Dokumentgodkendelse og revisionsstyring - Product-quality.dk

Product-Quality ApS Products and Processes
Dokumentgodkendelse og revisionsstyring
For de fleste virksomheder er det vigtigt at holde styr på gældende revision af
godkendte dokumenter, uanset om det drejer sig om produktudvikling, indkøb,
produktion, service eller administration.
I praksis kan det være vanskeligt at styre dokumentationen, hvis der ikke er et
defineret og implementeret sæt spilleregler for dokumentstyring.
I artiklen beskrives nogle enkle metoder til at sikre godkendelse og revisions‐
styring af dokumentation.
Dokumentidentifikation
Når man får et dokument udleveret, må der ikke herske tvivl om, hvorvidt dokumentet har været
gennem en godkendelsesprocedure som grundlag for at frigive dette eller, om det er et notat
uden præcis identifikation, godkendelse og revisionsstyring.
Der er nogle få essentielle informationer, som skal fremgå af ethvert styret dokument for at sikre
dets identifikation, godkendelse og revisionsstyring. Følgende figur er et eksempel på informati‐
oner, som bør være umiddelbar tilgængelig på et styret dokument.
Dokument‐ID: 12345678‐TP
Revision Forfatter Dokumentstatus/ændring Reviewer Godkender Dato
A ABC Under udarbejdelse 01/10/2011
B ABC Klar til review DEF, GHI 09/10/2011
0 ABC Godkendt efter review JKL 12/10/2011
1 ABC Side x og y er opdateret JKL 15/11/2011
Vedr. Dokument‐ID:
Dokument‐ID er et unikt nummer for det pågældende dokument og nummeret kan eventuelt være
suppleret med bogstaver til angivelse af den specifikke dokumenttype. I dette eksempel kunne
”TP” betyde: Testprocedure.
For altid at kunne identificere alle sider i et dokument bør Dokument‐ID samt eventuel revisions‐
angivelse fremgå af alle sider i dokumentet. Sidenummerering incl. angivelse af maksimum antal
sider bør også fremgå af alle sider i dokumentet.
www.product-quality.dk Side 1 af 3

Product-Quality ApS Products and Processes
Vedr. Dokumentets revision:
Revision angiver betegnelse for de enkelte opdateringer af dokumentet. I dette eksempel er
følgende notation angivet:
• A, B, C,.. Angiver revision af ikke‐godkendt dokument
• 0 Angiver første revision af et godkendt dokument
• 1, 2, 3,… Angiver efterfølgende godkendte opdateringer af dokumentet
Denne notation er med til at sikre, at ikke godkendte arbejdsdokumenter kan holdes adskilt fra de
godkendte dokumenter.
Hvis der kun anvendes bogstaver eller tal til revisionsangivelse, kan der meget lettere opstå tvivl
om hvorvidt et givet dokument er godkendt eller ej – afhængig af, om der kræves underskrift på
dokumentet eller ej.
Vedr. Roller:
I ovennævnte eksempel er angivet 3 typer af roller som grundlag for at godkende et dokument. De
enkelte roller er som følger:
• Forfatter Den medarbejder der har ansvar for dokumentets indhold
• Reviewer Den eller de medarbejdere der har kommenteret på indholdet
• Godkender Den medarbejder der har godkendt dokumentet
Forfatter kan ikke samtidig være reviewer og godkender.
Godkendelse af dokument med eller uden underskrift
Det er afgørende, at der kan være tillid til at en underskrift eller initialer i feltet ”Godkender”
betyder, at vedkommende rent faktisk har givet sin accept og godkendt dokumentet.
Dette kan sikres ved, at der rent fysisk signeres i feltet ”Godkender”, hvorefter dokumentet
eventuelt indscannes som PDF fil til elektronisk arkivering og distribution.
Der eksisterer også alternative løsninger uden behov for den ekstra manuelle håndtering og, hvor
dokumentet godkendes elektronisk vha. dedikeret software til dokumentstyring.
Review af dokumenter
Formålet med dokumentreview er at sikre dokumentation af høj kvalitet. Det sker ved at inddrage
vigtige interessenter i kontrollen af dokumentets indhold. Samtidig er det med til at sikre en bred
accept af og kendskab til indholdet.
Et dokumentreview har også som formål, at vurdere om et givet dokument kan indstilles til god‐
kendelse, når de indkomne kommentarer fra det gennemførte review er blevet indføjet.
Et dokumentreview kan gennemføres på flere forskellige måder afhængig af dokumenttyper og
konsekvensen af eventuelle fejl eller mangler i dokumentet. Det er dog vigtigt, at der på et tidligt
tidspunkt bliver taget stilling til, om et givet dokument kan godkendes på baggrund af et review
efter metode 1, metode 2 eller en helt anden metode.
www.product-quality.dk Side 2 af 3

Product-Quality ApS Products and Processes
Vedr. Review metode 1
Den mest enkle fremgangsmåde er, at forfatteren til dokumentet anmode en medarbejder om at
gennemse dokumentet og give kommentarer, hvis der er nogen. Denne fremgangsmåde kan
normalt ikke anbefales til generel anvendelse for alle dokumenttyper, da der er en vis risiko for, at
review ikke bliver tilstrækkelig grundigt.
Vedr. Review metode 2
En alternativ og væsentlig mere sikker fremgangsmåde er, at anmode 2‐3 medarbejder om skrift‐
ligt at kommentere et dokument, og derefter arrangere et møde med reviewere og forfatter for
derved at gennemgå samtlige kommentarer. I den forbindelse vil det desuden være hensigtsmæs‐
sig, at udpege en egentlig reviewleder, som planlægger og sikrer gennemførelsen af reviewet.
Reviewlederen, kan ikke være forfatter, men kan sagtens være reviewer.
Reviewlederen bør have beføjelser til at stoppe et review, hvis dokumentet ikke skønnes at have
den tilstrækkelige kvalitet eller, hvis dokumentet ikke er blevet reviewet tilstrækkeligt at de udpe‐
gede medarbejdere.
Reviewlederen, kan eksempelvis være den medarbejder eller leder, der efterfølgende skal godken‐
de dokumentet og dermed have en stærk interesse i, at dokumentet har den fornødne kvalitet.
Agner Hansen
Proceskonsulent
Product‐Quality ApS
www.product‐quality.dk
agner@product‐quality.dk
www.product-quality.dk Side 3 af 3