrante.
KICK-OFF MEETING
Incontro preliminare per il lancio di un
nuovo progetto. Può includere tutte le
parti interessate dai membri del team fino
allo sponsor del progetto.
RIUNIONE DI CONFRONTO
Incontro di partecipanti con opinioni
differenti al fine di chiarire le proprie
posizioni. Il Confronto può essere
consultivo, la riunione sviluppa in via
esplorativa ipotesi di decisioni che non
sono state ancora prese, ma che
necessitano dei pareri dei gruppi.
BRIEFING
Riunione lampo che prevede un rapido
passaggio delle informazioni ed
aggiornamenti relativi ad un lavoro in
corso.
RIUNIONE PER
RACCOGLIERE
INFORMAZIONI-FOCUS
GROUP
Il soggetto che conduce la riunione ha
precedentemente predisposto delle
domande più o meno strutturate ed
orienta la sua azione ad ascoltare ed a
esplorare le opinioni dei partecipanti.
RIUNIONE MOTIVAZIONALE
Incontri incentrati a rafforzare lo spirito
di squadra ed a motivare i membri del
team. Sono riunioni di team building che
aiutano a sentirsi parte di una collettività
migliorando il senso di attaccamento
all’Azienda.
RIUNIONE PER
PRENDERE DECISIONI
Il gruppo è chiamato a scegliere.
E’ una tipologia di incontro con
possibili tensioni in cui vi è una
prima fase dedicata alla messa a
fuoco del problema, seguita da
una fase di esplorazione e
comprensione della
problematica. L’obiettivo finale
è prendere una decisione
condivisa.
RIUNIONE CREATIVA
L’obiettivo di queste riunioni,
grazie al Brainstorming, è di
generare nuove idee, nuovi
approcci di business innovativi
per risolvere un problema o
inventare una nuova soluzione.
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PUNTI CHIAVE PER RIUNIONI
EFFICACI
N.B. In caso di riunioni con
esterni, ricordarsi di presentarsi
con una stretta di mano!
PRIMA DELLA RIUNIONE DURANTE LA RIUNIONE DOPO LA RIUNIONE
ORGANIZZATORE DELLA
RIUNIONE
• Definire luogo, orario, durata
dell’incontro
• Identificare obiettivi chiari
• Impostare un ordine del
giorno (Agenda) e
condividerlo per
tempo
• Fornire materiali
di lettura
preparatori
• Assicurarsi che
l’ambiente sia
adeguatamente
predisposto alla
riunione
• Invitare interlocutori chiave,
esperti in materia e decisori
• Invitare solo gli
interlocutori indispensabili
• Iniziare la riunione con
puntualità
• Attenersi all’ordine del
giorno
• Non dilungarsi inutilmente
uscendo dall’ordine del giorno
• Verbalizzare la discussione e le
decisioni
• Al termine della riunione,
affidare i passi successivi da
intraprendere alle parti di
competenza e stabilire delle
scadenze
• Riassumere i punti chiave
per assicurare un
allineamento del pensiero
generale
• Fornire eventuale materiale
condiviso durante la riunione
ai partecipanti
• Dare un seguito concreto alla
riunione tramite verbale/
report/minute in tempi
rapidi
• In caso di riunioni virtuali,
fornire i collegamenti
corretti, i numeri di chiamata
e i codici di accesso, testando
inoltre gli strumenti di
collaborazione virtuale in
anticipo
PARTECIPANTI
• Comprendere il proprio
ruolo nella riunione e lo
scopo della stessa
• Prepararsi leggendo
l’ordine del giorno ed
eventuali materiali
• Non portare persone non
invitate
dall’organizzatore
• Essere puntuali
• Durante la riunione
contribuire senza
divulgarsi troppo
• Restare concentrati
evitando di occuparsi di
più compiti
contemporaneamente
(es. guardare mail di
altri progetti, etc.)
• Leggere le annotazioni
della riunione ed
evidenziare i punti
chiave
• Prestare attenzione alle
azioni per cui si è
responsabili
• Dare un seguito
concreto alla riunione
in tempi rapidi
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RIUNIONI VIRTUALI
Comunicare e collaborare in modo semplice ed efficace come se tutti fossero attorno
allo stesso tavolo: oggi gli strumenti disponibili sul web permettono di partecipare in
maniera delocalizzata e in tempo reale a riunioni per ottimizzare in modo straordinario
tempi e costi del lavoro. Anche per queste tipologie di riunione è fondamentale seguire
i punti chiave per riunioni efficaci, ma non basta: bisogna considerare la tecnologia ed
avere alcune accortezze in più.
Quali sono le regole da seguire?
L’IMPORTANZA
DELLA
TECNOLOGIA
• Valutare il numero di
partecipanti e la loro
ubicazione definendo I
ruoli (relatori e
partecipanti)
• Scegliere le tecnologia
più indicata
• Identificare in anticipo i
requisiti tecnici
coordinando tutti i
dispositivi utilizzati
• Avere sempre un piano B
per il support tecnico
soprattutto in riunioni
ufficiali che implichino il
coinvolgimento di
sponsor e clienti
CHIAREZZA
Parlare chiaramente per essere
sentiti e compresi solo quando è
necessario o è il proprio turno.
MODERAZIONE
Potenza e tono della voce svolgono
un ruolo molto importante,
specialmente nelle riunioni con solo
audio: a volte tutto dipende da come
si pronuncia una frase e non dal suo
contenuto.
INTRAPRENDENZA
Essere attivi nella conversazione ma
non prevaricare. Quando si partecipa
in remoto ad un incontro, è fin
troppo semplice distrarsi oppure
intervenire senza dare modo agli
altri di confrontare le proprie
affermazioni.
IMPEGNO
Concentrarsi su quanto viene detto
considerando sempre che, in una
riunione virtuale, il livello di
distrazione può essere più alto.
COERENZA
Attenersi sempre all’ordine
del giorno
SILENZIO
Se non è il proprio turno,
restare in silenzio. Il rumore di
fondo crea distrazione.
PAZIENZA
Avere particolare tatto con i
partecipanti la cui lingua
madre non è quella utilizzata
nella riunione. Ascoltare
attentamente e parlare
lentamente.
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MODELLO DI VERBALE
POST RIUNIONE
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TRACK, sezione COMPANY
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