SCHWER PUNKT 18
SCHWER PUNKT 18 Einheitliches Online-Clubverwaltungssystem für alle drei Distrikte Schweizer Lösung setzt sich durch Der Verein Rotary Medien Schweiz/ Liechtenstein (VRM) hat das elektronische Clubverwaltungssystem (CVS) des Distrikts 1990 erworben und wird es mit Beginn des neuen Rotaryjahres in allen drei Distrikten einführen. «rotary» sprach mit Rot. Jean Budry, dem Internetverantwortlichen (DICO) des Distrikts 1990 über Geschichte, Nutzen und Vorteil des CVS. Herr Budry, Sie gelten als einer der Väter des Clubverwaltungssystems des D1990, bitte beschreiben Sie kurz Ihre Funktion. Budry: Ich bin als DICO in erster Linie verantwortlich für den Betrieb und Ausbau des Online-Auftritts des Distriktes 1990, also Web und Clubverwaltungssystem. Zur Ausführung der vielschichtigen Arbeiten werde ich unterstützt von Jean-Claude Was ändert sich in den Distrikten 1980 und 2000? Mit dem Beginn des Rotaryjahres 2010/11 wird das Clubverwaltungssystem des D1990 in der ganzen Schweiz eingeführt. Es löst in den Distrikten 1980 und 2000 die bisherige zentrale Mitglieder- und Web-Datenverwaltung ab. Alle vorhandenen Daten werden dabei übernommen. Die Eingabemasken werden strukturell und optisch neu gestaltet (betrifft v.a. Sekretäre und Programmverantwortliche), es werden neue, hilfreiche Funktionen und Auswertungsmöglichkeiten und eine Plattform für den eigenen Club-Webauftritt geschaffen. Dank der intuitiven und einfachen Bedienung ist die Umstellung auf das neue System schnell und einfach erlernbar. Den Clubs bzw. betroffenen Chargenträgern werden weitere Infos direkt zugestellt. Der Internetverantwortliche des Distrikts 1990, Rot. Jean Budry, RC Lausanne, setzt die Akzente bei den Vorteilen des Clubverwaltungssystems in der einfachen Bedienung, den vielseitigen Nutzungsmöglichkeiten und der Ausbaupotenziale. Baltzinger als Content Master und für die technischen Belange von Michel Hardegger als Informatiker. Was kann das CVS? Was ist der grosse Vorteil? Das CVS ist vor allem ein Online-Administrationstool, gleichzeitig aber auch Website für Clubs und Distrikt. Der grosse Vorteil liegt in erster Linie in der Einfachheit der Bedienung durch praktisch jedermann. Das kommt den Clubs insbesondere bei den jährlich wechselnden Chargenträgern zugute. Es braucht also für Anpassungen und Modifikationen z.B. beim Webauftritt keinen Informatiker oder Webspezialisten mehr, der ein Jahr später nicht mehr im Amt ist oder keine Zeit mehr hat. Ein weiterer grosser Vorteil ist auch die sofortige Verfügbarkeit der erfassten Daten. intuitiv, einfach Was gab den Ausschlag zur Entwicklung? Das System wurde vor über 10 Jahren entwickelt und vor rund zwei Jahren grundlegend überarbeitet. Die Initialzündung kam von den Genfer Rotary Clubs. Sie wollten ein gemeinsames Clubverwaltungssystem für alle schweizerischen und französischen Clubs rund um den Genfersee aufbauen. Schnell erkannte man, dass dieses Vorhaben finanziell zu aufwändig war und breiter abgestützt werden musste. Man sprach davon, das System für die ganze Schweiz zu entwickeln, doch die Vorstellungen der anderen Distrikte und der nationalen Webverantwortlichen waren zu unterschiedlich. Wurden auch andere Mitglieder- oder Verwaltungssysteme evaluiert? Seit 2003, seitdem ich dabei bin, ROTARY SUISSE LIECHTENSTEIN APRIL 2010
19 wurden vor allem die Entwicklung des Systems der deutschen und österreichischen Clubs RO.CAS beobachtet sowie die neuseeländische Lösung unter die Lupe genommen. Beide wurden als zu komplex eingestuft und bei beiden gab es zu viele Anpassungen für die Schweizer Bedürfnisse. Hatte Rotary International bei der Entwicklung Einfluss genommen? Die zentrale Verwaltung von Rotary International schreibt lediglich vor, welche Daten in welcher Form nach Evanston zu liefern sind. Es gibt zurzeit auch keine klar definierte Lösung, wie unsere Daten auf einfachem Wege elektronisch zur RI-Verwaltung übermittelt werden könnten. Auch RO.CAS hat keine elektronische Anbindung an RI, obwohl es mit 14 Distrikten im Hintergrund etwas mehr Nachdruck verleihen könnte als unsere drei Distrikte. Wie wurde das System eingeführt? Wurde es sofort in den Clubs akzeptiert? Der frühere DICO bereiste alle Clubs im Distrikt 1990, stellte das Vorhaben vor und gewann so erste Clubs zur Mitwirkung und Mitfinanzierung. Oft waren die Ansprechpartner Computer- oder Internetspezialisten oder glaubten zumindest welche zu sein. Sie betrachteten das vorgestellte CVS mehr aus Sicht des Technikers, denn aus der des ungeübten Benutzers, gaben jede Menge Ratschläge oder wollten gleich sich selbst oder ihre vermeintlich bessere Lösung verkaufen. In manchen Clubs dauerte es jedenfalls zwei bis drei Jahre, bis sie sich von den klaren Vorteilen des CVS selbst überzeugt hatten. Insbesondere dann fiel die Entscheidung aber klar für das CVS, wenn ein «Nichtinformatiker» zum CICO ernannt wurde. Heute sind jedenfalls 69 von 72 Clubs (inkl. neuem Club Bern Rosengarten) im D1990 dem CVS angegliedert. Wer finanziert das CVS? Jeder Club zahlt eine kleine Pauschale pro Jahr. Darin ist alles inbegriffen. Für Hostinggebühren, Betreuung, Support, Wartung und Weiterentwicklung werden also keine zusätzlichen Kosten mehr entstehen. Dank der einfachen Bedienung durch praktisch jedermann sind keine externen Spezialisten mehr aufzubieten. Die Kosten sind somit fix und klar budgetierbar. Wie geht es weiter mit dem CVS? Bis heute fanden bereits zahlreiche Modifikationen und Verbesserungen in der Entwicklung des CVS Eingang, vor allem auch dank konstruktiven Sitzungen mit den CICOs (Club- Internetverantwortlichen). Bei den nächsten Ausbauschritten konzentriert sich nun der NRM auf die Anpassungen zur Einführung des CVS in den beiden anderen Distrikten 1980 und 2000. In diesem Frühjahr sind dazu Pilotclubs aus jedem unserer drei Distrikte im Einsatz. Sie haben die Aufgabe, das CVS eingehend zu testen und ihre Erfahrungen in die Weiterentwicklung einfliessen zu lassen. Die Einführung und Aufschaltung sind für Anfang des neuen Clubjahres vorgesehen. Interview: Oliver Schaffner Bahn frei für neue Möglichkeiten Mit der gesamtschweizerischen Einführung des Clubverwaltungssystems des D1990 sowie des Relaunchs des nationalen Webauftrittes wird die technische Basis bereitstehen, auf der in der weiteren Entwicklungsphase neue Online-Features und -Services eingeführt werden können (z.B. Einbindung von Socialmedia-Netzwerken wie die stark wachsende Rotary-Xing-Gruppe, personalisierte Website, RSS-Feed, Bildung von Interessensgruppen oder -Foren und vieles mehr). Über die weitere Entwicklung wird im Magazin oder auf www.rotary.ch berichtet. Vers un outil commun performant Depuis une dizaine d’années, sous l’impulsion des Rotary Clubs genevois, le district 1990 s’est doté d’un site facilitant grandement la gestion des Clubs et rendant d’éminents services à nos secrétaires par le souci qu’il a toujours eu de faciliter les échanges de données interclubs. Bien des Clubs l’ont adopté rapidement et ont été les pionniers de son développement, lui donnant l’occasion d’évoluer au fur et à mesure des besoins. D’autres Clubs ont suivi petit à petit et, à ce jour, 69 Clubs sur 71 l’utilisent activement. Nous tenons à remercier tous ces Clubs qui nous ont aidés à réaliser un site performant, qui va encore s’améliorer d’ailleurs, et qui rend possible une gestion efficace de nos Clubs et une information complète des rotariens. Le fait que les clubs d’outre-Sarine l’utilisent est le meilleur signe de reconnaissance de cet outil magnifiquement abouti. En effet, ce site devient, depuis le 1 er juillet, également le site de base des districts 1980 et 2000 et nous souhaitons la bienvenue à tous les Clubs de ces deux districts et le même plaisir que celui que nous avons-nous-mêmes de travailler sur un site simple, efficace et qui rend d’innombrables services. Ces trois sites seront atteints par le site www.rotary.ch, complètement réaménagé, de sorte que la famille rotarienne suisse pourra accéder aux données de tous les clubs et de tous les membres rotariens avec un seul mot de passe. Rot. Jean Budry ROTARY SUISSE LIECHTENSTEIN APRIL 2010
