Bilag 3.1 - Kravspecifikationer m.v. Parykker.pdf - KomUdbud
Bilag 3.1 - Kravspecifikationer m.v. Parykker.pdf - KomUdbud
Bilag 3.1 - Kravspecifikationer m.v. Parykker.pdf - KomUdbud
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
EU-UDBUD<br />
Kropsbårne hjælpemidler<br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong><br />
Kravspecifikation m.v.<br />
<strong>Parykker</strong>
<strong>KomUdbud</strong><br />
Udbud af Kropsbårne hjælpemidler<br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong> – Kravspecifikation m.v. parykker<br />
Indhold<br />
1. <strong>Parykker</strong> ...................................................................................................................................... 3<br />
2. Oversigt over deltagere på parykker ........................................................................................... 3<br />
2.1. Geografisk opdeling ....................................................................................................... 3<br />
3. Udvælgelseskriterier ................................................................................................................... 3<br />
<strong>3.1</strong>. Tilbudsgivers personlige forhold ................................................................................... 3<br />
3.2. Økonomisk og finansiel formåen ................................................................................... 4<br />
3.3. Teknisk og/eller faglig formåen ..................................................................................... 4<br />
4. Tildelingskriterium ..................................................................................................................... 5<br />
4.1. Økonomi......................................................................................................................... 5<br />
4.2. Kvalitet ........................................................................................................................... 5<br />
4.3. Vareprøver ..................................................................................................................... 5<br />
5. Kravspecifikation ........................................................................................................................ 7<br />
5.1. Formelle krav ................................................................................................................. 7<br />
5.2. Krav til produkterne ....................................................................................................... 7<br />
5.3. Krav til service ............................................................................................................... 8<br />
5.4. Krav til personale ........................................................................................................... 9<br />
5.5. Krav til forretningslokaler .............................................................................................. 9<br />
5.6. Krav til levering ........................................................................................................... 10<br />
5.7. Krav til implementering ............................................................................................... 10<br />
Side 2/11
<strong>KomUdbud</strong><br />
Udbud af Kropsbårne hjælpemidler<br />
1. <strong>Parykker</strong><br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong> – Kravspecifikation m.v. parykker<br />
Bevillinger udstedes på baggrund af servicelovens § 112. Der skal tilbydes det bedst egnede og billigste<br />
hjælpemiddel, jf. § 3 i Bekendtgørelse nr. 1432 af 23. december 2012 om hjælp til anskaffelse af<br />
hjælpemidler og forbrugsgoder efter serviceloven.<br />
<strong>Parykker</strong> bevilges til personer med varig vansirende skaldethed, både helt og delvis.<br />
2. Oversigt over deltagere på parykker<br />
I oversigten fremgår hvilke kommuner, der deltager i udbuddet vedr. parykker samt fra hvilken dato<br />
kommunen tilsluttes aftalen. Endvidere er angivet geografisk delområde til højre.<br />
Område 3. <strong>Parykker</strong><br />
Kommune: Volumen, 1 år (DKK<br />
netto):<br />
Tilslutningsdato: Geografisk<br />
område:<br />
Herning 196.192,00 1.11.2013 Område 1<br />
Ikast-Brande 24.139,20 1.11.2013 Område 1<br />
Silkeborg 244.000,00 1.11.2013 Område 1<br />
Randers 390.000,00 1.11.2013 Område 2<br />
Vejle 305.560,96 1.02.2014 Område 2<br />
Aarhus 958.287,00 1.11.2013 Område 2<br />
Esbjerg 422.671,00 1.11.2013 Område 3<br />
Sønderborg 198.224,00 1.11.2013 Område 4<br />
Odense 806.521,80 1.11.2013 Område 5<br />
Svendborg 354.471,75 1.11.2013 Område 5<br />
Den totale volumen pr. år er ca. 4 millioner DKK netto.<br />
2.1. Geografisk opdeling<br />
Udbuddet af parykker gennemføres med geografisk opdeling. Opdelingen af kommunerne fremgår af<br />
skemaet ovenfor.<br />
Ved tilbudsafgivelsen kan der således afgives tilbud på et, flere eller alle af de geografiske delområder.<br />
Der er ikke mulighed for at byde ind med ekstra rabat ved tildeling af flere geografiske delområder. Der<br />
kan udelukkende afgives tilbud på hele geografiske delområder. Det samme tilbud skal være gældende<br />
for alle de geografiske områder, der bydes på.<br />
3. Udvælgelseskriterier<br />
Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet.<br />
<strong>3.1</strong>. Tilbudsgivers personlige forhold<br />
Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel<br />
45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som ”skema<br />
Side 3/11
<strong>KomUdbud</strong><br />
Udbud af Kropsbårne hjælpemidler<br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong> – Kravspecifikation m.v. parykker<br />
1 Tro og Love erklæringer” i hoveddokumentet ”generelle udbudsbetingelser” og skal benyttes<br />
ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i<br />
Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme<br />
i betragtning til den udbudte rammeaftale.<br />
Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt,<br />
forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj<br />
1997). Fortrykt formular er vedlagt som ”skema 1 Tro og Love erklæringer” i<br />
hoveddokumentet ”generelle udbudsbetingelser” og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.<br />
3.2. Økonomisk og finansiel formåen<br />
Tilbudsgiver skal dokumentere en positiv egenkapital for hvert af de seneste tre afsluttede<br />
regnskabsår. Fortrykt formular er vedlagt som ”skema 3 Økonomisk og finansiel formåen” i<br />
hoveddokumentet ”generelle udbudsbetingelser” og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.<br />
Tilbudsgiver skal dokumentere en soliditetsgrad på minimum 20 procent for hvert af de seneste<br />
tre afsluttede regnskabsår. Fortrykt formular er vedlagt som ”skema 3 Økonomisk og finansiel<br />
formåen” i hoveddokumentet ”generelle udbudsbetingelser” og skal benyttes ved<br />
tilbudsafgivelsen.<br />
Er virksomheden nystartet, skal der fremsendes revisorpåtegnet budget hvoraf det som<br />
minimum fremgår hvilken omsætning og overskud der forventes på forretningsområdet i 2013.<br />
Ordregiver vil på baggrund af budgettet vurdere hvorvidt virksomheden skønnes i stand til at<br />
løfte opgaven.<br />
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske formåen, skal tilbuddet<br />
tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle<br />
kapacitet i henhold til ovenstående krav vedr. egenkapital og soliditetsgrad. Endvidere skal<br />
tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for<br />
Rammeaftalens opfyldelse, f.eks. ved en erklæring eller ved at fremlægge dokumentation for<br />
disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed.<br />
3.3. Teknisk og/eller faglig formåen<br />
Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige opgaver, der er udført i løbet af de sidste<br />
tre år, med beskrivelse af opgaverne. Herunder angivelse af udførelsessted, kontraktværdi og<br />
tilkendegivelse fra de respektive referencer om tilfredsstillende opfyldelse af kontrakten. Der<br />
skal leveres tre referencer på produktområdet. Fortrykt formular er vedlagt som ”Skema 2<br />
Referenceliste” i hoveddokumentet ”generelle udbudsbetingelser”. Er det ikke muligt for<br />
tilbudsgiver at præstere tre referencer eller referencer overhovedet skal årsagen hertil anføres i<br />
skema 2. Ordregiver vil på baggrund af referencerne vurdere hvorvidt virksomheden skønnes i<br />
stand til at løfte opgaven.<br />
Kopi af tilladelse fra Datatilsynet til at måtte behandle helbredsoplysninger og<br />
identitetsoplysninger, jf. Lov om behandling af personoplysninger (Lov nr. 429 af 31/05/2000,<br />
med ændringer). Kan tilbudsgiver ikke før tilbudsfrist nå at få tilladelsen fra Datatilsynet, skal<br />
tilbuddet vedlægges dokumentation for at tilbudsgiver har søgt Datatilsynet om tilladelse.<br />
Side 4/11
<strong>KomUdbud</strong><br />
Udbud af Kropsbårne hjælpemidler<br />
4. Tildelingskriterium<br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong> – Kravspecifikation m.v. parykker<br />
Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver det/de for Ordregiver økonomisk mest<br />
fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for<br />
tilbudsvurderingen:<br />
Underkriterier Vægtning i procent<br />
Økonomi<br />
Kvalitet<br />
- <strong>Parykker</strong> og toupeer (100)<br />
- Parykunderhue (0)<br />
- Tillæg for langt hår (0)<br />
65 %<br />
35 %<br />
4.1. Økonomi<br />
Kriteriet økonomi vurderes efter de i tilbudslisten afgivne nettopriser sammenholdt med den angivne<br />
vægtning. Der anvendes en relativ lineær model hvor ”pris tilbud X” > ”2 * pris billigste tilbud” får 0<br />
point.<br />
4.2. Kvalitet<br />
Kriteriet kvalitet vurderes med udgangspunkt i vareprøver (se krav til vareprøver umiddelbart<br />
nedenfor). Kvalitetsvurderingen af parykkerne/toupeerne gennemføres ved inddragelse af fagfolk fra<br />
Erhvervsskolen i Herning. Kvaliteten vurderes ud fra et frisørfagligt skøn på baggrund af følgende<br />
parametre.<br />
Tæthed af hår<br />
Farve af hår<br />
Struktur af hår<br />
Synlighed af hovedbund (Naturlig hovedbund vægtes)<br />
Synlighed/tykkelse af kant og syninger (Skal være mindst muligt synlige)<br />
I hvilken grad parykken kan friseres/sættes/styles (eks. thermofiber)<br />
Vægt (Der ønskes en let paryk)<br />
Fastsiddende / skridsikker bund<br />
Obs. Kvalitetsvurderingen forholder sig ikke til holdbarheden på parykken/toupeen. Det er leverandørs<br />
ansvar, at holdbarhed jf. kravspecifikationen overholdes.<br />
Der ønskes parykker i en naturtro kvalitet. Naturtro kvalitet defineres som en paryk/toupe hvor håret<br />
ud fra et frisørfagligt skøn så vidt muligt har et naturligt udseende. Herunder skal der være en naturlig<br />
tæthed af hår. Dette skal sikre en naturlig hovedbund. Endvidere skal kanten på parykken/toupeen<br />
være så usynlig og tynd som muligt uden at gå på kompromis med, at parykken/toupeen skal være<br />
fastsiddende/skridsikker. Parykken ønskes endvidere så let som muligt. Det ønskes at<br />
parykken/toupeen kan friseres/styles så vidt muligt. Ligeledes ønskes en naturlig struktur af håret<br />
således, at det fremstår og føles naturligt. Der ønskes endvidere naturtro farve.<br />
4.3. Vareprøver<br />
Til brug for vurderingen af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver levere vareprøver til ordregiver.<br />
Vareprøver skal leveres uden beregning. Der vil udelukkende skulle leveres vareprøver fra leverandører,<br />
der har afgivet konditionsmæssige tilbud. Vareprøver fremsendes på anmodning fra ordregiver således<br />
at vareprøverne modtages senest 10 arbejdsdage fra anmodningen.<br />
Side 5/11
<strong>KomUdbud</strong><br />
Udbud af Kropsbårne hjælpemidler<br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong> – Kravspecifikation m.v. parykker<br />
Der skal fremsendes vareprøver på samtlige parykker/toupeer i tilbudslisten. Dog skal der ikke<br />
fremsendes vareprøver på herreparykker såfremt tilbudsgiver kan garantere, at kvaliteten af<br />
herreparykker er identisk med kvaliteten på de tilbudte og fremsendte dameparykker.<br />
Vareprøver skal leveres i en nuance af brun. Vareprøvernes indpakning skal mærkes med<br />
positionsnummer i tilbudslisten samt tilbudsgivers varenummer. Selve vareprøven (parykken/toupeen)<br />
må ikke være mærket.<br />
Der skal ikke fremsendes vareprøve på ”tillæg for langt hår” samt parykunderhue.<br />
Vareprøverne vil efter tilbudsvurderingen blive tilbageleveret efter aftale, forventet inden d. 1.11.2013.<br />
Vareprøver fra vindende tilbudsgiver bliver dog ikke tilbageleveret, men arkiveres som dokumentation<br />
for tilbudt kvalitet.<br />
Side 6/11
<strong>KomUdbud</strong><br />
Udbud af Kropsbårne hjælpemidler<br />
5. Kravspecifikation<br />
I det følgende fremgår krav til parykker.<br />
5.1. Formelle krav<br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong> – Kravspecifikation m.v. parykker<br />
a. Der skal afgives tilbud på produkter jf. tilbudslisten bilag 3.3. Tilbuddet skal pr. varelinje<br />
omfatte alle størrelser, gængse farver og modeller. Varenummer og pris skal således dække over<br />
samtlige produkter indenfor kategorien / varelinjen.<br />
b. Samtlige produkter skal opfylde de til enhver tid gældende love, bekendtgørelser, direktiver,<br />
standarder, branchenormer, herunder også bekendtgørelse nr. 1263 af 15. december 2008 om<br />
medicinsk udstyr. Produkter skal være CE-mærket, hvor det er muligt.<br />
c. Leverandør er forpligtet til at holde sig orienteret om nye produkter på markedet. Leverandør<br />
skal være villig til at tilpasse sortimentet i tilbudslisten i samarbejde med kommunen ud fra<br />
samme kriterier og kalkulationsprincipper som ligger til grund for leverandørens tilbud, således<br />
at sortimentet modsvarer det aktuelle behov.<br />
d. Leverandøren skal for aftaleperioden altid kunne forsyne udbyder med alt materiale vedr. de<br />
udstedte bevillinger og deraf følgende køb. F.eks. personnavne, cpr-numre, bevilgede<br />
produktfabrikater, antal mv. Det gælder i et år efter aftaleophør.<br />
Såfremt kommunen ønsker det, skal leverandør efter nærmere aftale med den pågældende<br />
kommune uden beregning udarbejde og sende en informationspjece til brugerne om aftalen,<br />
herunder om firmaet samt oplysninger om bestillings- og leveringsrutiner i henhold til aftaleen.<br />
e. Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid skal et<br />
andet produkt med minimum tilsvarende standard og maksimum samme pris straks tilbydes.<br />
Såfremt det pågældende produkt indgår i tilbudslisten skal tovholder kontaktes med henblik på<br />
tilføjelse af erstatningsprodukt til maksimum samme pris og minimum samme kvalitet og<br />
funktionalitet.<br />
5.2. Krav til produkterne<br />
a. Levetid/holdbarhed af paryk ved brug i alle døgnets vågne timer er min. 12 måneder, da dette<br />
som udgangspunkt er bevillingsintervallet. 1 Holdbarhedskrav gælder for såvel kunstfiber hår og<br />
ægte hår.<br />
b. Ingen af de tilbudte produkter og tilbehør må indeholde stoffer, der er allergifremkaldende eller<br />
på anden måde kan være sundhedsskadelige for den pågældende bruger.<br />
c. Leverandør garanterer, at de leverede produkter er i overensstemmelse med lægelige<br />
anvisninger, når sådanne foreligger.<br />
d. Leverandøren skal på forlangende kunne levere varedeklaration, datablade eller anden<br />
beskrivelse af produkternes indholdsstoffer på mondur samt fiber/hår.<br />
e. Produkterne skal leveres i neutral og diskret emballage. Uåbnede standardvarer skal kunne<br />
returneres og krediteres udbyder/bruger. Fejlleverancer skal straks ombyttes uden beregning.<br />
f. Registreres der fejl, mangler eller andet ved et leveret produkt, som betyder at brugerne ikke<br />
kan anvende produktet efter hensigten, skal disse produkter ombyttes, nyfremstilles, tilrettes<br />
eller på anden måde optimeres uden omkostninger for udbyder eller bruger. Kan tilretning,<br />
korrektion eller evt. nyfremstilling af produktet fra leverandørens side ikke finde sted, kan<br />
brugeren udnytte sin ret til frit leverandørvalg og bede en anden leverandør fremstille et nyt<br />
1 Forhold hos den enkelte bruger, som f.eks. kraftig transpiration fra hovedbunden, kan bevirke hurtigere nedslidning af<br />
parykken og dermed nødvendiggøre hyppigere udskiftning. Bevilling vil i denne forbindelse udelukkende ske på baggrund af<br />
lægelig dokumenteret behov.<br />
Side 7/11
<strong>KomUdbud</strong><br />
Udbud af Kropsbårne hjælpemidler<br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong> – Kravspecifikation m.v. parykker<br />
produkt eller afhjælpe det fejlbehæftede produkt. Leverandør vil i denne situation skulle betale<br />
for erstatningsprodukt / tilretning fra anden leverandør. Undtagelsen kan være at der er sket<br />
væsentlige forandringer af operativ/kropsmæssig art hos brugeren under fremstillingsprocessen.<br />
g. <strong>Parykker</strong>ne:<br />
Skal være fremstillet i åndbart materiale<br />
Undersiden/klæb skal imødekomme hovedbundens beskaffenhed<br />
Må ikke udsætte bruger for ekstraordinær brandfare.<br />
Skal kunne tåle den anbefalede rengøring (vask).<br />
Brugervejledninger skal være let forståelige og skal indeholde vaske-, rengørings-<br />
og vedligeholdelsesvejledninger.<br />
h. Alle de tilbudte standardparykker skal kunne leveres i følgende størrelser til samme pris:<br />
Xxs: 48 – 51cm.<br />
Xs: 50 – 52cm.<br />
S: 52 – 54cm.<br />
M: 54 – 56cm.<br />
L: 56 – 58cm.<br />
Xl: 58 – 60cm.<br />
i. Toupeer skal altid fremstå som en integreret del af brugeres eksisterende hår.<br />
Skal være fremstillet i åndbart materiale<br />
Undersiden/klæb skal imødekomme hovedbundens beskaffenhed<br />
Må ikke udsætte bruger for ekstraordinær brandfare.<br />
Skal kunne tåle den anbefalede rengøring (vask).<br />
Brugervejledninger skal være let forståelige og skal indeholde vaske-, rengørings-<br />
og vedligeholdelsesvejledninger.<br />
j. Alle de tilbudte produkter skal kunne leveres i et bredt udvalg af frisurer, farver og længder.<br />
Således skal parykkerne altid kunne leveres i tilnærmelsesvis samme farve som brugerens<br />
oprindelige hårfarve. Ligeledes skal parykkerne kunne leveres i forskellige længder (kort til<br />
skulderlangt) og frisurer, herunder et bredt udvalg af moderigtige frisurer (f.eks. glat og krøllet).<br />
k. Alle produkter jf. tilbudslisten skal være af sådan kvalitet, at de kan anvendes uden behov for<br />
yderligere/supplerende hjælpemidler.<br />
l. Prisen på individuelt fremstillede parykker er fast jf. tilbudslisten uanset fremstillingsmetode. En<br />
individuelt fremstillet paryk er kendetegnet ved, at den fuldt ud tilpasses den enkelte brugers<br />
behov.<br />
5.3. Krav til service<br />
a. Bestilling sker ved brugerens henvendelse til leverandør på grundlag af en bevilling, som er<br />
udstedt af kommunen. Det er et krav fra kommunerne, at leverandør kan håndtere flerårige<br />
bevillinger.<br />
b. Der skal foreligge en bevilling før bestilling af parykker/toupeer. Det er alene Udbyder der<br />
afgør tidspunkt for anskaffelse eller fornyelse af parykker/toupeer. Leverandør må således ikke<br />
selv tage initiativ til fornyelse af bevilling til parykker/toupeer, ej heller kontakte brugeren.<br />
c. Leverandør garanterer at betjene samtlige brugere, der henvises til leverandøren.<br />
d. Måltagning og evt. plastafstøbning m.v. af hovedform skal være inkluderet i den individuelle<br />
tilpasning og dermed inkluderet i prisen.<br />
e. Tilpasning, korrektion og eventuel klipning, indfarvning og sætning (efter ønske fra brugeren) af<br />
parykken/toupeen skal være inkluderet i prisen. Eventuel yderligere korrektion/tilretning<br />
indenfor de første tre måneder skal endvidere være inkluderet i prisen.<br />
Side 8/11
<strong>KomUdbud</strong><br />
Udbud af Kropsbårne hjælpemidler<br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong> – Kravspecifikation m.v. parykker<br />
f. Aftryk, mål, tegninger, prøver mv. fra aftaleperioden er brugeres og kommuners ejendom og<br />
skal på forlangende udleveres til rette vedkommende. Dette er gældende i et år efter<br />
aftaleophør.<br />
g. Leverandør skal på kommunens anmodning uden beregning foretage udredning af alle brugere,<br />
kommunen henviser til leverandøren, uanset om brugeren vælger at foretage køb hos<br />
kommunens leverandør.<br />
h. Vejledninger og produktbeskrivelser skal udleveres på opfordring fra den enkelte bruger, men<br />
skal altid udleveres til førstegangs-brugere. Vejledninger og produktbeskrivelser skal være<br />
udfærdiget på dansk og skal udleveres uden beregning.<br />
i. Leverandør skal sikre, at information om nyheder og generel produktanvendelse forefindes<br />
elektronisk på leverandørs hjemmeside.<br />
j. Leverandøren skal lagerføre relevante plejeprodukter til vedligeholdelse af parykker. Der gøres<br />
opmærksom på, at kommunen ikke bevilger plejemidler m.v.<br />
k. Ansatte i kommunen skal have mulighed for at kontakte leverandørens fagpersonale direkte<br />
uden beregning.<br />
l. Leverandør skal have telefontræffetid fra 10-15.<br />
m. Hvis fagpersonale ikke træffes ved opkald fra sagsbehandler, skal leverandør garantere, at<br />
relevant fagperson ringer tilbage ved førstkommende lejlighed.<br />
n. Leverandør skal til enhver tid kunne udlevere journal med registrering af sagsforløb. Herunder<br />
tid for henvendelser fra bruger samt tid/ændring af tid (årsag) for afprøvning og levering af<br />
færdigt produkt.<br />
o. Leverandør skal på forlangende detaljeret (skriftligt) kunne redegøre for valg af produkt.<br />
p. Leverandør skal kunne modtage og håndtere krypteret og signeret post.<br />
5.4. Krav til personale<br />
a. Leverandør skal på anmodning kunne dokumentere, at mindst 1 i leverandørs personale har<br />
den 4-årige frisøruddannelse. Kravet gælder også for eventuelle underleverandører.<br />
b. Personalet skal optræde professionelt, omsorgsfuldt, med diskretion og etisk korrekt.<br />
c. Al kommunikation i aftaleperioden skal ske på letforståeligt dansk.<br />
5.5. Krav til forretningslokaler<br />
a. Leverandøren skal lægge forretningslokaler til i forbindelse med måltagning, afprøvning og<br />
udlevering. Esbjerg, Aarhus, Svendborg, Silkeborg, Randers, Odense, Herning, Vejle og<br />
Sønderborg 2 Kommuner stiller krav om at leverandør etablerer forretningslokaler i kommunen.<br />
Ikast-Brande Kommune stiller krav om, at leverandør etablerer lokale i enten Herning eller<br />
Silkeborg kommune.<br />
b. Kravet til forretningslokaler kan opfyldes igennem aftale med underleverandør, eksempelvis<br />
aftale med lokal frisør, forudsat alle krav til forretningslokaler overholdes.<br />
c. Forretningslokale skal være etableret og fuldt funktionsdygtigt senest på dato for aftalestart.<br />
Detaljerede oplysninger vedr. lokationer skal tilgå kommunerne senest 20 arbejdsdage før<br />
aftalestart. Detaljerede oplysninger omfatter beliggenhed, parkeringsforhold, adgangsforhold<br />
samt oplysninger om tilgængelighed i forhold til offentlige transportmidler.<br />
d. Forretningslokalet skal være infrastrukturelt centralt placeret i forhold til offentlig transport<br />
samt øvrige tilgangsmuligheder.<br />
e. Der må gerne tilbydes bedre prøvevilkår, end det der som minimum kræves.<br />
2 Maks 30 km. fra Sønderborg by<br />
Side 9/11
<strong>KomUdbud</strong><br />
Udbud af Kropsbårne hjælpemidler<br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong> – Kravspecifikation m.v. parykker<br />
f. Der skal ved afprøvning være mulighed for at se/prøve et bredt udvalg af parykker, herunder<br />
samtlige tilbudslistens produkter.<br />
g. Brugerne skal have mulighed for at bestille tid på alle ugens hverdage, herunder skal<br />
leverandøren foretage afprøvning/måltagning mindst 2 gange om ugen, såfremt der er brugere,<br />
der har ønske om at aftale tid. Afprøvning / måltagning skal kunne ske fra 10.00 til 15.00, dog<br />
en gang om ugen til klokken 18.<br />
h. Leverandør accepterer altid, at kunne tilbyde bruger tid til personlig betjening/måltagning<br />
indenfor 10 arbejdsdage fra brugers henvendelse.<br />
i. Leverandør garanterer, at forretningsadressen har adgangsforhold, der er handicapvenlige - også<br />
for brugere i store komfortkørestole.<br />
j. Leverandør garanterer, at forretningsadressen har gode parkeringsmuligheder indenfor rimelig<br />
afstand.<br />
k. Leverandør garanterer, at forretningsadressen har et lyst og venligt prøverum med spejle, hvor<br />
brugeren ugeneret kan prøve produkterne samt have samtale med leverandør i fortrolighed.<br />
l. I forbindelse med ferieafvikling accepteres kortere lukning forudsat telefonen besvares<br />
kompetent i telefontræffetiden anført ovenfor.<br />
5.6. Krav til levering<br />
a. Hjælpemidlet skal, medmindre bruger/kommune ønsker det anderledes, udleveres personligt af<br />
leverandøren, således at det straks kan konstateres, om produktet passer og fungerer.<br />
b. Kan en korrektion på hjælpemidlet ikke udføres, skal leverandøren uden beregning fremstille et<br />
nyt produkt, medmindre der er tale om, at der er sket væsentlige forandringer hos brugeren<br />
under fremstillingsforløbet. I så fald skal leverandør på anmodning kunne dokumentere, at der<br />
er sket en forandring som nødvendiggør fremstilling af nyt produkt. (Krav vedr. leveringstider<br />
er fortsat gældende medmindre nyfremstilling skyldes forandringer hos brugeren).<br />
c. Såfremt produkt ikke udleveres personlig skal produktet fremsendes uden beregning til<br />
brugerens adresse.<br />
d. Standardparykker og toupeer skal kunne leveres senest 10 arbejdsdage fra bestilling/afprøvning.<br />
e. Individuelt fremstillede parykker og toupeer skal kunne leveres senest 50 arbejdsdage fra<br />
bestilling/måltagning/afprøvning.<br />
f. Levering anses først for gennemført, når der ikke foreligger tvivl om, at bruger og kommune er<br />
tilfredse med det leverede produkt. Således vil eventuelle problemer med parykken/toupeen,<br />
der konstateres indenfor 14 dage efter udlevering til bruger medføre, at levering ikke betragtes<br />
som gennemført.<br />
g. Såfremt leverandør konstaterer, at der ikke kan leveres indenfor fastlagt leveringsfrist jf. kravet<br />
ovenfor, skal leverandøren straks kontakte kommunens sagsbehandler.<br />
h. Ved forsinkelser, der ikke jf. journalisering (se krav vedr. journal ovenfor) skyldes brugers<br />
forhold, kan kommunen til enhver tid henvise bruger til anden leverandør for kommunens<br />
leverandørs regning inkl. udgifter til transport.<br />
i. Leverandør accepterer, at der ikke fremsendes faktura i det tilfælde, at der er tvivl om hvorvidt<br />
bruger eller kommune er enige og tilfredse med produktet. Leverandør kontakter i denne situation<br />
kommunens sagsbehandler med henblik på afklaring.<br />
5.7. Krav til implementering<br />
a. Forud for aftalestart skal leverandør uden beregning udarbejde en ”renset” prisliste (ud fra<br />
skabelon udarbejdet af udbyder) indeholdende alle de jf. tilbudslisten tilbudte produkter.<br />
Prisliste sendes til godkendelse ved tovholder.<br />
Side 10/11
<strong>KomUdbud</strong><br />
Udbud af Kropsbårne hjælpemidler<br />
<strong>Bilag</strong> <strong>3.1</strong> – Kravspecifikation m.v. parykker<br />
b. Fra aftaleunderskrift og 2 måneder ind i aftaleperioden skal leverandør uden beregning stå til<br />
rådighed til opstartsmøde med kommunens fagpersoner og eventuelt indkøbskontor. På mødet<br />
afklares kommunespecifikke detaljer. Dette kan omfatte, men er ikke begrænset til, adresser på<br />
forretningslokaler, kontaktoplysninger på konsulentteam samt generel afklaring af detaljer<br />
omkring måltagning/afprøvning, levering og fakturering mv. Her kan der efter aftale med<br />
kommunen fastlægges mere detaljeret implementeringsplan.<br />
c. I forbindelse med opstart af aftalen skal leverandør – såfremt kommunerne ønsker det –<br />
afholde introduktionsmøde med demonstration af produkter for kommunernes sagsbehandlere.<br />
Dette kan evt. arrangeres i samarbejde flere kommuner i mellem.<br />
Side 11/11