公文線上簽核--教育訓練講義 - 國立台灣藝術大學

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義目岰 錄杼1. 公 文尠 管 理 系 統 操 作 說 明 ( 承 辦杫 人 、 二 級 單 位 主尾 管 ) ..................................................... 11.1 公 文尠 流 程 說 明 ......................................................................................................... 11.2 公 文尠 處 理 狀 況 說 明 ( 承 辦杫 人 、 二 級 單 位 主尾 管 )................................................. 11.3 個 人 憑 證 註 冊屏 方尣 法 ................................................................................................. 31.4 公 文尠 撰 寫 說 明 ......................................................................................................... 62. 公 文尠 繕 打岌 編 輯杧 注 意 事 項 .............................................................................................. 182.1 多峿 稿 之 檔 案 命 名峮 方尣 式 說 明 ( 含 簽 稿 併 陳 ) ............................................................ 182.2 單 行 不 成 頁 的 處 理 方尣 式 ....................................................................................... 193. 其 他屆 公 文尠 系 統 操 作 方尣 式 .............................................................................................. 203.1 個 人 設 定 ............................................................................................................... 203.2 查 詢 作 業 ............................................................................................................... 283.3 承 會 辦杫 作 業 ........................................................................................................... 343.4 檔 案 檢 調 應 用岦 ....................................................................................................... 403.5 稽 催 研 考 作 業 ....................................................................................................... 41文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :ii

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義1.3 個 人 憑 證 註 冊屏 方尣 法1.3.1 個 人 憑 證 註 冊屏 步 驟此 註 冊屏 教 學 步 驟 提 供 承 辦杫 人 第 一 次 上 線 時 的 憑 證 註 冊屏 方尣 式 , 針 對 日尤 後 上 線 的線 上 簽 核 使 用岦 , 如崇 下 圖 所 示岴 。圖 1.3-1圖 1.3-2文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :3

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 3. 開 始 進 行 個 人 自 然 人 憑 證 註 冊屏 。PS: 在峹 進 行 註 冊屏 以层 前 , 請 先峕 確 定 讀 卡属 機曙 安崎 裝 完 成 與 自 然人 憑 證 卡属 是 否 已 經 插 在峹 讀 卡属 機曙 上 面 。圖 1.3-3步 驟 4. 點 選杮, 進 行 註 冊屏 。步 驟 5. 輸杨 入 身 分 證 字 號 , 並 點 按 確 定 。圖 1.3-4步 驟 6. 在峹 步 驟 5 輸杨 入 完 身 分 證 字 號 並 點 選杮 確 定 後 , 再峘 輸杨入 PIN Code 碼 , 按 確 定 。PS: 預 設 PIN Code 碼 為 民岙 國 出屒 生岥 年 月尦 日尤 , 共峗 六 碼 。圖 1.3-5文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :4

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 7. 完 成 註 冊屏 , 會 在峹 系 統 左岂 上 方尣 顯 示岴 成 功屖 訊 息 , 並 在峹我 的 憑 證 旁 邊 顯 示岴圖 示岴 , 代屈 表 憑 證 註 冊屏 成 功屖 , 完 成 上述 步 驟 後 , 憑 證 註 冊屏 完 成 。提 醒杳 叮屧 嚀枹 :圖 1.3-6使 用岦 線 上 簽 核 , 讀 卡属 機曙 與 自 然 人 憑 證 卡属 , 為 必岊 要 物 件峋 , 務 必岊 安崎 裝 於 電 腦 上 唷 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :5

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 4. 可屣 點 按 參 考 紐 , 參考 舊 檔 轉 貼 。(X) 隱 藏 內 容 區 功屖 能 。步 驟 5. 登 打岌 相 關 公 文尠 資 料 。圖 1.4-3可屣 調 整 繕 打岌 區 顯 示岴 大 小 。步 驟 6. 編 輯杧 本岓 文尠 , 不 用岦 enter 斷 行 , 系 統 會 依段 落 自 動 對 齊 。步 驟 7. 編 輯杧 正岗 副 本岓 受 文尠 者 , 可屣 將輸杨 入 游 標 停 於 此 , 操 作 受 文尠 者 功屖能 鈕 ( 步 驟 8),或 自 行 登 打岌 。圖 1.4-4文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :7

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 8. 點 按 受 文尠 者 。圖 1.4-5步 驟 9. 輸杨 入 受 文尠 者 關 鍵 字 。步 驟 10. 勾 選杮 共峗 用岦 受 文尠 機曙 關 。圖 1.4-6文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :8

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 11. 選杮 取 所 需 受 文尠者 資 料 。步 驟 13. 已 加展 入 之 受 文尠者 資 料 。步 驟 12. 操 作 向峭 右履 鍵 。步 驟 14. 點 選杮 頓 號 符 號 。圖 1.4-7步 驟 15. 操 作 迴 紋 針 夾帶 附 件峋 。圖 1.4-8文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :9

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 16. 操 作 瀏 覽 、 上 傳 ;注 意 : 確 認 夾 帶 附 件峋 後 , 請記 得 點 按按 鈕 。圖 1.4-9特 別 注 意 : 檔 號 輸杨 入 為 必岊 要 條 件峋 ( 有下 拉 式 選杮 單 可屣 以层 選杮 擇 )。特 別 注 意 : 電 話 與 傳 真 號 碼 為 必岊 填 欄位 , 無 輸杨 入 系 統 將 無 法 創 取 號 。圖 1.4-10文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :10

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 17. 當 公 文尠 性 質 是 【 創 發 文尠 號 】 時 , 操 作 取 號並 崊 檔 , 取 號 同峧 時 開 始 計 算 公 文尠 時 效 至 結 案 ( 發 文尠或 崊 查 ); 請 特 別 注 意 , 範 例 畫 面 為 ” 創 號 ” 公 文尠 才取 號 , 若 文尠 書 組 來 文尠 時 已 經 掛 上 總 收 文尠 號 的 公文尠 , 請 單 點 儲架 崊 , 並 留 意 不 要 進 行 取 號 動 作 。圖 1.4-11步 驟 18. 崊 檔 後 方尣 可屣 操 作 預 覽 列峚 印峣 , 列峚 印峣 公 文尠 。圖 1.4-12文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :11

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義行 距 調 整 功屖 能 。步 驟 19. 操 作 列峚 印峣 功屖 能 。步 驟 20. 點 按 離 開 。圖 1.4-13步 驟 21. 若 要 走 線 上 簽 核 的 創 號 及 覆 稿 公 文尠 , 點選杮 【 線 上 簽 核 】 按 鈕 即 可屣 。PS: 未岔 有 文尠 號 之 公 文尠 將 無 法 轉 線 上 簽 核 辦杫 文尠 。圖 1.4-14文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :12

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 22. 設 定 公 文尠 流 程 。( 點 按 後 出屒 現 步 驟 23 畫 面 )顯 示岴 簽 辦杫 方尣 式 。簽 辦杫 意 見 。圖 1.4-15承 辦杫 人 可屣 以层 事 先峕 預 設 參 考 的 公 文尠辦杫 文尠 流 程 。步 驟 23. 設 定 完 畢 後 , 點按 確 定 離 開 。圖 1.4-16文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :13

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 24 點 按 ” 送 件峋 ” 鈕 。( 點 按 後 出屒 現 步 驟 25 畫 面 )圖 1.4-17步 驟 25. 確 認 預 設 送 件峋 程 序( 含 處 理 狀 況 及 收 件峋 人 )。步 驟 26. 確 認 無 誤 , 執 行 送 件峋 , 系 統 會 回峵應 送 件峋 成 功屖 ; 若 為 陳 核 , 處 理 狀 況 請 挑選杮 ” 陳 核 主尾 管 ” 系 列峚 選杮 項 。圖 1.4-18文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :14

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義圖 1.4-19步 驟 27. 線 上 簽 核 公 文尠 , 送 件峋 時 會 進 行 封裝 , 請 於 點 按 ” 送 件峋 ” 前 安崎 裝 讀 卡属 機曙 並 插 入憑 證 , 輸杨 入 Pin Code 無 誤 後 , 即 可屣 送 件峋 。若 為 紙 本岓 公 文尠 , 系 統 送 件峋 紀 錄杼 步 驟 由岩 登 記 桌 進 行 操 作 , 承 辦杫 人 僅 需 將 紙本岓 交岾 由岩 登 記 桌 送 件峋 即 可屣 ( 是 否 一 定 要 由岩 登 記 桌 送 件峋 紙 本岓 公 文尠 , 可屣 依 各峬 單 位 作 業習 慣 為 準 則 )。1.4.2 覆 文尠 公 文尠 作 業 步 驟步 驟 1. 選杮 擇 待 處 理 夾 , 待 處 理 頁 籤 。步 驟 2. 點 開 信 封 表 示岴 收 件峋 。圖 1.4-20文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :15

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 3. 點 選杮 進 行 公 文尠 製 作 編 輯杧 。圖 1.4-21注 意 事 項 1: 要 開 接 收 信 封 後 , 才 可屣 以层 進 行 公 文尠 製 作 。注 意 事 項 2: 點 按 製 作 按 鈕 後 , 會 進 入 公 文尠 格 式 挑 選杮 畫 面 , 此 時 選杮 定 公 文尠 格式 後 即 可屣 開 始 編 輯杧 公 文尠 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :16

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 4. 選杮 定 公 文尠 格 式 後 , 比尬 照 創號 公 文尠 操 作 說 明 方尣 式 撰 寫 公 文尠即 可屣 ; 覆 文尠 公 文尠 可屣 點 按 參 考 來 文尠di 鈕 檢 視 複 製 來 文尠 di 內 容 。圖 1.4-22步 驟 5. 選杮 擇 辦杫 理 方尣 式後 , 直 接 點 選杮 儲架 崊 。圖 1.4-23後 續 送 件峋 程 序 皆 與 創 號 公 文尠 相 同峧 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :17

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義2. 公 文尠 繕 打岌 編 輯杧 注 意 事 項2.1 多峿 稿 之 檔 案 命 名峮 方尣 式 說 明 ( 含 簽 稿 併 陳 )2.1.1 簽 稿 併 陳簽 稿 並 陳 公 文尠 由岩 於 文尠 號 相 同峧 , 僅 有 稿 需 要 進 行 取 號 , 若 有 需 要 , 簽 的 部份峏 手尝 動 輸杨 入 文尠 號 即 可屣 。線 上 簽 核 進 行 簽 稿 並 陳 的 ”簽 ” 崊 檔 時 , 手尝 動 輸杨 入 " 稿 "的 文尠 號 即 可屣 ; 若 為 紙 本岓 簽核 , 則 ” 簽 ” 可屣 不 須 文尠 號 。圖 2.1-1檔 案文尠 號公 文尠 ( 簽 ) 1000001234公 文尠 ( 函 稿 ) 1000001234文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :18

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義2.2 單 行 不 成 頁 的 處 理 方尣 式請 於 列峚 印峣 畫 面 操 作 放 大 行 距 、 縮 小 行 距 做 調 整 , 調 整 完 需 記 得 點 按 ” 儲架崊 行 距 ”。圖 2.2-1文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :19

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義3. 其 他屆 公 文尠 系 統 操 作 方尣 式3.1 個 人 設 定圖 3.1-13.1.1 個 人 身 分 維 護(1). 功屖 能 說 明提 供 使 用岦 者 調 整 預 設 權 限 、 待 處 理 夾 預 設 頁 籤 等 設 定 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明點 按 左岂 側 基 本岓 資 料 建 置 後 , 會 進 入 下 圖 的 【 個 人 身 分 維 護 】 畫 面 ,確 認 輸杨 入 修 改 的 資 料 後 , 點 按 【 修 改 】 左岂 上 角 會 顯 示岴 (OK) 修 改 成 功屖 ( 請繼 續 執 行 )………。可屣 變 更 進 公 文尠 管 理 , 首 頁 待處 理 夾 看 到 的 頁 籤 畫 面 。公 文尠 到 件峋 通 知 功屖能 , 系 統 設 定【 是 】。圖 3.1-2文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :20

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 一 . 點 選杮 欲 變 更 身 份峏 & 頁 籤 選杮 項 。 步 驟 二 . 點 選杮 儲架 崊 預 設 值 。步 驟 三 . 點 選杮 修 改 。3.1.2 多峿 身 分 代屈 理 人 維 護(1). 功屖 能 說 明圖 3.1-3完 成 上 述 步 驟 後 , 請 於 系 統 重 新 登 入 ,將 會 看 到 帶 入 個 人 預 設 的 頁 籤 選杮 項 。提 供 使 用岦 者 指 定 特 定 同峧 仁 可屣 於 需 要 的 時 後 做 為 自 己 的 代屈 理 人 員 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明點 按 後 會 進 入 下 圖 的 代屈 理 人 設 定 畫 面 , 此 時 點 按 【 新 增 代屈 理 人 】 會進 入 新 增 代屈 理 人 設 定 畫 面 。圖 3.1-4A. 【 新 增 代屈 理 人 】: 點 按 新 增 代屈 理 人 鈕 , 帶 出屒 資 料 畫 面 如崇 下 圖 。B. 【 新 增 所 有 同峧 部 門 成 員 為 代屈 理 人 】: 點 按 新 增 所 有 同峧 部 門 成 員 為 代屈 理 人鈕 , 在峹 此 角 色 下 將 所 有 同峧 部 門 的 同峧 仁 成 為 代屈 理 人 。C. 【 基 本岓 值 設 定 】: 點 按 基 本岓 值 設 定 鈕 , 可屣 設 定 是 否 啟 動 代屈 理 人 , 預 設 為是 。從 「 部 門 成 員 」 區 塊 中 點 選杮 可屣 代屈 理 自 己 職 務 之 同峧 仁 , 挑 選杮 完 成 後 , 點 按【>>】 按 鈕 , 可屣 將 選杮 取 的 人 員 名峮 稱 置 於 「 代屈 理 人 」 欄 位 下 方尣 , 表 示岴 設定 該 人 員 於 所 需 要 的 時 後 可屣 為 代屈 理 人 ; 點 按 【

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義圖 3.1-53.1.3 多峿 身 分 個 人 行 事 曆(1). 功屖 能 說 明提 供 使 用岦 者 指 定 特 定 日尤 期 由岩 選杮 定 的 代屈 理 人 員 代屈 理 公 文尠 管 理 業 務 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明直 接 點 按 「 多峿 身 分 個 人 行 事 曆 維 護 」 選杮 項 , 即 可屣 帶 出屒 當 月尦 份峏 個 人 的協 助 代屈 理 、 代屈 理 情 況 , 點 按 【 上 個 月尦 】、【 下 個 月尦 】 即 可屣 進 行 月尦 份峏 切 換 ;以层 下 圖 為 例 , 該 使 用岦 者 於 9 月尦 19 日尤 需 協 助 「 測 試 員 」 代屈 理 文尠 書 組 總 收文尠 的 工 作 , 於 9 月尦 20 日尤 請 「 測 試 員 」 代屈 理 測 試 單 位 一 般 承 辦杫 人 的 工 作 。圖 3.1-6文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :22

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義啟 動 表 單 代屈 理 人 機曙 制 流 程 :假 設 9 月尦 20 日尤 要 出屒 差 , 需 啟 動 代屈 理 人 機曙 制 請 人 協 助 代屈 理 公 文尠 管 理業 務 , 即 可屣 點 按 日尤 曆 20 號 , 如崇 下 圖 。圖 3.1-7點 按 後 出屒 現 如崇 下 圖 的 行 事 曆 設 定 畫 面 。圖 3.1-8點 按 【 新 增 】 則 出屒 現 代屈 理 行 事 曆 建 置 畫 面 , 如崇 下 圖 所 示岴 , 輸杨 入 相 關訊 息 、 由岩 【 代屈 理 人 】 中 挑 選杮 指 定 的 代屈 理 人 , 並 且尼 於 【 啟 動 代屈 理 人 】 中 勾選杮 【 是 】, 完 成 後 點 按 【 確 定 】 即 可屣 成 功屖 啟 動 代屈 理 人 機曙 制 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :23

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義圖 3.1-9於 代屈 理 別 人 公 文尠 管 理 業 務 當 天 , 系 統 權 限 會 自 動 開 立岷 出屒 有 ( 代屈 理 )字 樣 的 代屈 理 權 限 供 使 用岦 者 切 換 身 分 。圖 3.1-103.1.4 個 人 簽 核 流 程 設 定(1). 功屖 能 說 明公 文尠 線 上 簽 核 時 並 無 紙 本岓 可屣 在峹 上 方尣 註 明 流 程 及 所 需 的 分 會 辦杫 單 位資 料 , 在峹 每 次 送 除 公 文尠 前 必岊 須 設 定 流 程 , 加展 快 並 便 利 後 續 的 主尾 官 或 其 他屆單 位 的 處 理 速 度 , 個 人 簽 核 流 程 設 定 可屣 設 定 常 使 用岦 的 線 上 流 程 , 在峹 公 文尠線 上 簽 核 流 程 設 定 時 選杮 取 套 用岦 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明點 左岂 側 承 會 辦杫 作 業 中 【 個 人 簽 核 流 程 設 定 】 進 入 操 作 畫 面 ( 如崇 下 圖 )文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :24

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義圖 3.1-11 簽 核 流 程 名峮 稱 : 建 議 可屣 用岦 用岦 途 別 命 名峮 ,ex: 採 購 簽 、 資 訊 用岦 請 辦杫單 … 等 。A. 【 新 增 】: 點 按 新 增 鈕 , 新 增 此 筆 資 料 。B. 【 修 改 】: 點 選杮 已 新 增 的 資 料 , 修 改 欄 位 資 訊 , 點 按 修 改 鈕 , 完 成 資 料修 改 。C. 【 刪 除 】: 點 選杮 已 新 增 的 資 料 , 點 按 刪 除 鈕 , 刪 除 此 筆 資 料 。D. 【 共峗 用岦 流 程 】: 點 按 共峗 用岦 流 程 鈕 , 可屣 複 製 拷 貝 由岩 管 理 員 設 定 的 機曙 關 內 常用岦 的 共峗 同峧 流 程 , 畫 面 如崇 下 圖 。圖 3.1-12a. 拷 貝 流 程 : 勾 選杮 共峗 用岦 流 程 資 料 後 , 點 按 拷 貝 流 程 鈕 即 可屣 複 製 到 個 人 簽核 流 程 中 。E. 【 內 容 】: 點 按 內 容 鈕 , 設 定 簽 核 流 程 , 畫 面 如崇 下 圖 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :25

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義1. 輸杨 入 相 關 流 程 資 料 。2. 點 按 新 增 , 然 後 重 複動 作 1。圖 3.1-133. 完 成 流 程 設 定 。圖 3.1-143.1.5 個 人 簽 核 工 具 設 定(1). 功屖 能 說 明公 文尠 線 上 簽 核 工 具 可屣 在峹 此 畫 面 中 做 預 設 值 變 更 的 動 作 , 此 部 分 功屖 能可屣 是 個 人 作 業 需 要 加展 以层 做 調 整 , 若 無 採 預 設 值 即 可屣 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明點 按 左岂 側 承 會 辦杫 作 業 中 【 個 人 線 上 簽 核 工 具 設 定 】 進 入 操 作 畫 面 ( 如崇下 圖 )。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :26

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義圖 3.1-15PS:該 功屖 能 預 設 值 設 定 後 , 將 會 依 下 次 進 入 線 上 簽 核 系 統 , 套 入 該 功屖 能 設 定 ,故 依 個 人 作 業 需 要 , 進 行 修 改 即 可屣 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :27

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義3.2 查 詢 作 業圖 3.2-1提 供 使 用岦 者 多峿 種 不 同峧 的 公 文尠 查 詢 方尣 式 。3.2.1 公 文尠 案 件峋 查 詢(1). 功屖 能 說 明使 用岦 者 可屣 以层 各峬 種 所 知 的 公 文尠 資 訊 , 查 詢 該 公 文尠 的 詳 細 資 料 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明點 按 左岂 側 查 詢 作 業 中 【 公 文尠 案 件峋 查 詢 】, 如崇 下 圖 所 示岴 。圖 3.2-2A. 【 查 詢 】: 只屯 輸杨 入 起 始 欄 可屣 以层 部 分 字 串 查 詢 , 若 輸杨 入 區 間 條 件峋 , 則 以层 完整 文尠 號 條 件峋 查 詢 , 畫 面 中 其 餘 各峬 項 條 件峋 皆 可屣 以层 其 中 部 分 條 件峋 查 詢 , 並 可屣以层 複 合峯 條 件峋 方尣 式 查 詢 。B. 【 清 除 】: 清 空 在峹 查 詢 作 業 畫 面 中 所 輸杨 入 之 查 詢 條 件峋 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :28

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義3.2.2 舊 版 公 文尠 案 件峋 查 詢(1). 功屖 能 說 明此 畫 面 提 供 舊 版 公 文尠 系 統 的 查 詢 。圖 3.2-33.2.3 公 文尠 處 理 流 程 查 詢(1). 功屖 能 說 明查 詢 公 文尠 目岰 前 流 程 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明輸杨 入 總 收 發 文尠 號 後 , 點 選杮 查 詢圖 3.2-4即 可屣 看 到 目岰 前 此 筆 公 文尠 流 程 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :29

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義圖 3.2-53.2.4 未岔 辦杫 結 公 文尠 查 詢(1). 功屖 能 說 明可屣 在峹 此 查 詢 到 個 人 主尾 辦杫 未岔 結 的 公 文尠 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明在峹 收 文尠 日尤 期 挑 選杮 日尤 期 區 間 後 , 點 選杮 查 詢 。圖 3.2-6可屣 在峹 此 畫 面 看 到 未岔 辦杫 結 公 文尠 , 並 可屣 點 選杮 明 細 按 鈕 看 公 文尠 詳 細 資 訊 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :30

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義圖 3.2-73.2.5 個 人 工 作 待 辦杫(1). 功屖 能 說 明此 畫 面 顯 示岴 主尾 辦杫 案 件峋 、 會 辦杫 案 件峋 等 公 文尠 資 料 , 提 供 檢 視 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明點 按 左岂 側 查 詢 作 業 中 【 個 人 工 作 待 辦杫 】 進 入 操 作 畫 面 ( 如崇 下 圖 )。圖 3.2-8文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :31

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義※ 注 釋 :1 主尾 辦杫 未岔 結 案 件峋 : 此 資 料 頁 籤 係 表 示岴 承 辦杫 人 負 責 經 辦杫 且尼 尚 未岔 結 案 之 公 文尠 案 件峋 。2 今 日尤 到 期 案 件峋 : 此 資 料 頁 籤 係 表 示岴 承 辦杫 人 負 責 經 辦杫 且尼 尚 未岔 結 案 , 而 辦杫 理 期 限 在峹 今 日尤 到 期 之 公 文尠 案件峋 。3 已 逾 期 案 件峋 : 此 資 料 頁 籤 係 表 示岴 承 辦杫 人 負 責 經 辦杫 且尼 尚 未岔 結 案 , 而 辦杫 理 期 限 已 逾 期 之 公 文尠 案 件峋 。4 應 收 未岔 收 案 件峋 : 此 資 料 頁 籤 係 表 示岴 其 他屆 單 位 送 來 本岓 單 位 尚 待 簽 收 之 公 文尠 案 件峋 。5 待 辦杫 案 件峋 : 此 資 料 頁 籤 係 表 示岴 其 他屆 單 位 送 來 本岓 單 位 尚 待 送 件峋 之 公 文尠 案 件峋 。6 已 送 未岔 收 案 件峋 : 此 資 料 頁 籤 係 表 示岴 本岓 單 位 送 至 其 他屆 單 位 尚 待 簽 收 之 公 文尠 案 件峋 。A. 【more…】: 點 按 more… 會 展 開 此 頁 籤 中 的 公 文尠 資 料 , 如崇 下 圖 。圖 3.2-9B. 各峬 公 文尠 的 欄 位 底 色 代屈 表 該 公 文尠 是 否 逾 期 或 到 期 , 如崇C. 欄 位 名峮 稱 有 底 線 者 ( 公 文尠 文尠 號 、 收 文尠 日尤 期 、 性 質 、 處 理 狀 況 等 ), 點 選杮 後 可屣依 此 欄 位 值 做 排 序 顯 示岴 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :32

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義3.2.6 會 辦杫 公 文尠 查 詢(1). 功屖 能 說 明此 處 供 承 辦杫 人 查 詢 自 己 單 位 所 受 會 辦杫 過 的 公 文尠 紀 錄杼 ( 完 成 簽 收 分 辦杫動 作 的 公 文尠 才 屬 於 受 會 辦杫 )。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明輸杨 入 所 需 的 查 詢 條 件峋 ( 可屣 複 選杮 ) 後 , 點 按 【 查 詢 】, 即 可屣 查 閱 所 需資 訊 , 星 號 欄 位 為 必岊 填 欄 位 。圖 3.2-10圖 3.2-11PS: 上 圖 範 例 僅 輸杨 入 日尤 期 為 提 供 查 詢 條 件峋 , 若 條 件峋 輸杨 入 更 詳 細 , 查 詢 出屒 的 會 辦杫 公 文尠 案件峋 也 會 較 為 精 確 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :33

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義3.3 承 會 辦杫 作 業3.3.1 簽 核 待 處 理 夾圖 3.3-1(1). 使 用岦 時 機曙提 供 科 、 組 主尾 管 針 對 公 文尠 系 統 進 行 公 文尠 分 派 辦杫 理 作 業 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明點 按 左岂 側 承 會 辦杫 作 業 中 【 簽 核 待 處 理 夾 】 或 直 接 於 公 文尠 管 理 系 統 主尾畫 面 左岂 上 方尣 的 身 分 狀 態 列峚 , 點 選杮 【 待 處 理 夾 】 亦岿 可屣 進 到 【 待 處 理 公 文尠夾 】, 進 入 操 作 畫 面 ( 如崇 下 圖 )。A. 待 分 辦杫 頁 籤圖 3.3-2科 、 組 主尾 管 可屣 在峹 此 頁 籤 內 , 看 到 二 層 單 位 內 未岔 分 辦杫 的 公 文尠 , 分 辦杫 承辦杫 人 , 若 非 二 層 單 位 長 官 有 要 求 , 一 般 分 辦杫 公 文尠 是 由岩 單 位 登 記 桌 執 行 。PS: 承 辦杫 人 權 限 無 法 看 到 此 頁 籤 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :34

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 2. 點 按選杮 擇 分 辦杫 的 承 辦杫 人 。步 驟 1. 點 選杮 欲 分 辦杫 的 公 文尠 , 並 打岌 勾 。圖 3.3-3步 驟 3. 確 認 承 辦杫 人 , 再峘 點 按 【 分 辦杫 】。圖 3.3-4步 驟 4. 跳 出屒 該 訊 息 , 代屈 表公 文尠 分 辦杫 執 行 成 功屖 。圖 3.3-5文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :35

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義B. 待 處 理 頁 籤在峹 待 處 理 頁 籤 內 , 可屣 以层 點 收 分 辦杫 公 文尠 與 送 件峋 個 人 創 號 公 文尠 。在峹 待 處 理 夾 內 , 點 選杮圖 示岴 進 行 收 件峋 。注 意 :1. 紙 本岓 公 文尠 , 可屣 待 實 體 公 文尠 拿 到 後 , 再峘 點 選杮 收 件峋 。2. 線 上 簽 核 公 文尠 , 可屣 透 過 明 細 查 詢 , 再峘 決 定 是 否 點 選杮 收 件峋 。圖 3.3-6補 充屌 說 明 :如崇 何 區 分 是 否 收 到 是 紙 本岓 公 文尠 還 是 線 上 簽 核 公 文尠 。我 們 可屣 以层 在峹 辦杫 理 欄 位 底 下 看 到 與 分 別 兩 個圖 示岴 , 前 者 為 紙 本岓 辦杫 理 , 後 者 為 線 上 簽 核 辦杫 理 。圖 3.3-7如崇 何 查 看 線 上 簽 核 公 文尠 明 細 呢 ?點 選杮 圖 示岴明 細 。圖 3.3-8文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :36

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義點 選杮 【 附 件峋 .tif】 檔 案 可屣 以层看 到 線 上 簽 核 公 文尠 內 容 。再峘 決 定 是 否 為 辦杫理 公 文尠 與 點 收 。圖 3.3-9圖 3.3-10a. 【 送 件峋 】: 選杮 定 處 理 狀 況 後 , 點 按 送 件峋 要 求 系 統 依 指 定 的 狀 況 進 行 公文尠 流 程 作 業 。b. 【 退 前 一 人 員 】: 將 公 文尠 退 回峵 給 上 一 流 程 處 理 關 卡属 。C. 已 送 未岔 收 頁 籤此 資 料 頁 籤 列峚 出屒 已 辦杫 理 送 件峋 之 公 文尠 , 且尼 收 件峋 辦杫 理 人 員 尚 未岔 收 件峋 的 公文尠 案 件峋 , 均 會 在峹 此 等 待 送 件峋 會 辦杫 人 員 收 件峋 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :37

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義步 驟 2. 取 消 送 件峋 。步 驟 1. 選杮 取 公 文尠 。圖 3.3-11 取 消 送 件峋 : 送 辦杫 人 取 消 送 出屒 的 公 文尠 文尠 件峋 。D. 待 核 判 頁 籤此 資 料 頁 籤 列峚 出屒 由岩 承 辦杫 人 陳 核 主尾 管 之 公 文尠 , 主尾 管 於 此 頁 籤 批 核 公 文尠 。在峹 待 核 判 夾 內 , 點 選杮圖 示岴 進 行 收 件峋 。1. 批 核 後 , 挑 選杮 處 理 狀 況 及 收 件峋 對 象 後 送 件峋 。2. 欲 退 件峋 之 公 文尠 , 直 接 點 按 退 回峵 重 擬 。圖 3.3-12文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :38

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義3.3.2 備 註 意 見 片尴 語 維 護(1). 使 用岦 時 機曙提 供 同峧 仁 在峹 線 上 簽 核 輸杨 入 文尠 字 意 見 、 或 備 註 意 見 時 的 片尴 語 設 定 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明在峹 常 用岦 片尴 語 處 輸杨 入 常 用岦 的 片尴 語 , 再峘 點 選杮 新 增 按 鈕 即 可屣 使 用岦 。圖 3.3-13A. 亦岿 可屣 拷 貝 共峗 用岦 片尴 語 到 自 用岦 片尴 語點 選杮 【 共峗 用岦 】 按 鈕 後 , 將 欲 複 製 的 片尴 語 打岌 勾 後 點 選杮 匯 入 自 用岦 , 即 可屣把 共峗 用岦 片尴 語 匯 入 自 用岦 片尴 語 中 。圖 3.3-14文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :39

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義3.4 檔 案 檢 調 應 用岦3.4.1 線 上 調 閱圖 3.4-1(1). 功屖 能 說 明調 卷 公 文尠 案 件峋 如崇 有 公 文尠 影 像 檔 時 , 調 卷 人 可屣 申岫 請 調 閱 電 子 影 像 檔 。即 可屣 透 過 線 上 調 閱 功屖 能 點 閱 公 文尠 影 像 電 子 檔 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明點 按 左岂 側 檔 案 檢 調 應 用岦 中 【 線 上 調 閱 】 進 入 操 作 畫 面 。圖 3.4-2文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :40

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義圖 3.4-33.5 稽 催 研 考 作 業圖 3.5-13.5.1 展 期 案 件峋 明 細 表(1). 功屖 能 說 明使 用岦 者 可屣 利 用岦 此 報 表 , 瞭 解 公 文尠 展 期 情 況 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明本岓 報 表 以层 收 文尠 、 創 號 日尤 期 為 查 詢 區 間 ,, 輸杨 入 完 所 需 條 件峋 區 間 後 ,點 按 【 列峚 印峣 】 即 可屣 產 生岥 該 報 表 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :41

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義圖 3.5-2圖 3.5-33.5.2 公 文尠 展 期 單(1). 功屖 能 說 明提 供 尚 未岔 結 案 的 公 文尠 展 期 申岫 請 。(2). 功屖 能 畫 面 指 引尙 與 說 明點 按 左岂 側 稽 催 研 考 作 業 中 【 公 文尠 展 期 單 】 進 入 操 作 畫 面 如崇 下 圖 :查 詢 : 查 詢 展 期 申岫 請 狀 況 。清 除 : 清 空 輸杨 入 資 料 。圖 3.5-4文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :42

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義輸杨 入 總 收 文尠 號 查 詢顯 示岴 該 件峋 公 文尠 展 期 次 數圖 3.5-5輸杨 入 預 定 展 期 日尤 期輸杨 入 展 期 原 因峴確 認 上 述 條 件峋 後 , 點 選杮 【 確 定 】圖 3.5-6 總 收 文尠 號 : 輸杨 入 公 文尠 文尠 號 展 期 日尤 期 : 點 選杮 輸杨 入 展 期 日尤 期 展 期 原 因峴 : 提 供 輸杨 入 展 期 原 因峴圖 3.5-7文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :43

葳 橋曖 資 訊 股 份峏 有 限 公 司屫教 育 訓 練 講 義展 期 核 准 之 公 文尠 , 會 有展 期 次 數 跟 明 細 。圖 3.5-8圖 3.5-9A. 【 展 期 申岫 請 】: 點 選杮 展 期 申岫 請 功屖 能 鈕 , 將 會 進 入 展 期 申岫 請 畫 面 。B. 【 取 消 申岫 請 】: 選杮 擇 取 消 之 展 期 申岫 請 公 文尠 , 刪 除 申岫 請 展 期 動 作 。C. 【 展 期 單 列峚 印峣 】: 紙 本岓 主尾 管 核 章 , 並 須 附 在峹 尚 未岔 辦杫 結 紙 本岓 公 文尠 一 併 交岾 由岩文尠 書 組 展 期 核 准 作 業 。文尠 件峋 編 號 :TTM-1010712A 日尤 期 :101/11/01 版 次 :V1.0 頁 數 :44