LOGISTIKHÅNDBOG - Indeks Retail A/S

LOGISTIKHÅNDBOG
Version: 2.0
Redigeret d.: 06/8-2010
Af: CUH
Regler og procedurer vedrørende
leverancer til in/out as

Logistikhåndbog
Indledning ........................................................................................... 3
Generelt .............................................................................................. 4
Varestamdata ...................................................................................... 4
Emballeringsniveauer for handelsenheder og logistiske enheder. ................ 4
Identifikationer – EAN-numre ................................................................ 4
Eksempel på unikt EAN-nummer for hvert emballeringsniveau: .................. 5
Dimensioner ........................................................................................ 5
Vægt .................................................................................................. 6
Pakning og palletering .......................................................................... 6
Konsekvens ved mangelfuld emballering, palletering og stregkodemærkning 7
Takstblad vedr. leverancer på paller: ...................................................... 7
Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen ........................... 7
Takstblad vedr. leverancer i kolli ............................................................ 7
Takstblad vedr. følgesedler .................................................................... 7
Indkøb ................................................................................................ 9
Varebestilling ....................................................................................... 9
Ordrebekræftelser ................................................................................ 9
Takstblad vedr. ordrebekræftelser .......................................................... 9
Takstblad vedr. bekræftet levering ......................................................... 9
Lager ................................................................................................. 10
Varemodtagelse .................................................................................. 10
Takstblad vedr. advisering .................................................................... 10
Emballage og emballagekrav ................................................................ 10
Emballering og palletering hos samarbejdspartner ................................... 11
Kontaktoplysninger til samarbejdspartner ............................................... 11
Tillæg ................................................................................................ 12
Egen import af varer – herunder fra Fjernøsten ....................................... 12
Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen .......................... 12
Transitvarer ........................................................................................ 13
Takstblad vedr. transitvarer .................................................................. 13
Electronic Data Interchange (EDI) ......................................................... 13
Kontaktoplysninger og åbningstider ....................................................... 14
Åbningstider administrationen ............................................................... 14
Åbningstider varemodtagelsen .............................................................. 14
Bilag .................................................................................................. 15
Lagerfakturering (til in/out as’ lager) ..................................................... 15
Takstblad vedr. lagerfaktura ................................................................. 15
Gennemfakturering.............................................................................. 15
Elektronisk fremsendelse af faktura ....................................................... 16
Betalingsvilkår .................................................................................... 16
Takstblad vedr. betalingsvilkår .............................................................. 17
FEB 08 2 af 18

Indledning
Logistikhåndbog
Formålet med dette informationsmateriale er at orientere om retningslinier for levering af varer til
in/out as’ terminaler 1 . Retningslinierne skal præcisere hvorledes in/out as kræver varer leveret,
således at der skabes det mest optimale og ensartede flow gennem in/out as’ del af
forsyningskæden.
Forudsætningen for en succesfuld implementering af disse retningslinier er, at materialet er kendt
af alle de grene af leverandørens virksomhed, der er i berøring med og kan påvirke logistikken ved
in/out as.
Logistikhåndbogen er udelukkende tilgængelig på in/out as’ hjemmeside under leverandørinfo på
internetadressen:
www.i-o.dk
Da logistikhåndbogen er et dynamisk redskab, der løbende opdateres, er det vigtigt, at
leverandøren løbende henter den nyeste version. Der vil på hjemmesiden være angivet, hvilken
version der er gældende.
Logistikhåndbogen skal skabe det bedst mulige grundlag for, at varer effektivt kan
gennemstrømme vor del af forsyningskæden og videre ud til in/out as’ kunder. Ingen
forsyningskæde er tjent med, ikke at have klare retningslinier og procedurer, da specialhåndtering
kun skaber frustration og endog øgede omkostninger. In/out as har, med baggrund i dette, været
nødsaget til at indføre økonomiske konsekvenser overfor de leverandører, der fremadrettet ikke
lever op til de beskrevne logistiske retningslinier for korrekt emballering, palletering,
stregkodemærkning og dokumenthåndtering.
Konsekvenserne af manglende overholdelse af retningslinierne er angivet på de enkelte takstblade
i denne håndbog.
Vi håber selvfølgelig, at alle vore leverandører vil tage godt imod materialet, så også dette tiltag
kan blive til glæde og gavn for alle.
Spørgsmål til de beskrevne retningslinier, kan rettes til logistikafdelingen ved in/out as på følgende
måder:
Med venlig hilsen
in/out as
Christian Heimer
Adm. Direktør
Tlf.: 7675 2067 eller mail logistik@i-o.dk
1 Terminal er en af in/out’s lagerhaller hvortil der leveres varer.
FEB 08 3 af 18

Generelt
Logistikhåndbog
Varestamdata
Samhandelen mellem in/out as og vore leverandører baseres i stadigt stigende grad på
anvendelse af struktureret information om varen og dennes logistiske egenskaber. Dette sker i
såvel varebestillingen som i forbindelse med modtagelse af varen på in/out as’ terminaler og
senere også i forbindelse med varens distribution til in/out as’ kunder.
Det er derfor essentielt, at den information leverandøren giver in/out as er fuldstændig korrekt og
komplet på de ønskede områder.
Indmelding af nye varer skal ske via vort oprettelsesskema, som downloades fra hjemmesiden
www.i-o.dk.
Som en del af vareoprettelsen skal der bl.a. medsendes billedfiler af varen. Billedet benyttes i
intern database. Billedet skal være i JPEG format på min. 300 dpi.
Materialet mailes til personen der modtager vareoprettelsen.
Emballeringsniveauer for handelsenheder og logistiske enheder.
For at præcisere hvor de enkelte stamdata hører hjemme, defineres de emballeringsniveauer, som
en vare kan befinde sig på.
Emballeringsniveau Definition
Forbrugerenhed/
handelsenhed
(Varen)
Detailkolli
(Inderkolli)/
logistisk enhed
Grossistkolli
(Yderkolli)/
logistisk enhed
En forbrugerenhed er den enhed, der sælges stykvis til forbrugeren
Eksempel: En blå brevordner, en limstift
I oprettelsesskemaet skal der, i dette eksempel, noteres 1 stk.
Et detailkolli indeholder et antal forbrugerenheder og udgør normalt det niveau
hvor samhandel mellem in/out as og in/out as’ kunder finder sted.
in/out as bestiller som hovedregel varer hos leverandøren på dette niveau.
Eksempel: 10 blå brevordnere, 10 poser registre
I oprettelsesskemaet skal der, i dette eksempel, noteres 10 stk.
Grossistkolli anvendes som regel til at ”holde sammen” på et antal detailkolli,
der på grund af størrelse eller sårbarhed ikke kan stables, som de er.
Eksempel: Et grossistkolli med 48 detailkolli med hver 12
kuglepenne (i alt 576 forbrugerenheder)
I oprettelsesskemaet skal der, i dette eksempel, noteres 576 stk.
Identifikationer – EAN-numre
Uanset hvilket emballeringsniveau varen befinder sig på, skal den kunne identificeres entydigt. Til
hvert emballeringsniveau hører således et EAN-nummer 2 .
EAN-nummeret udmærker sig dels ved at være entydigt, og dels ved at nummeret kan udtrykkes i
en stregkode. in/out as vil i forbindelse med vareoprettelse bede om følgende EAN-numre:
2 Der henvises i øvrigt til standarden fra GS1 Danmark
FEB 08 4 af 18

Logistikhåndbog
Emballeringsniveau Anvendelse Nummer-typer
Forbrugerenhed Til scanning i f.eks. boghandlerens
kasseapparat og kommunikation via EDI
EAN-8 eller
EAN-13
Detailkolli Til in/out as’ varemodtagelse, plukning EAN-13 eller
ITF-14
Grossistkolli Til in/out as’ varemodtagelse EAN-13 eller
GS1-128
Selv om alle tre emballeringsniveauer kan identificeres ved EAN-13, kan der ikke anvendes
samme stregkodenummer. Hver emballeringsenhed skal have hvert sit EAN nummer.
Eksempel på unikt EAN-nummer for hvert emballeringsniveau:
F.eks. Relief A4 karton:
Emballeringsniveau Antal styk af varen EAN-nummer
Forbrugerenhed
Detailkolli
Grossistkolli
1,00
10,00
90,00
EAN-13
5702518290076
EAN-13
5702517290077
EAN-13
5702516290078
Dimensioner
Indberetninger af mål i logistisk betydning er altid for detailkolliet. Hvis detailkolliet er et
salgsdisplay eller en salgsklar kvartpalle er det den pågældende enheds mål der skal opgives.
Dimension Definition
Højde i mm
Længde i mm
Bredde i mm
Højden måles altid på den lodrette side af detailkolliet, når dette er placeret på
pallen. Dette gælder altid, også selv om forbrugerenheden i kolliet måtte vende
anderledes på pallen end i udpakket stand.
Højden indgår i beregningen af pallens totale højde og i detailkolliets volumen.
Længden måles på den længste vandrette side af detailkolliet, når dette er
placeret på pallen.
Længden indgår i beregningen af detailkolliets volumen
Bredden måles på den korteste vandrette side af detailkolliet, når dette er
placeret på pallen.
Bredden indgår i beregningen af detailkolliets volumen
FEB 08 5 af 18
H
L
B

Logistikhåndbog
Vægt
Indberetninger af vægt i logistisk betydning er altid for detailkolliet.
Vægt Definition
Bruttovægt Bruttovægten er detailkolliets vægt inklusive såvel forbruger- som
transportemballage. Selve EUR-pallen indgår ikke i vægtberegningen.
Det er denne vægt leverandøren skal oplyse i vareoprettelsesskemaet
Nettovægt Nettovægten er varens vægt eksklusiv al emballage og palle
Pakning og palletering
Stamdata omkring pakning og palletering er vigtig på en række områder, dels i forbindelse med
beregning af pallens vægt og højde, og dels i forbindelse med ordreafgivelse. in/out as bestræber
sig på altid at bestille i hele paller eller hele pallelag.
BEMÆRK:
Uden forudgående aftale med in/out as må den totale pallehøjde ikke overstige 148 cm incl. pallen.
Pakning og palletering Definition
Antal detailkolli pr. pallelag Hermed menes det antal detailkolli, der udgør ét pallelag på
pallen
Antal pallelag pr EUR-palle Hermed menes det totale antal pallelag, der findes på en palle
med max. højde på 148 cm. incl. pallen.
Antal detailkolli pr. EUR-palle Hermed menes det antal detailkolli, der er på en palle med
max højde 148 cm. incl. pallen.
Antal forbrugerenheder pr.
detailkolli
Her angives det antal forbrugerenheder, som hvert enkelt
detailkolli indeholder
Palletype Her angives at varen leveres på godkendte EUR-paller 3 .
Checkregel Der udføres følgende kontrol ved in/out as, for at se om
leverandørens oplysninger er korrekte:
Antal detailkolli pr. pallelag * antal pallelag
= Antal detailkolli pr. EUR-palle.
Dette afsnit har primært beskæftiget sig med stamdata, der har logistisk betydning for samarbejdet
mellem in/out as og leverandører. Det er væsentligt at understrege, at der knytter sig flere
væsentlige stamdata til en vare, end de der er nævnt i dette afsnit. Disse stamdata skal alle
oplyses i oprettelsesskemaet, der kan downloades på www.i-o.dk.
Hvis der i bestræbelserne på at imødekomme kravene til stamdatainformationer opstår
tvivlspørgsmål, er leverandøren velkommen til at hente vejledning hos den afdeling/kontaktperson,
leverandøren sædvanligvis kommunikerer med vedr. vareoprettelser.
Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen.
3 Levering på ikke godkendte EUR.paller, må ikke foregå uden forudgående aftale med indkøbsafdelingen. Disse paller
afregnes ikke.
FEB 08 6 af 18

Logistikhåndbog
Konsekvens ved mangelfuld emballering, palletering og stregkodemærkning
in/out as har desværre set sig nødsaget til at indføre økonomiske konsekvenser for de
leverandører, der ikke lever op til retningslinierne for korrekt emballering, palletering og
stregkodemærkning. Konsekvenserne er følgende:
Takstblad vedr. leverancer på paller:
”TAKST” til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms
Maksimal pallehøjde
overstiger 148 cm. incl. pallen
Mere end 1 varenummer pr. palle
Uden foregående aftale med
in/out as
Pallen er ikke tydeligt mærket
med ANBRUD
Levering på ukurante paller Ikke godkendte EUR-paller
uden forudgående aftale med
in/out as
2500,- pr. ordre +
TAKST
TAKST
2500,- pr ordre
Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen
Varen skal som minimum indeholde nedenstående oplysninger.
”TAKST” til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time eller der pakkes om eksternt for leverandørs
regning.
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. Moms
Varen indeholder ikke følgende vedr.
forbrugerenheden
Vareinformationer på detailkolli indeholder
ikke en af følgende
Vareinformationer på grossistkolli
indeholder ikke en af følgende
Takstblad vedr. leverancer i kolli
Forbrugerenhedsstregkode 2500,- pr.
varenummer +
TAKST
Detailstregkode
Forbrugerenheder pr.
detailkolli
Grossiststregkode
Bruttovægt
Forbrugerenheder pr.
grossistkolli
2500,- pr.
forsendelse +
TAKST
2500,- pr.
forsendelse +
TAKST
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. Moms
Følgeseddel for flere pakker til samme
indkøbsordre er ikke i samme konvolut
Takstblad vedr. følgesedler
500,- pr. ordre
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms
Følgeseddel er ikke placeret for enden af
pallen. (Én af pallens kortsider).
500,- pr. ordre
Følgeseddel indeholder ikke alle Skal minimum indeholde: 500,- pr. ordre
FEB 08 7 af 18

Logistikhåndbog
informationer. Antal stk. leveret
Leverandørvarenummer
Varebeskrivelse
in/out rekvisitionsnummer
Leveringsadresse
Leveringsdato
Flere in/out as indkøbsrekvisitioner på
samme følgeseddel.
Flere indkøbsordrer = flere
følgesedler
500,- pr. ordre
FEB 08 8 af 18

Indkøb
Logistikhåndbog
Varebestilling
Indkøbsordrer afgives fra in/out as via telefax eller elektronisk overførsel (EDI). Sidstnævnte
foretrækkes af in/out as og er leverandøren i stand til at håndtere dette, og ikke allerede har en
EDI aftale med in/out as, henvises der til afsnittet om EDI i denne håndbog.
Ordrebekræftelser
Hver indkøbsordre skal være bekræftet af leverandøren mindst en arbejdsdag efter modtagelse af
indkøbsrekvisitionen. Hvis indkøbsordren ikke kan effektueres som bestilt hvad angår mængde,
leveringsdato og pris, skal dette meddeles omgående pr. telefax eller mail til disponenten ved
in/out as.
Ændringer i størrelser på detailkolli eller grossistkolli skal straks meddeles til disponenten i
indkøbsafdelingen, hvilket medfører en ny stregkode på kolliet.
Takstblad vedr. ordrebekræftelser
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms
Ordrebekræftet senere end en arbejdsdag Efter modtagelse af rekvisition 2500,- pr. ordre
Takstblad vedr. bekræftet levering
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms
Ændring i bekræftet leveringsdato efter
ordrebekræftelse
Ændring i bekræftet leveringsdato senere
end 10 dage før bekræftet levering
NB: Kun for varer med
leadtime under 10 dage
NB: kun for varer med
leadtime over 10 dage
5% af varelinies
fakturabeløb, dog
min. 2500,-
5% af vareliniens
fakturabeløb, dog
min. 5000,-
in/out er afhængige af, at leverandørerne overholder de leadtimes, der oplyses på
varenummerniveau. Leverandøren har mulighed for, inden for én arbejdsdag, at korrigere via
ordrebekræftelsen. Alle efterfølgende korrektioner vil betyde en forringelse for in/out samt in/out’s
kunder. Varer med kort leadtime, under 10 dage, betragtes som brødvarer, der kontinuerligt skal
kunne leveres til in/out inden for den oplyste leadtime.
På varer, der har en oplyst leadtime på mere end 10 dage, anerkender in/out, at leverandøren kan
have vanskeligheder ved at angive en præcis leveringsdag til in/out’s terminal. For at imødegå
dette tillades det leverandøren, at korrigere leveringsdagen op til 10 dage før den første
bekræftede levering til in/out. På denne vis har leverandøren mulighed for at sikre at varen f.eks. er
ombord på et skib eller lignende.
FEB 08 9 af 18

Lager
Logistikhåndbog
Varemodtagelse
Leverandøren er ansvarlig for, at vareleverancer ankommer til in/out as’ varemodtagelse på den
bekræftede dato samt i varemodtagelsens åbningstider. Åbningstider findes bagerst i håndbogen.
Ved levering på 7 paller eller flere skal in/out as’ varemodtagelse adviseres senest 3 arbejdsdage
før ønsket levering. Adviseres leverancen ikke er varemodtagelsen berettiget til at afvise denne og
kræve levering på et senere tidspunkt uden beregning. Se kontaktoplysninger bagerst i
håndbogen.
Bestilte varer skal leveres franko på in/out as’ terminaler. Rampehøjde er 125 cm, dog er der
mulighed for aflæsning i jordplan. Varer modtages kun på godkendte EUR-paller.
Chaufføren skal selv aflæsse varerne og placere dem i varemodtagelsen efter anvisning fra
varemodtagelsens personale.
Ved modtagelsen kvitterer in/out as for den modtagne mængde paller. Der tages dog forbehold for
antal detailkolli på pallerne samt skader.
En gyldig kvittering for modtagelse består af et stempel og initialer af den modtagende in/out as
medarbejder.
in/out as afregner den varemængde, som in/out as’ varemodtagelse registrerer i forbindelse med
vareopdateringen. Såfremt der fremsendes større mængde, end angivet på indkøbsrekvisitionen,
afregner in/out as efter rekvisitionen.
Viser der sig at være fejl eller mangler ved de af leverandøren leverede varer, er leverandøren
forpligtet til at tage den fejlbehæftede eller mangelfulde varemængde retur til kreditering eller
ombytning. Dette efter nærmere aftale med indkøbsafdelingen.
Følgeseddel skal altid følge varen.
Takstblad vedr. advisering
”TAKST” til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms
En leverance på 7 paller eller flere er ikke
adviseret eller adviseret i rette tid
Hvis varemodtagelsen tilbyder
at modtage leverancen trods
manglende advisering
Der leveres på forkert terminal Leverancen er leveret til anden
terminal end den af
indkøbsafdelingen oplyste
2500,- pr. ordre
2500,- pr.
leverance
Emballage og emballagekrav
Kolli skal være fastholdt på pallerne ved hjælp af yderemballage. Det kan være film, strapex-bånd
eller lignende.
Alle varer skal være sikret på en sådan vis, at varerne kan tåle at blive transporteret og lagret uden
at der vil forekomme udskridning eller sammenstyrtning af varerne.
FEB 08 10 af 18

Logistikhåndbog
- Varerne må aldrig overskride pallens grundflade
- Den enkelte palle må indeholde et varenummer
- Plukpalle: Såfremt mængden pr. varenummer er mindre end indholdet af en fyldt
palle, bestilles og leveres der normalt i hele lag. Bemærk venligst at der skal være
indlagt en helpalle mellem de enkelte varenumre, hvis flere varenumre stables oven på
hinanden. Udgør den bestilte mængde af en vare mindre end ét pallelag kan flere varer
samles på samme palle uden adskillelse med paller mellem de enkelte varenumre. En sådan
palle skal tydelig mærkes med ANBRUD.
Højde og vægtgrænser ved levering:
Maksimal totalhøjde incl. EURpalle
og varer
Maksimal totalvægt incl. EURpalle
og varer
1/1 palle* 148 cm 1.000 kg
* Den anførte pallehøjde er et udgangspunkt, da in/out as’ pallereoler har disse
dimensioner. Hvis varens art, detailkolli-vægt eller emballagens styrke og arbejdsergonomi
generelt berettiger det, kan højere paller accepteres såfremt leverandøren kan godtgøre, at
forudsætningerne herfor er opfyldt. Afvigelser kan kun finde sted efter forudgående aftale med
in/out as.
Alle varer skal være emballerede, så de kan tåle almindelig håndtering og transport.
Det skal tilstræbes at de enkelte detailkolli har et modulmål på grundfladen svarende til 60*40 eller
30*40
Maksimal vægt pr. detailkolli bør ikke overstige 15 kg. (Under henvisning til AT-vejledning D.3.1
”Løft, træk og skub”).
For at kunne håndtere paller i varemodtagelsen og på lageret er korrekt mærkning en
forudsætning. På detailkolli skal der påsættes en EAN 13 eller ITF14 stregkode. Denne label skal
placeres på enten gavl eller langside. Det skal tydeligt fremgå af labelen hvilken vare det
pågældende detailkolli indeholder.
Emballering og palletering hos samarbejdspartner
Er leverandøren ikke i stand til at overholde kravene for korrekt emballering, stregkodemærkning
og palletering henvises der til in/out as’ samarbejdspartner BJ Lønpak. Hér kendes til de krav der
stilles af in/out as for korrekt emballering, stregkodemærkning og palletering.
Vælger leverandøren at tage BJ Lønpak i anvendelse, skal leverandøren selv tage kontakten til BJ
Lønpak, herunder at aftale leveringstid, advisering, pris mv.
Leverandøren gøres opmærksom på, at der først laves modtagelseskontrol når varen ankommer til
in/out as. Frem til at leverancen ankommer til in/out as, er det leverandøren, der har ansvaret for
forsendelsen.
Kontaktoplysninger til samarbejdspartner
Administration:
BJ Lønpak, Att. Bente Jensen
Ryttervangen 23
7323 Give
FEB 08 11 af 18

Tlf. +45 7573 2349
E-mail: gj@gj-loenpak.dk
Lagerhotel:
BJ Lønpak
Tykhøjet Vej 22
7323 Give
Logistikhåndbog
Alternativt er leverandøren velkommen til at benytte egen samarbejdspartner. Denne skal dog
sikre, at forsendelsen er korrekt stregkodemærket og palleteret når den modtages hos in/out as.
Tillæg
Egen import af varer – herunder fra Fjernøsten
Ud over de nævnte regler i denne håndbog er nedenstående et tillæg til in/out as og Indeks Retails
vareimport fra Fjernøsten.
Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen
”TAKST” til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time eller der pakkes om eksternt for leverandørs
regning.
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. Moms
Varen indeholder ikke følgende vedr.
forbrugerenheden
Vareinformationer på detailkolli indeholder
ikke en af følgende
Vareinformationer på grossistkolli
indeholder ikke en af følgende
Forbrugerenhedsstregkode 2500,- pr.
varenummer +
TAKST
Detailkollistregkode
Varetekst
Bruttovægt
Forbrugerenheder pr.detailkolli
in/out as varenummer
Grossiststregkode
Kartonnummer
Bruttovægt (gross weight)
Forbrugerenheder pr.
grossistkolli
2500,- pr.
forsendelse +
TAKST
2500,- pr
forsendelse +
TAKST
Ovenstående informationer, skal fremgå på de forskellige emballeringsniveauer i det omfang
emballagens størrelse tillader det.
Forsendelser transporteres til Danmark af en speditør udvalgt af in/out as. Forsendelserne
udpakkes og palleteres i Danmark hos en samarbejdspartner, hvorefter de transporteres direkte til
in/out as.
Yderligere oplysninger herom kan indhentes hos logistikafdelingen. Se kontaktoplysninger bagerst
i håndbogen.
Pakkelisten opfattes og benyttes som følgeseddel.
FEB 08 12 af 18

Logistikhåndbog
Ved denne type forsendelser accepteres det, at transportøren fremsender særskilte fakturaer på
transport. Disse fakturaer afsendes fra transportør senest 3 arbejdsdage efter forsendelsens
ankomst til in/out as. Fakturaen skal indeholde in/out as’ referencenummer og attesteres den
respektive ordreafgiver hos in/out as.
Transitvarer
For de leverandører, som har indgået transitaftale med in/out as, gøres der opmærksom på
følgende:
Et transitindkøb afsendes fra in/out as som en særskilt rekvisition.
Leverandøren skal sørge for, at transitindkøbet behandles som en særskilt ordre på lige fod med
lagerindkøb, herunder at der dannes særskilt følgeseddel og faktura på transitindkøbet.
Ved ankomst til in/out as, skal transitforsendelsen være tydelig mærket med TRANSIT, det enten
om forsendelse ankommer som separat pakke/r, eller om den sendes med eventuelle lagerindkøb.
Anvendes sidstnævnte model og leverandøren sammenpakker transitindkøbet med lagerindkøbet
på samme palle, skal transitindkøbet placeres i særskilte kasser øverst på pallen.
Transitindkøbet markeres tydeligt med TRANSIT på kasserne.
Takstblad vedr. transitvarer
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms
Forsendelsen er ikke tydeligt mærket med
TRANSIT
500, - pr. in/out as
rekvisition
Electronic Data Interchange (EDI)
Hos in/out as foretrækkes det, at en leverandør er istand til at håndtere EDI. I dette afsnit er der
kort beskrevet EDI set-up’et hos in/out as.
Der anvendes standarden EDI-fact 93A/96A og van operatør er Progrator. Alternativ hertil er
at benytte FTP-server.
in/out as identificeres via: ILN/locationnumber: 5790001095260:14
Overfor leverandører, er in/out istand til at håndtere EDI vedrørende:
indkøbsordrer (order/orders)
ordrebekræftelser (confirm/ordrsp)
følgesedler (deliverynote/desadv)
fakturaer (invoice/invoic)
For uddybelse af ovenstående eller ved supplerende spørgsmål, skal Indeks Retail IT kontaktes.
Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen.
En systemkonsulent fra Indeks Retail IT vil være kontaktperson i forbindelse med en
eventuel forberedelse og implementering af EDI mellem leverandøren og in/out as.
Bemærk at der i perioder kan forekomme længere ekspeditionstid i forbindelse med forberedelse
og implementering af EDI løsningen.
Detailplanlægning af implementeringen, herunder f.eks. test, aftales nærmere med
systemkonsulenten hos Indeks Retail IT.
FEB 08 13 af 18

Kontaktoplysninger og åbningstider
Logistikhåndbog
Gruppe E-mail Telefon
Receptionen 7675 2000
Indkøb, bøger boger@i-r.dk 7675 2097
Indkøb, trendartikler trend@i-r.dk 7675 2060
Indkøb, kontorartikler indkob@i-o.dk 7675 2058
Logistik: logistik@i-o.dk 7675 2067
Kreditorbogholderi: fak@i-o.dk 7675 2047
Varemodtagelse HED 4 : vamo@i-o.dk 7675 2034, 7675 2035
Varemodtagelse LUN 5 : vamo@i-o.dk 7675 2034, 7675 2035
Varemodtagelse ONE 6 : vamo@i-o.dk 7675 2034, 7675 2035
Indeks Retail IT: servicedesk@i-r.dk 7675 2929
Åbningstider administrationen
Omstillingen og personalet i administrationen er til rådighed via telefon og mail:
Mandag, tirsdag, onsdag og torsdag kl. 08:00 – 16:00
Fredag kl. 08:00 – 15:30
Alle helligdage lukket
Åbningstider varemodtagelsen
Forsendelser modtages:
Mandag, tirsdag, onsdag og torsdag kl. 07:00 – 15:00
Fredag kl. 07:00 – 13:00
Alle helligdage lukket
4 Terminal HED: Lundagervej 21, 8722 Hedensted
5 Terminal LUN: Lundagervej 3, 8722 Hedensted
6 Terminal ONE: Lundagervej 1, 8722 Hedensted
FEB 08 14 af 18

Bilag
Bilag 1 – Fakturering
Logistikhåndbog
Af afstemnings – og betalingsmæssige hensyn skal gennemfakturering – og lagerleverancer
faktureringsmæssigt adskilles på 2 konti i leverandørens bogholderi.
Lagerfakturering (til in/out as’ lager)
På fakturaer/kreditnotaer vedrørende levering til in/out as lager skal der udover
myndighedskravene 7 bl.a. fremgå:
- Rekvisitionsnummer
- Leverandørens varenummer og varetekst
- Bank kontonummer, hvortil der kan betales med frigørende virkning
- Totalpris pr. varelinie
- Momstotal
- Fakturatotal ekskl. moms
- Fakturatotal inkl. moms
- Fragt, hvis aftalt Incoterm AB Fabrik. Efterregninger på fragt accepteres ikke 8
- Attention (udfyldes med ”fakturakontrol”)
- Fakturamodtagers CVR-nummer
En faktura må kun indeholde ét rekvisitionsnummer.
Alle priser skal angives som den reelle nettokostpris. Dvs. eventuelle afgifter, kvantumsrabatter,
ordrerabatter og lignende, skal være indeholdt i den oplyste pris.
Det accepteres ikke, at faktura alene afsendes med varerne, eller at fakturabeløbet blot fremgår af
et kontoudtog eller lignende. Originalfaktura skal derfor altid fremsendes separat til in/out as.
Takstblad vedr. lagerfaktura
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms
Faktura fremsendt før varens modtagelse
ved in/out as
En faktura omhandlende flere følgesedler Hver faktura må kun omhandle
en følgeseddel
Gennemfakturering
Gennemfakturering kan kun ske, hvis der foreligger en samhandelsaftale herpå.
5000,- pr.
varenummer
2500,- pr.
følgeseddel
Ved gennemfakturering sendes faktura- eller kreditnotakopi med købspriser og samlet købsbeløb,
sammen med varen, direkte til butikken/kontorforsyningen. Alternativt skal en følgeseddel
indeholde nedenstående oplysninger:
På original faktura, der fremsendes in/out as skal udover myndighedskravene bl.a fremgå:
- Medlemsnummer (butikkens in/out nummer) i et separat felt
7 Der henvises til www.SKAT.dk, punkt A.6.3.2.2
8 Bemærk, der gælder andre regler vedrørende fakturering af Østen forsendelser. Se mere under afsnittet: Egen import
af varer
FEB 08 15 af 18

Logistikhåndbog
- Attention udfyldes med ”gennemfakturering”
- Forfaldsdato udtrykt som eksakt dato
- Totalbeløb
- Momsbeløb
- in/out CVR-nr.: 39965410
Når leverandørens fakturalayout er accepteret af økonomiafdelingen hos in/out as, må dette ikke
ændres uden forudgående aftale med økonomiafdelingen.
Når følgeseddel anvendes skal der på denne anføres rekvisitionsnummer, aftalte priser og
fakturanummer.
Det accepteres ikke, at der er afvigelser som gebyrer eller andet på fakturaen, som ikke er oplyst
på følgesedlen.
Alle vareleverancer, der gennemfaktureres, sker franko.
Elektronisk fremsendelse af faktura
Såfremt leverandøren sender mere end 20 fakturaer pr. uge til in/out as, skal fakturaerne, ud over
at fremsendes på papir, fremsendes via en ugentlig elektronisk overførsel. Denne skal ske på en af
følgende måder:
- OIO-overførsel
- EDI-overførsel
- Kommasepareret fil (CSV) med et af in/out as foruddefineret layout
En beskrivelse af alle løsninger, layouts, recordbeskrivelse otc., kan rekvireres ved at kontakte
økonomiafdelingen. Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen.
Trods en elektronisk overførsel af fakturaer, skal der af hensyn til myndighedskravene, fortsat
fremsendes dokumentation i form af papirfakturaer til in/out as.
Betalingsvilkår
Fakturaer, både papir og elektroniske fakturaer, skal modtages hos in/out as senest den 3.hverdag
kl. 12:00 i en ny måned.
Kreditnotaer udstedt til in/out as modregnes ved førstkommende betaling til leverandøren.
Kontoudtog udvisende forrige måneds bevægelser skal være in/out as i hænde senest den 5.
hverdag i den følgende måned. Det er ikke tilstrækkeligt at leverandøren fremsender et kontoudtog
med åbenstående poster. Af kontoudtoget skal der fremgå en primo saldo og en ultimo saldo.
Samtlige ind- og udbetalinger, samt alle fakturaer og kreditnotaer.
Leverandøren skal levere en månedsvis afstemning af mellemværendet selskaberne imellem for
både lager- og gennemfaktureringskonti. Afstemningsopgørelsen fremsendes i Excel regneark via
mail på adressen fak@i-o.dk. Hyppigheden er efter aftale med økonomiafdelingen.
Økonomiafdelingen står naturligvis til disposition overfor leverandøren når in/out as’ data skal
fremsendes.
Leverandøren kan ikke kræve kreditrenter eller morarenter af in/out as, men at in/out as til enhver
tid skal stå til rådighed, hvis der er forskellig opfattelse af betalingerne.
Factoring accepteres kun mod forudgående indhentelse af samtykke fra in/out as og må aldrig
forringe de i denne håndbog oplyste betingelser eller andre samhandelsdokumenter.
FEB 08 16 af 18

Logistikhåndbog
in/out as forbeholder sig ret til omgående at tilbageholde betalinger, hvis der opstår tvist angående
betaling af varer.
Kreditorkonto spærres når leverandør ændrer CVR nr.
Takstblad vedr. betalingsvilkår
Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms
Faktura fremsendt for sent Faktura skal fremsendes
senest 3.hverdag kl. 12:00 i ny
måned
2500,- pr. faktura
FEB 08 17 af 18

Logistikhåndbog
Bilag 2 – eksempel på faktura til gennemfakturering
in/out as
Lundagervej 21
8722 Hedensted
ATT. Gennemfakturering
in/out´s CVR.nr 39965410
Leveringsadresse
Bog & idé
Butikkens adresse
Postnr. + by
Butiksnummer 12345 (Butiksnummer er altid på 5 tal)
Toppen skal være i fast format
Virksomhedens navn
Virksomhedens adresse
Postnr. By
CVR : nr.
Telefon : nr.
Fax : nr.
EAN – nr.
Skal være i tal
Fakturanummer 123456789 Fakturadato 08.12.2009 Forfaldsdato 28.02.2010
(må ikke være på mere end 9 tal)
(Da fakturaen scannes er det vigtigt, at oplysningerne står det samme sted hver gang)
Bunden skal være fast format
Nettobeløb 1.000,00
Disse oplysninger fra 1 til 7 skal være på fakturaen
1 Butiksnummer (altid 5 tal)
2 Fakturanummer
3 Fakturadato
4 Forfaldsdato (altid i tal) og ikke f.eks. LB+ 60
5 Moms
6 Totalbeløb
7 in/out´s CVR nr. 39965410
Moms 250,00 Totalbeløb 1.250,00
FEB 08 18 af 18