c_proceso_11-11-4736.. - Portal Único de Contratación

REPÚBLICA DE COLOMBIA
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
COPNIA
CONTRATO Nº: 10 - 2011
CONTRATISTA: BVQI COLOMBIA LTDA.
OBJETO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE PREAUDITORÍA Y AUDITORÍA DE
CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, IMPLANTADO POR EL
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA SEGUN LA NORMA
DE CALIDAD NTCGP:1000.
VALOR: $ 21.460.000,00, Incluido IVA.
Entre los suscritos, el ingeniero CESAR AUGUSTO PEÑALOZA PABON identificado con
cédula de ciudadanía No 79.795.148, actuando como Presidente del Consejo Profesional
Nacional de Ingeniería - COPNIA, según delegación del Ministro de Transporte mediante
Resolución No 004578 del 22 de octubre de 2010, en ejercicio de la facultad establecida en
el literal l) del Artículo 26 de la Ley 842 de 2003 y en el Artículo 163 del Decreto 2171 de
1992, y LUZ SOFÍA AGUIRRE HERNÁNDEZ, identificada con la cédula de ciudadanía No.
41.716.201 de Bogotá, Secretaria General, en su calidad de Ordenador del Gasto del
Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, de acuerdo con la Resolución
Nacional Nº 799 de 2009, quienes actúan en nombre y representación de la referida
entidad y que para los efectos del presente contrato se denominarán EL COPNIA de una
parte, y de la otra MARTHA ANGELICA TRIANA BEJARANO, identificada con cédula de
ciudadanía Nº 40.395.198 de Villavicencio, quien obra en representación legal de BVQI
COLOMBIA LTDA. con Nit. Nº 830.055.049-8 y, en adelante se denominará EL
CONTRATISTA, que afirma bajo la gravedad del juramento no estar incurso en ninguna de
las inhabilidades y/o incompatibilidades previstas en la Constitución y la Ley, hemos
convenido celebrar el presente contrato que se regirá por las siguientes clausulas,
CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO DEL CONTRATO: El COPNIA encarga al
CONTRATISTA y este se obliga a ejecutar para aquel, la prestación del servicio de
preauditoría y auditoría de Certificación del Sistema de Gestión de Calidad, adoptado por el
COPNIA en los procesos que desarrolla la entidad en ejercicio de la función de Inspección,
Control y Vigilancia del ejercicio de la Ingeniería, de sus Profesiones Afines y de sus
Profesiones Auxiliares, acorde con las condiciones y especificaciones técnicas establecidas
en el Pliego de Condiciones, y que se discriminara así:
Ítem Descripción
1 Actividades a realizar
1.1 Preauditoria: Para la ejecución del presente proceso, el proponente debe realizar la
programación y asignación del equipo de trabajo para dar inicio a la pre auditoria de todos
los procesos en las oficinas del COPNIA Nacional y en el Seccional Cundinamarca, con el
fin de obtener un diagnóstico del sistema e identificar las desviaciones que se presenten
frente a la norma NTCGP:1000, una vez se culmine la pre auditoría y mediante la entrega
de un informe del proceso realizado, el COPNIA tomará las medidas necesarias para iniciar
la Auditoria de Certificación.
Se realizara a partir de la legalización de contrato y tendrá una duración de 3 días.
1.2 Auditoria Etapa I: El proponente debe realizar las siguientes etapas:
Auditar la documentación del sistema de gestión de calidad de la organización.
Evaluar la sede de la organización y sus condiciones específicas e intercambiar
información con el personal de la organización con el fin de determinar el estado de

preparación para la auditoria -etapa II-;
Revisar el estado de la organización, su comprensión de los requisitos de la norma,
en particular en lo que concierne a la identificación de desempeño clave o de
aspectos, procesos, objetivos y funcionamiento significativos del sistema de gestión;
Reunir la información necesaria correspondiente al alcance del Sistema de Gestión,
a los procesos y a los sitios de la organización, así como a los aspectos legales y
reglamentarios relacionados y su cumplimiento;
Revisar la asignación de recursos para la auditoría -etapa II- y acordar con la
organización los detalles para su realización;
Suministrar un enfoque para la planificación de la auditoria -etapa II-, mediante la
comprensión suficiente del sistema de gestión y de las operaciones del sitio en un
contexto en el que pueden haber aspectos significativos del Sistema de Gestión de
la organización;
Evaluar si las auditorías internas y la revisión por la Dirección han sido planificadas y
realizadas y si el nivel de implementación del Sistema de Gestión garantiza que la
organización está preparada para la auditoria -etapa II-.
Durante esta etapa se debe establecer el plan de la auditoria.
1.3 Auditoria Etapa II: Se realizara una vez la entidad supere las deficiencias identificadas. Se
realizará máximo tres (3) meses después de la auditoria etapa I, tendrá una duración de 7
días.
Se realizara en el COPNIA Nacional, seccional Cundinamarca y por muestreo en uno de los
Consejos Seccionales, por cada una de las siguientes zonas: Caribe (Guajira, Cesar,
Córdoba, Atlántico y Bolívar), Nororiente (Santander, Norte de Santander y Boyacá) Centro
(Tolima, Caldas, Antioquia, Risaralda, Quindío) y suroccidente de Colombia (Cauca, Valle,
Nariño), para un mínimo de 6 sedes a nivel nacional.
2 Certificación en Calidad: Cubrir la certificación en Calidad para los procesos del COPNIA
en sus 17 sedes a nivel nacional.
3 Equipo de Trabajo
3.1 Auditor Líder: Será el encargado de gerenciar el proyecto de auditorias y deberá cumplir
con los siguientes requerimientos:
Contar con la certificación como Auditor en la norma NTCGP:1000 2009. Anexar
certificación.
Título profesional, con una antigüedad en el ejercicio de la profesión igual o mayor a
diez (10) años, contado a partir de la fecha de expedición de la tarjeta profesional si se
trata de una profesión reglamentada o de la terminación de materias en el caso
contrario. Anexar copia del diploma(s) y copia de la tarjeta profesional.
Anexar hoja de vida.
NOTA: En el caso de que se haya presentado la hoja de vida de un profesional y este no
pueda realizar las auditorias, la persona que lo reemplace debe cumplir con las mismas
características a nivel profesional y de experiencia, del anterior.
3.2 Auditor II: El proponente deberá garantizar por lo menos un auditor adicional al auditor
líder, que deberá cumplir por los menos con los siguientes requerimientos:
Contar con la certificación como Auditor en la norma NTCGP:1000 2009. Anexar
certificación.
Título profesional de los auditores que podrán participar en el proceso de certificación,
con una antigüedad en el ejercicio de la profesión igual o mayor a cinco (5) años,
contados a partir de la fecha de expedición de la tarjeta profesional si se trata de una
profesión reglamentada o de la terminación de materias en el caso contrario. Anexar
copia del diploma(s) y copia de la tarjeta profesional.
Anexar hoja de vida.
2

NOTA: En el caso de que se haya presentado la hoja de vida de un profesional y este no
pueda realizar las auditorias, la persona que lo reemplace debe cumplir con las mismas
características a nivel profesional y de experiencia, del anterior.
4 Entregables
4.1 Informe preauditoria
4.2 Informe auditoria Etapa I
4.3 Informe auditoria Etapa II
4.4 Certificación del Sistema de Gestión de Calidad, bajo la norma NTCGP:1000.
CLÁUSULA SEGUNDA - DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Hacen parte integrante de
este contrato los siguientes documentos: a) El Pliego de Condiciones del proceso de
selección y sus adendas b) La propuesta del CONTRATISTA y los documentos adjuntos
presentados con la misma, en aquellas partes aceptadas por el COPNIA, c) La Resolución
No. 642 del 17 de mayo de 2011, por la cual se adjudicó la suscripción del presente
contrato. d) Los demás que se expidan con ocasión de la ejecución del presente contrato.
CLÁUSULA TERCERA: VALOR DEL CONTRATO: El valor final de este contrato será el
que resulte de sumar el valor total con IVA de cada una de las etapas ofrecidas por EL
CONTRATISTA en los precios estipulados en el Cuadro de Oferta Económica. Para
efectos fiscales, el valor del presente Contrato es la suma de VEINTIÚN MILLONES
CUATROCIENTOS SESENTA MIL PESOS ($ 21.460.000,00) M/CTE., incluido el 16% de
IVA. PARÁGRAFO I: Queda expresamente advertido que dentro del referido valor están
incluidos los costos de legalización del contrato y, en general, la totalidad de las cargas
tributarias que por ley corresponden a EL CONTRATISTA. PARÁGRAFO II: EL
CONTRATISTA manifiesta que está sometido al régimen general en materia de IVA.
PARÁGRAFO III.- El valor de la propuesta incluye el valor total de las Auditorías, gastos de
transporte o desplazamientos, y los demás que se requieran para el desarrollo y
culminación satisfactoria del servicio. CUARTA.- RELACIÓN CONTRACTUAL. Por la
ejecución del presente contrato, ni el CONTRATISTA, ni el personal a través del cual
presta sus servicios, adquieren vínculo de dependencia o relación laboral alguna con EL
COPNIA. QUINTA: VIGENCIA Y PLAZO DEL CONTRATO: El plazo de ejecución del
contrato será de seis (6) meses, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del
presente contrato. El plazo de la vigencia es la misma del plazo de ejecución. SEXTA:
GARANTÍA: El CONTRATISTA deberá constituir a su propia costa a favor del Consejo
Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA, NIT 800.214.417-9, ante una Compañía de
Seguros legalmente establecida en el país, la Póliza Única de seguro de cumplimiento a
favor de entidades estatales, destinada a amparar el cumplimiento de la totalidad de las
obligaciones asumidas por el CONTRATISTA en virtud del presente Contrato, que cubra
los siguientes riesgos y por los valores, plazos y condiciones que ha continuación se
precisan : a) Para garantizar el CUMPLIMIENTO de las obligaciones del Contrato, por la
suma equivalente al 20% del contrato, por el término de la vigencia del Contrato y cuatro
(4) meses más. b) Para garantizar la CALIDAD DEL SERVICIO de las obligaciones del
Contrato, por la suma equivalente al 20% del contrato, por el término de la vigencia del
Contrato y cuatro (4) meses más. c) Para garantizar el PAGO DE SALARIOS,
PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES, del personal utilizado
por el CONTRATISTA en la ejecución del Contrato, por el 10% del valor del contrato, por el
término de vigencia del Contrato y tres (3) años más. SEPTIMA: CESIÓN DEL
CONTRATO: a) El CONTRATISTA no puede ceder ni total ni parcialmente el presente
contrato, sin previa autorización escrita del COPNIA. b) Pagar oportunamente al contratista
el servicio prestado. OCTAVA: OBLIGACIONES DE LAS PARTES: - I. OBLIGACIONES
3

DEL CONTRATISTA: Éste queda obligado a: 1) Realizar las preauditorías y auditorías y
asesorar al COPNIA respecto del desarrollo del contrato de certificación en todas sus
etapas. 2) Guardar reserva sobre toda la información a que tenga acceso del COPNIA en
desarrollo del contrato. 3) Presentar los cronogramas de ejecución e informes que se
generen con el programa de preauditoría y auditorías. 4) Prestar todos los demás servicios
que emanen directamente de la naturaleza del contrato de Certificación de Calidad y los
ofrecidos en la propuesta presentada al COPNIA. 5) El CONTRATISTA con la presentación
de su propuesta, acepta todas las obligaciones y funciones establecidas y se compromete
al cumplimiento de las demás incluidas en el cuerpo de su oferta. II) OBLIGACIONES DEL
COPNIA: Éste se obliga a: 1) Facilitar la información suficiente y la colaboración necesaria
para que EL CONTRATISTA pueda desarrollar su trabajo en función del correcto desarrollo
del contrato. NOVENA: CADUCIDAD: EL COPNIA, podrá declarar la caducidad del
presente contrato por el incumplimiento calificado en la ley a las obligaciones del
CONTRATISTA; una vez en firme la correspondiente resolución, se liquidará el presente
contrato y se harán efectivas las garantías y la cláusula penal pecuniaria. DÉCIMA:
INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN, TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN UNILATERALES:
Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación, Modificación, Terminación
y Liquidación unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades
excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley. UNDÉCIMA:
SANCIONES EL COPNIA, podrá imponer las siguientes sanciones, a). MULTAS: En el
evento de presentarse retraso en el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del
contrato y con el fin de que el CONTRATISTA cumpla debidamente la ejecución del mismo,
se impondrán multas cuyo valor se liquidará con base en el cero punto cinco por ciento
(0.5%) del valor del contrato por cada día de retraso o incumplimiento, hasta por un plazo
máximo de quince (15) días calendario en calidad de sanción. Esta sanción se impondrá
conforme a lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007 y sus decretos Reglamentarios o normas
que lo modifiquen o adicionen. EXTENSIÓN PARA LAS DEMÁS OBLIGACIONES
CONTRACTUALES: Esta sanción puede hacerse efectiva por parte del COPNIA no sólo
para la obligación de entregar el servicio, sino para las demás obligaciones contractuales,
especialmente si se trata de la obligación por parte del CONTRATISTA de suscribir las
adiciones acordadas o cualquier otro acuerdo que conste en documento y que se
perfeccione con la suscripción del mismo por las partes aquí involucradas. b) PENAL
PECUNIARIA: Adicionalmente en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento
del contrato, el Contratista, pagará al COPNIA el cien por ciento (100%) del valor de la
garantía de cumplimiento como tasación anticipada de perjuicios. PARÁGRAFO 1: PAGO
DE LAS MULTAS Y DE LA PENAL PECUNIARIA: El pago de las multas y de la penal
pecuniaria podrá ser exigido directamente al contratista descontándolas de los saldos a su
favor, si los hubiere, o reclamándola de la garantía constituida y, si nada de ello fuere
posible, se cobrará por jurisdicción coactiva. DÉCIMA SEGUNDA: SUPERVISIÓN Y
COORDINACIÓN: La supervisión y coordinación de la ejecución del presente contrato
estará a cargo de la Secretaría General y/o del funcionario del COPNIA delegado por esta,
quienes deberán: 1) Ser el canal de comunicación entre el COPNIA y el CONTRATISTA. 2)
Verificar que el contrato se desarrolle conforme a las especificaciones técnicas y al
contenido del presente contrato 3) Resolver las consultas que formule EL CONTRATISTA
haciéndole las observaciones que estime convenientes. 4) En general, hacer cumplir lo
dispuesto en las cláusulas del presente contrato y en las especificaciones técnicas exigidas
en la preauditoría y auditoría de certificación. DÉCIMA TERCERA: CLÁUSULA
COMPROMISORIA: Cualquiera de las partes podrá solicitar que las controversias jurídicas
y técnicas que se susciten en razón de la celebración, de su ejecución o de su liquidación,
4

se someterán a la decisión de un Tribunal de Arbitramento. El arbitramento será en
derecho. El Tribunal será integrado por tres (3) Árbitros, los cuales serán designados en la
siguiente forma: uno por cada una de las partes, y el tercero escogido de común acuerdo.
Las partes convienen en optar por el arbitramento institucional que presta el centro de
arbitraje y conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, y para todos los efectos se
aplicará la legislación vigente que regula esta materia. DÉCIMA CUARTA: LIQUIDACIÓN
DEL CONTRATO: Expirado el plazo para la ejecución del contrato, o cumplido el objeto del
contrato, o terminado anticipadamente éste, se procederá a su liquidación final, en el
término de los dos (2) meses siguientes. DÉCIMA QUINTA: PERFECCIONAMIENTO Y
LEGALIZACIÓN: El presente contrato se entiende perfeccionado con la firma de este
instrumento por las partes. Para su ejecución requiere: 1) Constitución de garantías dentro
de los cinco días siguientes a la suscripción del presente contrato. 2) Aprobación de las
garantías pactadas por parte de la Dirección Jurídica del COPNIA. DÉCIMA SEXTA:
DOMICILIO: Las partes contratantes señalan la ciudad de Bogotá, como domicilio para
todos los efectos relacionados con el presente Contrato. DÉCIMA SEPTIMA: FUERZA
MAYOR O CASO FORTUITO: Para los efectos de las obligaciones del CONTRATISTA, se
considera como fuerza mayor o caso fortuito cualquier hecho o suceso imprevisto e
irresistible ajeno a la voluntad de las partes, que demore o impida el cumplimiento de sus
obligaciones sin que pueda remediarlo. En la eventualidad de presentarse caso fortuito o
fuerza mayor, EL CONTRATISTA tendrá derecho a una prórroga del plazo de ejecución a
juicio del COPNIA, pero no podrá reclamar indemnizaciones por los perjuicios sufridos.
DÉCIMA OCTAVA: DÉCIMA NOVENA: Los costos y gastos en que deban incurrir para el
perfeccionamiento y legalización del contrato, en caso de que los hubiere, correrán por
cuenta exclusiva del CONTRATISTA. DÉCIMA NOVENA: El presente es el único contrato
válido de común acuerdo otorgado entre las partes y deja sin efecto cualquier acuerdo
anterior expreso ó tácito, verbal o escrito. Toda modificación del mismo deberá hacerse
constar por escrito. En prueba de aceptación se suscribe como aparece, en dos originales
del mismo tenor y valor, cada uno en tres (3) hojas papel común, el día 18 del mes de
mayo del año dos mil once (2011) en la ciudad de Bogotá D.C.
EL COPNIA
CESAR AUGUSTO PEÑALOZA PABÓN
Presidente
LUZ SOFIA AGUIRRE HERNÁNDEZ
Secretaria General – Ordenador del gasto
EL CONTRATISTA
MARTHA ANGELICA TRIANA BEJARANO
5