32 Abschlussball
32 Abschlussball während der Corona-Pandemie Gemeinsam feiern – aber sicher! Für viele ist dieses Ereignis der absolute Höhepunkt ihrer Schulzeit: der Abschlussball! Doch in der letzten Zeit hat die Corona-Pandemie dafür gesorgt, dass zahllose Veranstaltungen abgesagt werden mussten. Damit die Organisator/ innen im Falle einer Stornierung nicht auf den Kosten sitzen bleiben, ist es wichtig, den Vertrag mit der Eventagentur vor der Unterzeichnung genau zu checken. Wir verraten euch, worauf es ankommt. Die Mädels in glitzernden Kleidern, die Jungs in eleganten Anzügen: Der Abschlussball ist für viele Schüler/ innen ein ganz besonderes Erlebnis. Gemeinsam wird ein letztes Mal miteinander getanzt, gelacht und gefeiert, bevor sich der Abschlussjahrgang in alle Himmelsrichtungen zerstreut. Damit der Abend für alle unvergesslich wird, ist im Vorfeld jede Menge Arbeit nötig. Es muss ein Veranstaltungsraum gefunden, das Büfett und die Getränke müssen organisiert werden, dazu noch ein DJ oder eine Liveband und natürlich festliche Deko … Wenn sich die Schüler/ innen nicht selbst um alle Posten kümmern möchten, können sie eine professionelle Eventagentur beauftragen. Viele dieser Agenturen haben „Rundum-sorglos-Pakete“ im Angebot und versprechen, alles von A wie Ausschank bis Z wie Zeitplan zu regeln. Welche Leistungen ganz konkret in den Zuständigkeitsbereich der Veranstaltungsprofis fallen und was passiert, wenn die Feier abgesagt werden muss, steht in den Vertragsbedingungen. Und die sollten sich die Organisator/ innen des Abschlussballs ganz genau durchlesen – darin kann nämlich so manche fiese Falle versteckt sein. Zunächst muss festgelegt werden, wer den Vertrag mit der Eventagentur schließt und damit zum/ zur Auftraggeber/ in wird. Das kann zum Beispiel ein/ e Schüler/ in sein, eine Mutter oder ein Vater oder eine Lehrkraft. In vielen Fällen ist der/ die Unterzeichnende dann auch offiziell Veranstalter/ in des Abschlussballs. Damit ist in der Regel ein Haftungsrisiko verbunden. Das bedeutet, dass diese Person unter Umständen für die entstandenen Kosten aufzukommen hat, wenn die Veranstaltung abgesagt werden muss oder wenn viel weniger Karten verkauft werden als geplant. Auch wenn sich ein/ e Besucher/ in des Abschlussballs verletzt, weil vor Ort ein Sicherheitsrisiko besteht, kann der/ die Veranstalter/ in dafür haftbar gemacht werden. Mit der Unterschrift ist also jede Menge Verantwortung verbunden. Tipp: Achtet darauf, dass der Vertrag eine Veranstalter- Haftpflichtversicherung enthält. Sollte so eine Versicherung fehlen, könnt ihr sie separat abschließen, um euch vor einer bösen Überraschung in Form einer hohen Rechnung zu schützen. Die Kosten für eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung richten sich meist nach der Gästeanzahl und nach der gewählten Deckungssumme. Es lohnt sich, die Angebote verschiedener Versicherungsgesellschaften miteinander zu vergleichen. Im Vertrag mit der Veranstaltungsagentur müssen alle Leistungen aufgelistet werden, die erbracht werden sollen. Hier gilt die Faustregel: Je konkreter die einzelnen Punkte formuliert sind, desto besser. Welche Verpflegungsart ist geplant: Büfett, Menüwahl oder à la carte? Gibt es eine Getränkeflatrate? Falls ja: Wie lange läuft die Flatrate und welche Drinks umfasst sie? Sollen die Speisen und Getränke pro Bestellung abgerechnet werden, sollte dem Vertrag eine entsprechende Preisliste beiliegen. Lasst euch nicht mit einer schwammigen Formulierung wie „Essen und Getränke solange der Vorrat reicht“ abspeisen. Stattdessen sollte vorab genau geregelt werden, welche Mengen eingekauft und bevorratet werden. Deshalb ist es wichtig, dass ihr bereits zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses wisst, wie viele Gäste ihr bei eurem Abschlussball erwartet. Muss die Gästezahl nachträglich korrigiert werden, ist dies meist mit zusätzlichen Kosten verbunden. Weitere Punkte, die in den Veranstaltungsvertrag mit aufgenommen werden sollten, betreffen die Bestuhlung, die Dekoration, die Musik und die Reinigung. Wie viele Stühle und Tische werden benötigt und sollen sie mit Hussen geschmückt werden? Welche Tischdecken, Blumen und Luftballons sollen verwendet werden? Ist im Gesamtpreis der DJ bzw. die Band sowie die Endreinigung des Veranstaltungsorts enthalten? Apropos Preis. Auch der gehört natürlich ins Vertragswerk – ebenso die Zahlungsfrist. Überlegt euch also genau, ob und bis wann ihr das Geld beisammen habt. Wie bereits erwähnt, kann es teuer werden, wenn ihr die im Vertrag genannte Gästezahl nicht erreicht. Achtet darauf, dass die Vertragsbedingungen eine entsprechende Regelung hierzu enthalten und habt diese im Hinterkopf, wenn ihr die Karten für den Abschlussball an den Mann bzw. an die Frau AZUBI BASICS
ingen wollt. Mindestens genauso wichtig sind konkrete Stornierungsbedingungen. Denn insbesondere in Zeiten der Corona-Pandemie kann es leider passieren, dass euer Fest abgesagt werden muss. Was geschieht dann? Wer haftet in diesem Fall? Das hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: den behördlichen Anordnungen und der konkreten Vertragsausgestaltung. Kommt es aufgrund des Infektionsgeschehens zu einem generellen Veranstaltungsverbot, bekommt ihr unter Umständen problemlos euer Geld zurück. Nämlich dann, wenn die Eventagentur die im Vertrag vereinbarten Leistungen aufgrund des Verbots nicht mehr erbringen darf. In diesem Fall ergeben sich aus dem Gesetz für euch kostenlose Stornierungsmöglichkeiten. Doch darauf solltet ihr euch nicht verlassen. Denn die bisherigen Covid-19-Maßnahmen bestanden nicht nur aus Verboten. Manchmal wurden auch Obergrenzen bei der Gästezahl festgelegt oder Details wie Tanzen untersagt. Es ist also kompliziert. Damit ihr im Fall der Fälle Klarheit habt, sollte im Vertrag genau festgelegt sein, welche finanziellen Folgen es hat, wenn euer Abschlussball nicht wie geplant stattfinden kann. 33 Es mag ein wenig mühsam klingen, doch es lohnt sich, den Vertrag mit der Eventagentur vor der Unterzeichnung genau zu prüfen und strittige Punkte vorab schriftlich zu klären. Dadurch seid ihr gegen alle Eventualitäten abgesichert und könnt euren Abschlussball hoffentlich ohne unvorhergesehene Kosten oder andere Ärgernisse genießen. Also, rein ins Ballkleid oder den Anzug und hoch die Gläser! AZUBI BASICS
