Dokumentgodkendelse og revisionsstyring - Product-quality.dk

Product-Quality ApS Products and Processes
Vedr. Dokumentets revision:
Revision angiver betegnelse for de enkelte opdateringer af dokumentet. I dette eksempel er
følgende notation angivet:
• A, B, C,.. Angiver revision af ikke‐godkendt dokument
• 0 Angiver første revision af et godkendt dokument
• 1, 2, 3,… Angiver efterfølgende godkendte opdateringer af dokumentet
Denne notation er med til at sikre, at ikke godkendte arbejdsdokumenter kan holdes adskilt fra de
godkendte dokumenter.
Hvis der kun anvendes bogstaver eller tal til revisionsangivelse, kan der meget lettere opstå tvivl
om hvorvidt et givet dokument er godkendt eller ej – afhængig af, om der kræves underskrift på
dokumentet eller ej.
Vedr. Roller:
I ovennævnte eksempel er angivet 3 typer af roller som grundlag for at godkende et dokument. De
enkelte roller er som følger:
• Forfatter Den medarbejder der har ansvar for dokumentets indhold
• Reviewer Den eller de medarbejdere der har kommenteret på indholdet
• Godkender Den medarbejder der har godkendt dokumentet
Forfatter kan ikke samtidig være reviewer og godkender.
Godkendelse af dokument med eller uden underskrift
Det er afgørende, at der kan være tillid til at en underskrift eller initialer i feltet ”Godkender”
betyder, at vedkommende rent faktisk har givet sin accept og godkendt dokumentet.
Dette kan sikres ved, at der rent fysisk signeres i feltet ”Godkender”, hvorefter dokumentet
eventuelt indscannes som PDF fil til elektronisk arkivering og distribution.
Der eksisterer også alternative løsninger uden behov for den ekstra manuelle håndtering og, hvor
dokumentet godkendes elektronisk vha. dedikeret software til dokumentstyring.
Review af dokumenter
Formålet med dokumentreview er at sikre dokumentation af høj kvalitet. Det sker ved at inddrage
vigtige interessenter i kontrollen af dokumentets indhold. Samtidig er det med til at sikre en bred
accept af og kendskab til indholdet.
Et dokumentreview har også som formål, at vurdere om et givet dokument kan indstilles til god‐
kendelse, når de indkomne kommentarer fra det gennemførte review er blevet indføjet.
Et dokumentreview kan gennemføres på flere forskellige måder afhængig af dokumenttyper og
konsekvensen af eventuelle fejl eller mangler i dokumentet. Det er dog vigtigt, at der på et tidligt
tidspunkt bliver taget stilling til, om et givet dokument kan godkendes på baggrund af et review
efter metode 1, metode 2 eller en helt anden metode.
www.product-quality.dk Side 2 af 3