Vejledning – medarbejdere/gæster ved Institut for Kemi – ankomst ...

Vejledning – medarbejdere/gæster ved Institut for Kemi – ankomst og afrejse
Før ankomst
Når vi hører om en gæst/ny medarbejder (fra VIP, GSST, evt. HR), skal det først besluttes hvem der er
ansvarlig for velkomst (typisk VIP-sekretær).
Udlændinge: Send en standard velkomst-mail.
Sørg for oprettelse i IDM (til dette skal bruges gæstens fødselsdato i mangel på dansk cpr-nr), og
bed om oprettelse på afdelingens netværk samt chem.au.dk adresse (ikke ulønnede gæster).
Hvordan får vi længerevarende netadgang (> en måned) for ulønnede gæster, hvis de ikke skal i
IDM? I praksis ordnes dette pt. ved at de ulønnede gæster oprettes i IDM, men er ikke klar over
hvad korrekt procedure bør være.
Når der kommer besked tilbage fra IDM om at personen er oprettet, så sørg for oprettelse i
databasen, inkluder AU-id og AU ailadresse.
Sørg for at nøglekort og nøgle er klar ved ankomst.
Sørg for oprettelse i CWT/AURUS (kan først gøres når personen har en AU mailadresse).
Sørg for navneskilt til kontor.
Sørg for posthylde, hvis relevant.
Sørg for evt. bestilling af Mastercard, computer og mobiltelefon. Husk at der skal betales
multimedieskat af firmatelefon, medmindre der underskrives en tro og love erklæring på at
telefonen ikke bruges privat.
Ved ankomst
Modtagelse: Hvem fra forskningsgruppen modtager gæsten/medarbejderen? Typisk VIP eller evt.
en ph.d.-studerende. Bed vedkommende tage gæsten med til Niels Jørgen for at blive fotograferet.
Udlever nøgle, nøglekort og papirskemaet med personlige oplysninger. Bed personen udfylde det
og aflevere det på infokontoret.
Udlændinge: udlever velkomstspakken fra IC samt informer om næste ”Orientation Day”. Alle
ph.d.-studerende, både indskrevene ved GSST og ikke-indskrevne, får i princippet tilsendt
brochuren ”A guide for international PhD students” gennem GSST. Hvis ikke de har fået den, så
udlever den. Den er udmærket også til postdocs of videnskabelige assistenter etc.
Udlever info om ferie (JDA: der skal også stå noget om at ferie der optjenes under opholdet også
kan afvikles under opholdet (kun lønnede udlændinge)).
Udlever info om pure.
Send besked til personen om den nye AU mailadresse (standard-mail). Hertil er sendt velkomstmail
fra CWT/AURUS.
Evt. info på hjemmeside og infoskærm om ophold/ansættelse.

Ved afrejse
To måneder inden afrejse: Check op på hvornår gæsten har holdt ferie (kun lønnede gæster).
Udændinge: Send en standardmail.
Sørg for nedlæggelse i IDM samt deaktivering i databasen.
På afrejsedagen afleveres nøgle og nøglekort, samt evt. mastercard, rejseforsikringskort, AU mobil
og computer enten til sekretær eller ansvarlig fra gruppen.