Meetings & Incentives

Meetings &
Incentives
Oplevelser | Værdi | Effekt
Kvalificerede beslutninger...
Kræver ofte, at man har en
professionel sparringspartner
som kan byde ind og supplere
med rådgivning og ressourcer.
I kender jeres behov og ved,
hvad I ønsker at opnå med
de enkelte aktiviteter og
arrangementer. Vi har viden,
erfaring og - ganske bogstaveligt
- en verden af muligheder til
rådighed for jer.
Vi kan støtte med indsigt og
overblik i processen. Brug
vores ressourcer på at samle
trådene og opnå optimal effekt
af budgettet. Og brug jeres tid
på at træffe de kvalificerede
beslutninger.
Sammen skaber vi de bedste
betingelser for, at I kan nå
jeres mål.
»Brug vores ressourcer
på at samle trådene og
opnå optimal effekt af
budgettet«
1

Oldtidsbyen Petra - Jordan
Rådgivning
og sparring
VIA Egencia Meetings &
Incentives er en specialafdeling
som udelukkende beskæftiger
sig med grupperejser, møder,
events og konferencer. Vi
gennemfører omkring 1000
aktiviteter årligt, hvori vi yder støtte
og rådgivning til virksomheder,
både i planlægningsfasen og ved
den praktiske gennemførelse.
I kan drage nytte af vore
veluddannede konsulenters
viden og erfaring, uanset hvor
meget – eller hvor lidt – I ønsker at
involvere os i processen.
de helt rigtige løsninger for jeres
virksomhed.
I får kontinuerlig sparring
under hele forløbet, fra
planlægning og gennemførelse
til efterfølgende evaluering.
Således får I maksimal effekt
af både arrangementet og
budgettet.
»Vi hjælper jer med at
finde frem til de helt rigtige
løsninger for jeres
virksomhed«
I tæt samarbejde finder vi frem til
2

Cristo Redentor - Brasilien
Lad os samle trådene
Få overblik med VIA Regi
For at sikre jer det bedst mulige
overblik, benytter vi den enkle og
brugervenlige online platform VIA
Regi. Her er det muligt at håndtere
data i forbindelse med tilbud,
tilmeldinger og registrering. Som
planlægger får du i VIA Regi adgang
til detaljeret rejseinformation, forslag
til aktiviteter og budget.
Når programmet er lagt, kan du
sende invitationer samt anden
relevant information direkte ud til
deltagerne, som nu kan tilmelde sig
online til jeres arrangement gennem
VIA Regi.
Resultatet er en
systematiseret oversigt, som
kvalitetssikrer logistikken
og som til enhver tid viser,
hvor mange tilmeldinger
de enkelte dele af
arrangementet har.
Visuelt kan VIA Regi tilpasses
jeres arrangement, så
oplevelsen starter allerede,
når deltagerne modtager
invitationen.
3

Colosseum - Rom
Lokalkendskab
i hele verden
Global tilstedeværelse
VIA Egencia er en del
af Expedia Inc., verdens
største rejseselskab,
Dette betyder, at vi har
et stort netværk af
samarbejdspartnere og
kan yde optimal service
og kvalitet i forhold til de
lokale vilkår.
Det er ikke altid muligt på
forhånd at undersøge lokaliteter
og potentielle arrangementer
på destinationen. I samspillet
mellem konsulenten og vores
globale netværk af professionelle
samarbejdspartnere indhenter vi
relevante oplysninger for jer.
Har I behov for at besigtige
lokaliteterne ved en inspektionstur
forud for arrangementet, tager
konsulenten gerne med og
gennemgår muligheder og
lokaliteter i samspil med jer.
4

Chichen Itza - Mexico
Forsikringer
og visum
Visum
Ansøgning om visum kan
være både kompliceret og
tidskrævende.
Hos VIA Egencia har vi en
specialafdeling, som varetager
alle opgaver i forbindelse
med håndtering af visum,
så alle informationer og bilag
kommer med første gang
pas og ansøgning indleveres.
Derved sikres du som kunde
tryghed og kvalitet i såvel
proces som resultat.
Forsikringer
Gennem et samarbejde med
Europæiske Rejseforsikring
tilbyder VIA Egencia at håndtere
jeres erhvervsrejseforsikring i
forhold til de behov, der måtte
være.
24-timers support
Vi kan tilbyde 24-timers
support, således at I altid kan
komme i kontakt med os,
mens I er af sted. De rejsende
er samtidig godt klædt på med
kontakt oplysninger, program
og anden relevant information
efter behov.
5

Machu Picchu - Peru
Vi er med hele vejen
Administration
I behøver ikke selv stå med
reservationer til fly og hotel,
bestilling af mødefaciliteter
og lokaltransport,
middagsreservationer m.m.
I samspil med jer varetager
vi de administrative opgaver.
Vi støtter også gerne med
styring af betalingsaftaler og
deadlines.
Skal der foretages ændringer,
afbestillinger eller tilføjelser,
behøver I kun at kontakte os,
så sørger vi for resten.
Support undervejs
Når rejsen er planlagt, fly
og hotel er booket, alle
arrangementer er bestilt og
logistikken organiseret, er det
tid for gennemførelse. Vi er
stadig med jer, i det omfang I
ønsker det.
Vi kan f.eks. tilbyde gruppe
check-in i Kastrup lufthavn,
så indcheckningen kan
gennemføres gnidningsløst.
Vi tager gerne med på
rejsen, hvis I ønsker støtte i
forhold til gennemførelse af
programmet.
6

Taj Mahal - Indien
Kvalitet
Værdi og effekt
I får en professionel
samarbejdspartner, som
støtter og rådgiver jer
igennem hele forløbet.
Det skaber indsigt og
overblik, aktiviteter med
værdi og effekt samt en
smidig gennemførelse
af arrangementet.
Mange virksomheder
kan med fordel udnytte
deres mødevolumen
ved at samle deres
mødeaktiviteter ét sted.
Det skaber ensartede,
gennemskuelige
processer og bidrager til
styring af budgettet.
Vi gennemfører løbende kvalitetskontrol
af vores egen indsats samt vore
leverandører. VIA Egencias volumen gør
os i stand til at stille krav, hvorfor I sikres
kvalitet i arrangementet, også når vi ikke
er med på destinationen.V
Ønsker I evaluering sammen med jeres
inviterede kunder, samarbejdspartnere
eller medarbejdere efter hjemkomst,
hjælper vi også gerne med dette.
ISO certificering
VIA Egencia er certificeret efter de internationale
standarder for kvalitetsstyring ISO 9001:
2008 og miljøledelse ISO 14 001:2004
VIA Egencia er medlem af rejsegarantifonden
(nr. 1507)
7

Giza pyramiderne - Egypten
Den kinesiske mur
Om VIA Egencia
Meetings & Incentives
Meetings & Incentives er en afdeling i VIA Egencia Danmark, som
leverer specialiseret rådgivning og serviceydelser i forbindelse med
møder, konferencer, incentives og events. Vi er en del af VIA Egencia,
som er Nordens førende erhvervsrejsekoncern med 120 kontorer og
1500 ansatte fordelt i Norge, Danmark, Sverige og Finland. VIA Egencia
har en årlig omsætning på DKK 9 milliarder.
Skal I planlægge et arrangement for 10 personer eller mere, så kontakt
os for en uforpligtende samtale.
VIA Egencia
Meetings & Incentives
Meldahlsgade 5, 3.
1613 København V
Tlf. 7070 8070
meet.denmark@viaegencia.com
VIA Egencia
Meetings & Incentives
Klamsagervej 19C, 2.
8230 Åbyhøj
Tlf. 7070 8170
meet.aarhus@viaegencia.com
Mandag-torsdag kl. 08.30 – 16.30
Fredag kl. 08.30 – 16.00
www.viaegencia.dk
8