Ejerforeningen Sommerbyen Lille Sandvig ... - lillesandvig.dk

Ejerforeningen Sommerbyen Lille Sandvig
- Beretning for året 2008 – 2009
Nærværende beretning er bestyrelsens redegørelse til Generalforsamlingen for arbejdet i Ejerforeningen
Lille Sandvig det forløbne år; 1. september 2008 til 31. august 2009. Beretningen er samtidig udtryk for
status ved generalforsamlingen og herunder orientering om trufne beslutninger der rækker ind i det
kommende år.
Ejerforeningen består af 70 ejerlejligheder beliggende på matriklerne 160, 162a og 172 - Allinge-Sandvig
Markjorder.
Ejerforeningen er på vej ind i sit 7. år. De første ejere overtog lejlighederne 1. oktober 2003.
Centerbygningen overtog vi den. 1. marts 2004. Ejerforeningens vedtægter er dateret den 3. november
2004. Siden sidste generalforsamling har vi fået nye ejere i lejlighederne nr. 14, 46 og 66.
Velkommen til de nye ejere.
I ejerforeningen er der 70 ejere. Status er, at der i ejerkredsen er 40 ejere der har været med fra starten. Så
i snit 5 nye årligt.
Området reguleres i henhold til vedtægterne, og opgaven for den til enhver tid siddende
ejerforeningsbestyrelse er i henhold hertil:
"Varetage de fælles anliggender for ejerne i lejlighederne 1- 27 under matr. nr. 160, 28 - 56 under matr. nr.
172 og 57 - 80 under matr. nr. 162a - alle Allinge-Sandvig Markjorder.
Foreningen er således berettiget til i overensstemmelse med vedtægt og generalforsamlings beslutning at
opkræve fællesbidrag og betale fællesudgifter samt til at træffe de nødvendige og sædvanlige
foranstaltninger vedrørende renholdelse, vedligeholdelse og fornyelse og tegning af forsikringer mm.
Bestyrelsen er: Charles Nielsen (formand), Lonny Pedersen (næstformand), Holger Olsen (daglig
kontaktperson til vicevært), Hans Kümler (arbejdsgiverforhold) og Charlotte Tömming (ad hoc opgaver).
Bestyrelsen har, ud over konstitueringsmødet umiddelbart efter sidste generalforsamling den 12. oktober,
holdt 4 møder på Bornholm - 29. november, 10. april, 6. juni og 6. september.
Bestyrelsens overordnede fokus i det forløbne år har været drift, dokumentation af ejerforeningen
(foreningens dokumenter) og udvikling af ejerforeningen og området. Udgangspunktet har været
faseskiftet fra rydning, oprydning og vedligeholdelse til fokus på udvikling af området og dem der vil
bidrage til at udvikle området, og som ved deres aktive tilstedeværelse giver liv i området.
Fokus i året har endvidere været på at holde omkostningsniveauet i ro, i henhold til beslutningen på sidste
Generalforsamling.
1

Bestyrelsen har i årets løb:
- ansat Freddie som vicevært i 6 måneder - perioden 1. april - 30. september
- udarbejdet vicevært jobbeskrivelse, oversigt over viceværtens hjælpemidler, værktøj og kontaktliste
- gennemført to arbejdsdage - 9. april og 10. oktober
- dokumenteret arbejdspladsen i henhold til Arbejdstilsynets krav
- skiftet forsikring fra Tryg til Bornholms Brand
- tegnet "bestyrelses ansvarsforsikring"
- tegnet "forsikring for arbejdsskader i forbindelse med arbejdsdage"
- fået udarbejdet en vurdering af tilstanden for Centerbygningen
- fået udarbejdet "administrations- og revisionsaftale"
- påbegyndt renovering af pumpehuset
- nedtaget ”fyret” i centerbygningen
- påbegyndt arbejdet med at lave en ny hjemmeside
- planlagt generalforsamlingen 11. oktober 2009
- udarbejdet forslag til varmepumpe installationer i de enkelte huse incl. solcelle ventilation - se separat
forslag
- udarbejdet forslag til grundfond
- udarbejdet forslag til anvendelse af centerbygningen
- udarbejdet forslag til læhegn
- udarbejdet oplæg til "administrations- og revisionsaftale for det kommende år
- ansat Freddie som vicevært i 6 mdr. fra medio april 2010 – medio oktober 2010
- besluttet arbejdsdag fredag den 30. april 2010 (Bededag)
- besluttet arbejdsdag lørdag den 16. oktober 2010 (start efterårsferie)
- Besluttet generalforsamling søndag den 17. oktober 2010
- Pool garanteret åben fra den 15. juni til 30. august + op til 14 dage i begge ender afhængig af vejret
Bestyrelsen glæder sig over resultatet af årets arbejde og herunder i særdeleshed de resultater som vores
vicevært Freddie Pickering har opnået fra 1. april og frem til nu. Det ser og har set godt ud hele sommeren.
2

Det er på den baggrund bestyrelsens overordnede vurdering, at foreningen med det nuværende aktivitets
og omkostningsniveau er over den stillede opgave, at vi er i konstruktiv dialog med naboer og offentlige
myndigheder. Videre, at området fremstår som et indbydende og velholdt område - hvor den enkelte ejer
føler sig velkommen og "hjemme", idet der er tale om et område, hvor der indenfor de afstukne rammer er
fokus på udvikling.
I det følgende er der i større detalje redegjort for arbejdet i foreningen.
Ejerforeningen
Ejerforeningen er den juridiske enhed der varetager foreningens ejendom og som udadtil tegner de 70
ejere. Lille Sandvig består af matriklerne 160, 162a og 172 - Allinge Sandvig Markjorder - 43.204 m2 i
området mellem Allinge og Sandvig.
Området reguleres af et sæt vedtægter, Regulerende bestemmelser, Tillæg til regulerende bestemmelser
og Vedligeholdelsesaftale for Centerbygningen.
Den fælles ejendom omfatter arealet og alle bygninger og installationer som ikke er omfattet af de 70
lejligheder.
Der er 70 lejligheder med i alt 3290 m2 bebyggelse. Ejerforeningens ejendomsareal udgør 327 m2. Sum
fordelingstallet er 3576 m2.
Nye ejere
Vi har som nævnt modtaget 3 nye ejere i årets løb. Vi vil ved lejlighed, og gerne her på generalforsamlingen
høre, hvordan I hver især har oplevet at komme til Lille Sandvig - nytten af de papirer I har modtaget og den
måde I er blevet modtaget på i området. Hvad skal vi gøre bedre?
Lejlighederne
Vilkår og retningslinjer for de enkelte lejligheder reguleres i henhold til "Regulerende bestemmelser" og
"Tillæg til regulerende bestemmelser". De regulerende bestemmelser blev tinglyst i 2008.
Der er ved gennemgangen af materialet i år fundet en fejl, idet tre linjer er faldet ud af det tinglyste
dokument (Regulerende bestemmelser). Administrator er sat på opgaven med at få det rettet.
Bestyrelsen har i årets løb givet tilladelse til:
- at der kan laves flisegang fra terrasse og frem til ret linje der forlænger husets konturer (hus 69).
- at der kan opsættes markise, såfremt den ikke gennembryder husets planer (hus 33)
Tillæg til regulerende bestemmelser er opdateret med de to tilføjelser, så de gælder for alle. Tillægget er
endvidere skrevet igennem.
Bestyrelsen har tillige givet tilladelse til:
- at der kan monteres vindue i siden af hus 29 - tilsvarende de øvrige huse i rækken.
3

- at der kan monteres varmepumpe i lejlighederne 47, 48, 38 og 21 under iagttagelse af særlige vilkår
- at terrasserne ved husene 62 og 64 kan udvides
- at der kan stynes træer ved hus 27
Vedr. hus 42 undersøger bestyrelsen pt. den førte dialog omkring ”rønnetræerne”. Udgangspunktet er, at
de står på foreningens ejendom, at ejeren af det i forhold til træerne nærmest liggende hus ønsker dem
bevaret, mens ejere i nogle af de huse der ligger lidt længere borte ønsker et eller flere af dem stynet.
Bestyrelsen skal anmode om, at alle ejere ansøger om ændringer såfremt de er det mindste i tvivl om
hvorvidt forslaget er ansøgnings pligtigt eller ej. Kun med åbenhed og konstruktiv dialog kan vi sammen
udvikle området og samtidigt bevare den gode dialog.
Fordelingstallene for ejerne af Centerbygningen er endnu ikke endeligt opgjort. Der har været kontakt til
landinspektør Jan Pedersen, og der er ved at blive lavet en aftale om opmåling. Underskrifter vedr. solarium
lokale salg er ved at blive foretaget.
I 2008 blev der etableret 6 skure i centerbygningen. Interesserede fik mulighed for at leje et skur mod at
betale materialer og medgået tid til etableringen. Lejerne pålægges hver 2,0 m2 af ejerforeningens
fordelingstal for centerbygningen.
Til afregning er fordelingstallet for dem med skure ændret således at et skur på et hus andrager 2,5 m2 og
et skur i centerbygningen betyder et tillæg på 2,0 m2.
Servitutterne for området granskes med henblik på at klarlægge mulighederne for at etabler solceller på
tagene.
Ørum Christensens tegnestue er bedt om at komme med forslag til halvtag over døre. Vi har endnu ikke
modtaget et forslag.
Ved salg af lejlighed er sælger pligtig at udarbejde ”Tilstandsrapport gældende for centerbygningen” idet
husejeren er medejer og centerbygningen, der over 50 m2 stor. Vi har fået adgang til en sådan rapport, og
fornyelse efter et halvt år kan ske for 2.500 kr. En ny tilstandsrapport beløber sig til ca. 6.000 kr.
Afslutningsvis skal vi minde om at den enkelte husejer har ansvaret for at holde buske tæt på huset plejet -
og maksimal højde på 1,8 meter.
Velkomstbrev
Detaljer for den enkelte ejer er sammenfattet i Velkomstbrevet, der er skrevet igennem. Vi modtager gerne
kommentarer og ønske om yderligere tilføjelser til Velkomstbrevet.
Viceværtens opgaver og arbejde
Fredie Pickering blev ansat som vicevært omkring årsskiftet 2008/09 med start 1. april. 2009. Freddie er
foreningens 4 vicevært.
4

Der er udarbejdet jobbeskrivelse for viceværten, oversigt over hjælpemidler og værktøjer og en
kontaktoversigt. Principperne for arbejdets udførelse er beskrevet i APV-notat. Se senere. Freddie har ikke
sprøjtecertifikat, hvilket betyder, at Freddie som ansat kun kan sprøjte i sammenlagt 4 timer om året - incl.
den tid der medgår til iførelse af personlige værnemidler. Arbejde med skærende maskiner er beskrevet i
APV-notatet.
Der har i perioden 1. april til 30. september, der dækker over 25 uger, været 125 arbejdsdage svarende til
ca. 960 timer.
Freddie har i perioden brugt ca. 380 timer græsslåning og trimning, ca. 180 timer til poolen - herunder
rengøring af vaskerum. Resten af tiden – 400 timer, er brugt til de øvrige opgaver i området.
Flere har i årets løb hjulpet Freddie med enkeltopgaver og afløst i pressede situationer. Mange tak for det.
Arbejdsdage
Der er gennemført en arbejdsdag, og en følger lørdag den 10. oktober - dagen før generalforsamlingen.
Arbejdsdagen i foråret forløb planmæssigt og med ca. 25 deltagere. Der var en god stemning, der blev lavet
en masse - vi fik hjulpet Freddie godt på vej med opgaven. Vi fik samlet og brændt en masse haveaffald,
vedligeholdt veje, fræst et par stubbe og frilagt nogle diger.
Efter arbejdsdagen blev det besluttet, at vi skal overveje kun at brænde af om foråret (røg- og aske gener).
Med indkaldelsen til generalforsamlingen er der en plan for opgaverne på arbejdsdagen den 10. oktober
2009. I store træk handler det om fældning af træer, samling af afskær, vedligeholdelse af veje, bump,
lukning af huller i hegn, plantning af træer og vedligeholdelse af centerbygningen. Og afbrænding såfremt
vejrforhold og vindretning tillader det.
De grønne områder
Området blev gennemgået i 2005 af en "plantemand - Bo Christiansen, og igen i efteråret 2008. Den plan vi
lagde i 2005 er stort set fulgt. De resterende punkter har været en del af indholdet i viceværtens
dosmerseddel og for arbejdsdagene gennem årene.
I bestyrelsen har vi på den baggrund arbejdet på en overordnet formulering for området. Vi forsøger os her
med et første bud:
En grøn situationsplan med mange og gennemgående kig til det åbne land og havet. Disse kig fastholdes
med beskæring af beplantningen. Beplantningen er sammensat med det formål at give variation og
forskellige grønne oplevelser alt efter, hvor man befinder sig i bebyggelsen. En del af beplantningen er nytte
træer primært i form af æbletræer, som giver oplevelser året rundt og samtidigt øger mangfoldigheden af
dyre og insektlivet.
Planen rummer også slåede arealer til leg og spil. En del af græsset står uberørt med slåede stier for på den
måde at styrke mangfoldigheden af liv i området. En plan som rummer oplevelser for alle.
5

En vigtig del af Bo Christiansens plan var nyplantning, og vi indkaldte forslag til nyplantninger i foråret. På
den baggrund har viceværen påbegyndt arbejdet med at plante de første nye træer i området.
Hegnet mod vest blev delvist klippet i vinter, og resten ventes klippet i efteråret.
Iversen, Madseløkke 4, holder hækken ind mod ham klippet mod at Freddie kører affaldet væk.
Freddie har påbegyndt arbejdet med at holde digerne "rene", og retablerer hvor der er behov.
Hullerne i hegnet mod vest bliver langsomt lukket. Der er lukket med sten ved hus 34 og " hullerne" ud for
trafoen skal lukkes med bomme.
I området bag centerbygningen har vi oplag af grus til vejene, og der er et mellemlager for grønt affald
inden det køres til genbrugsstation eller brændes. Vi arbejder på en løsning hvor hele arealet bag
centerbygningen planes ud, og der opsættes hegn midt på arealet således at det vil være muligt at oplagre
parkaffald uden at det er til stor visuel gene for de tre lejligheder, der har front mod parkeringspladsen.
Centerbygningen mm.
Vi har i sommer fået lavet en vurdering af tilstanden for centerbygningen af John Bolding i hus nr. 57. Den
viser, at vi har flere omkostninger foran os.
Den korte historie er, at der er problemer med taget - både tegl og tagpap, nogle inddækninger og så en
række mindre forhold. Flere forhold skal undersøges mere i dybden.
Freddie er, støttet af Holger gået i gang med at udbedre de mindre forhold, mens vi stadig overvejer
rækkefølge og omfang af de resterende opgaver. Vi vil tage initiativ til en grundig orientering af alle
involverede ejere i centerbygningen inden der udarbejdes et beslutningsgrundlag til udbedring.
Rapporten vil blive tilgængelig på hjemmesiden. Vi er ved at lave et notat der i detaljer redegør for
bestyrelsens forslag til en prioriteret liste for udbedring.
Det næste spørgsmål er anvendelsen af centerbygningen. Der blev indkaldt forslag i foråret, men der er
ikke modtaget forslag ved fristens udløb. Bestyrelsen har kigget på bygningen, og vil på den baggrund
foreslå, at der indrettes en række skure (op til ca. 10 yderligere) i centerbygningen - i hele arealet i
”indhakket”. Således, at der alene er et rektangulært samlingsrum mod vest tilbage, som vi kan samles i ved
eksempelvis arbejdsdage.
I centerbygningen har der ligeledes været en gammel kedelinstallation. Den har Holger støttet af Carl Olsen
i hus 44 og Frank Duch i hus nr. 58 fjernet.
Vaskeri og baderum
I centerbygningen er baderum og vaskeri. Der har tidligere været problemer med såvel støj fra vaskeriet
som støj fra døren til vaskeriet. Der er etableret officielle åbningstider - hvor sidste vask/tumbling skal være
afsluttet kl. 20.00. Det er bestyrelsens opfattelse at det samlede støjproblem stort set er løst.
6

Sidste generalforsamling pålagde bestyrelsen at overveje spørgsmålet om vaskeriets åbningstider hen over
vinteren. Bestyrelsen finder, at der skal være adgang til vaskeriet i vinterhalvåret, og at udnyttelsen skal
følges i det kommende år - optælling af penge pr. måned.
Poolen
Poolen er et stort aktiv som er blevet meget benyttet i år.
Holger og Freddie konstaterede ved idriftsættelsen af poolen, at der var en del nye huller - 16 i alt, heraf en
del nye højt i poolen. De blev lappet og poolen idriftsat. Der har ikke været store problemer i sæsonen.
Det er indskærpet, at forældre skal holde opsyn - både af hensyn til opførsel og af hensyn til
"behandlingen" af poolen.
Der har dog været lidt uklarhed om åbningstider. Der foreligger en beslutning om at der skal være ro i poolområdet
fra kl. 20.00. På grund af mindre problemer med støj nogle aftener, er der sat et skilt op med en
mere konservativ tolkning - åbningstider af poolen - 08.00 til 20.00. Det ændrer ikke ved, at der er en
generalforsamlingsbeslutning om at der skal være ro i pool-området fra kl. 20.00. Og strengt tolket betyder
det, at man godt kan bruge poolen efter 20.00, men at det skal være under iagttagelse af at det skal være i
god ro og orden.
I år blev poolen åbnet 26. maj og lukket 1. september. Det var 14 dage får den annoncerede lukketid som
følge af vejret. Forslaget er at der er garanteret åbning i perioden 15. juni til 1. september, og yderligere op
til 14 dage på begge sider - afhængigt af vejret.
Sidste år blev der afsat penge til vedligeholdelse af poolen, subsidiært kunne pengene anvendes til andre
formål også. Bestyrelsen har fulgt poolen tæt over året, og ikke fundet anledning til større investeringer -
og de modtagne målinger fra Levnedsmiddelkontrollen viser, at vi har en pool der kan opereres indenfor de
gældende regler.
Økonomien i poolen: 95 åbningsdage, ca. 180 arbejdstimer + 20 timer ved fyldning og tømning. Der er
brugt 1000 liter clor, ca. 5000 kwh og ca. 70 m3 vand.
Legepladserne
Det er vurderingen, at legepladserne fungerer rigtigt godt. Der er ikke lavet nyanskaffelser eller lavet
vedligeholdelse på legepladserne i år. "Pyramiden" på fodboldbanen er nedtaget.
Infrasturktur og forsyningsinstallationer
Alle installationer uden for det enkelte hus/sokkel er i henhold til "Regulerende bestemmelser"
ejerforeningens ansvar.
Første problemstilling er, at ejerforeningen ikke har en samlet og sammenhængende dokumentation for
installationerne i jorden - bl.a. ikke tegninger af afløbsinstallationerne, og Regionskommunen, som vi har
forespurgt flere gange, har det heller ikke.
Hans og Holger aflægger ved lejlighed Regionskommunen et besøg for at se hvad de har af tegninger.
7

Kloak
I foråret var der store afløbsproblemer ved husene 6, 7 og 8 og det blev konstateret at de huse var udstyret
med septiktanke, som efterfølgende er blevet tømt. Det har løst problemet. Septiktanke skal normalt
tømmes hvert 2. år - men de er ikke tidligere i foreningens tid blevet tømt. Vi er blevet bekendt med at
Iversen (Madseløkke 4) har betalt kloakbidrag gennem en årrække, uden at være tilsluttet offentlig kloak.
Han er uden beregning blevet tilsluttet Regionskommunens net (opgravning, stikledning og tilslutning). Vi
arbejder på at få samme løsning for de tre huse, idet vi ifølge Administrator "altid" har betalt kloakbidrag
som om de tre huse også var tilsluttet. Æblehaven er tilsluttet rensningsanlægget i Sandvig, mens resten
(på nær 6, 7 og 8) er tilsluttet rensningsanlægget i Tejn.
Kommunen har sørget for at vandproblemet ud for husene nr. 28 og 29 er blevet løst. Tilbage er problemet
med vand omkring husene ved trafoen (58 og 59), og på plænen ved Iversen. Kommunen følger området
bag husene 58 og 59 tæt.
Vand
Vand synes at fungere upåklageligt. Freddie har aflæst alle målere i juli måned, og i den forbindelse
konstateret et knust glas og en måler der løb den forkerte vej. Det er rettet. Der er skiftet to vandmålere.
El
Vi har fulgt egetforbruget i center bygningen og poolen tæt i året, og Freddie har været rundt ved de fleste
lejligheder for at aflæse, med det formål at få eventuelle aflæsningsfejl væk. Bestyrelsen har tillige fulgt
foreningens forbrug tæt i året.
Vi er ved at afdække foreningens årlige forbrug.
Renovation
I sommerhalvåret får vi tømt ugentligt. Og der må ikke være haveaffald i containerne. Sker det - og bliver
det opdaget, får vi en markant stigning i renovationsafgiften. I vinterhalvåret tømmes efter behov mod
regning. Flaske- og aviscontainere tømmes efter behov.
Veje
Det er vurderingen at vore veje er i generel god stand. Indenfor vores områdes ydre konturer er der ca. 200
løbende meter kommunal fællesvej og ca. 1500 løbende meter privat vej og parkeringsareal. Vi har
vedligeholdelses ansvar på den private vej. Vejene er løbende vedligeholdt på arbejdsdagene, og der er
etableret bump.
Der er ligeledes lavet om på "adgangen" fra parkeringspladsen ved poolen og over til lejlighederne i
centerbygningen. Før gik den via pergolaen (hus 77) - nu er stien ført udenom.
De tiloversblevne sten er placeret på parkeringspladsen, så vi ikke risikerer at nogen rammer husene ved
parkering eller udkørsel.
Skilte
8

Der er sat 10 km skilte op på de private veje, flere vejviser skilte (husnumre) er skiftet og der sat "hunde i
snor" skilte op - efter ønske. Der plantes lidt flere skilte i efteråret.
Græsslåmaskinen
Græsslåmaskinen har artet sig rimeligt hen over sæsonen – det, at den er blevet fritaget for at klippe
klipper har tilsyneladende haft en positiv indvirkning. Græsset er klippet regelmæssigt. Men maskinen er
slidt. Omkostningerne i årets løb har omfattet indkøb af reserve- og sliddele samt en lydpotte.
Græsslåning og trimning har i 2009 andraget 380 timer.
Vi har ikke tjekket outsourcing af græsslåningen i år, men det er fortsat vurderingen, at vi ikke kan få det
gjort billigere.
Græsslåmaskinen har nu kørt i 3,5 sæsoner, og den blev indkøbt i juni 2006 for kr. 92.000. Vi er budt 25.000
for den i år.
Vi har ligeledes fået oplyst at vi kan købe en ny Husquarna til mellem 80 og 100.000. På den baggrund er
der stillet forslag om at skifte klipperen.
Viceværtens øvrige udstyr
Viceværten har en del have- og park værktøj og håndværktøj samt en trailer. Foreningens ejere kan låne
værktøjet efter aftale med Freddie. Traileren er registret i Foreningens navn.
I årets løb er der sket flere nyanskaffelser og der er købt sikkerhedsudstyr.
Samlet oversigt over have-, park- og håndværktøj forefindes hos Freddie - Viceværtens værktøj og
hjælpemidler.
Vores naboer
Foreningen har efter bestyrelsens vidende et relativt godt forhold til alle naboer.
Efter at vi førte og tabte "Hegnssynet" mod Strandvejen 81, er der ikke tilført yderligere materiale til vores
matrikel.
I forhold til Strandvejen 63 (Steffen Anker) , har der været en del skriveri grundet vores indledningsvis
noget kluntede åbning af sagen med "hullet i det fredede dige" og påstanden om dennes etablering af en
låge mellem hans ejendom og vores. Bestyrelsen har overfor Steffen Anker beklaget fremgangsmåden, og
det er derefter aftalt, at Freddie tilvejebringer det nødvendige antal sten til at retablere diget, og at han og
Steffen Anker sammen aftaler retablering. Når det er sket sendes der et billede af det retablerede dige til
Regionskommunen. Regionskommunen har skriftligt oplyst at retableringen af det fredede dige kan ske
uden ansøgning grundet hullets beskedne omfang.
Ultimo august har naboen i Strandvejen nr. 59 etableret et hul i diget ind mod os – gjort klar til en låge.
Huset er til salg. Vi har forespurgt Regionskommunen om reglerne. De kan ikke hjælpe os – de har gransket
reglerne og finder at eneste vej frem er hegnssyn. Naboen tror tilsyneladende, at vores område er et
9

offentligt område. Vi har diskuteret forholdet med administrator. Administrator har gjort sælgers
ejendomsmægler opmærksom på forholdene, og vi har bedt vores advokat skrive til ejeren og redegøre for
ejerforholdene.
Madsebakke blev som det nok er de fleste bekendt fredet med Naturklagenævnets enstemmige afgørelse
tirsdag den 19. maj 2009. Det betyder at der ikke kan opføres sommerhuse på området umiddelbart vest
for vores område.
Relationer til offentlige myndigheder
Foreningen har efter bestyrelsens vidende, et godt forhold til alle berørte offentlige myndigheder.
Foreningen er med ansættelsen af en vicevært arbejdstager, og derfor pålagt vilkår om at udføre APVvurdering
(arbejdspladsvurdering). En vurdering, der kompliceres af at der er pool med opmagasinering af
chlor og natriumhypoklorit. Hans Kümler har støttet af Flemming Overby i hus nr. 59 udarbejdet de
nødvendige papirer til det brug. Det handler i store træk om at formulere brugsbeskrivelser for de enkelte
maskiner og regler for oplag af kemikalier mm. APV-arbejdet har tillige krævet at foreningen har formuleret
en Arbejdsmiljøpolitik for vores vicevært. I politikken hedder det:
Sikkerheds- og sundhedsarbejdet, herunder arbejdet med arbejdspladsvurdering (APV) sker i dialog mellem
Ejerforeningens bestyrelse og viceværten. Et medlem af bestyrelsen og viceværten udgør sikkerhedsgruppen
som dækker områder for Skovbrug og gartneri samt delvise områder i Idræts- og svømmehaller.
I overensstemmelse med Ejerforeningens målsætning og holdninger vil vi:
- Synliggøre Ejerforeningens arbejdsmiljøproblemer. (APV)
- Udpege løsningsforslag til problemerne. (APV – Handlingsplan)
- Arbejde systematisk og forebyggende med arbejdsmiljøet. (APV)
- Kommunikere åbent om arbejdsmiljømæssige påvirkninger.
- Informere og uddanne viceværten, samt inddrage ham i arbejdsmiljøarbejdet.
- Følge gældende sikkerhedsinstrukser for brug af diverse maskiner og materiel.
Ejerforeningen lægger vægt på, at Viceværten tager et ansvar for egen sikkerhed og deltager positivt i
sikkerhedsarbejdet samt at alle medlemmer bidrager aktivt til et godt arbejdsmiljø i Ejerforeningen
Arbejdet skal i alle led udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt ud fra både en enkeltvis og
samlet vurdering af de fysiske, ergonomiske og psykosociale forhold i arbejdsmiljøet, som på kort og lang
sigt kan have indvirkning på den fysiske og psykiske sundhed.
Og i uge 28 var der uanmeldt tilsyn fra Arbejdstilsynet - et tilsyn der resulterede i en anmærkningsfri
rapport. Stor ros til Hans og Flemming Overby for det udførte arbejde. Mappen med APV-dokumenter vil
blive lagt frem på generalforsamlingen.
10

Med poolen er vi i sommerperioden under tilsyn af Levnedsmiddelkontrollen – tre uanmeldte tilsyn, hvor
der blandt andet er kontrolleret Ph-, og klor værdi i badevandet. Levnedsmiddelkontrollen har været meget
behjælpelig med at hjælpe Freddie i indkøringsfasen, og de er generelt meget tilfredse med Freddies
ansvarlige sikring af badevandskvaliteten i vores pool. Vi har modtaget 3 anmærkningsfri rapporteringer fra
Levnedsmiddelkontrollen i år.
Østkraft har en trafo (transformaerstation) på området ved poolen. Østkraft har tinglyst adgang. Vi har i
2008 forespurgt Østkraft om maling af trafo-bygningen. Det lovede de at gøre, men der er intet sket. Vi har
spurgt dem igen med spørgsmål om vi ikke selv må male trafo bygningen mod at de betaler materialer og
medgået tid. Vi afventer svar.
WEB
Bestyrelsen har taget tilløb til "hjemmesiden" over flere omgange. Vi har dels talt med flere ejere om de
ville være villige påtage sig opgaven, dels delegeret opgaven med at skrive regelmæssigt på hjemmesiden -
Livets gang i Lille Sandvig. Men det korte og det lange er at vi ikke har fundet en fælles bølgelængde og at
der ikke rigtigt er sket noget markant. Referater samt lidt kommunikation er blevet tilgængelig via vores
gamle hjemmeside med Bent Jensens mellemkomst.
Udgangspunktet for bestyrelsen har været og er, at hjemmesiden skal være et aktiv, den skal være et
værktøj for bestyrelsen og medlemmerne, løsningen skal være personuafhængig, og endelig skal vi ind i en
enkel (betjeningsvenlig) og fremtidssikker løsning.
På den baggrund er vi endt i en løsning som vi finder lever op til kravene. Domænenavnet er det samme -
Lille Sandvig.dk
Designet er lavet hen over august måned, og up-loadning af dokumenter og overflytning af gamle
dokumenter er godt i gang. Så ved årsskiftet skulle vi gerne være helt oppe igen.
Vi har med den nye side fået en hjemmesideløsning som flere i bestyrelsen kan betjene - og som efter vores
mening lever op til de krav vi har stillet til en hjemmeside.
Administration og revision
Foreningens administration og revision er udført af Bornholms Revision. Samarbejdet med Administrator
Jens-Otto Sonne og sekretær Betina Noltensmeyer er sket indenfor rammerne af det oplæg der lå til grund
for budgettet herfor på sidste generalforsamling. Samarbejdet har fungeret upåklageligt.
Der er hen over året arbejdet på formulere en "Administrations og Revisions aftale" som kan være
gældende for året 2009/10.
Der har i årenes løb være en del problemer med ikke rettidig indmelding af el og vand, dels "gebyret" ved
manglende indberetning dels vores skønsmæssige fastsættelse af forbrug. For det første er det at pålægge
et gebyr kaldet et gebyr, et problem idet et gebyr kun må omfatte de faktiske omkostninger, og videre, at
det er vurderingen, at vi vil få svært ved at få medhold i en retssag, selvom gebyret er en
generalforsamlingsbeslutning. Problemet med det skønsmæssigt anslåede forbrug, har vi set i foråret, hvor
11

to huse, der over flere år er fastslået skønsmæssigt er blevet handlet, og det har medført at de begge har
skullet have store beløb retur.
Revisor er Jens Kofoed Blem, Bornholms Revision.
Forsikringer
Ejerforeningen har ved årsskiftet 2008/2009 skiftet forsikring fra Tryg til Bornholms brand. Skiftet skete på
baggrund af tilbud fra begge selskaber, udarbejdet på baggrund af den oprindelige forsikringspolice (ekskl.
priser) fra Tryg.
Foreningen har endvidere tegnet to yderligere forsikringer. En der omfatter bestyrelsesansvar og en der
dækker arbejdsskader i forbindelse med arbejdsdage.
Vi har her i september måned modtaget endelig police fra Bornholms Brand.
Dokument oversigt
Nedenstående oplistning er bestyrelsens oversigt over foreningens dokumenter. Den vil komme til at danne
baggrund for dokumentoversigten på hjemmesiden.
- Endeligt skøde
- Tinglyst vedtægt gældende fra november 2007
- Kopi af servitutter gældende for området
- Bestyrelsen
- Forretningsorden for bestyrelsen
- Regulerende bestemmelser
- Tillæg til regulerende bestemmelser
- Vedligeholdelsesaftale for centerbygningen
- Forsikringer
- Velkomstbrev
• Forsikring af området - brand
• Lovpligtig arbejdstager / arbejdsskade forsikring
• Bestyrelsesansvarsforsikring
• Forsikring mod arbejdsskader på arbejdsdage
• Oversigt over dokumenter der udsendes fra administrator
12

- Myndigheder
- Administrator
- Vicevært
• Arbejdstilsynet (APV og pool) dokumenter
• Levnedsmiddelkontrollen
• Regionskommunen
• Administrations- og revisionsaftale
• Fordelingstal
• Kontrakt med vicevært
• Jobbeskrivelse for vicevært
• Oversigt over viceværtens hjælpemidler - telefon, kontokort, værktøj mm.
• Oversigt over viceværtens værktøjer
• Oversigt over kontakter
- Vurdering af centerbygningen
- Tilstandsrapport
- Området
• Kort over området
• Planteplan
• Centerbygningen
• Veje
• Kloaker
• Æbledokument
- Referater fra generalforsamlinger
- Budget for indeværende år
- Ajourført medlemsliste
- Liste med medlems kompetencer
13

- Historiske dokumenter området
- 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008 og 2009
Afslutning
Bestyrelsen takker for samarbejdet i det forløbne år. Vi glæder os til at se jer alle på arbejdsdagen og så
igen til generalforsamlingen den 11. oktober.
På bestyrelsens vegne
Charles Nielsen
14