ITESOFT.FreeMind Enterprise v2.3 FR - Solutions-as-a-Service

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ITESOFT.FreeMind Enterprise PORTAIL DE DEMATERIALISATION DES FLUX ENTRANTS : CAPTURE, TRIE ET DISTRIBUE AUTOMATIQUEMENT TOUS LES COURRIERS ENTRANT DANS L’ENTREPRISE De l’efficacité du tri et de la distribution du courrier dépendent la réactivité et la qualité du service fourni par tous les départements de l’entreprise : financier, juridique, achat, ressources humaines, production, … Ces enjeux sont encore plus cruciaux lorsqu’il s’agit des courriers clients puisque la rapidité de traitement, la fiabilité de l’aiguillage, la traçabilité des documents et la facilité d’accès à l’information impactent directement la qualité de la relation clients, le pouvoir de fidélisation et l’image de l’entreprise. Dématérialiser et automatiser le traitement des flux entrants pour optimiser l’efficacité et la productivité de l’entreprise Pour répondre à ces enjeux, ITESOFT propose la solution ITESOFT.FreeMind Enterprise, dédiée à la capture, à l’identification et à la distribution automatiques de tous les documents entrants dans l’entreprise. Courriers, factures, commandes, chèques, contrats, formulaires, candidatures, publicités, … sont scannérisés dès l’ouverture du courrier, puis identifiés de manière automatique pour définir leurs destinataires. Chaque collaborateur, chaque service, reçoit ainsi son courrier quotidien dans sa corbeille électronique. Services Clients, Ressources Humaines, Finances, ... Flux entrants Emails Papiers Dématérialiser >>> Trier >>> Distribuer Système de GED/workflow Solutions d’extraction automatique des données Fax Système d’Information Une architecture Web pour délocaliser les opérations de capture et de vidéo-codage Pour répondre aux enjeux de décentralisation des entreprises et de facilité de déploiement des applications, ITESOFT.FreeMind Enterprise propose des modules de scannérisation et de vidéo-codage en mode Web (via tout navigateur standard). Une révolution technologique au service de l’amélioration de la performance des salles courriers • FreeProcess : palette de technologies de reconnaissance pour assurer l’identification de 100% du flux entrant. ITESOFT.FreeMind Enterprise utilise plusieurs approches complémentaires de classification utilisant chacune des propriétés différentes des documents : depuis leur présentation globale, leur taille, leur(s) identifiant(s), le type de remplissage, jusqu’au contenu contextuel du document. Leur complémentarité est garante de l’obtention du meilleur niveau de performance et d’automatisation du processus. • FreeText Mining : nouvelle technologie de classification automatique des documents non structurés (courriers libres, contrats, …). FreeText Mining lit l’intégralité des documents, analyse leur contenu et définit ainsi leur classe d’appartenance. • FreeText Handwritten : la reconnaissance de l’écriture cursive. ITESOFT.FreeMind Enterprise reconnaît automatiquement jusqu’au contenu des courriers libres manuscrits afin d’en déterminer l’objet pour les aiguiller automatiquement (résiliation, insatisfaction, félicitations, …). • FreeShape : l’identification des documents par reconnaissance de formes. • FreeText : l’identification des documents par recherche Full-Text d’identifiants dactylographiés. • FreeDocID : nouvelle technologie dédiée à la classification des documents d’identité (passeport, carte nationale d’identité, titre de séjour ...) • FreeSimulate : un outil pour déterminer le meilleur scénario d’enchaînement des technologies («voting»). La puissance de l’approche réside tout autant dans la complémentarité des technologies utilisées que dans leurs scenarii d’enchaînements, adaptables aux caractéristiques du flux documentaire de chaque client. Cette stratégie permet de faire coopérer toutes les technologies selon des règles d’enchaînement et des affectations de priorités adaptées, afin de générer le meilleur diagnostic d’identification. • Optimise : l’apprentissage automatique des documents. La majorité des technologies d’identification utilisées fonctionnent en mode apprentissage automatique. Optimise apprend seul les nouveaux documents sur la seule base d’échantillons d’apprentissage mis à sa disposition.
L’apprentissage des documents : automatique, supervisé et accessible à l’utilisateur Un apprentissage automatisé des documents Une mise en œuvre simplifiée Processus d’installation packagé et autonomie client pour l’apprentissage des documents Optimise Optimise contient le kit d’outils d’apprentissage automatique FreeLearn, dédié à l’étape initiale de constitution de la base de connaissances et à son enrichissement. L’enrichissement est réalisé « off-line », parallèlement à la production pour ne pas ralentir la distribution du courrier. L’ergonomie des outils d’apprentissage FreeLearn rend la fonction simple, intuitive et totalement accessible aux utilisateurs pour assurer l’évolution de leur plate-forme dans le temps. A titre d’exemple, le paramétrage de la technologie FreeText Mining est totalement automatisé : il analyse le contexte du document, la récurrence ou l’absence de mots discriminants et définit automatiquement les mots pertinents. Il supprime ainsi toute étape d’analyse manuelle préalable. Une couverture fonctionnelle globale depuis la capture des documents jusqu’à l’archivage et la circulation électronique La numérisation des documents en mode Web Un portail de capture intelligent Capable de trier automatiquement 100% du flux de courriers entrants Une technologie de pointe Fusion d’approches innovantes exploitant la forme et le contenu des documents Une approche métier La définition du motif du pli ou du courrier définit la liste des destinataires Un module de vidéo-codage en mode Web Une interopérabilité naturelle avec les systèmes en place Intégration des données au Système d’Information Intégration de l’image au coeur des processus métier FreeCapture (Web) ou Capture (client serveur) Tous les courriers entrants sont capturés au sein d’un processus unique, de manière centralisée ou décentralisée en fonction des choix d’organisation de l’entreprise. La numérisation des documents s’effectue en mode Web ou client serveur sur des scanners ou des périphériques multi-fonctions (MFD : photocopieurs-scanners). Elle s’affranchit de l’insertion de séparateurs pour éviter une préparation manuelle fastidieuse préalable. Pour améliorer la lisibilité des images des documents de faible qualité, la technologie FreePixelize est activée automatiquement. Elle optimise ainsi la performance des traitements automatiques. Une signature électronique simple est appliquée. Elle permet de garantir l’intégrité de l’image tout au long du traitement. FreeProcess® Conçu comme une fusion d’approches technologiques, FreeProcess® classe automatiquement les documents en exploitant toutes leurs caractéristiques de présentation ou de contenu : FreeShape pour la reconnaissance de forme, FreeText pour la recherche Full-Text d’identifiants localisés, FreeText Mining pour l’analyse du contenu (text-mining), FreeText Handwritten pour la recherche d’identifiants manuscrits cursifs ou encore FreeDocID pour l’identification des documents d’identité (passeport, carte nationale d’identité, titre de séjour, ...). La capacité d’identification d’un document par plusieurs technologies permet de multiplier les chances de succès de l’identification et donc le taux d’automatisation de la distribution du courrier. Verify Une base de connaissance recense tous les types de documents traités par l’application. L’étape Verify détermine la nature du pli de documents et vérifie sa complétude. Dès lors, l’affectation automatique du destinataire est réalisée. Check Une interface intuitive permet à l’utilisateur d’identifier manuellement un document non reconnu par l’étape de classification automatique et de le transférer vers le flux d’apprentissage pour enrichir la base de connaissances. Disponible en mode Web, le module Check est accessible depuis tout browser Internet, sur tous les sites clients concernés. Export ITESOFT.FreeMind Enterprise distribue les documents numérisés et classifiés vers les utilisateurs destinataires au travers du système de messagerie de l’entreprise. Les documents de type factures, commandes, formulaires, chèques et règlements pourront être pris en charge par les solutions-métier ITESOFT de Lecture Automatique de Documents, afin d’assurer la reconnaissance automatique des données et d’alimenter ainsi le Système d’Informations de l’entreprise. Lorsque les documents entrants doivent être stockés par une solution de GED, ils sont pris en charge par la solution ITESOFT.FreeMind for Business qui en assure l’indexation automatique pour faciliter leur recherche et leur consultation ultérieures. ITESOFT.FreeMind Enterprise s’interface avec toute solution GED/Workflow du marché. Elle bénéficie d’une intégration naturelle avec la solution ITESOFT.Share.
Page 1: Solution logicielle de dématérial

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