LOGISTIKHÅNDBOG - Indeks Retail A/S

112528934.webcms.dk

LOGISTIKHÅNDBOG - Indeks Retail A/S

LOGISTIKHÅNDBOG

Version: 2.0

Redigeret d.: 06/8-2010

Af: CUH

Regler og procedurer vedrørende

leverancer til in/out as


Logistikhåndbog

Indledning ........................................................................................... 3

Generelt .............................................................................................. 4

Varestamdata ...................................................................................... 4

Emballeringsniveauer for handelsenheder og logistiske enheder. ................ 4

Identifikationer – EAN-numre ................................................................ 4

Eksempel på unikt EAN-nummer for hvert emballeringsniveau: .................. 5

Dimensioner ........................................................................................ 5

Vægt .................................................................................................. 6

Pakning og palletering .......................................................................... 6

Konsekvens ved mangelfuld emballering, palletering og stregkodemærkning 7

Takstblad vedr. leverancer på paller: ...................................................... 7

Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen ........................... 7

Takstblad vedr. leverancer i kolli ............................................................ 7

Takstblad vedr. følgesedler .................................................................... 7

Indkøb ................................................................................................ 9

Varebestilling ....................................................................................... 9

Ordrebekræftelser ................................................................................ 9

Takstblad vedr. ordrebekræftelser .......................................................... 9

Takstblad vedr. bekræftet levering ......................................................... 9

Lager ................................................................................................. 10

Varemodtagelse .................................................................................. 10

Takstblad vedr. advisering .................................................................... 10

Emballage og emballagekrav ................................................................ 10

Emballering og palletering hos samarbejdspartner ................................... 11

Kontaktoplysninger til samarbejdspartner ............................................... 11

Tillæg ................................................................................................ 12

Egen import af varer – herunder fra Fjernøsten ....................................... 12

Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen .......................... 12

Transitvarer ........................................................................................ 13

Takstblad vedr. transitvarer .................................................................. 13

Electronic Data Interchange (EDI) ......................................................... 13

Kontaktoplysninger og åbningstider ....................................................... 14

Åbningstider administrationen ............................................................... 14

Åbningstider varemodtagelsen .............................................................. 14

Bilag .................................................................................................. 15

Lagerfakturering (til in/out as’ lager) ..................................................... 15

Takstblad vedr. lagerfaktura ................................................................. 15

Gennemfakturering.............................................................................. 15

Elektronisk fremsendelse af faktura ....................................................... 16

Betalingsvilkår .................................................................................... 16

Takstblad vedr. betalingsvilkår .............................................................. 17

FEB 08 2 af 18


Indledning

Logistikhåndbog

Formålet med dette informationsmateriale er at orientere om retningslinier for levering af varer til

in/out as’ terminaler 1 . Retningslinierne skal præcisere hvorledes in/out as kræver varer leveret,

således at der skabes det mest optimale og ensartede flow gennem in/out as’ del af

forsyningskæden.

Forudsætningen for en succesfuld implementering af disse retningslinier er, at materialet er kendt

af alle de grene af leverandørens virksomhed, der er i berøring med og kan påvirke logistikken ved

in/out as.

Logistikhåndbogen er udelukkende tilgængelig på in/out as’ hjemmeside under leverandørinfo på

internetadressen:

www.i-o.dk

Da logistikhåndbogen er et dynamisk redskab, der løbende opdateres, er det vigtigt, at

leverandøren løbende henter den nyeste version. Der vil på hjemmesiden være angivet, hvilken

version der er gældende.

Logistikhåndbogen skal skabe det bedst mulige grundlag for, at varer effektivt kan

gennemstrømme vor del af forsyningskæden og videre ud til in/out as’ kunder. Ingen

forsyningskæde er tjent med, ikke at have klare retningslinier og procedurer, da specialhåndtering

kun skaber frustration og endog øgede omkostninger. In/out as har, med baggrund i dette, været

nødsaget til at indføre økonomiske konsekvenser overfor de leverandører, der fremadrettet ikke

lever op til de beskrevne logistiske retningslinier for korrekt emballering, palletering,

stregkodemærkning og dokumenthåndtering.

Konsekvenserne af manglende overholdelse af retningslinierne er angivet på de enkelte takstblade

i denne håndbog.

Vi håber selvfølgelig, at alle vore leverandører vil tage godt imod materialet, så også dette tiltag

kan blive til glæde og gavn for alle.

Spørgsmål til de beskrevne retningslinier, kan rettes til logistikafdelingen ved in/out as på følgende

måder:

Med venlig hilsen

in/out as

Christian Heimer

Adm. Direktør

Tlf.: 7675 2067 eller mail logistik@i-o.dk

1 Terminal er en af in/out’s lagerhaller hvortil der leveres varer.

FEB 08 3 af 18


Generelt

Logistikhåndbog

Varestamdata

Samhandelen mellem in/out as og vore leverandører baseres i stadigt stigende grad på

anvendelse af struktureret information om varen og dennes logistiske egenskaber. Dette sker i

såvel varebestillingen som i forbindelse med modtagelse af varen på in/out as’ terminaler og

senere også i forbindelse med varens distribution til in/out as’ kunder.

Det er derfor essentielt, at den information leverandøren giver in/out as er fuldstændig korrekt og

komplet på de ønskede områder.

Indmelding af nye varer skal ske via vort oprettelsesskema, som downloades fra hjemmesiden

www.i-o.dk.

Som en del af vareoprettelsen skal der bl.a. medsendes billedfiler af varen. Billedet benyttes i

intern database. Billedet skal være i JPEG format på min. 300 dpi.

Materialet mailes til personen der modtager vareoprettelsen.

Emballeringsniveauer for handelsenheder og logistiske enheder.

For at præcisere hvor de enkelte stamdata hører hjemme, defineres de emballeringsniveauer, som

en vare kan befinde sig på.

Emballeringsniveau Definition

Forbrugerenhed/

handelsenhed

(Varen)

Detailkolli

(Inderkolli)/

logistisk enhed

Grossistkolli

(Yderkolli)/

logistisk enhed

En forbrugerenhed er den enhed, der sælges stykvis til forbrugeren

Eksempel: En blå brevordner, en limstift

I oprettelsesskemaet skal der, i dette eksempel, noteres 1 stk.

Et detailkolli indeholder et antal forbrugerenheder og udgør normalt det niveau

hvor samhandel mellem in/out as og in/out as’ kunder finder sted.

in/out as bestiller som hovedregel varer hos leverandøren på dette niveau.

Eksempel: 10 blå brevordnere, 10 poser registre

I oprettelsesskemaet skal der, i dette eksempel, noteres 10 stk.

Grossistkolli anvendes som regel til at ”holde sammen” på et antal detailkolli,

der på grund af størrelse eller sårbarhed ikke kan stables, som de er.

Eksempel: Et grossistkolli med 48 detailkolli med hver 12

kuglepenne (i alt 576 forbrugerenheder)

I oprettelsesskemaet skal der, i dette eksempel, noteres 576 stk.

Identifikationer – EAN-numre

Uanset hvilket emballeringsniveau varen befinder sig på, skal den kunne identificeres entydigt. Til

hvert emballeringsniveau hører således et EAN-nummer 2 .

EAN-nummeret udmærker sig dels ved at være entydigt, og dels ved at nummeret kan udtrykkes i

en stregkode. in/out as vil i forbindelse med vareoprettelse bede om følgende EAN-numre:

2 Der henvises i øvrigt til standarden fra GS1 Danmark

FEB 08 4 af 18


Logistikhåndbog

Emballeringsniveau Anvendelse Nummer-typer

Forbrugerenhed Til scanning i f.eks. boghandlerens

kasseapparat og kommunikation via EDI

EAN-8 eller

EAN-13

Detailkolli Til in/out as’ varemodtagelse, plukning EAN-13 eller

ITF-14

Grossistkolli Til in/out as’ varemodtagelse EAN-13 eller

GS1-128

Selv om alle tre emballeringsniveauer kan identificeres ved EAN-13, kan der ikke anvendes

samme stregkodenummer. Hver emballeringsenhed skal have hvert sit EAN nummer.

Eksempel på unikt EAN-nummer for hvert emballeringsniveau:

F.eks. Relief A4 karton:

Emballeringsniveau Antal styk af varen EAN-nummer

Forbrugerenhed

Detailkolli

Grossistkolli

1,00

10,00

90,00

EAN-13

5702518290076

EAN-13

5702517290077

EAN-13

5702516290078

Dimensioner

Indberetninger af mål i logistisk betydning er altid for detailkolliet. Hvis detailkolliet er et

salgsdisplay eller en salgsklar kvartpalle er det den pågældende enheds mål der skal opgives.

Dimension Definition

Højde i mm

Længde i mm

Bredde i mm

Højden måles altid på den lodrette side af detailkolliet, når dette er placeret på

pallen. Dette gælder altid, også selv om forbrugerenheden i kolliet måtte vende

anderledes på pallen end i udpakket stand.

Højden indgår i beregningen af pallens totale højde og i detailkolliets volumen.

Længden måles på den længste vandrette side af detailkolliet, når dette er

placeret på pallen.

Længden indgår i beregningen af detailkolliets volumen

Bredden måles på den korteste vandrette side af detailkolliet, når dette er

placeret på pallen.

Bredden indgår i beregningen af detailkolliets volumen

FEB 08 5 af 18

H

L

B


Logistikhåndbog

Vægt

Indberetninger af vægt i logistisk betydning er altid for detailkolliet.

Vægt Definition

Bruttovægt Bruttovægten er detailkolliets vægt inklusive såvel forbruger- som

transportemballage. Selve EUR-pallen indgår ikke i vægtberegningen.

Det er denne vægt leverandøren skal oplyse i vareoprettelsesskemaet

Nettovægt Nettovægten er varens vægt eksklusiv al emballage og palle

Pakning og palletering

Stamdata omkring pakning og palletering er vigtig på en række områder, dels i forbindelse med

beregning af pallens vægt og højde, og dels i forbindelse med ordreafgivelse. in/out as bestræber

sig på altid at bestille i hele paller eller hele pallelag.

BEMÆRK:

Uden forudgående aftale med in/out as må den totale pallehøjde ikke overstige 148 cm incl. pallen.

Pakning og palletering Definition

Antal detailkolli pr. pallelag Hermed menes det antal detailkolli, der udgør ét pallelag på

pallen

Antal pallelag pr EUR-palle Hermed menes det totale antal pallelag, der findes på en palle

med max. højde på 148 cm. incl. pallen.

Antal detailkolli pr. EUR-palle Hermed menes det antal detailkolli, der er på en palle med

max højde 148 cm. incl. pallen.

Antal forbrugerenheder pr.

detailkolli

Her angives det antal forbrugerenheder, som hvert enkelt

detailkolli indeholder

Palletype Her angives at varen leveres på godkendte EUR-paller 3 .

Checkregel Der udføres følgende kontrol ved in/out as, for at se om

leverandørens oplysninger er korrekte:

Antal detailkolli pr. pallelag * antal pallelag

= Antal detailkolli pr. EUR-palle.

Dette afsnit har primært beskæftiget sig med stamdata, der har logistisk betydning for samarbejdet

mellem in/out as og leverandører. Det er væsentligt at understrege, at der knytter sig flere

væsentlige stamdata til en vare, end de der er nævnt i dette afsnit. Disse stamdata skal alle

oplyses i oprettelsesskemaet, der kan downloades på www.i-o.dk.

Hvis der i bestræbelserne på at imødekomme kravene til stamdatainformationer opstår

tvivlspørgsmål, er leverandøren velkommen til at hente vejledning hos den afdeling/kontaktperson,

leverandøren sædvanligvis kommunikerer med vedr. vareoprettelser.

Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen.

3 Levering på ikke godkendte EUR.paller, må ikke foregå uden forudgående aftale med indkøbsafdelingen. Disse paller

afregnes ikke.

FEB 08 6 af 18


Logistikhåndbog

Konsekvens ved mangelfuld emballering, palletering og stregkodemærkning

in/out as har desværre set sig nødsaget til at indføre økonomiske konsekvenser for de

leverandører, der ikke lever op til retningslinierne for korrekt emballering, palletering og

stregkodemærkning. Konsekvenserne er følgende:

Takstblad vedr. leverancer på paller:

”TAKST” til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms

Maksimal pallehøjde

overstiger 148 cm. incl. pallen

Mere end 1 varenummer pr. palle

Uden foregående aftale med

in/out as

Pallen er ikke tydeligt mærket

med ANBRUD

Levering på ukurante paller Ikke godkendte EUR-paller

uden forudgående aftale med

in/out as

2500,- pr. ordre +

TAKST

TAKST

2500,- pr ordre

Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen

Varen skal som minimum indeholde nedenstående oplysninger.

”TAKST” til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time eller der pakkes om eksternt for leverandørs

regning.

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. Moms

Varen indeholder ikke følgende vedr.

forbrugerenheden

Vareinformationer på detailkolli indeholder

ikke en af følgende

Vareinformationer på grossistkolli

indeholder ikke en af følgende

Takstblad vedr. leverancer i kolli

Forbrugerenhedsstregkode 2500,- pr.

varenummer +

TAKST

Detailstregkode

Forbrugerenheder pr.

detailkolli

Grossiststregkode

Bruttovægt

Forbrugerenheder pr.

grossistkolli

2500,- pr.

forsendelse +

TAKST

2500,- pr.

forsendelse +

TAKST

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. Moms

Følgeseddel for flere pakker til samme

indkøbsordre er ikke i samme konvolut

Takstblad vedr. følgesedler

500,- pr. ordre

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms

Følgeseddel er ikke placeret for enden af

pallen. (Én af pallens kortsider).

500,- pr. ordre

Følgeseddel indeholder ikke alle Skal minimum indeholde: 500,- pr. ordre

FEB 08 7 af 18


Logistikhåndbog

informationer. Antal stk. leveret

Leverandørvarenummer

Varebeskrivelse

in/out rekvisitionsnummer

Leveringsadresse

Leveringsdato

Flere in/out as indkøbsrekvisitioner på

samme følgeseddel.

Flere indkøbsordrer = flere

følgesedler

500,- pr. ordre

FEB 08 8 af 18


Indkøb

Logistikhåndbog

Varebestilling

Indkøbsordrer afgives fra in/out as via telefax eller elektronisk overførsel (EDI). Sidstnævnte

foretrækkes af in/out as og er leverandøren i stand til at håndtere dette, og ikke allerede har en

EDI aftale med in/out as, henvises der til afsnittet om EDI i denne håndbog.

Ordrebekræftelser

Hver indkøbsordre skal være bekræftet af leverandøren mindst en arbejdsdag efter modtagelse af

indkøbsrekvisitionen. Hvis indkøbsordren ikke kan effektueres som bestilt hvad angår mængde,

leveringsdato og pris, skal dette meddeles omgående pr. telefax eller mail til disponenten ved

in/out as.

Ændringer i størrelser på detailkolli eller grossistkolli skal straks meddeles til disponenten i

indkøbsafdelingen, hvilket medfører en ny stregkode på kolliet.

Takstblad vedr. ordrebekræftelser

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms

Ordrebekræftet senere end en arbejdsdag Efter modtagelse af rekvisition 2500,- pr. ordre

Takstblad vedr. bekræftet levering

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms

Ændring i bekræftet leveringsdato efter

ordrebekræftelse

Ændring i bekræftet leveringsdato senere

end 10 dage før bekræftet levering

NB: Kun for varer med

leadtime under 10 dage

NB: kun for varer med

leadtime over 10 dage

5% af varelinies

fakturabeløb, dog

min. 2500,-

5% af vareliniens

fakturabeløb, dog

min. 5000,-

in/out er afhængige af, at leverandørerne overholder de leadtimes, der oplyses på

varenummerniveau. Leverandøren har mulighed for, inden for én arbejdsdag, at korrigere via

ordrebekræftelsen. Alle efterfølgende korrektioner vil betyde en forringelse for in/out samt in/out’s

kunder. Varer med kort leadtime, under 10 dage, betragtes som brødvarer, der kontinuerligt skal

kunne leveres til in/out inden for den oplyste leadtime.

På varer, der har en oplyst leadtime på mere end 10 dage, anerkender in/out, at leverandøren kan

have vanskeligheder ved at angive en præcis leveringsdag til in/out’s terminal. For at imødegå

dette tillades det leverandøren, at korrigere leveringsdagen op til 10 dage før den første

bekræftede levering til in/out. På denne vis har leverandøren mulighed for at sikre at varen f.eks. er

ombord på et skib eller lignende.

FEB 08 9 af 18


Lager

Logistikhåndbog

Varemodtagelse

Leverandøren er ansvarlig for, at vareleverancer ankommer til in/out as’ varemodtagelse på den

bekræftede dato samt i varemodtagelsens åbningstider. Åbningstider findes bagerst i håndbogen.

Ved levering på 7 paller eller flere skal in/out as’ varemodtagelse adviseres senest 3 arbejdsdage

før ønsket levering. Adviseres leverancen ikke er varemodtagelsen berettiget til at afvise denne og

kræve levering på et senere tidspunkt uden beregning. Se kontaktoplysninger bagerst i

håndbogen.

Bestilte varer skal leveres franko på in/out as’ terminaler. Rampehøjde er 125 cm, dog er der

mulighed for aflæsning i jordplan. Varer modtages kun på godkendte EUR-paller.

Chaufføren skal selv aflæsse varerne og placere dem i varemodtagelsen efter anvisning fra

varemodtagelsens personale.

Ved modtagelsen kvitterer in/out as for den modtagne mængde paller. Der tages dog forbehold for

antal detailkolli på pallerne samt skader.

En gyldig kvittering for modtagelse består af et stempel og initialer af den modtagende in/out as

medarbejder.

in/out as afregner den varemængde, som in/out as’ varemodtagelse registrerer i forbindelse med

vareopdateringen. Såfremt der fremsendes større mængde, end angivet på indkøbsrekvisitionen,

afregner in/out as efter rekvisitionen.

Viser der sig at være fejl eller mangler ved de af leverandøren leverede varer, er leverandøren

forpligtet til at tage den fejlbehæftede eller mangelfulde varemængde retur til kreditering eller

ombytning. Dette efter nærmere aftale med indkøbsafdelingen.

Følgeseddel skal altid følge varen.

Takstblad vedr. advisering

”TAKST” til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms

En leverance på 7 paller eller flere er ikke

adviseret eller adviseret i rette tid

Hvis varemodtagelsen tilbyder

at modtage leverancen trods

manglende advisering

Der leveres på forkert terminal Leverancen er leveret til anden

terminal end den af

indkøbsafdelingen oplyste

2500,- pr. ordre

2500,- pr.

leverance

Emballage og emballagekrav

Kolli skal være fastholdt på pallerne ved hjælp af yderemballage. Det kan være film, strapex-bånd

eller lignende.

Alle varer skal være sikret på en sådan vis, at varerne kan tåle at blive transporteret og lagret uden

at der vil forekomme udskridning eller sammenstyrtning af varerne.

FEB 08 10 af 18


Logistikhåndbog

- Varerne må aldrig overskride pallens grundflade

- Den enkelte palle må indeholde et varenummer

- Plukpalle: Såfremt mængden pr. varenummer er mindre end indholdet af en fyldt

palle, bestilles og leveres der normalt i hele lag. Bemærk venligst at der skal være

indlagt en helpalle mellem de enkelte varenumre, hvis flere varenumre stables oven på

hinanden. Udgør den bestilte mængde af en vare mindre end ét pallelag kan flere varer

samles på samme palle uden adskillelse med paller mellem de enkelte varenumre. En sådan

palle skal tydelig mærkes med ANBRUD.

Højde og vægtgrænser ved levering:

Maksimal totalhøjde incl. EURpalle

og varer

Maksimal totalvægt incl. EURpalle

og varer

1/1 palle* 148 cm 1.000 kg

* Den anførte pallehøjde er et udgangspunkt, da in/out as’ pallereoler har disse

dimensioner. Hvis varens art, detailkolli-vægt eller emballagens styrke og arbejdsergonomi

generelt berettiger det, kan højere paller accepteres såfremt leverandøren kan godtgøre, at

forudsætningerne herfor er opfyldt. Afvigelser kan kun finde sted efter forudgående aftale med

in/out as.

Alle varer skal være emballerede, så de kan tåle almindelig håndtering og transport.

Det skal tilstræbes at de enkelte detailkolli har et modulmål på grundfladen svarende til 60*40 eller

30*40

Maksimal vægt pr. detailkolli bør ikke overstige 15 kg. (Under henvisning til AT-vejledning D.3.1

”Løft, træk og skub”).

For at kunne håndtere paller i varemodtagelsen og på lageret er korrekt mærkning en

forudsætning. På detailkolli skal der påsættes en EAN 13 eller ITF14 stregkode. Denne label skal

placeres på enten gavl eller langside. Det skal tydeligt fremgå af labelen hvilken vare det

pågældende detailkolli indeholder.

Emballering og palletering hos samarbejdspartner

Er leverandøren ikke i stand til at overholde kravene for korrekt emballering, stregkodemærkning

og palletering henvises der til in/out as’ samarbejdspartner BJ Lønpak. Hér kendes til de krav der

stilles af in/out as for korrekt emballering, stregkodemærkning og palletering.

Vælger leverandøren at tage BJ Lønpak i anvendelse, skal leverandøren selv tage kontakten til BJ

Lønpak, herunder at aftale leveringstid, advisering, pris mv.

Leverandøren gøres opmærksom på, at der først laves modtagelseskontrol når varen ankommer til

in/out as. Frem til at leverancen ankommer til in/out as, er det leverandøren, der har ansvaret for

forsendelsen.

Kontaktoplysninger til samarbejdspartner

Administration:

BJ Lønpak, Att. Bente Jensen

Ryttervangen 23

7323 Give

FEB 08 11 af 18


Tlf. +45 7573 2349

E-mail: gj@gj-loenpak.dk

Lagerhotel:

BJ Lønpak

Tykhøjet Vej 22

7323 Give

Logistikhåndbog

Alternativt er leverandøren velkommen til at benytte egen samarbejdspartner. Denne skal dog

sikre, at forsendelsen er korrekt stregkodemærket og palleteret når den modtages hos in/out as.

Tillæg

Egen import af varer – herunder fra Fjernøsten

Ud over de nævnte regler i denne håndbog er nedenstående et tillæg til in/out as og Indeks Retails

vareimport fra Fjernøsten.

Takstblad vedr. vareinformationer ved levering af varen

”TAKST” til ompakning er p.t. DKK 300,00 pr. time eller der pakkes om eksternt for leverandørs

regning.

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. Moms

Varen indeholder ikke følgende vedr.

forbrugerenheden

Vareinformationer på detailkolli indeholder

ikke en af følgende

Vareinformationer på grossistkolli

indeholder ikke en af følgende

Forbrugerenhedsstregkode 2500,- pr.

varenummer +

TAKST

Detailkollistregkode

Varetekst

Bruttovægt

Forbrugerenheder pr.detailkolli

in/out as varenummer

Grossiststregkode

Kartonnummer

Bruttovægt (gross weight)

Forbrugerenheder pr.

grossistkolli

2500,- pr.

forsendelse +

TAKST

2500,- pr

forsendelse +

TAKST

Ovenstående informationer, skal fremgå på de forskellige emballeringsniveauer i det omfang

emballagens størrelse tillader det.

Forsendelser transporteres til Danmark af en speditør udvalgt af in/out as. Forsendelserne

udpakkes og palleteres i Danmark hos en samarbejdspartner, hvorefter de transporteres direkte til

in/out as.

Yderligere oplysninger herom kan indhentes hos logistikafdelingen. Se kontaktoplysninger bagerst

i håndbogen.

Pakkelisten opfattes og benyttes som følgeseddel.

FEB 08 12 af 18


Logistikhåndbog

Ved denne type forsendelser accepteres det, at transportøren fremsender særskilte fakturaer på

transport. Disse fakturaer afsendes fra transportør senest 3 arbejdsdage efter forsendelsens

ankomst til in/out as. Fakturaen skal indeholde in/out as’ referencenummer og attesteres den

respektive ordreafgiver hos in/out as.

Transitvarer

For de leverandører, som har indgået transitaftale med in/out as, gøres der opmærksom på

følgende:

Et transitindkøb afsendes fra in/out as som en særskilt rekvisition.

Leverandøren skal sørge for, at transitindkøbet behandles som en særskilt ordre på lige fod med

lagerindkøb, herunder at der dannes særskilt følgeseddel og faktura på transitindkøbet.

Ved ankomst til in/out as, skal transitforsendelsen være tydelig mærket med TRANSIT, det enten

om forsendelse ankommer som separat pakke/r, eller om den sendes med eventuelle lagerindkøb.

Anvendes sidstnævnte model og leverandøren sammenpakker transitindkøbet med lagerindkøbet

på samme palle, skal transitindkøbet placeres i særskilte kasser øverst på pallen.

Transitindkøbet markeres tydeligt med TRANSIT på kasserne.

Takstblad vedr. transitvarer

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms

Forsendelsen er ikke tydeligt mærket med

TRANSIT

500, - pr. in/out as

rekvisition

Electronic Data Interchange (EDI)

Hos in/out as foretrækkes det, at en leverandør er istand til at håndtere EDI. I dette afsnit er der

kort beskrevet EDI set-up’et hos in/out as.

Der anvendes standarden EDI-fact 93A/96A og van operatør er Progrator. Alternativ hertil er

at benytte FTP-server.

in/out as identificeres via: ILN/locationnumber: 5790001095260:14

Overfor leverandører, er in/out istand til at håndtere EDI vedrørende:

indkøbsordrer (order/orders)

ordrebekræftelser (confirm/ordrsp)

følgesedler (deliverynote/desadv)

fakturaer (invoice/invoic)

For uddybelse af ovenstående eller ved supplerende spørgsmål, skal Indeks Retail IT kontaktes.

Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen.

En systemkonsulent fra Indeks Retail IT vil være kontaktperson i forbindelse med en

eventuel forberedelse og implementering af EDI mellem leverandøren og in/out as.

Bemærk at der i perioder kan forekomme længere ekspeditionstid i forbindelse med forberedelse

og implementering af EDI løsningen.

Detailplanlægning af implementeringen, herunder f.eks. test, aftales nærmere med

systemkonsulenten hos Indeks Retail IT.

FEB 08 13 af 18


Kontaktoplysninger og åbningstider

Logistikhåndbog

Gruppe E-mail Telefon

Receptionen 7675 2000

Indkøb, bøger boger@i-r.dk 7675 2097

Indkøb, trendartikler trend@i-r.dk 7675 2060

Indkøb, kontorartikler indkob@i-o.dk 7675 2058

Logistik: logistik@i-o.dk 7675 2067

Kreditorbogholderi: fak@i-o.dk 7675 2047

Varemodtagelse HED 4 : vamo@i-o.dk 7675 2034, 7675 2035

Varemodtagelse LUN 5 : vamo@i-o.dk 7675 2034, 7675 2035

Varemodtagelse ONE 6 : vamo@i-o.dk 7675 2034, 7675 2035

Indeks Retail IT: servicedesk@i-r.dk 7675 2929

Åbningstider administrationen

Omstillingen og personalet i administrationen er til rådighed via telefon og mail:

Mandag, tirsdag, onsdag og torsdag kl. 08:00 – 16:00

Fredag kl. 08:00 – 15:30

Alle helligdage lukket

Åbningstider varemodtagelsen

Forsendelser modtages:

Mandag, tirsdag, onsdag og torsdag kl. 07:00 – 15:00

Fredag kl. 07:00 – 13:00

Alle helligdage lukket

4 Terminal HED: Lundagervej 21, 8722 Hedensted

5 Terminal LUN: Lundagervej 3, 8722 Hedensted

6 Terminal ONE: Lundagervej 1, 8722 Hedensted

FEB 08 14 af 18


Bilag

Bilag 1 – Fakturering

Logistikhåndbog

Af afstemnings – og betalingsmæssige hensyn skal gennemfakturering – og lagerleverancer

faktureringsmæssigt adskilles på 2 konti i leverandørens bogholderi.

Lagerfakturering (til in/out as’ lager)

På fakturaer/kreditnotaer vedrørende levering til in/out as lager skal der udover

myndighedskravene 7 bl.a. fremgå:

- Rekvisitionsnummer

- Leverandørens varenummer og varetekst

- Bank kontonummer, hvortil der kan betales med frigørende virkning

- Totalpris pr. varelinie

- Momstotal

- Fakturatotal ekskl. moms

- Fakturatotal inkl. moms

- Fragt, hvis aftalt Incoterm AB Fabrik. Efterregninger på fragt accepteres ikke 8

- Attention (udfyldes med ”fakturakontrol”)

- Fakturamodtagers CVR-nummer

En faktura må kun indeholde ét rekvisitionsnummer.

Alle priser skal angives som den reelle nettokostpris. Dvs. eventuelle afgifter, kvantumsrabatter,

ordrerabatter og lignende, skal være indeholdt i den oplyste pris.

Det accepteres ikke, at faktura alene afsendes med varerne, eller at fakturabeløbet blot fremgår af

et kontoudtog eller lignende. Originalfaktura skal derfor altid fremsendes separat til in/out as.

Takstblad vedr. lagerfaktura

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms

Faktura fremsendt før varens modtagelse

ved in/out as

En faktura omhandlende flere følgesedler Hver faktura må kun omhandle

en følgeseddel

Gennemfakturering

Gennemfakturering kan kun ske, hvis der foreligger en samhandelsaftale herpå.

5000,- pr.

varenummer

2500,- pr.

følgeseddel

Ved gennemfakturering sendes faktura- eller kreditnotakopi med købspriser og samlet købsbeløb,

sammen med varen, direkte til butikken/kontorforsyningen. Alternativt skal en følgeseddel

indeholde nedenstående oplysninger:

På original faktura, der fremsendes in/out as skal udover myndighedskravene bl.a fremgå:

- Medlemsnummer (butikkens in/out nummer) i et separat felt

7 Der henvises til www.SKAT.dk, punkt A.6.3.2.2

8 Bemærk, der gælder andre regler vedrørende fakturering af Østen forsendelser. Se mere under afsnittet: Egen import

af varer

FEB 08 15 af 18


Logistikhåndbog

- Attention udfyldes med ”gennemfakturering”

- Forfaldsdato udtrykt som eksakt dato

- Totalbeløb

- Momsbeløb

- in/out CVR-nr.: 39965410

Når leverandørens fakturalayout er accepteret af økonomiafdelingen hos in/out as, må dette ikke

ændres uden forudgående aftale med økonomiafdelingen.

Når følgeseddel anvendes skal der på denne anføres rekvisitionsnummer, aftalte priser og

fakturanummer.

Det accepteres ikke, at der er afvigelser som gebyrer eller andet på fakturaen, som ikke er oplyst

på følgesedlen.

Alle vareleverancer, der gennemfaktureres, sker franko.

Elektronisk fremsendelse af faktura

Såfremt leverandøren sender mere end 20 fakturaer pr. uge til in/out as, skal fakturaerne, ud over

at fremsendes på papir, fremsendes via en ugentlig elektronisk overførsel. Denne skal ske på en af

følgende måder:

- OIO-overførsel

- EDI-overførsel

- Kommasepareret fil (CSV) med et af in/out as foruddefineret layout

En beskrivelse af alle løsninger, layouts, recordbeskrivelse otc., kan rekvireres ved at kontakte

økonomiafdelingen. Se kontaktoplysninger bagerst i håndbogen.

Trods en elektronisk overførsel af fakturaer, skal der af hensyn til myndighedskravene, fortsat

fremsendes dokumentation i form af papirfakturaer til in/out as.

Betalingsvilkår

Fakturaer, både papir og elektroniske fakturaer, skal modtages hos in/out as senest den 3.hverdag

kl. 12:00 i en ny måned.

Kreditnotaer udstedt til in/out as modregnes ved førstkommende betaling til leverandøren.

Kontoudtog udvisende forrige måneds bevægelser skal være in/out as i hænde senest den 5.

hverdag i den følgende måned. Det er ikke tilstrækkeligt at leverandøren fremsender et kontoudtog

med åbenstående poster. Af kontoudtoget skal der fremgå en primo saldo og en ultimo saldo.

Samtlige ind- og udbetalinger, samt alle fakturaer og kreditnotaer.

Leverandøren skal levere en månedsvis afstemning af mellemværendet selskaberne imellem for

både lager- og gennemfaktureringskonti. Afstemningsopgørelsen fremsendes i Excel regneark via

mail på adressen fak@i-o.dk. Hyppigheden er efter aftale med økonomiafdelingen.

Økonomiafdelingen står naturligvis til disposition overfor leverandøren når in/out as’ data skal

fremsendes.

Leverandøren kan ikke kræve kreditrenter eller morarenter af in/out as, men at in/out as til enhver

tid skal stå til rådighed, hvis der er forskellig opfattelse af betalingerne.

Factoring accepteres kun mod forudgående indhentelse af samtykke fra in/out as og må aldrig

forringe de i denne håndbog oplyste betingelser eller andre samhandelsdokumenter.

FEB 08 16 af 18


Logistikhåndbog

in/out as forbeholder sig ret til omgående at tilbageholde betalinger, hvis der opstår tvist angående

betaling af varer.

Kreditorkonto spærres når leverandør ændrer CVR nr.

Takstblad vedr. betalingsvilkår

Hændelse Bemærkning DKK ekskl. moms

Faktura fremsendt for sent Faktura skal fremsendes

senest 3.hverdag kl. 12:00 i ny

måned

2500,- pr. faktura

FEB 08 17 af 18


Logistikhåndbog

Bilag 2 – eksempel på faktura til gennemfakturering

in/out as

Lundagervej 21

8722 Hedensted

ATT. Gennemfakturering

in/out´s CVR.nr 39965410

Leveringsadresse

Bog & idé

Butikkens adresse

Postnr. + by

Butiksnummer 12345 (Butiksnummer er altid på 5 tal)

Toppen skal være i fast format

Virksomhedens navn

Virksomhedens adresse

Postnr. By

CVR : nr.

Telefon : nr.

Fax : nr.

EAN – nr.

Skal være i tal

Fakturanummer 123456789 Fakturadato 08.12.2009 Forfaldsdato 28.02.2010

(må ikke være på mere end 9 tal)

(Da fakturaen scannes er det vigtigt, at oplysningerne står det samme sted hver gang)

Bunden skal være fast format

Nettobeløb 1.000,00

Disse oplysninger fra 1 til 7 skal være på fakturaen

1 Butiksnummer (altid 5 tal)

2 Fakturanummer

3 Fakturadato

4 Forfaldsdato (altid i tal) og ikke f.eks. LB+ 60

5 Moms

6 Totalbeløb

7 in/out´s CVR nr. 39965410

Moms 250,00 Totalbeløb 1.250,00

FEB 08 18 af 18

Similar magazines