080701.2 Basics Baseline _versie 1.0_

Recommendations

Info

• beschrijf de metadata die nodig zijn voor adequaat gegevensbeheer in dit beheerregime; • beschrijf en regel de autorisatie voor de toegang van bestanden onder dit beheerregime; • beschrijf de voor bedrijfsvoering, verantwoording en bewijsvoering essentiële (dus hoogst geklasseerde) transactiemomenten in het werkproces en de documenten die daaruit voortkomen; deze documenten en de bijbehorende metadata vormen het volledige informatiebestand dat het werkproces documenteert. Zo kan er bij de inrichting van de informatiehuishouding steeds verder ingezoomd worden op maatregelen die per werkproces het minimale kwaliteitsniveau van de informatie kunnen borgen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen verplichte maatregelen (afkomstig uit wettelijke regels) en facultatieve maatregelen. Op die manier geeft de Baseline houvast bij elke stap in de opbouw van een goede informatiehuishouding. 16 080701.2 Basics Baseline (versie 1.0).doc
5. Vooruitblik naar implementatie, toepassing, toezicht en beheer 5.1 Implementatie en toepassing Elke minister is verantwoordelijk voor de informatiehuishouding binnen zijn eigen departement en de daarbij behorende uitvoeringsorganisaties. De implementatie van de Baseline wordt dan ook niet centraal aangestuurd. Wel start ICTU in opdracht van de minister van BZK in het kader van actielijn 3 van Informatie op Orde onmiddellijk na oplevering van de Baseline met een kennisprogramma rondom de Baseline. Daar kunnen departementen kennis en ervaring uitwisselen en good practices ontwikkelen en/of delen. De normen van de Baseline zijn bij oplevering ‘auditable’, dat wil zeggen: de mate waarin aan de normen van de Baseline voldaan wordt, is door middel van een audit te meten. Tegelijk met de Baseline wordt als resultaat van actielijn 2a van Informatie op Orde een vragenlijst opgeleverd voor het auditen van de informatiehuishouding binnen het eigen bestuursorgaan. Aan de hand van het auditrapport kan gericht gewerkt worden aan verbeteringen. Het bij de Baseline behorende toezichtsarrangement wordt pas uitgewerkt nadat de Baseline is vastgesteld. Maar ook zonder dat het interne toezicht geregeld is, kan de vragenlijst die daarvoor is ontwikkeld zijn diensten bewijzen als checklist voor een nulmeting per departement. Op basis van de uitkomsten daarvan kan een plan van aanpak ontwikkeld worden voor de implementatie van de Baseline. De rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van de implementatie en toepassing van de Baseline zijn idealiter de volgende: Rol Verantwoordelijkheid SG Stelt het overkoepelde kader vast en legt in een mandaatregeling de verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast van de functionarissen die een rol hebben in het informatiebeheer. Het kader onderscheidt zo nodig verschillende risicoklassen, de bijbehorende beheerregimes, het beheersingsiveau van de verschillende regimes en de geldende randvoorwaarden daarbij. Proceseigenaar Stelt op basis van een risicoanalyse de risicoklasse, het beheerregime en beheersingsniveau vast voor de processen waar hij voor verantwoordelijk is en is erop aanspreekbaar dat medewerkers zich daaraan conformeren. Informatiemanagement Ondersteunt de totstandkoming van een gemeenschappelijke bedrijfstaal, procesbeschrijvingen en bijbehorende contextinformatie. ICT-sector Ondersteunt SG en proceseigenaar bij de invulling van hun rollen met inzet van IT-middelen. Auditor Toetst op verzoek van het verantwoordelijke management of aan de kwaliteitseisen wordt voldaan en rapporteert daarover. Extern toezichthouder Voert (systeem)toezicht uit, rapporteert daarover aan de voor de betreffende overheidsinformatie verantwoordelijke minister en aan de minister van OCW (Beleids)medewerker Ontvangt en produceert informatie en behandelt die minimaal volgens het vastgestelde beheerregime. Bij deze rolverdeling is het van het grootste belang dat informatiemanagers en ICT’ers nauw samenwerken in het belang en ten behoeve van de proceseigenaar. 5.2 Toezicht Louter het bestaan van een instrument als de Baseline garandeert nog niet dat de overheidsinformatie ‘op orde’ komt. Daarom is het van belang dat de Baseline vergezeld gaat van instrumenten om de toepassing van de Baseline en de kwaliteit van het informatiebeheer te kunnen beoordelen, zodat bijsturing mogelijk is. Geheel in lijn met de Kaderstellende visie op toezicht gaat interne beheersing (control en audit) daarbij hand in hand met extern toezicht (inspectie). Control is het mechanisme dat de organisatie zelf periodiek de lopende activiteiten en producten toetst. Een audit is een onafhankelijke en onpartijdige beoordeling van producten en processen van een organisatie en wordt doorgaans periodiek uitgevoerd in opdracht van de lijnmanager 080701.2 Basics Baseline (versie 1.0).doc 17
Page 1: Baseline Informatiehuishouding Rijk
Page 4 and 5: Normen Zeven basale normen vormen h
Page 6 and 7: Inhoudsopgave 080701.2 Basics Basel
Page 8 and 9: De Baseline bestaat uit verschillen
Page 10 and 11: vluchtig. Alleen door bij de inrich
Page 12 and 13: 3. De reikwijdte van de Baseline 3.
Page 14 and 15: informatievoorziening en dat aan de
Page 16 and 17: Zowel vindbaarheid als uitwisselbaa
Page 18 and 19: egisters gebeurde dat ook al. In he
Page 20 and 21: 4. De basics van de Baseline De nor
Page 24 and 25: van het organisatieonderdeel waarop
Page 27: Bijlagen
Page 30 and 31: Begrip Definitie Toelichting Betrou
Page 32 and 33: Begrip Definitie Toelichting Openba
Page 34 and 35: Begrip Definitie Toelichting Verwij
Page 36 and 37: Bijlage 2 Onderliggende kaders
Page 38 and 39: Bijlage 3 Aanbevelingen voor actiel
Page 40 and 41: Werkgroep Baseline • Bruin, Jos d

080701.2 Basics Baseline _versie 1.0_

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?