Referat fra bestyrelsesmøde den 13.03.2008 - Viborg Golfklub

Referat af bestyrelsesmøde
i Viborg Golfklub
13. marts 2008
Tilstede: Uffe Steffensen, Marianne D. Jensen, Egon Christensen, Peter Bragh,
Peter D. Svendsen, Klaus Frejo
Dagsorden:
08-11: Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 19.januar 2008
• Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet.
08-12: Budgetgennemgang pr. 13.03.2008
Golfmanageren gennemgik det forventede resultat pr. 13.03.2008.
Der er ikke pt. afgørende forhold som ændrer på de forventede udgifter, hvorfor
golfmanageren alene gennemgik indtægtssiden. Herudover gennemgik Marianne
D. Jensen resultatet af den gennemførte låneomlægning.
De forventede indtægter nedskrives samlet med kr. 137.000 fordelt som følger:
• Kontingentindtægterne forventes at blive kr. 192.000 mindre
• Andre indtægter forventes at blive kr. 55.000 højere.
Resultatet af den gennemførte låneomlægning viser et provenue på
kr. 2.583.000. indeholdt i dette beløb er ikke indfrielse af lånet på ca. 1 million i
Sydbank.
• Bestyrelsen tog budgetgennemgangen til efterretning
08-13: Greenkeepergården
Baneansvarlig Egon Christensen redegjorde for status på
udvidelsen/moderniseringen af greenkeepergården.
Man er i færd med at opnå byggetilladelse til Greenkeepergården.
Der afholdes licitation i april/maj måned og det forventes at den nye
greenkeepergård står færdig den 1.12.2008.
• Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning
08-14: Ændringer i vilkår for indmeldelse af nye medlemmer
Som besluttet på sidste bestyrelsesmøde har FU behandlet forslag til ændringer i
vilkår for nye medlemmer. Forslaget blev forelagt til bestyrelsens godkendelse.
Målsætningen for de reviderede regler har været:
• At gøre det mere attraktivt for prøvemedlemmer at få deres banetilladelse
hurtigst muligt.
• At fjerne den omstændighed at personer som meget hurtigt får banetilladelse
føler at de betaler for meget for prøvemedlemskabet.
• At udarbejde et attraktivt og letforståeligt tilbud til nye medlemmer som ved
at de skal spille golf og som evt. har forudgående forudsætninger herfor.
• At udarbejde et godt attraktivt tilbud til klubbens sponsorerende
virksomheder, der kan medvirke til at styrke sponsorgrundlagt samt at få flere
til at melde sig ind.
1

De nye vilkår lyder som følger:
Prøvemedlemskab
Prisen for et prøvemedlemskab er som følger:
• Født før 1983 (senior) 2.800 kr.
• Født 1983 - 1989 (yngling) 2.000 kr.
• Født efter 1989 (junior)* 950 kr.
• Født efter 1989 (junior) og indmeldt efter 1. juli* 475 kr.
Prisen for prøvemedlemskab inkluderer undervisning m.v. ved træneren til en
værdi af 1.200 kr. samt 8 x 200 kr. i månedskontingent for prøvemedlemskabet.
Indløser man banetilladelse inden 8 måneder modregnes de resterende måneder i
restkontingentet for den resterende sæson. Får man med andre ord banetilladelse
i løbet af 3 måneder, vil man få modregnet 200 kr. for hver af de resterende 5
måneder, der er tilbage af prøvemedlemskabet = 1.000 kr. For ynglinge gælder
samme regler blot er månedskontingentet kun 100 kr.
* For juniorer gælder prøvemedlemskabet for resten af kalenderåret, og bliver
herefter fornyet for et år ad gangen indtil medlemmet får banetilladelse.
Prøvemedlemskab for seniorer og ynglinge består af følgende elementer:
• 6 private lektioner hos træneren.
• Frit spil på par 3 banen og fri benyttelse af træningsfaciliteterne.
• Deltagelse i regelundervisning 1 og 2.
• Deltagelse i fællestræning, lørdage fra kl. 11.00 - 12.00
• Deltagelse i lørdagsturnering kl. 12.00.
• Spil på par 3 banen indtil handicap 48 opnås. (scorekortene afleveres i
sekretariatet).
Efter nogle grundlæggende lektioner hos træneren og efter aftale med denne, kan
alle klubbens faciliteter benyttes ubegrænset med undtagelse af 27 hullers
banen - her har man først adgang når du får din banetilladelse eller i forbindelse
med begynderturneringer.
Bliver man meldt ind som prøvemedlem, og ønsker at blive fuldt medlem på et
senere tidspunkt, skal der betales et indskud og et restkontingent på det
tidspunkt du bliver fuldt medlem. Finder man derimod ud af, at golf alligevel ikke
er noget, ophører medlemskabet blot efter de 8 måneder er gået, og du vil ikke
blive opkrævet yderligere.
Fuldt medlemskab for begyndere
Hvis man som senior allerede fra start af ved, at du ønsker at blive medlem, kan
man med fordel blive meldt ind som fuldt medlem fra start af, og på den måde
opnå en samlerabat på medlemskab, banetilladelse og indskud. Prisen for fuldt
medlemskab er kr. 6.500 for det første år som medlem. Prisen inkluderer
følgende:
• Instruktion og regelundervisning
• Medlemskab for resten af året
• Restkontingent for banetilladelse
• Indskud
Ud af de 6.500 kr. udgør indskuddet 5.000 kr. Man betaler med andre ord kun
1.500 kr. for undervisning, banetilladelse, samt kontingent hele året. Dette
forudsætter, at man er villig til at tage en større risiko og betale et større beløb
fra starten af. Fuldt medlemskab for begyndere indeholder de samme
2

elementer som prøvemedlemskabet, dog er der ikke tale om privatlektioner hos
træneren men derimod fælleslektioner med de øvrige nybegyndere.
Sponsortilbud
Der udarbejdes et særligt tilbud til ansatte i klubbens sponsorerende
virksomheder, mod, at der startes på et særligt sponsorhold. Opstartsdatoen for
sponsorholdet ikke er endnu ikke fastlagt, men foreslås til midt i april.
Tilbuddet om fuldt medlemskab må forventes at koste et mindre beløb pr.
medlem, men til gengæld vil det forhåbentligt give flere nye medlemmer fordi der
skabes større overskuelighed omkring opstartsomkostningerne ved at starte – og
prisen reduceres. Og så får klubben hele beløbet i kassen med det samme og skal
eks. ikke vente 2 år på det fulde indskud.
Vedr. de ændrede vilkår for det ”almindelige” prøvemedlemskab forventes det at
den reducerede pris vil udlignes ved at de nye prøvemedlemmer vælger at indløse
banetilladelse tidligere og dermed også betaler mere i alm. kontingent.
• Bestyrelsen godkendte de ændrede vilkår for nye medlemmer samt, at der
udarbejdes et særligt tilbud til klubbens sponsorerende virksomheder.
08–15: Evaluering af ansættelsesforholdet for den afgående golfmanager samt
drøftelse af ansættelse af ny golfmanager
Bestyrelsen og golfmanageren evaluerede på samarbejde, arbejdsopgaver,
organisationsform m.v. med henblik på at bestyrelsen kan træffe den bedst
mulige beslutning vedr. ansættelsen af ny golfmanager.
08-16: Forberedelse af medlemsmødet
Bestyrelsen drøftede og forberedte medlemsmødet den 26. marts.
08-17: Godkendelse af ordens- og etiketteregler for Viborg Golfklub
Golfmanageren forelagde endeligt forslag til ordens- og etiketteregler for
bestyrelsen til formel godkendelse. Reglerne er de samme som i Årsskriftet for
2008.
Bestyrelsen besluttede at:
• Godkende Ordens- og etiketteregler for Viborg Golfklub.
• Evaluere på reglerne i løbet af 2008 med henblik på at vurdere om der skal
ske justeringer
08-18: Eventuelt
Golf Denmark rating af baner
Golf Denmark har i samarbejde med DGU udsendt forslag til nyt ratingsystem der
inddeler de danske golfbaner i kategorier svær, middel og let/familievenlig.
• Bestyrelsen drøftede forslaget og er af den opfattelse, at den nye rating er
helt unødvendigt og ikke bidrager med noget brugbart i forhold til en
kategorisering af de danske golfbaner
Nye skilte til GolfCaféen
Skiltene med Hole in one samt klubmestre i Golfcaféen er ved at være fyldt op og
der skal derfor findes en anden og mere langsigtet løsning. Sekretariatet har holdt
møde med Skiltecentret og foreslår, at der på etageadskillelsen til 1. salen (det
hvide stykke) opsættes skifterammer med alukant i A3 størrelse. Disse udfylder
herefter på årsbasis med en liste over årets klubmestre. De nuværende blå skilte
reserveres til hole in one og fyldes over de kommende år. Det vurderes at denne
løsning – som er set i Grenå – vil være præsentabel og langtidsholdbar.
3

• Bestyrelsen besluttede, at man vil se et eksempel på det skilt, som det
foreslåede inden man beslutter om det er en model, der er gangbar
Åbent hus i Viborg Golfklub
Der afholdes 2 åbent hus arrangementer i Viborg Golfklub. Lørdag den 5. april og
lørdag den 3. maj. Begge dage kl. 13.00 – 16.00. Begge dage deltager trænerne,
men derudover er det vigtigt at også repræsentanter for klubben deltager. Den
5. april kan Casper ikke deltage fordi han er i Paris og løbe maraton.
Golfmanageren foreslår at mindst 2 bestyrelsesmedlemmer deltager begge
dage for at byde velkommen og informere om klubben. I forbindelse med Golfens
Dag i 2007 startede formand og golfmanager med en rundtur på banen og
fremvisning af greenkeepergården, hvilke var en succes. Der lægges derfor op til
en gentagelse af dette koncept.
• Bestyrelsen finder repræsentanter fra klubben som kan deltage i
arrangementerne.
Status Golfbox
Golfbox er implementeret i klubben og alt edb udstyr til installation af det nye
tidsbestillingsudstyr er indkøbt/bestilt. Vi venter kun på, at Danregn kommer og
pløjer et rør til kabler ned mellem starterhuset og klubhuset. Derefter forventes
den endelige installation at tage et par dage.
Status Economics
Det nye regnskabsprogram er implementeret og virker rigtigt godt. Med
integrationen af Economics med Golfbox har klubben nu et moderne og
fremtidssikret regnskabssystem.
Status hjemmesiden
Den nye hjemmeside er et aktuelt hængeparti. Det er en realistisk målsætning, at
siden er i luften inden medlemsmødet. Opsætningen er stort set på plads så siden
skal aktiveres, hvorefter de endelige rettelser må foretages i det omfang det kan
overkommes.
Årsskrift 2008
Årsskriftet for 2008 er ”udkommet” og blev præsenteret på mødet.
Lokaletilskudssag Tange Golfklub
Bestyrelsen drøftede lokaletilskudssagen fra Tange Golfklub.
Overdragelse af godkendelsesfuldmagt
Det er i dag således at der kræves 2 godkendelser på alle betalinger i Viborg
Golfklub. Sekretæren sætter til betaling og golfmanageren godkender endeligt.
Dette sikrer mod at én person alene kan misbruge konti i klubben. I forbindelse
med golfmanagerens fratrædelse er der behov for at overdrage
godkendelsesfuldmagten til et bestyrelsesmedlem indtil der er fundet en anden
løsning på bemandingen i sekretariatet. FU indstiller, at denne fuldmagt
overdrages til Marianne D. Jensen indtil videre.
Bestyrelsen besluttede at overdrage fuldmagten til godkendelse af betalinger
sammen med sekretæren indtil videre. Samtidig annulleres Klaus Frejos fuldmagt.
Færdigmeldinger af byggeprojekter
Klubbens byggeprojekter; lockerhus, toiletter på banen samt ombygningen af
proshoppen er sendt til arkitekt Niels Christiansen til færdigmelding. Lockerrum
færdigmeldes med det samme. Ombygningen af proshoppen mangler et par
småting inden den ligeledes kan færdigmeldes. Dette bringes i orden når Jens
Peter vender tilbage fra forældreorlov 1. april.
4

Viborg Golfklub kommer i regional TVfyn.
Regional tv Fyn har besluttet at lave en tv udsendelse om Viborg Golfklubs bane
som en del af en række portrætudsendelser. De forventer at gæster Viborg den 1.
maj med et hold greenfeegæster samt to reportere som skal spille sammen med
en repræsentant fra Viborg Golfklub. Dette bliver filmet og lavet til en
portrætudsendelse af banen og klubben.
08 – 19: Grønt Regnskab
Golfmanageren fremlagde Grønt Regnskab for 2007 til bestyrelsens godkendelse,
sammen med ansøgning til Viborg Kommune om forsat begrænset tilladelse til
anvendelse af pesticider på Viborg Golfklubs arealer.
Bestyrelsen besluttede at:
• Godkende Grønt Regnskab for 2007
• Godkende ansøgning til Viborg Kommune om tilladelse til begrænset tilladelse
til anvendelse af pesticider på Viborg Golfklubs arealer.
Ref
Klaus Frejo
5