Referat fra bestyrelsesmøde - Halsted Kloster Golfklub

Referat fra bestyrelsesmøde
Torsdag den 4. april 2013 kl. 19.00‐22.00 i bestyrelseslokalet
Afbud fra Rene Tauner
1. Opfølgning på generalforsamling – Henrik Høgstrup
Referat:
Nye vedtægter er underskrevet og mangler alene underskrift fra dirigenten.
Referat fra generalforsamlingen er lagt på nettet.
2. Bestyrelsesansvarsforsikring
a) Rene Thauner foreslår en bestyrelsesdækning på mellem kr. 1,0‐2,0 mio. Der henvises til
vedlagte fil (se nedenfor).
Referat
a) Udsættes til næste møde.
3. Medlemmer – Christian Halling
a) Medlemsstatus sammenholdt med 4. april 2012
b) Målsætning for forøgelse
c) Initiativer til medlemsforøgelse
d) Medlemsrettigheder for flexmedlemmer herunder klubber i klubben.
e) Medlemsrestancer versus spillerettigheder mm.
f) Betalingsform
Referat:
a) Medlemsstatus p.t. er 411 aktive – medlemstallet sammenhold med 2012 fremlægges på
næste møde.
b) Målsætning 450 medlemmer i 2013
c) Der tages følgende initiativer til medlemsforøgelse:
Der fremsendes brev til tidligere medlemmer med opfordring til indmeldelse. Der følges op
telefonisk fra Pernille i sekretariatet. Ansvarlig er Christian som trækker en aktuel liste fra
Golfbox, og gennemgår den med Flemming Biel og Egon for eventuelle fejladresser mv.
Halsted Kloster Golfklub – Maribovej 252 – 4900 Nakskov

Tidligere medlemmer inviteres til arrangement med mulighed for at opleve golfspillet på
ny. Ansvarlig er Ulrik som beder Henrik Molsing om at tænde op i grille på dagen.
Tag en ven med kobles på repræsentanter fra mentorgruppen så der sker opfølgning.
Der gennemføres arrangement for prøvemedlemmer i starten af maj. Sammen med
begynderudvalget og kaninklubben udarbejder Henrik annonce ultimo april og Egon sørger
for pressemeddelelse. Aktiviteten gentages ultimo maj. Egon koordinerer
pressemeddelelser og annonce i Extraposten. Henrik og Ulrik er ansvarlig og sammenkalder
kaninklub og begynderudvalg i næste uge.
For nye medlemmer modregnes indskud på 895 i de næste tre rater – eksempelvis start
maj medfører reduktion i august, februar og maj. Bjarne er ansvarlig for at rette på
hjemmeside.
d) Der åbnes ikke for at flexmedlemmer kan indgå i klub i klub.
e) Kontingentrestance udgør kr. 15.000. Det er forudsætning for at spille herunder at spille
match at kontingent er betalt. 14 dage efter forfald udelukker kasseren medlemmet i
Golfbox. Der skal være aftaler om afvikling af restancer med kasseren for at restanter må
spille.
f) Kontingent opkræves via PBS da det medfører meget store administrative fordele for
kasseren. Hvis man ikke ønsker at bruge PBS opkræves girokortgebyr med kr. 50,‐ pr. gang
med virkning fra august. Anføres i nyhedsbrev at det kan undgås når betaling overgår til
PBS.
4. Sponsorer – Ulrik Skovgaard Hansen
a) Status indgåede sponsoraftaler
b) Mulige åbne aftaler – potentielle nye sponsorer
c) Sponsorpleje
d) Restancer fra 2012
Referat:
a) Der er aktuelt faktureret sponsoraftaler for kr. 170.000 og der mangle at blive faktureret kr.
60.000 som stor set er aftalt – der er således solgt sponsoraftaler for i alt kr. 230.000. Ulrik
orienterede om at to huller og 13 parkeringspladser er disponible for yderligere sponsorer.
b) Ulrik udarbejder og sender sponsorkontrakt med Næstved Pro Michael Brink vedrørende
hul 16 i aftalen indgår at han skal have mulighed for at gennemføre lagersalg af slagudstyr
et par gange over sæsonen. Hvis aftalen falder på plads vil Michael Brink endvidere tilbyde
sin assistance som PRO‐træner på enkelte dage over sæsonen, hvor medlemmerne har
mulighed for mod betaling at bestille træningssessioner.
Halsted Kloster Golfklub – Maribovej 252 – 4900 Nakskov

I nyhedsbrev og på hjemmeside vil i givet fald fremgå mulighed for PRO‐træning.
c) Som sponsorpleje gennemføres arrangementer over sæsonen hvor sponsorerne kan
deltage med medarbejdere på banen. Sponsorudvalget er ansvarligt.
d) Sponsorrestancer udgør kr. 0 pr. 31.12.2012
5. Budgetopfølgning og likviditet – Christian Halling
a) Aftale med træner
Referat:
a) Henrik og Christian afholder møde med Jesper om vilkår for træning.
6. Website mv. – Ulrik Skovgaard Hansen
a) Status website og Facebook
b) Opmærksomhedspunkter vedrørende navneændring
c) Aftale Apps
d) Aftale logo
e) Aftale vedligehold/service51155507
Referat
a) Website gennemgået og der blev aftalt mindre justeringer – Ulrik er ansvarlig.
b) Navneændringen skal slå igennem i alt materiale i klubben. Den flersproglig salgsbrochure
skal ændres, og Henrik sørger for fil i programmet ”Indesign” sendes til Ulrik. Der
produceres 200 baneguides med nyt navn og logo og vi har tilladelser fra Dansk Baneguides
til at bruge banebilleder. Ulrik aftaler med Marseilles om begge ændringer i det nye design.
c) Apps til telefoner er et let tilgængeligt redskab via mobil. Der er nu udviklet en App for
Halsted Kloster Golfklub som bestyrelsen har godkendt. Ulriks søn har lavet den nye App og
der blev i bestyrelsen udtrykt stor anerkendelse for det flotte arbejde som nu i samarbejde
med Marseilles lægges op på App‐Store.
d) Ulrik har sendt mail til Halsted Kloster om at vi gerne vil have en skriftlig accept.
e) Vedligehold af websites indhold vil fortsat ske via de hidtidige aktører (formænd m.v.). Der
skal fortsat være intensiv fokus på website, sociale medier som Facebook som
kommunikations‐ og markedsføringsplatform. Indsatsen med dette sker i tæt samarbejde
mellem Ulrik og Bjarne.
f) Der indgås supportaftale med Marseille på kr. 399 pr. måned passer hjemmesiden så den
spiller. Han instruerer alle redaktører i anvendelse og redigering af sider.
Halsted Kloster Golfklub – Maribovej 252 – 4900 Nakskov

7. Golfens dag 14. april 2013 – Ulrik Skovgaard Hansen
a) Ansvarlige
b) Plan
Referat:
a) Ansvarlig for Golfens dag er hele bestyrelsen som vil være i klubben på dagen.
Begynderudvalget vil også være i klubben og vil gå på bane med interesserede. Par 3
banen, puttingbane og drivingrange er åben – Ulrik er overordnet ansvarlig og beder
begynderudvalget og kaninklubben om at arrangere fortæring med Poul m.v.
b) Arrangementet gennemføres fra kl. 10.00‐15.00. Egon har sendt pressemeddelelse til
folketidende og Bjarne sender nyhedsbrev til abonnerende medlemmer via website.
8. Pro‐Am – Susanne Møllenbach
a) Forslag til udvalg
b) Status
Referat:
a) Susanne er formand og sammensætter for Pro‐Am udvalget. Henrik og Ulrik sørger for
sponsoraftaler.
b) Susanne har aftale på plads i forhold til 10. august 2012 og kontakter Jan i Marseilles med
henblik på at lave nye foldere til Pro‐Am og Par Match. Disse skal udarbejdes så det er
mulighed for at bruge dem efterfølgende som skabelon.
Susanne fremskaffer lister over pro‐er som tidligere har deltaget, og sørger for at der
sendes breve ud til potentielle deltagere.
Tilmelding for firmahold sættes til kr. 4500 med fri fortæring, frugt og forfriskninger.
Markedsføringsmæssigt slås på at det er Danmarks ældste pro‐am. I brainstorm over
firmaer som tilskrives blev nævnt Nykredit (Per Ladegaard), Business LF, GE‐moneybank.
Pro‐Am gennemføres som Gun‐start
9. Par Match – Henrik Høgstrup
a) Status
Referat
b) Susanne er formand og der forholdes som under punktet med Pro‐Am
Halsted Kloster Golfklub – Maribovej 252 – 4900 Nakskov

10. Shoppen – Egon Jensen
a) Indgåede aftaler for shoppen
b) Bemanding
Referat:
a) Sports Back Up og Amer er aktuelle leverandører til Shoppen men andre leverandører kan
tages ind. Vi har 60 dages kredit og godt dækningsbidrag.
b) Pernille bemander shoppen. Henrik orienterer tidligere aktører i Shoppen om dette.
Christian tjekker op på momsregler for shoppen ved revisor.
11. Markedsføring – Egon Jensen
a) Nyhedsbreve
b) Ajourføring af foldere og hotelaftaler
c) Business LF
Referat:
a) Egon udarbejder pressedelen – Bjarne versionerer til nyhedsbrev til medlemmerne.
b) Aftaler med hoteller er på plads. Hotellerne får 10 % på green‐fee.
c) Der er dialog med Business LF.
12. Aktiv Ferie juniorklubber i sommerferie – Bjarne Voigt Hansen
Referat:
Ulrik opfordrer Mie til at kontakte ungdomsskolen.
13. Orientering ‐ erindring
a) Feriepengesagen
b) Grundskyldsagen
c) Reviderede vedtægter
Referat
Orienteringerne taget til efterretning
14. Mødeplan 2013
Halsted Kloster Golfklub – Maribovej 252 – 4900 Nakskov

Bestyrelsesmøde afholdes første torsdag i måneden hele året– og forretningsudvalgsmøde tredje
torsdag i måneden oktober inklusive.
15. Punkter til kommende møder
a) Forsikringer generelt, herunder bestyrelsesansvarsforsikring.
16. Eventuelt
a) Vi holder LF‐mesterskab – Susanne står for det sammen med turneringsudvalget, herunder
sikrer at det sættes op i Golfmatch m.v.
b) Mailboks er overfyldt ‐ Lars bedes om at se på om mailboksen er overfyldt.
c) Ulrik undersøger om der er plads til tees og bolde i slikautomaten.
d) Klubledelse: på DGU kan man tilmelde sig nyhedsbreve for bestyrelser.
Referent : Bjarne Voigt Hansen
Bilag:
Materiale vedrørende bestyrelsesansvarsforsikring
image.pdf
Halsted Kloster Golfklub – Maribovej 252 – 4900 Nakskov