Referat 12 maj 2011 til skoleporten - Sværdborg Friskole

Referat af bestyrelsesmøde torsdag d. 12. maj 2011 kl. 19.00-22:00
Mødedeltagere: Lene Lise (LL), , Anja Valhøj (ANV) Sussi S. Hansen (SSH), Peter Hansen (PH), Jens
Johansen (JJ), Pia Nielsen (PN), Mik Erbs (ME)
Afbud: Pernille Jespersen (PJ),
Kage: Maria (Peters datter)
Dagsorden Indstilling Ansvarlig
Tid
(min)
Kl.
1. Godkendelse af dagsorden
Godkendt
B ME 5 19:00-19:05
2. Orientering ved skoleleder og formand
Status for antal elever og for trivselen, sygestatistik,
kontinuitet mv. – hvordan går det?
O ME/ANV 15 19:05-19:20
Vi er 85 elever.
Sygestatistik gennemgås.
Den generelle trivsel er pt. fin.
Vi vil gerne fremover se sygefraværet pr. medarbejder, så vi
kan følge med hvordan det går.
MUS for ledelsen er ikke afholdt endnu. Det gøres snarest.
Vi har fået tilbagemelding på støtte- og specialundervisning.
Det ser ikke ret godt ud. Vi har fået ca. 47% af de støttetimer,
vi søgte, og specialundervisning har vi kun fået 20%.
Bilag: Sygestatistik
3. Opfølgning på forretningsorden for bestyrelsesmøder
inkl. mødedatoer
PH foreslår standardskabelon for formulering af indstilling på
beslutninger:
Beslutning: Godkendt
Bilag: Skabelon til indstilling til bestyrelsesmøde på
Sværdborg Friskole
4. Forældrearbejdet
Der gives gensidig status for arbejdsgrupper og afholdte
opstartsmøder.
PH: IT-udvalg. Planer om at indkalde onsdag den 18.5
SM: PR-udvalg
ME: Administrationsudvalg er indkaldt til17.5
PJ: Sociale arrangementsudvalg
ME: Kompetenceudvalg er indkaldt til 16.5
PN: Hovedrengøringsudvalg. Ikke gjort.
SM orienterer om status for øvrige udvalg.
ME orienterer: El-udvalg er startet. Har udarbejdet skabelon
for opgaver.
Dette koncept udbredes til de øvrige udvalg. ME beder Eludvalgsformanden
om dette.
Anja sørger for at orientere om, at man skal bruge sin
B PH 10 19:20-19:30
O SM 20 19:30-19:50

Dagsorden Indstilling Ansvarlig
personlige adgang til forældreintra på et opslag.
SM og PJ orienterer skriftligt efter mødet.
5. Rengøring
Der gives status for opstart.
Det har generelt fungeret godt. Der har været et par enkelte,
der ikke vil bidrage.
En enig bestyrelse beslutter at alle forældre, med mindre der
er lavet en særlig aftale med bestyrelsen, skal gøre rent eller
alternativt får de en regning jf forældrearbejdskonceptet. Vi
fastholder rengøringsplanen, som vedtaget på
generalforsamlingen.
Hvis der er problemer, skal man ringe til den, der står som
ansvarlig.
Der skal hænge en vagtliste på skolen, så folk selv kan
opdatere planen.
Hvad gør vi, hvis folk ikke kan, og derfor gerne vil betale.
Såfremt familien ønsker tredie part til at varetage rengøringen,
skal dette godkendes af skoleledelsen.
Rengøring i weekenden: De arbejdede uafbrudt, og der var
ikke tid nok. Man lavede lidt mere grundigt, de steder, hvor
man var. Måske kan man føre flere opgaver over på
dagligdagene.
SH gennemgår planen med SM, og kigger på om der mangler
ting og om der skal omstruktureres samt om der mangler
personer på planen.
6. Budgetopfølgning
Status på budget og restancer forelægges.
Vi har i princippet kun en konto, så likviditetsbudgettet viser
det faktuelle. Derudover har vi et dankort til nødstilfælde og
mindre indkøb. Der står 0 kr på det. Det er aflåst.
Lene vil efter et stykke tid lave en procedure for hvad
kasseren står for og fremlægge i bestyrelsen.
Fejl fra sidste gang er rettet. De højere udgifter, der var der
sidste gang, er uændrede.
Beløb til de enkelte klasser afviger: Det skyldes at beløb til
klassekasserne følger skoleåret. Det, der bruges lige nu i
virkeligheden fra sidste års budget.
Lene er afregnet endeligt.
Besparelse til omlægning af telefon/internet er medtaget i
budgettet. Der er 2 adsl-linjer, 4 telefoner.
Tid
(min)
Kl.
O SM/ANV 10 19:50-20:00
D LL/ME 20 20:00-20.20

Dagsorden Indstilling Ansvarlig
Friskolefonden betales 2 gange om året, men der tjekkes op
på det.
Budgettet ser pænt ud. Der er brugt mindre end budgetteret.
Forældrebetaling: Der er ny opgørelse, der beskriver 2
måneder. Vi skal have indkrævet dem, der lige om lidt forlader
skolen.
Bilag: Budgetopfølgning april 2011
7. Bogføring
Drøftelse af mulighed for forældreudført bogføring (Corlis
Hansen (Maria 8. kl) er interesseret).
Indstilling: Der findes en løsning for bogføring.
Bestyrelsen godkender Corlis Hansen som bogfører. Hun får
mulighed for at logge på hjemmefra, men med begrænset
adgang.
Bilag: Corlis Hansen præsenterer sig selv
8. Skolens vedtægter
På GF var der en drøftelse af hvorledes, at regnskabet skal
godkendes af GF eller det kun skal foreligges som orientering.
Som det fremgik af drøftelserne, samt set i lyset af at ”alle” nu
også har en økonomisk interesse, skal bestyrelsen træffe en
beslutning om der skal laves en vedtægtsændring således, at
årsregnskabet når det er godkendt af revisorerne bliver
fremlagt til godkendelse af GF.
Derudover er der en række vedtægter som kræver en grundig
gennemgang, da de er imod strid eller ikke mere er
tidssvarende. Det kræver dog at der bliver holdt en
ekstraordinær GF inden den årlige GF.
Indstilling: Det foreslås, at
1. Der planlægges en ekstraordinær GF
a. Vedtægterne ændres således at årsregnskabet
godkendes af GF
b. Vedtægterne ændres således at ændringer til
vedtægterne kan ske uden der skal holdes to
GF
2. Bestyrelsen gennemgår vedtægterne, på temamøde
på den årlige GF, fremsætter bestyrelsen de
ændringer der er nået enighed om.
Et udvalg bestående af PH, PN og ME, kigger på vedtægterne
og kommer med oplæg til temamødet.
Bilag: Vedtægter for Sværdborg Friskole
9. Orientering om undervisningsmiljøundersøgelser
Der gives status og resultat af gennemført undersøgelse.
Tid
(min)
Kl.
B ME 15 20.20-20.35
B PH 10 20:35-20:45
O/D ME 15 20:45-21:00

Dagsorden Indstilling Ansvarlig
PN gennemgår resultat af undervisningsmiljøundersøgelser.
Tilbagemeldingen fra eleverne er helt overordnet, at
indskolingen er mere glade end udskolingen. Vi skal sørge for
at fastholde glæden og relationer, når eleverne kommer
længere op.
ME orienterer om, at der skal gennemføres en ny
undervisningsmiljøundersøgelse.
Bilag: Resultat af undervisningsmiljøundersøgelser
10. Ansættelse af ny Bh klasseleder
Der har været ansættelsessamtaler, og der er valgt en person
som indstilles til ansættelse.
Ansættelsesudvalg har valgt Signe Rosendahl. Signe er 36 år
og kommer fra Holmegårdsskolen. Signe er uddannet
pædagog og næsten læreruddannet.
Bestyrelsen godkender ansættelse.
PH ville gerne have haft en begrundelse og beskrivelse.
Bilag: Ansøgning
11. Genvedtagelse af Forretningsgang for kampagner og
markedsføring mv.
Gældende forretningsgang er vedlagt. Tidligere bestyrelses
forretningsgang for synlighed er vedlagt til inspiration. Det kan
overvejes om forretningsgangen lægges ud til drøftelse i
udvalget med henblik på at udvalget udarbejder udkast til
godkendelse i bestyrelsen.
Indstilling: Det foreslås, at vedlagte bilag ” Forretningsgang
for kampagner og markedsføring mv” og ”Forretningsgang for
synlighed” udleveres til PR-udvalget, som bedes om at kome
med forslag til ny forretningsgang.
Indstillingen er godkendt. Shaddie overleverer.
Bilag: Forretningsgang for kampagner og markedsføring mv.
Forretningsgang for synlighed.
12. Genvedtagelse af Forretningsgang for morgensamling
Gældende forretningsgang fra tidligere bestyrelse er vedlagt.
Forretningsgangen tilrettes efter nuværende praksis. Udkast
hertil il inspiration er vedlagt i bilag.
Indstilling: Det foreslås, at vedlagte bilag ” Forslag til
forretningsgang for morgensamling godkendes.
Der skal indføjes en linje om det ”levende ord” og
kulturformidling og at det Grundtvig Koldske kommer til udtryk
ved morgensamlingen.
Tid
(min)
Kl.
B PN 15 21:00-21:15
B ANV 5 21:15-21:20
B ME 5 21:20-21:25

Dagsorden Indstilling Ansvarlig
Herefter er indstilling godkendt. Lene formulerer ændringer.
Bilag: Forslag til forretningsgang for morgensamling
13. Lokalaftale
Lokalaftale drøftes.
Der er ikke ligeså mange timer at fordele, fordi lærerne jo er
gået op i tid.
Bestyrelsen vil gerne have, at der afsættes tid af til at
koordinere og være aktive i fællesarrangementer fx ved
forberedelse af underholdning til julefest.
Der flyttes 20 timer fra biblioteket til specielle projekter,
udpeget efter ønske fra bestyrelsen.
Bestyrelsen vil fremover ind over lokalaftalen før den handles
af med lærerne, så bestyrelsen også får indflydelse på
lokalaftalen.
10 timer i arbejdstid/kompensation rettes til 5 timer.
Mik drøfter lokalaftalen med Keith, og vender tilbage med
henblik på godkendelse.
Der er i øvrigt sket en mindre ændring i fagfordelingen for
næste skoleår. Der arbejdes på at købe 8 timers
tyskundervisning af Svenstrup Efterskole. Det koster 80.000 kr
for hele skoleåret.
Dennis tager Pias Krea-fag i 4.-5. Derved kan Pia lave
støtteundervisning. Der kommer et beslutningspunkt senere.
Indstilling: Det foreslås, at lokalaftale godkendes.
Bilag: Lokalaftale
14. Valg af ny revisor
Drøfte proces og tidsplan for valg af ny revisor.
PH forbereder oplæg til næste møde. Indkomne tilbud fra
revisorer sendes til PH.
15. Evt.
Næste bestyrelsesmøde er den 9. Maj.
Temamøde er den 19. Juni kl 10.30-16.30. 50 kr pr. person.
LL vil gerne se på at vi på sigt får uddannet vores personale.
Spørgsmål om dimmisionsfest udsættes til næste gang.
16. Godkendelse/Underskrift af referat
Tid
(min)
Kl.
D/B ME 15 21:25-21:40
D PH 10 21.50-22.00
Alle 10 22:00-22:05

Dagsorden Indstilling Ansvarlig
17. Kommende punkter:
Kompetencefordeling ml bestyrelse og skoleleder
Valg af ny revisor
5 års plan
Foreløbige punkter til temamøde:
Bestyrelsens årshjul for 2011
Skolens vedtægter
Genvedtagelse af Retningslinjer for skole/hjem-samarbejde
Genvedtagelse af Forretningsgang for udarbejdelse af
virksomhedsplan
Virksomhedsplan og indsatsområder
Procedure for (gen)vedtagelse af politikker og
forretningsgange
Evt. oprettelse af ekstra klasse
D = drøftelse O = Orientering B = Beslutning
?
Juni
Juni
Temamøde
Temamøde
Temamøde
Temamøde
Temamøde
Temamøde
Temamøde
Tid
(min)
Kl.