Mødeindkaldelse bestyrelsesmøde torsdag d. 11. april 2013 - referat ...

Kære bestyrelse.
Først og fremmest velkommen til alle nye (Mogens Nymark og Annette Tümler) - og selvfølgelig på go' dag
igen syn til alle jer som har valgt at tage en omgang mere :-)
Bestyrelsens medlemmer efter grupperådsmøde marts 2013:
Formand Ole Taankvist,
Best. formand, forslag Christina Bottke
Kasserer Annette Lise Tümler
Forældrevalgte: Mads Thygesen
Vibeke Rahbek
Mogens Nymark
GL'er: Jeanette Pilt Ulriksen
Kjeld B. Krabsen
Unge: Philip Brofelde
Johanne Krukow Hardervig
Ledere: Erik Brofelde (forslag til sekretær/fast referent)
Mogens Buur
Dorthe Iversen
Anita Pedersen
Lene Janik Pedersen
Næste bestyrelsesmøde bliver torsdag d. 11/4 kl. 19:30 - 21:30
på Vester Mølle
Jeg håber at alle kan komme, incl. vores nye kasserer, så vi kan få hilst på hinanden og få fordelt roller m.m.
Jeg beder alle om at give besked om de kan komme eller ej. Senest d. 5/4 (Jeanette er desværre
forhindret, så Kjeld må både agere GL og GK denne aften :-) )
Jeg vil sørge for en franskbrødsmad. Dagsorden som følger:
Fremmødt:
Kjeld, Johanne, Mads, Ole, Lene, Mogens, Anita, Dorthe, Mogens Annette, Vibeke
1. Valg af referent
a. Ole blev valgt.
2. Præsentation - specielt så vores nye medlemmer kan blive dus med alle
a. En lille præsentationsrunde hvor alle blev bekendt med hvem alle var.
3. Konstituering - jeg har følgende forslag, som absolut er til diskussion:
a. Sekretær/referent
i. Erik Brofelde
b. Næstformand
i. Christina Bottke
c. Initiativtager/formand for oprydningsdag:

i. Vibeke
d. -do- fundraising
i. Johanne
e. ?
i. Ikke flere roller besat
4. Fastlæggelse af dato for 2 næste bestyrelsesmøder
a. 19. juni, 5. sept. 7. nov. – alle dage kl. 19:30
5. Kort evaluering af vores grupperådsmøde - hvad gik godt, hvad skal og kan vi gøre bedre
”a: følgende er stikord fra diskussionen”
a. Der er ringe fremmøde. Alt er prøvet. Er det måske vores kommunikation med forældrene.
Det er godt at der er styr på hvem som skal vælges i bestyrelsen så det ikke er farligt at
dukke op. Kalder vi tingene det rigtige. – Endnu mere at det er generalforsamling. Skal vi
genoplive vores sommerbreve, efterårsbreve m.m.? Ide om at lave en familieaften – mad
over bål, og forældre til grupperådsmøde.
Vi besluttede følgende:
i. Vi prioriterer at holde forældremøde i hver gren, f.eks. med mad over bål. – Vi håber
på den måde at få skabt interesse for spejderarbejdet, så nogen (læs flere) har lyst til
at komme til grupperådsmødet. (Dette implementeres af GL’er i samråd med lederne.
– Debatteres og planlægges på ledermøderne)
ii. Vi vil genopleve forældrebrevene 1 – 2 gange årligt på 2 sider. En fællesside for alle,
som indeholder nyt fra gruppen, og vigtige datoer. F.eks. oprydning på Sølund,
arbejdsdage m.m. og en ”bagside” fra grenen. – Mads er tovholder på denne del del.
Brevet skal udleveres fysisk, og mailes til forældrene. Første brev tænkes afsendt efter
næste bestyrelsesmøde d. 19. juni.
6. Information og aftale omkring fordeling af kassererjob. - f.eks. hvem sørger for
medlemsopdatering, m.m. - er der noget vi kan gøre for at afhjælpe kasserer mest muligt, og stadig
bevare overblik? Primært v/Kjeld
a. Gruppens PC er overleveret til Annette. GL. sørger for medlemsopdatering (blåt medlem)
Listerne omkring medlemmer ligger hos GL. Indtil Annettes fuldmagtsforhold i Danske
Bank er på plads, sørger Kjeld for at udbetale udlæg. Hele konteringsdelen ligger hos
Annette.
7. Gruppens økonomiske status - Budgetsituation - information om overgang til online regnskab hos
winkas, samt overdragelse af kassererpost til Annette primært v/Kjeld
a. På plads. – I god gænge. Kjeld er primær konsulent for Annette, hvis noget driller.
8. Fundraising - hvordan sørger vi for at gruppen kommer igennem 2013 med i bedste fald 0,-kr. i
driftsresultat, i bedste fald måske 10.000 kr. for at have noget at stå imod med når vi næste gang
skal have spejdernes lejr 2017. - som bemærkning skal nævnes at tlf. bøger ikke længere er
indtægtskilde, så troppen kommer også til at mangle hjælpe til finansiering af udlandstur på et
tidspunkt?
a. Vi skriver det ind i sommerbrevet at vi har brug for indtægtskilder. Vi håber på den måde at
finde frem til forældre som måske har arbejde som kan udføres af grupper, og give en
indtægt til gruppekassen. (Johanne og Mads koordinerer)
b. Ide – kan vi måske finde en som vil sponsorere mad til gruppetur – reklamer på
hjemmeside. Forslagene var mange. – Vi lægger hovederne i blød og tænker tanker.
Johanne og Ole kommer med idekatalog til næste bestyrelsesmøde, som debatteres der.
9. Diskussion af tidsramme og økonomi omkring udendørsbelysning på vores nye udeareal
a. Vi skal have lys op. NU. – vi er bundet indendørs, og der skal noget op nu.

. GL’er og best. Formand arbejder med denne udfordring og finder løsning.
10. På baggrund af mail fra Dorthe Iversen af 31/3-2013, - diskussion og beslutning omkring rengøring
Kjeld overtog ordstyrerrollen under dette punkt, da nuværende rengøringsansatte er Oles søn Mathias
(inhabilitet)
a. Der skal laves plan over hvilken oprydnings- og rengøringsstandard der skal være efter
hvert møde
b. Der skal laves en plan over hvad rengøringsholdet skal gøre, og hvornår
c. Kim Hyberts gennemgår rengøringsmateriel for at få det bedst mulige udgangspunkt for et
ordentligt arbejde
d. Lokale er til spejderbrug og ikke til festbrug
e. Logbog over hvornår rengøringspersonale har været på Vester Mølle
f. Blå overtrækssko – til brug for folk som skal op. (Rengøringspersonale indkøber)
g. Der laves en lille gruppe som laver plan for niveau – Lene, Anita og en af GL’erne udfører
dette. En del af dette arbejde er bl.a. også at lave en synlig instruktion som fortæller
hvordan lokalerne skal se ud når de forlades. Til brug for daglige brugere, og vores lånere.
h. Nuværende rengøringshold forholder sig til plan. Når den foreligger.
11. Arbejdsdag Vester Mølle - hvornår, hvem. - Hvad skal vi have lavet: (dato 26. maj)
a. Madskabe, tallerkenskuffter m.m. trænger til almindelig oprydning
b. Alm. oprydning. Der er lige så stille begyndt at samle sig mange spændende ting i kroge og
hjørner. - De trænger til at blive set efter, lagt på plads og smidt ud
c. Iflg. GL'er trænger vores telte også til et kærligt eftersyn. Lad os lige vende om
bestyrelse/forældre måske kan hjælpe?
d. Hvis vejret er godt, flytning af raftetårn, rafter m.m.
i. GL’er kommer med oplæg på hvordan vores udeareal skal se ud. (vendes også på
ledermøde. – Forslag om at alle grene flytter et antal rafter pr. spejder. – Så er vi
hurtigt på plads).
ii. Planlægning Ole, Jeanette og Kjeld.
12. Evt.
a. Klanen/Johanne blev bevilget 2.000 kr. til indkøb af udstyr – Johanne og GL’er aftaler
endeligt (Vi har en klanspejder på klatrekursus, som har brug for udstyr. – Dette bliver også
til glæde og gavn for gruppen)
b. Young spokes person. Det går ud på at vores 14-23 årige skal formidle. Korpset afholder
udgifter til uddannelse. – Vigtigt at der er opbakning til denne person. – forslag om at
skyde til ledermøde. – Fundraising kan komme indover her. – Den bedste til at formidle er
spejderne selv. – ledermøde og GL’er
c. Brænde – hvor får vi det henne? – Mogens skaffer 3-4 rummeter brænde. – vi skal have
brændeskjul GL’er m.fl. tager beslutning om dette i forbindelse med planlægning af
fællesdag.
d. Wagggs og Wosm. – alle kvindelige medlemmer (piger) wagggs er kun for piger, og wosm =
drenge og piger. - indlæg fra Johanne som vi skal forholde os til. – punkt på næste best.
Møde. – Johanne kommer med oplæg, og links så vi kan forberede os inden mødet. (Kan
anbefale at kigge ind i PDF fil som ligger på www.dds.dk korpsrådsmøde 2012 hvor der var
et punkt om netop dette. – Punktet blev behandlet under overskriften Values of Scouting. –
Reræsentanten fra KOL (korpsledelsen) på divisionsrådsmødet, havde også et indlæg om
dette, så det fylder en del i den ”store” debat i øjeblikket). – Vi ser frem til et indlæg d.
19/6.

e. Vibeke havde et lille ønske: ”Dejligt hvis det bliver tydeligt om man skal have bestik mm.
med til spejder” Lederrepræsentanterne lovede at blive mere tydelige i kommunikatione
overfor forældrene.
Jeg vil gøre alt for at vi er færdige med dagsorden omkring 21:30 senest, så alle kan være med til alle
punkter.
Vi sluttede kl. 22:00
Således opfattet
Ole