toegevoegde waarde - VCD IT Groep

22
KeyGene, met het hoofdkantoor in Wageningen en een vestiging in de VS en joint lab in China, is een van de grootste
Agro Biotechnologische R&D bedrijven ter wereld met de missie om met behulp van aanwezige en natuurlijke genetische
variatie een ‘Green Gene Revolution’ teweeg te brengen in groenten en andere gewassen. KeyGene werkt samen met
meerdere partners in de zaadindustrie om een zo goed mogelijk resultaat te behalen uit het veredelen van gewassen.
Een sector waarin contracten, patenten en trademarks een grote rol spelen.
Dankzij The SPS, een nieuwe oplossing
van VCD CSS, kan KeyGene de cruciale
elementen contracten, patenten en trade-
marks optimaal beheren. The SPS staat
voor Special Patent Solution. Marjan Frik,
Vice-President Legal Affairs bij KeyGene:
“Het is een complete oplossing voor mkb-
bedrijven die de registratie en bewaking
van onder andere patentaanvragen willen
professionaliseren.”
Biotechnologiebedrijf KeyGene
Biotechnologiebedrijf KeyGene werd in
1989 opgericht door een aantal Neder-
landse zaadbedrijven. Hun doel was en is
om synergie en een hogere efficiëntie in
hun moleculair- genetische onderzoekpro-
gramma’s te bereiken en daarmee het ver-
beteren van hun veredelingsinspanningen.
Dit onderzoek heeft tot doel de kwaliteit van
hun producten te verbeteren via de optima-
lisatie van genetisch materiaal. Het is een
kennisintensieve sector waarin alles draait
om contracten, patenten en trademarks.
Te complex om nog zelf te doen
Marjan Frik: “De registratie van contracten
deden we voorheen met een zelf gebouwd
systeem. De registratie van de patenten en
trademarks lieten we extern verzorgen door
onze attorneys. Intern hielden we lijsten bij
in Excel en Word en probeerden we op die
manier het overzicht te behouden over onze
complete portfolio. Uiteindelijk werd dat te
complex. Excel is gemakkelijk maar kent
The SPS registreert,
linkt, ordent en beveiligt
al onze contracten, patenten
en trademarks
ook zijn beperkingen. We hebben momenteel
een portfolio van circa 140 octrooi- en
patentfamilies. Elke familie bestaat weer
uit veel familieleden. Totaal gaat het bij
KeyGene op dit moment om 400 tot 500
familieleden. De target is om ieder jaar met
10 tot 20 families te groeien en die stijging
zal zich exponentieel voortzetten. Dan kom
je uit op aantallen contracten, patenten
en trademarks die je niet meer in Word en
Excel kunt managen, laat staan in je hoofd.
Overigens, uit gesprekken met onze peers
uit de biotechnologie bleek dat iedereen
worstelt met deze specifieke problematiek.
Iedereen probeert het op zijn eigen manier
te managen en wij hebben de stap gezet
om hiervoor The SPS in te zetten.”
De veelzijdigheid van The SPS
“We zijn op zoek gegaan naar een soft-
waresysteem waarin we de contracten, de
patenten en trademarks konden registreren,
managen én met elkaar konden linken met
direct inzicht voor alle medewerkers. We
kwamen al snel uit op de nieuwe oplos-
sing, The SPS, van VCD CSS, toegespitst
op de sector Biotechnologie. Daarmee
kunnen we zelf management reports
uitdraaien, forecasts maken en intern de
informatie naar onze inzichten organiseren
en bijhouden. Vervolgens koppelen we
daar heel gemakkelijk en snel eigen acties
en termijnbewaking aan. In die zin is The
SPS primair een intern managementtool
met een uitstekende archieffunctie”, aldus
Marjan Frik. “Dit systeem is vooral zeer
bruikbaar voor mkb-bedrijven die naast
het managen van hun contractportfolio
ook hun intellectuele eigendom willen
managen met een range van honderden tot
enkele duizenden contracten, patenten en
trademarks. Wat ook zeer werkbaar is, is de
gemakkelijke koppeling van The SPS met
bijvoorbeeld onze financiële administratie en
ons projectmanagementsysteem. Dit stelt
ons in staat doorsneden te maken binnen
een onderzoek naar financiën aan de ene
kant en richting contracten en intellectuele
eigendomsrechten aan de andere kant.”
Stand van zaken
“Inmiddels hebben we de modules opge-
leverd gekregen voor Patents, Trademarks
en Contracts. Die zijn we nu aan het vullen
voor daadwerkelijk gebruik. De volgende
fase is dat we door VCD CSS nog verder
getraind worden in reporting. Daaraan
hechten we veel waarde. Ook van belang te
melden is dat de beveiliging op elk niveau
goed is te waarborgen. Je kunt in The SPS
nauwgezet afstemmen welke gebruiker
welke informatie mag zien.”
{
Marjan Frik, Vice-President Legal Affairs bij KeyGene:
De registratie van contracten deden we
voorheen met een zelf gebouwd systeem.
The SPS. Special Patent Solution
The SPS staat voor Special Patent Solution. Het is een complete brancheoplossing voor bedrijven actief in de Biotechnologie die de registratie
en bewaking van patentaanvragen willen professionaliseren. Het biedt de ondernemer structuur in de verschillende (noodzakelijke)
stappen binnen het aanvragen, registreren en controleren van patenten. The SPS is gebaseerd op standaard software in een webbased
applicatie, die op een intuïtieve manier gebruikt kan worden en desgewenst proactief sturend kan optreden in de verschillende fases.
De gebruiker heeft anytime, any place met één druk op de knop overzicht en inzicht in de vele tientallen verschillende aanvragen.
Naast het grip houden op patenten, houdt de gebruiker met deze oplossing ook controle over de Legal en trademark activiteiten! The SPS
geeft in- en overzicht van de (af)lopende patentaanvragen, zorgt voor eenduidige patentaanvragen (duidelijkheid & transparantie) en levert
een enorme tijdsbesparing op. Ideaal voor alle bedrijven in de branches Groothandel & Industrie die met Biotechnologie actief zijn.
23