Opsætning af brev-skabeloner i TAS

VEJLEDNING
Vejledning til oprettelse og korrektion af brevskabeloner
i TAS
Vejledning til oprettelse og korrektion af brevskabeloner i TAS 1
Brevskabelon men ikke dokumentskabelon 2
Adgang til Word-editoren 2
A. Ny brevskabelon 3
1. Opret brevskabelon 3
2. Indsætning af TAS-felter (fletfelter) 5
3. Indsætning af dato: 6
4. Fletfelter i sidehoved eller sidefod 6
5. fletfelter i tekstruder 7
B. Ret en eksisterende skabelon 8
C: Import af eget dokument 8
D: Import af ny brevskabelon 9
E: Udskiftning af en brevskabelon 10
1. Erstat et dokument med et andet 10
2. Ændring af en brevskabelon fra dokumentskabelon til word-dokument 11
Bilag: Oversigt over feltnavne i TAS
Koncern It
6. april 2011
Pernille Sünksen
Support
H.C. Andersens Boulevard 2 • DK-1553 København V • +45 3373 3373 • www.bibliotekogmedier.dk • post@bibliotekogmedier.dk

Brevskabelon men ikke dokumentskabelon
Det er vigtigt at være opmærksom på, at brevskabeloner i TAS ikke er/må være
dokumentskabeloner.
Problemet med standardbreve/dokumenter, der er dokumentskabeloner, er at de
data, der flettes ind fra TAS, meget ofte ikke bliver gemt, når brevet /dokumentet
bliver godkendt, og flytttes til sagshistorikken.
Du kan finde ud af, om en brevskabelon har det rigtige format, ved at vælge ”gem
som”. Hvis filtypen automatisk er ”Word-dokument” er brevskabelonen i orden,
hvis filtypen er ”dokumentskabelon” har dokumentet et forkert format og skal er-
statte. Se hvordan det sker under afsnit D.
Adgang til Word-editoren
På menulinjen vælger du ”system” – ”Adm.data” og ”Word opsætning”.
Skriv ordningsbogstaverne (KKF, KMF, KLF etc.) på søgelinjen (altid store bogsta-
ver) og tryk retur eller klik på søgeknappen.
Nu kommer den valgte ordning frem.
Øverst er der en linje, hvor der står ”alle projekttyper”, derefter kommer de enkelte
projekttyper.
Standardbreve der oprettes under ”alle Projekttyper” vil være tilgængelige for
alle projekttyper under den pågældende ordning. Standarbreve, der oprettes under
en konkret projekttype, er kun tilgængelige på denne projekttype.
2

Hvis der f.eks. er oprettet et tilsagnsbrev både under ”alle projekter” og under en
konkret projekttype, vil det være tilsagnsbrevet under projekttypen, du får frem,
når der skal skrives tilsagnsbrev der.
Du får brevene til den ønskede projekttype frem ved at klikke en enkelt gang på
linjen, hvorefter du kan se de breve der er oprettet på den valgte projekttype i den
nederste (hvide) del af skærmbilledet.
A. Ny brevskabelon
1. Opret brevskabelon
Du tilføjer en ny brevskabelon
ved at højreklikke på den nederste (hvide) del
af skærmbilledet og vælge tilføj eller indsæt.
Hver brevskabelon har en titel, en beskrivelse og er tilknyttet en aktivitet.
3

.
Titlen skal starte med de bogstaver og tal, der definerer projekttypen (f.eks.
KKF225 uden mellemrum).
Beskrivelsen er normalt enslydende med titlen, blot uden projekttypens bogstaver
og tal.
Aktiviteten vælges i en drop-down liste under ”aktivitet”.
Herefter gemmer du linjen og trykker på ”Nyt dokument”.
Nu kommer en liste over alle anvendte skabeloner i TAS frem. De er sorteret alfa-
betisk efter titel.
4

Der ligger en eller flere grundskabeloner for alle fagcentrene, de starter alle med 0.
Nogle gange er det lettere at tage udgangspunkt i et eksisterende brev, som du
finder ved at scrolle ned af listen indtil du finder brevet.
Listen er arrangeret alfabetisk efter titel, det er derfor, det er en god ide altid at
have projekttypens kendingsbogstaver og tal med i titlen, det gør det meget nem-
mere at finde det ønskede brev.
2. Indsætning af TAS-felter (fletfelter)
Du åbner den valgte brevskabelon ved at klikke en gang på linjen og vælge ”åbn”
eller ved at dobbeltklikke på linjen. Herefter kommer du over i word-editoren. Bre-
vets tekst skrives som i et alm. dokument.
De data, der skal indflettes TAS vælges ved at indsætte autotekstelementer såle-
des:
Placer cursoren der, hvor teksten skal flettes ind i dokumentet.
Vælg Indsæt -> Felt
Herefter kommer dialogboksen ”Felt”
frem.
Under kategorier vælger du (Alle)
Under feltnavne vælger du
AutoTekst
Under Autotekstnavn scroller du
ned til det felt, du vil sætte ind
(Hvis du klikker en gang i feltet
med autotekstnavne og derefter
trykker på ”t”, springer du direkte
ned til TAS-felterne.)
5

Når du har fundet det felt du skal
bruge dobbeltklikker du på feltet,
hvorefter du kommer tilbage til
dokumentet, hvor feltet nu er
sat ind.
Når du er færdig med at redigere dokumentet lukker du det, og vender tilbage til
TAS. Nu bliver du spurgt, om du vil gemme brevet, hvilket du svarer ja til.
3. Indsætning af dato:
Du går frem som under punkt 3,
men når du kommer til dialogboksen Felt
åbner du drop-down-listen under kategorier
og vælger dato og klokkeslet
Under feltnavne vælger du
”SaveDate”
og under datoformater
vælger du det ønskede format, som
du dobbekltklikker på.
4. Fletfelter i sidehoved eller sidefod
Fletfelter, der er placeret i sidehoved eller sidefod fungerer som regel ikke. Hvis du
har et dokument, hvor der er sidehoved eller-fod, der hvor teksten skal flettes ind,
er det klogest at fjerne sidehovedet eller –foden.
6

5. fletfelter i tekstruder
Stil cursoren der hvor fletfeltet skal placeres.
Vælg ”indsæt” fra øverste menu linje og vælg herefter tekstboks, og klik igen.
Placer tekstboksen der hvor du vil have den, højreklik på den og sæt dit fletfelt
(f.eks. dato) ind
Du har nu fået en tekstboks frem, der ser sådan ud:
Imidlertid fungerer fletfelterne ikke i en tekstboks, derfor
skal den ændres til en tekstrude:
Højreklik på tekstfeltets skraverede kanter
(din cursor skifter udseende til et kryds)
Vælg ”Formater tekstboks”,
Vælg fanebladet ”Tekstboks”,
Vælg ”Konverter til tekstrude”.
Du får en advarsel om at en del af formateringen
går tabt, og det siger du ja til.
Når du klikker på tekstrudens sider ser den således ud:
Du kan se, at markeringspunkterne i rammen er skiftet fra
hvide til sorte.
Du fjerner nu tekstrudens ramme:
Højreklik på rammen,
vælg ”Kanter og skygge”,
vælg fanebladet ”Kanter”,
sæt ”Farve:” til hvid,
tryk på OK.
Nu kan kanterne på tekstfeltet ikke ses,
medmindre du klikker på dem.
7

B. Ret en eksisterende skabelon
Gå i word-editoren som beskrevet ovenfor. Vælg den projekttype og
det brev, der skal rettes.
Åbn brevet ved at klikke en enkelt gang på ”Vis dokument”
Herefter åbnes dokumentet i word-editoren, og du kan rette i det på samme måde
som når du opretter breve.
C: Import af eget dokument
Den letteste måde at importere dokumenter til TAS er at importere eget dokument.
Du går frem som under punkt A, oprettelse af brev:
Du tilføjer en ny brevskabelon ved at højreklikke på den nederste (hvi-
de) del af skærmbilledet og vælge tilføj eller indsæt.
Du udfylder den nye linje med titel, beskrivelse og aktivitet
Du gemmer linjen og trykker på ”Nyt dokument”
Nu kommer en liste over alle anvendte
brevskabeloner i TAS frem.
De er sorteret alfabetisk efter titel.
her vælger du ”Mit eget dokument”,
dobbeltklikker eller klikker OK.
Du kommer nu over i en dialogboks,
hvor du kan vælge det dokument,
du ønsker at importere.
Klik på det ønskede dokument,
og det åbner direkte i word-editoren,
hvor du kan redigere og sætte fletfelter
ind, som beskrevet ovenfor. Når du er færdig lukker du dokumentet som sædvanlig
og svarer ”ja” til at gemme det.
Brevet er nu lagt ind i TAS, og du vil se, at Word-ikonet på den nye linje har fået
farve.
8

D: Import af ny brevskabelon
Du går frem som under punkt A, oprettelse af brev:
Du tilføjer en ny brevskabelon ved at
højreklikke på den nederste (hvide)
del af skærmbilledet og vælge tilføj
eller indsæt.
Du udfylder den nye linje med titel, beskrivelse og aktivitet
Du gemmer linjen og trykker på ”Nyt dokument”
Når skabelonoversigten kommer frem, vælger du ”Nyt dokument”, dobbeltklikker
eller klikker OK.
Nu kommer dialogboksen ”Insert Object" frem.
Vælg fanebladet ”Create from file” og
”Browse”
Find det dokument, du vil importere
Dobbeltklik på det
Du vender nu tilbage til dialogboksen ”Insert Object”
hvor du trykker OK.
9

Nu bliver brevet lagt ind og åbner automatisk i Word-editoren, så du kan redigere
det.
Du skal være opmærksom på, at filtypen altid står på ”All files”, så du kan ikke
sortere efter filtyper. Derfor skal du vide på forhånd, at det dokument du vil impor-
tere er et Word-dokument, ikke en dokumentskabelon.
Hvis du alligevel kommer til at importere en dokumentskabelon vil du kunne se det,
når du kommer tilbage til dialogboksen.
Hvis dokumentet hedder ”. doc” er alt i orden,
hvis det hedder ”.dot”, er det en dokumentskabelon, og så
skal du vælge ”cancel” og ændre formatet før du henter det ind.
Du ændrer formatet på dokumentet ved at åbne det,
vælge ”gem som” vælge filtypen ”word-dokument”.
Når gemmer får du nedenstående dialogboks, som du bare svarer
ja til
Nu kan du hente den nye version af dokumentet ind, som beskrevet ovenfor.
E: Udskiftning af en brevskabelon
1. Erstat et dokument med et andet
Du udskifter en eksisterende brevskabelon, ved at slette linjen: Du stiller dig på
linjen, højreklikker og vælger ”Slet”
Herefter indsætter du en ny linje og går frem som under punkt A.
10

2. Ændring af en brevskabelon fra dokumentskabelon til
word-dokument
Hvis du opdager at dit TAS-brev er en dokumentskabelon, kan du ændre det såle-
des:
Du åbner brevet i word-editoren ved at dobbeltklikke på dokument-
ikonet.
Herefter går du til ”Filer” i menulinjen og
vælger ”gem kopi som”.
Du gemmer kopien som word-dokument som beskrevet under punkt D
og
lukker din brevskabelon i TAS.
Herefter udskifter du dokumentskabelonen med det nye Word-dokument som be-
skrevet under punkt C ”Import af eget dokument ”.
11