Capitulo_1

CAPÍTULO 1. FUNDAMENTOS TEORICOS
EL TRABAJO ADMINISTRATIVO
Concepto: Trabajo administrativo es la actividad desarrollada por los órganos
administrativos. Es decir, la gestión orientada al tratamiento de la información en
todos sus aspectos, ya sea para desarrollar medidas de previsión, mando,
organización, control y coordinación, o cualquiera otra que facilite en las empresas,
a base de la información, el logro de sus fines.
Necesidad de la mejora y simplificación del trabajo administrativo
La importancia que reviste el problema del estudio del trabajo en el campo de la
administración es grande, debido, entre otras, a las siguientes causas:
La mayor especialización que se requiere en las tareas administrativas,
debido a la creciente complejidad de los negocios.
Aumento de los reglamentos, leyes y normas que rigen los negocios
La información cada vez más detallada y el mayor número de datos que
actualmente se exige de la administración de las empresas u organismos,
para poder tener mejores decisiones.
El aumento de personal para los trabajos administrativos, lleva en sí un gasto de
mantenimiento que carga ostensiblemente los presupuestos de las empresas.
Ello obliga a buscar procedimientos de simplificación del trabajo administrativo que
tienda a aumentar la productividad de quienes lo realizan, consiguiendo la
efectividad deseada, sin aumento de mayores gastos.
En una oficina la simplificación del trabajo se encamina a eliminar mediante la
aplicación de una buena metodología, todas aquellas fases y complicaciones
innecesarias en las operaciones burocráticas. La simplificación de las tareas
administrativas es posible y se consigue mediante el análisis de estudiar una serie de
factores que puedan someterse a la consideración de su utilidad, tales como:
3

Multitud de copias
Excesivas comprobaciones en busca de exactitud
Diversidad de clasificaciones
Complicación del archivo
Variedad de anotaciones sobre los documentos
Múltiples interrupciones y diferencias individuales de trabajo
Con la simplificación del trabajo puede lograrse:
Reducir costos en las operaciones
Relevar a determinadas personas de operaciones no productivas
Mejorar la calidad
Prevenir errores y promover la exactitud
Abreviar las operaciones de los procesos
En resumen, aumentar y mejorar la producción de la oficina, haciendo que
los resultados sean más útiles a la dirección. 1
Mauricio León Lefcovich en su libro: La mejora continua aplicada a las actividades y
procesos administrativo: burocráticos, habla acerca del Kaisen y las actividades o
procesos administrativos, a continuación el autor expresa lo siguiente acerca de este
tema:
El Kaizen y las actividades o procesos administrativos
En primer lugar debemos definir que es el Kaizen. El Kaizen es un sistema japonés que
permite mediante su aplicación una mejora progresiva en los procesos, mediante la
mejora en la Calidad, los Costos y los tiempos de Entrega (QCD). Su filosofía hace
hincapié en la necesidad de llevar a cabo continuas mejoras que permitan más altos
niveles de satisfacción en los clientes o usuarios, y mayores niveles de rentabilidad.
1 Organización del Trabajo Ediciones Pedagógicas, S.A. Madrid. 1977
4

1. Estandarización
Con el fin de llevar a cabo el QCD, la empresa debe gerenciar diariamente diversos
recursos en forma apropiada. Estos recursos incluyen mano de obra, información,
equipos y materiales. La eficiente administración diaria de recursos requiere estándares.
Cada vez que surgen problemas o anomalías, el gerente o directivo debe investigar,
identificar la causa fundamental y reconsiderar los estándares existentes o implementar
nuevos estándares para impedir su reaparición.
La definición de un estándar es la mejor manera de realizar el trabajo. Si un estándar
significa la mejor manera, de aquí se deriva que el empleado debe adherirse al mismo
estándar de la misma manera, todo el tiempo. Si los empleados no siguen estándares en
un trabajo repetitivo, el resultado variará, llevando a fluctuaciones en la calidad. La
gerencia debe especificar con claridad los estándares para los empleados, como la única
manera de garantizar el QCD para satisfacción del cliente.
La medición de los niveles de productividad y calidad, y su correspondiente graficación
mediante el Control Estadístico de Procesos, permite un seguimiento eficaz de las
variaciones, permitiendo la utilización de las diversas herramientas de gestión a los
efectos de estandarizar en primer lugar el proceso, y con posterioridad mejorarlo.
2. Las 5 S
Las 5 S se han vuelto indispensables para cualquier empresa. Una falta de las 5 S indica
ineficiencia, desperdicio, autodisciplina insuficiente, baja moral o bajo estado anímico,
mala calidad, altos costos y una incapacidad para cumplir los plazos de entrega.
Aplicar las 5 S en la oficina significa en primer lugar separar lo necesario de aquello
que no lo es, de tal forma se rescatan elementos de utilidad para el sector que los poseía
o para otro sector de la empresa, además se ahorran importantes espacios físicos.
El colocar cada elemento en un lugar determinado es el segundo elemento de las 5 S y
ello implica evitar pérdida de tiempo en búsqueda de elementos extraviados, algo muy
común tratándose de papelería.
En tercer lugar se encuentra la limpieza del sector o área de trabajo, lo cual mejora el
nivel de satisfacción de los empleados y contribuye a una mejor armonía del individuo
con el medio circundante con lo que ello implica en materia de productividad y
seguridad.
El cuarto elemento es el aseo personal y la utilización de los elementos correspondientes
a la labor que realiza.
5

El quinto elemento es la disciplina en el desarrollo continuo de las cuatro fases
anteriores.
3. Eliminar el muda
Muda significa desperdicio en japonés; sin embargo, las implicaciones de la palabra
incluyen cualquier cosa o cualquier actividad que no agregue valor. En la empresa se
dan dos tipos de actividades: las que agregan valor o las que no lo agregan. Los clientes
(o contribuyentes) no pagan por actividades que no agregan valor (pero
lamentablemente ello tiene lugar). Entonces, ¿por qué tantas personas participan en
actividades que no agregan valor?
Una vez un gerente de una fábrica verificó cuánto caminaba un trabajador en la empresa
durante un año y descubrió que el trabajador recorría una distancia de 400 kilómetros.
¡Practicar el jogging para mantenerse saludable debe realizarse en el gimnasio, no en la
empresa! Irónicamente, algunas fábricas están dotadas de gimnasios que cuentan con
pistas de recorridos, pero los trabajadores pasan más tiempo practicando jogging en el
lugar de trabajo durante las horas de trabajo que en el gimnasio durante las horas libres.
Hay demasiado desperdicio (muda) entre los momentos que agregan valor. Debemos
tratar de ejecutar series de pasos que permitan concentrarnos en cada proceso que
agrega valor y eliminar los tiempos intermedios.
Entre los muda (desperdicios) tenemos los producidos por:
1. Sobreproducción
2. Inventario
3. Reparaciones / rechazos de productos defectuosos
4. Movimientos
5. Procesamiento
6. Espera
7. Transporte
Otro tipo de muda que se observa a diario es la pérdida de tiempo, aunque éste no se
haya incluido en las siete categorías anteriores. La utilización ineficiente del tiempo da
como resultado el estancamiento. En el área de producción, el muda temporal toma la
forma de inventario.
En el trabajo de oficina, esto sucede cuando un documento o segmento de información
permanece en un escritorio o dentro de un computador esperando una decisión o una
firma. Dondequiera que haya estancamiento, se produce muda. En la misma forma, las
6

siete categorías de muda invariablemente conducen a la pérdida de tiempo. Este
desperdicio es mucho más frecuente en el sector servicios. Mediante la eliminación de
los ya mencionados cuellos de botella de tiempo que no agregan valor, el sector
servicios debe tener la capacidad de lograr incrementos sustanciales, tanto en eficiencia
como en satisfacción del cliente. Todo lo que debe hacerse es ir al lugar de trabajo,
observar lo que está sucediendo allí, reconocer el muda (desperdicio / despilfarro) y
emprender los pasos necesarios para su eliminación.
Ahora bien, estos siete tipo de muda clásicos si bien son aplicables a las actividades y /
o procesos administrativos-burocráticos, son más aplicables a los procesos de
manufacturación, pudiendo observarse en los procesos administrativos-burocráticos
otros sustanciosos desperdicios propios de la naturaleza que lo caracterizan.
Podemos así mencionar los siguientes tipos de mudas administrativos:
1. Duplicación de tareas, en parte por falta de información compartida
2. Exceso de movimientos y traslados, en parte como resultado de la mala
disposición física
3. Tiempos muertos de papelería (trámites que en realidad duran 5 minutos tienen
tiempos de espera en escritorios o papeleras de horas hasta días o semanas).
4. Excesiva subdivisión de procesos y/ o actividades. Falta de trabajo en grupos o
equipos de trabajo.
5. Ineficiencia de control interno, lo cual ocasiona 4 tipos de problemas:
posibles fraudes externos contra la compañía,
posibles fraudes internos,
información poco confiable o inexacta a los efectos de la toma de decisiones,
y
falta de cumplimiento a normativas de organismos oficiales
6. Excesiva cantidad de formularios, con duplicación de información y/ o
innecesarios
7. Formularios mal diseñados
8. Excesivo inventario / stock de formularios
9. Tareas, procesos y /o actividades innecesarios
10. Actividades o procesos complejos
11. Falta de información, y administración por excepción
12. Listados de cómputos: innecesarios y/ o mal diseñados
7

13. Información fuera de tiempo y/ o inexacta
14. Sobre-estructura organizativa. Ello puede ser el resultado de excesivos
actividades manuales, tramos de control demasiados cortos, falta de
empowerment, carencia de objetivos organizacionales claramente definidos o
política de sobre-empleo.
15. Software: inadecuado, no parametrizable, de lenta ejecución, no adaptado a las
características de la empresa o del negocio.
16. Cuellos de botella originados en: concentración o centralización de decisiones y/
o autorizaciones, excesivo número de firmas autorizantes, cantidad de elementos
críticos escasos en función de las necesidades ?llámense: computadoras,
impresoras, fotocopiadoras y procesos de cómputos.
17. Averías y falta de mantenimiento en computadoras, impresoras, sistema
lumínico, teléfonos.
18. Falta de resguardo de datos informáticos.
19. Deficiente supervisión, carencia de liderazgo y ausencia de motivación.
20. Deficiente capacitación del personal
21. Excesivos niveles de estandarización o normativas internas
22. Exceso de informes internos
23. Exceso de reuniones internas y/ o interrupciones externas
24. Improductividades por exceso de especialización o división de trabajo
25. Lentitud de impresoras, fotocopiadoras o procesos de cómputos
26. Ineficiencia por exceso o por defecto de herramientas de trabajo
27. Falta de sistematización en los archivos documentales, y el tiempo que se
requiere para la localización de documentación Impresos, dispositivos de
trabajo, procedimientos, registros, cálculos y comunicaciones constituyen campo
abonado a toda clase de parásitos; copias innecesarias, movimientos inútiles,
almacenamiento, excesiva extensión, rutinas complicadas.
Los análisis de sistemas eliminan la mayor parte de estas innecesarias actividades, pero
la simplificación del trabajo por sí sola, aplicada incansablemente, puede provocar un
orden inteligente de los innumerables procesos e impresos.
La utilización del Just in Time a las actividades y procesos administrativos implica la
eliminación de las mudas o despilfarros, disminuyendo los tiempos de espera,
eliminando los stock de formularios y mejorando la calidad tanto de los documentos
emitidos como de la información suministrada.
8

Por tratarse el Kaizen de un método de mejora continua de bajo costo se tiende a utilizar
instrumentos, herramientas y arreglos de bajo costo a los efectos de incrementar la
calidad, mejorar la productividad, disminuir los costos y reducir los tiempos de espera,
en contraposición a la ofimática, en su versión de automatización completa de labores,
al cual constituye una solución de carácter innovador que da un salto cualitativo pero a
un elevado costo. Ello no implica estar en contra de los procesos más desarrollados de
la ofimática, algo que como en el caso de la robótica está bajo el que podríamos
denominar el paraguas del kaizen, de lo que se trata es de aplicar estas técnicas en la
medida en que ello sea necesario y rentable en función a la inversión.
4. Poka-yoke
Esta metodología de trabajo de gran utilidad en las actividades o procesos de
manufacturación y servicios, es también de gran utilidad en las correspondientes a las
actividades y procesos administrativos o de oficina.
Las funciones que desempeñan los sistemas y dispositivos Poka-yoke, son:
Evitar olvidos y errores humanos y con ello los orígenes de las causas de
defectos.
Detectar defectos (cuando se aplican con este objetivo).
Garantizar un nivel de calidad del 100%.
Informar de la presencia de olvidos, errores y también de defectos cuando su
finalidad es de tipo informativa.
Ejemplos de poka-yoke aplicados a tareas de oficina serían:
Formularios en todo o en parte de colores determinados para su más fácil
identificación y archivo, evitando el archivar en un lugar incorrecto y de hacerlo
poder identificar rápidamente el error.
Cálculos automáticos por computadora, lo cual evita errores de cálculo manual,
y la utilización de lector de código de barras para evitar el error de carga de
datos, sean estos importes o códigos.
Bandejas de escritorios por temas, lo cual implica un orden de prioridades en
materia de lectura y archivo. 2
2 Lefcovich, Mauricio León. La mejora continua aplicada a las actividades y procesos administrativos: burocráticos. Peru:
Ilustrados.com, 2005.
9

En el capítulo tres se trata el tema del estudio de trabajo, cuya fundamentación se
presenta a continuación:
Estudio de Trabajo: Son las técnicas del estudio de métodos y de la medida del
trabajo; a través de ellas se logra el mejor aprovechamiento posible de los
recursos tanto humanos como materiales en la realización de una tarea.
El estudio de métodos o análisis del trabajo que es el registro y examen crítico
sistemáticos de los modos existentes y proyectados de llevar a cabo un trabajo,
como medio de idear y aplicar métodos más sencillo y eficaces y de reducir los
costos.
La medición del trabajo o estudio de tiempos es la aplicación de las técnicas
para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo
una tarea definida, efectuándola según una norma de ejecución preestablecida 3
Una herramienta para medir la eficiencia de los procesos es el análisis de valor agregado
ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO
Proceso: EL proceso es un conjunto de actividades que generan VALOR
Valor: percepción que tiene un cliente sobre la capacidad de un producto o
servicio de satisfacer su necesidad
Análisis de Valor Agregado: El análisis de valor agregado es una herramienta
para medir la eficiencia de los procesos
Permite clasificar las actividades que intervienen para ofrecer un producto o
servicio, y ayuda a establecer la relación proporcional entre las actividades, las
cuales se dividen en actividades de valor agregado y actividades de no-valor
agregado
El objetivo del análisis consiste en:
3 Organización del Trabajo Ediciones Pedagógicas, S.A. Madrid. 1977
10

Eliminar dentro de los procesos las actividades que no agregan valor
Combinar las actividades que no pueden ser eliminadas, buscando
que ellas sean ejecutadas de la forma más eficiente y/o con el menor
costo posible
Mejorar las actividades restantes que no agregan valor
En resumen tenemos las tres etapas a seguir: ELIMINAR, COMBINAR Y
MEJORAR
Tipos de Actividades
• VAC: Actividades de valor agregado para el cliente. Son las actividades
que generan valor al cliente y por el cual está dispuesto a pagar
• VAE: Actividades de valor agregado para la empresa. Son las
actividades que generan valor para la empresa y que es el resultado del
beneficio ofrecido al cliente
Actividades que no agregan valor:
P: Preparación (set up)
Son actividades que permiten estar listos para desempeñar una tarea
I: Inspección
Actividades de revisión o de verificación de documento o de información
que intervienen en el proceso
E: Espera (demora)
Tiempo inútil, no se desempeña ninguna actividad
M: Movimiento
Son actividades de movimiento de personas, información, materiales o
cualquier otra cosa de un punto a otro
A: Archivo
Son actividades que permiten el almacenamiento temporal o definitivo
de la información, de los materiales y documentos que se utilizan en los
procesos
11

Pasos para el Análisis de Valor Agregado
PASO 1: Para hacer el análisis de valor agregado de las actividades
partimos con el Flujograma de procesos, para obtener la secuencia de
actividades. Luego mediante el uso de la hoja de medición de tiempos
de proceso obtenemos los tiempos correspondientes de cada una de las
actividades
PASO 2: Ingresar las actividades en el cuadro de ANALISIS DE
ACTIVIDADES siguiendo la secuencia de las mismas, luego clasificar
por tipo de actividad y mas tarde colocar los tiempos de cada actividad
PASO 3: Una vez que se ha completado el cuadro se contabiliza los
datos por tipo de actividad obteniendo así el número de actividades y el
tiempo total por tipo de actividad.
PASO 4: Con los datos anteriores, calcular el índice de Valor Agregado 4
4 HERRERA M. Benjamin, Administración por Procesos, Mayo 2007. Modulo distado en el
Curso de Graduación de Ingeniería Industrial de la Universidad Politécnica Salesiana Sede
Cuenca.
12