Microflex Ticketing system Microflex A Division of Ticketmaster

mno 12.06.07
Microflex Ticketing system
Microflex A Division of Ticketmaster

INDHOLDSFORTEGNELSE
INTRODUKTION 2
EVENTOPSÆTNING 3
PRINTEROPSÆTNING FOR P200 4
BETALINGSPLANER 7
DOKUMENTER 8
DOKUMENTYPER 9
ARBEJDSFLOW: INVOICING SALG 11
BETALING AF ORDRE 17
ARBEJDSFLOW: INVOICING RESERVATION 19
BETALING AF ORDRE 24
ORDREÆNDRINGER VED EN INVOICED ORDRE 26
RETURNERING 26
OMBYTNING & ÆNDRING AF PRISTYPE 30
KONTOSTATUS 30
KUNDEKREDIT: REFUNDERING & OVERFØRSEL 33
1

INTRODUKTION
Funktionaliteten at sende en faktura eller ordrebekræftelse til en given kunde
kaldes i BILLETnet regi Invoicing (fakturering). Invoicing følger helt specifikke
forretningsgange i Microflex systemet, og involverer sig over flere programmer
(P200, 7.11, 702 og 8.02), hvor P200 dog er primær.
Af denne grund er der behov for en særskilt manual, som tillæg til P200
brugermanualen.
Der skelnes overordnet mellem Invoicing salg (bruges generelt til abonnenter)
og Invoicing reservation (bruges generelt til grupper):
Salg benyttes, når man ønsker at fakturere solgte billetter, hvor
tidspunktet for betalingen, ikke har betydning i forhold til eventen og hvor
betalingen først finder sted EFTER salget, som følge af et tilsendt
dokument. Ordren sælges med en særlig betalingsform, Receivable, som
gør at der dannes en konto samt et dokument, med et eller flere girokort
(afhængigt af antallet af betalingsdatoer/forfald), som sendes til kunden,
ofte sammen med billetterne.
Type: Faktura (FAK).
Reservation benyttes, når man ønsker at fakturere reserverede billetter,
hvor betalingen finder sted FØR eventen og før billetterne printes (som
følge af et tilsendt dokument). Ordren reserveres og et dokument
udskrives og sendes til kunden; betalingsfristen er ofte lang, da der er tale
om særlige kunder og større ordrer med mange ændringer undervejs. Når
betalingen er registreret sælges ordren og billetterne sendes til kunden.
Dokument: Gruppe (GRP) eller Bekræftelse (BEK).
2

EVENTOPSÆTNING
Allerede ved opsætningen af en event, skal der tages højde for, om muligheden
for Invoicing skal være tilgængelig for arrangøren, på den pågældende event.
Dette gøres i NX Menu punkt 3.03.
Fanen General åbnes
Fanen Invoicing åbnes
3
Herefter udfyldes:
Allow invoiced reservation: Muligheden for Invoicing reservation.
Offer payment plan: Muligheden for at bruge betalingsplaner
Start of reservation: Startdato for Invoicing i P200.
End of reservation: Slutdato for Invoicing i P200.
Reservation expiry: Sidste afhentningsdag for en invoiced reservation.
NB!
Days: Udfyldes ikke.
Invoiced reservations
styres af reglerne for
normale reservationer.

Ved at have startdato, slutdato . Osv separat for invoicing kan man som
arrangør operere uafhængigt at den almindelige salgsperiode. Dette gør så at
man kan have et set regler for almindeligt salg og et for Invoicing.
PRINTEROPSÆTNING FOR P200
Det er muligt at printe dokumenter direkte fra P200, i forbindelse med en
Invoicing transaktion, både salg og reservation. Dette kan konfigureres som en
fast indstilling i P200, dvs. at brugeren IKKE spørges. Det kan også konfigureres
som en valgmulighed for brugeren, hvor brugeren altid vil få valget om der skal
printes et dokument eller ej.
(NB! Det er ligeledes muligt at printe via Batch print, programmet 7.02. Denne
funktionalitet er forklaret i en særskilt manual).
Forudsætningerne for dette er:
Ad 1)
1) At printeren understøtter formatet postscript, som dokumenterne er lavet i.
2) At Microflex er indstillet til at printe dokumenter på den rigtige printer.
3) At printerens bakker konfigureres korrekt i forhold til typen af dokument.
Printeren skal understøtte formatet Postscript, for at kunne indstilles til at printe
dokumenter fra Microflex. Printeren skal for det første være bygget til det, dvs. at
den er købt med denne funktionalitet. For det andet skal der være installeret en
særlig printer driver, en postscript driver; denne kan downloades fra Internettet.
Arrangøren har ansvaret for begge dele.
4

Ad 2)
Det er vigtigt at Microflex indstilles til at printe dokumenter på en fast printer, da
der er visse forudsætninger, som skal være på plads, for at printeren skal
fungere bl.a. Postscript formatet.
NB! Selvom man foretager et valg af printer, der gælder for samtlige dokumenter,
man vælger at printe via P200, påvirker dette valg IKKE printermuligheden af fx
MF-rapporter til en anden printer i det lokale netværk.
Indstillingen af printer foregår i Microflex i NX Menuen, under ikonet
Configuration.
Herunder vælges fanen Hardware,
og profilen i venstre side markeres.
Herefter vælges den korrekte printer
fra det lokale netværk under Report
Printer.
5

Ad 3)
Konfigurationen af printerens bakker sker hos BILLETnet. Arrangøren skal
orientere Client Support om hvilke printerbakker, der bruges til hvilken type papir
(fx blankt papir, girokort etc.) og navnet på disse bakker i printerens opsætning.
Nedenstående er en kopi af den printerformular, som skal udfyldes til Client
Support. Printerformularen udleveres af salgsafdelingen, som en del af opstarten.
6

BETALINGSPLANER
En betalingsplan er en foruddefineret plan for kundens betaling af en faktureret
ordre. Betalingsplanen vælges i Invoicing transaktionens udgangspunkt, og den
kan derefter IKKE skiftes ud med en anden.
Konfigurationen eller typen af Payment plan bestemmes af arrangøren, men den
oprettes af Client Support.
Følgende regler gælder for udformningen af disse:
1. Én samlet betaling.
2. Ratebetaling, flere betalinger med et fast interval mellem betalingerne
Begge disse betalingstyper kan kombineres med to forskellige
datokonfigurationer:
a) En fast betalingsdato
b) En betalingsdato udregnet i forhold til transaktionsdatoen.
Eksempler på kombinationer
1a)
1 fast betaling d. 10.07.07
1b) 1 variabel betaling 30 dage fra transaktionsdatoen
2a)
3 faste betalinger, d. 01.01 + 01.02 + 01.03 2007
3a) 3 variable betalinger, den 1. i måneden, 16 dage fra transaktionsdatoen
7

DOKUMENTER
For at gøre faktureringssystemet mere effektivt, er processen omkring dannelsen
af dokumenter forandret. Det er nu således, at en ordres dokument først dannes,
når det skal printes ikke som før, hvor dokumentet altid blev dannet som en fast
del af transaktionsprocessen.
Nu har man følgende konfigurationsmuligheder i P200:
Ad a)
a) IKKE printe dokumenter
b) Printe dokumenter
c) Blive spurgt om man vil printe dokumenter eller ej
Ønsker man ikke at printe dokumenter, vil P200 blot springe skærmbilledet over,
der har med print af dokument at gøre. Dokumentet bliver ikke dannet, og ordren
vil derfor heller ikke indeholde fanebladet dokumenter. Ordrens status i P200 er
her to be invoiced ; dvs. at den er markeret som en invoiced ordre, men at
dokumentet hverken er dannet eller printet. Ordren er en invoiced ordre, fordi den
er solgt med betalingsformen Receivables (Invoicing salg), eller den er reserveret
med dokument (Invoicing reservation), (F10 i P200)
I dette tilfælde skal dokumentet dannes efterfølgende via program 7.11 (Batch
document generator) og printes via program 7.02 (Batch print).
Ad b)
Ønsker man altid at printe dokumentet, vil dokumentet både blive dannet og
printet efter hver Invoicing transaktion. Ordrens status er her invoiced , da
ordren både er markeret som en Invoicing ordre (gælder både salg og
reservation) og dokumentet er dannet og printet.
8

Ad c)
Ønsker man få tilbudt begge valgmuligheder, vil P200 give brugeren
valgmuligheden for at printe eller ej: Hvad end man vælger (Yes/No), gælder
ovenstående forklaringer for tilsvarende valg.
NB! Det er dette punkt, man springer over, hvis man har valgt konfiguration a
eller b. Disse konfigurationer kan sættes pr. klasse, således at man f.eks for
klassen salg er sat til mulighed b, mens klassen abonnement er sat til a.
DOKUMENTYPER
Der er forskellige typer af dokumenter, som bruges til Invoicing. Forskellen
mellem disse dokumenter ligger i selve dokumentet, men også i måden de
bruges på der er fx forskel på det dokument, der bruges.til Invoicing salg, og
det, der bruges til Invoicing reservation.
FAK (faktura)
Dette dokument bruges til Invoicing salg, og det er et juridisk bindende
dokument. Dette betyder, at revisionssporet skal kunne følges igennem
hele ordrens transaktionshistorie. Dvs. at samtlige transaktioner forbundet
med ordren, skal kunne følges i systemet, i tilfældet med en Invoicing
ordre også i dokumenterne.
Derfor: Når man laver en ændring i ordren (tilføjer en billet, fjernet en billet,
ændrer en pristype etc.), skal der dannes et nyt dokument, en ny FAK.
Men for at tilkendegive, at der har været foretaget en ændring, danner
9

systemet automatisk først en KRD (kreditnota), der reflektere/afspejler
annulleringen af ordren.
KRD (kreditnota)
En KRD benyttes således formelt af systemet til at vise ændringer og
annulleringer af ordre. Rent praktisk kan dette dokument benyttes til at
vise kunden, at man har registreret dennes annullering af en given ordre.
Indholdet er magen til den oprindelige faktura med negative beløb
GRP (gruppedokument)
Dette dokument benyttes til Invoicing reservationer, oftest
gruppebestillinger. Et GRP dokument opfører sig på samme måde som en
FAK og er altså også et juridisk bindende dokument. Også her vil
systemet danne en KRD efter hver ændring i ordren
BEK (bekræftelse)
En BEK benyttes ligesom GRP til Invoicing reservationer. I modsætning til
GRP er en BEK dog ikke et juridisk bindende dokument, hvorfor systemet
ikke vil danne en KRD ved en ændring, men blot en ny BEK. I tilfældet af
annullering dannes ikke nogen ny BEK
PSTAT (payment statement)
Dette dokument er en simpel status over kundens ordre. Den viser
udestående forfald og allerede betalte forfald.
Det gælder for samtlige dokumenter, at der er begrænsninger i deres layout.
BILLETnet anbefaler at et standard layout benyttes, da der er en ekspeditionstid
på oprettelsen af et nyt dokument layout på ca. 2 måneder.
10

ARBEJDSFLOW: INVOICING SALG
Flowet omkring et Invoice salg er lidt anderledes end ved et almindeligt salg,
Se næste side
F2
11

Det tilrådes at starte med kundesøgning, for at tjekke om der er givet tilladelse til
at kunden kan få kredit , om der er flueben i Tilgodehavende.
Tilgodehavende betyder at kunden er godkendt til at få oprettet en konto med
evt. udestående betalinger.
NB! Denne fejlmelding forekommer, hvis ikke kunden har denne markering
12
F12

Herefter vælges event og pladser/pristyper på sædvanlig vis.
Når ordren er afsluttet og skal sælges, vil systemet automatisk vælge
betalingsformen Receivables.
Denne betalingsform tilkendegiver, at man har med en fremtidig betaling at gøre,
og at man vil kunne danne et dokument på ordren, som kan sendes til kunden.
Herefter vælges betalingsplanen,
som er bestemt på forhånd og
altid oprettes af Client Support.
Det er her, man vælger hvornår
kundens betaling(er) skal falde,
f.eks 1 rate eller 2.
Når planen er valgt, tastet OK
(F12).
13
F12

Næste billede er Payment Option, hvor den eneste mulighed er Faktureret , da
de andre muligheder ikke er tilladt i Danmark endnu.
Er man konfigureret til at skulle vælge om man vil printe dokument med det
samme, vil følgende billede dukke op.
14
Ellers springes det automatisk
over, som tidligere nævnt.
Taster man No, vil systemet ikke printe et dokument og heller ikke danne et.
Dette betyder, at man på et senere tidspunkt skal danne dokumenter i Batch
document generator, 7.11 (se separat guide for denne funktionalitet).
Man springer derfor næste punkt over, og går direkte til billedet Ordre resume, for
at afslutte transaktionen.
Taster man Yes, vil systemet danne OG printe et dokument, når transaktionen
afsluttes. Dette forudsætter, at en printer er tilknyttet P200 og at printeren
understøtter formatet postscript (se denne guide under afsnittet DOKUMENTER).

Det er muligt at vælge dokumenttypen i menuen, blandt de tilgængelige
dokumenter hos den pågældende arrangør.
Herpå følger billedet Ordre resume, og transaktionen afsluttes med F12.
15

Hvis man valgte Yes til at printe dokumentet, ser ordren således ud, med et nyt
faneblad Dokumenter . (Her er det muligt at reprinte det valgte dokument ved at
højreklikke med musen).
Dette faneblad har flere kolonner, der gør det let at skabe et hurtigt overblik over
kundens Invoicing ordre. Bl.a. hvilket dokument er der tale om?, hvornår er det
printet?, hvem har printet det?
Samtidig kan man se fanebladet 1-Forfald i bunden af billedet her er
betalingsfeltet gråt, og beløbet er 0,-.
16

BETALING AF ORDRE
Stå i klassen Salg, søg ordren frem via F9 og betal ordren fuldt eller delvist via
F3.
Vælg det eller de forfald, der skal betales. Vælg betalingsformen og tryk på
Betal .
17
F3

Herunder ses samme ordre, som nu er betalt. Fanebladet hedder nu 1-Betalt og
hele betalingsfeltet er markeret med grøn og viser det betalte beløb.
18

ARBEJDSFLOW: INVOICING RESERVATION
Flowet omkring en Invoiced reservation starter som en ganske almindelig
reservation, dog kan man med fordel starte med at finde kunden frem. Så findes
eventen, og man vælger pladser og pristype.
Her tastes F10 Reserver (Dokument) for at tilkendegive, at der er tale om en
Invoiced reservation.
19
F10

Herefter vælges betalingsplanen,
som er bestemt på forhånd og
oprettes som pt. af Client
Support. Det er her, man vælger
hvornår kundens betaling(er) skal
falde.
Når planen er valgt, tastet OK
(F12).
Næste billede er Payment Option, hvor den eneste mulighed er Faktureret , da
de andre muligheder ikke er tilladt i Danmark endnu.
Dette er en tekst der er defineret af BILLETnet, som afventer oversættelse.
20
F12

Er man konfigureret til at skulle vælge om man vil printe dokument med det
samme, vil følgende billede dukke op.
21
Ellers springes det automatisk
over, som tidligere nævnt.
Taster man No, vil systemet ikke printe et dokument og heller ikke danne et.
Dette betyder, at man på et senere tidspunkt skal danne dokumenter i Batch
document generator, 7.11 (se separat guide for denne funktionalitet). Ordren vil
da have status To be Invoiced.
Man springer derfor næste punkt over, og går direkte til billedet Ordre resume, for
at afslutte transaktionen.
Taster man Yes, vil systemet danne OG printe et dokument, når transaktionen
afsluttes.(Dette forudsætter, at en printer er tilknyttet P200 og at printeren
understøtter formatet postscript (se denne guide under afsnittet DOKUMENTER).

Det er muligt at vælge dokumenttypen i menuen, blandt de tilgængelige
dokumenter på den pågældende server.
Herpå følger billedet Ordre resume, og transaktionen afsluttes med F12.
22

Hvis man valgte Yes til at printe dokumentet, ser ordren således ud, med et nyt
faneblad Dokumenter .
Dette faneblad har flere kolonner, der gør det let at skabe et hurtigt overblik over
kundens (Invoicing) ordre. Bl.a. hvilket dokument er der tale om?, hvornår er det
printet?, hvem har printet det?
Samtidig kan man se fanebladet Forfald
i bunden af billedet her er betalingsfeltet
gråt, og beløbet er 0,-.
Til højre ses samme ordre, som nu er
betalt. Fanebladet hedder nu 1-Betalt og
hele betalingsfeltet er markeret med grønt
og det betalte beløb femgår
23

BETALING AF ORDRE
En Invoiced reservation kan FØRST sælges, når den er blevet betalt. Hvis man
forsøger at printe ordren, før den er betalt, vil følgende besked dukke op
Stå i klassen Salg, søg ordren frem via F9 og betal ordren fuldt eller delvist via
F3.
24
F3

Vælg det forfald, der skal betales. Vælg betalingsformen og tryk på Betal.
Herunder ses samme ordre, som nu er betalt. Fanebladet hedder nu 1-Betalt og
hele betalingsfeltet er markeret med grønt og det betalte beløb fremgår
Nu kan reservationen sælges via F12 Send til ordre.
25

ORDREÆNDRINGER VED EN INVOICED ORDRE
Samtlige ordreændringer SKAL foretages i samme klasse, som den Invoiced
ordre er lavet i. De foretages på præcis samme måde, som hvis man ville lave
ændringer i en normal ordre det er altså de samme F-taster, der skal bruges.
Forskellen forekommer, hvis den ordre, man vil ændre, er betalt og selvfølgelig
i forhold til det dokument, der evt. er vedhæftet ordren.
RETURNERING
Stå i klassen ordren er lavet i, søg ordren frem via F9 og returnér via F4.
Her er valgt at returnere en enkelt plads i ordren.
26
F12

Næste billede er også kendt fra returnering af normale ordrer.
Herefter vælger man, om man vil printe dokument eller ej.
27
F12

Herefter ses det vanlige billede Ordre resume.
Når ordren er betalt, vil følgende billede dukke op. Der tastes OK.
28
F12

Som en ny del af processen er der nu oprettet en særlig betalingsform til
kreditering. Den hedder Kundekredit , og den erstatter TilgodeABN , som
tidligere har været brugt.
Funktionen af denne betalingsform er, at den ALTID skal benyttes, når man
returnerer billetter i en invloiced ordre. Da den udelukkende har med kredittering
at gøre, skal man først SENERE tage stilling til, hvad man vil gøre med den
kredit, man nu har oprettet på kundens konto: Skal den udbetales eller gemmes?
Skal kreditten gemmes, gør man ikke mere. Skal kreditten benyttes til fx
udbetaling, skal man fortsætte til kundens Kontostatus. Herunder findes status
over kundens samlede fakturerede ordrer, bevægelser på kontoen og kundens
balance.
29

OMBYTNING & ÆNDRING AF PRISTYPE
Ombytning af billetter og ændring af pristype i en invoiced ordre, foregår på
præcis samme måde som ved en almindelig ordre.
NB! Husk dog at stå i den klasse, som ordren oprindeligt blev lavet i ellers er
det ikke sikkert, at der er adgang til eventen eller pristyperne, man forsøger at
bytte til
KONTOSTATUS
Søg kunden frem via F2 og gå ind i Kontostatus. Skal kreditten udbetales, skal
man skifte over til klassen Salg, for at få adgang til de brugbare betalingsformer,
fx Kontant.
30

Under Kontostatus ses to faneblade for oven: Active Items og History.
Active Items indeholder de aktive elementer, der findes på kundens konto. Hvis
der er udeståender med kunden (kunden skylder arrangøren, arrangøren skylder
kunden), er disse at finde her.
Et hurtigt overblik kan også fås ved at kigge på balancen nede i feltet Summary. I
eksemplet ovenfor ser man, at balancen indeholder en kredit på kr. 1380,-.
Samtidig ser man mere detaljeret, at der er tale om 2 overbetalinger markeret
med rødt foroven.
31

Det er muligt at gøre billedet mere personligt ved at foretage forskellige
indstillinger. Højreklik med musen på skærmen og vælg fx Legend for at få
forklaringen på de forskellige farver på linierne.
Vi anbefaler, at man ¨leger¨ lidt med de forskellige muligheder her, for at få et
godt kendskab til de muligheder, der er i Kontostatus.
32

KUNDEKREDIT: REFUNDERING & OVERFØRSEL
Når billetter i en betalt, invoiced ordre er blevet returneret, dannes der en
Kundekredit på kundens konto. For at gøre noget ved denne kredit, skal man
have adgang til kundens kontostatus i kundebilledet. Her er det muligt, at
behandle kreditten på to forskellige måder:
1. Kreditten refunderes til kunden
2. Kreditten overføres til en anden konto
Ad 1) Refundering
Skal kreditten refunderes til kunden, tastes F4 Refund credit; husk at stå i
klassen Salg, så der er adgang til de rigtige betalingsformer!
Flow: Markér Refund Credit Amount vælg betalingsform vælg beløb
I eksemplet ovenfor, har man valgt at refundere kr. 690,- af det tilgængelige
beløb i betalingsformen Kontant. Herefter trykkes på Process.
33

Systemet vil derefter spørge, om brugeren er sikker på, at refunderingen skal
gennemføres.
Ad 2) Overførsel
Skal kreditten overføres til en anden kunde, tastes F4 Refund credit.
Flow: Markér Transfer Credit Amount to another Customer vælg kunden
vælg beløb
34

Da man ikke skal vælge en betalingsform ved en kreditoverførsel (man overfører
en Kundekredit), er det ikke nødvendigt at stå i en særlig klasse.
Det er muligt at finde kunden via en normal kundesøgning: Tryk på de 3 prikker
og foretag din søgning. Er kundenummeret kendt, kan dette tastes direkte i feltet
Customer #. Bagefter er det muligt at verificere, om kunden er korrekt ud fra navn
og telefonnummer.
Også her er det nødvendigt at godkende handlingen med et tryk på Yes.
35