8 gode råd til bedre e-mails - Dybkærskolen - Silkeborg

8 gode råd til bedre e-mails
1. Vær kort og præcis. Skriv hvad du forventer af reaktion på din mail. Er
den til godkendelse, orientering, venter du svar, hvornår, deadline, osv. Skriv
formålet i emnefeltet.
2. Vær situationsbevidst. Indret sprog og indhold efter typen af e-mail. Se
boksen nedenfor.
3. Vær social med måde. Al mail behøver ikke være professionel og så højtidelig.
Men find den rigtige balance.
5 typer e-mails
4. Undgå genbrug. Genbrug ikke en gammel mail
1. Spørgsmål må formuleres præ-
ved at besvare den med et andet emne. Så svarer
cist, så du undgår misforståelser.
emne og indhold ikke til hinanden, så det bliver
Beskriv sammenhæng, tidsfrist og
svært at finde den igen.
hvor detaljeret svar, du ønsker.
5. Spar på cc. Send kun cc til dem, der har behov
2. Svar altid hurtigst muligt. Eller
for det, og brug kun distributionslister, hvis det send straks en mail, der bekræfter
vedrører alle på listen. Brug aldrig BC (Blind Copy) modtagelsen og hvornår, du forventer
at have et svar. Overhold fristen!
6. Brug emnefeltet. Skriv korte beskeder i emnefeltet,
så behøver modtageren ikke åbne din mail.
Takt og tone
7. Frygten for misforståelse anses af de fleste
som e-mailens største ulempe. Er du bange for at
blive misforstået, så ring i stedet!
8. En gang til. E-mails er ikke hurtigere, end at du
har tid til at læse teksten en gang til, så du fanger
trykfejl og sikrer dig mod misforståelser.
Dybkærskolens image
E-mail branding
Dybkærskolen bør se sine e-mails som branding og
have retningslinjer for udseende, sprog, tone, svartider, osv. Silkeborg kommune
har en kommunikationspolitik – se den på Zoomin under personale og
politikker.
http://www.silkeborgkommune.dk/fakta+om+kommunen/politikker/kommunikationspolitik
SFO-Myretuen: 89 70 25 90
3. For info. Hvis en mail blot skal
orientere dig og ikke kræver et svar,
så lad være.
4. Tak. Er det høfligt, at du siger
tak, så send en takkemail, men kun
en. Vi har en tendens til at devaluere
vore taksigelser med tak, tak,
mange tak, tusind tak.
5. Sig undskyld i en mail for en
faktisk fejl eller en bommert. Men
har du såret nogen, så er det næppe
det rigtige medie