Introduktion til TEA Grønland Forvaltning - Tabulex

TEA Forvaltning
Introduktion til
Tabulex TEA Grønland
Forvaltning
Version 3.5
Version 2.98.0 24/10/2011 1

TEA Forvaltning
Introduktion
TEA – Tabulex Elev Administration – arbejder med centralt placerede data på
Tabulex’ databaseserver. Det er et flerbrugersystem, hvor ændringer øjeblikkeligt
slår igennem hos alle brugere.
TEA henter de fleste elevoplysninger fra diverse registre ved hjælp af elevernes
CPR-numre. Programmet kommunikerer bl.a. med indenrigsministeriets CPRregister,
hvor det henter oplysninger om elevernes bopæl, familierelationer,
statsborgerskab mv.
Opstart af programmet
Når du installerer TEA, bør du gøre det via download fra Internettet. Du kan altid
få et link ved at ringe til Tabulex. Programmet kan installeres lokalt på den eller
de maskiner, programmet skal bruges på, eller programmet kan afvikles fra en
server. Hvis du ønsker en ukompliceret lokal installation af TEA, skal du blot
dobbeltklikke på installationsfilen, følge installationsvejledningen på skærmen og
acceptere de placeringsforslag installations-programmet kommer med.
Hvis TEA skal afvikles fra en server eller i Citrix, bør installation ske i samråd
med den kommunale IT-afdeling og Tabulex.
Når TEA er installeret, vil programmet, ved første opstart, bede om
licensoplysninger. Disse oplysninger findes på licenskortet fra Tabulex. Det er
nødvendigt at indtaste oplysningerne helt korrekt. Når du har indtastet
licensoplysninger, vil TEA bede om et brugernavn og en adgangskode. Disse
findes også på licenskortet fra Tabulex. TEA vil herefter kun bede om brugernavn
og adgangskode ved opstart. Du skal derfor kun indtaste licensoplysninger én
gang for hver installation. Du kan naturligvis ændre brugernavn og adgangskode
(se afsnittet ”Indstillinger og Brugere”).
TEA vil efter aflevering af korrekt brugernavn og adgangskode, hente oplysninger
om skolens elever fra Tabulex’ TEA-database, og programmet er herefter klar til
brug.
System
Under menuen ”System” kan du opsætte forskelige kriterier som har relevans
andre steder i TEA. Det er her du kan indstille arbejdsdato til den dag du gerne
vil se data for – frem eller tilbage i tid. Du ved, at du står på dags dato, når
baggrunden er blå. Er du i fremtiden er baggrunden grøn og er du tilbage i tid
bliver baggrunden rød. Det er også under system, at du vælger hvilken skole i
kommunen du ønsker at arbejde i eller om du ønsker at arbejde i TEA
Forvaltning.
Indstillinger
Under ”Indstillinger” finder du en række faneblade, hvor du kan
Angive forskellige parametre.
Version 2.98.0 24/10/2011 2

TEA Forvaltning
Skoleoplysninger
Fanebladet hedder ”Skoleoplysninger” er her Forvaltningens adresse,
telefonnummer, faxnummer, e-mail, sekretærnavn osv. skal stå. Disse
oplysninger bruger TEA på forskellige udskrifter og vil kunne bruges på
udskrifter, du selv designer.
Kommunikation
Her finder du jeres licensoplysninger for kommunen. Det er også her du angiver
om du vil tillade synkronisering med privatskoler der benytter TEA, således at
TEA Forvaltning modtager data fra
privatskolerne om elevernes historik, fravær og
karakterer.
Forvaltning
På dette faneblad angiver du fødselsdatointervallet for de børn du gerne vil have
opsyn med, i forhold om du modtager
undervisning, dvs. børn i den
undervisningspligtige alder. Her kan
du også angive hvilke distrikter der
hører til de enkelte skoler i
kommunen. Det har betydning, hvis
kommunen benytter TEA
Webindskrivning.
Diverse vinduer
Her kan du angive hvilke faneblade du vil have vist i elevvindue.
Servicerapport
Her kan du angive hvad og hvor tit du ønsker information i din TEA postkasse om
elevændringer.
Fritvalgsfelter
Her kan du oprette et antal fritvalgsfelter til at kategorisere børn, som du ikke
kan kategorisere med de faste TEA-funktioner. Det kan være elever der har
særlige behov eller som du på anden måde gerne vil kunne søge frem på
baggrund af særlige parametre. Når du har oprettet et fritvalgsfelt kan du tildele
det enkelte barn en værdi efter eget valg. Det gøres i elevvinduet på barnet.
Brugere
i TEA.
TEA har én ”indbygget” bruger pr. kommune ved levering. Det er en
bruger, der kun kan oprette andre brugere. Brugernavnet er ”admin” og
kan ikke ændres. Adgangskoden fremgår af licenskortet fra Tabulex, og
den kan ændres. Nye brugere oprettes af administrator-brugeren i
menuen ”System” | ”Brugere”. Du kan naturligvis oprette flere brugere
Version 2.98.0 24/10/2011 3

TEA Forvaltning
Her tilføjer du nye brugere til jeres licens.
Administratoren kan oprette superbrugere,
alm. Brugere og web-brugere.
Superbrugere kan oprette alm. Brugere og
web-brugere.
Administratoren, f.eks. en person i IT-afdelingen, skal oprette de øvrige brugere af
systemet, på det niveau, de har brug for. Superbrugere har fuld adgang i TEA og
kan oprette andre bruger med fuld adgang (almindelige brugere). Superbrugere
kan ikke oprette andre superbrugere.
Almindelige brugere har fuld adgang til TEA, men kan kun oprette brugere med
web-adgang.
En bruger kan få begrænset læseadgang til TEA-databasen med TEA-webmodul.
Ønsker du at oprette web-brugere, kan du finde den særlige vejledning til webbrugere
på www.tabulex.dk i menuen ”Support” | ”TEA”.
Brugerhierakiet er opbygget, så alle kan administrere brugere, der er ét eller flere
niveauer længere nede end de selv. Administrationen kan bestå i at oprette nye
brugere, tilføje/fjerne adgangen til de enkelte skoler, åbne spærrede brugere og
ændre adgangskoder.
Hierakiet ser således ud:
1. Administrator (kun til brugeradministration)
2. Superbruger
3. Almindelig bruger
4. Web-bruger
TEA kan i øvrigt installeres på lige så mange maskiner, I har lyst til – det koster
ikke ekstra.
Version 2.98.0 24/10/2011 4

TEA Forvaltning
Genvejene på TEA-forsiden
Du åbner TEA’s forskellige registre ved at klikke på knapperne på forsiden eller
bruge funktionstasterne på dit tastatur - F10 & F12.
Elevregister
med al relevant
elevinformation
Her kan du oprette
placeringer til elever,
der ikke går i
”officielle” skoler.
TEA’s beskedsystem. Her
får du bl.a. meddelelser
fra dine skoler og
beskeder fra Tabulex.
Her kan du se din
aktuelle arbejdsdato.
Version 2.98.0 24/10/2011 5

TEA Forvaltning
Elevregisteret
Med TEA kan du holde styr på din kommunes grundskoleelever.
Eleverne er enten i en kommunal folkeskole, på privatskole, på
efterskole, på specialskole, på en anden kommunes folkeskole eller på
en eller anden speciel placering, f.eks. hjemmeundervisning eller ”Værestedet
Pomfritten”. Alle disse mulige placeringer kan TEA Forvaltning håndtere.
Når du åbner elevregisteret, vil du se nedenstående vindue.
En del relevante søgninger er allerede ”udført”, når du åbner elevregisteret. Du
kan åbne og lukke forgreninger i træstrukturen her og klikke dig frem til alle
mulige tal. F.eks. alle elever på efterskole, alle elever på én efterskole, alle elever
på én af dine folkeskoler osv. Et ’+’ ud for punktet fortæller, at der er
underpunkter. Du åbner et punkt ved at klikke på ’+’, og lukker igen på’ –’.
I det midterste felt vil du se
elever fra den kategori/skole, du
har valgt til venstre. Sortér ved
at klikke på
kolonneoverskrifterne.
Du kalder søgefunktionen i
TEA frem med knappen her.
Du kan søge på CPR-numre,
adresser, skoledistrikter,
aldersintervaller og meget
andet.
Du kan naturligvis kombinere
flere felter og søge på f.eks. et
alders-interval i ét skoledistrikt.
Det er bl.a. nyttigt ved
ind-skrivning af de nye 1.
klasse-elever.
I feltet til højre ser du data for den
elev, du har valgt i listen i midten af
vinduet. Med fanebladene øverst
kan du se flere detaljer om eleven.
Version 2.98.0 24/10/2011 6

TEA Forvaltning
Elever på én privatskole
Hvis du vil se alle de elever, du har placeret på en bestemt privatskole, skal du
klikke på selve skolens navn i venstre side af registeret under overskriften
”Fremmede skoler|Folkeskoler”. Du kan sortere på kolonneoverskrifterne i
midten af billedet, dér hvor eleverne vises.
Efterskoleelever
Hvis du vil se alle de elever, du har placeret på efterskole, skal du klikke dig frem
til ”Efterskoler” under kategorien ”Skoletyper”. Du kan sortere på
kolonneoverskrifterne i midten af billedet, dér hvor eleverne vises.
Elever på én efterskole
Hvis du vil se alle de elever, du har placeret på en bestemt efterskole, skal du
klikke på selve skolens navn i venstre side af registeret under overskriften
”Fremmede skoler |Øvrige”. Du kan sortere på kolonneoverskrifterne i midten af
billedet, dér hvor eleverne vises.
Elever på andre kommuners folkeskoler
Hvis du vil se alle de elever, du har placeret på andre kommuners folkeskoler,
skal du klikke dig frem til kommunale børneskoler under ”Skoletyper” i venstre
side af registeret.
Det er her værd at bemærke, at de elever du ser, bliver valgt med udgangspunkt i
den arbejdsdato, du har stillet i TEA. Betalingsbørn håndteres særskilt (Se
afsnittet ”Betalingselever” side 9).
Samme fremgangsmåde kan benyttes mht. elever på amtslige
specialinstitutioner osv.
OBS-listen
TEA kender alle børn og unge i kommunen, altså de 0 – 25
årige. TEA ved også hvilke elever der går på kommunens
folkeskoler og andre skoler i Danmark, der bruger TEA. Det er
også alt hvad TEA ved indtil nogen - forvaltning og
skoleadministration, fortæller systemet, hvor de resterende
elever er henne i verden.
De elever TEA ikke ved hvor er, kommer på systemets OBS-liste.
OBS-listen findes i øverste venstre side af elevregisteret. OBS-listen skal helst
nedbringes til nul, da det så bliver nemt at holde øje med, om der skulle komme
nye børn på listen, f.eks. tilflyttere eller elever, som dine folkeskoler melder ud
uden at angive en modtagende skole. Samtidig betyder en kort OBS-liste, at du
har styr på placeringen af alle elever i kommunen.
OBS-listen tager udgangspunkt i undervisningspligtige børn.
Det er dig, der bestemmer, hvad TEA skal opfatte som undervisningspligtige børn.
Det gør du ved at indstille datointervallet på fanebladet ”Forvaltning” i menuen
System | Indstillinger.
Version 2.98.0 24/10/2011 7

TEA Forvaltning
Elever der skal placeres på skoler, der ikke bruger TEA
En elev kan fjernes fra OBS-listen - enten ved at du overfører eleven til en skole
eller ved, at du flytter eleven til en placering. Skal du overføre en elev
fra OBS-listen til en skole, skal du blot markere eleven og klikke
”Overfør elev”.
I det vindue du får frem skriver du den dato
du ønsker at barnet skla have skolehistorik
fra og vælger i feltet nedenunder hvilken
skole barnet skal overføres til. Det gør du
ved at skrive de første tre-fire bogstaver af
den modtagende skoles navn (eller
skolekoden) og trykker [pil ned] på
tastaturet. TEA vil så foreslå alle de skoler i
Danmark, der begynder med de tastede
bogstaver (eller tal). Klik på den rette skole.
Klik så ”Ok” og eleven er overført!
Når du har overført en elev til en skole, vil skolen blive listet i venstre side af
elevregisteret under ”Skoler”. Klik på ”+” ud for ”Skoler”, og du vil se en liste med
alle de skoler, hvorpå du har elever. Hvis du klikker på en af skolerne på listen,
vil du se den eller de elev(er), der er registreret på skolen.
Vil du flytte et barn fra OBS-listen til en placering, skal du blot markere eleven,
højre-klikke og vælge ”Flyt..”, så får du mulighed for at vælge mellem de
placeringer du har oprettet.
Elever på skoler der ikke har TEA
TEA-skoler registrerer selv trin og spor på eleverne. Hvis du har elever registreret
på skoler, som ikke har TEA, kan det forekomme at der ikke er trin og
klassebetegnelse på eleven. Der vil ofte være en betegnelse ”STD”, som blot
betyder standardklasse. Du kan angive et personligt trin på eleven ved at højreklikke
på elevens historiklinje.
Det er en fordel at have trin registreret på eleverne,
så du senere kan søge alle elever i hele kommunen
på ét klassetrin, f.eks. når ungdomsskolen gerne vil
sende brev til alle 7´ende klasser i hele kommunen, uanset skole, eller når
skoletandplejen gerne vil sende indbydelse til tandstillingsvisitation ud til alle
elever på 3. klassetrin. Det gør det også nemmere at fremskrive TEA til et nyt
skoleår, fordi TEA bruger elevernes klassetrin ved fremskrivningen. Udover at
kunne fortælle TEA hvilket trin eleven er på har du også mulighed for at oprette
klasser på skoler der ikke har TEA. Det gør du også ved at højre-klikke på elevens
historiklinje. Du vælger så ”Stamklasse |Rediger klasser”. Nu får du mulighed for
at oprette en eller flere klasser på skolen (kun i din TEA), som du så vil kunne
tilknytte en eller flere elever der går på den skole.
Version 2.98.0 24/10/2011 8

etalingselever (specialelever).
TEA Forvaltning
Betalingselever
En af skoleforvaltningens opgaver er at holde øje med elever
der skal betales eller modtages betaling for.
TEA kan være dit hjælpeværktøj, når du skal håndtere
elevbetalinger ind og ud af kommunen. Funktionen findes i
venstre side af elevregisteret under punktet betalingselever.
Det er frivilligt, om du vil bruge TEA til at holde styr på disse
børn.
For uddybning hvordan du håndterer elever, der kræver
mellemkommunale afregninger, se særskilt vejledning på
vores hjemmeside www.tabulex.dk |Support |TEA Forvaltning.
Når du har oprettet en klasse
kan du igen højre-klikke på
elevens historiklinje og så vil du
få mulighed for at tilvælge den
klasse du har oprettet.
At have rigtige klassebetegnele
og især klassetype er af stor
betydning i forbindelse med
OBS: Ikke samboende er en liste over børn med folkeregisteradresse i din
kommune, som ikke bor sammen med nogle af deres biologiske forældre. Listen
er et hjælperedskab, som skal gøre det nemmere for dig at finde alle de børn, der
er anbragt i din kommune – de vil jo typisk ikke bo sammen med deres biologiske
forældre. Når og hvis du indberetter betalingskommune på børn på denne OBSliste,
forsvinder de fra ”OBS: Ikke samboende” for derefter kun at optræde under
”Anbragt hos os”. Hvis der er børn, du gerne vil have væk fra listen, men som
ikke er anbragt af andre kommuner, kan du indberette din egen kommune som
betalingskommune.
OBS: Anbragte børn er en liste over børn hvor kommunale forhold og manuelt
registreret ”Betalingskommune” ikke er overensstemmende.
Version 2.98.0 24/10/2011 9

TEA Forvaltning
Placeringer
Du har måske elever, der ikke kan placeres på en skole med en rigtig
skolekode. Det kan være hjemmeunderviste elever, elever på
”Værestedet Biltyven”, som ikke har en skolekode, eller elever på det
ene eller det andet særlige undervisningstilbud. Disse elever kan ikke placeres
som beskrevet ovenfor, da de jo ikke går på en ”rigtig” skole (ingen 6-cifret
skolekode).
For at kunne placere disse elever skal du oprette placeringer i TEA’s
placeringsregister.
Placeringsregisteret åbnes via knappen ”Placeringer” på TEA’s forside.
Tryk på knappen ”Opret placering”, hvis
du har brug for en ny placering. Når du
har lavet placeringen, kan du placere
børn i den ved at højre-klikke på dem i
elevregisteret, og vælge ”flyt”. Placeringer
skal betragtes som en nødløsning der
tages i brug for at holde styr på elever,
der ikke går på rigtige skoler. Placeringer
er imidlertid problematiske i forhold til
automatiske statistikindberetninger fra
TEA til UVM og Danmarks Statistik, så
brug dem kun, når eleverne ikke kan
placeres på rigtige skoler.
Udskrifter
TEA kan lave forskellige udskrifter. De fleste af
udskrifterne er tilgængelige via elevregisteret ved at
højre-klikke på den eller de elever, du ønsker med på
udskriften.
Elevspecifikke udskrifter
Personlister
Hvis du vil udskrive en liste med en eller flere af de elever, du har fundet frem i
elevregisteret, skal du markere de elever, du ønsker på listen og højre-klikke på
en af de markerede elever. Vælg ”Udskriv Personliste” og vælg en skabelon til
udskriften. Hvis du vil udskrive en liste med alle de elever du har fundet frem,
skal du markere dem alle og derefter højre-klikke på dem. Brug evt. genvejen
[Ctrl]+[a] til at markere alle.
Etiketter
Du kan lave enten elevadresserede eller forældreadresserede etiketter til en eller
flere elever. Marker eleverne og højre-klik på en af dem. Vælg ”Udskriv” og
Version 2.98.0 24/10/2011 10

TEA Forvaltning
”Etiket”. Vælg en etikette-skabelon fra listen. Hvis formatet ikke passer til dine
etiketter – ring til Tabulex og få hjælp til at tilpasse skabelonen dine etiketteark.
Breve
Du kan lave enten elevadresserede eller forældreadresserede breve med TEA.
Marker eleverne og højre-klik på en af dem. Vælg ”Udskriv” og ”Brev”. Når
tekstbehandlingsvinduet åbner, skal du skrive brevets indhold
(eller eventuelt kopiere det ind) og herefter klikke på det lille
printerikon i øverste venstre hjørne af tekstbehandlingsvinduet.
Nu skal du vælge en brevskabelon fra listen. Hvis designet ikke passer dig – ring
til Tabulex.
Overordnede udskrifter
Under menuen ”Udskriv |Udskriv udskrifter”
findes en række muligheder for at udskrive
mere overordnede udskrifter, oversigter o
statistikker.
Befordringslister
Registrerer skolerne i din kommune befordringsoplysninger på eleverne, kan du
via din TEA trække befordringslister for en eller flere skoler i kommunen.
Fordelingslister
Under udskriftstypen ”Fordelingslister” kan
du få oversigter over egne elever,
tosprogede elever (såfremt de har
modersmål registreret på fanebladet
”Information” i Elevregisteret), elever i
privatskole, antal elever fordelt på distrikt
og klassekvotienter på kommunens skoler.
Tiltag
Under tiltag kan du udskrive oversigter over
elever som du eller skolerne har tildelt tiltag,
som f.eks. Dansk som 2.sprog, Modtageklasse
eller Specialundervisning.
Søgninger
En elev – et CPR-nummer
Åbn elevregisteret og klik på knappen ”Søg”. Tast et CPR-nummer og klik ”Søg”.
Når feltet ”Søgninger” bliver markeret i øverste venstre side, er søgningen færdig.
Alle kommunens elever på ét klassetrin
Åbn elevregisteret og klik på knappen ”Søg”. Vælg et klassetrin og klik ”Søg”. Når
feltet ”Søgninger” bliver markeret i øverste venstre side, er søgningen færdig. Du
Version 2.98.0 24/10/2011 11

TEA Forvaltning
kan sortere på overskrifter og udskrive lister eller dellister, som beskrevet i
afsnittet ”Udskrifter” side 10.
Alle kommunens elever på ét klassetrin på udvalgte skoler
Åbn elevregisteret og klik på knappen ”Søg”. Vælg skoler fra listen med skoler ved
at sætte flueben. Vælg et klassetrin og klik ”Søg”. Når feltet ”Søgninger” bliver
markeret i øverste venstre side, er søgningen færdig. Du kan sortere på
overskrifter og udskrive lister eller dellister, som beskrevet i afsnittet ”Udskrifter”
side 10.
Alle Kommunens elever i ét skoledistrikt
Åbn elevregisteret og klik på knappen ”Søg”. Tast et distrikt og klik ”Søg”. Når
feltet ”Søgninger” bliver markeret i øverste venstre side, er søgningen færdig. Du
kan sortere på overskrifter og udskrive lister eller dellister, som beskrevet i
afsnittet ”Udskrifter” side 10.
Alle Kommunens elever i ét skoledistrikt, som er født i et bestemt
datointerval
Åbn elevregisteret og klik på knappen ”Søg”. Tast et distrikt og vælg et
fødselsdatointerval. Klik ”Søg”. Når feltet ”Søgninger” bliver markeret i øverste
venstre side, er søgningen færdig. Du kan sortere på overskrifter og udskrive
lister eller dellister, som beskrevet i afsnittet ”Udskrifter” side 10.
Indskrivning af de nye børnehaveklasser
Arbejdsgangen starter på forvaltningen med denne søgning:
Alle kommunens elever i alle skoledistrikter, som er født i et bestemt
datointerval og som endnu ikke går i skole = Indskrivningsliste
Åbn elevregisteret og klik på knappen ”Søg”. Vælg
et fødselsdatointerval. Det bør dække to årgange,
den nye årgang, der skal tilbydes indskrivning, og
den årgang der startede sidste år - så du får
eventuelle oversiddere med.
Vælg kriterierne ”Uden skolegang” og ”Uden
fremtidig skolegang”, da du ikke er interesseret i
elever, der allerede går i skole eller er indskrevede
til at starte i en bestemt skole.
Klik ”Søg”. Når feltet ”Søgninger” bliver markeret i øverste venstre side, er
søgningen færdig. Du kan sortere på overskrifter og udskrive lister eller dellister,
som beskrevet i afsnittet ”Udskrifter” side 10.
Central indskrivning
Central indskrivning vil sige, at det er forvaltningen, der sørger for, at alle de nye
elever bliver korrekt indskrevet i klasser på skolerne i det nye skoleår. Det er
Version 2.98.0 24/10/2011 12

TEA Forvaltning
altså forvaltningen, der skal sende indskrivningsbreve ud til dem, der skal
tilbydes skolegang.
Forvaltningen skal skrive indbydelser til indskrivning til børnene, eller rettere
deres forældre. Du kan lave etiketter eller breve til børnene som beskrevet i
afsnittet ”Udskrifter” side 10.
Marker f.eks. alle børnene i distrikt x og udskriv forældreadresserede breve eller
etiketter til dem. Når forældrene melder tilbage, at de ønsker skolestart, skal du
overføre barnet til skolen i distrikt x. Overfør eleven pr. 1.8. i det nye skoleår.
Hvis et barn i stedet starter på privatskole skal barnet naturligvis overføres til
denne skole, også pr. 01.08 i det nye skoleår. Hvis forældrene ønsker skolegang
på en anden folkeskole end den i distriktet, kan eleven overføres til denne skole.
Når eleverne er overført til kommuneskolerne, kan skolen se de nye elever ved at
stille arbejdsdatoen frem til 01.08 i det nye skoleår. Nogen – skole eller
forvaltning – skal så lave klasser til eleverne og placere dem i disse. Denne opgave
udføres normalt på skolen, og derfor er den beskrevet i Skolens TEA-vejledning.
Decentral indskrivning
Hvis skolerne selv skal sende indskrivningsbreve ud, hvilket er det mest
almindelige, skal de have eleverne fra deres distrikter overført, så de kan
brevflette til dem. Du udsøger eleverne med det relevante fødselsdatointerval og
sorterer på overskriften ”Distrikt”. Marker så alle eleverne i distrikt x og overfør
dem til skolen i distrikt x. pr 1.8. i det nye skoleår. I skolens TEA skal man nu
sætte arbejdsdatoen til 1.8. i det nye skoleår for at se de elever, der skal tilbydes
indskrivning - dem du netop har sendt.
Når skolen har skrevet til eleverne og fundet ud af hvilke elever, der starter i
børnehaveklasse, skal skolen slette historikken på de elever, der ikke starter. Så
vil de dukke op på listen igen til næste år, når du søger efter kommende
børnehaveklasseelever. Når du søger på to årgange, er det netop for at få disse
oversiddere med.
Skolen kan, hvis den er klar over det, overføre elever, der i stedet starter på andre
skoler direkte til denne, så forvaltningen spares for arbejdet.
Fremskrivning til det nye skoleår
I TEA er det brugeren selv, der fremskriver eleverne til det nye skoleår. Eleverne
på folkeskolerne i din kommune bliver fremskrevet til det nye skoleår, når
skolesekretærerne fremskriver deres TEA. Elever på fremmede kommuners TEAskoler,
bliver ligeledes fremskrevet af de skoler, de går på.
Du skal selv fremskrive elever, der har skolegang på ikke-TEA skoler. Eleverne
kan kun fremskrives korrekt, hvis du har tildelt dem et klassetrin. Eleven vil
forsvinde fra skolen efter det ældste klassetrin, hvis du har tildelt klassetrin.
Derimod vil en elev blive ved at blive fremskrevet fra år til år i en uendelighed,
indtil du selv fjerner eleven – såfremt du ikke har tildelt klassetrin.
Du kan tildele klassetrin ved at højreklikke på en elev i elevregisteret og vælge
”Trin”.
For at fremskrive din TEA skal du gå i menuen ”Skole” |
”Fremskriv skoleår”.
Version 2.98.0 24/10/2011 13

TEA Forvaltning
Når du har klikket "Næste" på det første billede, vil du blive præsenteret for en
liste over skoler. De skoler du ser, er udelukkende skoler der IKKE benytter
Tabulex TEA. Dem skal du selv fremskrive, hvis det er aktuelt.
Det er aktuelt at
fremskrive en skole,
hvis du har en rimelig
forventning om, at de
elever du har på skolen,
fortsætter på skolen i
det nye skoleår. Det
kan f.eks. være, at du
har nogle privatskoler i
dit område, hvor du
ved, at eleverne normalt
fortsætter år efter år.
Du kan bestemme det
højeste klassetrin, der
skal fremskrives på en
sådan skole. Går
privatskolen kun til 9. klasse, skal du vælge 8. som det højeste klassetrin der
skal fremskrives.
Det er ikke aktuelt at fremskrive en skole, hvis du ikke har nogen forventning om,
at de elever, du har på skolen, fortsætter på skolen i det nye skoleår. Det gælder
ofte for efterskoler.
Under ”Oprykningstype” har du tre muligheder:
Oprykkes ikke – elever på denne skole bliver sprunget over i
fremskrivningen
Oprykkes – Elever på denne skole oprykkes et klassetrin, medmindre de
allerede går på skolens ældste klassetrin. I så fald lukkes historikken for
indeværende skoleår blot.
Afsluttes – Elever på denne skole oprykkes ikke til næste skoleår, men
deres historik for indeværende skoleår afsluttes.
Resultatet af din fremskrivning er vejledende. Du kan ikke med sikkerhed vide,
hvor dine privat- og efterskoleelever er i det nye skoleår, før du modtager 5.
september-lister fra skolerne. Til den tid skal elevplaceringerne pusles endeligt på
plads, før årets betalingshåndtering kan iværksættes. Her skal du være særligt
opmærksom på, om dine elever på fremmede skoler rent faktisk er startet før den
5. september.
Version 2.98.0 24/10/2011 14

TEA Forvaltning
Det er elevernes historik der er
afgørende for om de kan fremskrives.
En uafsluttet/åben historik i ét skoleår,
muliggør fremskrivning til det næste.
Er historikken afsluttet, kan eleven
ikke fremskrives.
Du kan som regel fremskrive privatskoleelever ret ukritisk, da privatskolerne skal
oplyse dig om det, hvis et barn stopper på skolen. Hvis du får fremskrevet elever,
der alligevel ikke skulle fortsætte, der hvor de var, kan du nemt rette dette
efterfølgende ved at slette den historiklinie som fremskrivningen skabte på
eleverne historikfaneblad.
Version 2.98.0 24/10/2011 15