Referat Bestyrelsesmøde

Referat
Mødedato og tid 24. november 2008 20:00
Sted Festivalkontoret
Mødeleder Einar
Referent Pia
Emne Bestyrelsesmøde
Dagsorden 1. Godk. af dagsorden - valg af ref.
2. Godk. af ref. fra sidste møde
3. Konstituering af best.
4. Evaluering af Generalforsamling
5. Fastsættelse af godtgørelse til best.medl
6. Ansv.grupper - fordeling af ansv.omr
7. Budgetforslag
8. Souvenier vintersalg
9. Udkast til forretningsorden
10. Næste møde
11. Opd. af aktionslisten + runden
12. Evt
Deltagere Einar, Henning, Kisser, Anders, Thomas J, Mona, Thomas S, Pia
Fraværende Mette, Kenneth
Referat sendes i øvrigt til
Samsø Festival
Marsk Stigsvej 20
8305 Samsø
Telefon : 86591815
24. november 2008
Internet:
www.samfest.dk
E-mail:
info@samfest.dk

Ad 1.
Dagsorden godkendt. Pia valgt til ref.
Godk. af dagsorden - valg af ref.
Ad 2.
Godk. af ref. fra sidste møde
Ad 3.
Konstituering af best.
Ref. Godkendt. Einar oplyste at vi nu desværre også har fået afslag på vores
ansøgning til Tuborg Fonden.
Valg af formand, næstformand samt kasserer.
Einar fortsætter som formand, Thomas S som NF og Henning som Kasserer.
Ad 4.
Herunder tilsendte referat.
Mette har gjort opmærksom på at der må være fejl i afstemningen idet
Evaluering af Generalforsamling
stemmerne afgivet til bestyrelsesvalget ikke er deleligt med 4. Summen af
stemmer for suppleanter er ok. Thomas 61, Mona 47, Mette 50, Knud 38,
Flemming 20.
Beslutning: Dagsorden, Referat og Einar’s beretning flettes til ét PDF dokument
og offentliggøres på nettet.
Ad 5.
Fastsættelse af godtgørelse til
best.medl
Ad 6.
Ansv.grupper - fordeling af
ansv.omr
Transport.
Transportgodtgørelsen bør gælde samtlige best.medlemmer. Øboerne kører
også en hel del, selvom det også kan være kombineret med andre ærinder,
bør kørsel for festival selvfølgelig godtgøres på lige fod med udenøs medlemmer.
Der udleveres kørselsbøger til alle.
Der tildeles også fortsat klippekort til færgen. Det er op til den enkelte selv at
anmelde rejse/kørsel til godtgørelse, ved at udfylde ”Rejsegodtgørelsesblanketten”
og aflevere/maile den til Einar.
Beslutning: Statens lave gældende takst. (pt. 1,77, stiger vist med 7 øre) anvendes
af alle. Alle får udleveret kørerbøger.
Overnatning.
Det er blevet lidt problematisk, at sørge for privat overnatning til udenøs
medlemmerne. Festivalkontoret eller vogne på festpladsen blev foreslået som
muligheder.
Beslutning: Festivalen tilbyder fremover overnatning på Festivalkontoret. Pia
indkøber 4 gæstesenge.
Pasning af kontor. Einar har snakket med Knud, som indtil videre gerne
fortsat vil passe kontoret om fredagen. Arbejdsopgaverne skal beskrives/aftales.
Merete har også tilbudt sin hjælp.
Omr. fordelingen på baggrund af den enkeltes ønske og de andres forslag.
Mette: PR/Markedsføring 1001_PR-vogn, 6000 Presse, Bardrift under festival,
Souvenier indkøb
Mona: Alle food områder, PR samarbejde med Mette.
Kisser: 5000_Musikbooking (incl. BetteBo og Beachbar), 301_Tjek-in Scenen,
302_Tjek-in Rullen, 303_Stagehands, 310_Børneaktiviteter,
1108_Talentscenen, 1110_Sceneopbygning, lys & lyd, køleskabe
Pia: Medhjælperomr, 215_Non-food, 703_Udsmykning, 409_Den Blå Lagune
(Formandsomr)
Anders: 101-107, armbånd (design)
2

Ad 7.
Budgetforslag
Thomas J: Opbygning og Drift 1101-1103, 1111, 1120, VVS, Hegn, 502-505
Thomas S: Opbygning og Drift 1101-1103, 1111, 1120, VVS, Hegn, 502-
505, 701, 404
Kenneth: Opbygning og Drift 1101-1103, 1111, 1120, VVS, Hegn, 502-505
Henning: Økonomi for alle områder med pengekasse (salg + indkøb), Armbånd
(Økonomi).
Einar: Bevillinger, tilladelser, forsikringer,
Overordnet områder:
Forretningsudvalg, Pladskoordination, Indkøb og salg, Underholdning/PR
Knud: Kontor, Salg af campingvogne + telte, Boder, behandling af mails og
tlf. henvendelser.
De enkelte områder er ikke endeligt fordelt, men kunne være som ovenståened.
Altså fordelt i hovedtræk. Der skal udarbejdes en ny ledelsesstruktur
oversigt og alle opgaver skal forankres på et bestyrelsesmedlem, som herefter
evt. kan uddelegere opgaverne i underudvalg bestående af formænd/subber/menige
medlemmer.
Beslutning: Pia laver oplæg til ledelsesstruktur.
Hver best.medlem bør snart tage en dialog med formænd og subber for deres
respektive ansvarsområder, for bl.a. at få en tilbagemelding på om de ønsker
at varetage posten i 2009.
Det enkelte best.medlem er også opfordret til at lave et kort oplæg til, hvad
deres vision og målsætninger er for de enkelte områder i 2009.
Henning har lavet et budgetforslag, som blev udleveret og gennemgået.
Pia spurgte om Jubilæum kan give behov for at øge budget for Udsmykning.
Bespisning og besparelse blev diskuteret. Er en samlet udgift på ca. 300 kr.
(alt inkl.) pr. medhjælper meget? Mona havde svært ved at se hvordan der
skulle kunne spares.
Det er jo besluttet at det er et af vores indsatsområder, så bedre kontrol og
bedre reg. af de medhjælpere før, under og efter bør medvirke til besparelse.
Henning mailer budget og alle best.medl. bør kigge det igennem og komme
med tilbagemeldinger.
Sanne Bademutters datter, har tilbudt at sammensætte en jubilæumsbog
med historier fundet igennem festivalens 20 leveår. God idé!
Bør billetprisen ikke stige? Bestyrelsen er lidt splittet. Nuværende pris er psykologisk.
Pris idé 1020. Henning mener ikke en mindre stigning gør nogen
betydelig forskel.
3

Ad 8.
Souvenier vintersalg
Ad 9.
Udkast til forretningsorden
Ad 10.
Næste møde
Ad 11.
Opd. af aktionslisten + runden
Ad 12.
Evt
Hvad med prisen for Gæste campingvogne?
Beslutning: ??
Der startes vintersalg af bl.a. hættetrøjer (2 typer) og badekåber.
Beslutning: sælges for 250,- kr. stk.
Kisser har fotograferet tøjet så det kan komme på nettet.
Henning og Einar er gået i gang med opbygning af forretningsorden. Den er i
sin spæde start. Sendes til alle i bestyrelsen (ref. er sendt).
9. december kl. 20:00 på Festivalkontoret.
Forslag om lørdagsmøde ca. hver 4-6 uge for at få bedre tid og energi til møderne.
Iflg. nuværende sejlplan kan sjællænderne om lørdagen ankomme til
Samsø kl. 11:45 og rejse hjem kl. 15:40 eller 20:15.
Jyderne kan ankomme 8:30 eller 12:20 og rejse hjem 16:20, 19:40 eller
20:55
Henning sender udkast til medlemsblad til Mona og Pia. Mona redigerer, Pia
kommenterer.
Mona: foreslår parløren genoptages. Kan den udgives i år?.
Beslutning: Den rundsendes til bestyrelsen og vi begynder at forholde os til
den internt i bestyrelsen. Tidspunkt for udgivelse/offentliggørelse er ikke besluttet.
Forretningsorden er lige nu vigtigst.
Mette vil gerne have de tidligere kontrakter og markedsføringsplaner udleveret,
så hun kan tage udgangspunkt i dem. Mona giver Mette tilbagemelding
på de punkter.
Kisser: Musikprogrammet er godt i gang. Mangler dog 4 bands på stor scene
og især noget rock onsdag. Vil gerne have nogle seriøse indspark til de sidste
bands.
4