Manual de Organización de Archivo de Contabilidad - fondesif

FONDO DE DESARROLLO DEL SISTEMA
FINANCIERO Y DE APOYO AL SECTOR
PRODUCTIVO
Manual de Organización
de Archivo
de Contabilidad
LA PAZ – BOLIVIA

1. Objetivo
El manual tiene por objeto establecer los pasos metodológicos que se
deben seguir en la organización, guarda, custodia y plazo de conservación
de la documentación contable.
2. Definiciones
Archivo Contable. Formado por un conjunto de documentos originales,
consistente en libros de contabilidad, registros contables, documentos de
contabilización o de afectación contable, justificativos y comprobantes de
ingresos y gastos públicos, de acuerdo a parámetros establecidos por el
Ministerio de Hacienda, Superintendencia de Bancos y Entidades
Financieras, Banco Central de Bolivia y Organismos de Cooperación
Internacional, si corresponde.
Comprobantes. Documentos originales que registran los movimientos
financieros, tarea realizada por el Departamento de Contabilidad.
Documentos Justificativos. Son las disposiciones y documentos legales
que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad,
que permitan demostrar que esta cumplió con los ordenamientos jurídicos,
normativos aplicables a cada operación registrada.
Información contable. Información generada por el sistema de
contabilidad, expedientes de cierre, instructivos de manejo de cuentas y
cualquier instructivo de contabilidad, copias de documentos, tales como
depósitos bancarios y los documentos emitidos por la entidad en los que se
tenga que entregar el original, como el caso de facturas y notas de débito.
Sección de Archivo Contable. Sitio asignado en la Unidad
Administrativa, donde deberá integrarse, clasificarse, colocarse y
conservarse durante el ejercicio vigente.
Unidad de Contabilidad (Departamento de Contabilidad). Unidad
administrativa que en el desempeño de sus atribuciones registra la
información contable, financiera, presupuestaria, económica y fiscal.
Valor Contable. Valor de los documentos que sirven de explicación,
justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras, o
sirven de testimonio de obligaciones tributarias.
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Valor Documental. Valor de los documentos que tienen características
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o
concentración.
3. Ámbito de Aplicación
Están sujetas a la aplicación de estas disposiciones todas las Unidades
Organizacionales (Direcciones del FONDESIF).
Reglas Generales
El Director de la Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas, es el
responsable de la custodia de los documentos de acceso restringido y
confidencial.
El Departamento de Contabilidad es el responsable de mantener en forma
organizada los documentos contables, a afecto de proporcionar en forma
oportuna, la documentación solicitada.
4. Administración de documentos:
4.1 Tipología Documental
Términos Primarios:
Activo: Corriente, no corriente
Pasivo: Corriente, no corriente
Patrimonio: institucional, público
Recursos corrientes: ingresos tributarios, venta de Bienes y servicios,
intereses, contribuciones a la seguridad social, transferencias corrientes
recibidas, donaciones
Gastos corrientes: consumo, transferencias, comisiones
Cuentas de cierre: resúmenes de ingresos y gastos
Cuentas de orden: deudores, acreedores
Términos Secundarios:
Traspasos contables
Conciliaciones bancarias
Movimiento de cuentas
Estados financieros
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4.2. Correspondencia, Documentos de Archivo: Características:
Deben ser originales y copias.
La documentación está vinculada a un procedimiento y/o operación
administrativo.
En Contabilidad se exige que la documentación financiera y mercantil sean
originales.
Los documentos contables deben estar substanciada con sus respectivos
documentos de respaldo y debidamente foliados.
La documentación contable no puede salir de los predios del FONDESIF,
salvo autorización escrita por la autoridad máxima u orden judicial.
La documentación contable deberá estar debidamente fechada, rubricada y
notariada por la autoridad competente.
Para conservar la documentación original en buen estado y su resguardo, se
reproducirá una copia para consulta. Su tratamiento físico será similar al
original (empaste) con la indicación de que es una copia (Archivo Unidad).
4.3 Separación de Correspondencia
La correspondencia se separa en interna y externa, pero la documentación
contable, como parte de un comprobante, es indisoluble.
El auxiliar de oficina es el responsable de realizar el registro de control de
correspondencia interna y externa.
4.4 Vigencia de la Guarda y Custodia
El tiempo de guarda de la documentación contable, de acuerdo a normas
legales vigentes, es de cinco a diez años. (Ley 1178, Art. 40).
En el caso de documentos que respaldan a operaciones de crédito, procesos
judiciales, deberá conservarse durante diez años.
En caso de que se establezca plazos mayores a los indicados, la
documentación permanecerá durante el tiempo que dure el proceso.
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4.5 Baja de Documentos Contables:
Para la baja definitiva de los documentos contables, se deberá considerar lo
siguiente:
El Director General Ejecutivo, Director de Administración, Contabilidad y
Finanzas y el Jefe de Contabilidad son los responsables de solicitar mediante
nota escrita a las autoridades gubernamentales pertinentes (Contraloría
General de la República, Superintendencia de Bancos y Entidades
Financieras, u otro ente rector), adjuntando un ejemplar del inventario con
la descripción de la documentación y año de referencia, la baja definitiva de
la documentación contable, de y con presencia de un Notario de Fe
Pública, para la elaboración del “Acta de Baja”. (Anexo N° 5)
El Director de Administración, Contabilidad y Finanzas y el Jefe de
Contabilidad son los encargados de presentar un inventario con la siguiente
información: fecha, descripción del documento y volumen.
En el caso de fotocopias, copias, no es necesario solicitar la baja para su
destrucción. La disposición de conservar la documentación contable es para
documentos originales.
4.6 Circuito de la Documentación: Ej. Desembolso
El circuito de una solicitud de desembolso es: 1
Desembolsos para cartera y asistencia técnica
La entidad financiera seleccionada, envía al FONDESIF una nota de
solicitud de desembolso, adjuntando las garantías correspondientes, la
boleta de recepción de la inscripción del contrato en la Notaría de Gobierno
(en el primer desembolso) y la certificación de la apertura de la cuenta
bancaria (en el primer desembolso).
El Auxiliar de Oficina, registra el ingreso de la correspondencia, adjunta
su respectiva “hoja de ruta” y la deriva a la Secretaría Ejecutiva.
1 FONDESIF. Manual de Tesorería. La Paz, 2006
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El Secretario Ejecutivo, deriva la nota y la documentación adjunta al
Director de Fortalecimiento Financiero e Institucional e instruye el
procesamiento del desembolso.
El Director de Fortalecimiento Financiero e Institucional, deriva la
documentación a sus funcionarios dependientes e instruye su
procesamiento.
Los funcionarios del área, llenan y firman tres ejemplares del formulario
de autorización de desembolsos y los remiten al Director de
Fortalecimiento Financiero e Institucional para su aprobación y firma,
adjuntando la documentación que corresponda.
DOCUMENTACIÓN PARA EL DESEMBOLSO SEGÚN TIPO DE
OPERACIÓN O COMBINACIÓN DE OPERACIONES
Fotocopia de la nota de solicitud
de desembolso de la entidad
financiera seleccionada (en
todos los desembolsos)
Fotocopia del contrato de
préstamo (en el 1er.
Desembolso)
Fotocopia del convenio de
financiamiento
Desembolso)
(en el 1er.
Fotocopia de las garantías (en
todos los desembolsos)
Fotocopia de la boleta de
recepción de la inscripción del
contrato en la Notaría de
Gobierno (en el 1er.
Desembolso)
Original de la certificación
apertura cuenta bancaria (en
todos los desembolsos)
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Cartera Asistencia
Técnica
Desarrollo
Sectorial
(mentores)
X X X
X X X
X
X
X X
X X X
El Director de Fortalecimiento Financiero e Institucional, revisa y
remite al Director de Administración, Contabilidad y Finanzas, los
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formularios de autorización de desembolsos debidamente firmados por él y
su(s) funcionario(s) dependiente(s), adjuntando el resto de la
documentación de respaldo.
El Director de Administración, Contabilidad y Finanzas, previa
verificación de saldos, analiza la documentación, firma los formularios de
autorización de desembolsos y remite toda la documentación al Jefe del
Departamento de Administración y Finanzas.
El Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, remite la
documentación e instruye al Profesional en Administración la
elaboración de la solicitud de transferencia de fondos.
El Profesional en Administración, asigna un número correlativo y llena
el formulario de solicitud de transferencia de fondos del Banco Central de
Bolivia, en tres ejemplares, y los remite, conjuntamente con el resto de la
documentación, al Jefe del Departamento de Administración y
Finanzas para su revisión.
El Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, revisa los
formularios de solicitud de transferencia de fondos del Banco Central de
Bolivia y en forma conjunta con el Profesional en Administración, y el
Profesional en Contabilidad, dan el visto bueno a los formularios y los
remiten, junto con el resto de la documentación, al Director de
Administración, Contabilidad y Finanzas.
El Director de Administración, Contabilidad y Finanzas, revisa y firma
los formularios de solicitud de transferencia de fondos y los remite, junto
con el resto de la documentación, al Secretario Ejecutivo.
El Secretario Ejecutivo, revisa y firma tanto los formularios de
autorización de desembolso como los de solicitud de transferencia de
fondos y los entrega, junto con el resto de la documentación al Mensajero
del FONDESIF.
El Mensajero del FONDESIF, guarda la documentación recibida, saca dos
copias del formulario de solicitud de transferencia, entrega un original y dos
copias al Banco Central de Bolivia.
El Banco Central de Bolivia, sella y entrega al Mensajero del FONDESIF
dos originales del formulario de solicitud de transferencia de fondos.
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El Mensajero del FONDESIF, entrega los dos originales sellados del
formulario de solicitud de transferencia de fondos y la documentación que
guardaba al Técnico en Contabilidad.
El Banco Central de Bolivia, realiza la transferencia de fondos de la
cuenta especial a la de la entidad financiera seleccionada y emite el
comprobante contable.
El Mensajero del FONDESIF, recoge el comprobante contable de la
transferencia efectuada en el Banco Central de Bolivia y lo entrega al
Técnico en Contabilidad.
El Técnico en Contabilidad, efectúa la siguiente distribución: i) entrega al
Director de Seguimiento y Control un original del formulario de
autorización de desembolsos y una copia del comprobante contable de la
transferencia efectuada en el Banco Central de Bolivia; ii) entrega al
Profesional en Contabilidad dos originales del formulario de autorización
de desembolsos, un original sellado del formulario de solicitud de
transferencia de fondos, un original del comprobante contable de la
transferencia efectuada en el Banco Central de Bolivia y el resto de la
documentación de la operación que custodiaba; iii) entrega al Asistente
Administrativo un original sellado del formulario de solicitud de
transferencia de fondos.
El Director de Seguimiento y Control, procede al registro respectivo.
El Asistente Administrativo, archiva el formulario de solicitud de
transferencia de fondos.
El Profesional en Contabilidad, elabora el registro contable de la
transferencia de recursos efectivamente realizada por el Banco Central de
Bolivia. Firma el comprobante contable y lo remite conjuntamente con el
resto de la documentación de respaldo al Técnico en Contabilidad.
El Técnico en Contabilidad, i) hace firmar los comprobantes contables
con el Jefe del Departamento de Administración y Finanzas y el
Director de Administración, Contabilidad y Finanzas; ii) archiva la
documentación; iii) sella una copia del comprobante de la transferencia y lo
envía al Jefe del Departamento de Administración y Finanzas.
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El Jefe del Departamento de Administración y Finanzas, en
coordinación con el Profesional en Administración, registran la
transferencia en tesorería.
Toda la documentación, debidamente verificada, clasificada y empastada,
permanece en el Archivo de Gestión, durante el periodo de tiempo
determinado por el calendario, para luego ser transferido al Archivo Central.
En el Archivo Central, la documentación es organizada de acuerdo a normas
y técnicas de tratamiento documental.
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CONTABLE
1. Separación de Documentos
El primer paso en la organización del archivo, es la separación de los
documentos de apoyo, de la documentación de Archivo (Originales)
Eliminación
Documentos de apoyo
Ordenación
Instalación
Separación de documento
Documentos sin vigencia administrativa
Transferencia
Hoja de transferencia
Archivo Central
1.1 Documentos de Apoyo Informativo: Esta formado por las copias
de los documentos contables originales, para utilizar como
“Documentos de consulta”.
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Documentos con vigencia administrativa
Escriba aquí el cargo
Organización
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1.2. Documentos Administrativos:
Los documentos administrativos están formados por:
Correspondencia:
Cada carta debe ir unida a su respuesta
La correspondencia que forma parte de un expediente, debe ir junto
al expediente.
La correspondencia que no forma parte de un expediente, se la
agrupa en:
Interna
Externa
Expedientes:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado orgánica y funcionalmente para la resolución de un
mismo asunto.
Los archivos de trámite se organizan por expedientes.
Cada expediente debe guardarse en una carpetilla, donde se
anotarán los datos que identifiquen al expediente.
Series Documentales:
Conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que
se producen como resultado de una misma actividad.
2. Clasificación de Documentos
Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos, dentro de
una estructura establecida para el efecto. La información documental de
Contabilidad, está agrupada de acuerdo a una estructura definida por la
Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas, que responde a las
funciones y actividades de la Dirección.
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2.1 Esquema de Clasificación:
La signatura de clasificación asignada por el Archivo Central, a los
documentos generados en el Departamento de contabilidad es:
ACF Archivo Central FONDESIF
002 Dirección de Administración, Contabilidad y
Finanzas
2.2 Departamento de Contabilidad
DC Departamento de Contabilidad
2.3 Proceso de clasificación
ACF- 002 - 2.2 - DC
Identificar a que expediente corresponde el documento
(correspondencia, documento mercantil, formularios, etc.).
Identificar a que serie documental pertenece el expediente.
Asignar el número de clasificación al documento.
2.4 Ordenamiento físico y señalización
Una vez clasificada el documento (asignado el código), se procede al
ordenamiento dentro de la carpeta o carpetilla, así como la
señalización de las carpetas de expedientes y series documentales
para facilitar su rápida localización.
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2.4.1 Ordenamiento interno de los expedientes
La práctica más utilizada es el orden cronológico. El documento
más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte
superior, también se puede optar por el ordenamiento inverso. y se
pueden aplicar criterios de ordenación numérica (números de
comprobantes).
2.4.2 Señalización
Para identificar el contenido de las carpetas o de los empastados se
ha de señalizar con los siguientes datos:
Datos del Tomo
El lomo debe incluir la siguiente información:
Sigla institucional
Nombre de la Dirección a la que pertenece la documentación
No. Correlativo del volumen
Nombre de los asientos (tipos de asientos)
Identificación del valor del documento (original o archivo unidad)
No. de Centro (Unidad que realiza los movimientos contables)
Identificadores de la transacción contable (tipo de moneda en la
cual se efectúa la transacción)
No de tomo
No. de clasificación
Mes
Año de gestión
Antes de realizar el empaste de los documentos contables (expedientes finalizados), se debe incluir la portada con la siguiente
información:
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Datos de la portada
Sigla de la institución
Nombre de la Dirección y Departamento
Número de clasificación (parte superior derecha).
Información de las series.
Fechas extremas correspondientes al contenido del tomo.
Fechas extremas de los comprobantes.
Número de folio.
Datos de apertura y cierre.
Valor del documento.
El Acta de apertura y cierre, debidamente rubricados, de acuerdo a
disposiciones legales, deberá incluirse después de la portada.
Datos del resumen contable (movimiento diario)
Sigla institucional (Parte superior izquierdo).
Nombre de la unidad (Parte superior izquierdo).
No de página, fecha y hora de emisión (parte superior derecha).
Título general del movimiento contable.
Fecha de realización del registro.
Nombre del Centro (código).
Tipo de movimiento a realizarse.
Cuenta realizada.
No. total de comprobantes.
No. del comprobante.
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No. de página.
No de folio (diario).
Documentos que forman parte del tomo (indicados en el
resumen):
Registro del libro diario.
Desglose del asiento contable.
Detalle de los comprobantes.
Documentación de respaldo.
2.5 Conservación de los documentos
Los documentos importantes no se perforan.
Usar soportes adecuados para la conservación de documentos
importantes.
Los documentos de circulación restringida y los confidenciales
deben guardarse en sitios seguros y bajo llave.
Los documentos requieren espacio seco, luz artificial, humedad de
45 a 65%.
No ubicar los documentos al lado de ventanas y fluorescentes. La
luz debe ser indirecta.
No ubicar los documentos en lugares por donde pasen cañerías
de agua.
2.6 Transferencia de documentos
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos
pasan del Archivo de Gestión de Contabilidad al Archivo Central.
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Los documentos que deben ser transferidos, acompañados del
formulario de transferencia de documentos al Archivo Central son:
Documentación de apoyo informativo (Copias y duplicados de
documentación contables, cuyos originales están bajo la custodia
del Departamento de Contabilidad).
Documentación de procesos administrativos concluidos
(documentos sin vigencia administrativa).
La documentación objeto de transferencia debe estar organizada
e inventariada.
El responsable del Departamento de Contabilidad elaborará tres
copias del documento de transferencia. Dos copias se enviará al
Archivo Central y la otra quedará en la Dirección para el control
interno.
La Hoja de Transferencia de Documentos debe incluir los
siguientes datos: (Anexo N° 2)
Nombre de la Unidad
Fecha de la transferencia
Título de la Serie
Fechas extremas
Número total de cajas
Sello de la Unidad
La documentación a transferirse deberá enviarse en cajas con su
respectiva identificación.
Una vez verificada la documentación recibida, la responsable del
Archivo Central devolverá una copia de la Hoja de Transferencia
firmada y sellada, en el que estará incluido el número de
clasificación asignado a los documentos.
3. Préstamo de Documentos
El personal del FONDESIF tiene derecho al acceso a los recursos
documentales de la institución, de acuerdo a normas establecidas para el
efecto.
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El Archivo Central y el Archivo de Gestión de Contabilidad, facilitan el
préstamo de documentos a las demás unidades administrativas, que
soliciten con fines de información administrativa.
Mientras dure el préstamo, la unidad solicitante es responsable de su
conservación, cuidado e integridad.
El Archivo Central y el Archivo de Gestión de Contabilidad, pueden
restringir el acceso a la documentación cuya consulta pueda poner en
peligro su integridad.
La consulta de la documentación debe realizarse en los espacios
asignados en el Archivo Central y en las Oficinas de Contabilidad.
Se puede reproducir documentos con la autorización de los responsables
y siempre que las condiciones de conservación de los documentos lo
permitan.
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BIBLIOGRAFÍA
1980 ALVARES TERAN, María Concepción. Archivo de Simancas, mapas,
planos y dibujos, Valladolid.
1995 BOLIVIA. Constituciones. Constitución Política del Estado, La Paz:
Gaceta Oficial de Bolivia.
1990 BOLIVIA. Leyes y Decretos. Ley 1178 de Administración y Control
Gubernamental. La Paz: Gaceta Oficial de Bolivia.
2001 BONAL ZAZO, José Luis. La descripción archivística normalizada:
origen, fundamentos, principios y técnicas. Gijón: Ediciones Trea.
1992 CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos
administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales.
1997 Espasa Calpe. Diccionario de Economía y negocios. Madrid.
1999 FONDESIF. Tríptico institucional. La Paz
2004 PEMEX. Criterios específicos para la organización, conservación y custodia
de los archivos de Petr
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