Referat fra det ordinære møde d. 23. maj 2013 - oestbirk-yding.dk

Ordinær
Menighedsrådsmøde
Afbud fra Inger Boes
Dagsorden:
Torsdag, d. 23. maj 2013
Kl. 17.30
Side 1 af 3
Sted:
Østbirk Præstegård
Formandens
Init.:
PE
Punkt 1 Nyt fra sognepræsterne:
Der indkøbes 3 sammenklappelige plasticborde i gråt til brug ved f.eks. spaghettigudstjenester.
Anbringes under trappen i mellemgangen. AG sørger for indkøb.
Det bringes i erindring, at klaveret ALTID skal være tilsluttet strøm ellers kan det nemt gå ud af
stemning.
Den 6. juni kl. 21.00: Nattergalegudstjeneste i Østbirk Kirke med efterflg. samvær i Præstegården.
Aktivitetsudvalget sørger for det praktiske.
Punkt 2 Nyt fra Kontaktpersonen:
Kontaktpersonen er i gang med MUS-samtaler.
Der er planlagt Babysalmesang i efteråret. Start d. 13.09. kl. 10.00-10.45. I alt 5 gange! Fremgår af
Kirkesiden i maj måned.
Endvidere blev personalesituationen drøftet.
Punkt 3 Nyt fra Kirkeværgen:
Intet.
Punkt 4 Orientering om Provstesyn af 07.05.13:
Orientering blev givet. Diverse synspunkter blev drøftet. Der er endnu ikke modtaget synsprotokol
fra provstesynet. Når dette foreligger, tages der endelig stilling til hvad der evt. skal ske med taget,
som fremgår af næste punkt 5. Protokollater modtaget d. 31.05.13 og behandles på MR. møde d.
20. juni!
Punkt 5 Projektbeskrivelse af kirkens tag fremsendt af E. Marxen.
Sagen drøftet, og redegørelse gennemgået. De enkelte punkter på side 1 og 2 i redegørelsen blev
drøftet. Når der er modtaget provstesyns rapport, tages sagen op igen og efterflg. orienteres
Horsens Provstiudvalg om redegørelsen, herunder istandsættelse, stabilisering af tagværker og skib,
kor, våbenhus samt sidekapel. Man er opmærksom på, at der er tale om en etapedelt redegørelse,
og at de enkelte arbejder kan udføres subsitivt.
Punkt 6 Opfølgning på Kirke- og Kirkegårdssyn:
Diverse opgaver tages op, når Provstesynsprotokollen foreligger.
Kirkeværgen har sammen med kollega foretaget en farveanalyse af kirkestolene. Der er ikke tale om
”ral-farver”, så derfor er det problematisk at finde frem til den oprindelige farve.
Formanden mener, at farvesætningen i forbindelse med restaureringen af kirken er udført af Ivan
Hagner. Formanden forsøger, at få kontakt til Ivan Hagner.
Endvidere forsøges der at finde frem til farven ved kontakt til arkitektfirmaet.
Punkt 7 Drøftelse af behandling af debatoplæg fra Kirkeministeriet:
Vedtaget, at der afholdes et særligt møde til behandling af debatoplæg og at formanden kommer
med forslag til fokus punkter, der især skal iagttages/drøftes. Såfremt menighedsrådsmedlemmer
har særlige ønsker til drøftelse af de enkelte afsnit/kapitler bringes dette i forslag overfor
formanden, snarest muligt!
Punkt 8 Nyt fra Kirkegårdsleder og personale:
Susanne Lindberg er ansat som timelønnet medarbejder på kirkegården fra 01.07. og indtil ca.
01.12.13.
Stedfortræder Leif Olesen har meddelt, at han går på pension pr. 01.10.13. (Opsigelse imødeses).
Stillingen drøftet. Kontaktperson og formand laver stillingsopslag, som forelægges menighedsrådet
den 20.06. Stillingsopslag bringes i Østbirk Avis, Skanderborg Avis og evt. Horsens Folkeblad i uge 32

Ordinær
Menighedsrådsmøde
Torsdag, d. 23. maj 2013
Kl. 17.30
Side 2 af 3
Sted:
Østbirk Præstegård
Formandens
Init.:
PE
samt placeres på Jobzonen hurtigst muligt, efter 20.06.
Birgitte Søhoel inddrages i stillingsopslaget.
Inden mødet besigtigede menighedsrådet og kirkegårdsleder kirkegården. Vedtaget, at stien fra lille
låge til Præstegården inddrages i renovering/ nylægning af stien fra Præstemarken til Præstegården.
Større, tomme grave og sammenhængende grave tilsås med græs, så der opnås et park lignende
udseende med ”øer” mellem gravene.
Kirkegårdslederen kunne oplyse, at der er 40 gravsteder, der udløber i 2014. Kirkegårdslederen
udarbejder en oversigtsplan med forslag til græsarealer samt forslag til beplantning med træer!
Forslag til placering af træer samt træsorter indarbejdes i forslaget!
Det overvejes, om nuværende stier med ral tillige skal tilsås med græs. Planen forsøges forelagt
menighedsrådet d. 20.06. subsidiær 15.08.!
I den forbindelse tages der også stilling til fjernelse af forhække, som kan genanvendes i efteråret, til
fornyelse af hækafsnittene.
Punkt 9 Nyt fra Aktivitetsudvalget:
Intet
Punkt 10 Indvielse af Præstegården d. 23.06.:
Aktivitetsudvalget står for forplejning, borddækning m.v. sammen med Yding medlemmerne. Der
indkaldes til briefing møde vedr. det praktiske.
Der dækkes evt. borde på 1. sal. Der skal reserveres borde til indbudte gæster.
Formanden fremsender, til Aktivitetsudvalget, en liste over tilmeldte personer ved
Punkt 11
tilmeldingsfristens udløb d. 13.06.
Opfølgning på referat af 23.04.2013:
Vedr. punkt 5:
Indhentning af prisoverslag for kalkning af tårnets vestside, soklen rundt og sålbænke afventer
udskrift af Provstesyn.
Vedr. punkt 6:
Efter besigtigelse af kirkegården, vedtaget at der ikke foretages beplantning udenfor det nordlige
dige.
Endvidere fremkommer Kirkegårdslederen med plan, som tidligere omtalt under punkt 8.
Vedr. punkt 7:
Højttalernes udgangseffekt og det skæve lærred bringes i erindring overfor Jan Hougaard. Endvidere
tager sognepræsten kontakt til højttalerfirmaet. Efterfølgende er der sket justering på højtalerne
ved kirkeværgen, hvorefter sognepræsten vurderer effekten heraf!
Vedr. punkt 8:
Borde og stole er blevet forsynet med filtfødder, fastgjort med søm.
Vedr. punkt 9:
Rengøringsplanen er udført i A3 størrelse og lamineret samt opsat i Præstegården.
Vedr. punkt 11:
Kirkegårdsleder og Kirkeværge har været på kursus, hvor Personalekonsulent Birgitte Søhoel har
orienteret om, at kirken har forsikring vedr. brug af maskiner overfor 3. person, og en
personansvarsforsikring.
Endvidere kunne formanden fortælle, at jvf. forsikring for Kattrup-Tolstrup menighedsråd, dækker
forsikringen alle former for skader, herunder også ansvar.
Der er endnu ikke hørt nyt vedr. telefonsystem. Kirkegårdslederen har rykket op til flere gange.
Vedtaget, at man forsøger at sende ”sagen” højere op i systemet.
Referatet godkendt og underskrevet.

Ordinær
Menighedsrådsmøde
Torsdag, d. 23. maj 2013
Kl. 17.30
Side 3 af 3
Sted:
Østbirk Præstegård
Formandens
Init.:
PE
Punkt 12 Nyt fra formanden:
- Orientering om advis, udskiftning af Kirkenet PC til Præstesekretæren.
Kort drøftelse af Linda Vestergaards bestilling af en bærbar computer. Peter Poulsen
oplyste, at computeren bør være med en docking station, så nuværende tastatur og mus
kan kobles op på! Bestillingen checkes nærmere.
Punkt 13 Åbent for tilføjelser:
Forslag om, at der ydes et personligt honorar til regnskabsføreren i forbindelse med ombygning af
Sdr. Vissing Præstegård, og regnskabsføring/aflæggelse heraf. GODKENDT.
Punkt 14 Eventuelt:
Kort drøftelse af evt. etablering af en gravstens remise med tidstypiske gravsten.
Mødet hævet kl. 20.50
Ref. revideret og godk. 04.06.13
PE.
Næste møde: torsdag, d. 20. juni kl. 17.30.
Kaffebrygger: Olga Nielsen