Mobility Tool Beneficiary User Manual - Agencija za mobilnost i ...

Mobility Tool
Vodič za korisnike
verzija od 28. studenog 2011.
natječaj za 2011. godinu

Datum
Prosinac 2011
Status
Objava dokumenta

Sadržaj
1. Opći uvod............................................................................................................................................. 5
1.1. Opis .............................................................................................................................................. 5
1.2 Korisnici Mobility Tool-a ................................................................................................................ 5
2. Kako se logirati na Mobility Tool? ........................................................................................................ 5
3. Projekt .................................................................................................................................................. 6
3.1. Kako se mogu vidjeti podaci o projektu? ..................................................................................... 6
3.2. Izmjene podataka o projektu ........................................................................................................ 7
4. Sudionici (Participants)...................................................................................................................... 10
4.1. Kako prikazati popis sudionika? ................................................................................................. 10
4.2. Kako dodati novog sudionika? ................................................................................................... 11
4.3. Kako urediti pojedinosti o sudioniku? ......................................................................................... 12
5. Partneri (Partners) ............................................................................................................................. 14
5.1. Kako prikazati popis partnera? ................................................................................................... 14
5.2. Kako dodati novog partnera? ..................................................................................................... 15
5.3. Kako urediti pojedinosti o partneru? .......................................................................................... 17
5.4. Kako ukloniti partnera? .............................................................................................................. 17
5.5. Kako dodati osobu za kontakt u organizaciji korisnika? ............................................................ 18
5.6. Kako dodati osobu za kontakt u organizaciji partnera? ............................................................. 21
5.7. Kako ukloniti osobu za kontakt u organizaciji korisnika? ........................................................... 22
5.8. Kako ukloniti osobu za kontakt u organizaciji partnera? ............................................................ 23
5.9. Kako osobi za kontakt iz organizacije korisnika omogućiti ili onemogućiti pristup Mobility Tooluu?
...................................................................................................................................................... 24
6. Mobilnosti........................................................................................................................................... 27
6.1. Kako unijeti novo iskustvo mobilnosti? ...................................................................................... 27
6.2. Kako prikazati pojedinosti o iskustvu mobilnosti? ...................................................................... 33
6.3. Kako izmijeniti iskustvo mobilnosti? ........................................................................................... 35
6.4. Kako prikazati pojedinosti o mobilnosti? .................................................................................... 37
6.5. Kako izmijeniti mobilnost? .......................................................................................................... 38
6.6. Kako postojećem iskustvu mobilnosti dodati novu mobilnost? .................................................. 39
6.7. Kako izbrisati mobilnost? ........................................................................................................... 42
6.8. Kako izbrisati iskustvo mobilnosti? ............................................................................................ 43
7. Izvješća sudionika ............................................................................................................................. 44
7.1. Kako zatražiti izvješće o sudjelovanju? ...................................................................................... 44
7.2. Kako zatražiti više izvješća sudionika odjednom? ..................................................................... 47
7.3. Kako odobriti, odbiti ili ponovno zatražiti sudionika?.................................................................. 49
7.4. Kako provjeriti status izvješća sudionika? .................................................................................. 51
8. Proračun ............................................................................................................................................ 53

8.1. Kako upravljati proračunom za mobilnost? ................................................................................ 53
8.2. Kako upravljati proračunom projekta? ....................................................................................... 55
9. Izvješće korisnika – Završno izvješće ............................................................................................... 60
9.1. Kako izraditi i podnijeti izvješće korisnika? ................................................................................ 60
10. Potpora ............................................................................................................................................ 63
Privitak 1: Pojmovnik ............................................................................................................................. 64
Privitak 2: Učestala pitanja (FAQ) ......................................................................................................... 65

1. Opći uvod
1.1. Opis
Mobility Tool je alat web platforme za suradnju, upravljanje i izvještavanje o projektima
mobilnosti u okviru Programa za cjeloživotno učenje (Lifelong Learning Programme)
Europske komisije. Osmislila ga je Europska komisija, uglavnom kako bi ga koristili korisnici
projekata mobilnosti s ciljem transparentnijeg izvještavanja korisnika mobilnosti te
jednostavnije i bolje usporedbe rezultata i koristi svih korisnika na europskoj razini od strane
Europske komisije.
Korisnici Mobility Tool-a moći će pružiti sve informacije o projektima kojima upravljaju. Moći
će utvrditi sudionike i mobilnosti, ispunjavati i ažurirati informacije o proračunu, izrađivati
izvješća sudionika kao i vlastita izvješća (završno izvješće) koja se podnose nacionalnoj
agenciji.
1.2 Korisnici Mobility Tool-a
Korisnici Mobility Tool-a su:
organizacije korisnika – glavni korisnici alata, odgovorni su za unošenje pojedinosti
o mobilnosti unutar projekta, sudionicima i informacija o proračunu te za izradu
izvješća;
nacionalne agencije – izrađuju, kontroliraju i nadziru informacije o projektima;
Europska komisija – Opća uprava za obrazovanje i kulturu, vlasnik sustava i
središnji administrator alata;
sudionici projekata mobilnosti Programa za cjeloživotno učenje Mobility Tool ne
koriste izravno, već samo izvješća koja se izrađuju pomoću alata u PDF formatu.
2. Kako se logirati na Mobility Tool?
Alatu za mobilnost se može pristupiti preko mrežne stranice:
https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility
Da bi se logirali na Mobility Tool potreban Vam je korisnički račun ECAS. Više informacija o
prijavi i načinu ishodovanja korisničkog imena i zaporke potražite u „Priručniku o korisničkom
računu ECAS”.
5

3. Projekt
3.1. Kako se mogu vidjeti podaci o projektu?
1. Logirajte se na Mobility Tool koristeći Vaše ECAS korisničko ime i zaporku. Vidjet ćete
stranicu sličnu ovoj gore prikazanoj.
6

2. Nakon klika na broj ugovora o financijskoj potpori (grant agreement number) koji se
odnosi na projekt vidjeti ćete pojedinosti o projektu.
3.2. Izmjene podataka o projektu
Izmjene i dopune vezane za projekt koje unosi nacionalna agencije prikazane su u odjeljku
alata „Novosti i izvješća” (“Updates and Reports”), no nove se informacije neće izmijeniti
7

izravno u projektu. Organizacija korisnika dužna je provjeriti popis izmjena u odjeljku „Novosti
i izvješća” te sukladno tome izmjeniti podatke o projektu.
Izmjene i dopune projekta koje unesi nacionalna agencija komuniciraju se putem automatske
e-mail poruke koju Mobility Tool upućuje kontakt osobama u organizaciji korisnika.
Napomena:
U Mobility Tool-u možete mijenjati informacije o partnerima, mobilnostima,
sudionicima ili proračunu - vidi sljedeće odlomke za više informacija. Sve ostale
informacije o projektu, kao npr. naslov projekta, broj projekta ne mogu se mijenjati
u Mobility Toolu. Ukoliko želite promijeniti te informacije, kontaktirajte Agenciju.
.
Da bi vidjeli izmjene projekta koje je unijela nacionalna agencija slijedite korake u nastavku.
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Nakon klika na broj ugovora o financijskoj potpori (grant agreement number) koji se
odnosi na projekt vidjeti ćete pojedinosti o projektu.
3. U izborniku kliknite na „Novosti i izvješća” (“Updates and Reports”) kao što je prikazano
na prikazu.
4. Prikazat će se popis novosti o projektu. Popis uvijek prikazuje najmanje jedan položaj –
podatke koji su prvi uneseni u alat nakon što je nacionalna agencija unijela projekt.
8

5. Kliknite na datum i vrijeme u stupcu „Ažuriraj vrijeme” (“Update time”) koji se odnosi na
ažuriranje pojedinosti koje želite prikazati.
6. Usporedite informacije o projektu prikazane u tom prozoru s informacijama pohranjenima
u ostalima odjeljcima Mobility Tool-a. Po potrebi izmijenite pojedinosti o projektu. U
narednim odlomcima ovoga dokumenta potražite pojedinosti o tome kako dodati,
izmijeniti ili ukloniti partnere, osobe za kontakt ili proračune.
9

7. Klikom na „Povratak” (“Back”) prikazati će se popis novosti.
4. Sudionici (Participants)
4.1. Kako prikazati popis sudionika?
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Nakon klika na broj ugovora o financijskoj potpori (grant agreement number) koji se
odnosi na projekt vidjeti ćete pojedinosti o projektu.
3. U izborniku kliknite na „Sudionici” (“Participants”) kao što je prikazano niže.
10

4. Pojaviti će se popis sudionika. Na popisu će biti prikazana titula, ime i prezime, spol,
posebne potrebe (da ili ne), vrsta sudionika (osoba u pratnji da ili ne) te e-mail adresa
sudionika. Za više informacija o sudioniku trebate pritisnuti ikonu sa zelenim povećalom
( ) koja se nalazi pored imena.
4.2. Kako dodati novog sudionika?
1. Ponovite korake navedene u odlomku 4.1. Kako prikazati popis sudionika?
2. Kliknite na „Dodaj novog sudionika” (“Add New”).
11

3. Pojaviti će se novi obrazac za sudionika kao što je prikazano niže.
4. Popunite sva tražena polja označena crvenom zvjezdicom.
5. Kliknite na „Spremi” (“Save”). Novi će sudionik biti unešen i pojavit će se poruka „Zapis
uspješno unesen” ("Record created successfully").
4.3. Kako urediti pojedinosti o sudioniku?
1. Ponovite korake iz stavka 4.1. Kako prikazati popis sudionika?
2. Kliknite na ikonu sa zelenim povećalom ( ).
3. Unesite potrebne izmjene i kliknite na „Spremi” (“Save”).
12

4. Prikazati će se potvrda „Zapis je uspješno ažuriran” ("Record created successfully").
13

5. Partneri (Partners)
5.1. Kako prikazati popis partnera?
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Nakon klika na broj ugovora o financijskoj potpori koji se odnosi na projekt vidjeti ćete
pojedinosti o projektu.
3. U izborniku kliknite na „Partneri" (“Partners”).
14

4. Pojavit će se popis partnera.
5.2. Kako dodati novog partnera?
1. Ponovite korake iz odlomka 5.1. Kako prikazati popis partnera?
2. Kliknite na „Dodaj novog partnera" ("Add New") u donjem dijelu popisa.
3. Pojavit će se obrazac s pojedinostima o partneru. Popunite sva tražena polja označena
crvenom zvjezdicom. Obrazac sadrži podatke o partneru, adresu i kontakt podatke te
podatke o kontakt osobi.
15

4. U “informacije o kontakt osobi” (“Contact Person Information”) možete koristiti kvačicu
„Ista adresa kao organizacija partnera” ("Same address as Partner Organisation").
5. Također, možete koristiti “preferirani kontakt” (“Preffered contact”) u istom odjeljku kako
bi se ime odabrane kontakt osobe prikazao u listi partnera. Ukoliko ne označite ovo polje,
na listi partnera neće biti prikazane informacije o kontakt osobi.
6. Provjerite da li su sve pojedinosti ispravne. Ukoliko nisu, kliknite na „Uredi” (“Edit”). Ako
su sve nove pojedinosti o partneru ispravne, kliknite na „Spremi” (“Save”).
7. Prikazati će se poruka kojom se potvrđuje da je „Zapis uspješno izrađen” ("Record
created successfully”). Time se na stranicu o partnerima u popis uvrštava novi partner te
kontakt osoba, ukoliko ste tako označili.
Napomena:
Pojedinosti o partneru se mogu uređivati u svakom trenutku tijekom projekta.
16

5.3. Kako urediti pojedinosti o partneru?
1. Ponovite korake iz odlomka 5.1. Kako prikazati popis partnera?
2. Kliknite na ikonu sa zelenim povećalom ( ) kraj partnera čije podatke želite urediti.
3. Izmijenite pojedinosti i kliknite na „Spremi” (“Save”). Prikazat će se poruka kojom se
potvrđuje da je „Zapis uspješno ažuriran" ("Record created successfully”).
Napomena:
Pojedinosti o organizaciji partnera koji je korisnik projekta ne bi smjele mijenjati
organizacije korisnika, već samo nacionalna agencija. Ukoliko zbog nekog razloga
pojedinosti o organizaciji korisnika treba izmijeniti, izvijestite svoju matičnu
nacionalnu agenciju. Nakon što nacionalna agencija izmjeni podatke slijedite
odlomak 3.2 kako bi se te izmjene vidjele u Mobility Tool-u.
5.4. Kako ukloniti partnera?
1. Ponovite korake iz odlomka 5.1. Kako prikazati popis partnera?
2. Označite polje za odabir koje se nalazi kraj partnera kojega želite ukloniti. Imajte u vidu
da nije moguće ukloniti vlastitu organizaciju (korisnika).
17

3. Kliknite na „Ukloni odabranog partnera" (“Remove Selected”). Pojavit će se polje za
potvrdu s pitanjem: „Da li zaista želite izbrisati odabranog(e) partnera(e)?" ("Do you really
want to delete selected partner(s)?")
a. Ukoliko partner nije naveden u mobilnosti, prikazat će se potvrda da je partner
izbrisan.
b. Ukoliko je partner naveden u nekoj mobilnosti, prikazat će se poruka s
upozorenjem: „Najmanje jedan partner ima ulogu u barem jednoj mobilnosti.
Najprije partnera trebate ukloniti iz mobilnosti.” ("At least one Partner has a role in
at least one mobility. You must remove the partner from the Mobility first."). U
ovom slučaju, odabrani partner neće se izbrisati dok se ne izbriše odgovarajuće
iskustvo mobilnosti (“mobility experience”). Pogledajte korake iz odlomka 6.8.
Kako izbrisati iskustvo mobilnosti? za više detalja.
5.5. Kako dodati osobu za kontakt u organizaciji korisnika?
1. Ponovite korake iz odlomka 5.1. Kako prikazati popis partnera?
2. Kliknite na link „[pregled]" ("[view]") s desne strane partnera čije podatke želite urediti.
18

3. Prikazat će se popis kontakata toga partnera.
4. Kliknite na „Dodaj novi kontakt" (“Add New”).
19

5. Prikazat će se obrazac s informacijama o osobi za kontakt.
6. Popunite sva obavezna polja označena crvenom zvjezdicom.
7. U “informacije o kontakt osobi” (“Contact Person Information”) možete koristiti kvačicu
„Ista adresa kao organizacija partnera” ("Same address as Partner Organisation").
8. Ukoliko želite da ta osoba bude prioritetna osoba za kontakt u toj organizaciji, odaberite
opciju „Prioritetna osoba za kontakt” ("Preferred contact"). Odabirom te opcije, pojedinosti
o osobi za kontakt se prikazuju na stranici o partnerima.
20

9. Kliknite na „Spremi” (“Save”). Prikazat će se potvrda da je izrađen novi kontakt s
partnerom: „Zapis uspješno izrađen” ("Record created successfully”).
5.6. Kako dodati osobu za kontakt u organizaciji partnera?
1. Ponovite korake iz odlomka 5.1. Kako prikazati popis partnera?
2. Kliknite na zelenu ikonu s popisom ( ) s desne strane zaslona nasuprot partneru
kojem želite dodati osobu za kontakt. Brojka s lijeve strane strelice označava broj
kontakata u organizaciji.
3. Pojavit će se lista postojećih kontakata.
4. Pririsnite “dodaj novo” (“add new”) u žutom dijelu ekrana, kao što je naznačeno niže.
21

5. Popunite sva polja, posebno ona označena crvenom zvjezdicom. Možete koristiti kvačicu
„Ista adresa kao organizacija partnera” ("Same address as Partner Organisation") ukoliko
želite naznačiti da kontakt osoba koristi istu adresu kao organizacija. Ukoliko želite da ta
osoba bude prioritetna osoba za kontakt u organizaciji toga partnera, odaberite opciju
„Prioritetna osoba za kontakt” ("Preferred contact"). Odabirom opcije „Prioritetna osoba
za kontakt” ("Preferred contact"), kontakt se prikazuje na vrhu popisa masnim slovima.
Podaci o tom kontaktu će također biti prikazani u popisu svih partnerskih organizacija.
6. Kliknite na „Spremi” (“Save”). Prikazat će se potvrda da je „Zapis uspješno izrađen"
("Record created successfully”). Obratite pažnju da li se broj osoba za kontakt u
organizaciji povećao.
5.7. Kako ukloniti osobu za kontakt u organizaciji korisnika?
1. Ponovite korake iz odlomka 5.1. Kako prikazati popis partnera?
2. Kliknite na link „[pregled]" ("[view]") kraj partnera. Prikazat će se popis kontakata
organizacije korisnika.
22

3. Kliknite na kvadratić za odabir kraj imena kontakta kojega želite ukloniti. Uzmite u obzir
da s popisa ne možete ukloniti sebe - kvadratić za odabir će postati siv.
4. Kliknite na „Ukloni odabranu osobu" (“Remove Selected”). Da bi se to potvrdilo, pojavit će
se kvadratić za dijalog. Pritisnite “OK”.
5. Prikazat će se poruka kojom se potvrđuje da je „Zapis uspješno izbrisan” ("Record
created successfully”).
5.8. Kako ukloniti osobu za kontakt u organizaciji partnera?
1. Ponovite korake iz odlomka 5.1. Kako prikazati popis partnera?
2. Kliknite na zelenu ikonu s popisom ( ) s desne strane zaslona nasuprot partneru kod
kojega želite ukloniti osobu za kontakt.
23

3. Pojavit će se popis osoba za kontakt. Uzmite u obzir da brojka kraj zelene ikone
označava broj postojećih kontakata toga partnera.
4. Klikom na kvadratiće s desne strane odaberite jednu ili više osoba za kontakt koje želite
ukloniti. Uzmite u obzir da možete odabrati brisanje svih osoba za kontakt. Dakle,
moguće je da organizacije partneri nemaju navedene osobe za kontakt.
5. Kliknite na „Ukloni odabranu osobu" ("Remove Selected") (iznad popisa kontakata).
Pojavit će se kvadratić za dijalog. Pritisnite “OK”.
6. Prikazat će se poruka kojom se potvrđuje da je „Zapis uspješno izbrisan” ("Record
created successfully”).
5.9. Kako osobi za kontakt iz organizacije korisnika omogućiti ili
onemogućiti pristup Mobility Toolu-u?
1. Ponovite korake iz odlomka 5.1. Kako prikazati popis partnera?
2. Kliknite na link [pregled] ("[view]") kraj organizacije korisnika u gornjem dijelu popisa
partnera.
24

3. Vidjet ćete popis osoba za kontakt organizacije korisnika i status njihovog pristupa.
Status može imati dvije vrijednosti: DA (“yes”) ili NE (“no”) uz opcije onemogućavanja
(“disable”) ili omogućavanja (“enable”) pristupa Mobility Tool-u.
a. Ako želite omogućiti pristup alatu, klinite na link [Omogući] "[Enable]" u stupcu na
kraju desne strane kraj imena osobe kojoj želite omogućiti pristup pojedinostima o
projektu.
b. Ako želite onemogućiti pristup alatu, klinite na link [Onemogući] "[Disable]" u
stupcu na kraju desne strane kraj imena osobe kojoj želite onemogućiti pristup
pojedinostima o projektu.
4. Prikazat će se poruka kojom se potvrđuje da je „Korisniku omogućen aktivan pristup
projektu” ("The user access to the Active Project has been enabled"). Time je osoba
dobila pristup alatu.
Mobility Tool poslat će automatizirani e-mail kojim informira korisnika, odnosno osobu za
kontakt te traži dopuštenje za korištenje Mobility Toola. E-mail će sadržavati projektni
25

oj, naziv projekta, link za ECAS registraciju, link na Mobility Tool te informacije o
kontaktu nacionalne agencije.
5. U slučaju onemogućavanja pristupa poruka s potvrdom se neće prikazati.
6. Tada će se na stranici ispod oznake „Pristup projektu” ("Access to project") prikazati
vrijednosti „DA [Onemogući]” ("Yes [Disable]") ili „NE [Omogući]” ("No [Enable]").
7. Više informacija o tome kako novi korisnik može pristupiti projektu potražite u odlomku 2.
Kako se logirati na Mobility Tool?
26

6. Mobilnosti
Definicija:
„Iskustvo mobilnosti" (“Mobility Experience”) je skup jedne ili više mobilnosti koju
planira/provodi pojedini sudionik. U većini se slučajeva „Iskustvo mobilnosti”
sastoji od jedne mobilnosti. Međutim da bi se „Iskustvo mobilnosti” sastojalo od
višestruke mobilnosti, mobilnosti trebaju imati zajedničke kriterije (isti gospodarski
sektor, obrazovno područje i razinu obrazovanja).
6.1. Kako unijeti novo iskustvo mobilnosti?
Napomena:
Prije unošenja novog iskustva mobilnosti u Mobility Tool trebaju biti uvršteni
najmanje jedan sudionik i dvije partnerske organizacije (prvi šalje sudionika, a
drugi ga prima). Više informacija potražite u poglavljima 4.2. Kako dodati novog
sudionika? i 5.2. Kako dodati novog partnera?
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Kliknite na broj ugovora o financijskoj potpori kako bi vidjeli pojedinosti o projektu.
3. U izborniku kliknite na „Iskustva mobilnosti" (“Mobility Experiences”).
27

4. Prikazat će se popis postojećih iskustava mobilnosti.
5. Kliknite na „Novo iskustvo mobilnosti" ("New Mobility Experience").
6. Pojavit će se obrazac za novo „Iskustvo mobilnosti" (“Mobility Experiences”).
28

7. Odaberite „Gospodarski sektor" ("Economic Sector"), „Obrazovno područje” ("Field of
Education" ) i „Razinu obrazovanja" (“Level of Education”).
8. Sudionike odaberite tako da u polje „Odaberi ime sudionika” ("Select Participant name" )
upišete sudionikovo prezime.
29

9. Nakon pronalaženja sudionika kliknite na zelenu strelicu kako bi ga dodali popisu
odabranog sudionika. Postupak odabira ponavljajte dok ne odaberete sve sudionike koji
imaju istu mobilnost.
10. Možete i brisati odabrane sudionike tako da odaberete sudionike i kliknete na zelenu
strelicu koja pokazuje ulijevo.
11. U odlomku „Partneri za mobilnost” ("Mobility Partners") odaberite partnere koji šalju i
primaju sudionike, a po potrebi i partnere posrednike.
30

12. U odlomku „Pojedinosti o mobilnosti” ("Mobility Details") izmijenite zemlju koja šalje i
prima sudionike (u slučaju krivoga odabira). Vrijednosti za zemlju koja upućuje i prima
sudionike su izuzete iz odabira partnera koji ih upućuju i primaju.
13. Odaberite datum polaska i povratka. Polja „Trajanje u tjednima„ ("Duration in weeks") i
„danima” ("and days") će se automatski ispuniti nakon odabira datuma polaska i
povratka.
14. U odlomku „Proračun” ("Budget") unesite proračun za „Životne troškove” ("Subsistence") i
„Putne troškove” ("Travel Costs"). Ukupna vrijednost proračuna se izračunava
automatski.
31

15. Po potrebi odaberite partnera koji dodijeljuje uvjerenje i vrstu uvjerenja koje će partner
dodijeliti sudionicima, pa kliknite na zelenu strelicu kako bi odabir bio pridodan popisu. Na
popisu „Odabrana uvjerenja” ("Selected Certificates") će se prikazati vrijednosti u
parovima u formatu „partner koji dodijeljuje uvjerenje” – „vrsta uvjerenja.” ("certifying
partner" – "certification type")
16. Zaključno odaberite jezike koji će se koristiti tijekom iskustva mobilnosti. Nakon odabira
kliknite na zelenu strelicu kako bi jezici bili uvršteni u popis „Odabranih jezika” ("Selected
Languages"). Postupak ponavljajte dok ne odaberete sve jezike koji se odnose na to
iskustvo mobilnosti.
32

17. Kliknite na „Spremi” (“Save”).
18. Nakon snimanja novog iskustva mobilnosti (ili iskustava) koje se odnosi na odabranog
sudionika ili sudionike, prikazat će se poruka s potvrdom. Mobility Tool će za svakog
odabranog suduionika unijeti iskustvo mobilnosti. Sva iskustva mobilnosti unešena
tijekom toga postupka imati će iste vrijednosti koje se odnose na gospodarski sektor,
obrazovno područje, razinu obrazovanja, partnere u mobilnosti (partnera koji šalje i prima
sudionike te partnere posrednike, ukoliko je primjenjivo), zemlju koja šalje i prima
sudionike, datume mobilnosti, proračun, partnera koji dodijeljuje uvjerenje i vrstu
uvjerenja, te jezike.
19. Kliknite na „Popis iskustva mobilnosti” ("Mobility Experiences List") kako bi se vratili na
glavnu stranicu za iskustva mobilnosti.
Napomena:
Moguće je da u istom iskustvu mobilnosti ista partnerska organizacija bude partner
koji prima i šalje sudionike. Međutim to nije moguće kad se radi o jednoj mobilnosti.
6.2. Kako prikazati pojedinosti o iskustvu mobilnosti?
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Kliknite na broj ugovora o financijskoj potpori kako bi vidjeli pojedinosti o projektu.
3. U gornjem izborniku kliknite na „Iskustva mobilnosti" ("Mobility Experiences").
33

4. Prikazat će se popis postojećih iskustva mobilnosti. Popis će sadržavati osnovne
informacije o iskustvu mobilnosti. Popis će sadržavati: ime i prezime sudionika, datum
početka prve mobilnosti, datum povratka sa zadnje mobilnosti, status izvješća sudionika i
broj mobilnosti. Ukoliko želite vidjeti više detalja, slijedite dolje naznačene korake.
5. Kliknite na ikonu sa zelenim povećalom ( ) kraj iskustva mobilnosti koje vas zanima.
34

6. Pojavit će se stranica „Pojedinosti o iskustvu mobilnosti” ("Mobility Experience Details”).
Imajte u vidu da ova stranica sadrži i listu mobilnosti unutar prikazanog iskustva
mobilnosti. Više informacija nađite u odlomku 6.4. Kako prikazati pojedinosti o
mobilnosti?
6.3. Kako izmijeniti iskustvo mobilnosti?
Moguće je izmijeniti jedino sljedeće informacije o iskustvu mobilnosti:
gospodarski sektor
35

obrazovno područje
razinu obrazovanja.
Kako bi izmijenili navedene vrijednosti slijedite korake u nastavku:
1. Slijedite korake iz 6.2. Kako prikazati pojedinosti o iskustvu mobilnosti?
2. Kliknite na zeleno povećalo ( ) kraj Iskustva mobilnosti kojega želite izmijeniti.
3. U obrascu izmijenite vrijednosti. Uzmite u obzir da u ovome obrascu ne možete mijenjati
podatke o sudionicima. Više informacija o izmjenama podataka o sudionicima potražite u
odlomku 4.3. Kako urediti pojedinosti o sudioniku?
36

4. Kliknite na „Spremi" ("Save").
Ukoliko uz vrijednosti koje se odnose na gospodarski sektor, obrazovno područje i razinu
obrazovanja želite izmijeniti dodatne vrijednosti, potrebno je unijeti novo iskustvo mobilnosti,
a postojeće ukloniti. Više informacija potražite u ostalim odlomcima ovoga dokumenta.
6.4. Kako prikazati pojedinosti o mobilnosti?
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Kliknite na broj ugovora o financijskoj potpori kako bi vidjele pojedinosti o projektu.
3. U gornjem izborniku kliknite na „Iskustva mobilnosti" ("Mobility Experiences"). Prikazat će
se popis postojećih iskustva mobilnosti.
4. Popis mobilnosti će sadržavati osnovne informacije o svakoj mobilnosti: ime i prezime
sudionika, datum početka prve mobilnosti, datum povratka sa zadnje mobilnosti, status
izvješća sudionika i broj mobilnosti. Ukoliko želite vidjeti više detalja, slijedite dolje
naznačene korake.
5. Kliknite na ikonu sa zelenim povećalom ( ) s desne strane u žutom odlomku „Popis
mobilnosti unutar predmetnog Iskustva mobilnosti” ("List of Mobilities for this Mobility
Experience") (ispod pojedinosti o iskustvu mobilnosti).
37

6. Pojavit će se obrazac za pojedinosti o mobilnosti.
6.5. Kako izmijeniti mobilnost?
Ukoliko želite izmijeniti podatke o mobilnosti u nastavku koji uključuju:
zemlju koja šalje sudionika
zemlju domaćina
datum polaska
datum povratka
partnera koji šalje sudionika
partnera domaćina
38

partnera posrednika
životne troškove i troškove puta
potvrde i partnere koji dodjeljuju potvrde
korištene jezike
slijedite korake u nastavku.
1. Ponovite korake iz odlomka 6.4 Kako prikazati pojedinosti o mobilnosti?
2. Izmijenite vrijednosti i kliknite na „Ažuriraj mobilnost” ("Update Mobility") kako bi ih
pohranili.
Napomena:
Ukoliko želite izmijeniti sudionikovo ime, više informacija potražite u odlomku „Kako
urediti pojedinosti o sudioniku?”
6.6. Kako postojećem iskustvu mobilnosti dodati novu mobilnost?
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Kliknite na broj ugovora o financijskoj potpori kako bi vidjeli pojedinosti o projektu.
3. U gornjem izborniku kliknite na „Iskustva mobilnosti" ("Mobility Experiences").
4. Prikazat će se popis postojećih iskustva mobilnosti.
39

5. Na popisu pronađite iskustvo mobilnosti kojem želite dodati novu mobilnosti.
6. Kliknite na „Dodaj novu mobilnost" ("Add New Mobility") (ispod pojedinosti o iskustvu
mobilnosti).
7. Pojavit će se obrazac za novu mobilnost.
40

8. Odaberite „Partnera koji šalje sudionika" ("Sending Partner"), „Partnera domaćina"
("Receiving Partner",), „Partnera posrednika" ("Intermediary Partner") (po potrebi),
izmijenite „Zemlju koja šalje sudionika" i „Zemlju domaćina" ("Receiving Country") (ako su
različite od zemalja partnera), „Datum polaska" ("Departure Date") i „Datum povratka"
("Return Date"). Polja „Trajanje u tjednima" ("Duration in weeks") i „danima" ("and days")
se popunjavaju automatski.
9. Dodajte vrijednosti koje se odnose na proračun (životne i putne troškove). „Ukupna
vrijednost” ("Total") proračuna izračunava se automatski.
10. Po potrebi odaberite „Partnera koji dodijeljuje uvjerenje" ("Certifying Partner") i vrstu
uvjerenja koje će partner dodijeliti sudionicima ove mobilnosti, pa kliknite na zelenu
strelicu kako bi odabir bio pridodan popisu. Na popisu „Odabrana uvjerenja” ("Selected
Certificates") će se prikazati vrijednosti u parovima u formatu „partner koji dodijeljuje
uvjerenje” – „vrsta uvjerenja.” ("certifying partner" – "certification type")
11. Zaključno odaberite jezike koji će se koristiti tijekom te mobilnosti. Nakon odabira kliknite
na zelenu strelicu kako bi jezici bili uvršteni u popis „Odabranih jezika” ("Selected
Languages"). Postupak ponavljajte dok ne odaberete sve jezike koji se odnose na to
iskustvo mobilnosti.
41

12. Za pohranu kliknite na „Dodaj novu mobilnost" ("Add New Mobility"). Prikazat će se
potvrda da je „Zapis uspješno unesen" ("Record created successfully"). Imajte u vidu da
će se nova mobilnost prikazati na popisu te da će se popis mobilnosti te broj mobilnosti
povećati.
13. Moguće je dodati najviše 6 mobilnosti unutar jednog iskustva mobilnosti.
6.7. Kako izbrisati mobilnost?
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Kliknite na broj ugovora o financijskoj potpori kako bi vidjeli pojedinosti o projektu.
3. U gornjem izborniku kliknite na „Iskustva mobilnosti" ("Mobility Experiences"). Prikazat će
se popis postojećih iskustva mobilnosti.
4. Mobilnost koju želite izbrisati odaberite koristeći kvadratić s kvačicom (s desne strane).
5. Kliknite na „Izbriši" ("Delete") (iznad popisa mobilnosti).
6. Prikazat će se dijalog za potvrdu: „Da li ste sigurni da želite izbrisati ovu mobilnost?”
("Are you sure you want to delete this Mobility?"). Pritisnite “OK”.
7. Prikazat će se poruka s potvrdom da je „Zapis uspješno izbrisan" ("The record has been
deleted successfully").
42

6.8. Kako izbrisati iskustvo mobilnosti?
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Kliknite na broj ugovora o financijskoj potpori kako bi vidjeli pojedinosti o projektu.
3. U gornjem izborniku kliknite na „Iskustva mobilnosti" ("Mobility Experiences"). Prikazat će
se popis postojećih iskustva mobilnosti.
4. Odaberite Iskustvo mobilnosti koje želite izbrisati koristeći kvadratić s kvačicom (s lijeve
strane).
5. Kliknite na „Izbriši" ("Delete") (na vrhu stranice).
6. Prikazat će potvrda da je „Zapis uspješno izbrisan" ("The record has been deleted
successfully!").
43

7. Izvješća sudionika
Napomena:
Za svako iskustvo mobilnosti izrađuje se izvješće sudionika. Izvješća uključuju
pitanja o svim mobilnostima u okviru Iskustva mobilnosti (Mobility Experience).
7.1. Kako zatražiti izvješće o sudjelovanju?
1. Slijedite korake iz odlomka 6.2. Kako prikazati pojedinosti o iskustvu mobilnosti?
2. Kliknite na ikonu za zelenim povećalom ( ) s lijeve strane kraj Iskustva mobilnosti
(Mobility Experience) za koje želite poslati izvješće o sudjelovanju.
3. Kliknite na „Zatraži izvješća" ("Report Requests") na vrhu stranice.
44

4. Pojavit će se popis izvješća sudionika.
5. Kliknite na „Zatraži novo izvješće" (“Request New Report").
Odaberite jezik izvješća. Možete koristiti jedino jezike dodijeljene nacionalnoj agenciji
koja je odobrila projekt.
6. Po potrebi unesite komentar koji će sudioniku biti upućen uz e-mail poruku.
45

7. Da bi poslali zahtjev kliknite na „Zatraži novo izvješće" ("Request New Report"). Bit ćete
preusmjereni na popis zahtjeva izvješća sudionika. Imajte u vidu da će tek zatražena
izvješća sudionika imati status “ZATRAŽENO” (“REQUESTED”).
8. Kada sistem generira e-mail prema sudioniku, status će se promijeniti u OBAVIJEST
PUTEM E-MAIL PORUKE (EMAIL NOTIFIED). To znači da je sudioniku poslan e-mail s
linkom do PDF obrasca za izvješće. Više informacija o mogućim statusima zatraženog
izvješća sudionika možete pronaći u 7.3. Kako provjeriti status izvješća sudionika?
46

9. Imajte u vidu da korisnik može preuzeti izvješća korisnika koristeći tipku “download PDF”
na stranici sa statusom zatraženog izvješća. Ovu opciju možete koristiti u slučaju da
sudionik nije primio ili je izbrisao e-mail. Na ovom linku možete uvijek preuzeti prazan
obrazac za izvješće u PDF formatu.
7.2. Kako zatražiti više izvješća sudionika odjednom?
1. Slijedite korake iz odlomka 6.2. Kako prikazati pojedinosti o iskustvu mobilnosti?
2. Koristeći kućice s lijeve strane označite sva iskustva mobilnosti za koje želite kreirati
izvješća sudionika.
3. Kada ih odaberete, pritisnite “zatraži izvješće” (“Request report”) na vrhu tablice.
47

4. Prikazat će se potvrdni obrazac gdje možete odabrati jezik za ispunjavanje izvješća te
dodati komentare. Imajte u vidu da se popis iskustava mobilnosti za koje ste zatražili
izvješće nalazi na vrhu obrasca.
5. Pritisnite “zatraži novo izvješće” (“Request new report”). Pojavite će se poruka “2 izvješća
sudionika su uspješno kreirana” (“2 Participant Report Requests are created
successfully”). Imajte u vidu promjenu statusa izvješća na popisu iskustva mobilnosti.
48

7.3. Kako odobriti, odbiti ili ponovno zatražiti sudionika?
1. Slijedite korake iz odlomka 6.2. Kako prikazati pojedinosti o iskustvu mobilnosti?
2. Kliknite na „Zatraži izvješća" ("Report Requests"). Prikazat će se popis zahtjeva za
izvješća. Izvješće čiji je status „U čekanju” ("Pending") spremno je za odobravanje,
odbijanje ili ponavljanje zahtjeva.
a) Posljednji status izvješća možete provjeriti na stranici s popisom svih iskustava
mobilnosti. Preporučuje se, ipak, da provjerite svako zasebno iskustvo mobilnosti u
slučaju da ste zatražili više izvješća.
3. Kliknite na identifikacijski broj izvješća ili na njegov status.
4. Pojavit će se podaci o izvješću u obliku u kojem ga je ispunio sudionik.
49

5. Pročitajte izvješće. Imate tri opcije:
a. Ukoliko izvješće želite odobriti, kliknite na link „Odobri” ("Accept") na vrhu
prozora.
Sudioniku će automatski biti upućena e-mail poruka u kojoj ga se izvještava o
odobravanju izvješća. Nakon odobravanja, izvješće se može vratiti u status „U
čekanju” ("Pending"). Da bi to učinili kliknite na link „”Povratak statusa u čekanju
("Revert to Pending") na vrhu stranice na kojoj su prikazani podaci o izvješću.
b. Ukoliko izvješće želite odbiti, kliknite na link „Odbijanje” ("Reject"). Pojavit će se
obrazac za dijalog s opcijom da pojasnite razlog odbijanja izvješća. Sudioniku će
automatski biti upućena e-mail poruka s informacijom o odbijanju izvješća
navodeći razloge odbijanja. E-mail poruka koja se odnosi na odbijanje će
sadržavati link na novu datoteku s izvješćem u PDF formatu koju je potrebno
pregledati i ponovno podnijeti. Nakon odbijanja, status izvješća se mijenja u
50

“odbijeno” (“rejected”). U tom slučaju potrebno je napraviti novi zahtjev za izvješće
sudionika.
c. Ukoliko izvješće želite ponovno zatražiti, kliknite na link „Ponavljanje zahtjeva”
("Re-Request") na vrhu stranice. Pojavit će se obrazac za dijalog kako bi unijeli
razloge za ponavljanje zahtjeva. Popunjavanje obrasca nije obavezno. Da bi
uputili novi zahtjev kliknite na „Podnesi” ("Submit"). Sudionik će primiti novu e-
mail poruku s linkom na već popunjenu datoteku u PDF formatu. Ovom akcijom
nećete poništiti ili odbiti prethodno izvješće korisnika. Ova opcija može se koristiti
kako biste sudioniku poslali već ispunjeno izvješće koje će biti njegov primjerak.
7.4. Kako provjeriti status izvješća sudionika?
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Kliknite na broj ugovora o financijskoj potpori koji se odnosi na projekt koga želite
otvoriti. Prikazat će se stranica s pojedinostima o projektu.
3. U gornjem izborniku kliknite na „Iskustva mobilnosti" ("Mobility Experiences”). Prikazat će
se popis postojećih iskustva mobilnosti.
4. Trenutni status izvješća o sudjelovanju prikazan je u drugom stupcu s desne strane pod
nazivom „Status izvješća” ("Report Status"). Mogućnosti uključuju nekoliko vrijednosti.
a) Status zahtjeva izvješća može se provjeriti i za svako individualno iskustvo
mobilnosti. Kako biste vidjeli status izvješća, kliknite na zeleno povećalo pored
iskustva mobilnosti i zatim pritisnite “Report requests”.
51

Cjelovit popis statusa izvješća o sudjelovanju:
ZATRAŽENO (REQUESTED) – korisnik je izvješće zatražio na web mjestu. Mobility Tool
obrađuje zahtjev i unosi obrazac o sudjelovanju.
OBAVIJEST PUTEM E-MAIL PORUKE (EMAIL NOTIFIED) – sudioniku je upućena e-
mail poruka s linkom na datoteku sa izvješćem u PDF formatu.
PODNESENO (SUBMITTED) – sudionik je elektroničkim putem podnio podatke za
izvješće koristeći PDF format.
UČITAVANJE (PARSING) – Mobility Tool učitava podatke koje je poslao sudionik.
U ČEKANJU (PENDING) – izvješće je u čekanju jer korisnik treba odlučiti da li izvješće
prihvatiti, odbiti ili ga zatražiti ponovno.
PRIHVAĆENO (ACCEPTED) – korisnik je prihvatio izvješće.
ODBIJENO (REJECTED) – korisnik je odbio izvješće.
NEDOSLJEDNI PODACI (INCONSISTENT DATA) – podaci o mobilnosti, iskustvu
mobilnosti ili sudioniku su izmijenjeni nakon što je zatraženo izvješće. Potrebno je
ponoviti zahtjev. Izvješća unesena prije poruke o „nedosljednosti podataka” neće se
smatrati valjanima.
GREŠKA (ERROR) – greška tijekom obrade. Obratite se nacionalnoj agenciji i izvijestite
je o problemu.
52

8. Proračun
8.1. Kako upravljati proračunom za mobilnost?
Dio koji se odnosi na proračun za mobilnost omogućava vam da sudionicima u mobilnosti
osigurate životne i putne troškove. Vrijednosti proračuna se mogu unijeti tijekom izrade
iskustva mobilnosti ili dodatnih mobilnosti. Međutim, ako te vrijednosti nisu bile date, pa ih je
potrebno dodati naknadno, slijedite korake u nastavku.
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Kliknite na broj ugovora o financijskoj potpori koji se odnosi na projekt koga želite
otvoriti. Prikazat će se stranica s pojedinostima o projektu.
3. U gornjem izborniku kliknite na „Iskustva mobilnosti" (“Mobility Experiences").
4. Prikazat će se popis postojećih iskustva mobilnosti kao i pripadajuće mobilnosti.
5. Kliknite na ikonu sa zelenim povećalom ( ) s desne strane ispod mobilnosti kod koje
želite izmjeniti proračun.
53

6. Vidjeti ćete obrazac s pojedinostima o mobilnosti sa sljedećim informacijama:
a. „Partneri u mobilnosti" ("Mobility Partners") – partneri koji šalju i primaju
sudionike, partneri posrednici.
b. „Pojedinosti o mobilnosti" ("Mobility Details") – zemlja koja šalje / prima sudionike,
datum polaska i povratka, trajanje u tjednima i danima.
c. „Proračun" ("Budget") – „Životni troškovi" ("Subsistence") i „Putni troškovi"
("Travel Costs") - automatski se izračunava vrijednost „Ukupno” ("Total").
7. Unesite životne i putne troškove mobilnosti. Iznose prikažite u EUR.
54

8. Kliknite na „Ažuriraj mobilnost" ("Update Mobility"). Prikazat će se poruka s potvrdom da
je „Zapis uspješno ažuriran” ("The record has been updated successfully").
9. U gornjem izborniku kliknite na „Iskustva mobilnosti" ("Mobility Experiences") kako bi se
vratili na popis iskustva mobilnosti.
10. Po potrebi postupak ponovite za svaku mobilnost.
8.2. Kako upravljati proračunom projekta?
Dio koji se odnosi na proračun projekta omogućava vam sagledavanje proračuna projekta i
usporedbu s odobrenim proračunskim vrijednostima iz ugovora.
Na istoj stranici imate mogućnost unošenja iznosa za „Organizaciju mobilnosti i upravljanje”
("Mobility Organisation and Management") kao i za „Pedagošku, jezičnu i kulturološku
pripremu” ("Pedagogical, Linguistic and Cultural Preparation"). Proračunske se vrijednosti
izračunavaju temeljem vrijednosti unesenih na ovoj stranici kao i temeljem proračunskih
vrijednosti svih mobilnosti.
Da bi vidjeli stranicu s proračunom ili izmijenili proračunske vrijednosti, slijedite korake
navedene u nastavku.
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Kliknite na broj ugovora o financijskoj potpori. Prikazat će se stranica s pojedinostima o
projektu.
3. U izborniku kliknite na „Proračun" ("Budget").
55

4. Prikazat će se stranica s proračunom projekta. Vrijednosti iz tri stupca predstavljaju:
- broj sudionika ili broj mobilnosti po kategoriji projekta za koje je proračun veći od nule
- ukupni proračun projekta
- proračun odobren temeljem ugovora.
Stavke iz posljednjeg stupca „Odobren proračun” ("Approved Budget") odnose se na
iznose koje je odobrila nacionalna agencija temeljem Ugovora o financijskoj potpori ili
izmjena i dopuna koje su potpisane posljednje. Organizacija korisnika ih u Mobility Tool-u
ne može izmijeniti. Ukoliko postoje odstupanja između tih iznosa i sadržaja ugovora o
financijskoj potpori projekta odnosno posljednjih izmjena i dopuna, obratite se službi za
korisnike nacionalne agencije na leonardo@mobilnost.hr.
56

Proračunske su vrijednosti prikazane u tri različite grupe:
a. organizacija mobilnosti i upravljanje
b. pedagoška, jezična i kulturološka priprema
c. proračun za mobilnost koji se dalje dijeli na:
i. putne troškove
ii. životne troškove.
5. Kako bi unijeli ili izmijenili vrijednost koja se odnosi na „Organizaciju mobilnosti i
upravljanje” ("Mobility Organisation and Management"), iznos unesite izravno u polje.
a. Kliknite na „Ponovi izračun” ("Recalculate") kako bi vidjeli „Ukupni proračun”
("Total Budget" ) nakon ponovnog izračuna.
b. Kliknite na „Spremi" ("Save") kako bi spremili promjene.
6. Za unos ili izmjenu vrijednosti sljedeće proračunske stavke kliknite na link „Pedagoška,
jezična i kulturološka priprema” ("Pedagogical Linguistic and Cultural Preparation").
7. Prikazat će se popis sudionika i njihovih proračuna.
a. Te se vrijednosti mijenjaju klikom na ime ili prezime sudionika ili na vrijednost.
57

. Izmijenite „Ukupnu vrijednost” ("Total") koja se odnosi na sudionika.
c. Kliknite na „Spremi" ("Save") kako bi spremili promjene i vratili se na prethodnu
stranicu.
d. Po potrebi postupak ponovite za svakog sudionika.
e. Kliknite na „Povratak” ("Back") kako bi se vratili na glavnu stranicu „Sažetak
proračuna” ("Budget Summary").
8. Kliknite na link „Proračun za mobilnost" ("Mobility Budget") kako bi vidjeli sažetak
proračunskih vrijednosti za sva iskustva mobilnosti.
a. Za brzo pronalaženje sudionika po imenu ili prezimenu možete koristiti polje za
pretraživanje ili kliknuti na „Napredno pretraživanje” ("Advanced Search") radi
detaljnijeg pretraživanja.
b. Rezultati pretraživanja će nestati klikom na „Isprazni filtere” ("Clear Filters").
9. Klikom na ime sudionika bit ćete preusmjereni na stranicu s pojedinostima o mobilnosti
toga sudionika/ o predmetnoj mobilnosti. Više pojedinosti o korištenju toga obrasca
potražite u prethodnom poglavlju.
10. Na stranici „Proračun za mobilnost" ("Mobility Budget") kliknite na „Povratak” ("Back")
kako bi se vratili na dio o proračunu projekta.
11. Klikom na proračunske stavke „Putni troškovi” ("Travel") ili „Životni troškovi”
("Subsistence") vidjeti ćete podatke o proračunu za mobilnost koji se odnose na odabran
položaj. Na primjer, klikom na „Osobe u pratnji” ("Accompanying Persons") će se za
proračunske stavke u okviru „Putnih troškova” ("Travel"), prikazati vrijednosti koje se
odnose samo na osobe u pratnji.
Uzmite u obzir da će se na istoj stranici prikazati vrijednosti za putne i životne troškove.
Ukoliko ukupna vrijednost projekta premašuje proračun odobren temeljem ugovora,
vrijednost „Ukupni proračun” ("Total Budget") (na stranici „Sažetak proračuna” ("Budget
Summary")) će biti prikazana crveno.
58

9. Izvješće korisnika – Završno izvješće
Napomena:
U izvješću korisnika koje se izrađuje u Mobility Toolu će biti unaprijed popunjene
informacije unesene tijekom projektnog ciklusa. Te se informacije u izvješću ne
smiju mijenjati, no treba ih provjeriti, a po potrebi prije izrade izvješća u alat unijeti
izmjene i dopune.
9.1. Kako izraditi i podnijeti izvješće korisnika?
1. Logirajte se na Mobility Tool.
2. Kliknite na broj ugovora o financijskoj potpori. Prikazat će se stranica s pojedinostima o
projektu.
3. U gornjem izborniku kliknite na „Ažuriranje i izvješća” ("Updates and Reports").
4. Na vrhu stranice će se prikazati informacija o broju iskustava mobilnosti sudionika tako
da u svakom trenutku možete vidjeti da li su sva izvješća o sudjelovanju podnesena i
odobrena.
Ispod se nalazi tablica čiji je broj redaka istovjetan broju ažuriranja projekta. Izvješće
korisnika se može pripremati jedino koristeći posljednje ažuriranje. Prikazan je status
izvješća.
60

5. Kliknite na link „Pripremi novo izvješće” ("Prepare New Report").
a) Ako kod mobilnosti nije određen proračun, prikazat će se poruka: „Ovaj projekt sadrži
mobilnosti čiji je proračun 0 (nula). Prikazat će se link za odlazak na Proračun za
mobilnost.” ("This project has Mobilities with 0 (zero) budgets. Click to go to Mobility
Budget")
b) Ukoliko je uneseni proračun veći od ugovorenog proračuna, prikazat će se upozorenje.
Prikazat će se link na “ukupni proračun” (“Total budget”) gdje možete izjednačiti traženi
proračun sa ugovorenim.
Ukoliko zbog bilo kojeg razloga iznosi ugovorenog proračuna nisu točni, molimo kontaktirajte
svoju matičnu nacionalnu agenciju.
6. Odaberite jezik izvješća. Odabir možete izvršiti jedino među jezicima koje je odobrila
vaša nacionalna agencija.
7. Ako je u alat uneseno više od jedne osobe za kontakt u organizaciji korisnika, potrebno je
odabrati osobu koja će biti prikazana u izvješću.
61

8. Kliknite na „Da" (“Yes”). Prikazat će se potvrda da je „Upućen zahtjev za novo izvješće”
("Request for a new report was sent").
9. Za nekoliko minuta će se status izvješća izmijeniti u „Izvješće zatraženo" ("Requested".).
10. Klikom na link „Preuzmi PDF" ("Download PDF") se izvješće preuzima i sprema. Da bi ga
otvorili potreban je softver Adobe Acrobat Reader. Preporuča se spremanje izvješća na
lokalni tvrdi disk (računalo).
11. Pregledajte izvješće i odgovorite na sva pitanja navedena u obrascu.
12. Sadržaj na zaslonu pomičite do dna izvješća i kliknite na „Potvrdi” ("Validate"). Time će
se provjeriti jesu li su popunjena sva tražena polja.
13. Kad završite kliknite na „Podnesi izvješće online” ("Submit online") kako bi izvješće bilo
podneseno nacionalnoj agenciji. Za ovu je aktivnost potrebna veza na internet.
14. Po potrebi izvješće ispišite klikom na „Obrazac za ispis” ("Print form").
62

10. Potpora
Sva pitanja ili probleme koji se odnose na Mobility Tool treba uputiti službi za korisnike u
nacionalnoj agenciji.
Podaci za konakt:
Agencija za mobilnost i programme EU
Gajeva 22, 10000 Zagreb
„Za Leonardo Mobility Tool”
e-mail: leonardo@mobilnost.hr
63

Privitak 1: Pojmovnik
pojam
opis
projekt
mobilnost
zemlja koja šalje sudionika
zemlja domaćin
završno izvješće
izvješće o napretku
(interim report)
izvješće sudionika
financijska potpora
troškovi organizacije
mobilnosti i upravljanja
troškovi pedagoške, jezične i
kulturološke pripreme
troškovi mobilnosti putni
troškovi
troškovi mobilnosti životni
troškovi
Aktivnost suradnje s određenim ishodom kojega su
zajedno osmislile formalne ili neformalne skupine
organizacija ili ustanova koje su potpisale Ugovor o
financijskoj potpori.
Mobilnost ili mobilnosti svakog sudionika na projektu u
zemlji ili zemljama koje nisu sudionikova matična zemlja.
Kod mobilnosti je to zemlja koja sudionika šalje na iskustvo
učenja. Može biti različita od zemlje partnera koji šalje
sudionika.
Kod mobilnosti je to zemlja koja ugošćuje/prima sudionika
u iskustvu učenja. Može biti različita od zemlje partnera koji
prima sudionika.
Završno izvješće koje podnosi organizacija korisnik
predmetnog projekta.
Izvješće o napretku podnose organizacije korisnika
određenih aktivnosti i projekata kako bi nacionalna
agencija mogla vrednovati napredak projekta.
Obrazac kojega treba ispuniti sudionik mobilnosti kako bi
pružio povratnu informaciju o iskustvu učenja.
Najveći iznos kojega korisniku odobrava nacionalna
agencija za provedbu predmetnog projekta koji se financira
iz Programa za cjeloživotno učenje sukladno predmetnom
ugovoru o financijskoj potpori.
Financijska sredstva koja organizacija korisnika utroši na
organizaciju i upravljanje predmetnim projektom.
Financijska sredstva utrošena na pripremu pojedinih
sudionika predmetnog projekta.
Financijska sredstva utrošena na putne troškove sudionika
ili osobe u pratnji za pojedinu mobilnost.
Financijska sredstva utrošena na životne troškove
sudionika ili osobe u pratnji za pojedinu mobilnost.
64

Privitak 2: Učestala pitanja (FAQ)
Stranica za logiranje
Prilikom izrade korisničkog profila korisnik prima e-mail poruku da se prijavi u ECAS.
Korisnik za to ima 1h i 30 min. Što se događa ako se korisnik ne prijavi unutar tog
vremena?
Trebate ponovno otići na stranicu za prijavu u ECAS i ponovno zatražiti pristup.
Nakon izrade profila, u automatskoj se e-mail poruci navodi da prijavu u ECAS treba
izvršiti u roku od 1h i 30 min. U kojem trenutku počinje teći to razdoblje?
Sat i 30 minuta počinje teći od trenutka slanja poruke.
Da li postoji postupak u slučaju da je sudionik zaboravio zaporku?
Da, na stranici za prijavu postoji link „zaboravljena zaporka”.
Korisnički profili, pregled i zadaci
Vidi li korisnik iz nacionalne agencije zaslon isto kao i korisnik?
Ne, korisnici iz nacionalne agencije imaju zaseban pregled aplikacije.
Može li se projekt izbrisati iz Mobility Tool-a?
Ne. Projekte unesene u Mobility Tool nije moguće izbrisati.
Korisnik projekta
Postoji li ograničenje broja osoba za kontakt koje se može dodati korisniku?
Nema ograničenja broja osoba za kontakt koje se može dodati.
Ukoliko se izmijeni e-mail adresa korisnika projekta, gdje je trebamo ažurirati? Kako
će to utjecati na korisnički račun ECAS?
Najbolje je novu e-mail adresu dodati popisu kontakata korisnika, a potom ukloniti prethodni
kontakt korisnika. Može biti potrebno izraditi novi korisnički račun ECAS ukoliko nova e-mail
adresa još nije povezana s korisničkim računom ECAS.
Prilikom dodavanja novoga korisnika (ako postojeći korisnik na linku za LLP više
tamo ne radi), gdje se upućuje e-mail poruka kojom se traži izvješće: svim korisnicima
ili samo novom korisniku?
Mail s obaviješću upućuje se svim kontaktima korisnika.
Sudionici
Što se događa ukoliko dva sudionika imaju istu e-mail adresu?
Drugi sudionik ne može biti prijavljen na istome projektu. Ista se e-mail adresa može koristiti
samo za različite projekte.
Izvješća
Je li izvješće korisnika (završno izvješće) moguće izraditi ukoliko nisu podnesena sva
izvješća o sudjelovanju?
Da, izvješće korisnika je moguće izraditi čak i ako nisu podnesena sva izvješća o
sudjelovanju. Izvješće korisnika uključuje posebnu tablicu u kojoj se ta informacija jasno
navodi u odlomku „STATUS IZVJEŠĆA O SUDJELOVANJU”.
65

Ako je izvješće korisnika projekta već podneseno, no korisnik ga želi ažurirati ili
ispraviti, da li ga korisnik može ponovno izraditi i poslati? Ukoliko je to moguće, što se
događa s verzijom proračuna?
Korisnik iz nacionalne agencije najprije treba odbiti prvo izvješće. Tek se onda može
prihvatiti drugo izvješće. Korisnici projekta mogu jednostavno zatvoriti izvješće, ponovno ga
otvoriti, ispraviti početne informacije, te ga podnijeti ponovno. Što se tiče proračuna,
nacionalna agencija jednostavno treba prihvatiti zahtjev za izvješćem i kopirati novi proračun
koristeći „Kopiraj proračun”.
Može li korisnik nakon podnošenja izvješća otvoriti obrazac u Mobility Tool-u (a ne
kao datoteku u PDF formatu pohranjenu na računalo)?
Sadržaj korisnikova izvješća nije pohranjen u Mobility Tool-u. Shodno tome se izvješće ne
može otvoriti u Mobility Tool-u. Jedini način da ga korisnik vidi nakon podnošenja je
otvaranjem prethodno pohranjene datoteke u PDF formatu.
Postoji li u poljima za izvješće ograničenje slovnih mjesta (u poljima u koja se mogu
unijeti komentari)?
Da, 2500 slovnih mjesta.
Vrijeme
Nakon podnošenja izvješća o sudjelovanju, koliko je vremena potrebno da bi se
izvješće vidjelo u Mobility Tool-u?
Obično najviše 15 minuta.
Nakon što korisnik projekta klikne na „Pripremi novo izvješće”, koliko je vremena
potrebno prije no što postane dostupno (prije no što ga se može preuzeti) u Mobility
Tool-u?
Obično najviše 10 minuta.
Višestruka izvješća
Što se događa ukoliko korisnik projekta sudioniku uputi dva izvješća, no sudionik
odgovori samo na prvo?
Nije važno koje će se izvješće popuniti – oba sadrže iste informacije. Ako sudionik primi dva
zahtjeva za izvješće o istom iskustvu mobilnosti, a popuni i podnese samo jedno, Mobility
Tool će označiti izvješće kao zaprimljeno i postupak je time okončan.
Ukoliko sudionik nije odgovorio na prvi zahtjev za izvješćem, može se poslati drugi
zahtjev za izvješće. Ako sudionik tada popuni i podnese dva izvješća, a korisnik
projekta oba prihvati, kako će se to odraziti na statistiku?
Korisnik projekta ima mogućnost prihvatiti samo jedno izvješće za jedno iskustvo mobilnosti.
Može li nacionalna agencija vidjeti da je izvješće zatraženo više puta?
Da, kod svakoga zahtjeva za izvješćem se u Mobility Tool dodaje novi red koji se odnosi na
zahtjev za izvješćem.
Ostala pitanja vezana za izvješća
Koji postupak treba slijediti ako sudionik ne može izvješće podnijeti online ukoliko je
središnji sustav privremeno nedostupan?
Sudionik organizaciji korisnika mora poslati e-mail poruku i priložiti Izvješće o sudjelovanju
kao datoteku u PDF formatu. Nakon primitka Izvješća o sudjelovanju, organizacija korisnika
mora istu e-mail poruku s priloženim izvješćem poslati nacionalnoj agenciji. Nacionalna
agencija treba izraditi nalog (MIT issue) kako bi Izvješće sudionika bilo pravilno uneseno u
Mobility Tool te postalo dostupno organizaciji korisnika i nacionalnoj agenciji.
66

Pitanja povezana s informacijsko-komunikacijskom tehnologijom
Ponekad je e-mail adresa ispravna, no e-mail stiže u pretinac za neželjenu poštu. Da li
za to postoji rješenje?
Na to ne mogu utjecati autori softvera. To ovisi o postavkama e-mail klijenta ili e-mail
poslužitelja. Savjetujemo da domenu ec.europa.eu dodate na „bijelu listu” e-mail klijenta.
67